Jornadas Los archivos y el documento fotogrfico: retos y fundamentos.

Las Palmas, junio 2005

La gestin archivstica de los fondos y colecciones fotogrficas

Llus-Esteve Casellas i Serra
Arxiu Municipal de Girona
El inters por la gestin del patrimonio fotogrfico nace al mismo tiempo que las
tcnicas fotogrficas. Sin embargo, el tratamiento tradicional de la imagen fotogrfica
ha dado unos resultados muy limitados en cuanto a su gestin global, la recuperacin
de la informacin y su preservacin. El objetivo del presente texto es poner de relieve
las aportaciones de la metodologa archivstica para un nuevo enfoque de los fondos y
colecciones fotogrficas. Un nuevo enfoque destinado a optimizar los recursos
disponibles, pero tambin a sacar el mximo rendimiento social y cultural de dicho
patrimonio.
Por lo tanto, el principal objetivo ser aportar una serie de reflexiones dirigidas a la
gestin integral de los fondos fotogrficos a partir de los fundamentos archivsticos
bsicos. Es decir, la descripcin y la valoracin y seleccin documental y, muy
especialmente, la clasificacin. No obstante, cabe sealar que dichas reflexiones se
basan en la experiencia acumulada por el Centre de Recerca i Difusi de la Imatge
(Centro de Investigacin y Difusin de la Imagen, CRDI), del Ayuntamiento de Girona,
desde 1990, con sus xitos y sus errores, y por consiguiente sern reflexiones
mediatizadas por el contexto especfico del CRDI. An as, la sistematizacin de
dichas reflexiones ha posibilitado la formulacin de una metodologa de trabajo
contrastada por el da a da en la gestin de casi un milln de fotografas, exportable a
otros centros, fcilmente aplicable y, tambin, escalable segn la complejidad del
centro gestor de los fondos.
Por otra parte, es preciso reconocer el gran salto hacia delante de los ltimos aos en
este campo, aunque no por ello debera verse la gestin de dichos fondos de forma
ms compleja. En este sentido, tenemos que asumir tambin los errores y las
omisiones que por ignorancia hayan podido producirse en el pasado reciente. Valga
como ejemplo el hecho que una aplicacin informtica como el ApcImatge (v.1),
considerada pionera a nivel estatal, no prevea en el ao 1990 ningn campo
informativo destinado al procedimiento tcnico de la imagen, sencillamente porque no
se consideraba un elemento esencial en la gestin de fondos fotogrficos, ni se tena
el conocimiento suficiente para su identificacin.

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Consideraciones previas
Tradicionalmente, la gestin de los fondos fotogrficos ha sido vctima de las virtudes
atribuidas a la fotografa. Desde del mismo momento de su invencin, la posibilidad de
captar la realidad le vali la consideracin de documento nico, como testimonio fiel a
dicha realidad fijada para siempre en el tiempo. Fue principalmente este atributo de la
fotografa, la fijacin del instante, la que favoreci precisamente su desvinculacin con
el contexto en el cual fue creada. Como consecuencia de esta visin como documento
nico e irrepetible, la gestin de fondos y colecciones fotogrficas se ha basado
mayoritariamente hasta ahora en el binomio fotografa igual a unidad documental
simple.
Paralelamente a la asuncin de esta caracterstica de la fotografa, tambin desde sus
inicios se empez a valorar bajo la perspectiva de sus valores artsticos. Esto conllev
implcitamente la distincin entre fotografas importantes y no importantes, o meras
fotografas, como apreciara posteriormente la legislacin sobre propiedad intelectual.
Sin embargo, esta consideracin implica una fuerte valoracin subjetiva sobre la pieza
individual y, por lo tanto, tambin incide en su desvinculacin en relacin con su
contexto de produccin.
Posteriormente, la fotografa tambin ha sido considerada y valorada como artefacto
tcnico, principalmente por historiadores de la fotografa, entre los cuales destacan los
profesionales de la conservacin. No obstante, el estudio de los materiales fotogrficos
desde el punto de vista de la conservacin tambin ha contribuido a fomentar la
gestin individualizada de la fotografa, el pieza a pieza, en detrimento de los criterios
de gestin integral de conjuntos, sobre los cuales a menudo han generado importantes
puntos de divergencia.
Ms recientemente, la fotografa ha empezado a ser valorada a partir de su contexto
de creacin. Por una parte, desde el punto de vista de la lectura de la imagen y los
valores ligados a la credibilidad del instante, como documento nico fijado para
siempre. Por la otra, por la necesidad de tratar conjuntos de manera integrada. De
este modo, comienza a tomar importancia el anlisis del contexto de produccin y, de
ello, la aplicacin de criterios archivsticos para su organizacin y tratamiento.

