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MARINES AGUDO CANONICO
por
MARINES AGUDO CANONICO
Lizbet Hernndez
C.I.7.305.258
AGRADECIMIENTO
Al profesor Jos Achue por sus valiosas y oportunas orientaciones durante todo el
proceso de investigacin.
el desarrollo de la
investigacin.
A todo el
CURRICULUM VITAE
junio
Asistente
administrativo
en
la
empresa
industrial
PREFABRICADOS
PIOVESAN C.A.
RESUMEN
El propsito de la investigacin fue disear un sistema de control de costos
automatizado para la empresa PROALCA C.A fundamentado en la teora de costos por
absorcin y la metodologa de costeo por rdenes especficas. El estudio de proyecto sigui
un diseo no experimental. La metodologa comprendi dos fases: diagnstico y
elaboracin del modelo. El diagnstico se realiz mediante una investigacin de campo
descriptiva considerando las variables especficas: procesos administrativos, proceso
productivo y estructura de costo. La poblacin de la investigacin estuvo constituida por
los procesos administrativos y procesos productivos. La seleccin de las unidades de
informacin se hizo utilizando tcnicas de muestreo probalstico y no probabilstico. La
recoleccin de la informacin se llev a cabo por medio de la observacin directa, revisin
documental, entrevistas estructuradas y encuesta personalizada. La data se registr en
matrices de verificacin de procedimientos, guiones de entrevistas y un cuestionario
personalizado diseado por la autora. El anlisis de los resultados se realiz mediante la
aplicacin de tcnicas cualitativas, anlisis sistemtico y descripcin narrativa; y por las
cuantitativas, las tendencias porcentuales y representaciones en grficos de barras y
circulares. Los resultados obtenidos determinaron: ausencia de formalizacin
de
procedimientos administrativos, ausencia de control de mano de obra y gastos indirectos de
fabricacin, inexistencia de un sistema de costos. La propuesta automatizada comprende el
diseo externo y preliminar interno de un sistema de Control de Costos de Produccin
(C.C.P) con las funciones: acumulacin de costos por rdenes especficas; estimacin de
costos integrales de mano de obra; contabilizacin de los costos indirectos de fabricacin
en forma predeterminada; determinacin de variaciones entre costos estimados y reales,
importacin de la informacin de otros sistemas administrativos. El CCP se adapta a las
pequeas y medianas empresas, sin que el incremento de los gastos administrativos sea
mayor que el valor de la informacin.
INDICE
CAPITULO
I
II
Pg.
EL PROBLEMA
Objetivos de la Investigacin
Justificacin
Alcances y Limitaciones
MARCO TERICO
10
Antecedentes
10
Bases Tericas
12
1. Contabilidad de Costos
12
2. Teora de Sistemas
14
3. Sistemas de Produccin
15
4. Sistemas de Costos
16
22
6. Sistemas de Informacin
28
7. Control Interno
34
47
9. Definicin de Trminos
53
MARCO METODOLGICO
56
Diseo de la Investigacin
56
Poblacin y Muestra
57
58
Tratamiento de la Informacin
59
60
IV
71
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
106
Conclusiones
106
Recomendaciones
107
III
INDICE
CAPITULO
VI
Pg.
PROPUESTA
110
Diseo Externo
111
111
111
111
112
113
1. Estructura de Costo
113
117
127
4. Base de Datos
128
5. Procedimientos Administrativos
129
BIBLIOGRAFA
142
ANEXOS
145
Cuestionario Personalizado
146
Guin de Entrevista 1
156
Guin de Entrevista 2
159
Guin de Entrevista 3
162
Matrices de Verificacin
165
Pg.
Procesos Administrativos
66
Procesos Productivos
68
Estructura de Costos
69
94
Nomenclatura de Elementos
115
120
122
123
MATRICES
1
72
73
77
78
81
Obra
6
82
de Fabricacin
7
Matriz
de
Anlisis. Contabilizacin
de los Gastos
84
de Produccin en el
85
Indirectos de Fabricacin
8
86
10
88
11
89
Produccin
12
92
Pg.
Costos de Produccin y Venta para los meses de Julio y
98
Agosto de 2001
2
99
101
129
116
Ticket de Mezcla
134
136
Orden de Produccin
141
FORMATOS
CAPITULO I
EL PROBLEMA
(1997).
El
proceso
de
especializacin
de
los
procedimientos
de
control
Los sistemas de control de costos de produccin, al igual que cualquier otro tipo de
sistema de informacin, se disean para satisfacer las necesidades de las empresas. Un
sistema de costos de produccin registra, clasifica, procesa y resume todas las actividades
relacionadas con la produccin. Entre estas actividades, segn Neuner y Deakin (1995) se
encuentran:
los pedidos, la recepcin y uso de materiales para la produccin, los costos de
mano de obra, incluyendo la determinacin de las cuotas de salarios y las
prestaciones laborales, ...el anlisis y la aplicacin de los costos o gastos indirectos
que comprende casi todos los costos de operacin de las instalaciones fabriles.
Para Vega (1999), los cambios ocurridos en el escenario econmico en el que actan
las organizaciones han afectado sus pautas tradicionales de operatividad y gestin. El auge
econmico de la dcada de los aos setenta, donde exista un mercado cautivo y una alta
demanda de bienes y servicios, propici el uso de sistemas de control de costos de
produccin fundamentados en las filosofas de costeo por absorcin o costeo variable. Estos
sistemas utilizaban metodologas de acumulacin por procesos, u rdenes de trabajo con
son sustituidos por nuevas tcnicas, entre las cuales se puede mencionar el
Esta evolucin
de Alimentos del Municipio Iribarren del Estado Lara, observ que la orientacin en las
pequeas y medianas empresas,
tena un
los elementos
que
Las caractersticas
cual involucra costos elevados de adquisicin, que no pueden ser financiados por cualquier
tipo de empresa.
Las grandes empresas, consorcios o corporaciones son los agentes econmicos que
utilizan sistemas automatizados de control de costos de produccin, que en la mayora de
los casos se encuentran integrados al resto de los programas administrativos y contables.
Los sistemas Flexline, Baam y SAP son ejemplos de software de control de gestin
para
El sector Agroindustrial esta constituido en noventa y dos por ciento (92%) por
pequeos y medianos productores. De acuerdo con datos publicados por OCEI para el ao
mil novecientos noventa y siete (1997), la categora alimentos, bebidas y tabaco, esta
compuesta en un ochenta y dos por ciento (82%) por pequeos productores, lo que equivale
a dos mil ochocientos veintinueve (2.829) empresas; en un doce por ciento (12%) por
medianas empresas lo que corresponde a cuatrocientos ocho (408) productores y slo el
seis por ciento (6%), representado por ciento ochenta y nueve (183) entes, son grandes
compaas o corporaciones.
Los insumos del proceso productivo son: maz, harina de soya, afrecho de trigo,
subproducto de maz, harina de carne, melaza, sales, carbonato de calcio, harina de arroz,
fosfato de calcio, sal y minerales. Las cantidades utilizadas dependen de la formulacin de
cada presentacin a comercializar. Considerando que algunos de los materiales utilizados
en el proceso son de produccin estacional, se hace imperante la necesidad de la
programacin y aseguramiento de la materia prima. En consecuencia el control de los
costos de produccin constituye la herramienta informativa esencial para la definicin de
polticas de comercializacin tendientes a garantizar los niveles de rendimiento.
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Elaborar un diagnstico de la situacin administrativa, productiva y de costo de la
empresa PROALCA C.A.
Disear un sistema de control de costos automatizado adecuado a las caractersticas
de la empresa productora de alimentos concentrados para animales PROALCA C.A.
Objetivos Especficos
Analizar los procedimientos administrativos inherentes al control de los materiales
utilizados en la empresa.
Analizar los procedimientos administrativos necesarios para la elaboracin de la
nmina.
Analizar los procedimientos administrativos utilizados por la gerencia para el control
de los gastos indirectos de fabricacin.
Analizar
los
procedimientos
administrativos
relacionados
con
el
control
de
Justificacin
valor unitario del bien elaborado o servicio prestado. Esta distribucin puede ser ejecutada
sobre la base de procesos electrnicos de acumulacin de datos. Dicha metodologa ofrece
como ventajas la reduccin del gasto administrativo en la recopilacin de la informacin; el
incremento de los niveles de seguridad, precisin y rapidez en el procesamiento de la
informacin y la facilidad de generar reportes detallados o generalizados en cualquier
momento.
El diseo de un
programa que permita utilizar las plataformas informticas de los sistemas administrativos
accesibles del mercado brindara a las pequeas y medianas organizaciones la posibilidad
de conocer sus costos de produccin, aprovechando al mximo los recursos financieros,
humanos y tcnicos instalados en las empresas.
Alcances y Limitaciones.
Desde el punto de vista de una gestin de proyecto, el diseo del software se realiza
en dos fases. La primera de ellas, comprende el diseo preliminar o externo del programa.
En esta fase se definen los requerimientos de informacin, los formatos de los reportes a
emitir, las caractersticas funcionales y la estructura general del producto (programa). El
diseo externo se preocupa del refinamiento de los requisitos anteriores, as como la
definicin estructural del sistema.
PROALCA C.A. Este comprende objetivos, descripcin, alcance y las funciones del
sistema planteado.
Los
requerimientos
mnimos
de
informacin
La
definicin
de
estos
requisitos
tuvo
procesables
por
el
sistema,
se
objetivo
especificar
los
El diseo interno del sistema automatizado abarco slo la fase preliminar, que incluye
la determinacin de la estructura de costo, la metodologa, los mdulos, las base de datos y
los procedimientos administrativos y formularios de captura de la informacin. Esta
estructura conceptual a futuro puede ser concluida por un profesional de la informtica, que
mediante la programacin en el lenguaje apropiado cree un software de aplicacin.
El
sistema
automatizado
permite
tomar
informacin
financiera
de
paquetes
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigacin
La globalizacin, el incremento de la competencia, la selectividad
de la demanda, el
las
caractersticas
determinadas
por
el
investigador
durante
la
fase
llev a
Mercadeo.
costos para las Plantas de la Refinera Cardn Amuay, del Complejo Refinador Paraguan.
