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GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Introduo
Segundo pesquisa feita pela AIIM (Association for Information and Image Management
Internacional) 95% das informaes, nos EUA, estavam em papel em 1990 e 92% de um
volume ainda maior ainda continuaro em formato papel no 2000. O que isto significa? Que
o meio de suporte das informaes em todo o mundo tende ainda a permanecer, em sua
grande maioria na forma de papel.
Outros suportes restantes (8%) esto distribudos na forma de sistemas de processamento de
dados e armazenamento microgrfico (fichas e microfilmes).
Com o tempo , as grandes corporaes comearam analisar solues para gerenciar a
documentao na forma de papel. Da comearam a surgir solues voltadas para o
gerenciamento eletrnico de documentos (GED).
Conceituao de Documento
uma unidade constituda pela informao e seu suporte.
a base de toda informao registrada, fixada em um suporte material a fim de ser utilizada
para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, aes e
pensamentos dos indivduos e grupos em uma determinada poca e lugar (definio Arquivo
Pblico do Paran).
Elementos obrigatrios na Constituio de um documento

Matria

o suporte onde a informao estar contida (papel, fita cassete, filme ,etc...)
E pode ser de diversos gneros (textual, informtico, sonoro, etc...)

Meio

o veculo ou forma pela qual a informao expressa (bilhetes, memorandos, contratos ,


etc...).
dividido em espcie (contrato, requerimento, memorando, etc...) e tipo (contrato de
trabalho, requerimento de frias, etc...).

Contedo

a informao individualizada no documento ( o dado propriamente dito).


O que GED?
uma tecnologia da computao que visa captar, armazenar, recuperar e gerenciar
informaes de forma eletrnica. Os documentos originais (em papel) so convertidos para o
formatos de imagens eletrnicas, indexados (gerao ndices de pesquisa) e arquivados em

equipamentos com capacidade alta de armazenamento . Esta converso feita utilizando-se


equipamento denominado escaner (scaner) que faz a varredura do documento, transformando
o mesmo em uma informao digital que ser reconhecida pelo computador .
Em seguida esta imagem sofre um processo de compresso para ocupar menos espao no
sistema de armazenamento. Durante o processo de armazenamento poder ser feita a gerao
dos ndices de pesquisa da imagem digital do documento. Esta gerao poder ser manual
(digitao) ou executando tcnicas de reconhecimento tico de caracteres. Esta tcnica visa
reconhecer o contedo do documento em partes (definio de campos fixos) ou na forma total
do documento (recuperao por qualquer palavra)..
Aps a organizao de toda a documentao no formato digital, o sistema permitir a
distribuio e consulta para diversas pessoas ao mesmo tempo.
Diviso existentes para a tecnologia GED.
O mercado estruturou os produtos que utilizam esta tecnologia em divises especficas para
cada soluo.
Gerenciamento de Documentos (Document Management) so solues voltadas ao
gerenciamento do ciclo de vida de um documento, desde a sua criao, reviso at sua
expirao. Os produtos enquadrados nesta diviso no gerenciam obrigatoriamente imagens,
mas tambm arquivos oriundos de editores de texto, planilhas e outras formas de gerao de
arquivos eletrnicos.
Gerenciamento de Imagens (Document Imaging) so produtos voltados para armazenamento
de imagens captadas atravs de scanners e indexadas em uma base de imagens. Geralmente
disponibiliza uma interface para o usurio na forma de pastas/sub-pastas onde esto
armazenadas e indexadas as imagens dos documentos
(formato de exibio semelhante ao Explorer do Windows).
Integrao com sistemas de processamento de dados (Imaging enable) so solues de
gerenciamento de imagens que disponibilizam bibliotecas de sub-rotinas que podem ser
integrados a sistemas de informao via recursos como API, DLL e DDE. Estes sistemas
passariam a utilizar funes de acesso e recuperao de imagens aliado a uma pesquisa em
uma base de dados. Permite mostrar dados e imagens em uma mesma tela.
Gerenciamento de Documentao Tcnica (Engineering Document Management) so
produtos voltados para o gerenciamento de documentao tcnica, envolvendo arquivos
gerados eletronicamente em softwares CAD, at documentos em papel em formato A0.
Permitem a transformao de documentos (plantas A0 - imagem raster) em imagem tipo CAD
(imagem vector).
Reconhecimento tico de Caracteres (OCR Optical Character Recognition) so
ferramentas utilizadas para reconhecimento de caracteres a partir de uma imagem digital (na
forma datilografada ou impressa). O caracter reconhecido transformado em dado eletrnico,
podendo ser manipulado por sistemas de informao, editores de textos ou planilhas por
exemplo. Existe ainda uma variao desta ferramenta quanto ao que se refere ao
reconhecimento da escrita. Estes softwares so chamados ICR. Geralmente so ferramentas
dotadas de uma concepo de reconhecimento de caracteres cursivos levando-se em conta
aspectos como inclinao, presso sobre o papel, etc.