La organizacin y el tratamiento de conjuntos fotogrficos

Llegados a este punto cabra preguntarse qu entendemos por organizacin y

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tratamiento de fondos y en la respuesta, probablemente, estaramos de acuerdo en

concretar sus objetivos en la consecucin de un equilibrio entre garantizar el acceso a
la documentacin y gestionar eficiente de los recursos disponibles, de por s limitados,
para obtener unos resultados finales satisfactorios.
Es necesario identificar las operaciones vinculadas a la organizacin y al tratamiento
archivstico de fondos y colecciones fotogrficas, que son las siguientes:
?? Registro de ingresos.
?? Planificacin de la organizacin.
?? Clasificacin.
?? Descripcin multinivel.
?? Valoracin y seleccin documental.
?? Tratamiento fsico de los objetos.
?? Instalacin en materiales de proteccin intima.
?? Cambios de formato.
?? Aplicacin de las TIC de forma transversal en todas las fases del tratamiento.
Algunas de estas etapas pueden llevarse a cabo en paralelo, sin embargo, segn las
especificidades de cada conjunto y, principalmente, su volumen es indispensable
actuar siguiendo una metodologa coherente. Por consiguiente, es fundamental una
planificacin previa de la intervencin global sobre un fondo, una coleccin o, incluso,
el conjunto de fondos y colecciones de un centro.
La planificacin de cualquier intervencin archivstica debera ser el primer paso en la
organizacin y el tratamiento de fondos y colecciones, en tanto que proporciona la
informacin necesaria para conocer exactamente a qu nos enfrentamos. An as, hay
tres razones concretas que, a pesar de ser de sentido comn, merece la pena
comentar:
1. La aplicacin de criterios de rentabilidad y eficacia.
2. La evaluacin del coste de la intervencin.
3. La prevencin de urgencias.
La aplicacin de criterios de rentabilidad y eficacia persigue la gestin eficiente de los
recursos. Para ello es imprescindible la definicin de los objetivos a conseguir, la
identificacin de los medios disponibles y la previsin de los resultados esperados.
Finalmente, y como consecuencia de esta misma planificacin, se requiere una

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evaluacin de las actuaciones realizadas que permita comprobar si los resultados

obtenidos se ajustan a los objetivos marcados. Por lo tanto, ser tambin necesario
establecer indicadores que nos permitan evaluarlos con rigor.
En este sentido, es recomendable mantener el equilibrio entre garantizar el acceso a la
documentacin fotogrfica y, al mismo tiempo, velar por su preservacin. Demasiado a
menudo se han llevado a cabo actuaciones siguiendo criterios totalmente
contrapuestos. De este modo, debiera evitarse la explotacin directa de los materiales
de carcter divulgativo si esta no va acompaada, ni que sea a nivel general, de un
intervencin global sobre el conjunto. La experiencia ha demostrado demasiado
frecuentemente cmo intervenciones de este tipo han perjudicado la coherencia
interna de fondos completos, a la vez que comprometan su preservacin.
En el otro extremo, algunos centros han aplicado un exceso de celo llegando incluso a
la restriccin total del acceso a la consulta de los materiales fotogrficos hasta que no
hayan sido convenientemente tratados. En este caso, y considerando que,
mayoritariamente, los ingresos de fondos fotogrficos estn constituidos por negativos
en diferentes soportes, sobretodo en los voluminosos fondos de galeras fotogrficas,
optar por no describir ni permitir la consulta hasta haber realizado el duplicado de
seguridad, las tareas previas para su acondicionamiento y, finalmente, su positivado,
no contribuyen en absoluto ni a una gestin eficiente ni a la consecucin de ms
recursos para poder intervenir ms globalmente.
Por lo tanto, entre la ligereza de la visin excesivamente divulgativa y el exceso de
celo de la visin conservacionista, tendra bastante sentido la adopcin de posiciones
ms prcticas. En este sentido, en el CRDI se intenta dar prioridad a la puesta a
disposicin pblica de los fondos sin que esto signifique ir en detrimento de su
preservacin. El acceso inmediato a la informacin esencial de un fondo se consigue
mediante una descripcin que vaya de lo general a lo especfico. De este modo, una
primera descripcin de todo el conjunto permite hacerlo visible y posibilita poder
atender algunas consultas de carcter general. Por otra parte, tambin permite una
intervencin en diferentes fases, dado que aporta un conocimiento gradual de su
estructura y dinmica de produccin. Por ejemplo, el fondo Narcs Sans, con 478.552
fotografas, mayoritariamente negativos de 135 mm, se catalog en menos de tres
aos, pero al final del primer ao de trabajo ya estaban disponibles algo ms de la
mitad, se realiz una primera actuacin divulgativa y se public un primer balance

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sobre la intervencin. Esto fue posible gracias a la identificacin de un primer conjunto

de reportajes con un sistema bsico de registro. Posteriormente, se intervino
gradualmente sobre el resto en funcin de su mayor simplicidad de tratamiento.
As, la aplicacin de criterios de rentabilidad y eficacia requiere evaluar previamente
tanto las especificidades del conjunto, como nuestros medios y posibilidades reales
de intervenir para equilibrar la teora y la prctica, pero sobretodo para garantizar que
nuestras actuaciones no dificultarn el uso social de la documentacin a corto o medio
plazo.
En segundo lugar, aunque no menos importante, es el estudio de costes de la
intervencin. El tratamiento riguroso de la documentacin atendiendo todos los
aspectos necesarios para su correcta gestin no es un tratamiento econmico. En el
caso de la documentacin fotogrfica dicho coste suele ser bastante superior, y esto
ya debera ser motivo suficiente para realizar una valoracin aproximada de los
recursos necesarios, o bien para establecer prioridades razonadas y razonables. Valga
como ejemplo una intervencin que desde el CRDI se pretendi como pauta ejemplar
sobre la cual valorar y corregir nuestra metodologa de trabajo, concretamente sobre el
fondo Josep Jou (1998).
El fondo Jou est constituido por una muestra del fondo original, destruido
parcialmente y de forma gradual por una inundacin, un bombardeo y algn que otro
traslado de local. Dicha muestra es de 1.500 placas negativas de vidrio y, dado su
volumen reducido, se pretendi una intervencin lo ms completa posible, aunque no
de carcter exhaustivo en algunos aspectos. Las actuaciones llevadas a cabo fueron
las siguientes:
?? La identificacin de los soportes y su ordenacin fsica.
?? Una limpieza superficial.
?? La descripcin a nivel de unidad documental.
?? La digitalizacin de la imagen para facilitar su consulta.
?? La ubicacin en materiales de proteccin ntima para su preservacin.
?? La instalacin en contenedores normalizados de conservacin.
Finalizadas dichas operaciones el coste se situaba alrededor de las 500 de las
antiguas pesetas, casi unos 3 euros, por cada placa. Si bien este coste puede ser
asumible para un fondo de un volumen reducido, estbamos en condiciones de poder