Este estudio parti de un anlisis de la situacin administrativa actual de las Plantas con la
respectiva descripcin del proceso productivo, sobre el cual se logr identificar el sistema
de acumulacin de costos por procesos, como el ms acorde para el proceso productivo de
la empresa. La metodologa de costeo sigui los parmetros generales dictaminados por la
gerencia administrativa general de Petrleos de Venezuela, y constituy una plataforma
para la implementacin del sistema gerencial SAP. La investigacin planteo una
metodologa de costeo automatizada, para la cual utiliz como herramienta de desarrollo
del programa, el Microsoft Access.
Bases Tericas
1. Contabilidad de Costos
En una sociedad tecnolgica la rapidez de los procesos obliga a los niveles
gerenciales a estar preparados e informados para aprovechar cualquier cambio del medio,
de lo contrario, el precio de una decisin errada puede ser fatal para la organizacin. Para
Sez y otros (1993) las empresas piden hoy ms que nunca que los sistemas contables sean
capaces de suministrar informacin adecuada para abordar cuestiones nuevas y diversas.
En virtud de esta
necesidad, existe dentro de la teora contable una rama encargada de recoger, registrar y
reportar la informacin financiera relacionada con los procesos productivos de las
empresas, llamada Contabilidad de Costos.
A este respecto Sez y otros (op.cit) son muchos ms especficos debido a que
expresan dos definiciones de la Contabilidad de Costos considerando dos puntos de vistas,
el financiero y el de gestin. La Contabilidad de Costos enmarcada en el mbito financiero,
es un sistema de informacin, que permite la valoracin de los bienes y servicios derivados
la actividad productiva, cumpliendo con ello con los principios
contables generalmente
Generar
informes
financieros
internos
para
comparar
las
planificaciones
2. Teora de Sistemas
Teniendo en cuenta que la informacin de costos es el producto de un sistema de
informacin requerido por la administracin de cualquier organizacin, se considera
Para Kast y Rosenzweig (1997) la teora de sistemas ofrece un nuevo paradigma para
el estudio de las organizaciones sociales y su administracin. Un sistema es un todo
organizado y unitario, compuesto de dos o ms partes, que trabajan en forma coordinada y
dependiente para generar beneficios mayores a los que se obtendran en el funcionamiento
de cada uno de los componentes por separado. Cada sistema esta inserto a su vez en un
macro sistema conocido como ambiente del cual toma los insumos necesarios para su
desenvolvimiento y entrega los resultados de sus procesos internos.
Los autores anteriores sostienen que una organizacin es pues un subsistema inserto
en su medio orientado a la consecucin de sus objetivos que posee internamente los
siguientes subsistemas:
Subsistema
tcnico:
que
agrupan
las
tcnicas
conocimientos,
equipos
instalaciones.
3. Sistemas de Produccin
servicios pblicos y
normativas gubernamentales.
Las salidas son los productos de la transformacin de bienes y los servicios post venta
que puedan brindar la compaa a sus clientes. La singularidad de estos bienes o servicios y
la capacidad tcnica de procesamiento,
Aquellas empresas donde sus procesos industriales generen una produccin masiva
homognea, donde la produccin de una unidad es idntica a otra utilizarn la metodologa
de costeo por procesos. Por el contrario en aquellas compaas donde se elabora una gran
variedad de productos nicos y claramente diferenciados, ya que se trabaja por pedidos o
siguiendo las caractersticas de cada cliente, utilizarn la metodologa por rdenes de
produccin, Hansen y Mowen (op.cit).
4. Sistemas de Costos
El estudio de los costos, sus elementos y procedimientos fundamentan el marco
conceptual que se utilizar para evaluar los sistemas administrativos actuales de
PROALCA C.A. durante la fase diagnstica de la investigacin, adems de cimentar la
base procedimental del modelo de costos
Las normas y procedimientos contables utilizados por la contabilidad para asignar los
costos de produccin a los bienes y servicios, se les denomina sistemas de costos.
Para
Hansen y Mowen (op.cit) un buen sistema de costos debe ser flexible y confiable, al tiempo
que satisfaga las necesidades de acumulacin, medicin y distribucin de costos.
Adems
"el sistema ABC constituye, por lo tanto, un sistema en cierto modo perpendicular a
los sistemas tradicionales, y surge de la filosofa inherente a la gestin de las
actividades, en lugar de la gestin de los costes, que es la orientacin adoptada por
los sistemas
contables
convencionales.
Esta
afirmacin,
en
absoluto
pretende
invalidar los sistemas de costos convencionales, sino que pretende mostrar que los
sistemas basados en actividades incrementan de forma significativa la fiabilidad de la
informacin".
Esta nueva
genera informacin
Los sistemas de produccin que se adaptan a este patrn de clculo, son aquellos
donde se elaboran productos en serie, es decir, donde la produccin presente caractersticas
homogneas. Las industrias alimenticias, del calzado, textiles son ejemplos fieles de la
aplicacin de este mtodo de asignacin de costos.
continua bajo de un esquema de lote, incrementando sus costos por mantenimiento y puesta
a tono de los equipos despus de cada lote producido.
De modo que, si se considera la base de tiempo utilizada para calcular los costos
unitarios, existen dos tipos de sistemas: costos histricos o reales y costos con base
predeterminada. Neuner y Deakin
La teora del costo variable o costeo directo considera comportamiento de los costos
en relacin al volumen de produccin, por lo cual divide
variables y fijos, asignando a los productos solo los primeros, ya que no existe una relacin
directa de causalidad entre los costos fijos y la produccin. Al respecto Torrencilla y otros
(1993) definen al sistema de costeo variable o directo como aquel sistema que incorpora al
producto aquellos costes que pueden afectrsele directamente (materia prima y mano de
obra), as como cualquier otro coste que, sin ningn tipo de ambigedad, pueda ser
asignado al producto. Por tal motivo, segn este enfoque, los costos indirectos fijos, debido
a su caracterstica ambigua, forman parte de los gastos del perodo y no deben ser
capitalizados en los inventarios.
Tal situacin
Mientras que la teora de costeo variable asigna a los productos solo los costos
variables, la teora del costeo total o por absorcin de acuerdo con Neuner y Deakin (op.cit)
acumula los elementos del costo y los asigna a todos los productos fabricados, haciendo
caso omiso del comportamiento de los costos.
La razn econmica de esta concepcin es que todas las actividades productivas
deben generar suficientes recursos para cubrir todas las erogaciones realizadas durante la
Los materiales directos son aquellos insumos que pasan a convertirse en parte
principal del producto. Existen otro tipo de materiales que a pesar de que son consumidos
durante la elaboracin del bien, no forman parte integral de ste o presentan un costo tan
nfimo en relacin al costo total de la produccin que no amerita control alguno. Este tipo
de materiales, Neuner y Deakin (op.cit) los clasifican como indirectos.
grasa, melaza
y aceite vegetal. Entre los ingredientes micros se encuentran las premezclas de cerdo
La mano de obra directa esta representada por los trabajadores que manualmente o
custodiando procesos automatizados transforman la materia prima en productos acabados.
Mientras que aquellos trabajadores que sirven de apoyo o supervisan el proceso de
produccin constituyen la mano de obra indirecta.
Al igual que los materiales indirectos, los costos de la mano de obra indirecta son
convencionalmente incluidos dentro de los costos indirectos de fabricacin. Para Horngren
(op.cit) la clasificacin de mano de obra como costo directo es un concepto que vara segn
la tecnologa implantada en la fbrica o empresa. En investigaciones realizadas por
W Turk citada en la obra de Horngren (op.cit), la mano de obra puede incluirse dentro de
los costos indirectos de fabricacin cuando representa un costo menor al esfuerzo
administrativo que implica su control.
Por otro lado, existen diferentes posiciones sobre que remuneraciones deberan
formar parte del costo de la mano de obra y que beneficios o asignaciones de la mano de
obra directa deberan ser incorporados dentro de los gastos indirectos de fabricacin.
Hargadon y Munera (op.cit) sostienen que el costo de la mano de obra debe " incluir
el salario bsico ms el costos de las prestaciones sociales correspondientes al tiempo en
labores productivas", excluyendo as los costos de horas extras, tiempo no productivo,
bonificaciones, vacaciones y las contribuciones sociales (Seguro Social, Ince, Ley Poltica
En oposicin, Neuner y Deakin (op.cit) expresan: "los argumentos a favor del cargo a
la mano de obra directa (de las horas extras, beneficios laborables y contribuciones
sociales) se basan en la suposicin de que stos son los costos de tener empleados
trabajando para la compaa y por tanto reflejan los costos de produccin para un artculo
en particular".
laborables
mencionados, definida a partir de la razn entre el total de das pagados y el total de das
trabajados. Para calcular el nmero total de das pagados, es preciso realizar un anlisis de
todos los beneficios laborales
Sin embargo, todos los autores antes mencionados coinciden en que la asignacin de
estas erogaciones dentro de los costos directos depender de las polticas administrativas
adoptadas por la gerencia.
Polimeni y otros (1997) expresan que " los costos indirectos de fabricacin es el
elemento de costo utilizado para acumular los materiales indirectos, mano de obra indirecta
y todos los otros costos indirectos de manufactura (excluyendo los gastos de venta y
generales porque son costos no relacionados con la manufactura)....". Por su parte Neuner y
Deakin (op.cit) sealan que "son los costos no directos de la fbrica, que no pueden ser
atribuidos a unidades de produccin especfica o en algunos casos a departamentos o
proceso especfico".
As mismo, Horngren (op.cit), define que " los costos indirectos de fabricacin son
todos los costos de fabricacin diferentes al material directo y a la mano de obra directa,
que estn asociados al proceso de fabricacin". Para Backer y Ramrez (1990) constituyen
" los costos que intervienen en la transformacin de los productos, con excepcin de la
materia prima y la mano de obra directa..."