Recuperao de Textos Total (Full Text Retrieval) estas ferramentas so integradas a outras
ferramentas, como OCR. Atravs desta ferramenta possvel recuperar documentos a partir
de qualquer palavra de seu contedo. Os documentos capturados pelo scanner (digitalizados),
so submetidos a um processo de reconhecimento (OCR) e indexados numa base dados
integradas com imagens dos documentos.
Sada de Computador para Disco Laser (COLD) so produtos voltados ao gerenciamento de
relatrios emitidos por sistemas de informao geralmente residentes em grandes
computadores. Os relatrios so armazenados na forma de dado eletrnico, permitindo a
recuperao por palavras do seu contedo, partes do relatrio ou mesmo ndices previamente
indicados na gerao dos relatrios. O resultado apresentado em diversos formas: tela do
computador, FAX, impressora, etc... No momento da exibio pode ser acoplado a uma
mscara de layout (formulrio com logotipos, assinatura, etc...) permitindo ao usurio a
visualizao e impresso do resultado real de como seria se fosse impresso (ex.:
contracheques, notas fiscais, faturas de telefones, etc)
Gerenciamento de Fluxo de Trabalho (Workflow) so solues que gerenciam as estruturas
dos processos de fluxo de trabalho de uma organizao. Permite desenhar por exemplo, o
caminho que um documento deve seguir desde sua etapa de criao at sua aprovao,
definindo critrios como segurana, visualizao, limites de liberao, para cada documento
pertencente ao processo.

Etapas para implantao da tecnologia do Gerenciamento Eletrnico de Documentos


(GED)
Identificao da Demanda
A demanda dever ser analisada de forma a refletir a atual situao de acesso a informao. O
manuseio de documentos na forma de papel, a dificuldade de organizao e acesso so
exemplos da necessidade de aplicao da tecnologia de GED.
A seguir definiremos os tipos de demanda possveis que encontraremos para estas situaes
Tipos de Demanda
Existem vrios tipos de demanda que podemos citar como exemplo para aplicao da
tecnologia:

Reduzir custos de armazenamento e recuperao: Existem custos no manuseio ,


distribuio, controle e arquivamento de documentos de uma empresa ou rgo pblico.
Existem vrias pessoas que organizam manualmente documentos e arquivam os mesmos
em pastas ou caixas para posterior localizao. O acesso aos documentos controlado
manualmente ou atravs de sistemas de informaes que indicam onde o documento se
encontra fisicamente. Isto dificulta o acesso a informao de forma rpida e com
produtividade. Alm disso, a documentao gerada ocupa espao fsico, reservando
grandes reas para seu armazenamento.

Integrao da documentao gerada pela empresa e os sistemas eletrnicos: As empresas


possuem sistemas de informao que se baseiam em dados colhidos de documentos
produzidos por diversos rgos da empresa. Existe a necessidade de integrar esta massa de
documentos aos sistemas informatizados da empresa afim de garantir atendimento rpido
e aumento de produtividade.
A legislao atual ainda no permite a eliminao de certos documentos gerados pelos
diversos rgos da administrao pblica, havendo ento a necessidade da integrao dos
sistemas de informao a um sistema que controle o documento legal.

Quando falamos de documentos produzidos na forma de papel, analisamos os seguintes


aspectos:

Difcil recuperao
Acesso limitado
Baixa segurana e integridade dos arquivos
Necessidade de muito espao para alocao
Alto custo de manuteno destas instalaes
Alto custo de produo e gerenciamento (pessoal alocado)

Estudo
No estudo da demanda devemos executar em primeiro lugar um levantamento sobre o
processo de criao dos documentos. Isto feito atravs de um questionrio com algumas
perguntas relevantes para definio da abrangncia da soluo. Aps respondido temos

condies de avaliar bem este processo. Segue abaixo algumas perguntas sugeridas para este
questionrio:
O que se deseja arquivar?
Onde so arquivados os documentos atualmente?
O que quer melhorar no sistema atual?
Quantas pessoas usam?
Quantas estaes de trabalho existem?
Quantas pessoas sero afetadas?
Quais so as necessidades?
De onde vem as informaes?
H aproveitamento de microfilme?
Natureza dos documentos em papel (formato, qualidade, padronizao)
Quem arquiva?
Quem tem acesso?
Freqncia de uso do arquivo?
Qual o formato dos registros no sistema atual?
Qual o tempo para achar um documento?
Quais so os objetivos esperados para melhora do sistema atual?
(melhorar atendimento, diminuir espao, etc...)

Alternativas de Soluo
Dentro deste processo temos condies de avaliar, por exemplo, se existe a necessidade da
utilizao do arquivamento eletrnico ou a manuteno do sistema atual. Na definio das
alternativas temos que levar em considerao alguns fatores como: necessidade de acesso
rpido ou espordico ao documento, adaptao ao sistema atual, caractersticas especficas
ligadas a sistemas de informao instalados, entre outros aspectos que iro afetar o ambiente.
Existem trs alternativas para este caso: a utilizao da tecnologia de GED, adaptao da
sistemtica atual a outros sistemas como a microfilmagem ou a manuteno do sistema atual
aliando-se a sistemas de informao.
Manuteno da Sistemtica Atual.
Imaginemos que j existe uma adaptao ao processo executado.
Nem sempre podemos avaliar a necessidade da implantao de uma tecnologia em detrimento
de uma produtividade j existente. O que podemos fazer adaptar a forma como est sendo
colocada a informao e como ela distribuda. Para isto devemos analisar a possibilidade da
construo ou aperfeioamento (caso j exista) de sistemas de informao que fariam a
localizao de documentos junto ao acervo. Existem vrias situaes que refletem esta
necessidade.
No podemos implantar esta tecnologia em um setor que pesquise poucos documentos
durante um ano. H justificativa caso necessite liberar o espao fsico que est ocupado, tendo
que se levar em conta a possibilidade da eliminao de certos documentos do acervo
( necessidade de verificao do aspecto legal).

Adaptao da sistemtica atual a outros sistemas


Podemos avaliar a utilizao de um sistema de microfilmagem como soluo para o
arquivamento de documentos do acervo. Para isto temos que observar algumas condies
como a necessidade de localizao e acesso rpido aos documentos, garantia do processo de
arquivamento (instalaes e equipamentos) e mtodos de localizao dos microfilmes ou
microfichas (sistemas de localizao). Atualmente este meio bastante utilizado devido a sua
caracterstica legal, pois podemos eliminar documentos que foram microfilmados e cujos
microfilmes foram legalizados (assinados) por autoridade competente.
Utilizao da tecnologia de GED
Avaliamos os seguintes aspectos para utilizao desta tecnologia:

Necessidade de acesso rpido aos documentos, atravs de pesquisa por ndices ou por
acesso a palavras do documento (full text retrieve).
Eliminao de espao fsico ocupado por arquivos com documentao interna da empresa.
Existem alguns documentos que exigem a sua manuteno para efeito legal. Antes da
implantao dever haver um levantamento destes documentos, para viabilizar a sua
eliminao.
Garantia de integrao com sistemas j existentes na empresa. Atualmente a tecnologia
permite a integrao com diversas bases de dados, alm de proporcionar a
compatibilizao por exemplo com Servidores de Correio Eletrnico, FAX e aplicaes
cliente/servidor.
Necessidade de distribuio de documentao para diversos rgos. Hoje as
mdias eletrnicas armazenam grandes quantidades de documentos, permitindo seu
gerenciamento de forma remota.
Segurana da informao contidas nos documentos. A tecnologia garante a integridade das
informaes.
Qualidade da documentao a ser pesquisada. A tendncia do papel de deteriorar, o que
no acontece com as mdias atuais como o CD-ROM e disco ptico que possuem vida til
de at 30 anos. A dependncia de equipamento para leitura destas mdias depois de um
certo tempo um empecilho para guarda dos documentos por muito tempo, apesar da
durabilidade da mdia. Uma orientao seria a migrao no mximo em 5 anos para
mdias mais atualizadas.

Componentes Bsicos de uma Soluo de GED


Para uma avaliao mais detalhada dos componentes de uma soluo, temos que avaliar
inicialmente o que est implantado. Vamos definir por exemplo uma estrutura onde no tenha
nenhum equipamento ou sistema instalado:
O sistema composto por:

Servidor de Rede
Servidor de Imagens
Estaes de Entrada de Documentos

Estaes de Indexao de Documentos


Estaes de Consulta de Documentos
Softwares de Gerenciamento de Ambiente em Rede
Softwares de GED (Servidor e clientes)
Banco de Dados Relacional

O servidor de rede solicitado caso haja um nmero razovel de estaes a serem ligadas ao
mesmo. Podemos utilizar o servidor de imagens como servidor de rede tambm , mas em
alguns casos (dependendo do nmero de estaes) pode sobrecarregar o servidor. Definimos a
estao de entrada como sendo um scanner acoplado ao micro, que far a captura dos
documentos. Na estao de indexao sero apropriadas as imagens com a indexao por
campos definidos antes da criao do banco de imagens , para localizao do documento
posteriormente. Na estao de consulta teremos acoplada ao micro uma impressora que far a
sada para impresso dos documentos pesquisados.
No existe uma estrutura rgida neste caso, pois podemos colocar a impressora no barramento
ou eliminar as estaes de indexao por exemplo, assumindo na entrada dos documentos
tambm a indexao dos mesmos.
No servidor de imagens teremos acoplada a unidade de gravao onde sero armazenadas as
imagens.
Mostramos este modelo bsico apenas ilustrar uma estrutura GED.
Em alguns casos, dependendo do volume de documentos, ser necessria a instalao de
unidades chamadas Jukeboxs onde estaro as mdias a serem armazenadas (discos pticos
ou CD-ROMs) ou discos RAID com grande capacidade de armazenamento (utilizado em
estruturas GED quando o acesso a informao tenha que ser rpido). Na unidade Jukebox
existe um mecanismo de troca das mdias sem a interveno manual do operador. Nos casos
onde sero gerenciados um volume pequeno de documentos, so indicados drives de leitura
e gravao para as mdias selecionadas ou discos com grande capacidade no servidor, com
unidades de backup em fita DAT ou DLT.
O nmero de estaes de entrada, indexao e consulta de documentos dever ser definido de
acordo com a necessidade e tambm sobre a circunstncias que o processo ser planejado
quando da definio do volume de documentos a serem digitalizados (acervo e/ou

documentos atuais). Em todas as estaes clientes haver um software de captura e


recuperao das imagens ou mesmo uma interface mais adequada ao usurio para acesso as
imagens e dados provenientes de outros banco de dados em uma mesma tela.
Todas as especificaes acima apenas ilustram uma estrutura bsica de GED, sem envolver
parmetros como quantidade de documentos elevada, qualidade e formato dos documentos,
necessidade de acesso imediato entre outros fatores que levariam a uma avaliao mais
detalhada do ambiente .que se deseja implantar este tipo de soluo.
Definio da Abordagem
A definio da abordagem do projeto possui aspectos relevantes. Alguns fatores levantados
anteriormente devero ser discutidos na definio da estrutura GED desejada. Podemos
identificar algumas destas situaes:
Identificao de processo licitatrio ou compra direta
Desenvolvimento interno da integrao com os sistemas de informao ou terceirizao
Projeto-piloto ou abordagem ampla
Acompanhamento
O acompanhamento tcnico durante a implantao da soluo GED muito importante para
reviso e elaborao de laudos identificando situaes ocorridas. nesta fase que ser
possvel identificar os problemas ocorridos e san-los em tempo de no prejudicar o
andamento do projeto.
Aps a implantao, deve-se haver acompanhamento da soluo visando atualizao tanto da
parte do hardware e do software adquiridos. As mdias, por exemplo, com o passar dos anos
esto num processo de reduo de tamanho e aumento de capacidade de armazenamento. Por
isso necessrio o acompanhamento no s no perodo inicial de adaptao , mas tambm
durante o perodo em que o sistema se tornar estvel e produtivo, afim de corrigir desvios de
uma avaliao inicial.
Justificativas para implantao de um sistema GED.
Encontramos alguma dificuldade quando tentamos avaliar a utilizao destas tecnologias
quantificando os seus resultados. Aumento de produtividade, melhor qualidade e rapidez no
acesso a informao, liberao de espao fsico so alguns resultados que podem ser
definidos, mas so de difcil quantificao quando avaliamos o custo-benefcio de
implementao deste tipo de tecnologia. Temos que levar em conta a anlise da informao
que se deseja armazenar e qual o valor desta informao.
Se possui uma freqncia baixa de acesso e a informao tem valor operacional, no
justificaria talvez um investimento, mas se a informao possuir valor estratgico e alta
freqncia de acesso conseguiramos justificar investimentos, pois o retorno para empresa ou
rgo pblico seria evidente.
Outro fator que poderamos analisar seria uma definio clara das necessidades do projeto e
em funo disto selecionar produtos que atendam a essas necessidades sobre um menor custo.
Porm dever haver um cuidado maior na definio da soluo afim de evitar o super ou subdimensionamento da estrutura de GED. Em algumas situaes a indicao de um projetopiloto ,visando ampliao mais tarde, pode ser a soluo para um investimento inicial

pequeno. Para este caso dever haver uma preocupao maior na contratao de uma soluo
que possa crescer com a necessidade da organizao (solues escalveis).