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atender toda la documentacin con una lgica y metodologa similar?. Cabe remarcar
que el principal elemento distorsionador del presupuesto fue, sin lugar a duda, el
material de preservacin. Sin embargo, cmo conseguir recursos suficientes para un
tipo de intervencin que difcilmente es visible desde el exterior? Resolver el dilema
depender de cada centro. En el caso del CRDI se mantuvo la doble lnea de
actuacin, puertas adentro, de organizacin de fondos, al mismo tiempo que se
trabajaba, y se trabaja, en la proyeccin exterior del centro y de sus fondos.
Finalmente, la prevencin de urgencias mediante el establecimiento de pautas
homogneas en el tratamiento permite, al menos en parte, reducir el impacto de
dichas urgencias, de modo que no se conviertan en verdaderas situaciones de
emergencia. Eminentemente, las urgencias pueden estar motivadas por dos causas.
De una parte, por cuestiones imprevisibles, principalmente por desconocidas,
derivadas de la conservacin de los materiales fotogrficos. Por la otra, por las
interferencias en la organizacin y el tratamiento de los fondos, ya sea por la
irrupcin, siempre positiva, de nuevas donaciones, que pueden conllevar nuevos
compromisos (digitalizaciones previas, documentacin de fotografas, etc.), o acciones
vinculadas a lneas de difusin del centro o de terceros (publicaciones, exposiciones,
etc.).
En definitiva, se trata de conocer suficientemente los fondos que gestionamos, de
manera que podamos evitar que el da a da nos imposibilite intervenir en grandes
volmenes de documentacin fotogrfica o, simplemente, cerrar sucesiva y
ordenadamente la intervencin en distintos pequeos conjuntos. En el caso del CRDI,
las premisas de actuacin bsicas en este mbito se centran en la identificacin de
soportes y procedimientos tcnicos de las fotografas para evitar sorpresas en su
preservacin y, en relacin con los nuevos ingresos, la adopcin del compromiso de
tratarlo en un plazo determinado de tiempo, pero sin que nunca tienda a posponerse
excesivamente, ni tampoco que se convierta en una acumulacin de fondos o
conjuntos a tratar.

Planificar la intervencin sobre los fondos

Una vez intentada la justificacin de la necesidad de planificar la gestin archivstica
cabra plantearse a partir de qu criterios o en base a qu vamos a planificar la
intervencin sobre un fondo, un conjunto de fondos o la totalidad del centro. Los
elementos a tener en cuenta son esencialmente tres:

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?? La identificacin del valor del material fotogrfico, tanto intelectual (artstico o como
testimonio histrico) como econmico, aspectos importantes pero que requieren un
estudio especfico y aparte del presente trabajo.
?? La identificacin fsica de los materiales fotogrficos, en vistas a la gestin de su
preservacin.
?? La identificacin intelectual de los conjuntos fotogrficos, con el objetivo de
establecer la clasificacin como base para su posterior descripcin, evaluacin
documental y poltica de acceso.
Planteada as la cuestin, podramos interrogarnos sobre si es posible o no planificar
la preservacin de los materiales fotogrficos. La respuesta, obviamente, debe ser s,
es posible a partir de la identificacin fsica de los materiales, y su objetivo no es otro
que el de hacer un clculo del riesgo valorando y conociendo todas las posibles
incidencias, tanto sobre los conjuntos como sobre las instalaciones. Es ms, no tan
slo es posible si no que adems es lo ms viable en cualquier intervencin, sobretodo
si es a gran escala.
Pero, por dnde empezar?. El primer e indispensable paso debe ser la realizacin de
un estudio-diagnstico sobre el fondo o coleccin a tratar, a partir de una muestra
estadstica representativa y basado en la identificacin fsica de las caractersticas de
los materiales fotogrficos. O lo que es lo mismo, conocer y cuantificar:
1. Los procedimientos tcnicos presentes en el conjunto a intervenir.
2. La tipologa de soportes.
3. La diversidad de formatos de las fotografas.
A partir de esta primera aproximacin puede obtenerse una valoracin bastante
acertada del estado de conservacin general del fondo o coleccin, el establecimiento
de prioridades de actuacin y una previsin de la inversin econmica a realizar en
materiales de conservacin. An as, el estudio debera tambin incorporar, si no se ha
tenido en cuenta a nivel general del centro, los siguientes aspectos sobre las
instalaciones:
?? Las caractersticas de los depsitos, principalmente las condiciones ambientales y,
sobretodo, la variabilidad de la temperatura y la humedad.
?? Las caractersticas del sistema de proteccin, que engloba los siguientes puntos:
o

Materiales de proteccin ntima utilizados, actuales y usados con

anterioridad.

