Manual introdutrio para lanamentos e ajustes na Escriturao Fiscal Digital

1 Conceito de EFD.
2 Programa Validador e Assinador PVA.
3 Retificao da EFD.
4 Estrutura do arquivo digital e forma de preenchimento (blocos, registros e campos).
5 Ajustes.
5.1 Objetivo.
5.2 Ajustes de Documento;
5.3 Ajustes de Apurao.
1 Conceito de EFD:
A Escriturao Fiscal Digital EFD um arquivo digital constitudo de um conjunto de escrituraes de
documentos fiscais e de outras informaes de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da
Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apurao de impostos referentes s operaes e prestaes
praticadas pelo contribuinte.
A EFD-ICMS/IPI a escriturao fiscal do contribuinte e deve ser apresentada em conformidade com as
disposies previstas na legislao tributria. A EFD-ICMS/IPI substitui a escriturao de livros em papel
{Registro de Entradas; Registro de Sadas; Registro de Inventrio; Registro de Apurao do IPI; Registro de
Apurao do ICMS; CIAP; e Controle de Produo e Estoque (este, a partir de jan./2016)} e dispensa o
contribuinte da entrega de arquivos Sintegra (exceto em casos de regime especial).
Conforme Art. 50 da Parte 1 do Anexo VII do RICMS/02:
Art. 50 - O contribuinte observar o disposto no Ato COTEPE ICMS n 9, de 18 de abril de 2008, para a
gerao do arquivo relativo Escriturao Fiscal Digital, quanto definio dos documentos fiscais e as
especificaes tcnicas do leiaute.

O Ato COTEPE ICMS n 9/2008 institui o Manual de Orientao do Leiaute da Escriturao Fiscal
Digital EFD, e determina tambm que deve ser observado o Guia Prtico da Escriturao Fiscal Digital.
Regra geral, se existir a informao, o contribuinte est obrigado a prest-la. A omisso ou inexatido de
informaes poder acarretar penalidades e a obrigatoriedade de reapresentao do arquivo integral, de acordo
com as regras estabelecidas pela Administrao Tributria.
Art. 96. So obrigaes do contribuinte do imposto, observados forma e prazos estabelecidos na legislao
tributria, alm de recolher o imposto e, sendo o caso, os acrscimos legais:
IV - elaborar, preencher, exibir ou entregar ao Fisco documentos, programas e arquivos com registros
eletrnicos, comunicaes, relaes e formulrios de interesse da administrao tributria, relacionados ou
no com sua escrita fiscal ou contbil, quando solicitado ou nos prazos estabelecidos pela legislao
tributria. (art. 96, inciso IV, do RICMS/02).

Dessa forma, a omisso de informaes dos registros e campos do tipo OC (obrigado, caso ocorra)
infrao legislao tributria mesmo que o arquivo seja validado pelo Programa Validador e Assinador
(PVA) sem que essas informaes tenham sido prestadas.
Na ocorrncia de qualquer das situaes abaixo, que dizem respeito aos arquivos eletrnicos referentes
emisso de documentos fiscais e escriturao de livros fiscais (no caso especfico a EFD), fica o contribuinte
sujeito penalidade prevista no Inciso XXXIV do art. 54 da Lei 6.763/75, no total de 5.000 (cinco mil)
UFEMG por infrao:

por deixar de entregar arquivos da EFD ou entregar em desacordo com a norma legal;
pela entrega em desacordo com a intimao do fisco;
por deixar de manter ou manter em desacordo com legislao tributria.

Observa-se que tal penalidade poder ser reduzida at 50% do valor, caso a irregularidade seja sanada e
o pagamento integral ocorra no prazo de 30 dias da publicao da deciso do Conselho de Contribuintes. ( 13
do art. 53 da Lei n 6.763/75).

2 Programa Validador e Assinador PVA.

A transmisso do arquivo digital relativo EFD ser feita com a utilizao do Programa Validador e
Assinador (PVA-EFD) at o dia 25 (vinte e cinco) do ms subsequente ao perodo de apurao, conforme o
art. 54 da Parte 1 do Anexo VII do RICMS/02.
O PVA o programa desenvolvido pelo Serpro, sob orientao da RFB e das UFs, com a finalidade de
validar e assinar a EFD, ou tambm para sua escriturao, apesar de ser menos prtico e funcional do que os
programas comerciais disponveis do mercado. Por exemplo: o PVA no importa as NFes referentes ao perodo.
Estas informaes devem ser inseridas manualmente pelo contribuinte, inclusive a chave de acesso da NFe.
Caso o contribuinte possua aplicativo prprio, o PVA importa a escriturao para valid-la e assin-la.
Vale destacar que a validao do arquivo pelo PVA no significa que suas informaes estejam corretas
ou completas, apenas que esto dentro dos padres de leiaute previstos no Ato COTEPE 09/08.
Para a transmisso do arquivo, o contribuinte deve utilizar o programa: Receitanet. Esse programa
tambm foi desenvolvido pelo Serpro e est disponvel para download no Portal Nacional do SPED.
Tambm est disponvel o programa Receitanet-BX. Trata-se de um baixador de arquivos EFD que
disponibiliza as informaes para as pessoas habilitadas a transmitir a EFD, alm das UFs. Requer o uso de
assinatura digital. Por meio deste aplicativo, o contribuinte tambm pode recuperar as suas EFDs perdidas.
3 Retificao da EFD:
A norma prevista no art. 58 da Parte 1 do Anexo VII do RICMS/02 prev a possibilidade de retificao
da EFD. Todavia, essa retificao dever ser feita atravs de um novo arquivo digital, validado e assinado pelo
PVA-EFD, em substituio ao arquivo transmitido anteriormente, ou seja, existe somente a retificao total do
arquivo.
Conforme Ajuste Sinief 02/2009, aps o ltimo dia do terceiro ms subsequente ao encerramento do
ms da apurao, o contribuinte mineiro poder retificar a EFD (original j transmitida) apenas mediante
autorizao a ser requerida por meio do SIARE. At este prazo, o contribuinte mineiro poder transmitir a EFD
substituta independentemente de autorizao prvia.
4 Estrutura do arquivo digital da EFD (blocos, registros e campos):
O arquivo digital da EFD constitudo pelo agrupamento dos blocos que formam a escriturao de um
perodo. Os blocos so formados por registros (de abertura; de dados; e de encerramento), sendo que cada um
deles se refere a um agrupamento de documentos e de outras informaes econmico-fiscais. Por sua vez, cada
registro composto de campos, os quais contm dados que devem ser apresentados de forma sequencial e
conforme estabelecido no leiaute do respectivo registro.
BLOCO
0
C
D
E
G
H
K
1
9

DESCRIO
Abertura, Identificao e Referncias
Documentos fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI)
Documentos fiscais II Servios (ICMS)
Apurao do ICMS e do IPI
Controle do Crdito de ICMS do Ativo Permanente CIAP (a partir de 01/2011)
Inventrio Fsico
Controle de Produo e Estoque (a partir de 01/2016)
Outras Informaes
Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Desta forma, conforme quadro acima, os lanamentos feitos nos Blocos C e D equivalem queles dos
livros de Registros de Entrada e Registros de Sada; os lanamentos feitos no Bloco E equivalem queles
dos livros de Registro de Apurao do IPI e Registro de Apurao do ICMS; e assim sucessivamente.

Exemplo de Registros do Bloco C: Abertura (C001); Dados (C100)...; e Encerramento (C990).

Bloco Descrio
C
Abertura do Bloco C
C
Documento - Nota Fiscal (cdigo 01), Nota Fiscal Avulsa (cdigo 1B),
Nota Fiscal de Produtor (cdigo 04), Nota Fiscal Eletrnica (cdigo 55)
e Nota Fiscal Eletrnica para Consumidor Final (cdigo 65)
C
...
C
Encerramento do Bloco C

Reg.
C001
C100

Nvel
1
2

Ocor.
1
V

...
C990

...
1

...
1

Observaes:
a A estrutura de dados est organizada na forma hierrquica (Pai-Filho), cuja relao est definida
pelo nvel. Os registros de abertura e encerramento so de nvel 1. J os registros de dados so de nvel 2
(ou mais). Tendo em vista essa hierarquia, considera-se que os registros do nvel 2 so filhos do registro
de nvel 1, os de nvel 3, filhos do registro de nvel 2 e assim sucessivamente.
Exemplo: o registro-filho C405 contm informaes da Reduo Z (contadores e valores), cuja
identificao dos equipamentos de ECF est presente no registro-pai C400.
b Os registros filhos devem ser lanados logo aps o registro pai. Um registro dependente
("Registro Filho") detalha o registro principal e traz a indicao do nvel do registro. Nesta forma de
organizao dos registros, o registro-filho est sempre vinculado ao registro-pai, onde a informao existente no
registro-pai se completa no registro-filho.
A gerao do arquivo requer a existncia de pelo menos um "Registro Pai" quando houver um Registro
Filho.
Como exemplo, havendo mais de um registro C100, aps o primeiro, todos os seus filhos devem
ser informados e, s ento, o prximo registro C100 deve ser informado, conforme ilustrao abaixo:
Nv1 Nv2 Nv3 Nv4 OCOR.

DESCRIO

C001

Abertura do Bloco C

Documento - Nota Fiscal (n 000000100)

C170

1:N

Complemento de Documento - Itens do Documento

C190

1:N

Registro Analtico do Documento

C195

1:N

Complemento do Registro Analtico - Observaes do Lanamento Fiscal

C100

C197 1:N
C100

Outras Obrigaes Tributrias, Ajustes e Informaes provenientes de Docum. Fiscal

Documento - Nota Fiscal (n 000000101)

C170

1:N

Complemento de Documento - Itens do Documento

C190

1:N

Registro Analtico do Documento

c Os registros so compostos por CAMPOS a serem preenchidos com os dados em uma formatao
especfica e separados por caracteres "|" (Pipe), conforme Guia Prtico da EFD.
Por exemplo, no Registro C001 devero ser preenchidos os campos 01 REG e 02 IND_MOV.
REGISTRO C001: ABERTURA DO BLOCO C
N
Campo
Descrio
01
Texto fixo contendo "C001"
REG
02
Indicador de movimento:
IND_MOV
0- Bloco com dados informados;
1- Bloco sem dados informados
Nvel hierrquico - 1
Ocorrncia - um por arquivo

Tipo
C
C

Tam
004
001

Dec
-

Obrig
O
O

Sendo apresentado como:

ou:

|C001|0|
|C001|1|

d Tipos de ocorrncias dos registros:

Ocorrncia

Descrio

deve figurar uma nica vez no arquivo;

1:1

dever haver um nico registro filho para o respectivo registro pai;

1:N

significa que podem haver vrios registros filhos para o respectivo registro pai.

e Obrigatoriedade dos registros:

Cdigo

Obrigatoriedade

O registro sempre obrigatrio;

OC

O registro obrigatrio, caso haja informao a ser prestada;

O(...)

O registro obrigatrio se atendida a condio;

O registro no deve ser informado.

f Definio de perfil a ser utilizado pelo contribuinte mineiro para gerao da EFD:
Art. 52. Para a gerao do arquivo digital relativo Escriturao Fiscal Digital, o contribuinte dever:
I - adotar o leiaute correspondente ao perfil B, conforme estabelecido no Ato COTEPE 9, de 2008;
II - observar as seguintes tabelas relativas ao lanamento e apurao do ICMS estabelecidas mediante
Portaria da Superintendncia de Arrecadao e Informaes Fiscais (SAIF):
a) de ajustes dos saldos da apurao do ICMS;
b) de informaes adicionais da apurao - valores declaratrios; e
c) de ajustes e informaes de valores provenientes de documento fiscal;
d) de tipos de utilizao dos crditos fiscais - ICMS.
1 O contribuinte que prestar servio de distribuio de energia eltrica ou de comunicao nas
modalidades de rdio, televiso ou telecomunicao, dever adotar o leiaute correspondente ao perfil A.
2 A critrio do Fisco, outros contribuintes podero ser obrigados a adotar o leiaute correspondente ao
perfil A.

