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Introduo
Segundo pesquisa feita pela AIIM (Association for Information and Image Management
Internacional) 95% das informaes, nos EUA, estavam em papel em 1990 e 92% de um
volume ainda maior ainda continuaro em formato papel no 2000. O que isto significa? Que
o meio de suporte das informaes em todo o mundo tende ainda a permanecer, em sua
grande maioria na forma de papel.
Outros suportes restantes (8%) esto distribudos na forma de sistemas de processamento de
dados e armazenamento microgrfico (fichas e microfilmes).
Com o tempo , as grandes corporaes comearam analisar solues para gerenciar a
documentao na forma de papel. Da comearam a surgir solues voltadas para o
gerenciamento eletrnico de documentos (GED).
Conceituao de Documento
uma unidade constituda pela informao e seu suporte.
a base de toda informao registrada, fixada em um suporte material a fim de ser utilizada
para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, aes e
pensamentos dos indivduos e grupos em uma determinada poca e lugar (definio Arquivo
Pblico do Paran).
Elementos obrigatrios na Constituio de um documento
Matria
o suporte onde a informao estar contida (papel, fita cassete, filme ,etc...)
E pode ser de diversos gneros (textual, informtico, sonoro, etc...)
Meio
Contedo
Recuperao de Textos Total (Full Text Retrieval) estas ferramentas so integradas a outras
ferramentas, como OCR. Atravs desta ferramenta possvel recuperar documentos a partir
de qualquer palavra de seu contedo. Os documentos capturados pelo scanner (digitalizados),
so submetidos a um processo de reconhecimento (OCR) e indexados numa base dados
integradas com imagens dos documentos.
Sada de Computador para Disco Laser (COLD) so produtos voltados ao gerenciamento de
relatrios emitidos por sistemas de informao geralmente residentes em grandes
computadores. Os relatrios so armazenados na forma de dado eletrnico, permitindo a
recuperao por palavras do seu contedo, partes do relatrio ou mesmo ndices previamente
indicados na gerao dos relatrios. O resultado apresentado em diversos formas: tela do
computador, FAX, impressora, etc... No momento da exibio pode ser acoplado a uma
mscara de layout (formulrio com logotipos, assinatura, etc...) permitindo ao usurio a
visualizao e impresso do resultado real de como seria se fosse impresso (ex.:
contracheques, notas fiscais, faturas de telefones, etc)
Gerenciamento de Fluxo de Trabalho (Workflow) so solues que gerenciam as estruturas
dos processos de fluxo de trabalho de uma organizao. Permite desenhar por exemplo, o
caminho que um documento deve seguir desde sua etapa de criao at sua aprovao,
definindo critrios como segurana, visualizao, limites de liberao, para cada documento
pertencente ao processo.
Difcil recuperao
Acesso limitado
Baixa segurana e integridade dos arquivos
Necessidade de muito espao para alocao
Alto custo de manuteno destas instalaes
Alto custo de produo e gerenciamento (pessoal alocado)
Estudo
No estudo da demanda devemos executar em primeiro lugar um levantamento sobre o
processo de criao dos documentos. Isto feito atravs de um questionrio com algumas
perguntas relevantes para definio da abrangncia da soluo. Aps respondido temos
condies de avaliar bem este processo. Segue abaixo algumas perguntas sugeridas para este
questionrio:
O que se deseja arquivar?
Onde so arquivados os documentos atualmente?
O que quer melhorar no sistema atual?
Quantas pessoas usam?
Quantas estaes de trabalho existem?
Quantas pessoas sero afetadas?
Quais so as necessidades?
De onde vem as informaes?
H aproveitamento de microfilme?
Natureza dos documentos em papel (formato, qualidade, padronizao)
Quem arquiva?
Quem tem acesso?
Freqncia de uso do arquivo?
Qual o formato dos registros no sistema atual?
Qual o tempo para achar um documento?
Quais so os objetivos esperados para melhora do sistema atual?
(melhorar atendimento, diminuir espao, etc...)
Alternativas de Soluo
Dentro deste processo temos condies de avaliar, por exemplo, se existe a necessidade da
utilizao do arquivamento eletrnico ou a manuteno do sistema atual. Na definio das
alternativas temos que levar em considerao alguns fatores como: necessidade de acesso
rpido ou espordico ao documento, adaptao ao sistema atual, caractersticas especficas
ligadas a sistemas de informao instalados, entre outros aspectos que iro afetar o ambiente.
Existem trs alternativas para este caso: a utilizao da tecnologia de GED, adaptao da
sistemtica atual a outros sistemas como a microfilmagem ou a manuteno do sistema atual
aliando-se a sistemas de informao.
Manuteno da Sistemtica Atual.
Imaginemos que j existe uma adaptao ao processo executado.
Nem sempre podemos avaliar a necessidade da implantao de uma tecnologia em detrimento
de uma produtividade j existente. O que podemos fazer adaptar a forma como est sendo
colocada a informao e como ela distribuda. Para isto devemos analisar a possibilidade da
construo ou aperfeioamento (caso j exista) de sistemas de informao que fariam a
localizao de documentos junto ao acervo. Existem vrias situaes que refletem esta
necessidade.
No podemos implantar esta tecnologia em um setor que pesquise poucos documentos
durante um ano. H justificativa caso necessite liberar o espao fsico que est ocupado, tendo
que se levar em conta a possibilidade da eliminao de certos documentos do acervo
( necessidade de verificao do aspecto legal).
Necessidade de acesso rpido aos documentos, atravs de pesquisa por ndices ou por
acesso a palavras do documento (full text retrieve).
Eliminao de espao fsico ocupado por arquivos com documentao interna da empresa.
Existem alguns documentos que exigem a sua manuteno para efeito legal. Antes da
implantao dever haver um levantamento destes documentos, para viabilizar a sua
eliminao.
Garantia de integrao com sistemas j existentes na empresa. Atualmente a tecnologia
permite a integrao com diversas bases de dados, alm de proporcionar a
compatibilizao por exemplo com Servidores de Correio Eletrnico, FAX e aplicaes
cliente/servidor.
Necessidade de distribuio de documentao para diversos rgos. Hoje as
mdias eletrnicas armazenam grandes quantidades de documentos, permitindo seu
gerenciamento de forma remota.
Segurana da informao contidas nos documentos. A tecnologia garante a integridade das
informaes.
Qualidade da documentao a ser pesquisada. A tendncia do papel de deteriorar, o que
no acontece com as mdias atuais como o CD-ROM e disco ptico que possuem vida til
de at 30 anos. A dependncia de equipamento para leitura destas mdias depois de um
certo tempo um empecilho para guarda dos documentos por muito tempo, apesar da
durabilidade da mdia. Uma orientao seria a migrao no mximo em 5 anos para
mdias mais atualizadas.
Servidor de Rede
Servidor de Imagens
Estaes de Entrada de Documentos
O servidor de rede solicitado caso haja um nmero razovel de estaes a serem ligadas ao
mesmo. Podemos utilizar o servidor de imagens como servidor de rede tambm , mas em
alguns casos (dependendo do nmero de estaes) pode sobrecarregar o servidor. Definimos a
estao de entrada como sendo um scanner acoplado ao micro, que far a captura dos
documentos. Na estao de indexao sero apropriadas as imagens com a indexao por
campos definidos antes da criao do banco de imagens , para localizao do documento
posteriormente. Na estao de consulta teremos acoplada ao micro uma impressora que far a
sada para impresso dos documentos pesquisados.
No existe uma estrutura rgida neste caso, pois podemos colocar a impressora no barramento
ou eliminar as estaes de indexao por exemplo, assumindo na entrada dos documentos
tambm a indexao dos mesmos.
No servidor de imagens teremos acoplada a unidade de gravao onde sero armazenadas as
imagens.
Mostramos este modelo bsico apenas ilustrar uma estrutura GED.
Em alguns casos, dependendo do volume de documentos, ser necessria a instalao de
unidades chamadas Jukeboxs onde estaro as mdias a serem armazenadas (discos pticos
ou CD-ROMs) ou discos RAID com grande capacidade de armazenamento (utilizado em
estruturas GED quando o acesso a informao tenha que ser rpido). Na unidade Jukebox
existe um mecanismo de troca das mdias sem a interveno manual do operador. Nos casos
onde sero gerenciados um volume pequeno de documentos, so indicados drives de leitura
e gravao para as mdias selecionadas ou discos com grande capacidade no servidor, com
unidades de backup em fita DAT ou DLT.
O nmero de estaes de entrada, indexao e consulta de documentos dever ser definido de
acordo com a necessidade e tambm sobre a circunstncias que o processo ser planejado
quando da definio do volume de documentos a serem digitalizados (acervo e/ou
pequeno. Para este caso dever haver uma preocupao maior na contratao de uma soluo
que possa crescer com a necessidade da organizao (solues escalveis).