DOCUMENTOS MERCANTILES

INTRODUCCION
La complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los simples acuerdos verbales
queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en el campo mercantil
se sustente a travs de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa.
Donde toda emisin y recepcin de documentos de diversas ndoles podrn respaldar las
transacciones econmicas y financieras.

DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito,
planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de
las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de
contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el
profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los
asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos
documentos.

LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de
carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos
documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma
empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin
interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera
recibido dentro del plazo establecido.

USO DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin
comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan slo
un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir
un fallo.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a

travs de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base
para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde
el punto de vista legal.

A continuacin se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la prctica de la

contabilidad.

1. Letra de Cambio
2. Pagares
3. Cheques
4. Recibos
5. Facturas
6. Vales
7. Notas de Remisin
8. Nota de Abono

9. Nota de Crdito

LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una
persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin natural o jurdica
(estado), con el objeto de exigir que sta efectu (hacer) el pago de una
determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique la
contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta

presentar el mismo da de su giro o cualquier otro da para exigir su
pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica.

A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el

plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de la
letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagara.

A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se

computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se
cuentan los das conforme al ao civil, es decir computando los das que
tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la

letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.
2. Fecha de emisin de la letra de cambio.
3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o nica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.

10. Firma del acreedo

EL PAGARE
El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o
determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene
que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado
a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y rbricas
antes o despus de la transaccin.
El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:

o

A das o meses fecha.

A fecha fija.

Los pagars pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente

por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la
fecha de vencimiento.
2. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando
existe la garanta de otra persona quien en forma solidaria y
mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha
de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
3. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda
con una prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad,
etc.
4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos
de que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en
este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para
recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la
fecha de vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin
de las garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se
otorgue con garantas personales y prendarias.

FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagar puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligacin.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de inters ordinario.

7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.

8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisin del pagar.
10.Firma del deudor.
11.Firma del garante.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe
ser pagado contra presentacin del cheque en cajas de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en
su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del
librado o Banco.
CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener,

fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido
de ste autorizacin para girar cheques en virtud de una apertura de
crdito.

El cheque se puede girar por dos modalidades:

o

Al portador.

Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o

jurdica.

FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisin de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisin del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Nmero del cheque.
7. La clave o nmero de cuenta.

EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita
haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo
o en especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entra las ms importantes tenemos los
recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.

Recibo de Caja de Egreso.

Recibo de Alquiler.

Recibo de Depsito en cuenta corriente.

Recibo de Depsitos en garanta.

Recibo de Depsitos en custodia.

Recibo de Depsito a plazo fijo.

Recibo de Depsito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o
cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente
estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la

correlatividad de los mismos.

La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.
RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de
bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente
estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la

correlatividad.

La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Lugar y fecha de emisin.
6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.

RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueo de
casa, por el dinero que recibe del inquilino.
El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia
de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una
transaccin realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la
empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien
puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a travs
de cajeros automticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo
del depsito que puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que
reconoce el Banco.
En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor
tasa de inters.
El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms
intereses.
RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA
Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber
recibido valores, ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo
otorgado, de modo que la devolucin se efectuar una vez satisfecha la
deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de
vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado
como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las
que sern devueltas al trmino del tiempo establecido previo pago de una
comisin.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad
financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la
misma autoridad.

LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un
vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los
bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa
para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios
comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la

constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.

Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que

respalda el nacimiento de una obligacin, para el comprador.

Se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento

de las mercaderas y cuentas por cobrar.

EL VALE
DEFINICIN
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona
se obliga al pago de una suma determinada. Tambin se define como una

nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderas o
dinero por cuenta del firmante del documento.

NOTA DE DBITO
I.

DEFINICIN

Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha

cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes,
moras, devoluciones.
La nota dbito ser emitida al mismo adquirenteo usuario para modificar
comprobantes de pago emitidos con anterioridad.
Especficamente para incrementar (carga o devitar) el importe de una
factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por
gastos adicionales, as como por anulacin de operaciones.
NOTA DE CREDITO
Es un ocumento que modifica a un comprobante de pago por las siguientes
motivos: