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ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y ORGANIZACIN

Curso virtual

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL

ARCHIVALIA, S.C.A
Cursos certificados en calidad segn la norma 9001:2008
ER-0294/2008

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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2.1. Definicin de Archivo


El Archivo Municipal se define como el,
conjunto de documentos sea cual sea su
fecha, su forma y soporte material, acumulados
en el proceso natural por una
institucin
pblica en el transcurso de su gestin,
conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e informacin para la
institucin que los produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de
historia. Podemos considerar al Archivo
Municipal como un servicio pblico de carcter
administrativo especializado en la gestin y
tratamiento de los documentos, en su custodia
y divulgacin. Tambin se entiende por Archivo
Municipal las distintas instalaciones donde se
renen, conservan, organizan y difunden esos
fondos documentales.
El Archivo Municipal participa de una
doble vertiente dentro del conjunto de los
servicios municipales: por un lado es una
institucin de eminente carcter cultural, sin
perder, por otro, su papel fundamental como
eje de funcionamiento de los diferentes
servicios administrativos municipales.
As pues, la proteccin, custodia y
servicio del patrimonio documental municipal es
un elemento indispensable para el fomento de
la cultura e historia del pueblo, pero tambin
para la buena marcha de la Administracin a
nivel local. Se presenta como un servicio
pblico que debe ser garantizado por el
Ayuntamiento y es responsabilidad municipal
que se custodie adecuadamente y se ponga a
disposicin de los usuarios y de la propia
administracin,
en forma que facilite su
accesibilidad y consulta.
Los archivos municipales atesoran gran
cantidad y variedad de documentos, libros,
cdices, textos, manuscritos de gran valor
patrimonial
e
histrico,
sociolgico
y
testimonial. Todos estos documentos son tiles
a la sociedad, al investigador y deben estar
organizados correctamente. Para ello se debe
conocer las series documentales que forman
cada fondo.
Las instalaciones del Archivo Municipal
debern reunir las condiciones necesarias para
el cumplimiento de los fines de conservacin,
custodia y servicio del patrimonio documental

municipal y las llaves de todo Archivo


Municipal, tanto las de la sala de consulta como
las de los diferentes depsitos o dependencias
del mismo, estarn bajo la custodia directa del
secretario y Archivero.
2.2. Historia de los archivos municipales.
Los archivos municipales van unidos a la
historia del hombre. La entrada de ste en la
Historia est vinculada a la aparicin del primer
testimonio escrito y a partir de este momento
los archivos van a tener un puesto en el
acontecer humano. La existencia de archivos
est demostrada en Egipto, en Mesopotmica.
Estos son archivos patrimoniales cuya utilidad
radicaba en la contabilidad de las cosechas.
Los escribas los custodiaban siendo el principal
soporte de escritura el papiro. Los chinos hacen
remontar la aparicin de los primeros
documentos a diecisis siglos a. de J.C.,
conservndose libros de bamb y de madera
as como los griegos guardaban las actas
pblicas
tanto las de carcter polticoadministrativo como las de carcter notarial
para servir de garanta a los ciudadanos.
La creacin y desarrollo de los archivos
municipales va a ir ligada ntimamente a la
aparicin de los Concejos en la Edad Media,
como consecuencia del proceso de repoblacin
y reconquista tras la invasin musulmana. Los
archivos nacern con sus Concejos y, en un
principio, se irn formando por la acumulacin
de documentos recibidos de las autoridades
laicas y eclesisticas a las que estn sometidas
o de las que dependen.
La existencia de estos Concejos
explicar la necesidad de conservar los
documentos como testimonios jurdicos que
fundamenten
su
origen:
privilegios,
propiedades, derechos y deberes. Algunos se
remontan al siglo XII, por ejemplo, el de
Huesca, otros al siglo XVI, como el de
Granada, en el siglo XVIII se extiende el
modelo de concejo castellano a Catalua,
Mallorca, Valencia y Aragn.
El Archivo Municipal, en un principio, se
reduca un arca con tres llaves donde se
custodiaban los documentos. Ms tarde no slo
se custodiaban los documentos de valor
probatorio para el consejo, sino las escrituras y
privilegios del pueblo con testimonio de hechos,

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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actuaciones y obligaciones de las autoridades


locales dentro de sus competencias: padrones
de
poblacin
repartimientos
fiscales,
expedientes de levas, etc.
Durante los siglos XVI al XVIII el volumen
de
documentacin
archivada
creci
notablemente
a
medida
que
iban
desarrollndose las competencias de los
ayuntamientos y la burocracia. As, los
ayuntamientos
dictaban
ordenanzas,
nombraban oficios, ordenaban la vida
econmica del concejo, gestionaban los
servicios pblicos y representaban al pueblo
frente al Estado. El Archivo Municipal va
consolidndose como el depositario de toda la
documentacin, generalmente, una vez que
haba perdido su vivencia administrativa,
producida y recibida no slo por las autoridades
municipales, sino tambin por sus oficinas y
oficiales.
La uniformidad entre los archivos tendr
lugar en el siglo XIX mediante el Real Decreto,
de 23 de julio, de 1835, Tt. X, art 66, para el
arreglo provisional de los Ayuntamientos del
Reino, logrando con esta medida, la unidad del
fondo documental municipal y asignando el
control y descripcin de los mismos a un
archivero.
2.3 La archivstica aplicada a los archivos
municipales.
La archivstica o ciencia que trata los
archivos nace en el siglo XIX como una tcnica
emprica para arreglo y conservacin de los
archivos y se ocupa de la creacin, historia,
organizacin y servicio de los archivos.
Segn el diccionario de terminologa
archivstica la define como disciplina que trata
de los aspectos tericos y prcticos de los
archivos y de su funcin .
Para Cruz Mundet la Archivstica es: "la
ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, los principios de su conservacin y
organizacin y los medios para su utilizacin.
La metodologa archivstica aplicada a
los archivos municipales se traduce en las
diferentes fases del tratamiento archivstico. El

Tratamiento archivstico es el conjunto de


operaciones y tareas que se aplican a los
documentos en cada una de sus edades y que
tiene como objetivo su conservacin, su
organizacin
y
hacerlos
rpidamente
accesibles, manejables y tiles en sus diversos
fines definidas internacionalmente reconocidas
y que pueden ser aplicables en nuestro pas
con los ajustes o adecuaciones necesarias a
cada grupo documental .
El tratamiento archivstico comprenden
las siguientes fases:
-Identificacin de las series documentales: fase
que consiste en conocer las funciones,
actividades y estructuras y normativas del
rgano
productor,
en
este
caso
el
Ayuntamiento, que genera la documentacin.
-Clasificacin de los documentos: operacin
intelectual y fsica que va separando y
agrupando la documentacin producida y
recibida por la institucin de acuerdo a los
principios de procedencia y orden original.
-Ordenacin de los documentos: operacin
fsica que dispone los documentos dentro de
sus series de acuerdo a su orden natural puede
ser cronolgica, alfabtica o numrica.

-Instalacin fsica de los documentos: una vez


acabada la ordenacin de la documentacin se
pondr la signatura topogrfica y los datos de la
serie y se instalar en cajas. Esto facilita la
descripcin de los documentos.
-Descripcin de los documentos: consiste en
elaborar instrumentos de control o consulta
como inventarios o catlogos entre otros.
2.3.1. Fases de archivo en los municipales:
-Identificacin, clasificacin, Ordenacin,
Inventariado y/o catalogacin
-Identificacin.
Segn el Diccionario de Terminologa
Archivstica define la identificacin como la
fase el tratamiento archivstico que consiste en
la investigacin y sistematizacin de las
categoras administrativas y archivistitas que se
sustenta la estructura de un fondo.

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ORGANIZACIN
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Es por tanto la primera fase de


metodologa archivstica, fase de tipo intelectual
que consiste en la investigacin del sujeto
productor y del tipo documental. Su objetivo
ser por tanto el conocimiento exhaustivo de la
institucin que ha producido el documento, su
evolucin
orgnica,
competencias
administrativa y tipos documentales en los que
se materializan, procedimiento administrativo y
dems disposiciones que afectan al trmite,
elementos imprescindibles para la delimitacin
de la serie documental. El resultado de esta
fase ser la organizacin del fondo, con el
establecimiento del cuadro de clasificacin y la
ordenacin de sus serie documentales,
sentando las bases para su posterior valoracin
y descripcin.
La base de la identificacin es la
aplicacin de manera directa del principio de
procedencia en sus dos niveles, el respeto a la
procedencia de los fondos que consiste en no
mezclar los documentos generados por
diferentes instituciones , y el respeto a la
estructura interna de los fondos y su orden
natural, por el que se evitar mezclar la
documentacin de unas oficinas con otras de la
misma institucin y de unas series con otras
dentro de la misma oficina a la vez que se
mantiene el orden en el que han ido
produciendo los documentos.
-Clasificacin.
La clasificacin de los documentos
municipales constituye la base de la
organizacin y descripcin de cualquier fondo
de ayuntamiento.
Clasificar
consiste
en
agrupar
jerrquicamente los documentos estableciendo
agregados o clases, de los ms especficos a
los ms amplios. La clasificacin responde a
una necesidad doble: proporcionar una
estructura lgica a los documentos y facilitar su
localizacin conceptual, esto es, al tiempo que
los agrupa jerrquicamente, por niveles facilita
el acceso a los documentos. Las agrupaciones
tipolgicas siguen siendo la base de esta
clasificacin. Empleando estas agrupaciones
dispuestas en orden inverso, de la ms amplia
a las ms especficas, se construye el cuadro
de clasificacin.

Segn Schellenberg (1958), hay tres


elementos a considerar en la clasificacin de
los documentos. Las acciones a que estos se
refieren, la estructura orgnica de la
dependencia que los produce, y los asuntos o
los que se refieren. Por consiguiente existen
cuatro sistemas o criterios de clasificacin:
-Clasificacin por
materias
que es la
empleada en las bibliotecas.
-Clasificacin
orgnica;
este
tipo
de
clasificacin tiene el problema que los rganos
cambian frecuentemente y esto
lleva a
modificar constantemente el cuadro de
clasificacin.
-Clasificacin funcional, donde los expedientes
deben agrupase segn la funcin de la que son
reflejo
-Clasificacin orgnica-funcional.
Un ejemplo de cuadro de clasificacin es el
elaborado por el Grupo de archiveros de la
Mesa
de Madrid es un cuadro orgnicofuncional.
El cuadro que propuesto consta de cuatro
secciones funcionales, identificadas con sus
dgitos: Gobierno, Administracin, Servicios y
Hacienda. Cada seccin se subdivide a su vez
en subsecciones y stas en series y subseries
documentales.
La seccin de Gobierno est subdividida
su vez en cuatro subsecciones: 1.01 Concejo/
Ayuntamiento, 1.02 Alcalde, 1.03 Comisiones
de Gobierno y 1.04 Comisiones Informativas y
Especiales.
La seccin de Administracin est
subdividida a su vez en siete subsecciones.
2.01 Secretara, 2.02 Registro general, 2.03
Patrimonio, 2.04 Personal, 2.05 Servicios
jurdicos, 2.06 Contratacin y 2.07 Archivo.
La seccin de Servicios y se subdividen en
trece subsecciones. 3.01 Obras y Urbanismo,
3.02 Servicios Agropecuarios e Industriales,
3.03 Abastos y Consumo, 3.04 Transporte, 3.05
Seguridad Ciudadana, 3.06 Sanidad, 3.07
Beneficencia y Asistencia Social, 3.08
Educacin, 3.09 Cultura, 3.10 Deporte, 3.11
Poblacin, 3.12 Quintas y 3.11 Elecciones.

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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La
subdividida
Intervencin
Tributacin y

seccin de Hacienda
est
en tres subsecciones, 4.01
econmica, 4.02 Financiacin y
4.03 Tesorera.

como la ubicacin
localizacin.

de

stos

para

su

-Ordenacin.

Aurelio Tanodi define el inventario como: una


descripcin exacta y precisa de todo el material
que conserva un archivo.

Partiendo del cuadro de clasificacin la


ordenacin es, el proceso por el cual se le da
un orden interno a cada una de las unidades
que integran las series documentales. Una vez
que el documento est incluido dentro de su
serie, se procede a darle un orden.

Los inventarios describen las series


documentales, segn la disposicin del cuadro
de clasificacin a diferencia del catalogo que es
una descripcin ms individualizada y
exhaustiva de cada documentos, tanto en sus
caracteres internos como externos.

- Ordenacin cronolgica, la fecha de los


documentos se ordenar primero por aos,
meses y por ltimo das.

Los elementos indispensables para la


descripcin en un inventario son:

-Ordenacin Alfabtica, los documentos se


ordenan por el nmero de registro correlativo
que se le da en la oficina productora para
controlarlos.
- Numrica, Los documentos se ordenan por
nmero de registro correlativo que se le da en
la oficina productora para controlarlos.
A la vez que ordenamos los documentos,
se realizan otras tareas mecnicas, como
eliminacin de duplicados o de apoyo
informativo, eliminacin de gomas, clips,
grapas, carpetas de plstico que se adhieren a
los documentos y que con el paso del tiempo
acaban deteriorndolos.
Una vez la documentacin del Archivo
Municipal se encuentra organizada se requiere
la existencia de instrumentos de control que
faciliten el acceso a los fondos documentales,
como son los inventarios.

-Signatura de cada una de las unidades de


instalacin integrantes de cada una de las
series en el depsito (legajo, libro, carpeta);
- Entrada descriptiva, en la que se indiquen por
este orden: tipologa de la serie tradicin
documental, destinatario y materias si es
posible. La entrada descriptiva podr ser una,
doble o mltiple en caso de que en un mismo
legajo
se
contengan
varias
series
documentales.
-Fechas extremas referidas a la primera y
ltima de cada unidad de instalacin.
Se establecen dos tipos de inventarios:
-Inventario Somero, se queda corto en
su entrada descriptiva, que describe grandes
volmenes documentales. Comprende los
elementos mnimos obligatorios, su utilidad es
ante todo de uso interno, pues ofrece una
informacin excesivamente genrica y apenas
orienta de la documentacin que pueden
encontrar.

-Inventarios.
Los inventarios describen a nivel de serie
el contenido completo de un fondo documental.
Para su redaccin, es precisa la organizacin
de todos los documentos municipales siguiendo
el cuadro de clasificacin.
Cruz Mundet los considera como la verdadera
obra del archivero, facilitan la informacin
necesaria de los documentos al usuario, as

-Inventario analtico que describe los fondos


con
mayor
profundidad,
localiza
los
expedientes en el tiempo y en su ubicacin
fsica y refleja la organizacin y contenido de
las series. Posee una caracterstica distintiva
respecto del anterior, profundiza ms y ofrece
informacin
suficiente para localizar la
documentacin en el tiempo y en su ubicacin
fsica da a conocer su organizacin.

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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-Catlogo.
El catlogo tiene la finalidad de describir
exhaustivamente tanto en sus caracteres
internos como en los externos, las piezas
documentales y las unidades archivsticas
seleccionas segn criterios subjetivos. Dada su
naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a
una agrupacin documental salvo que sea muy
pequea. Se trata de un conjunto de
documentos reunidos por autor, fecha, lugares,
asuntos de una o varias series, sin respetar as
el orden natural.
El catlogo es el instrumento que
describe
ordenadamente
y
de
forma
individualizada las piezas documentales o las
unidades archivsticas de una serie o de un
conjunto documental que guardan entre ellas
una relacin o una unidad topolgica, temtica
o institucional.
Los elementos indispensables referidos
a las unidades de descripcin de un catlogo
pueden agruparse en tres apartados:
-Datos internos (fecha, tipologa, autor,
destinatario, materia) que informan sobre el
contenido.
-Datos externos o fsicos.
-Datos de localizacin o signatura.
Los Catlogos se dividiran a su vez en
cronolgicos o alfabticos.
2.3.2. Servicios a los funcionarios y
miembros de la corporacin; y al ciudadano
e
investigador:
Prstamos,
expurgo,
difusin
Los servicios que se prestan en un
Archivo Municipal adoptan diferentes formas.
La cesin de documentos, bien de prstamo
como consulta, ya sea un simple ciudadano
para extraer informacin personal o bien al
funcionario al que se le localiza el expediente o
el investigador que busca. .
Los servicios prestados a los funcionarios
y miembros de la corporacin municipal no slo
se limitan a controlar el uso de documentos,
prstamos y consultas y a dar informacin
sobre su contenido El archivero resuelve
multitud de cuestiones, elabora informes,
atiende solicitudes de informacin por correo
tradicional o electrnico, por telfono o por

atencin presencial.
Pocas veces se tiene en cuenta en las
estadsticas y memorias del archivo el tiempo
empleado en la atencin de las personas que
acuden al Archivo Municipal ya sean
investigadores o simplemente ciudadanos
buscando respuestas a sus inquietudes
culturales e histricas; puesto que los
archiveros son los intermediarios entre los
documentos y los usuarios, ello implica que al
archivero se le presupongan conocimientos
propios de historiador, bibliotecario, agente
cultural, cronista o sea
una formacin
general ya que
dar respuestas a estas
peticiones tambin forma parte de su trabajo
diario.
-Prstamo.
Para mantener un perfecto control de
salida de documentos del archivo municipal se
establece el sistema de prstamo, mediante el
cual se la recopilan datos del documento. El
cual debe contener los siguientes datos: fecha
del prstamo, fecha prevista de devolucin,
cdigo de clasificacin, nmero de folios,
nmero del expediente, nombre del que lo retira
y firma. Ha de hacerse dos copias, una hoja se
conservar
en
el
fichero
ordenada
cronolgicamente, por fecha prevista para su
devolucin y otra quedar en el lugar del
documento retirado.
-Expurgo.
Es el proceso que permite seleccionar y
eliminar,
previa
autorizacin,
aquellos
documentos de archivo que habiendo perdido
sus otros valores no tienen, ni se prev que
tengan valor histrico. Las competencias sobre
el expurgo en los archivos municipales recaen
en
las
correspondientes
comunidades
autnomas las cuales actual a travs de
comisiones calificadoras municipales; algunas
comunidades tienen unos procedimientos
claros a la hora de estudiar, valorar, seleccionar
y eliminar sus documentos, en otras la
existencia de esas comisiones autonmicas es
meramente testimonial, sin que se tomen
medidas para regular su funcionamiento y sin
que den signos de actividad. Si nuestra
comunidad
autnoma,
en
sus
leyes
relacionadas con el patrimonio documental, ha
incluido como competencia exclusiva la
valoracin y seleccin de los documentos
generados por los archivos incluidos en su
sistema archivstico, es ella, con el

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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asesoramiento de sus Juntas o Comisiones, las


que deben aprobar y publicar las tablas de
valoracin. Y los archiveros municipales se
limitan a aplicarlas o a elevar sus propuestas.
El expurgo de la documentacin conlleva la
seleccin, y la eliminacin.
-Seleccin: es la operacin que consiste en
decidir que series documentales se deben
destruir y cuales no y en que momento,
dependiendo de la valoracin que se les haya
dado al identificarlas.
-Eliminacin: eliminar para conservar, es la
tarea de destruccin fsica de los documentos
de archivo que han perdido sus otros valores
(administrativo, legaletc.) y tampoco tienen
valor histrico. Esta labor excede a las
funciones que tienen los
responsables de las oficinas, e incluso, a los
propios archiveros. Para ello y tomando como
ejemplo la comunidad andaluza, segn el
Reglamento del sistema Andaluz de Archivos,
la eliminacin de documentos originales se
har con el informe favorable de la Comisin
Andaluza
Calificadora
de
Documentos
Administrativos,
una
vez
que
dichos
documentos hayan sido valorados con unas
tablas de valoracin aprobadas y oficialmente
publicadas.
Una vez eliminadas se levantar un Acta
de Expurgo por duplicado y siendo el archivero
el que levante dicha acta, donde debe constar
una relacin de la documentacin destruida, as
como la fecha y la firma de los responsables de
la documentacin. Remitindose un ejemplar
del acta a la Comisin Andaluza Clasificadora
de Documentos Administrativos.

memoria, a mayor nmero de metros lineales


de documentacin mayor memoria.
El cambio en la conceptualizacin de los
archivos que se est produciendo va
indisolublemente unido al principio de la
difusin y acceso a la cultura por parte de los
ciudadanos, que constituye una de las seas
de identidad de las sociedades ms
desarrolladas. Como consecuencia de esto los
archiveros adoptan medidas para satisfacer las
necesidades de los usuarios externos y captar
a sectores de poblacin poco interesados en
estos servicios e incluso desconocedores de su
existencia por lo que cada vez ms se hacen
exposiciones, publicaciones el acercamiento
de los estudiantes a los archivos es
consecuencia de los enfoques pedaggicos de
las ltimas dcadas que propugnan el
conocimiento del entorno ms inmediato como
base para el aprendizaje de lo general. Estos
planteamientos han llevado a un recurso
creciente a los archivos como fuente de
informacin por parte del pblico escolar.
Todos los archivos no disponen de los
medios necesarios para organizar campaas
de marketing completas, sin embargo ello no
impide que utilicen medios de promocin ms
modestos pero tambin efectivos:
El folleto publicitario: con informacin
general sobre el archivo, sus fondos y servicios.
Breve de fcil lectura y dirigido al mayor
nmero de lectores.
El boletn informativo: una publicacin
peridica que recoge noticias sobre las
actividades del archivo, destaca lo ms
importante sobre los fondos que ofrezca una
imagen atractiva y que ir dirigida a
especialistas o pblico interesado.

-Difusin de los archivos municipales.


Los archivos son la memoria de las
sociedades organizadas. En un principio, la
tradicin oral cubra esta necesidad, pero con la
difusin del uso de la escritura, se suplant la
fragilidad de la memoria humana por el
documento, para conservar los actos realizados
por el hombre. Estos testimonios se conservan
en los archivos que son autnticos cerebros
que contienen testimonios de las actividades
administrativas, polticas, culturales etc., del
grupo social que describen. El archivo es la

Medios de comunicacin, si se producen


en le archivo alguna conferencia, mesa
redonda o jornadas vinculadas al mismo o si se
puede publicar artculo s divulgativos y noticias
relacionadas con el archivo.
Visitas concertadas y guiadas para
acercar los archivos a los ciudadanos y darles a
conocer los servicios que prestan, sus fondos
Las exposiciones de documentos interesantes
e importantes de la localidad estarn dirigidas a

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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todo
tipo
de
pblico
consistiendo
fundamentalmente en atraer a esa gran parte
de poblacin que, de otro modo, no se
acercara al archivo.

2.4 LEGISLACIN DE LOS ARCHIVOS


MUNICIPALES
Tal y como se ha podido ver en temas
anteriores, el Archivo Municipal forma parte de
la administracin local por cuanto es el servicio
y el lugar y donde se custodia y gestiona el
patrimonio documental generado por el
Ayuntamiento. La normativa y legislacin de los
Archivos municipales la podemos estructurar en
dos grandes bloques: la normativa archivstica
y la administrativa. Y en las ltimas dcadas
han aparecido aspectos legales a tener en
cuenta como el acceso a la informacin de
carcter personal y la gestin de la
documentacin electrnica. El mbito legal que
afecta a los fondos documentales generados
por los consistorios se ha diversificado en
aspectos como su proteccin y gestin:
legislacin europea, estatal, autonmica y local;
en este tema se desarrollar una introduccin
histrica a la normativa archivstica y
pasaremos a tratar ms detenidamente la
legislacin actual a nivel estatal, autonmico y
europeo y tambin sobre la proteccin de datos
y el tratamiento de los documentos digitales.
2.4.1. Tradicin normativa en los archivos
municipales:
En la Edad Media y Moderna se dieron normas
de mbito real (que afectaban a los diferentes
reinos de la Pennsula Ibrica) y local, es decir,
se emitieron disposiciones que afectaban a
villas y concejos en concreto. Estas normas
hacan referencia a aspectos como la custodia
de documentacin relevante y la redaccin de
libros donde se anotaran las ordenanzas y
actas de los concejos.
En el mbito real, las Partidas de Alfonso
X el Sabio fueron las primeras normas
estatales por las que se obligaba al escribano
a llevar un registro de los documentos y
cuentas generados por el concejo (Carmen
Cayetano). Luego los Reyes Catlicos en la
Nueva recopilacin de pragmticas y ms
adelante Felipe II y Felipe V ampliaron las

normas de funcionamiento:
(9 junio 1500) Ley XV, tit. VI, libro 3: orden de
disponer en el concejo de un arca para
custodiar los privilegios, escrituras y libros de
leyes del reino.
(3 septiembre 1501) LeyXXV, tit. XXV, libro 4:
orden de establecer de libros para asentar
ordenanzas, privilegios y sentencias a favor del
concejo.
A lo largo de los siglos XVI al XVIII las
normativas y legislaciones estatales incidan en
el celo para conservar la documentacin e
impedir la manipulacin, un ejemplo de esta
preocupacin es observada en el reinado de
Felipe II y luego de Felipe V, donde se aprob
la prohibicin de sacar las escrituras originales
de los archivos.

Arca de las tres claves del Ayuntamiento de Los Palacios y


Villafranca1

En el siglo XIX existen tres leyes importantes


para la estructuracin y definicin de las
funciones de los archivos municipales:
Instruccin de 3 de febrero de 1823 para el
gobierno econmico-poltico de las provincias
en su art. 65: se encargaba a los secretarios
municipales la custodia y
metdica
colocacin de todos los expedientes, rdenes y
dems papeles correspondientes a la
Secretara, formando ndices de ellos para que
se sepa fcilmente los que son, y para que por
medio de los mismos ndices se trasladen
anualmente los que estuvieren fenecidos, o no
hayan de tener ya uso corriente
Real Decreto de 23 de julio de 1835, para el
arreglo provisional de los Ayuntamientos del
Reino, art. 66: [el secretario] tendr a su

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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cargo el archivo donde se custodiarn los libros


de actas del Ayuntamiento, los expedientes,
papeles y documentos pertenecientes al
mismo, poniendo en el mayor orden los que
tratan de los derechos del comn. Llevar un
libro registro para mayor claridad y facilidad de
la busca de papeles cuando fuera menester
Ley de Ayuntamientos de 5 de julio de 1856 art.
180.8: una de las obligaciones del secretario
sera custodiar el archivo municipal, donde no
hubiere archivero (este artculo es la primera
mencin del archivero)
El Real Decreto de 1835 tuvo una gran
relevancia ya que con l surgieron los
Ayuntamientos constitucionales y se asent el
concepto de archivo municipal que se mantiene
en la actualidad en gran medida; el Secretario
desde 1835 es el responsable de la custodia de
la documentacin municipal. El resto de normas
decimonnicas afirman esta responsabilidad.
En cuanto a la figura del archivero, en el caso
de los archiveros de las diputaciones
provinciales y de las capitales de provincia
adquiri nivel acadmico, en virtud de la
legislacin de finales del siglo 2 deba poseer
ttulo facultativo y obtener la plaza mediante
concurso. En el resto de ayuntamientos no
haba obligacin de tener archivero a menos
que existiera alguna norma al respecto.
A
principios
del
siglo
XX
las
preocupaciones normativas se centraron en
aspectos como la clasificacin e inventariado
de los expedientes, dejando la preocupacin
archivstica a mediados y finales del siglo en
meras menciones residuales dentro de la
normativa
de
funcionamiento
de
las
administraciones locales3. Son destacables en
estos aos una serie de normas y
disposiciones:
- Reglamento de Secretarios, Interventores de
fondos y Empleados municipales de 23 de
agosto de 1924: ser obligacin del
Secretario, cuando no hubiere Archivero,
custodiar y ordenar el Archivo municipal,
debiendo, donde no exista clasificacin y
catalogacin de documentos y expedientes,
realizar esta labor en el plazo mximo de un
ao Esta labor la describe el reglamento
como la obligacin de formar inventario, hacer
legajos por aos y materias de los expedientes,

y remitir al Gobernador Civil una copia del


inventario, as como de sus apndices
- Reglamento de Organizacin, funcionamiento
y rgimen jurdico de las Corporaciones
Locales, aprobado por Decreto de 17 de mayo
de 1952 hace varias referencias a las
obligaciones con respecto al Archivo: art. 262
tambin deberan las corporaciones velar
por la custodia, ordenacin, clasificacin y
catalogacin de los documentos y expedientes
y remitir anualmente al Instituto de estudios de
la Administracin Local relacin especificada de
documentos y ordenanzas antiguas y modernas
en el art. 294: los expedientes tramitados
pasarn peridicamente al Archivo y tendrn
ndice alfabtico duplicado en que se exprese
el asunto, nmero de folios y cuantos detalles
se estimen convenientes
- Reglamento de funcionarios de la
administracin local, aprobado por decreto de
30 de mayo de 1952 en uno de sus artculos
dispona que el Secretario deba llevar las actas
de las sesiones y las resoluciones de a
Presidencia en libros oficiales y custodiarlos
bajo su responsabilidad. Si existiere cargo de
archivero le estar atribuida esta ltima
obligacin.
- Reglamento de las Haciendas locales
aprobado por decreto de 4 de agosto de 1952
por el que entre otras funciones, el Interventor
tena encomendada la tarea de archivar y
custodiar los expedientes de Presupuestos,
Ordenanzas, modificaciones de crdito y, en
general, la documentacin referente a los
servicios econmicos directamente a su cargo y
pasarlos al Archivo general a los cinco aos de
haber finalizado sus efectos.
Son atribuciones bien delimitadas y asignadas,
pero destaca como una caracterstica comn el
cumplimiento desigual de estas normas. En la
segunda mitad del siglo XX la normativa en
materia local deja a un lado la regulacin de los
archivos, quedando en meras referencias
secundarias al hacer referencia a otros
aspectos:
- Ley 41/1975 de Bases del Estatuto de
Rgimen local de 19 de noviembre de 1975: en
la articulacin referente a los funcionarios
locales ignora al archivero y archivo.

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


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- Ley 7/1985 reguladora de las Bases del


Rgimen Local: aparece la palabra archivo al
hacer mencin en el art. 70.3 al derecho de
acceso de los ciudadanos al archivo municipal
segn los principios recogidos en la
Constitucin (art. 105.b), y en otros artculos
sobre el derecho de informacin de los
miembros de la corporacin.
Esta ltima referencia est vigente hoy da y en
reformas posteriores como la ley 57/2003 de
Medidas para la Modernizacin del Gobierno
local, no se ha modificado nada al respecto.
2.4.2. Legislacin estatal de archivos:
El marco legal que abarca a toda
administracin pblica en Espaa, incluye a los
archivos y documentos municipales, la
legislacin vigente en matera de archivos
locales se resume en referencias algo escasas
en las leyes que a continuacin pasamos a
referenciar, en el apartado de las Comunidades
autnomas sern ms destacables estas
referencias como ya hemos reseado. El
acceso a la informacin y la difusin son las
principales
preocupaciones
en
la
reglamentacin en materia de Archivos en la
actualidad, dejando a un lado cuestiones
anteriores como la custodia, conservacin u
organizacin de la documentacin como hemos
podido ver en prrafos anteriores. Existen
varias disposiciones indispensables a tener en
cuenta por su vigencia en la actualidad:
- Constitucin Espaola de 6 de diciembre de
1978; art. 105.b regula el derecho de acceso
por parte de los ciudadanos a los archivos y
registros administrativos
Reglamento
de
Organizacin
y
funcionamiento de las Corporaciones Locales
aprobado por el Real Decreto 2568/1986 de 28
de noviembre: descuida la normativa sobre
organizacin de fondos pero si recoge artculos
sobre el acceso y la difusin de la informacin.
- Ley 30/1992 de Rgimen jurdico de las
Administraciones pblicas y Procedimiento
administrativo comn4; constituye una ley muy
importante para el control de acceso a los
archivos municipales, ya que regula las
restricciones de acceso y delimita el derecho de
los ciudadanos a la informacin, destaca el art.
35. Los ciudadanos, en sus relaciones con las

Administraciones Pblicas, tienen los siguientes


derechos: a) a conocer, en cualquier momento,
el estado de la tramitacin de los
procedimientos en los que tengan condicin de
interesados, y obtener copias de documentos
contenidos en ellos; y en el art. 37 se
contemplan las limitaciones al derecho de
acceso a determinados expedientes en funcin
de la informacin contenida: sobre actuaciones
no sujetas al derechos administrativo por parte
del Gobierno y las Comunidades Autnomas,
sobre la defensa nacional o afecte a la
seguridad del Estado, para la investigacin de
los delitos, materias protegidas por el secreto
industrial o comercial, sobre poltica monetaria.
- Cdigo Penal aprobado por la Ley orgnica
10/1995, de 24 de noviembre, refiere con penas
de prisin para responsables de archivos o
registros que difundan o permitan el acceso a
datos reservados de carcter personal sin el
consentimiento del afectado o para la
destruccin de documentos (arts. 413 y 414)
La Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico
Espaol de 25 de junio en su prembulo indica
la orientacin de la misma: Esta Ley consagra
una nueva definicin de Patrimonio Histrico y
ampla notablemente su extensin. En ella
quedan comprendidos los bienes muebles e
inmuebles que los constituyen, el Patrimonio
Arqueolgico y el Etnogrfico, los Museos,
Archivos y Bibliotecas de titularidad estatal, as
como el Patrimonio Documental y Bibliogrfico.
Busca, en suma, asegurar la proteccin y
fomentar la cultura material debida a la accin
del hombre en sentido amplio, y concibe
aquella como un conjunto de bienes que en s
mismos han de ser apreciados, sin establecer
limitaciones derivadas de su propiedad, uso,
antigedad o valor econmico
Resea la titularidad estatal de los archivos,
relegando en las Comunidades autnomas y
sus competencias el desarrollo de una
legislacin ms completa, en esta ley en lo que
se refiere a los Archivos municipales podemos
entender que se limita al valor patrimonial de la
documentacin contenida y lo concerniente al
expolio.
Esta normativa estatal como se ha podido
observar es de carcter general, refirindose a
la administracin pblica en general, y a los
archivos pblicos en particular, siendo los
Archivos municipales parte integrante de este

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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sistema, por lo que se le aplica esta legislacin


junto a las directrices autonmicas y locales de
forma ms especfica.
2.4.3. Legislacin autonmica de archivos:
Con el traspaso de competencias
administrativas del Estado a las autonomas a
partir de la promulgacin de los Estatutos
autonmicos5 y la delegacin de competencias
en materia cultural; las Comunidades
espaolas han regulado sus sistemas de
archivos en diferentes leyes y reglamentos, con
un desarrollo y cumplimiento desigual, Antonia
Heredia6 en una valoracin expresada hace
unos aos rese que, en general no hay una
legislacin suficiente, a veces existiendo una
sucesin ilgica de textos legales, con las
consecuencias que se pueden adivinar:
irregular situacin en los archivos municipales
segn en la Comunidad en la que se
encuentren y un marco heterogneo de normas
y reglamentos: archivos municipales no
incluidos en la ley, existencia de escasas
subvenciones, o regulacin por ley de la
existencia de titulados superiores al frente de
los archivos municipales. En este sentido,
Mariano Garca Ruiprez7 destaca la ley
10/2001 de Archivos y Documentos de
Catalua:

Art. 32.2 Los archivos municipales tienen las


siguientes responsabilidades en cuanto al
patrimonio documental de sus respectivos
mbitos territoriales: Velar por su conservacin,
Colaborar con el archivo comarcal en la
elaboracin del Inventario del Patrimonio
Documental,
potenciar la organizacin de
actividades de divulgacin y de fomento de la
investigacin
Art.32.3 Los archivos municipales pueden
acoger, si el Ayuntamiento lo acuerda con el
titular respectivo, documentacin de inters
histrico o cultural de otras personas fsicas o
jurdicas relacionadas con el municipio.
Existen adems Archivos comarcales catalanes
para los archivos de menos de diez mil
habitantes, centrados en la conservacin,
organizacin y difusin de estos fondos
documentales, influencia para otras
comunidades visible en los archiveros
mancomunados o el papel de las Diputaciones
provinciales para los archivos municipales ms

pequeos en nmero de habitantes. Ejemplo de


este aspecto es la Ley 19/2002 de Archivos
pblicos de Castilla-La Mancha, donde se
otorga protagonismo a las Diputaciones
Provinciales para el asesoramiento y asistencia
econmica a lo archivos municipales.

La primera Ley de Archivos fue la de la


Comunidad Andaluza en 1984, a pesar de las
diversidades lgicas de reglamentos y
aplicaciones, en todas se observan rasgos
comunes y generales como el tratamiento del
acceso a los archivos de forma restrictiva8 y la
resea de posteriores reglamentos para el
desarrollo de dichas leyes. Este ejemplo
andaluz, al igual que el Vasco o el de otras
comunidades, han creado sus Sistemas de
Archivos autonmicos, alcanzando unos altos
niveles de proteccin jurdica en su patrimonio
documental, describen los documentos como
bienes inalienables, inembargables o
imprescriptibles, de dominio pblico9. Estas
calificaciones son del patrimonio documental
perteneciente a la Comunidad Autnoma, en el
caso andaluz, en su Ley 3/1984 de archivos,
define en su art. 2 como parte integrante del
Patrimonio documental andaluz los
documentos de cualquier poca recogidos o no
en archivos, recibidos o producidos en el
ejercicio de su funcin por:los rganos
provinciales y municipales de la administracin
local
Algunas particularidades son significativas
como las de la Comunidad Canaria que en su
Ley10 refleja su realidad geogrfica respecto al
acceso y as lo tratan Los Archivos Generales
Insulares colaborarn en el intercambio de
informacin entre ellos. En otras comunidades
destaca la preocupacin por la dotacin de
personal autorizado, como es el caso de la
normativa de Galicia, del Pas Vasco y de
Aragn11.

2.4.4. Normativa local de archivos:


Este captulo de la legislacin de los
Archivos Municipales es un nuevo ejemplo de
la falta de homogeneidad en este mbito; est
plasmada en Ordenanzas, reglamentos, y
acuerdos del Pleno en los municipios
espaoles en mayor o menor medida; las

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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primeras noticias se remontan a la Edad Media


segn Garca Ruiprez12 en unas Ordenanzas
de la localidad de Los Arcos en Navarra sobre
la conservacin de la documentacin del
concejo de 1355.
Hasta bien entrada la Edad Moderna no se
pueden resear algunas normas municipales
preocupadas por los Archivos; Garca Ruiprez
en su obra destaca el Reglamento que debern
observar el Archivero y Oficiales del Archivo
pblico de la Muy Noble y Muy Leal coronada
Villa de Madrid fechado en 1783, que contiene
19 artculos en los que se concretaban
obligaciones y tareas del Archivero desde su
horario hasta la redaccin de las actas de
entrega en las oficinas municipales.
Otros reglamentos importantes del siglo XIX
fueron los de Burgos (1859) y Valencia (1894).
En el de Burgos ya se observaba el servicio de
prstamo por escrito a las comisiones
municipales, controlado por un libro registro de
entradas y salidas13
Durante el siglo XX han aparecido reglamentos
cada vez ms especficos para diferentes
localidades, sobre todo a partir de la
democracia, ya que con anterioridad, las
funciones del archivo y archivero estaran
recogidas en reglamentos de funcionarios y
ordenanzas municipales. Son los Reglamentos
el marco jurdico ms adecuado y que mejor se
ajusta a los Archivos municipales, su
elaboracin se ajusta a un procedimiento
administrativo que culmina con la publicacin
en el Boletn Oficial de la Provincia, adquiriendo
as el mayor rango de norma municipal para su
funcionamiento.
El inicio de redaccin de stos se remonta a
1990, con la publicacin del Reglamento del
Archivo Municipal de Rentera, que define al
archivo como un servicio pblico con una doble
vertiente: la cultural y como eje del
funcionamiento de los servicios administrativos
municipales, desarrollando en sus 52 artculos
los procedimientos archivsticos a llevar a cabo
(procedimiento de transferencias, consultas,
prstamos, visitas de grupos al archivo,
reproduccin de originales). Tuvo bastante
difusin entre los profesionales, asentando las
bases para normalizar la regulacin de los
Archivos Municipales espaoles. En 1992 se
marca un nuevo hito para este camino de

normas, cuando el las IX Jornadas de Archivos


Municipales,
el
Grupo
de
Archiveros
Municipales de la Comunidad de Madrid,
presentaron un reglamento tipo estructurado en
13 puntos fundamentales y que fueron tomados
como base dentro y fuera de la Comunidad
madrilea; adaptando estas normas a la
realidad local en cada caso y su problemtica.
Junto a los Reglamentos estn apareciendo las
Cartas de Servicio, fruto de la implantacin de
polticas de Calidad en los servicios de los
Ayuntamientos o como desarrollo natural de los
Reglamentos, como instrumento para que el
ciudadano conozca las posibilidades a las que
puede acceder en su archivo. Constituyen el
formato ms claro y til para la mejora del
servicio de Archivo, pero an no es una
obligacin, ni est regulado por ninguna ley
estatal, existe una diversidad de formatos y
contenidos, pero que segn recomendaciones
del Ministerio de Administracin pblica en su
pgina web14.
En este estado de la cuestin normativa de los
Archivos municipales espaoles cabe aadir
que a estas reglas locales contribuirn las
Consejeras autonmicas en la medida en que
generen instrumentos legislativos que regulen
legalmente a los fondos, personal e
instituciones locales; como complemento
indispensable de este marco legal debemos
atender a aspectos fundamentales para los
archivos municipales como la proteccin de
datos de carcter personal y la documentacin
electrnica que a continuacin desarrollaremos.
2.4.5. Acceso y proteccin de datos de
carcter personal:
Existen unos precedentes normativos europeos
que podemos considerar como el anuncio de
las posteriores leyes espaolas; es la Directiva
95/46/CE del Parlamento Europeo y del
Consejo de 24 de octubre de 1995 relativa a la
proteccin de las personas fsicas en lo que
respecta al tratamiento de datos personales y a
la libre circulacin de estos datos. En la
legislacin estatal y autonmica se refleja la
preocupacin por delimitar el acceso a la
informacin en general y a la proteccin de
datos personales en particular, unos aspectos
presentes en la administracin local, en este
sentido mencionaremos y comentaremos las

