ORIENTACIONES PARA LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA

DE RECURSOS, DE UN EJERCICIO ECONMICO FINANCIERO O PERODO

DETERMINADO, DE LOS RGANOS DEL PODER PBLICO NACIONAL, ESTADAL,
DISTRITAL, MUNICIPAL, Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS.

Elaborado por:
YASN- COFAE

Revisado y validado por;

Direccin General Tcnica Oficio N 03-00-029 del 19-02.2015

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PRESENTACIN
Desde el Instituto de Altos Estudios de Control Fiscal y Auditora de Estado
Fundacin Gumersindo Torres COFAE, cuya razn de ser es la formacin de las
servidoras, servidores pblicos, ciudadanos y ciudadanas en materia de control de
la gestin pblica para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Control Fiscal,
me permito presentar las Orientaciones para la Formacin y Participacin de la
Cuenta de Recursos, de un Ejercicio Econmico Financiero o Perodo Determinado
de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal, y sus Entes
Descentralizados, que servir de gua para que las mximas autoridades y sus
cuentadantes o responsables, cumplan con lo previsto en la Resolucin N 01-00000167 de fecha 20 de agosto de 2014, emanada de la Contralora General de la
Repblica, y publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, donde se dictaron las Normas
para la Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas
de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados.
Esta contribucin se realiza con el fin de unificar criterios y establecer
lineamientos que faciliten la rendicin de cuentas como principio bsico de la
Administracin Pblica Venezolana, para as garantizar el logro de los objetivos de
las instituciones, el buen funcionamiento de la gestin de Gobierno, y la
consolidacin de una nueva cultura de apertura de la informacin, transparencia
y comunicacin entre el Estado y el Poder Popular.
Por ltimo, quiero reafirmar nuestro compromiso de seguir capacitando en
reas especializadas, y en particular con la formacin, participacin, rendicin,
examen y calificacin de las cuentas, para lo cual dispondremos de espacios
informativos y de opinin tcnica que procure mejoras en el mbito del control
fiscal, en pro de erradicar el flagelo de la corrupcin.

ELMO ANTONIO BELL SMITHE DURAN

Presidente COFAE

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CONTENIDO
1.INTRODUCCIN................................................................................................................ 3
2.DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA ................................................ 6
1.1. Aspectos Generales ................................................................................................ 7
1.1.1. De la Cuenta y los Cuentadantes ................................................................... 7
1.1.2. Del Ejercicio Econmico Financiero .............................................................. 10
1.1.3. De la Participacin al rgano de Control Fiscal ......................................... 10
3.DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA ....... 11
1.2. Relacionada con el Sistema de Control Interno ................................................ 12
1.2.1. Organizativos ................................................................................................... 12
1.2.2. Planificacin y Gestin ................................................................................... 13
1.2.3. Contable .......................................................................................................... 14
1.2.4. Administrativo................................................................................................... 14
1.2.5. Presupuestario ................................................................................................. 15
1.2.6. Financiero ......................................................................................................... 17
1.3. Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros. ..................................... 18
1.4. Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos) ............................................... 20
1.5. Relacionada con los Bienes Pblicos .................................................................. 25
1.5.1. Proveeduras y Almacenes ............................................................................. 26
4.DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS................................ 27
5.DE LAS SANCIONES ........................................................................................................ 28
6.DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................... 29

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1.

INTRODUCCIN
Las

presentes

orientaciones

tienen

como

finalidad

establecer

los

lineamientos generales que deben conocer los Cuentadantes y Responsables

de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus
Entes Descentralizados, para la organizacin de los soportes y documentos
necesarios para la formacin y participacin de la cuenta de recursos
correspondiente a un ejercicio econmico financiero o perodo determinado,
de acuerdo con la normativa aplicable y los principios de rendicin de
cuentas, eficiencia, eficacia, transparencia y oportunidad.
La norma rectora en materia de rendicin de cuentas, se encuentra prevista
en el artculo 141 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
y establece que la Administracin Pblica se fundamenta en los principios de
honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia,
rendicin de cuentas y responsabilidad.
Con el propsito de desarrollar la disposicin constitucional antes
mencionada, as como otras contenidas en el ordenamiento jurdico
venezolano, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, prev en su artculo 51 la obligacin de
rendir cuentas a cargo del responsable de la administracin, manejo y
custodia de recursos pblicos de los rganos y entes, mediante los cuales se
ejerce el Poder Pblico a nivel nacional, estadal, distrital y municipal, en la
forma, oportunidad y ante el rgano de control fiscal que determine la
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Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que sera publicada