De las anteriores definiciones se puede resaltar que el tercer elemento del costo es
conceptualizado por los diversos autores consultados, considerando que comprenden todas
aquellas erogaciones que se incurren en el proceso productivo y que son distintas a la mano
de obra directa y los materiales directos, pero que son indispensables en proceso de
fabricacin y en el mantenimiento de las condiciones operativas. Este elemento se clasifica
entonces en: materiales indirectos, mano de obra indirecta y los otros gastos de fabricacin
entre los cuales se pueden citar: la depreciacin, los seguros, los alquileres, el consumo
elctrico, el agua y las reparaciones ordinarias.
Costos indirectos variables: son aquellos cuya magnitud cambia en razn directa
del volumen de las operaciones realizadas en tanto que el costo unitario
permanece constante.
Costos indirectos mixtos: son costos que por su naturaleza son fijos y variables al
mismo tiempo. Los costos indirectos de fabricacin pueden ser separados en su
cuota fija y variables para propsitos de presupuestos y control.
No obstante, los datos son estmulos o signos que por s solos carecen de importancia
para el agente preceptor en un momento dado, Scott (1990). Al analizar ambas definiciones
puede observarse que el concepto de informacin incluye la definicin de datos pero ambos
no son equivalentes. La informacin esta conformada por datos relevantes y necesarios que,
en el mbito administrativo, se usa en el control de las operaciones.
Relevante: los informes internos pueden ser diseados de acuerdo con el estilo
administrativo que dirija la organizacin, pero siempre deben tomar en cuenta la
pertinencia de la data en relacin al proceso productivo.
Verificable: para que la informacin pueda ser fcilmente entendida por auditores
o personas que no manipulan la informacin cotidianamente.
Objetiva: los sistemas de acumulacin deben estar acorde con la realidad del
proceso productivo.
El valor de esta
organizacin (de acuerdo con la teora de sistemas) y tienen como finalidad capturar,
almacenar, recuperar y transformar los datos obtenidos del medio, con el objeto de filtrar,
organizar y seleccionar la informacin que requieren los directivos y operarios en relacin a
la produccin.
6. Sistemas de Informacin
El sistema de contabilidad histrico, es uno de los tipos de sistemas de informacin
ms antiguos y divulgados en el mundo. Hansen y Mowen (op.cit) definen los sistemas de
interrelacionadas,
que
utilizan
procesos
como
recoleccin,
registro,
La formulacin de la teora contable que impulso los sistemas contables, junto con las
modernas teoras de la administracin y la introduccin de los computadores, fueron las
que
criterios de calidad de los administradores. Los sistemas de costos constituyen uno de los
subsistemas de informacin administrativos que generan productos para usuarios internos
(informacin) consumiendo para ello insumos internos (personal, equipos y controles)
externos (datos).
En lo que respecta
Murdick (op.cit), son sistemas de informacin desarrollados para una tarea clave
administrativa. Estos al igual que todos los sistemas administrativos, estn compuestos por
un conjunto de normas, procedimientos, recursos informticos y personal especializado en
la tarea o actividad a controlar. Dicha modalidad de sistema de informacin surgi en los
aos setenta y la gran mayora se dedican al control de actividades cruzadas. Una actividad
cruzada es aquella actividad que para su ejecucin
procesamientos de datos o transaccionales liberan del tedio y la rutina a las tareas que se
realizan manualmente; sin embargo, el elemento humano sigue participando en la captura
de la informacin.
las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los bancos, entre otras reas.
sistemas
costo que implicara, por lo lento del proceso o en su defecto por la inexactitud en los
resultados que se obtendran.
C.A..
Este
diseo
contemplar
un
proceso
de
integracin
de
datos
automatizado, porque capturar las bases de datos que necesitan de los sistemas
transaccionales ya implementados en la empresa, lo que disminuir los costos del proceso
de integracin y garantizar la exactitud de los resultados.
sistema de
Al respecto Ortega (1994) opina que la metodologa contable aplicada a los materiales,
mano de obra y costos indirectos de fabricacin debe estar planificada para llevar a cabo de
forma adecuada los procesos de valoracin, asignacin, registro y control de los
componentes del coste y del consumo del mismo.
Hartman (1975) menciona tres causas por las que se origina el anlisis de un sistema
de informacin en una empresa. La primera de ellas se refiere a la necesidad de obtener una
desempeos
efectividad;
la
tercera
investiga
detalladamente
operaciones
especficas.
Una vez caracterizados los sistemas de informacin, estos pueden ser evaluados
siguiendo diversas tcnicas. La auditoria operativa constituye una ellas.
Arens y
Loebbecke (1996) expresan que no existe consenso entre los conocedores del rea para
definir la auditoria administrativa u operativa. Sin embargo, estos autores concluyen que las
auditorias administrativas en forma amplia, tienen como propsito determinar la efectividad
de los controles internos por un auditor interno forma parte de una auditoria
operacional.
Los autores agregan ms adelante que a pesar de existir normas de control interno
para cada tipo de operacin, se pueden generalizar algunos lineamientos para la emisin de
documentos, tales como:
los ndices de gestin como la medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una
organizacin frente a sus metas, objetivos y responsables. El autor clasifica los ndices de
gestin en corporativos, por unidades estratgicas y operativas. Dentro de este ltimo
grupo, ubica a los ndices de actividad, quienes miden la desviacin en tiempo entre la
fecha programada para realizar una actividad y su ejecucin.
Tanto las normas de control interno como los ndices de actividad constituirn
parmetros de evaluacin utilizados en el diagnstico de los sistemas transaccionales
existentes en PROALCA C.A, requerido para disear el sistema de costos automatizado
planteado.
7. Control Interno
Segn lo reseado en la Enciclopedia de Auditoria (op.cit) el control interno
comprende el plan de la organizacin, los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro
de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuacin y fiabilidad de la
informacin de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a
las polticas establecidas por la direccin. Dentro de esta definicin, segn los autores de la
enciclopedia, se incluyen dos tipos de controles: administrativos y contables.
involucra todos los mtodos y medidas adoptadas para salvaguardar los activos y la
veracidad de los registros financieros. A continuacin se detallan las normas y
procedimientos reseadas por conocedores de la materia, en cuanto al control interno
administrativo de los elementos del costo
investigacin.
Anzola (1993)
de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en
existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar ms. Es pues, el subsistema
administrativo de control de materiales el encargado de recoger y procesar toda la
informacin relacionada con las operaciones productivas que demandan y consumen
materiales.
de adquisicin de los
seleccin del proveedor se realiza en las mejores condiciones y con apego a la polticas de
compras definidas por la gerencia, (op.cit).
Hargadon
y Munera (op.cit) reafirman esta posicin al definir una orden de compra como el formato
con numeracin consecutiva preimpresa, donde se detallan los materiales solicitados al
proveedor, se dan instrucciones de despacho y se acostumbra a especificar los precios de
venta pactados en la negociacin.
Para Anzola (op.cit) una orden de compra debe contener como mnimo los siguientes
aspectos: fecha del pedido, nombre del proveedor, cantidad de material, precio unitario,
valor total (sin impuesto), porcentaje de impuesto y su valor, valor total con impuesto,
descripcin de la forma de pago y fecha de entrega.
El principal propsito del control de inventarios, tal cual como lo afirman Neuner y
Deakin (op.cit), es mantener una inversin mnima en inventarios, compatible con
programas de produccin que operan con fluidez. Estos autores sealan ms adelante en su
obra, que el control de los inventarios se inicia con un presupuesto de materiales o
programa de abastecimiento, para luego regular las actividades de
compra, recepcin,
propsito que tiene el control de inventarios y agrega que debe procurar disponibilidad en
todo momento sin que ello afecte econmicamente a la empresa por exceso del mismo.
Una vez realizado el proceso de compra se debe esperar hasta la fecha pautada de
entrega para recibir la mercanca. El almacn es usualmente la unidad orgnica encargada
de realizar la recepcin de los materiales adquiridos, por lo que su ubicacin fsica dentro
de las instalaciones de la empresa, debe permitir el fcil acceso al exterior. El informe de
Junto con el informe de recepcin debe existir una factura del proveedor que avale la
entrega del material por parte del mismo. Una factura es el documento que ampara y
formaliza el contrato de compra y venta, Anzola (op.cit). Para este autor estos documentos
deben ser de archivados de manera tal que se posibilite su fcil localizacin, adems
deberan contener los siguientes aspectos: fecha de la factura, cantidad, precio unitario,
valor total por artculo, porcentaje de descuento y condiciones, porcentaje
de impuestos y
valor del mismo, descripcin de cargos adicionales y su valor si los hay y el valor total de
la factura en nmero y letra.
son la guarda,
de entrar a este tipo de proceso, Anzola (op.cit). La ptima conservacin de los ingredientes
de las mezclas garantiza la calidad del producto terminado en cuanto a composicin
qumica, siempre y cuando se cumplan las normas de higiene durante el proceso
productivo.
alimentos que mantengan los niveles de humedad, al mismo tiempo que los resguarda de
animales o parsitos.
La salida del material del almacn se produce regularmente por dos causas: la
requisicin de materiales de produccin para ser incorporados al proceso de transformacin
y el desecho del material daado o defectuoso. Al respecto Neuner y Deakin (op.cit) opinan
que cada una de estas causas deben ser soportadas con formularios, como la solicitud de
materiales o requisicin de insumos y los informes de materiales daado o defectuoso. Los
autores agregan que ambos formatos deben tener campos o registros claves de
identificacin que permitan su fcil acceso a los sistemas de computacin.
recordada al utilizar este mtodo es no calcular nuevos precios promedios a menos que se
realice una nueva compra.
En contraste,
precios ms
ltimos precios. Alvarez y otros (op.cit) expresan que este mtodo suele usarse en pocas
de elevaciones de precios, con el objeto de que los costes sean ms actuales.
(op.cit)
adquieren las condiciones aceptables para venderse como productos terminados, deben
Por su parte, lvarez y otros (op.cit) definen a las mermas como los productos que
en un determinado momento del proceso de fabricacin, o al finalizar todo el proceso, no
renen las normas de calidad mnimas exigidas al producto principal; estas mermas se
derivan, normalmente, de las condiciones en las que se lleva a cabo el proceso de
fabricacin y, por ende, no son prdidas ineludibles, como el residuo. Para
estos autores
los residuos son los desechos ineludibles derivados de las caractersticas propias tcnicas
del proceso de fabricacin empleado, ya sea por los materiales o los suministros aplicados.
En conclusin
las
prdidas normales de productos que no cumplen las condiciones mnimas de calidad pero
son susceptibles de venta o reproceso, y como desperdicio o residuo las prdidas normales
de materiales irrecuperables generadas de las condiciones de produccin.
Hoy en da, el control de asistencia del personal a sus puestos de trabajo se lleva de
diversas formas, las cuales abarcan desde la firma de listados de entrada y salida, pasando
por los relojes marcadores, hasta llegar a sistemas computarizados que registran el tiempo
diario de trabajo de cada empleado segn un cdigo asignado.
Estos autores resaltan la importancia del control del tiempo extraordinario, diciendo
que debe sujetarse a un conjunto de requisitos y autorizaciones que constituyen la garanta
Hargadon y Munera
productiva. De esta definicin se desprende que para calcular el total de horas hombre
productivas solo hay que sustraerle al total de horas trabajadas el total del tiempo ocioso
contabilizado.
Por otra parte, el control de las horas hombre trabajadas y su distribucin entre
departamentos de produccin o apoyo, es una de las tareas que deben realizarse de forma
coordinada entre el departamento de personal y el departamento de costos.
Ortega (op.cit) opina que para cumplir con este cometido, se amerita del uso de
tarjetas de distribucin de tiempo colectivo, o en su defecto del control visual del
supervisor de cada seccin productiva como el encargado de registrar el tiempo por tareas.
Para Ramrez (op.cit) la nmina es el documento que adopta la forma de relacin
pagos y retenciones que por concepto de mano de obra hace una empresa en
de los
un lapso
remunerativo especfico. Es pues un informe de tipo contable que parte de los registros de
tiempo y condiciones salariales reseadas en los contratos de trabajos.
El segundo grupo de informacin posee datos variables para cada perodo y tiene su
origen en los siguientes documentos: tarjetas de tiempo, autorizaciones individuales de
trabajos, memorandum internos y autorizaciones de permisos.
fabricacin consiste bsicamente en comparar peridicamente los costos reales con los
correspondientes estndares y presupuestos, determinar la variaciones excepcionales y
actuar inmediatamente para corregir los defectos revelados tanto en la estimacin como en
La determinacin de los costos indirectos es una tarea si se quiere fcil frente a los
inconvenientes presentados en su contabilizacin Teniendo en cuenta las caractersticas
propias de los costos indirectos anteriormente sealadas, cualquier empresa puede
identificar del total de costos la parte que corresponde a los gastos indirectos asignable a la
produccin.
depende de las
costos indirectos.
Al analizar ambos conceptos se puede concluir que una base de aplicacin es el factor
ms representativo de un proceso productivo segn el nivel de produccin, lo cual permite
la asignacin objetiva de los costos indirectos a los productos.
Horngren
(op.cit)
establece
que
los
presupuestos
financieros
son
aquellos
relacionados con el capital, el efectivo, los resultados esperados para un perodo econmico
y los flujos de caja.
Atendiendo
la
dimensin
organizativa:
presupuestos
de
produccin,
estimaciones:
presupuestos
Atendiendo
la
tcnica
empleada
para
fijar
anexo a la orden de produccin si fuere el caso. En lo que a este informe se refiere Ortega
(op.cit) expresa que dicho documento debe ser emitido por el departamento de produccin
y debera tener cinco ejemplares, dirigidos a cada una de las siguientes unidades orgnicas:
almacn
de
productos
terminados,
superintendencia
de
produccin
(gerencia
de
Segn Arens y Lobbecke (op.cit) en una compaa con buenos controles internos, los
artculos terminados se guardan bajo control fsico en un rea separada de acceso limitado,
y su control forma parte del ciclo de ventas y cobranzas.
Una medida de control de inventarios utilizada frecuentemente por las empresas para
verificar la confiabilidad del personal del almacn, es el conteo fsico del material o de los
productos terminados. Este conteo fsico requiere de preparacin del material y la
supervisin por parte de los gerentes o auditores internos, esto reduce mucho el tiempo de
la toma fsica y aumenta la exactitud de los mismos, Ramrez (op.cit).
Organizacin jerrquica que haga uso inteligente del control entre los elementos
del software.
En los ltimos aos, se han desarrollo diversas tcnicas de diseo de software, entre
las cuales se pueden mencionar: el refinamientos de pasos, los niveles de abstraccin, el
diseo orientado a estructura de datos, el diseo orientado a flujo de datos y el diseo
orientado a objetos. Estas tcnicas se pueden aplicar de forma pura o combinada
dependiendo del problema a solucionar.
Farley
(op.cit).
El
nivel
superior
de
abstraccin
contiene
los
Dijkstra describi por primera vez los niveles de abstraccin como una tcnica de
enfoque hacia arriba, en la cual comenz a delimitar los elementos de los niveles 0
(inferiores) hasta llegar al nivel de procesamiento de programas independientes del usuario.
Segn esta concepcin un sistema de informacin sencillo se puede dividir en: un conjunto
de procedimientos para el manejo de datos (nivel 0); un conjunto de rutinas para manejar
archivos (nivel 1) y un conjunto de procesos para manejar informacin (nivel 2).
En esta tcnica las funciones siguen una lnea jerrquica, los niveles ms altos
involucran los niveles ms bajos, sin que niveles inferiores puedan acceder a informacin
de niveles superiores restringiendo la entrada del sistema.
Esta tcnica con enfoque arriba-abajo tiene como finalidad, de acuerdo a Farley
(op.cit), la conversin sistemtica de los diagramas de flujo de datos en cartas de estructura.
La representacin grfica constituir entonces el punto de partida del diseo para esta
modalidad. El diseo orientado a estructuras de datos es una tcnica muy aplicada en el
diseo de sistemas de informacin comerciales, de operacin y de ingeniera o
administracin.
A pesar de que cada mtodo orientado a estructura de datos tiene sus propios matices,
existen una serie de pasos generales a cumplir, como son:
Al analizar la secuencia de pasos de esta tcnica se puede inferir que no existe una
clara definicin entre la fase de diseo arquitectnico y la fase de diseo de detalle.
Este autor expresa que la transicin se cumple por medio de los siguientes pasos:
a) Se establece el tipo de informacin, representndolos en diagramas de flujo.
b) Se convierte el diagrama de flujo en estructura del programa.
c) Se define la jerarqua de control de la informacin.
d) Se refina la estructura propuesta, usando la tcnica de refinamiento progresivo.
Definicin de Trminos
Algunos de los conceptos fundamentales ms sencillos que deben manejarse para
realizar el diseo de un software son los siguientes:
mtodos
de
acceso,
grado
de
asociacin
alternativa
de
Mdulo:
Pellets:
alimento concentrado.
puntos
de
decisiones
exactos,
las
operaciones
repetitivas
inclusive
Software:
estructura
de
datos
que
facilitan
los
programas
manipular
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
El diseo de un programa de investigacin constituye el marco metodolgico de
cualquier investigacin. Segn Mrquez (1996) " la bsqueda de informacin implica la
puesta en prctica de mtodos y tcnicas de investigacin". Es por ello que la confiabilidad
y exactitud de los datos depender de los mtodos y tcnicas de investigacin contenidos en
dicho programa.
Diseo de la Investigacin
Las caractersticas del objeto de estudio definen las tcnicas de recoleccin de datos
ms aptas para la investigacin. Para Ramrez (1993), el objeto de estudio es quien, dada su
propia naturaleza, determina el mtodo a utilizar para su abordaje.
En virtud de esto, se
trabajo en la empresa era suficiente para los fines de la investigacin. En este sentido, el
estudio se clasifica como seccional.
Poblacin y Muestra
Debido al propsito de la investigacin, la poblacin
Las unidades de anlisis de esta investigacin estn representadas por los procesos
administrativos relacionados con el costo, el proceso productivo y los tres elementos que
conforman la estructura de costo (materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricacin), que han sido definidos como variables especficas de la investigacin. Las
tcnicas de observacin fueron aplicadas en sus dos modalidades, directa e indirecta. Esto
condujo a que las unidades de observacin fueron clasificadas en directas, representadas
por los procesos observados, e indirectas materializadas por los trabajadores y
gerentes
las unidades de
procedimientos
regulares se consider que un nivel de confianza del 50%, era un margen de confiabilidad
aceptable para determinar el tamao de la muestra probabilstica.
que
de costos y
Tratamiento de la Informacin
La informacin del diagnstico se organizo de acuerdo con cada una de las variables
especficas de la investigacin: procesos administrativos, proceso productivo y estructura
de costo. La informacin relacionada con los procedimientos administrativos se analiz en
forma cualitativa utilizando para ello una matriz de tres entradas. En la primera entrada se
describi la situacin actual de la empresa, en la segunda entrada se present un anlisis
crtico de la situacin, destacando las fortalezas y debilidades encontradas; y en la tercera
entrada se plantearon acciones a tomar necesarias para facilitar la viabilidad del modelo.
los formularios
distribucin de los costos de mano de obra. Las fuentes de informacin fueron el asistente
de administracin el manual de procedimientos. Al asistente de administracin se le aplico
el guin de entrevista 3 en su primera parte, mientras que la revisin de los procedimientos
reseados en el manual se registr en las matrices de verificacin 4 y 5.
dimensin de los
del
subdimensiones
son
pasos,
formularios,
formalidad
normas
de
los
fueron
El encargado de planta respondi los tems del 7 al 16 de la primera parte del guin
de entrevista 2 que se relacionan con el control de inventarios de productos terminados;
mientras que el gerente de administracin, contest el tem 12 de la segunda parte del
que se
realizan (ver cuadro 1). Para el sistema de costo se consider como indicador el tipo de
sistema. No obstante, para el procedimiento de clculo se definieron los indicadores
pasos,
La estructura de costo
actual de la empresa es la
Los datos para dichos clculos se obtuvieron de la revisin documental de las tablas
de formulacin y los tickets de mezclas. El anlisis de esta data se registro en las matrices
de verificacin 11,12 y 13. Adems de ello, para el anlisis se consider la informacin
suministrada por el gerente de administracin, al responder los tem del 2 al 10 de la
segunda parte del cuestionario personalizado.
indirecta (ver cuadro 3). Para ambas subdimensiones se utilizaron los mismos indicadores:
conocimiento de las horas hombres remuneradas y el tiempo ocioso, a fin de determinar el
costo en horas de este elemento. Para computar las horas hombre remuneradas de la mano
de obra directa es necesario primero saber cuantas horas normales y extras de trabajos
fueron contabilizadas como mano de obra directa, para luego sumarlas y concretar el total
de horas trabajadas remuneradas. Por tanto, se establecieron los indicadores horas hombre
remuneradas y horas extras. En el clculo del tiempo ocioso tambin se necesito emplear
subindicadores, tales como el total de horas trabajadas y el total de horas disponibles, ya
que la diferencia negativa entre ambos totales es lo que comnmente se denomina tiempo
ocioso.
