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Interface - Importacin
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentacin . 3
Proceso de Importaciones . 4
Qu es una importacin?
Qu es una Interfaz?
Cmo se Define una Interfaz para SIIGO Windows?
Qu formatos acepta SIIGO Windows para incorporar parmetros o
informacin?
7. Cmo se crea un Archivo PRN o TXT?
8. Cul es la ruta para el proceso de importaciones?
9. Cul Informacin se puede incluir en SIIGO Windows por medio de Interfaces?
10. Cmo se puede crear ms fcil un archivo PRN?
11. Cmo convertir archivos a PRN desde Excel?
12. Cmo convertir a formato PRN un archivo de ms de 240 columnas?
13. Cmo se Incorpora la Informacin en SIIGO Windows?
14. Cmo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente Creado?
Presentacin
El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de incluir parmetros o
informacin a SIIGO por medio de archivos planos con el fin de agilizar algunos
procesos y de acuerdo a las necesidades de cada usuario.
PROCESO DE IMPORTACIONES
Qu es una Importacin?
En SIIGO una importacin es una funcionalidad para agilizar algunos procesos de
parametrizacin o incorporacin de informacin contable al software. El sistema provee
la opcin de incorporar informacin por medio de archivos planos los cuales deben
estar en formato PRN o TXT (este es obligatorio) para que sean reconocidos por el
sistema.
Importante:
Si los archivos no se encuentran en los formatos mencionados
anteriormente no se podr incluir la informacin en SIIGO WINDOWS.
Qu es una Interfaz?
Una interfaz es un conjunto de componentes empleados por los usuarios para
comunicarse con las computadoras. El usuario dirige el funcionamiento de la mquina
mediante instrucciones, denominadas genricamente entradas. Las entradas se
introducen mediante diversos dispositivos, por ejemplo un teclado o un archivo plano y
se convierten en seales electrnicas que pueden ser procesadas por la computadora
Importante:
Tener en cuenta que debe el programa (es decir SIIGO Windows) debe
estar actualizado porque es posible que en cada versin la estructura
definida cambie en algunos parmetros o posiciones.
Importante:
Si el usuario no emplea algn campo NO obligatorio puede dejar en
ceros o en espacios segn el tipo de campo.
Numricas: Los campos definidos como numricos deben ser completados con
ceros a la izquierda en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice, En
el caso de campos numricos con decimales, no es necesario escribir comas ni
puntos para separar enteros, sino que se debe tener en cuenta que los ltimos
dgitos del campo corresponden a los decimales, por ejemplo:
DATO
CORRECTO
285
000000000285
000000000000
1.25
000000000125
INCORRECTO
285
000000001.25
Importante:
El campo cuenta es de 10 caracteres numricos pero este tiene una
connotacin especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por
esta razn no puede marcarse como especial sino que debe ser general
CORRECTO
Pago en Efectivo
INCORRECTO
Pago en Efectivo
Pago en Efectivo00000
El sistema exige que las posiciones sean exactas, pues en caso contrario puede subir
informacin errada o no subir, adicional es necesario tener en cuenta que los datos que
pida la interfaz de informacin ya deben estar previamente parametrizados en SIIGO.
Ejemplo:
Se va a subir una interfaz de movimiento es necesario ya tener las cuentas contables
creadas, el catalogo de terceros, los centros de costo, las formas de pago entre otras.
Importante:
Antes de incorporar una interfaz valide que la configuracin regional de su
mquina este decimal en punto (.) miles en coma (,) y la fecha en ao \
mes \ da, esto garantiza que la interfaz suba con los valores correctos.
Windows
para
incorporar
Los formatos que acepta SIIGO Windows son PRN y TXT se crean de manera directa
por medio del programa Notepad o cualquier editor de texto, sin embargo debido a la
longitud de los archivos lo ms fcil es emplear el Excel para la definicin de los
archivos planos, pues los campos sean numricos o alfanumricos se puede definir su
ancho y su tipo, lo cual es muy til y de fcil administracin.
Debido a una limitante de Excel los archivos de importacin estn divididos en varios
planos pues este luego de 250 caracteres en columna al convertir a PRN los corta y
esto causa que el formato no pueda incorporarse, para solucionar esto existen dos
opciones:
1. Emplear una macro la cual convierta el archivo de manera correcta (el empleo
de esta se ver ms adelante)
2. Crear varias partes del archivo segn lo describe el archivo INTERFAS.doc, para
crear los archivos de manera correcta lo cual explica porque el archivo
INTERFAS.DOC tiene dos columnas de numeracin
Importante:
Cuando se emplea la opcin de archivo 1, no significa que se deba
subir solo ese archivo 1 del documento INTERFAS.DOC, lo que quiere
decir es que ese archivo es una parte de un todo y el archivo completo
es la sumatoria de todos los campos en los dos o tres archivos; ese es
el motivo de las dos columnas de nmeros en el documento
INTERFAS.DOC
Debe hacer lnea a lnea, campo a campo segn el contenido del documento
INTERFAS.DOC, se debe tener en cuenta que los campos numricos no deben tener
comas o puntos de separacin decimal, la forma de determinar los decimales en los
campos numricos est incluida dentro de la definicin de los campos, por ejemplo, el
campo: VALOR DEL MOVIMIENTO: 15 posiciones numricas, 13 enteros, 2 decimales
se debe escribir de la siguiente forma:
VALOR
100.000
CORRECTO
000000010000000
INCORRECTO
00000100,000.00
000000000000.00
DE
CORRECTO
20111231
INCORRECTO
2011/12/31
2011-12-31
Importante:
Recuerde que cada carcter corresponde a un espacio, es decir una coma,
un smbolo o un movimiento con la barra espaciadora corresponde a una
posicin dentro del archivo plano
numricas
5. Inicie fila a fila del archivo INTERFAS.DOC vs. Columna a columna del Excel,
seleccione con el Mouse la columna A (recuerde que una columna seleccionada
se resalta en color azul) y haga clic derecho para que muestre la ventana de la
herramienta y haga clic en ancho de columna, all se habilitara una ventana
donde se debe digitar el ancho indicado en el documento.