en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Para cumplir con este mandato de carcter legal, la Contralora General de
la Repblica mediante Resolucin N 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de
2014, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, dict las Normas para la
Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de
los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados, en las cuales asign la competencia para realizar el
examen de las cuentas y otras actuaciones derivadas del mismo, adems de
la Contralora General de la Repblica, a los rganos de Control Fiscal
Externos e Internos de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital,
Municipal, y sus Entes Descentralizados.
En las referidas Normas se prev, en los artculos 12, 13, 14 y 15 la
responsabilidad atribuida al cuentadante de formar y participar la cuenta al
rgano de control fiscal correspondiente, para su examen.
Atendiendo la obligacin que tienen las mximas autoridades de los
rganos y entes de los Poderes Pblicos, as como sus Cuentadantes o
Responsables, se ha elaborado las presentes orientaciones, para que sirva
como una gua en la preparacin y formacin de la Cuenta, que constituye el
conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y dems
documentos

que

demuestren

formal

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materialmente

los

actos

de

administracin, manejo o custodia de los recursos (Ingresos, Fondos y Bienes)

en un ejercicio econmico financiero o perodo determinado, segn
corresponda, as como la informacin sobre la programacin de metas y
objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin.
Las presentes orientaciones contienen los aspectos bsicos que deben
tomar en consideracin para la formacin y participacin de la Cuenta de
Recursos de los ejercicios econmicos financieros a partir del 2014, inclusive,
por tanto, sus previsiones no son taxativas ni limitativas y podrn ser adaptadas
y formar parte de las normativas que comprende el Sistema de Control Interno
implementado en cada rgano o ente.
La documentacin bsica para la formacin de la cuenta contenida en
estas orientaciones es indicada a ttulo de referencia, ya que puede variar en
funcin del rgano o Ente, nivel territorial y el tipo de operaciones sujetas a
rendicin, sin menoscabo que el rgano de control fiscal, pueda requerir
documentacin y/o informacin adicional, con ocasin del examen de la
cuenta que le corresponde realizar, conforme a las funciones y potestades
previstas en las normativas que regulan su organizacin y funcionamiento.
Es necesario destacar que, la formacin oportuna y completa de la cuenta
por parte de los responsables, facilitar la participacin y rendicin de la
misma ante el rgano de control fiscal correspondiente, y permitir a este
ltimo practicar el examen y calificar la cuenta, conforme al principio de
oportunidad del control.
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2.

DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA

Aspectos Generales
En atencin con lo dispuesto en el artculo 51 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
quienes administren, manejen o custodien recursos pblicos, estn obligados
a formar cuenta de las operaciones y resultados de su gestin. La rendicin
de cuenta implica: la obligacin de demostrar formal y materialmente la
correccin de la administracin, manejo o custodia de recursos.
Conforme con lo previsto en el artculo 53 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
el cuentadante que cese en sus funciones antes de la oportunidad fijada
para la formacin y rendicin, previo a la separacin del cargo, est
obligado a formarla y rendirla de acuerdo con lo previsto en el artculo 51 de
la referida Ley y al artculo 14 de las Normas para la Formacin, Participacin,
Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los rganos del Poder
Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.
De la Cuenta y los Cuentadantes
En los rganos de la Administracin Pblica Nacional, Estadal, Distrital,
Municipal y sus Entes Descentralizados, se proceder a formar una (1) sola
cuenta integral de recursos (ingresos, fondos, y bienes pblicos) por ejercicio

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econmico financiero o perodo determinado, para lo cual se designar un