5 AJUSTES
5.1 Objetivo:
Nos documentos fiscais existem dois campos especficos para destaque: do ICMS relativo operao
prpria e do ICMS devido a ttulo de substituio tributria.
Para efetuar o lanamento dos demais valores de ICMS que no possuem campo especfico no
documento fiscal, lana-se mo dos AJUSTES DE ICMS, que tm como objetivo completar, esclarecer e/ou
incluir informaes relativas aos documentos fiscais ou apurao dos impostos abrangidos na EFD.
Na execuo dos ajustes, o contribuinte dever se reportar s Tabelas de Cdigos previstas no inciso II
do art. 52 da Parte 1 do Anexo VII do RICMS/02

Existem dois tipos de ajustes: AJUSTES DE DOCUMENTO e AJUSTES DE APURAO.

5.2 AJUSTES DE DOCUMENTO.
Os AJUSTES DE DOCUMENTO so lanados pelo contribuinte ao longo do ms, de acordo com a
legislao da unidade federada onde est estabelecido. So informaes relevantes para a apurao do ICMS
(diferencial de alquota, antecipao de imposto e outras situaes), extradas de Nota Fiscal ou CT-e, por
exemplo, lanados no perodo.
So tipos de AJUSTES DE DOCUMENTO: diferencial de alquota; recolhimentos antecipados;
impostos que tm clculo detalhado em informaes complementares do documento fiscal (registro C110) ou
em observaes do lanamento dos livros fiscais (registro C195); impostos que no constam do documento
fiscal, mas que tem sua origem neste.
Os AJUSTES DE DOCUMENTO so apresentados nos Blocos C e D e lanados como registros
C195/D195 - Observaes (Nvel 3), junto com os respectivo(s) registro(s) filho(s) C197/D197 - Ajustes (Nvel
4), ambos filhos do registro C100/D100 (Nvel 2).
Os registros C195/D195 equivalem coluna Observaes dos livros fiscais Registro de Entrada ou
Registro de Sada e fazem referncia tabela de observaes cadastradas pelo contribuinte nos registros
0460 Tabela de Observaes do Lanamento Fiscal. Assim, o registro C195/D195 deve ser gerado toda
vez que a legislao faz meno a anotaes que, antes, deveriam ser lanadas na coluna Observaes dos
livros fiscais fsicos.
Os detalhamentos do AJUSTE DE DOCUMENTO (registros C197/D197) podem se referir ao
documento como um todo ou a determinado item do documento e so registros dependentes (filhos) do registro
C195/D195, referentes s observaes. Objetivam detalhar outras obrigaes tributrias, ajustes e
informaes de valores do documento fiscal, que podem ou no alterar o clculo do valor do imposto,
apresentando ou no reflexos no Bloco E.
Observaes:
a Podem ser lanados mais de um ajuste para o mesmo documento e/ou item de documento
(Ocorrncia 1:N dos registros C195/D195 e C197/D197).
b Os AJUSTES DE DOCUMENTO determinados por Minas Gerais devem ser utilizados somente
por contribuintes mineiros, quando se referirem s informaes e apuraes dos impostos devidos a Minas
Gerais.
Para lanamentos de ajustes de valores referentes s apuraes de outro Estado (ex.: apurao de
ICMS/ST), devero ser utilizados os cdigos de Ajustes de Apurao estabelecidos pelo Estado para o qual
o imposto devido.
c Para se dar mais clareza escriturao fiscal, deve-se se dar preferncia para a utilizao de
AJUSTES DE DOCUMENTO sobre os AJUSTES DE APURAO.
5.3 AJUSTES DE APURAO.
Os AJUSTES DE APURAO so informados no Bloco E (registros E111 para ICMS e E220 para
ICMS/ST). So utilizados para registar valores que influenciam na apurao do ICMS, cuja mensurao
depende de informaes globais do perodo, mas que no necessariamente tiveram origem determinada por um
documento fiscal especfico.
Equivalem aos valores registrados, por fora da legislao, nos campos Outros Dbitos, Estorno de
Crditos, Outros dbitos e Estorno de Dbitos do livro Registro de Apurao do ICMS.
So exemplos desse tipo de ajuste: o lanamento de informaes sobre crdito presumido; de deduo
por incentivo cultura; e de recebimento de crditos em transferncia.
Devero ser lanados como AJUSTES DE APURAO, aps o fechamento do ms, os crditos e
dbitos:

a) que tiveram a origem determinada por um documento fiscal (Modelo 1 e 1A, Avulsa, Produtor e NF-e),
lanado no perodo da EFD, quando o lanamento de ajuste por documento ainda no tenha um
cdigo especfico definido pelo Estado;
b) autorizados por ato administrativo ou pela legislao do Estado e para o qual no h exigncia de
emisso de um documento fiscal especfico;
c) que tm como origem um documento fiscal escriturado em ms anterior, sem o devido reflexo na
apurao do ICMS daquele ms; ou emitido em um perodo posterior ao de referncia da EFD e cujo
reflexo na apurao deva ser efetivado em perodo diverso daquele em que foi escriturado o documento;
d) declarados por contribuintes de outras UF, nas apuraes de ICMS/ST devido UF diferente da sua
localizao, referentes a outros dbitos ou dbitos especiais, mesmo os que tiveram a origem
determinada por um documento fiscal, visto que os Ajustes de Documento somente provocam
reflexos nas apuraes do imposto devido UF onde est localizado o contribuinte.
Na apurao ICMS relativo s operaes prprias, para lanamento dos AJUSTES DE APURAO
devero ser utilizados os registros E111 e seus respectivos registros filhos. Por outro turno, na apurao do
ICMS/ST sero utilizados os registros E220 e seus respectivos registros filhos.
Observaes:
a Existem cdigos de AJUSTES DE APURAO, cujo quarto caractere igual a 9( MG091001
Apropriao de crdito por exportao - detentor original; MG091002 Apropriao de crdito por
sada com diferimento, por exemplo), que so utilizados, excepcionalmente, nos registros 1200 da EFD
(CONTROLE DE CRDITOS FISCAIS - ICMS) da EFD. Esse registro serve para controlar os saldos de
crditos fiscais do ICMS de forma separada da conta grfica do mesmo. Desse modo, por meio do
lanamento das informaes prestadas pelo contribuinte nesse registro, sero controlados os crditos de ICMS
recebidos em transferncia, os relativos a incentivos (como cultura ou esporte), os oriundos de benefcios
fiscais concedidos ou ainda os crditos acumulados em razo do tipo de operao da empresa. Mais detalhes
sobre os lanamentos no registro 1200 constam do manual especfico sobre o assunto.
b A codificao dos Ajustes dos saldos da apurao do ICMS e Ajustes e Informaes de Valores
Provenientes de Documento Fiscal possuem a estrutura definida nos itens 5.1.1 e 5.3, respectivamente, do Ato
Cotepe 09/2008.
Assim, considerando os dgitos iniciais dos cdigos, podemos identificar o reflexo do lanamento desses
ajustes na apurao.
c A tabela 5.2 desse Ato Cotepe 09/2008 TABELA DE INFORMAES ADICIONAIS DA
APURAO - VALORES DECLARATRIOS servir como base para futura substituio da DAPI e
VAF/DAMEF pela EFD, permitindo informaes especficas nos registros E115.
d A tabela 5.5 desse Ato Cotepe 09/2008 TABELA DE TIPOS DE UTILIZAO DOS CRDITOS
FISCAIS ICMS" serve para identificar como esto sendo utilizados os crditos de ICMS cadastrados no
registro 1200. Mais detalhes sobre os lanamentos no registro 1200 constam do manual especfico sobre o
assunto.
e As tabelas dos cdigos devem ser consultadas no site da RF/SPED Fiscal e atualizadas no PVA
(Menu Tabelas Atualizar Tabela): http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-fiscal/tabelas-decodigos.htm