Importante:
El campo cuenta es de 10 caracteres numricos pero este tiene una
connotacin especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por
esta razn no puede marcarse como especial sino que debe ser general
Importante:
La primera fila donde se coloco el nombre del campo debe borrarse antes
de convertir el archivo a PRN o TXT, de lo contrario al subir la interface
genera inconsistencias.
Importante:
a. OFFICE 2003
Incluir el men de Visual Basic, para esto se selecciona por el men View
Toolbars Visual Basic o se da clic derecho sobre la parte de los mens y se
selecciona Visual Basic.
a. OFFICE 2003
Seleccionar el icono Visual Basic Editor, el cual abre la ventana del editor de
Visual Basic
Sub ExportText()
Dim delimiter As String
Dim quotes As Integer
Dim Returned As String
delimiter = ""
quotes = MsgBox("Se exportaran unicamente las celdas seleccionadas", vbYesNo)
' Call the WriteFile function passing the delimiter and quotes options.
Returned = WriteFile(delimiter, quotes)
' Print a message box indicating if the process was completed.
Select Case Returned
Case "Canceled"
MsgBox "La Exportacion ha sido cancelada."
Case "Exported"
MsgBox "La Informacion fue exportada."
End Select
End Sub
Function WriteFile(delimiter As String, quotes As Integer) As String
' Dimension variables to be used in this function.
Dim CurFile As String
Dim SaveFileName
Dim CellText As String
Dim RowNum As Integer
Dim ColNum As Integer
Dim FNum As Integer
Dim TotalRows As Double
Dim TotalCols As Double
' Show Save As dialog box with the .TXT file name as the default.
' Test to see what kind of system this macro is being run on.
If Left(Application.OperatingSystem, 3) = "Win" Then
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text Delimited (*.txt),
*.txt", , "Text Delimited Exporter")
Else
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text", , "Text Delimited
Exporter")
End If
' Check to see if Cancel was clicked.
If SaveFileName = False Then
WriteFile = "Canceled"
Exit Function
End If
' Obtain the next free file number.
FNum = FreeFile()
' Open the selected file name for data output.
Open SaveFileName For Output As #FNum
' Store the total number of rows and columns to variables.
TotalRows = Selection.Rows.Count
TotalCols = Selection.Columns.Count
' Loop through every cell, from left to right and top to bottom.
For RowNum = 1 To TotalRows
For ColNum = 1 To TotalCols
With Selection.Cells(RowNum, ColNum)
Dim ColWidth As Integer
ColWidth = Application.RoundUp(.ColumnWidth, 0)
' Store the current cells contents to a variable.
Select Case .HorizontalAlignment
Case xlRight
CellText = Space(ColWidth - Len(.Text)) & .Text
Case xlCenter
CellText = Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2) & .Text & Space((ColWidth Len(.Text)) / 2)
Case Else
CellText = .Text & Space(ColWidth - Len(.Text))
End Select
End With
' Write the contents to the file.
' With or without quotation marks around the cell information.
Select Case quotes
Case vbYes
CellText = CellText & delimiter
Case vbNo
CellText = CellText & delimiter
End Select
Print #FNum, CellText;
' Update the status bar with the progress.
Application.StatusBar = Format((((RowNum - 1) * TotalCols) + ColNum) /
(TotalRows * TotalCols), "0%") & " Completed."
' Loop to the next column.
Next ColNum
' Add a linefeed character at the end of each row.
If RowNum <> TotalRows Then Print #FNum, ""
' Loop to the next row.
Next RowNum
' Close the .prn file.
Close #FNum
' Reset the status bar.
Application.StatusBar = False
WriteFile = "Exported"
End Function
Guardar con el nombre que se quiere aplicar a este archivo de Excel, el cual nos
va servir como base para generar nuestros archivos planos
Importante:
En caso de no tener la macro, solicitarla a Informtica y Gestin o
descargarla de preguntas frecuentes en el portal de clientes.
Seleccionar las celdas a exportar y se da clic en la opcin Run Macro del men
Visual Basic en 2007 o en la pestana de botn macro;
Importante:
En este caso incorporaremos movimiento en un archivo, esto indica que contiene todas
las columnas en un solo archivo plano
Importante:
No es solo el archivo 1 sino todos los campos de dos o ms archivos
acumulados en uno solo.
Importante:
Si se incorporan facturas por interfaes y se desean imprimir por previos en forma
correcta, el orden de las cuentas contables por secuencia debe ser el siguiente:
1. Cuenta de Ventas
2. Cuenta por Cobrar
3. Cuenta de Retencin
4. Cuenta de IVA
5. Cuenta de Inventarios
6. Cuenta de costos