(1) solo cuentadante principal, salvo en aquellos casos donde existan
dependencias de ingresos o rentas separadas y desvinculadas de la
administracin de los fondos o bienes, (Ejemplo: Servicios Desconcentrados),
en cuyo caso pudieran existir cuentadantes adicionales como responsables
de las dependencias de ingresos, rentas o Servicios Desconcentrado, quienes
tendrn la obligacin de formar, participar y rendir en la misma oportunidad
la cuenta, conjuntamente con el cuentadante principal o responsable de
gastos y bienes.
En la formacin y participacin de la cuenta, el o los responsables debern
resguardar los documentos en la dependencia correspondiente y garantizar
el buen estado de los mismos, manteniendo un orden cronolgico y
correlativo de los soportes que demuestren formal y materialmente la
administracin y el manejo de los recursos, que permitan su cotejo con los
sistemas automatizados adoptados en el rgano u ente. En este sentido, los
documentos que justifiquen las operaciones debern estar ordenados en
fsico u otro medio electrnico (digital) y contener claramente su numeracin
y fechas, as como los datos de los beneficiarios o contribuyentes, conceptos,
imputaciones presupuestarias, nombre y firmas de los funcionarios autorizados
para liquidar y recaudar ingresos o rentas, asumir compromisos y ordenar
pagos, as como los sellos hmedos o electrnicos de las dependencias.
Cabe sealar que las mximas autoridades de los rganos y Entes, debern
mediante acto administrativo, designar el o los cuentadante responsables de
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la administracin, manejo o custodia de recursos en el ejercicio econmico

financiero o perodo determinado sujeto a la formacin de la cuenta, quienes
tendrn la obligacin de prepararla, formarla y notificar al rgano de control
fiscal correspondiente. Dichas designaciones debern ser informadas
oportunamente al rgano de control fiscal.
Los cuentadantes estn sujetos a las acciones resarcitorias y sancionatorias
a que haya lugar, con ocasin del desempeo de sus funciones en la
administracin de fondos y bienes pblicos.
Las mximas autoridades de los rganos y entes deben garantizar el
establecimiento

de

un

adecuado

sistema

de

control

interno,

para

salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin

presupuestaria, financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa
y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas
prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.
Igualmente, es necesario establecer procedimientos internos, con el
propsito que la informacin que conforma la cuenta fluya oportunamente y
haya sido objeto de registro para mantener los sistemas contables al da.
Es necesario aclarar que, la formacin de la cuenta no constituye un
proceso adicional de archivo y ordenacin separada, sino que est
estrechamente vinculada con los sistemas de control interno establecidos en
cada rgano y ente, as como con las actividades administrativas diarias en
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materia de ingresos, fondos y bienes, cuya finalidad es poner a disposicin

del

rgano

de

control

fiscal

correspondiente,

la

documentacin

debidamente organizada que justifique que la administracin, manejo y

custodia permitieron el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales
en un perodo determinado.
Del Ejercicio Econmico Financiero
Queda entendido para todos los rganos de la Administracin Pblica
Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, que el
ejercicio econmico financiero o perodo determinado comprender todas
las operaciones de recursos (ingresos, fondos y bienes pblicos), realizadas
durante el lapso comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de
cada ao.
De la Participacin al rgano de Control Fiscal
A los fines de cumplir con la obligacin de carcter legal de demostrar
formal y materialmente el manejo de los recursos, el cuentadante tiene la
responsabilidad de formar la cuenta, debidamente completa, organizada,
enumerada y clasificada, as como de participar por escrito al rgano de
control fiscal correspondiente, que la misma se encuentra formada y lista
para su examen, dentro de los noventa (90) das continuos al cierre del
ejercicio econmico financiero o perodo determinado.

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Cabe sealar que, al momento de participar por escrito que la cuenta se

encuentra formada y lista para su examen, se debe anexar un listado o
relacin de todos los documentos, registros y saldos que la conforman,
incluyendo los aspectos organizativos, de planificacin, gestin, contables,
administrativos, presupuestarios y financieros a los que se refieren las
presentes orientaciones.
Efectuada la participacin, el rgano de control fiscal correspondiente,
proceder dentro de los sesenta (60) das hbiles siguientes, a realizar una
revisin preliminar de la cuenta para verificar su correcta formacin, en cuyo
caso, emitir constancia de su recepcin, con lo cual se considerar rendida.
Cuando se detecten deficiencias en su formacin, se levantar un acta para
dejar constancia de dichas circunstancias y se fijar un lapso, que no
exceder de veinte (20) das hbiles, contados a partir de la fecha de
suscripcin de la misma, para que stas sean subsanadas.

3.

DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA

La documentacin indicada en las presentes orientaciones, constituye solo
una gua para la formacin de la cuenta y debe ser asimilada segn el caso,
a los distintos mbitos de competencia funcional, territorial y particularidades
de los rganos y entes sujetos a rendicin de cuentas, as como a la
normativa que le sea aplicable.

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En tal sentido, estas orientaciones no son de carcter limitativo, por tanto se

considera que los soportes bsicos indispensables para demostrar formal y
materialmente el manejo de los recursos para la formacin y participacin de
la cuenta, son los que se mencionan a continuacin:
Relacionada con el Sistema de Control Interno
Organizativos
Estructura Organizativa, formalmente aprobada por la Mxima Autoridad
del rgano o Ente, rgano de Adscripcin y por el rgano Rector
competente en la materia (Ministerio del Poder Popular de Planificacin o
su equivalente en los diferentes niveles territoriales), debidamente
actualizada y publicada.
Filosofa institucional, actualizada y aprobada por la mxima autoridad,
donde conste la Misin, Visin, Valores, Principios y Objetivos.
Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los miembros
del cuerpo colegiado (Junta Directiva, Directorio), Presidente, Ministro, y de
las Comisiones de Contrataciones Pblicas del rgano o Ente.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la mxima autoridad
designa al Cuentadante o Responsable de formar, participar y rendir la
cuenta, as como de los Cuentadantes o Responsables Adicionales segn
el caso, dadas las caractersticas del rgano o Ente.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la mxima autoridad
delega la facultad de ordenar compromisos, pagos y manejo de cuentas
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bancarias o instrumentos financieros, en funcionarios de alto nivel adscritos

a ellos, donde conste el monto lmite y los conceptos de gastos objeto de
delegacin, dadas las caractersticas del rgano o Ente.
Normativa legal aplicable al perodo de la cuenta a formar y sujeta a
rendicin, segn el mbito de competencia que corresponda y vinculada
a la misma.
Manuales de Organizacin vigentes para el perodo de la cuenta a formar y
sujeta a rendicin.
Instrumentos

normativos

debidamente

aprobado

por

las

mximas

autoridades, que sustente el Sistema de Control Interno del rgano o Ente,

tales como: Manuales de Normas y Procedimientos,
Procedimientos

del

Sistema

de

Modificaciones

Manuales de

Presupuestarias

Reprogramacin de la Ejecucin del Presupuesto, Manuales de Control de

Riesgos, Sistemas de Indicadores, Puntos de Cuenta, Agendas del
Directorio, entre otros, vinculados con las reas objetos de la cuenta.
Planificacin y Gestin
Plan Estratgico y Operativo Anual Institucional debidamente suscrito y
aprobado

oficialmente,

que

corresponda

al

ejercicio

econmico

financiero a rendir, con sus modificaciones o reprogramaciones fsicas y

presupuestarias si las hubiere.
Informe de Gestin del rgano o Ente correspondiente al ejercicio
econmico financiero a rendir. (slo en caso de estar disponible para el
momento de la participacin de la cuenta).
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 Reportes utilizados a travs de indicadores de gestin

Contable
Libros

principales

auxiliares,

registros

ajustes

que

aseguren

el

cumplimiento de los principios de contabilidad e informacin contable,

adaptados a las Normas Generales de Contabilidad Pblica de la
Repblica u otras normas e instrucciones emanadas de la ONCOP (Oficina
Nacional de Contabilidad Pblica) en el marco del Sistema Nacional de
Contabilidad Pblica.
Estados Financieros correspondientes al ejercicio econmico financiero
sujeto a rendicin, elaborados de conformidad con la Norma Tcnica de
Contabilidad sobre la Presentacin de Estados Financieros dictados por la
Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, as como los Estados de
Rendimiento Financieros, Movimiento de las Cuentas de Patrimonio, Flujo
de Efectivo y Cuenta de Ahorro-Inversin-Financiamiento, pertenecientes
al ejercicio sujeto a rendicin en el caso que aplique.
Administrativo
Instrumentos jurdicos y actos administrativos dictados por las mximas
autoridades de los rganos y entes, tales como, Ordenanzas, Resoluciones,
rdenes, Providencias, Lineamientos, Instrucciones, entre otros, vinculados
con el manejo de recursos, los cuales debern clasificarse segn la