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Tipologa de mobiliario.

Rutinas de trabajo en relacin con la manipulacin de los materiales y el

nivel de capacitacin del personal.

La infraestructura del centro: riesgo de goteras, riesgo de incendio, sistema

de deteccin y extincin de incendios.

?? Las caractersticas del sistema de seguridad del edificio. Es decir, no solo contra el
robo y el vandalismo, tambin la seguridad mecnica de aparatos, los
procedimientos i precauciones del personal, la existencia de un plan de
emergencias, etc.
De esta informacin junto con el estudio de los materiales fotogrficos y, a la vez, con
el anlisis de las instalaciones, se podrn prever los factores de riesgo y los posibles
problemas sobre los diferentes procesos fotogrficos y sus respectivos soportes. No
obstante, hay dos elementos ms a tener en cuenta y que son altamente
recomendables. La primera recomendacin es el establecimiento de un sistema de
monitorizacin sobre los materiales. Este tipo de inspeccin peridica, realizada por
profesionales de la preservacin, debera llevarse a cabo considerando dos variables.
Por una parte, la inspeccin selectiva sobre documentos especialmente valiosos y en
fotografas sobre las cuales se haya realizado algn tipo de intervencin de
restauracin o preservacin. Por la otra, la inspeccin al azar sobre las diferentes
tipologas de procedimientos fotogrficos, de soportes y de formatos.
La segunda recomendacin es el estudio, cuando sea posible, de la documentacin
textual del fondo fotogrfico, como por ejemplo las facturas de proveedores de una
galera fotogrfica, a partir de las cuales pueden obtenerse indicios de los tipos de
productos utilizados en los procesos de captura, revelado y positivado. Informacin,
que puede resultar de especial utilidad de cara a su preservacin. De igual modo y por
el mismo motivo, es igualmente importante el registro de la historia de la custodia del
fondo. Conocer las vicisitudes del conjunto - inundaciones o bombardeos, en el caso
del fondo Josep Jou, o la reutilizacin como gallinero de un estudio fotogrfico situado
en una azotea, en el caso del fondo Fotografa Unal - proporcionan informacin
relevante para el estudio de su posible incidencia en la evolucin los materiales.
Planificar la preservacin no slo es posible si no que adems es viable desde el
punto de vista de los resultados y tambin de la inversin a realizar, puesto que este
tipo de intervencin es fcilmente asumible por cualquier centro y muchsimo ms

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econmico que actuar sobre la emergencia o, en el peor de los casos, el desastre. Es

decir, se trata de pasar de la preservacin reparadora, basada en lo ya sucedido y
demasiado a menudo irrecuperable, a una preservacin preventiva, que evite el
desarrollo de los problemas ya detectados. A otro nivel, el ptimo, deberamos tender
a una preservacin predictiva que nos permita, a partir del conocimiento de los
materiales, predecir con qu tipo de problemas podemos encontrarnos bajo
determinadas condiciones de conservacin.
Resumiendo, podemos afirmar que un diagnstico bsico de un conjunto, ya sea un
fondo concreto o la totalidad de un centro, permite identificar y cuantificar sus factores
de inters:
?? Tipos de procedimientos fotogrficos, soportes y formatos.
?? Tipos de iconografa (retrato y no retrato).
?? Tipos de patologas presentes.
?? Existencia de documentacin complementaria.
?? Existencia de una lgica interna de orden de produccin.
A la vez que tambin permite una primera descripcin del fondo e incluso sentar las
bases para una primera actuacin de difusin de los materiales (exposicin,
publicacin, etc.). En este caso, se tendr que disponer de los recursos suficientes
pera atender la consulta y la reproduccin de los documentos publicitados. En
cualquier caso, el resultado final obtenido ser haber dimensionado la magnitud de la
intervencin, prever costes y recursos necesarios y, finalmente, establecer un orden
de prioridades a resolver.

Planificar el acceso a la documentacin

Al principio del texto se haca referencia a la necesidad de garantizar el acceso a la
documentacin, a los documentos fotogrficos. Si en el apartado anterior se haca
hincapi en la planificacin de la preservacin a partir de la identificacin fsica de los
materiales, la planificacin del acceso se basa en la identificacin intelectual de los
conjuntos y en el control de los documentos, sobre los cuales se aplicarn las
operaciones de la clasificacin, la descripcin y la evaluacin y seleccin. Dicha
identificacin y dicho control deben realizarse sobre el fundamento archivstico del
respeto al principio de procedencia. Es decir, el respeto al contexto y a la lgica de
produccin bajo la cual han sido creados los documentos.

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Por este motivo, el primer instrumento para el control de los fondos respetando el
principio de procedencia debe ser el registro de ingresos del centro. Este registro tiene
que contener la informacin que aporte el conocimiento mnimo de procedencia,
contenido, volumen y localizacin topogrfica dentro del centro. La estructura
descriptiva del registro de ingresos del Archivo Municipal de Girona es la siguiente:
??
??
??
??
??
??
??
??
??
??
??
??
??
??
??

