Herramientas informticas bsicas para la gestin de proyectos.

Este tipo de aplicaciones bsicamente se utiliza para la gestin de proyectos tanto aquellos asociados a la creacin de
proyectos de infraestructura como a la creacin de proyectos de ndole empresarial. en su mayora son herramientas
gratuitas salvo Microsoft Project su funcin bsica es mostrar por medio de informes el desarrollo de una serie de
actividades que hacen parte de un proceso especifico.
Algunos de los programas mas utilizados para la gestin de proyectos son bsicamente los siguientes:

Microsoft Project

Primavera Project planer

Project workbench

Gantt Project

DotProject

PhpProject

OpenProject

CA superproject57

Por otro lado tambin es necesario mencionar que dentro de los ejecutables que se mencionaron previamente los que
mas se usan en el mundo gracias a la posibilidad de trabajar online son bsicamente los siguientes:

Microsoft Project con Project Server

DotProject

Project WorkBench

PhpProject

Primavera Project Planer

Asi pues veamos que se puede hacer con project workbench, Microsoft project y Dot project.
29.1. Un vistazo a los programas para gestionar proyectos.
29.1.1 Trabajando con Project Workbench. Project workbench es una aplicacin de escritorio de cdigo abierto que
facilita la adecuada gestin de actividades con el se pueden realizar:
1. Planificacin de proyectos.
2. Montaje de actividades tareas e hitos
A. Creacin de dependencias entre tareas (comienzo a comienzo, fin comienzo, fin a fin, comienzo fin).
B. Relacin entre proyectos y subproyectos con flujos de informacin ligados a holguras.
C. Identificacin de la ruta critica.
D. Gestin de recursos.
3. Gestin de recursos.
A. Definicin de recursos utilizados tales como personas, grupos y material.
4. Seguimiento de proyectos.

A. Seguimiento de lo ejecutado en funcin de lo presupuestado.

B. Elaboracin de indicadores.
5. Costo.
A. Gratuito software de cdigo abierto.
29.1.2 Realizando planificacin de proyectos con DotProject.
Cuando un usuario decide gestionar proyectos en lnea puede hacerlo al acudir a la herramienta gratuita DotProject la
cual permite:
1. Trabajar en lnea.

2. Entregar informacin del proyecto ligada a:

a) Administracin de las horas de trabajo realizadas
b) Jerarqua de tareas
c) Desarrollar grficos de Gantt
d) Establecer la duracin estimada del proyecto segn actividades programadas, realizadas o por realizar.
e) Gestionar los archivos (la informacin) ligados a la realizacin del proyecto.
f) Asociar proyectos a entidades y clientes
g) Establecer canales de informacin y retroalimentacin con los usuarios que lo utilizan.
h) Elaborar lista de potenciales contactos de negocio.
i) Contar con un calendario por da, semana o mes para programar actividades
j) Generacin de reportes ligados al avance de las tareas en tiempo real y en lnea.
29.1.3. Gestin de proyectos con Ms Project.
Paralelo a lo anterior se debe decir que quiz la herramienta informtica masa utilizada para gestionar proyectos es sin
duda Microsoft Project que en su versin 2010 permite hacer lo siguiente:

Se puede realizar un seguimiento y un anlisis eficaz de los proyectos con una mayor compresin de la
programacin y la repercusin de los cambios. Lo que permite un mayor control financiero y de anlisis ms
exhaustivos.

Se puede realizar un seguimiento al origen de las incidencias (hitos). Determinando rpidamente los factores que
afectan a las fechas de las tareas facilitando un seguimiento del origen de las incidencias para mejorar la
capacidad de respuesta.

Por otro lado la versin. Office Project Standard 2007 resalta automticamente todos los elementos afectados
como resultado del ltimo cambio realizado. Ahora, con Cambiar resaltado se ofrece una mejor comprensin de
la repercusin de las opciones elegidas. Esto debido a que permite guardar los archivos con lnea de base.

As mismo como todas las versiones anteriores con Project tambin se puede hacer lo mismo que con DotProject
y Project WokBench con la adicin de las siguientes prestaciones:

A. Se puede planear y adquirir recursos para el proyecto.

B. Se pueden establecer riesgos para el proyecto.
C. Se pueden distribuir las cargas asignadas a los recursos del proyecto
D. Se puede hacer seguimiento al proyecto por los mtodos de:
a) Administracin segn la programacin realizada es decir lo hecho sobre lo presupuestado.
b) Administracin de los recursos. Por ejemplo para definir recursos sobre asignados o recursos subutilizados.
c) Administracin del riesgo para definir qu hacer en caso de que falten o sobren recursos o las actividades se demoren
ms de lo presupuestado o generen una ruta crtica.
d) Administracin por costos. Para establecer presupuestos sobrepasados o ejecucin de presupuestos asignados.

e) Administracin del alcance del proyecto. Esto para saber qu resultados genera cunto dura o a cuanta gente emplea
hasta antes, durante y despus de la ejecucin del mismo.
As pues que ahora que ya conocemos las herramientas empecemos a trabajar en la elaboracin de un proyecto para
gestar un negocio electrnico.
Nuevas herramientas informticas para la Gestin de Proyectos

La gestin de proyectos de construccin (mecnica, civil, minera, petrleo, etc.) en general, tiene algunas caractersticas
especiales:
El proyecto se realiza en varios lugares a la vez, hay trabajos en el asentamiento propio del proyecto, en oficinas
de ingeniera, la oficina principal de la empresa, la empresa del cliente, o el local de fabricacin. Esto crea necesidades
especficas de comunicacin y coordinacin.

