[EBOOK]

GUIA PARA CONTROLE

DOS CUSTOS E RECEITAS
DA FROTA

INTRODUO

Realizar a gesto dos custos e receitas da frota fundamental para o

bom funcionamento das operaes, rumo ao crescimento da empresa
como um todo.
Seguir sem planejamento e, mais importante, sem controle de todas
as receitas e custos de cada viagem realizada, vai fazer voc gastar
alm do necessrio e, pior ainda, prejudicar o lucro de suas
operaes - que o objetivo final de toda empresa.
Pensando nisso, preparamos esse guia para orientar voc sobre os
melhores caminhos para fazer o controle das receitas e dos custos da
sua frota.
Neste guia, voc vai entender quais so os custos e as receitas das
viagens que devem ser controlados e de que forma o programa on-line
Sofit pode lhe ajudar a realizar o controle dos gastos e dos lucros de
suas operaes. Alm disso, vai entender como controlar todos os custos
da viagem pode aumentar em at 12% a receita de uma frota e, por
consequncia, melhorar os resultados da sua Gesto de Frotas.

Boa leitura!

1. QUAIS SO OS CUSTOS DA FROTA

Voc sabe quais so os custos que precisa avaliar em cada viagem para
saber se sua frota est gastando muito ou se est dando lucro? Veja a
seguir alguns pontos importantes que devem ser controlados para
realizar uma Gesto de Frotas eficiente:

Combustvel
Km rodados
Velocidade
Manuteno
Seguro dos veculos
Estadia e alimentao dos motoristas
Validade dos documentos do veculo e do motorista
Pagamentos/Adiantamento aos motoristas
Carga/Descarga
Treinamento e capacitao de pessoal

Ento, voc faz o controle desses itens?

Todos eles impactam diretamente no custo de cada
operao. Controlar tudo o que gasto e o que ganho a
partir desses processos vai fazer voc entender se est
gastando mais do que deveria e aonde poderia otimizar os
custos e aumentar o desempenho.

1.1 DICAS DE OURO

Segundo os especialistas da Sofit, por meio da Gesto de Frota possvel

aumentar em at 12% a receita da frota. Porm, para isso, preciso ter o
controle total de todos os itens que impactam na receita da viagem:

Controlar os custos fixos e variveis por veculo, por

motorista e por rota
Fazer o Gerenciamento das despesas por viagem
Controlar os Custos Previstos x Realizados
Fazer o lanamento facilitado das despesas pagas
(alimentao, hospedagem, limpeza etc)
Gerar comparativos de oramento/gastos por viagem ou por
veculo.
No captulo 2, voc vai saber como o sistema on-line Sofit
pode lhe ajudar nesse controle.
Mas, por enquanto, no prximo item, voc vai entender outra
varivel importante no gerenciamento dos custos e receitas
de sua frota: a locao ou no de veculos.

1.2 FROTA PRPRIA X FROTA ALUGADA

Muitas empresas optam por ter uma frota alugada pensando em otimizar
os custos das viagens. Porm, precisa avaliar a fundo cada tipo de
negcio para saber se vale a pena ter a frota prpria ou ter uma frota
alugada. Cada uma delas tem seus benefcios:
Ter uma estrutura prpria de veculos, traz vantagens como:

A garantia no padro de qualidade na entrega;

O controle sobre os funcionrios;
Menos risco de no ter um caminho disponvel quando voc precisa

Por outro lado, a locao da frota tambm tem seus benefcios:

Assessoria permanente;
Mais tempo para gesto do seu negcio como um todo;

Analisar se melhor para a empresa ter uma estrutura prpria de

transporte ou terceirizar esse processo tambm faz parte da
anlise e do controle dos custos e receitas da frota.

Por isso, calcule bem todos os gastos e ganhos de ter uma frota
prpria e faa uma comparao com o valor cobrado por algumas
operadoras - investigando tudo que est incluso dentro do valor para saber o que mais vantajoso para o tipo e o tamanho do seu
negcio especfico.