Nmero de registro.
Tipo de ingreso.
Fecha de ingreso.
Resolucin de ingreso.
Fecha de resolucin.
Estado de la resolucin (pendiente, en trmite o resulta).
Nmero de expediente.
Importe de la adquisicin.
Procedencia.
Descripcin.
Tipo de documento / Nmero de unidades.
Derechos de explotacin.
Nuevo fondo o coleccin.
Fondo o coleccin a la cual se integra.
Tipo de fondo.

El asiento en el registro implica, aparte de un primer instrumento de control, una

aproximacin tambin al contenido del conjunto, con lo cual este primer anlisis de la
documentacin permite la valoracin del fondo y la definicin de las prioridades de
tratamiento. Pero, debemos plantearnos el mismo tratamiento para todos los
documentos del fondo? la descripcin debe ser imagen a imagen? Parece evidente
que antes de empezar la descripcin archivstica tenemos que preguntarnos qu
vamos a describir, para qu y, sobretodo, para quin.
La necesidad de recorrer a criterios que faciliten el acceso a la documentacin nos
remite al planteamiento de proceder de lo general a lo especfico, por lo tanto y como
mnimo, hablaremos de fondo, series y unidades documentales que, respectivamente,
darn lugar a guas, inventarios y catlogos. Este planteamiento queda ya recogido en
la bibliografa archivstica y, ms recientemente, en la misma norma ISAD(G). Sin
embargo, una primera consideracin al respecto sera no olvidar que la descripcin
normalizada es esencialmente un instrumento muy vinculado al mbito profesional
archivstico y, por consiguiente, la descripcin no debiera olvidar para qu
describimos ni para quin. Es decir, para obtener la mxima rentabilidad y uso social
de la documentacin y para una amplia diversidad de usuarios potenciales.

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Es conveniente que al menos en los niveles superiores de organizacin de los fondos

la descripcin tenga una clara voluntad divulgativa. En este sentido, desde el CRDI se
impuls una experiencia altamente positiva y, probablemente, pionera en Europa,
como fue la elaboracin de una gua de fondos en imagen de todos los centros
pblicos, semipblicos y centros prensa de la ciudad. Girona. Guia de fons en imatge
(1999), parti de la estructura y la informacin contenida en la descripcin normalizada
de fondos, pero adaptada para su divulgacin. Cabe remarcar que un objetivo paralelo
a la publicacin fue la homogeneizacin de la descripcin en los diferentes centros
implicados.
Aspectos tan aparentemente superficiales como a partir de qu condiciones (volumen
de documentacin, valor informativo, valor de la autora, integridad o representatividad
del conjunto) un fondo tiene entidad suficiente para ser considerado como tal y figurar
o no en una gua, o la constitucin de colecciones facticias a nivel de gestin y
presentacin (agrupaciones de unidades documentales dispersas o inclusos pequeos
conjuntos no apreciables como fondos), fueron tratados e intensamente debatidos en
las reuniones de coordinacin tcnica. El resultado? Altamente positivo, tanto a nivel
profesional como a nivel de usuario final.
No obstante, por debajo del nivel de fondo o coleccin la descripcin de
documentacin fotogrfica se ha centrado, principalmente, en la unidad documental
simple y consecuentemente ha dado lugar a catlogos. Este planteamiento deja de
lado cualquier posibilidad de planificar adecuadamente la intervencin en un conjunto,
especialmente si este es voluminoso, a no ser que los recursos sean ilimitados, lo cual
es bastante improbable. Es, por lo tanto, del todo necesario establecer una
metodologa de intervencin distinta, puesto que un tratamiento igualitario a nivel de
catalogacin e indizacin es inviable.
Un primer paso para agilizar la descripcin es la identificacin de unidades
documentales compuestas, los reportajes y las secuencias, con sus respectivas
variantes: reportajes de accin o documentales y secuencias de retratos de estudio, de
accin, de evolucin o de encuadre de cmara. Esta perspectiva abre nuevos
horizontes en la descripcin de fotografas y, un ejemplo ya citado es el catlogo de
casi medio milln de fotografas del fondo Narcs Sans, del CRDI, en menos de tres
aos y en el que participaron a tiempo parcial y de manera no concurrente nicamente
dos personas.

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Evidentemente, que la descripcin sea ms gil no significa necesariamente que sea

una operacin ms simple. Describir unidades documentales compuestas en fotografa
requiere tambin resolver ciertas dificultades a nivel de identificacin correcta de la
unidad, de manipulacin e incluso de gestin fsica, etc. Del mismo modo, adecuar el
sistema de indizacin en relacin con el nivel de complejidad del centro y a sus
necesidades reales tambin contribuye a facilitar un tratamiento de la documentacin
mucho ms gil y, sobretodo, mucho ms prctico. En este sentido, cada centro
tendra que plantearse inicialmente qu sistema es el que ms le conviene, puesto que
la adopcin mimtica de tesauros para la gestin de pequeos fondos, adems de
compleja para el usuario final, tambin lo es para la persona o las personas que
realizan el mantenimiento del sistema, dificultando enormemente y a menudo
innecesariamente el tratamiento y la posterior recuperacin de la informacin.
En el CRDI el sistema de indizacin ha evolucionado de un sistema basado en un
listado controlado y plano de descriptores a un sistema jerrquico, organizado en tres
subdivisiones como mximo. Asimismo, se aplica una indizacin que denominamos
asimtrica, en tanto que se aplica de forma exhaustiva en la documentacin fotogrfica
que atae al municipio de Girona, mientras que se aplican criterios ms generales de
indizacin para imgenes que corresponden a otros lugares. Esto permite una gestin
gil del sistema, al mismo tiempo que su simplicidad tambin facilita su consulta
directa por parte de los usuarios, sin la intermediacin del personal del centro.
Por consiguiente, establecer una metodologa de descripcin normalizada y de
indizacin adecuada a las necesidades del centro, segn los criterios anteriormente
citados, hace posible un tratamiento gil y eficaz para mejorar el acceso a los fondos.
Sin embargo, dichas operaciones en conjuntos con un volumen importante de
unidades documentales pueden resultar extremadamente complejas de aplicar. En
este sentido la clasificacin archivstica contribuye a planificar las prioridades de
tratamiento de un fondo y, por lo tanto, tambin a mejorar su gestin y la obtencin de
resultados a corto plazo.