Los modelos de gestin de proyectos, como el PMBOK, establecen la necesidad de la generacin de informes,
reportes de rendimiento y de planes especficos de comunicacin con todos los involucrados (stakeholders).

Es necesario actualmente el procesamiento de datos recolectados en las diferentes locaciones del proyecto, con
el objeto de informar a los involucrados, y de generar pronsticos de rendimientos, tiempos y costos.
Para cumplir con estas necesidades, es comn en la actualidad la utilizacin dentro de los proyectos de programas
ofimticos como el Microsoft Office (MS Word, MS Excel y MS Power Point), herramientas de control de proyectos como
Microsoft Project o Primavera, y el uso de tecnologas como el correo electrnico y la telefona celular. Sin embargo, en
los ltimos tres aos han aparecido nuevos conceptos y programas informticos que dan a la gestin de proyectos
nuevas herramientas para cumplir con las necesidades del proyecto y con las necesidades de comunicacin de los
stakeholders. A continuacin se enumeran algunas de las nuevas herramientas disponibles actualmente:
CLOUD COMPUTING: Es un concepto que describe la capacidad de crear y editar documentos sin almacenarlos en un
disco duro, utilizando herramientas en lnea (es decir, basadas en Internet). La ventaja de este concepto es que un
archivo puede ser editado por varias personas en varios sitios diferentes, y ser consultado en todo momento a travs de
internet por personas previamente autorizadas. Los archivos generados se guardan en un disco duro virtual, lo que evita
guardarlos en un disco duro y elimina el riesgo de tener varias versiones de un mismo documento en diferentes discos
duros.
Esta herramienta facilita, por ejemplo, la redaccin de informes que incluyen datos deben ser entregados por varias
personas en lugares diferentes, o hojas de clculo que deben ser llenadas por varias personas para obtener un
resultado.
Otra ventaja es que se utiliza un nico software que no necesita ser descargado y por lo cual no presentar problemas de
compatibilidad entre versiones.
Las principales herramientas de este tipo son Google Docs (http://docs.google.com/ ) , que es una herramienta gratuita, y
Live Documents (http://www.live-documents.com/ ) de Microsoft. Ambos tienen programas equivalentes al MS Word, MS
Excel y MS PowerPoint, y tienen la ventaja de su compatibilidad con Microsoft Office, y un manejo similar, lo que reduce
en gran medida la curva de aprendizaje.
HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS: Las herramientas ms conocidas para la gestin de proyectos son el
MS Project y el Primavera, los cuales tienen un elevado costo, pero tambin existen alternativas basadas en web, que
tienen un costo mucho ms reducido. El MS Project Server es un programa que puede manejar varios proyectos a travs
de la web, y existen proveedores que alquilan el acceso al programa para el uso de un proyecto especfico y a un nmero
de usuarios, con lo cual la empresa no tiene la necesidad de comprar el programa.
Para la presentacin del estado de los proyectos, se puede optar por la alternativa de programas freeware visores de MS
Project, como el LiveProject (http://www.kadonk.com/LiveProjectProjectSolutions.aspx )
o Seavus (http://www.seavusprojectviewer.com/ )
Otra alternativa es el uso de software libre de gestin de proyectos. El ms conocido es el programa OpenProj
(http://openproj.org/openproj ), que puede descargarse sin costo, y puede abrir archivos tanto de MS Project, como de
Primavera.
Por ltimo, para la elaboracin de Estructuras de Descomposicin del Trabajo (EDT o WBS) existe la opcin del WBS
Chart Pro, que es un programa que facilita la tarea y que puede enlazarse al MS Project.
SOFTWARE LIBRE: Los programas libres son alternativas a los programas comerciales, hechos por asociaciones sin
fines de lucro en los cuales los desarrolladores de software pueden colaborar aadiendo caractersticas a un programa
base. Estos programas son totalmente funcionales, ofrecen las mismas caractersticas que los programas comerciales y
pueden descargarse sin costo. El principal programa de oficina es el OpenOffice (http://es.openoffice.org/ ) que es
totalmente compatible con Microsoft Office, y ocupa mucho menos espacio en el disco duro. Para empresas con una gran
cantidad de licencias de Microsoft, esta es una alternativa econmica que no sacrifica la eficiencia.

CONCLUSION:
Dentro de la Gestin de Proyectos aparecen las nuevas herramientas colaborativas y la comunicacin instantneas,
adems de los programas alternativos a los de Microsoft. Estos, como se ha descrito, facilitan la colaboracin dentro del
equipo del proyecto y la comunicacin hacia todos los stakeholders. Sin embargo, se debe tomar en cuenta factores
como una adecuada planificacin de las comunicaciones, permisos y privilegios de acceso a las herramientas en lnea,
para que pueda funcionar y a la vez mantener la privacidad del proyecto. Se proporcionan adems alternativas para
abaratar los costos relacionados al mantenimiento del software, que influyen en el costo total del proyecto.
Para esto, adems se debe tener en cuenta el costo de acceso a las comunicaciones que representa para el proyecto,
tales como los dispositivos de Internet mvil, ya sea va modem celular, blackberry, o mensajera instantnea. Se debe
entonces asegurar el acceso a estos en todas las locaciones del proyecto.
Como beneficio, se puede citar una mayor comunicacin con los stakeholders, con la posibilidad de una
retroalimentacin instantnea que facilita la toma de decisiones, y un menor costo en software en general para todos los
miembros del equipo del proyecto.