Las tarjetas reloj, los tickets de mezclas
DIMENSIONES
Procesos
Administrativos
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
Pasos
Formularios
Compra de
Materiales
Formalidad
Normas
Control de
Materiales
Pasos
Control de
Inventario de
Materiales
Control de
Costos de Mano
de Obra
Control de Horas
Hombre
Trabajadas
Clculo de la
Nmina
Formularios
Formalidad
FUENTES
Gerente de
Produccin
Manual de
Procedimientos
Gerente de
Produccin
Encargado de
Planta
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Procedimiento
Normas
Procedimiento
Pasos
Asistente de
Administracin
Formularios
Formalidad
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Parte I
Entrevista
Guin de
Estructurada
Entrevista 1
1-7
Manual de
Procedimientos
Matriz de
Verificacin 1
1-18
Guin de
Entrevista 1
Guin de
Entrevista 2
Parte I
8-11
Parte I
1-6
Matriz de
Verificacin 2
1-36
Guin de
Entrevista 3
Parte I
1-8
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 3
1-21
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Normas
Procedimiento
Pasos
Formularios
Asistente de
Administracin
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 3
Parte I
9-14
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Matriz de
Verificacin 4
1-16
Distribucin de
los Costos de
Mano de Obra
Determinacin
de los Gastos
Indirectos de
Fabricacin
Control de
Gastos de
Fabricacin
Contabilizacin
de los Gastos
Indirectos de
Fabricacin
Normas
Procedimiento
Pasos
Asistente de
Administracin
Formularios
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 3
Parte I
15-17
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 5
1-19
Guin de
Entrevista 3
Parte II
1-10
Matriz de
Verificacin 6
1-19
Guin de
Entrevista 3
Parte II
11-18
Matriz de
Verificacin 7
1-21
Normas
Procedimiento
Pasos
Formularios
Asistente de
Administracin
Entrevista
Estructurada
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Normas
Procedimiento
Pasos
Asistente de
Administracin
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Procedimiento
Observacin
Directa
Formularios
Formalidad
Normas
DIMENSIONES
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
Pasos
Recepcin de
Produccin en el
Almacn
Diagnstico de
la Situacin
Administrativa,
Productiva y
de Costo de la
Empresa
Control de
Productos
Terminados
Despacho
Formularios
Mermas
Distribucin de
los Costos a los
Productos
Procedimiento de
Clculo
Encargado de
Planta
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Normas
Procedimiento
Observacin
Directa
Pasos
Formularios
Encargado de
Planta
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Kilogramos de
Productos
Formulados
Kilogramos de
Productos
Vendibles
Pasos
Formularios
Formalidad
Matriz de
Verificacin 8
116,1819,2123
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 2
Parte I
12-16
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 9
1-20
Procedimiento
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 8
17-20
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
12
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
1-15
Procedimiento
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 10
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte I
1-6
Procedimiento
Normas
Sistema de Costo
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Entrevista
Guin de
Parte I
Estructurada
Entrevista 2
7-11
Formalidad
Normas
Procesos
Administrativos
FUENTES
Tipo
DIMENSIONES
Proceso
Productivo
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
No Aplica
Programacin
Insumos
Lnea de
Producto
Transformacin
FUENTES
Gerente de
Produccin
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Entrevista
Guin de
Parte II
Estructurada
Entrevista1
6,7
Encargado de
Planta
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 2
Parte II
7
Gerente de
Produccin
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 1
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
8
Parte II
1
Parte
III 1
Parte
IV 1
Gerente de
Produccin
Encargado de
Planta
Gerente de
Produccin
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 1
Guin de
Entrevista 2
Guin de
Entrevista 1
Parte II
5
Parte II
5
Parte II
1
Encargado de
Planta
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 2
Parte II
1
Gerente de
Produccin
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 1
Parte II
6
Recursos
No Aplica
Etapas
Modalidad de
Produccin
Tiempo de
Ejecucin
Salidas
Lneas de
Productos
Presentaciones
de Producto
Proceso
Observacin
Directa
Formato de
Estudio de
Tiempo y
Movimiento por
Etapas
Ticket de
Mezcla
Gerente de
Produccin
Encargado de
Planta
Revisin
Documental
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Matriz de
Verificacin 13
Guin de
Entrevista 1
Guin de
Entrevista 2
15-19
Parte II
2,3,4
Parte II
2,3,4
Estructura De
de la Situacin
Costos
Administrativa
, Productiva y
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
Materiales
FUENTES
Tablas de
Macros
de Costo de la
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Revisin
Matriz de
1-9
Documental
Verificacin 11
Consumo de
Formulacin
Macros por
Ticket de
Revisin
Matriz de
Productos en
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Kilogramos
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
Parte II
Administracin
Personalizada
Personalizado
2-6
Tablas de
Revisin
Matriz de
Consumo de
Formulacin
Documental
Verificacin 12
Micros por
Ticket de
Revisin
Matriz de
Productos en
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Kilogramos
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
Parte II
Administracin
Personalizada
Personalizado
7-10
Ticket de
Revisin
Matriz de
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Empresa
Micros
Kilogramos de
Materiales
Formulados
1-7,12
1-9
1-7,12
9,10
Kilogramos de
Materiales
Consumidos
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
Parte II
Administracin
Personalizada
Personalizado
11
Presupuestos
No Aplica
Fijos
Gastos
Indirectos
Matriz de
Verificacin 16
Estados
Financieros
Revisin
Documental
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Base de
Aplicacin
Asignacin por
Frmula
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Presupuestos
Volumen de
Produccin
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Base de
Aplicacin
Asignacin por
Frmula
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Variables
1-13
Parte
IV
2,6
Parte
IV
4,5
Parte
IV
6
Parte
IV
3,4,5
CAPITULO IV
mediante
matrices
que
emplean
la
tcnica
de
anlisis
cualitativo
usando
la
tcnica
de
anlisis
cualitativo
descriptivo.
Finalmente
se
Matriz de Anlisis 1:
COMPRA DE MATERIALES
Situacin actual
Pasos:
El encargado
de
planta
informa
verbalmente al gerente general las fallas
existentes de materia prima o insumos
requeridos para la produccin semanal
planificada segn los pedidos.
El gerente general procede a solicitar
cotizaciones.
El gerente de administracin emite orden
de compra segn la opcin seleccionada
por el gerente general.
El gerente general informa al encargado
de planta la fecha de la recepcin de la
materia prima o insumos, quien procede a
ajustar la planificacin de la produccin, si
esto fuese necesario.
Formularios:
La orden de compra es emitida en forma
manual, con un nmero correlativo, en
original y copia; la original es entregada al
proveedor y la copia es archivada en
administracin.
Anlisis
Recomendacin
Emitir
rdenes
de
requisiciones
en
forma
conjunta con la planificacin
La ausencia de documentos formales de
semanal de la produccin, en
fallas (necesidad de insumos) en el proceso de original y copia. Original para
gerencia general y copia para
adquisicin de materia prima retrasa los procesos
almacn.
productivos y por ende el despacho de productos,
afectando la imagen comercial de la empresa.
de
inventario
instalado
permite
emitir
Matriz de Anlisis 2:
CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES
Situacin actual
Anlisis
El recepcionista de la materia
prima entrega al encargado de planta la
boleta de pesaje.
Recomendacin
Continuar
verificando
la cantidad de materia
prima recibida.
Permitir la entrada al
almacn de materiales slo de
aquellos insumos que posean
los
parmetros
qumicos
mnimos para la elaboracin
de las frmulas.
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Emitir
notas
de
recepcin una vez que se
recibe
materiales micros o
cualquier otro tipo de insumos
en el almacn.
Registrar el consumo
de material de empaque en
cada ticket de mezcla (ver
propuesta).
Situacin actual
Formularios:
El control de entradas y salidas de
materiales macros y micros en el almacn,
se realiza mediante un kardex diseado en
una hoja de calculo (Excel); mientras que
en administracin se utiliza un sistema
Anlisis
Recomendacin
Continuar
reflejando
el
consumo real de materiales
(macros y micros) en el ticket
de mezcla (ver propuesta).
Colocar en el almacn un
computador conectado en red
con el sistema automatizado
de inventario utilizado por la
empresa.
Situacin actual
automatizado de inventario (Data pro). Por
lo que al finalizar el mes se requiere de un
cuadre manual de kilogramos comprados y
consumidos,
entre
el
control
de
administracin y el control de almacn.
El sistema de inventario utilizado es
continuo y el mtodo de valoracin es
promedio mvil.
Formalidad:
El
procedimiento
de
control
de
inventario no ha sido escrito, codificado y
normado.
Normas:
La empresa utiliza como filosofa
de administracin de inventarios
el justo a tiempo por lo que no
existen
stock
mximos
y
mnimos de materiales, y el
proceso
de
adquisicin
de
materiales
depende
de
la
programacin de pedidos.
Anlisis
Recomendacin
Situacin actual
segn informacin de la gerencia,
la empresa posee un promedio
mensual del 2% de desperdicios.