La clasificacin archivstica: instrumento indispensable de gestin

El objetivo de la clasificacin archivstica es reflejar jerrquicamente la lgica de
creacin de los documentos, en este caso fotogrficos, del productor. Identificar la
lgica de produccin en un fondo equivale a identificar las competencias, las funciones

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y las actividades de quien lo ha producido de forma lo ms homognea y sistemtica

posible a lo largo de un perodo de tiempo determinado.
Por lo tanto, el anlisis de la documentacin y la definicin de un cuadro de
clasificacin archivstico de un fondo permite establecer distintos niveles jerrquicos en
la organizacin de un conjunto documental. Es decir, niveles intermedios de
organizacin entre el superior de fondo y el inferior de unidad documental. Estas
subdivisiones, en el nivel inmediatamente superior a la del documento corresponden a
las series documentales, sobre las cuales no slo puede y debe aplicarse la
descripcin y la indizacin, si no que tambin puede aplicarse la evaluacin y
seleccin documental.
Es a partir de la identificacin de series documentales en los fondos fotogrficos que
se podr llevar a cabo una planificacin eficiente de cualquier intervencin en un
conjunto, con independencia de cual sea su volumen y nivel de complejidad, pero el
establecimiento de un cuadro de clasificacin archivstico ser de mayor ayuda cunto
mayor sea el fondo a intervenir.
Tradicionalmente, los documentos fotogrficos se han clasificado sobre la base de su
simplicidad de lectura. Es decir, obviando el contexto de creacin de la imagen y,
sobretodo, el contexto de produccin en relacin con el fondo. De este modo, ha sido
habitual la fragmentacin de reportajes y secuencias y, tambin, la gestin de los
documentos fotogrficos al margen del conjunto producido por su autor, ya sea un
fotgrafo profesional, un fotgrafo aficionado o una institucin pblica o privada. Esta
prdida del contexto implica a la vez una prdida del valor informativo de la imagen,
centrada nicamente en la inmediatez de su lectura. Por lo tanto, la clasificacin
archivstica de los documentos fotogrficos atendiendo a su contexto de produccin
supone un valor aadido al contenido informativo de la imagen y, al mismo tiempo, un
nuevo enfoque sobre quien las ha producido. Desde esta perspectiva, adems de las
caractersticas intrnsecas del documento, habr que tener en cuenta su lgica de
produccin, si ha sido por iniciativa propia, por encargo, para su venta directa al cliente
o por el contrario a travs de intermediarios (editores, agencias, etc.), el tipo de
encargo, el tipo de cliente, etc.
No cabe duda que la elaboracin de cuadros de clasificacin archivsticos en fotografa
no es slo restablecer la identidad a sus productores, si no tambin ofrecer nuevas

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posibilidades de explotacin a los investigadores y a los usuarios, en general, puesto

que permite abrir nuevas lneas de investigacin y de divulgacin. No obstante,
debemos reconocer que todava nos encontramos ante un planteamiento
relativamente nuevo, aunque la novedad radica nicamente en relacin con las
caractersticas de los documentos fotogrficos. Cabe aadir que, desde el punto de
vista profesional, la novedad no debera si no acrecentar el inters y la motivacin para
llevarla a cabo.
Las pautas sobre cmo identificar series documentales en fotografa, ya publicadas en
el ao 2001 y que en este texto slo citaremos brevemente, se centran en las
funciones bsicas que histricamente ha cumplido la fotografa hasta ahora. Estas
funciones son cuatro:
?? Funcin de registro.
?? Funcin informativa.
?? Funcin publicitaria.
?? Funcin artstica.
Estas funciones han desarrollado, unas ms y otras menos, diversas especialidades
fotogrficas segn el contexto de su origen de produccin (fotografa profesional,
fotografa de aficionado o fotografa institucional), pero se hallan indefectiblemente
vinculadas a la evolucin de la tcnica fotogrfica: a la reduccin del tiempo de
exposicin, a la disminucin del volumen de las cmaras, a su mayor versatilidad, etc.
As, por ejemplo, la funcin de registro, la de captar el momento de la realidad, el
instante como testimonio, dio como especialidades fotogrficas el retrato individual, la
fotografa de carcter cientfico y tcnico y a la denominada fotografa de catlogo, que
abarca las subespecialidades de patrimonio, ya sea histrico, natural o etnogrfico, de
viaje, de eventos de actualidad, o las colecciones de retratos de famosos.
La funcin informativa empez por la fotografa de guerra y se desarroll hasta
vertebrar la fotografa de prensa, con un leguaje propio consolidado, la prensa de
escndalo (una subespecialidad de la anterior) o la fotografa social. Mientras que la
funcin publicitaria, adems de la misma fotografa publicitaria, dio lugar a
subespecialidades como la fotografa de moda, etc. A su vez, a la funcin artstica
correspondi la fotografa de creacin.

