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Sharepoint 2013
En este tutorial, se mostrarn las tareas principales que se pueden realizar en cada una de estas acciones, con las cuales se podrn administrar los contenidos
generados desde las sedes y dependencias de la Universidad Cooperativa de Colombia.
Para iniciar el proceso de administracin, comenzamos buscando la pgina que queremos editar, podemos escribir o ir directamente la Direccin URL del sitio que
se va a editar. En el caso de este tutorial, haremos el ejercicio con el sitio de la sede Bogot, que tiene como direccin URL www.ucc.edu.co/bogota.
Al estar all, hacemos clic en el enlace INICIO DE SESIN del sitio web, link ubicado en la parte superior izquierda de la pgina.
Para ingresar a nuestro sitio, debemos tener con anterioridad los permisos de acceso de usuario, los cuales deben ser solicitados ante la Direccin de
Comunicaciones, ente encargado de definir los roles y permisos de administracin del sitio. Es de tener en cuenta que los roles de administracin son distintos de
acuerdo al alcance y las necesidades de cada dependencia. Esta definicin de roles, estar a cargo de la misma Direccin de Comunicaciones de la Universidad
Cooperativa de Colombia.
Sitio
Documentos
Imgenes
Pginas
Flujos de trabajo
Editar pgina: usado para trabajar directamente sobre la pgina que tenemos abierta.
Agregar una pgina: usado para crear una pgina nueva en el sitio en el que nos encontramos actualmente.
Aparecer un mensaje emergente solicitndonos el nombre de la pgina. Tener en cuenta, que ser el nombre que aparecer en la caja de la Direccin URL, por lo
que debe ir, preferiblemente, sin espacios, sin tildes, sin comas, sin o sin caracteres especiales
Tenemos entonces la pgina nueva, lista para editar. Su nombre es mapa-ubicacion.aspx y la editaremos entonces para agregar el contenido que tenemos en la
zona editable de nuestro sitio web.
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Noticias: solo se utiliza para pginas creadas dentro del subsitio Sala de prensa / 2013. Tiene caractersticas especiales para la creacin de noticias.
Contenido Sede: se utiliza para las pginas de contenido generales, que normalmente estarn alojadas en el subsitio Sede.
Home Sede: solo se utiliza para la pgina principal del sitio de la sede.
En este caso, como estamos creando una pgina dentro del subsitio de Sede, debemos seleccionar la opcin Contenido Sede.
Ya creada nuestra nueva pgina y seleccionado el diseo de la misma, pasamos a la edicin de contenido. Esta se realiza en la zona central de cada pgina y en la
zona inferior del men de navegacin. Es necesario tener en cuenta que los banners superiores, los mens de navegacin principal y de pie de pgina, solo son
editados desde la plantilla y son responsabilidad de la Direccin de Comunicaciones. Las dependencias pueden hacer la edicin de contenidos en estas zonas y
tambin pueden hacer modificaciones en el men local como lo veremos ms adelante en el apartado Edicin de Mens.
Para activar entonces la zona de edicin cuando creamos una pgina nueva, es necesario insertar un editor de contenidos html. Para esto, lo que hacemos es
indicarle en cualquiera de los espacios de edicin que tenemos en el vnculo AGREGAR ELEMENTO WEB, que queremos insertar tal recurso.
Inmediatamente se despliega en la parte superior una lista de opciones a agregar. De esta, seleccionamos en la columna de la izquierda Categoras, la opcin
MEDIOS Y CONTENIDO y en la columna siguiente Piezas hacemos clic en EDITOR DE CONTENIDO.
Ya hemos insertado entonces el editor. Es importante precisar que esta insercin del EDITOR DE CONTENIDO solo se tiene que hacer una vez en al crear una
pgina. Cuando sigamos editando la pgina, trabajamos sobre este mismo editor, no es necesario agregar nuevos editores web.
Vemos entonces que en este editor podemos insertar directamente contenido: texto escrito, texto copiado y pegado de otro archivo, hipervnculos, imgenes,
videos, etc. A continuacin se muestra como se realiza la edicin de contenidos en la pgina web.
Una vez optimizada la imagen procedemos a publicarla en el EDITOR DE CONTENIDO, lo que hacemos es UBICAR EL CURSOR EN EL EDITOR DE
CONTENIDOS donde queremos que se ubique la imagen, para luego seleccionar en el panel superior la pestaa INSERTAR la cual nos habilita el cono de imagen
para agregar al sitio web.
Luego aparece el mensaje emergente de CARGAR IMAGEN. Seleccionamos entonces el archivo, lo adjuntamos y seleccionamos como BIBLIOTECA DE DESTINO
la biblioteca IMGENES.
Luego le damos las propiedades bsicas a la imagen y la guardamos en la carpeta que le asignamos.
Por ltimo vemos entonces dos componentes de los contenidos ya integrados: el texto con formato y la imagen publicada.
Al insertar una imagen en la pgina se activa la pestaa IMAGEN. Desde all podemos alinear las imgenes (en el caso de que sean de un tamao inferior a 750px)
y podemos darle una margen con respecto al texto. Recuerde seguir las indicaciones dadas anteriormente sobre los tamaos de las imgenes.
Hay una tarea final en esta edicin de contenidos y es la edicin del ELEMENTO WEB. Por defecto, Sharepoint, pone en el editor un recuadro azul que no es
esttico y que recomendamos quitar. Para esto entonces lo que hacemos es ubicarnos en la parte superior derecha del EDITOR DE CONTENIDO, donde vemos
una flechita hacia abajo. All, seleccionamos la opcin EDITAR ELEMENTO WEB, el cual nos habilita un panel en el extremo derecho de la pgina, all haremos clic
en la opcin apariencia y le indicamos que el EDITOR DEL CONTENEDOR VISUAL sea ninguno.
Luego de guardar la pgina, esta mostrar los cambios nicamente al usuario que la edit. Es importante que cualquier cambio que se realice se guarde, de lo
contrario la edicin se perder. Insistimos en la importancia de esta accin.
La pgina se mostrar como veremos en la siguiente imagen. Cuando tiene la franja amarilla de DESPROTEGIDO: SOLO USTED PUEDE VER LOS CAMBIOS
RECIENTES, est indicando que estos cambios no los vern los usuarios externos.
Una vez estemos seguros de que los contenidos estn listos para ser visualizados por todos los usuarios que visitan el sitio, entonces hacemos clic en el botn
PUBLICAR para que los cambios sean puestos al aire para todos.
Luego de insertada la tabla podemos proceder a darle estilo. As como se hizo con el texto, lo que hacemos es seleccionar la tabla, ubicamos la pestaa DISEO y
de esta seleccionamos el botn ESTILOS. All seleccionamos uno de los diseos predefinidos para las tablas de Sharepoint.
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De direccin: cuando es vnculo externo, caso en el que lo que hacemos es escribir la Direccin URL completa que queremos enlazar y
una vez puesto el vnculo activamos la opcin Abrir en una pestaa nueva
De Sharepoint: cuando es vnculo interno. Recomendamos aqu, en lugar de buscar en toda la lista de pginas que tiene el Sharepoint de
UCC, tener la Direccin URL preseleccionada y escribirla como si fuera una externa. Ej: si quiero conectar la pgina de Sede Bogot con
Sede Arauca, debo abrirla previamente y copiar la URL http://www.ucc.edu.co/arauca, ya en el cajn de Direccin pegamos el enlace,
eliminando la primera parte que se refiere al sitio de la Universidad, es decir, conservamos nicamente /arauca.
Sin embargo, mostramos a continuacin el proceso de creacin de un hipervnculo interno.
Seleccionamos el texto (o imagen) que queremos que sea hipervnculo, igual a como hicimos con el hipervnculo externo, pero esta vez
seleccionamos que el tipo de hipervnculo ser DE SHAREPOINT.
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En este caso, se despliega la vista completa del sitio. Todas las carpetas existentes dentro del sitio UCC, para que entonces se busque la carpeta con la que se
quiere vincular. Ejemplo, buscamos la carpeta Bogot, luego seleccionamos su carpeta interna de PGINAS, para luego seleccionar dentro de esta carpeta, la
pgina INICIO.ASPX.
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Se carga el archivo o documento adjunto (preferiblemente en formato .pdf), como lo hicimos anteriormente con las imgenes. Se le dan propiedades y se guarda en
la carpeta DOCUMENTOS del sitio, igual como hicimos con la foto, que guardamos en la carpeta IMGENES.
Este cono nos abre una ventana emergente para pegar el cdigo html que generan todas estas plataformas multimedia.
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Propiedades como el nombre de la pgina, el ttulo que mostrar en el explorador, y metadatos para la descripcin y las palabras clave de la pgina, se pueden
editar las veces que sea necesario. La edicin que se puede hacer se ve en la siguiente imagen:
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Configurar navegacin del sitio: para editar la navegacin local que tenemos en cada sitio
Creacin de sitios: crear subsitios dentro de nuestro sitio principal
Contenido y estructura: visualizar de manera general el sitio, los subsitios, carpetas (imgenes, documentos, pginas) y contenido existentes
Son ms los servicios avanzados que ofrece Sharepoint, pero los mencionados anteriormente, son los necesarios para la gestin diaria del sitio.
Luego aparece toda la configuracin avanzada del sitio. De esta, trabajaremos principalmente con dos acciones: NAVEGACIN y CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Trabajaremos inicialmente con CONTENIDO Y ESTRUCTURA. Esta opcin nos ofrece una vista eficiente del sitio y sus subsitios por carpetas. Adems de
visualizar todo el contenido, podemos y editar propiedades de sitios y pginas.
Para este ejemplo ingresamos al sitio Bogot, luego al subsitio Sala de Prensa, que contiene al subsitio 2013. Dentro de ellos estn las carpetas nativas de
Sharepoint: pginas, documentos e imgenes. Lo que nos ofrece entonces es una vista similar a la del Explorador de Windows, muy til para ediciones avanzadas
(mover sitios, mover pginas, editar pginas, ver listas, etc).
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Nos abre el siguiente panel de control, que permite editar toda la navegacin de la pgina. Para la necesidad puntual en nuestro sitio, solo crearemos un link a una
de las pginas del sitio. Para ello lo que hacemos es agregar los links que se necesitan en la NAVEGACIN ACTUAL DEL SITIO en la parte inferior del panel. Esto
se realiza, con el botn AGREGAR VNCULO
Luego se abre una ventana emergente ya conocida, con la cual buscamos la pgina a la que queremos hacer el enlace o escribimos una URL externa, tal y como lo
hicimos en la opcin INSERTAR LINKS de la edicin de contenidos, hipervnculos que vimos anteriormente:
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Este panel nos abre un men a la izquierda con el que vamos a llamar la lista (carpeta de pginas o de documentos) y a hacer el filtro.
Primero vamos llamar la lista. Para ellos seleccionamos MOSTRAR TODOS LOS ELEMENTOS DE LA SIGUIENTE LISTA, hacemos clic en EXAMINAR y en el
explorador que aparece seleccionamos la carpeta arauca/prensa/2013/paginas para este caso. Ya en otros ejercicios se llamar la carpeta de pginas o de
documentos correspondiente.
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Ahora seleccionamos el filtro, para este caso ser SALA DE PRENSA POR SEDE (se selecciona de una lista desplegable) y le indicamos al sistema que debe ser
igual a ARAUCA (se escribe en el campo indicado).
En el desplegable PRESENTACIN, podemos seleccionar la manera como queremos ordenar los contenidos que se filtrarn: alfabtica, cronolgica, etc. Adems
definimos cuantas noticias se visualizarn:
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Ingrese a http://www.webresizer.com/resizer, haga clic en la opcin SELECCIONAR ARCHIVO y seleccione la imagen que necesita optimizar:
Una vez el sistema finaliza la subida de la imagen aparecern dos paneles, a la derecha est la imagen original y a la izquierda la imagen optimizada. En la parte
inferior aparecen las siguientes opciones:
Una vez haya asignado estos valores haga clic en la opcin APPLY CHANGES, el sistema optimizar el archivo y en el panel izquierdo aparecer la imagen final.
Haga clic en la opcin DOWNLOAD THIS IMAGE para descargar su imagen optimizada. Antes de subir la imagen al sitio web verifique que est correctamente
marcada: sin maysculas, tildes, ees, signos de puntuacin o caracteres especiales, adems en el nombre debe reemplazar los espacios por guiones medios (-).
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