Anlisis
produccin y venta sino como un gasto de
operacin, en virtud de que son deficiencias
tcnicas de las instalaciones y no del proceso de
fabricacin como tal.
Recomendacin
Matriz de Anlisis 3
CONTROL DE HORAS HOMBRE TRABAJADAS
Situacin actual
Pasos:
El gerente de produccin chequea
semanalmente las tarjetas reloj de
los trabajadores de produccin. En
caso de existir una hora extra
reflejada,
autoriza
su
pago
colocando su media firma.
La asistente de administracin
calcula el nmero de horas
trabajadas por los obreros y procede
a elaborar la nmina.
Anlisis
Recomendacin
Disear un formato de
control de Horas Extras (ver
obra real de un ticket de mezcla es preciso que la propuesta).
Para poder determinar el costo de mano de
Formularios:
Cada tarjeta reloj contiene por trabajador
los siguientes datos: nombre y apellido,
cdula de identidad, cargo, departamento,
semana, fecha, horas trabajadas, horas
extras, atrasos, da de la semana, hora de
entrada, hora de salida, sobretiempo.
Formalidad y normas:
El procedimiento de control de horas
trabajadas no ha sido escrito, codificado y
normado.
Disear
manuales
de
funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Situacin actual
Anlisis
La
falta
de
formalizacin
Recomendacin
de
los
Matriz de Anlisis 4
CLCULO DE LA NMINA
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
La asistente de administracin
calcula el total remunerado por cada
trabajador, una vez determinado el nmero
de horas autorizadas para su pago.
La asistente de administracin
procede a determinar las deducciones por
concepto de seguro social y ley de poltica
habitacional.
La asistente de administracin emite
La determinacin de las asignaciones
y
un resumen de nmina y lo entrega al
gerente de administracin.
deducciones de la nmina en forma manual,
Elaborar
la
nmina
directamente en el sistema
automatizado
de la empresa
(Data Pro).
La asistente de administracin
transcribe la informacin de la nmina en verificacin y aprobacin.
Continuar con la poltica de
el sistema automatizado e imprime los
firmas autorizadas conjuntas.
recibos.
La asistente de administracin
elabora el (los) cheque (s) de cambio de
nmina entrega a la gerente de
Situacin actual
administracin y
gerente general.
posteriormente
Anlisis
Recomendacin
al
Continuar
pagando
nmina de produccin
medios de pagos en sobres.
la
por
Aperturar
una
cuenta
corriente de nmina para cada
Dado el nmero de trabajadores de la
uno de los empleados, en
Llegado el final de la semana la asistente
nmina
de
produccin
y
el
nivel
cultural
de
los
aquella institucin financiera
de administracin entrega a cada obrero el
recibo de pago en original y copia, adems trabajadores, el proceso de colocar en sobre el en que la empresa posea
mayor movimiento financiero.
del sobre de pago.
pago semanal, es el correcto.
En el caso de que se trate de la nmina de
empleados la asistente de administracin
al finalizar la quincena, entrega el vaucher
Elaborar
la
nmina
del cheque y el recibo de pago en original y
directamente en el sistema
copia.
automatizado
de la empresa
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
automatizado
(Data Pro).
Formularios:
El resumen de nmina es elaborado en una
hoja de clculo (Excel) y no presenta un
correlativo preestablecido.
de la empresa
Disear
manuales
de
funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Situacin actual
Anlisis
Es poltica de la empresa
cancelar horas extras a los empleados.
no
Recomendacin
La
nmina
productiva
integra
el
Situacin actual
Anlisis
mano de obra directa.
Recomendacin
Matriz de Anlisis 5:
DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS DE MANO DE OBRA
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
La asistente de contabilidad registra en el
Registrar en cada uno de
En el ticket de mezcla no se refleja el costo de
sistema contable automatizado de la mano de obra directa.
los tickets de mezcla la
empresa, los comprobantes de los gastos de
porcin de costo de mano de
personal por rea de responsabilidad. Estas
obra directa imputables a la
reas son: produccin, mantenimiento,
frmula
elaborada
(ver
almacn, administracin y ventas.
propuesta).
Formularios:
Los avisos de contabilidad (ADC) son los
formatos utilizados para el registro de los
gastos de personal. Sus correlativos
involucran el da del registro y la
numeracin consecutiva del comprobante.
Los datos que posee cada comprobante son
los siguientes: fecha, referencia, cuentas,
debe y haber.
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento de
distribucin de costos de mano de obra
escrito y codificado.
Disear
manuales
de
funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Normas:
Los costos de mano de obra no son
imputados al producto, sin embargo son
La falta de formalizacin de los procedimientos
estimados junto con los costos indirectos
en un margen de
Bs. 40 por kilogramo genera desconocimiento por parte del personal, de
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
de producto, al establecer el precio de genera desconocimiento por parte del personal, de registrando el tiempo ocioso
venta.
del personal de produccin
los procesos y normas que regulan las actividades
como un gasto de operacin
administrativas y productivas.
(ver propuesta).
Matriz de Anlisis 6
DETERMINACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN
Situacin actual
Anlisis
Pasos:
La asistente de contabilidad clasifica
los comprobantes de los gastos indirectos
de fabricacin segn el rea de
responsabilidad donde se consumieron.
Formularios:
La empresa no posee un formulario
especfico para la distribucin de los costos
indirectos de fabricacin entre las distintas
reas de responsabilidad. La distribucin de
erogaciones
comunes
(telfono,
electricidad)
se
realiza
considerando
porcentajes preestablecidos, o por conteo
de consumos identificables en las facturas
de los proveedores.
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento
de determinacin de gastos indirectos de
fabricacin escrito y codificado.
Recomendacin
Registrar en cada uno de los
tickets de mezcla la porcin
de
costos
indirectos
imputables a la frmula
elaborada (ver propuesta).
Elaborar
presupuestos
mensuales de gastos indirectos
de fabricacin tomando en
cuenta el total de unidades
promedios a producir (ver
propuesta).
Disear
manuales
de
funciones y procedimientos
administrativos y operativos
La falta de formalizacin de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Matriz de Anlisis 7
CONTABILIZACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN
Situacin actual
Anlisis
Pasos:
La asistente de contabilidad registra
semanalmente
en
el
sistema
de
contabilidad
automatizado,
los
comprobantes de los gastos indirectos de
fabricacin reales segn el rea de
responsabilidad donde se consumieron.
Recomendacin
Elaborar
presupuestos
mensuales de gastos indirectos
es precisa si la administracin desea establecer de fabricacin tomando en
cuenta el total de unidades
verdaderos mrgenes de ganancia por unidades
promedios a producir (ver
vendidas. Por ende, su registro no slo debe propuesta).
La imputacin de dichos costos al producto
Formalidad y Normas:
El procedimiento de contabilizacin de
gastos indirectos de fabricacin no ha sido
escrito, codificado y normado.
Disear
manuales
de
funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Situacin actual
Anlisis
administrativas y productivas.
Recomendacin
Matriz de Anlisis 8
RECEPCIN DE PRODUCCIN EN EL ALMACN
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
Disear un formato de
No existe un control de alimento ensacado que
El encargado de planta realiza un conteo
control de ensaque que
diario de los sacos arrumados en el permita verificar la cantidad de producto que
soporte
la
recepcin
de
sali de los silos de produccin hacia el almacn,
almacn.
productos en el almacn.
por ende los controles sobre la entrada de
El encargado de planta determina por productos terminados al almacn no son muy
diferencia
las entradas de productos al confiables.
almacn y actualiza el inventario de cada
formula segn el conteo.
Formularios:
No existe un formulario que controle el
ensaque del producto terminado y su
posterior arrumen en el almacn.
Disear
manuales
de
funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Formalidad y Normas:
El
procedimiento
de
recepcin
de
productos terminados en el almacn no ha
sido escrito, codificado y normado.
La falta de formalizacin de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
Matriz de Anlisis 9
DESPACHO
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
A granel
Pasos:
Continuar
verificando
la cantidad de producto
terminado
despachado
a granel.
Emitir
la
orden
de
despacho
en
forma
automatizada por el sistema de
inventario, en original y dos
Anlisis
Recomendacin
En sacos
Pasos:
Emitir
la
orden
de
La emisin de la orden de despacho en despacho
en
forma
automatizada por el sistema de
forma manual, sin conexin con el sistema de
inventario, en original y dos
inventario
automatizado
manejado
en copias.
Original para
el
cliente, primera copia para la
administracin, duplica el proceso administrativo
administracin, segunda copia
de control de existencias y genera cuadres de para el almacn.
unidades que no permiten obtener la informacin
necesaria para calcular los costos al final del
automatizado
manejado
en
genera cuadres de
Disear
manuales
de
necesaria para calcular los costos al final del funciones y procedimientos
administrativos y operativos
perodo de manera oportuna.
Matriz de Anlisis 10
MERMAS
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Kilogramos producidos:
Tabular durante un periodo
determinacin
cientfica
de
sus
causas
Matriz de Anlisis 11
PROCEDIMIENTO DE CLCULO DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
consumidos
durante
el
proceso
de
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
manuales
de
y procedimientos
administrativos y operativos
Formalidad :
El procedimiento de clculo del costo de los
productos no ha sido escrito y codificado.
indirectos
fabricacin imputables
genera desconocimiento por parte del personal, de los
frmula
elaborada
procesos y normas que regulan las actividades propuesta).
administrativas y productivas.