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Ms all de profundizar en cmo de han desarrollado y consolidado estas

especialidades fotogrficas y cmo pueden utilizarse para la clasificacin archivstica,
conviene remarcar la importancia de la elaboracin de los cuadros de clasificacin. A
partir de la informacin previa sobre el productor de un fondo pueden identificarse su
mbito o mbitos de produccin (profesional, privado, institucional, coleccionismo) y
las principales funciones y especialidades desarrolladas. De este modo, es posible
elaborar unas primeras propuestas de clasificacin que, revisadas, corregidas o
corroboradas posteriormente, sern de gran inters para los usuarios y de gran utilidad
para quien tenga la responsabilidad de gestionar el fondo.
La identificacin de series documentales hace posible establecer prioridades de
gestin porqu permite identificar grupos homogneos de documentos fotogrficos y
describirlos, indizarlos y evaluarlos en su conjunto. Por ejemplo, una simple
segregacin intelectual de los retratos de estudio, segn su tipologa o no, en funcin
de cada caso, permite describir su conjunto al mismo tiempo que obviar una
descripcin a nivel catlogo, unidad a unidad documental. Si a ello sumamos las
operaciones de manipulacin, digitalizacin, materiales de proteccin ntima y
reubicacin en contenedores de conservacin, observaremos fcilmente que el
tratamiento, sin dejar de ser riguroso metodolgicamente, requiere menos recursos y
tiempo de intervencin. Cabe matizar que esto no significa que las series derivadas de
los retratos de galera tengan menor importancia que el resto de topologas,
simplemente depender de la calidad fotogrfica y, tambin, del nivel de informacin
que poseamos, por ejemplo en el caso de disponer del algn registro con los nombres
de las personas fotografiadas.
A nivel de valoracin y seleccin documental, y en el mbito de la Administracin
pblica de Catalua, existen algunas resoluciones de la Comisin Nacional de
Evaluacin y Seleccin Documental (CNATD) que incluyen documentos fotogrficos,
como por ejemplo los trmites de retirada de vehculos por la gra municipal, las
infracciones de trfico, las licencias de obra menor (excepto edificios catalogados) o
determinados trmites de inspeccin urbanstica o de actividades econmicas, todas
ellas evaluadas como eliminables una vez prescrita la tramitacin correspondiente. No
as, por ejemplo, las fotografas vinculadas a licencias de obra mayor o las de
seguimiento de obras pblicas, que son de conservacin permanente.
En el caso de fondos de prensa, como ejemplo de otro mbito distinto, podran ser de

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eliminacin todas las copias fotogrficas procedentes de agencia y podran

establecerse polticas de muestreo en secciones habituales de tipo informativo cclico,
segn cada caso, como por ejemplo en deportes.
Son solamente diversos ejemplos en los cuales la clasificacin archivstica es un
instrumento de gestin esencial para planificar la intervencin en un fondo, sobretodo
si este es especialmente voluminoso. En este sentido, las series documentales
permiten dimensionar el alcance de cada intervencin a una escala ms reducida y,
por lo tanto, afinar mucho ms en la obtencin de resultados.

Conclusiones
Siguiendo el enunciado inicial del texto, el objetivo ha sido exponer algunas reflexiones
a partir de la experiencia acumulada en el Centre de Recerca i Difusi de la Imatge
(CRD), del Ayuntamiento de Girona, por lo tanto ofrecer conclusiones como solucione
universales, adems de errneo, podra parecer demasiado aventurado. No obstante,
s pueden ser oportunas cinco recomendaciones bsicas:
1. Garantizar el equilibrio entre el acceso a la documentacin fotogrfica y su
preservacin como objetivo de cualquier intervencin para organizar un fondo.
2. Elaborar un plan de actuacin para una gestin eficaz y eficiente, con el objetivo
de obtener el nivel de acceso deseado a la documentacin y, al mismo tiempo, el
nivel de preservacin suficiente.
3. Planificar la organizacin y el tratamiento de un fondo de forma global.
4. Aplicar una metodologa de intervencin y tratamiento de la documentacin que
sea homognea y a la vez escalable a todo tipo de conjuntos, independientemente
de su volumen.
5. Establecer la clasificacin archivstica como base de conocimiento general de un
fondo y como base de organizacin e intervencin concreta en un conjunto
determinado de documentos fotogrficos.
Finalmente, insistir en la necesidad de que, a pesar de la novedad de algunos de estos
planteamientos, desde el punto de vista tico y profesional estamos obligados como
responsables de la gestin de recursos pblicos a su administracin de forma
eficiente, y una buena herramienta para ello es la aplicacin de la metodologa
archivstica en la gestin de fondos y colecciones fotogrficas. Por otro lado, insistir
tambin en la necesidad de reflexionar sobre nuestro trabajo cotidiano. Reflexiones
que deberan llevarnos, inevitablemente, a no hacer distinciones en la metodologa

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archivstica aplicable en la organizacin de fondos segn su tipologa documental

predominante.