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naturaleza de la materia regulada, en orden cronolgico e identificando el

ejercicio econmico financiero en el cual fueron dictados.
Constancia de la caucin del o los funcionarios o funcionarias encargadas
de la administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y
manejo de fondos pblicos, correspondiente al ejercicio econmico
financiero o perodo determinado, sujeto a la formacin de la cuenta,
mediante la consignacin de garantas (Pliza de Seguros) hasta por la
suma establecida en las normativas aplicables, emitida por una institucin
bancaria o compaa de seguros, domiciliada en el pas de reconocida
solvencia e inscrita en la Superintendencia de Seguros. (Aplica para todos
los funcionarios responsables del manejo de recursos, incluye a las
Unidades Administradoras, Fondos en Anticipo, Fondos Operativos y Cajas
Chicas)
Actas de Entrega, en caso de cese de funciones por parte de los
cuentadantes o responsables de las diferentes reas que administren,
manejen o custodien recursos pblicos.
Informes de auditoras externas practicadas en el rgano o Ente, vinculadas
al manejo de recursos durante el perodo sujeto a rendicin.
Presupuestario
Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos del
rgano o Ente sujeto a rendicin de cuentas, perteneciente al ejercicio
econmico

financiero,

as

como

las

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modificaciones

debidamente

aprobadas

por

el

nivel

correspondiente

(Crditos

Adicionales,

Rectificaciones, Insubsistencias, Rebajas, Traspasos).

Estructura para la Ejecucin Financiera del Presupuesto Institucional,
debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial, correspondiente
al ejercicio econmico financiero, sujeto a la formacin y rendicin de la
cuenta de los rganos del Poder Nacional. En el caso de los Estados,
Distritos y Municipios, as como los entes descentralizados, se requerir el
medio de publicacin que corresponda.
Formulario de asignacin de crditos presupuestarios y Distribucin
Institucional Administrativa del Presupuesto de Egresos, la cual deber
contener la informacin siguiente:
-

Presupuesto del ejercicio econmico financiero sujeto a la formacin de

la cuenta, discriminado por proyectos o programas (segn el nivel
territorial), unidades administradoras, unidades ejecutoras locales y
acciones centralizadas, en el cual se evidencie la distribucin
administrativa

de

los

crditos

presupuestarios,

debidamente

comunicada a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) o su

equivalente en los niveles territoriales, as como la distribucin de los
crditos por fuente de financiamiento que corresponda manejar a la
Unidad Administradora Central (Oficina de Administracin y Finanzas o
su similar segn l caso).
-

Reporte de la Ejecucin Presupuestaria discriminada por partidas,

emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado de Gestin y Control de las
Finanzas

Pblicas)

el

sistema

automatizado

equivalente,

con

indicacin de los registros del pre compromiso, compromiso, causado y

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pagado,

detalladas

por

partidas

de

acuerdo

al

Clasificador

Presupuestario que aplique.

-

Relacin de Compromisos vlidamente adquiridos, causados y no

causados, con corte al 31-12 del ejercicio econmico financiero a rendir.

Financiero
Relacin de la cuentas bancarias e instrumentos financieros que maneja el
rgano o Ente, y sus respectivas autorizaciones por parte de la Oficina
Nacional del Tesoro para la apertura y registro de las mismas, destinadas al
manejo de fondos pblicos, as como para los fondos en avance, anticipos
y caja chica, de ser el caso.
Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondiente a los fondos,
en los cuales deben estar registradas todas las transacciones de la cuenta
bancaria utilizada para manejarlos.
Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas
o instrumentos financieros a nombre del rgano o Ente para el manejo de
los recursos.

Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o Municipal,

realizados por la Unidad Administradora Central de los rganos y Entes,
para enterar los remanentes de los fondos causados y no pagados, dentro
de los primeros diez (10) das hbiles del mes de febrero del ao siguiente al
ejercicio econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta. As
mismo, de ser aplicable, constancia de haber remitido a la ONCOP la
informacin recabada del SIGECOF o sistema administrativo, sobre los
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compromisos asumidos y no causados al 31 de diciembre del ejercicio

culminado,

el

cual

deber

indicar

la

imputacin

presupuestaria,

beneficiarios, monto y fecha estimada de causacin. (Solo si aplica para

los niveles territoriales y sus entes descentralizados)

Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas Chicas, en

caso de existir, con indicacin del acto administrativo que los creo, los
responsables, finalidades, montos, entidad y cuenta bancaria. Solicitar el
Manual o Instructivo de Caja Chica emanado de las mximas autoridades
de cada rgano o ente, debidamente aprobado conforme con las
previsiones contenidas en la LOAFSP (Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico) (Solo si aplica).

Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y Cajas Chicas,

realizadas durante el ejercicio econmico financiero a rendir, as como del
cierre al 31-12, con su respectivo reintegro de ser el caso.
Listado de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de personal,
enteradas y pendientes de enterar, correspondientes a Impuesto sobre la
Renta, IVA, Gobiernos Distritales, Estadales o Municipales, entre otros.
(Anexar comprobantes).
Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.
En el rea de ingresos, es importante conocer el mbito del rgano o ente a
los fines de precisar las competencias y los diferentes conceptos que se
manejan, para lo cual podrn asimilar los aspectos que se mencionan a
continuacin:

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 Listado detallado de los recursos (Transferencias, Crditos Adicionales,

Aportes, Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por el rgano o ente
durante el ejercicio econmico financiero o perodo determinado sujeto a
rendicin, donde se indique: el tipo, institucin emisora, fecha, monto,
objeto, entidad y cuenta bancaria. En el caso de los Servicios
Desconcentrados, se elaborar el listado de los ingresos provenientes de su
gestin, as como la utilizacin de los mismos con sus comprobantes
respectivos, si aplicara.
Reporte Administrativo o relacin detallada, cronolgica y clasificada por
tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos
y recaudados), que correspondan al ejercicio econmico financiero,
donde consten todos los datos referidos a los nombres y nmeros de
contribuyentes o usuarios, concepto, base legal y de clculo.
Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de ingresos, donde
se indique: nmero de registro, nombre, direccin, concepto y monto
causado.
Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas
bancarias o instrumentos financieros a nombre del rgano o Ente para el
manejo de los recursos (Ingresos) de ser el caso.
Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, donde conste el registro de
todas las operaciones relacionadas con los Ingresos.
Planillas o Comprobantes de los ingresos, ventas o rentas, y cualquier otro
documento que se considere justificativo de la liquidacin y/o la
recaudacin, los cuales debern estar ordenados de forma cronolgica y
correlativa.
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 Relacin detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y pendientes

de liquidacin, as como de aquellos incobrables.
Conciliaciones o verificaciones para determinar la correspondiente
recaudacin de los ingresos, ventas o rentas efectuadas por las Oficinas o
Bancos Recaudadores. (si aplica)
Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,
donde conste la justificacin y procedencia del beneficio.
Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o registrar,
as como aquellos liquidados y pendientes de recaudacin al 31-12 de
cada ao.
Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)
En el rea de fondos (egresos o gastos) se requiere conocer el mbito del
rgano o ente a los fines de precisar las competencias de los ordenadores de
compromisos y pagos, as como de los diferentes conceptos que se manejan,
entre los cuales se sealan los siguientes:
Listado de las rdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos
pertenecientes al ejercicio econmico financiero que corresponda,
emitido por el SIGECOF o el sistema administrativo equivalente en los
rganos y Entes, distintos al Nivel Central del Poder Nacional.
rdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos emitidos durante el
ejercicio econmico financiero, sujeto a la formacin de la cuenta, con su
correspondiente imputacin presupuestaria y debidamente aprobados por

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los responsables autorizados, archivados en orden correlativo, cronolgico

y con sus soportes justificativos.
rdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados
con cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo y Cajas Chicas.
Listado de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio
econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta. Esta informacin
debe ser presentada en observancia con los Lineamientos para el Cierre
del Ejercicio Econmico Financiero del ao que corresponda, dictados por
la ONAPRE, con la finalidad de registrar en el SIGECOF o sistemas
administrativos equivalentes, los momentos del gasto (compromisocausado-pagado) en cada ejercicio.
Relacin de comprobantes justificativos de inversin tales como: rdenes de
compras y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuestos, actas de
controles perceptivos, solicitudes de viticos y pasajes, entre otros,
debidamente ordenados en forma cronolgica y correlativa.
Listados de los procesos de contrataciones pblicas efectuados por el
rgano o Ente durante el ejercicio econmico financiero a rendir, para la
adquisicin de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, tales
como Consultas de Precios, Concursos Abiertos, Concursos Cerrados y
Contrataciones Directas, as como aquellos excluidos de las modalidades
de seleccin.
Expedientes Administrativos de los Procedimientos de Contrataciones
Pblicas (Concluidos: incluye pagos), elaborados por parte de la Comisin
de Contrataciones y/o la Unidad Administrativa Financiera, para la
adquisicin de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,
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durante el ejercicio econmico-financiero o perodo determinado, sujeto a

la formacin de la cuenta, tales como Concursos Abiertos, Concursos
Abiertos Anunciados Internacionalmente, Concursos Cerrados, Consultas
de

Precios

excepcionalmente

Contrataciones

Directas,

otras,

aprobadas por la Mxima Autoridad. Dichos expedientes debern estar

numerados, foliados y contener los documentos requeridos en la Ley de
Contrataciones Pblicas y su Reglamento, entre los cuales se detallan los
siguientes:
-

Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.

Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de Inicio de

la modalidad al cual est sujeto el procedimiento.

Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratacin.

Actos Motivados.

Llamado o Invitacin a los Participantes.

Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.

Acta de recepcin de los documentos para calificacin u ofertas.

Documentos legales de las personas naturales o jurdicas. (Solicitados en

el Pliego de Condiciones)

Ofertas y condiciones recibidas.

Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria

de desierta.

Garantas recibidas para el mantenimiento de la Oferta.

Documento de Adjudicacin.

Notificacin al beneficiario de la adjudicacin y otros oferentes si fuere

el caso.
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Documentos para formalizar el contrato.

Contrato generado para la adjudicacin, rdenes de servicio u compra

segn corresponda.

Cronograma de desembolso de la contratacin

Orden de Pago u otra modalidad utilizada segn el mbito de

competencia del rgano o ente, para cancelar las obligaciones
contraidas (cheque, transferencia, y otros).

Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.

Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado.

Expedientes de los servicios bsicos contratados durante el ejercicio

econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta, los cuales
debern estar debidamente identificados y contener al menos los
documentos siguientes: punto de cuenta o su equivalente, contratoconvenio u orden de servicio, modificaciones al contrato original, rdenes
de pago, comprobantes de egresos, vouchers de cheques, transferencias,
anticipos otorgados, valuaciones, entre otros, tal como lo establecen las
normas sobre organizacin y archivo de documentos dictadas por la
ONCOP.
Listado de bienes adquiridos, as como de obras y servicios no bsicos
contratados y ejecutados o en proceso de ejecucin, correspondientes al
ejercicio econmico financiero sujeto a rendicin, con indicacin de los
datos necesarios para el control de los mismos.
Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o
Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisin de
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servicio, contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los

siguientes:
-

Manual Descriptivo de Clases de Cargos, Registro de Asignacin de

Cargos

Tabuladores

de

Sueldos

vigentes

para

el

personal,

debidamente aprobado por las mximas autoridades.

-

Mayor de ejecucin presupuestaria en relacin a gastos de personal.

Resumen mensual de la nmina de personal (fijo, jubilado, pensionado,

contratado que incluya al personal en comisin de servicio) y sus
Expedientes.

Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y enteradas

a sus legtimos beneficiarios. (Impuesto Sobre La Renta, Caja de Ahorros,
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, Poltica Habitacional,
Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin Socialista, Sindicatos,
entre otros)

Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y enterados a

sus legtimos beneficiarios.

Conciliaciones mensuales con los beneficiarios de los aportes patronales.