Normas:
Estimar los costos de mano de obra y gastos indirectos
de
la
(ver
Matriz de Anlisis 12
SISTEMA DE COSTO
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Tipo:
El sistema de costo utilizado por la
Todo sistema de costo debe adaptarse a la
empresa es el de rdenes de produccin,
emitidas en base a la programacin semanal modalidad de produccin que posee la compaa.
de los pedidos elaborada por el encargado de
En PROALCA C.A. la caracterstica de desarrollar
planta.
un proceso productivo por etapas y homogneo
Disear una metodologa de
acumulacin de costos por
una infraestructura de planta secuencial e rdenes de trabajo que incluya
los tres elementos de costo
ininterrumpida, donde la intervencin del hombre
(ver propuesta).
no es representativa, justificara claramente el uso
para todas las frmulas, adems de tener instalada
de
trabajo,
el
sistema
de
rdenes
Insumos
En el proceso productivo se utilizan dos tipos de materiales para llevar a cabo la
produccin, los materiales macros y los materiales micros. Los materiales macros son las
harinas de arroz, de maz, de trigo, de carne, de soya y de galleta; el maz amarillo y el
afrechillo. Entre los materiales micros se tienen la melaza, sebo, fosfatos, calcio,
methionina, lisina, sal industrial, adems de otros componentes mdicos.
Cuadro 4
LISTADO DE CARGOS DE PRODUCCIN
Cargo
Receptor materia
prima.
Operador del
microprocesador
Prensista
Ensacadores
Procesos
Pesaje de Materia Prima
Molienda, Zaranda y
Enfriamiento
Pelletizado
Ensacado
N de
Trabajadores
1
1
1
2
Etapas
El proceso de produccin de alimentos concentrado para animales consta de ocho
equipo. Esta mquina, consta de tres partes a travs de las cuales se cubre tres
momentos distintos en esta etapa. La primera parte es un acondicionador que regula la
entrada de la mezcla. La segunda parte es un mezclador, donde se adiciona la melaza
junto con vapor de agua, lo cual le da el sabor y acta como aglutinante en la
formacin del pellet. La ltima parte es una prensa, quien tiene como funcin
comprimir y pasar el alimento por una malla para darle forma de taco (pellet).
Enfriamiento
Los pellests obtenidos, debido a la temperatura adquirida por la inyeccin de vapor
de agua, deben pasar a un enfriador para evitar que se compacten durante su
almacenamiento. Este enfriador, tiene un ventilador que succiona el calor de los
pellets, y lo transfiere a un cicln-elevador, el cual expulsa ese calor al exterior.
Luego de haberse enfriado el producto ste contina su proceso de transformacin y
pasa la zaranda.
Zaranda
En esta operacin se controla la longitud, el grosor y la dureza del producto. Por
medio de una zaranda se separa los pellets ptimos (con grosor y longitud definidos)
de los pellets finos (no deseados). Estos pellets ptimos caen a un elevador de
cangilones que los conduce a un transportador y ste a su vez, a los silos de producto
terminado. Por otra parte, los pellets finos, son devueltos
en un sin fin a la
Posteriormente un ensacador coloca los sacos debajo de la tolva, baja la palanca que
abre la compuerta, y cae el alimento dentro del saco, en la cantidad estipulada (40 Kg.
o 20 Kg.), cerrndose la compuerta en forma automtica.
Una vez que el saco est lleno, el ensacador acciona una segunda palanca y el
producto empacado cae a una cinta transportadora, que permite que el saco pueda ser
cosido por una mquina en su extremo superior. Al mismo tiempo que el saco est
siendo cosido, se le coloca una tarjeta de identificacin, sta contiene el nombre de la
empresa que lo fabrica, tipo de animal al que esta dirigido el alimento, peso,
indicaciones, anlisis garantizado y materias primas utilizadas.
Lneas de productos
Existen tres tipos de lneas de productos en la empresa: alimento para aves, cerdos y
bovinos. Para cada una de estas lneas existe una clasificacin de productos segn
frmulas, que se adaptan a las etapas del desarrollo del animal y a su condicin fsica. La
comercializacin de todos los productos en las diferentes lneas se realiza en tres tipos de
presentaciones: a granel, en sacos de 40 kilogramos y en sacos de 20 kilogramos.
En el grfico 1 que aparece en la pgina siguiente, se observa como para los meses de
julio y agosto, el costo de los materiales represent de la totalidad de los gastos reflejados
en los estados de resultados correspondientes, un setenta y ocho punto noventa por ciento
(78,90 %) y ochenta y dos punto cero ocho por ciento (82,08 %) respectivamente. Por ello
reduce los ganancias o utilidades esperadas. Otro aspecto importante que debe ser
considerado en este anlisis, es la condicin de estacionalidad agrcola de la materia prima
utilizada en el proceso, que genera fluctuaciones en el precio de adquisicin con las
repercusiones ya mencionadas.
Grfico 1
COSTOS DE PRODUCCIN Y VENTA PARA LOS MESES DE JULIO Y
AGOSTO DE 2001
Grfico 2
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LNEA DE CERDO EN LOS MESES
DE JULIO Y AGOSTO DE 2001
un
veintinueve por ciento (29%) y un cuarenta y uno por ciento (41%) , del costo total de los
materiales destinados a la produccin de alimentos para cerdo.
de esta
lnea de produccin
El consumo de materiales
cuatro por ciento (34%) en relacin al mes de julio, producto del aumento en el nmero de
unidades producidas de un cuarenta por ciento (40%).
La tendencia mostrada en el
grfico 2 para el mes de julio, refleja como frmulas ms costosas en lo que a material se
refiere, las del cerdo en la etapa de crecimiento bien sea medicadas o normales, mientras
que en el mes de agosto, se le agrega a la lista la frmula de cerdo terminador que es
aquella que garantiza el mantenimiento en peso del animal, en la fase de comercializacin y
venta del mismo.
Grfico 3
consumo de materiales
homognea para los dos meses analizados, tal como se observa en el grfico 3. En ambos
meses, la frmula vaca lechera 20% present el mayor costo, registrando bolvares quince
millones
cuatrocientos
cuarenta
cuatro
mil
cincuenta
con
dos
cntimos
(Bs. 15.444.057,02) en el mes de julio y bolvares trece millones doscientos veintiocho mil
quinientos noventa y siete con sesenta y nueve cntimos
(Bs.13.228.597,69) en agosto; la
Grfico 4
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LNEA AVES EN LOS MESES DE
JULIO Y AGOSTO DE 2001
produccin durante el perodo julio-agosto 2001 fueron gallinas y pollos crianza casera. As
lo refleja el costo de los materiales para el perodo de dichas formulas. La produccin de
alimento para gallinas ponedoras prcticamente mantuvo su costo de materiales de un mes
a otro, ya que se realiz una inversin de bolvares seiscientos trece mil doscientos cuatro
con cincuenta cntimos
veinticuatro
mil
doscientos
cuatro
con
cincuenta
cuatro
cntimos
(Bs. 624.274,54) en el mes de agosto. La variacin ocurrida de once mil setenta bolvares
con cuatro cntimos (Bs.11.070, 04), fue proporcional
Cuadro 5
LINEA DE PRODUCCIN
Lnea de alimentos para cerdos
Lnea de alimentos para bovinos
Lnea de alimentos para aves
Costo de
Material
23.249.986,53
40.906.129,75
4.714.317,17
Unidades
Producidas
176.359,00
361.087,00
39.680,00
Costo
unitario por
Kilogramo
131,83
113,29
118,81
Entre
para ganado bovino es la que requiere una mayor inversin en materiales, sin embargo los
costos unitarios calculados demuestran lo contrario. En el mes de agosto la inversin total
en materiales fue de bolvares cuarenta millones novecientos seis mil ciento veintinueve
con setenta y cinco cntimos (Bs.40.906.129,75) correspondiente a un total de trescientos
sesenta y un mil ochenta y siete kilogramos (361.087,00 Kg.). De esta relacin se puede
calcular un costo promedio de bolvares ciento trece con veintinueve cntimos por
kilogramos (113,29 Bs./Kg.).
De la comparacin de los tres costos unitarios se infiere que a pesar de que la lnea de
ganado bovino present una inversin global ms significativa en materiales, es la que por
el contrario, posea el costo unitario menor, debido al alto nmero de unidades producidas.
Grfico 5
DISTRIBUCIN PORCENTUAL DE LA MANO DE OBRA PARA EL PERODO
JULIO- AGOSTO DE 2001
Los costos de personal que contabiliza la empresa como costos de mano de obra
incluyen cuatro conceptos: sueldos y salarios, antigedad, aporte seguro social y horas
extras. Tal como se puede observar en el grfico 5, entre estas erogaciones la de mayor
relevancia es sueldos y salarios que representa un setenta y cuatro punto setenta y dos por
ciento (74,72 %) del total de los costos de mano de obra, seguida por la antigedad con un
doce punto catorce por ciento (12,14 %), el aporte al seguro social con un siete
punto
treinta y uno por ciento (7,31%) y el pago de horas extras con un cinco punto ochenta y tres
por ciento (5,83 %). Esta composicin denota el criterio de la empresa de incluir todos los
gastos del personal productivo como parte del costo de mano de obra, sin discriminar como
lo hacen algunos autores, la carga parafiscal (seguro social) dentro de los costos indirectos.
Grfico 6
DISTRIBUCIN PORCENTUAL DE LOS GASTOS INDIRECTOS
FABRICACIN PARA EL PERODO DE JULIO- AGOSTO DE 2001
DE
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Una vez realizado el diagnstico de la situacin administrativa, productiva y de costo
de la empresa PROALCA C.A.,
y permitir el desarrollo
del diseo del sistema automatizado descrito en la propuesta. Estas debilidades se expresan
en las siguientes conclusiones:
de
fabricacin.
Adems,
la
empresa
carece
de
programas
de
RECOMENDACIONES
Con base en las conclusiones generales anteriormente expresadas, se recomienda lo
siguiente:
existentes
en
la
empresa
simplificara
los
procedimientos
administrativos.
A nivel costo:
CAPITULO VI
PROPUESTA
Diseo de un sistema automatizado de Control de Costos de Produccin (CCP)
En la actualidad la informacin es el insumo gerencial ms importante para
cualquier tipo de organizacin, especialmente aquellas pequeas y medianas empresas,
como es el caso de PROALCA C.A., en donde el capital de trabajo y la colocacin de los
productos en el mercado son restringidos. En este tipo de organizaciones se requiere
entonces de controles minuciosos de la inversin en recursos y de un uso eficiente de los
mismos, que faciliten la fijacin de precios, procuren el retorno de la inversin y generen
niveles de rendimientos satisfactorios para los propietarios.