2. COMO CONTROLAR OS CUSTOS E AS

RECEITAS DA FROTA COM A SOFIT
Calcular todos os custos envolvidos nas operaes de cada viagem
fundamental para acompanhar e avaliar a viabilidade do negcio como
um todo. Mas como fazer isso?
Bom, no existe uma frmula exata, o ideal avaliar os custos analisando
os dados da prpria empresa. Cada negcio, cada tipo de operao tem
suas peculiaridades.
A boa notcia que o software de Gesto de Frotas da Sofit pode lhe
ajudar nesse processo, controlando muitos daqueles itens citados no
captulo 1. Voc vai conhecer a seguir, de que forma podemos contribuir
para o melhor controle dos custos e receitas de sua frota, por meio das
funcionalidades de nosso programa:
Com o Sofit voc poder organizar e agrupar as receitas das viagens
tais como abastecimentos, adiantamentos, despesas e movimentaes de
portaria, entre outros itens. Dessa forma, possvel calcular os custos de
cada viagem realizada por determinado veculo.
Depois de informado todas as receitas e custos da viagem,
o sistema Sofit calcula automaticamente o total de
receitas, custos e lucro, chegando ao valor do Km rodado
a partir desse valor, voc vai conseguir saber o
desempenho x custo de sua frota.

EXEMPLOS NA PRTICA

Saiba o real custo de cada veculo na viagem

Com o sistema Sofit, voc consegue cadastrar os vrios tipos
de modelos e marcas de veculos e saber quanto a empresa
est gastando em cada um deles com abastecimento e
manuteno e ter a noo de qual a mdia do custo por KM
rodado de cada um deles.
Compare os rendimentos dos veculos
Se dois veculos do mesmo grupo (mesmo ano, marca e
modelo) estiverem apresentando gastos diferentes, preciso
avaliar quais fatores esto fazendo com que um gaste mais
que o outro. Com o sistema Sofit mais fcil cruzar os dados
e ter uma viso correta sobre os resultados
Registre todos os itens da viagem
A rota utilizada, o tipo de estrada, o tipo de carga, o volume
de viagens so itens que podem condicionar o maior ou menor
gasto com cada veculo. Por isso, esse controle minucioso da
atividade de cada veculo feito pelo Sofit to importante
para a Gesto Financeira de sua Frota.

EXEMPLOS NA PRTICA

Identifique onde h desperdcio de dinheiro

Se voc fizer o controle de todos os seus veculos, poder
fazer uma comparao entre eles, sabendo qual est
gastando mais e por qu. Pode ser que tenha um veculo
subutilizado que possa diminuir o volume de outro que esteja
sobrecarregado, distribuindo melhor as operaes e
diminuindo os gastos com manuteno - tanto do que estava
parado, quanto daquele que estava rodando muito acima da
mdia.
Identifique onde melhorar a receita da frota
Se voc fizer o controle de todos os itens da viagem poder
identificar mais facilmente onde e como melhorar a receita
da frota. Por exemplo, se alguns veculos esto necessitando
de trocas de pneus acima da mdia, na verdade podem estar
sofrendo com o tipo de estradas por onde esto rodando ou
com o excesso de peso da carga que esto carregando. O
excesso de peso ou as ms condies da estrada podem estar
fazendo com que o pneu se desgaste antes do tempo. Nesse
caso, vale avaliar a redistribuio da carga e investigar novas
rotas com estradas melhores. Esse um exemplo de como
trazer economia como um todo para a operao.

EXEMPLOS NA PRTICA

Controle os documentos do veculo e mantenha uma boa

receita da viagem
Imagine que um veculo seu esteja viajando e ele seja parado
pela polcia. Ao realizar a investigao os policiais descobrem
que o veculo est com o IPVA atrasado ou o motorista com a
CNH vencida. Alm de muitos incmodos burocrticos, isso vai
gerar gastos com multas e com o atraso da entrega. Por isso,
controlar os vencimentos de todos os documentos de sua frota,
tambm importante para a gesto dos custos e receitas de
sua frota. Com o Sofit voc visualiza todas as suas pendncias
em uma nica tela, inclusive quais os documentos esto para
vencer.

CONCLUSO

Esperamos que ns possamos ter ajudado voc a entender melhor alguns

dos principais processos para realizar a Gesto Financeira da Frota.
Pode ser que voc at j saiba da importncia de todos os itens citados
aqui nesse Guia. Mas difcil acompanhar tudo isso no dia-a-dia, no
mesmo?
Sabemos das dificuldades encontradas pelos Gestores de Frotas e, foi
com isso em mente que o Sofit foi desenvolvido. Queremos facilitar os
processos para o gerenciamento da frota ser o mais eficiente e lucrativo
possvel. E o controle dos custos e receitas das viagens parte essencial
para isso.
Voc j viu vrios exemplos de como o Sofit pode contribuir para o
controle das despesas de sua frota. Mas recomendamos que voc
experimente nosso software e comprove isso na prtica. Para isso, basta
acessar nosso site e fazer o teste gratuito:

Compartilhe esse material com sua equipe, para que todos saibam da importncia do
controle dos custos e receitas da frota para o bom desenvolvimentos das operaes.