(IVSS, Paro Forzoso, Poltica Habitacional, Caja de Ahorros)

Estado de Cuenta y Resumen Mensual detallado del Fideicomiso de

Prestaciones Sociales.

Resumen mensual del pago por concepto de Bono de Alimentacin.

Resumen mensual del pago de Comisiones por suministro de Tickets de

Alimentacin o su equivalente.

Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de

Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad) o su equivalente, de ser el caso.
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Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al personal.

Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al personal.

Resumen mensual de pago de bono vacacional.

Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de ao.

Relacin detallada de los compromisos pendientes al cierre del ejercicio

objeto de rendicin, por conceptos de Talento o Recursos Humanos.

Relacionada con los Bienes Pblicos

En el rea de bienes pblicos se requiere conocer las competencias de las
Unidades y responsables patrimoniales, con respecto a los inmuebles,
muebles, semovientes y almacenes o proveeduras, as como a su
conservacin

mantenimiento,

uso

resguardo.

En

este

sentido,

los

responsables debern garantizar los soportes que conforman la cuenta

integral, entre los cuales se sealan los siguientes:
Designacin del funcionario o funcionaria que acte como Responsable
Patrimonial

de

Bienes,

debidamente

aprobado

por

las

mximas

autoridades y publicado en Gaceta Oficial o su equivalente.

Creacin y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de Bienes
Pblicos.
Inventario Inicial de bienes pblicos al ejercicio econmico financiero o
perodo determinado al que corresponda la cuenta, (Muebles, Inmuebles,
Semovientes), donde se indique el grado de operatividad.
Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes pblicos.

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 Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.

Relacin detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracin.
Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
Relacin detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes.
adquiridos, recibidos y sus condiciones.
Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
Resumen de Donaciones de bienes pblicos y sus justificativos.
Estudios tcnicos (Avalos) elaborados con ocasin de la adquisicin de
bienes durante el ejercicio econmico financiero o perodo determinado a
que corresponda la cuenta.
Inventario Final de bienes pblicos al cierre del ejercicio econmico
financiero o perodo determinado al que corresponda la cuenta. (31-12 de
cada ao)
Plizas de Seguro de bienes, vigente durante el perodo sujeto a rendicin.
Proveeduras y Almacenes
Para los efectos de la formacin de la cuenta es necesario presentar toda la
documentacin que corresponda al manejo y custodia de los Almacenes,
Proveeduras, Depsitos, Farmacias, entre otros; donde se encuentren bienes
muebles o materiales de consumo, para lo cual se deber suministrar los
soportes siguientes:
Inventario al inicio del ejercicio econmico financiero a rendir.
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 Entradas Mensuales al Almacn o Depsito. (traspasos, compras,

produccin, donaciones, permuta)
Reintegros o devoluciones Mensuales
Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveeduras, con sus
justificativos.
Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y
donaciones.
Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro, mermas,
inservibilidad)
Movimientos Mensuales de Prstamos autorizados.
Inventario Final al cierre del ejercicio econmico financiero.
Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de
inventarios, faltantes, desincorporaciones, prstamos, etc.)

4.

DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS

De conformidad con lo previsto en la Segunda Disposicin Final de las
Normas para la Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de
las Cuentas de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital,
Municipal y sus Entes Descentralizados, los documentos y comprobantes que
sustentan las cuentas, en las cuales no consten derechos o acciones a favor
de los rganos y entes o hayan quedado desprovistos de efectos jurdicos,
podrn

desincorporarse

destruirse

despus

incorporados a los archivos.

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de

diez

(10)

aos

de

5.

DE LAS SANCIONES
El artculo 91 numeral 25 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece que constituye
un supuesto generador de responsabilidad administrativa, quienes estando
obligados a rendir cuenta, no lo hicieren en la debida oportunidad, sin
justificacin, las presentaren reiteradamente incorrectas o no prestaren las
facilidades requeridas para su revisin.

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6.

DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta un diagrama de flujo, como herramienta que
permite mostrar un panorama global del procedimiento, sin reflejar en l
detalles operativos, para facilitar la comprensin de cmo se interrelacionan
los elementos que intervienen en la formacin, participacin y rendicin de la
cuenta de recursos en un ejercicio econmico financiero.

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