Diseo Externo
1. Objetivo del sistema
El sistema de Control de Costos de Produccin (CCP) tiene como objetivo
fundamental estimar
Gastos
indirectos
de
fabricacin:
determinacin
de
la
tasa
o por
Orden de produccin
1. Estructura de Costo
En el CCP se contempla
integral del producto o que permita su manipulacin y comercializacin, por lo que agrupa
los dos tipos de materiales conocidos: directos e indirectos. En el caso de PROALCA C.A.,
los materiales directos son a su vez subdivididos en materiales macros y materiales micros,
cuya proporcin y combinacin sern establecida por la frmula de cada producto. El
material de empaque (sacos, hilo industrial y las tarjetas de identificacin) constituye el
material indirecto de cada frmula, y es indispensable para la conservacin del producto en
el almacn y su posterior venta.
obreros
dependientes
del
departamento
de
planta,
saber:
operador
del
Dentro de los gastos indirectos de fabricacin existen costos fijos y costos variables.
Los costos fijos generalmente estn representados por remuneraciones de personal que
tiene funciones de apoyo a la produccin.
Cuadro 6.
NOMENCLATURA DE ELEMENTOS
MATERIAS PRIMA
MANO DE OBRA
Para cada producto se debe disear una tabla de estructura de costos que registre la
frmula de materiales a mezclar, el nmero de unidades de material de empaque a utilizar,
el costo unitario de mano de obra estimado por hora de produccin y la tasa
predeterminadas de gastos indirectos de fabricacin a aplicar. Las tablas de costos deben
ser revisadas mensualmente durante el primer ao de funcionamiento del sistema y
trimestralmente a partir del segundo ao.
Debido a que en el proceso productivo de la empresa PROALCA C.A. todos los tipos
de productos presentan la misma estructura de costo, donde slo vara la combinacin de
ingredientes y el tiempo estimado de produccin, en el formato 1 se presenta un modelo de
tabla de estructura de costo por producto, cuya asignacin de materiales y recursos
productivos se establecen en base a la unidad mnima de produccin
de la empresa, un
LNEA DE PRODUCTO:
CDIGO FRMULA:
CANTIDAD FORMULADA:
NOMBRE DE LA FRMULA:
MATERIAS PRIMAS
Macros
Cdigo
Descripcin
1XXXX
Material Macro
1XXXX
Material Macro
Micros
Cdigo
Descripcin
1XXXX
Material Micro
1XXXX
Material Micro
Material de Empaque
Cdigo
Descripcin
1XXXX
Sacos
1XXXX
Tarjetas
1XXXX
Hilo
Cantidad
Costo
Cantidad
Costo
Cantidad
Costo
MANO DE OBRA
Cdigo
Descripcin
2XXXX
Porcin del salarios y dems remuneraciones recepcionista de materia
prima
2XXXX
2XXXX
2XXXX
2XXXX
Descripcin
Consumo de insumos y qumicos para el mantenimiento de la
caldera
3XXXX
Consumo de combustibles y lubricantes
3XXXX
Consumo de energa elctrica
3XXXX
Porcin de los materiales e implementos de seguridad industrial
3XXXX
Porcin de los gastos de pesaje y caletas
3XXXX
Porcin de los gastos por repuestos y servicios de mantenimiento
externos
TASA PREDETERMINADA
Por hora de produccin
Fuente. Agudo (2002)
cumplir dos etapas. En la primera se debe calcular los costos de la hora hombre y en la
segunda se deben distribuir dichos costos a los tickets de mezclas.
el planteamiento de
Prez (1999) a las necesidades del modelo por rdenes de produccin y extiende la
determinacin del costo salarial integral hasta obtener el costo unitario integral por hora de
trabajo, ya que se considera viable la distribucin de los costos de mano de obra en base al
tiempo estimado o consumido en su proceso de transformacin.
contratacin colectiva
vigente para la
Cuadro 7
TABLA DE ANLISIS DE BENEFICIOS CONTRACTUALES
b. Determinar los das pagados: para lo cual se debe adicionar al total de das del
perodo la incidencia en das de las vacaciones, utilidades, Seguro Social, INCE,
Ley de Poltica Habitacional y dems beneficios contractuales convertidos en
das en el anlisis anterior. Para convertir estas obligaciones parafiscales en das
remunerados, se debe multiplicar el nmero de das que posee el perodo (en
este caso 365) por el porcentaje establecido para cada obligacin segn la ley
correspondiente.
(365) esta
Un factor de incidencia del cero punto cuarenta y uno (0,41), como el que se observa
en el cuadro 8 de la siguiente pgina, expresa que el patrono cancela adicional al
salario diario o mensual convenido por da hbil, cero como cuarenta y un veces (0,41)
del salario estipulado. Es por ello que el salario promedio de bolvares cuatro mil
ochocientos (Bs.4.800,00)
PROALCA C.A, se incrementa en un cuarenta y uno punto veintiocho por ciento (41,28
%), equivalentes a bolvares mil novecientos como ochenta y uno con noventa y un
cntimos (Bs.1.981,91), para alcanzar un salario integral de bolvares seis mil
setecientos ochenta y uno con noventa y un cntimos (Bs.6.781,91). En el cuadro 8 se
sintetiza el clculo del salario integral para recepcionista de materia prima de la
empresa PROALCA C.A.
Cuadro 8
TABLA DE ANLISIS DE LA POLTICA DE REMUNERACION
Cuadro 9
TABLA DE CLCULO DE LA HORA HOMBRE PROMEDIO PONDERADA
una o varias bases de aplicacin. Dicho presupuesto puede ser clasificado a su vez en costos
indirectos de fabricacin fijos y costos indirectos de fabricacin variables.
Para determinar la tasa predeterminada de gastos indirectos de fabricacin en el
sistema CCP, se deben seguir dos pasos: primero elaborar el presupuesto de gastos
indirectos de fabricacin fijos y variables; y segundo seleccionar la base de aplicacin
idnea.
En la elaboracin del presupuesto de gastos indirectos fijos o variables, es preciso
definir la capacidad productiva con la cual se considera correcto trabajar. El CCP parte del
criterio de que la capacidad presupuestada o esperada constituye el marco de produccin
real que las pequeas y medianas empresas deben utilizar, debido a que el mercado de stas
es restringido. La capacidad esperada refleja entonces, el nivel de unidades presupuestadas
a colocar en el mercado segn el departamento o unidades de ventas de la empresa.
Dicha unidad en el momento de establecer el nivel presupuestado, adems de estimar
la demanda del producto, considera tambin como lmite el nivel de produccin mximo
obtenible con la tecnologa, los procesos operativos, administrativos y la dinmica de
suministro de insumos que posee la compaa.
Una vez definida la capacidad presupuesta a fabricar, se listan los gastos indirectos
fijos y variables que se estima consumir para ese nivel de produccin.
Por su parte, la seleccin de la base de aplicacin debe partir de la identificacin de la
unidad de medida que mejor representa el nivel de produccin presupuestado, considerando
los siguientes criterios:
Complejidad del proceso productivo: donde se debe observar la tecnificacin
del proceso y las variaciones del mismo, dependiendo de los tipos de
productos.
Consumo de los recursos: a partir del cual se debe analizar la existencia de
elementos de costos con mayor importancia, y la relacin de dependencia
entre el consumo de los recursos utilizados.
Factibilidad y costos de medicin: de forma tal que la posible unidad de
medida definida con los dos criterios anteriores, pueda ser cuantificada sin
entorpecer las actividades normales de produccin, y sin que ello implique
costos administrativos u operativos superiores al valor de la informacin.
Al aplicar los criterios anteriores a la empresa estudiada, la base de aplicacin
seleccionada fue el tiempo de produccin, medida en horas; las razones que justifican tal
decisin son las siguientes:
En la empresa el proceso de produccin se encuentra altamente mecanizado y es
homogneo para todos los productos, por lo que la rapidez del mismo es
determinada por los ingredientes que componen las mezclas.
Al analizar el flujo productivo se observa que puede ser fcilmente registrado en los
formatos de ticket de mezclas, el tiempo de produccin o las horas mquinas
utilizadas de todas las etapas hasta llegar al proceso de ensacado. En esta etapa el
ritmo de produccin es definido por la mano de obra indirecta, por lo que las horas
de trabajo de la
indirecta consumido. Por tal motivo slo es viable operativamente utilizar la base de
aplicacin tiempo de produccin.
4. Base de Datos
La base de datos preliminar ha sido diseada a partir de los grupos de datos ms
importantes y las funciones principales del sistema. La estructura que se presenta a
continuacin ha sido diagramada utilizando el Microsoft Access 2002 y no pretende ser un
marco de accin limitante para los especialistas en informtica, sino una idea inicial de la
data que requiere el sistema para operar.
la
administracin
de
la
empresa
mejore
los
procedimientos
administrativos
Compra de materiales
Dimensin:
Control de materiales
Pasos
planificacin
Dimensin:
Control de materiales
Pasos
la
materia
se rechaza la materia
prima.
6. El encargado de planta ordena al recepcionista de la materia prima que
proceda con la descarga de la materia prima en los silos de almacenamiento.
7. El obrero encargado de la recepcin de la materia prima procede, junto con el
transportista, a pesar de nuevo la unidad vaca o tara, y entrega la boleta de
pesaje al encargado de planta.
8. El encargado de planta determina el peso real del material recibido segn las
boletas de pesajes, y coteja la cantidad con lo especificado en la nota de entrega.
Sella la orden de entrega,
Dimensin:
Control de materiales
Pasos
mezcladora,
el
encargado
del
microprocesador
ordena
la
al
encargado del
microprocesador
real de fabricacin.
Formato 2
TICKET DE MEZCLA
Dimensin:
En caso de ser horas extras de mano de obra indirecta u horas extras del
personal de produccin consumidas por actividades de mantenimiento a
los equipos, se registraran dentro de los gastos indirectos de fabricacin
reales.
Formato 3
CONTROL DE HORAS EXTRAS
Dimensin:
Dimensin:
Dimensin:
Dimensin:
Formato 4
ORDEN DE PRODUCCION