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Bibliografa
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Girona: Ajuntament de Girona, 1996, p. 173-175.

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ANEXOS

REGISTRO DE INGRESOS DEL ARCHIVO MUNICPAL DE GIRONA

NM. DE R EGISTRO :

2005 / 35

T IPO DE I NGRESO :

Donacin
Adquisicin
Cesin en comodato

FECHA DE I NGRESO :

31 / 05 / 2005

RESOLUCIN DE I NGRESO :

Acuerdo del Pleno

Acuerdo de la Junta de Gobierno Local
Decreto de Alcalda
Vale de compra

FECHA DE R ESOLUCIN :

06 / 06 / 2005

PENDIENTE DE RESOLUCIN:

S / No

NM. DE EXPEDIENTE:

2005 / 3425

IMPORTE DE ADQUISICIN:

PROCEDENCIA :

DESCRIPCIN :

T IPO DE DOCUMENTO / UNIDADES :

Documentos fotogrficos /
Documentos cinematogrficos / ...

DERECHOS :

Inexistentes
Cedidos en exclusiva
Cedidos parcialmente
No cedidos

NUEVO FONDO / COLECCIN :

(denominacin)

FONDO / COLECCIN :

(fondo / coleccin a la cual se integra)

T IPO DE FONDO :

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Clasificacin en fotografa. mbitos y funciones

FOTOGRAFA PROFESIONAL
FUNCIONES BSICAS

ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

FUNCIN DE R EGISTRO

?? Retrato individual
?? Fotografa cientfico-tcnica
?? Fotografa de patrimonio
?? Fotografa de viajes
?? Fotografa de hechos de actualidad
?? Retratos de famosos

FUNCIN INFORMATIVA

?? Fotografa de guerra
?? Fotografa de prensa
Fotografa de prensa de escndalo

FUNCIN P UBLICITARIA

?? Fotografa publicitaria
Fotografa de moda

FUNCIN A RTSTICA

?? Fotografa de creacin

FOTOGRAFA NO PROFESIONAL
FUNCIONES BSICAS

FUNCIN DE R EGISTRO

ESPECIALIDAD FOTOGRFICA
?? Fotografa personal o privada
Fotografa de aficionado
Fotografa ocasional

FOTOGRAFA EN LA ADMINISTRACIN PBLICA

FUNCIONES BSICAS

ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

FUNCIN DE R EGISTRO

?? Fotografa administrativa
?? Fotografa policial
?? Fotografa de seguimiento de actos, actividades y obras

FUNCIN INFORMATIVA

?? Fotografa documental

FUNCIN P UBLICITARIA

?? Fotografa publicitaria

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Clasificacin en fotografa. Cuadros orientativos

FONDOS DE FOTGRAFOS PROFESIONALES

MBITO

FUNCIN

Registro

PROFESIONAL
Informativa

??Retrato individual
??Fotografa cientfico-tcnica
??Fotografa de patrimonio
??Fotografa de viaje
??Fotografa de hechos de actualidad
??Retratos de famosos
??Fotografa de guerra
??Fotografa de prensa
??Prensa de escndalo
??Fotografa social
??Fotografa documental para exposiciones y
publicaciones

Publicitaria

??Fotografa publicitaria
??Fotografa de moda

Artstica

??Fotografa de creacin

PRIVADO
Registro

COLECCIONISMO

ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

Registro

??Retrato individual
??Happy memories
??Retrato identificativo administrativo
??Fotografa de patrimonio
??Fotografa de viaje
??Fotografa de hechos de actualidad
??Retratos de famosos

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Clasificacin en fotografa. Cuadros orientativos

FONDOS DE FOTGRAFOS NO PROFESIONALES

MBITO

PROFESIONAL

FUNCIN

ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

Registro

??Fotografa cientfico-tcnica

Artstica

??Retrato individual
??Fotografa de patrimonio
??Fotografa de viaje

PRIVADO
Registro

COLECCIONISMO

Registro

??Retrato individual
??Happy memories
??Retrato identificativo administrativo
??Fotografa de patrimonio
??Fotografa de viaje
??Fotografa de hechos de actualidad
??Retratos de famosos

FONDOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

MBITO

FUNCIN

ESPECIALIDAD FOTOGRFICA

Registro

??Administrativa
??Policial
??Seguimiento de actos, actividades y obras

Publicitaria

??Fotografa publicitaria

Informativa

??Fotografa documental para exposiciones y

publicaciones

PBLICO

COLECCIONISMO

Registro

??Fotografa de patrimonio
??Fotografa de viaje
??Fotografa de hechos de actualidad
??Retratos de famosos

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Clasificacin en fotografa. Ejemplo

FONDO JOSEP JOU I PARS (fotgrafo profesional)

SECCIN

SUBSECCIN

SERIE

Retratos de estudio

??
??
??
??

Fotografa institucional

?? Protocolo y actos
?? Obras municipales
?? Levantamiento de cadveres

Administracin de la galera

?? Contabilidad
?? Correspondencia

Material fotogrfico auxiliar

?? Portaretratos
?? Material auxiliar

Fotografa de patrimonio

?? Vistas de Girona

Aficiones

?? Combates de boxeo
?? Corridas de toros

MBITO PROFESIONAL

Personas
Bodas
Comuniones
Servicio militar

MBITO PRIVADO

COLECCIN

Fotografas de Valent Fargnoli

Fotografas de Antoni Garca