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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normas ms importantes y vigentes en la


actualidad.
- Ley Orgnica 5/1992 de 29 de Octubre, de
Regulacin del tratamiento automatizado de los
datos de carcter personal: Desarrolla artculos
constitucionales (arts.18.4 y 105.b) en su
objetivo de proteger la intimidad y privacidad de
las personas en relacin con los archivos y
registros informticos. Los derechos que
recoge en este sentido y que afectan
directamente al trabajo del archivero son:
- Derecho de impugnacin y a exigir
responsabilidades por el dao causado al
interesado por el uso de datos errneos.
- Derecho de informacin y de acceso
- Derecho de rectificacin y cancelacin, en el
caso de que los datos sean inexactos o hayan
dejado de ser necesarios o pertinentes para el
fin por el cual hubiesen sido registrados.
Gracias a esta norma se cre la Agencia de
Proteccin de Datos con funciones como las de
proporcionar informacin, atender peticiones y
reclamaciones de afectados, ejercer la potestad
sancionadora y de control y conceder las
autorizaciones en relacin con los movimientos
internacionales de datos.
- Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre de
Proteccin de datos de Carcter personal: la
ley anterior fue derogada y sustituida por sta,
que se refiere a los datos registrados en un
soporte fsico, por lo que no se refiere en
exclusiva a los informticos, por tanto es una
ley que se aplica a cualquier formato, as en su
artculo 3 define fichero como: Todo conjunto
organizado de datos de carcter personal,
cualquiera que fuera la forma o modalidad de
su creacin, almacenamiento, organizacin y
acceso. No se contemplan plazos temporales
para la comunicacin de datos, slo contempla
la posibilidad de comunicacin a terceros con
fines cientficos histricos. Esta ley est
desarrollada por el Reglamento aprobado por el
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

2.4.6. Documentacin electrnica:


Esta realidad del siglo XXI en la administracin

local, el derecho de los ciudadanos de acceder


a los trmites con su Ayuntamiento desde la
web, implica cambios en la gestin documental
de estos expedientes y por ende de su
conservacin, vigencia, formatos etc. En este
mbito, la legislacin es an escasa y en
constante mejora y cambio15; destaca la vigente
Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso
electrnico de los ciudadanos a los Servicios
pblicos, que en uno de sus ttulos De los
documentos y archivos electrnicos da las
directrices y normas para establecer la validez
de un documentos electrnico, y de las copias
electrnicas.
Segn
la interpretacin del jurista ngel
Snchez Blanco16:.. los derechos que la Ley de
2007, de Acceso Electrnico a los Servicios
Pblicos Informatizados, sita al ciudadano en
el centro del Sistema y tienen una primera y
directa consecuencia: homologa, por fin, al
ciudadano ante las Administraciones, en el uso
de facultades que lleva tiempo pudiendo
ejercitar ante el mbito empresarial privado,
El
tratamiento
de
los
procedimientos
administrativos en los ayuntamientos ha
incorporado la metodologa telemtica de lleno,
existen protocolos informticos que permiten
una
relacin
del
ciudadano
con
la
administracin desde el ordenador de casa; el
marco legal delimitado por la regulacin de los
Registros Electrnicos, de los Documentos
Administrativos Electrnicos, de las Copias
Electrnicas, del Archivo Electrnico de
Documentos, y del Expediente Electrnico, en
una ejemplar secuencia de preceptos de la
nueva Ley de Acceso Electrnico de los
Ciudadanos a los Servicios Pblicos (Art. 24-32
de la Ley 11/2007), establece el marco
conceptual para la adecuacin de los
procedimientos
administrativos
a
los
requerimientos y a los evidentes beneficios de
la electrnica, la informtica y la telemtica.
Pero, para el archivo municipal se crea una
realidad totalmente nueva en la gestin del
fondo que custodia, organiza y gestiona.
Este cambio en el procedimiento
administrativo ha sido legislado en tanto en
cuanto el ciudadano tiene derecho a
relacionarse con las Administraciones pblicas
por medios electrnicos por lo que el Archivero
debe adecuarse no slo en el marco legal a
esta realidad sino que la gestin documental

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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como tal, a un entorno mixto en el que conviven


documentos en formato papel con documentos
en formato electrnico17, para lo que se
recomienda contar con una aplicacin de
gestin que abarque el control de estos dos
formatos y permita su recuperacin y consulta.
2.5. La conservacin de los materiales de
archivo
Primero vamos a analizar algunos aspectos
bsicos y posteriormente nos centraremos en la
conservacin de los archivos municipales.
2.5.1. DEFINICIONES BSICAS
CONSERVACIN DEL DOCUMENTO
GRFICO: DEFINICIN
Es el conjunto de trabajos, bien pasivos
(usando mtodos que no modifican la
estructura fsica del objeto), bien activos (caso
de las restauraciones), llevados a cabo para
prolongar la vida del formato fsico y lo escrito o
impreso en un documento o libro.

PERMANENCIA Y DURABILIDAD:
DEFINICIN
Es necesario definir muy bien estos conceptos
para referirnos a las causas del deterioro:
Permanencia: es la capacidad de un soporte
documental para mantener a lo largo del tiempo
la estabilidad de sus caractersticas fsicas,
qumicas y biolgicas ordinarias, en unas
condiciones medioambientales idneas y sin
ser utilizado y manejado por el hombre.
Durabilidad: es la capacidad de resistencia
que tiene un soporte a mantener en el tiempo
sus cualidades estructurales cuando es usado y
manipulado por el hombre.
2.5.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
QUE CAUSAN EL DETERIORO DEL PAPEL
Factores Internos (o causas esenciales): se
establecen durante la fabricacin del papel (tipo
y calidad del material fibroso, proceso y
materiales para el encolado, materiales de
relleno, aditivos qumicos, acidez y presencia
de componentes metlicos).

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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Factores Externos (o causas accidentales):


relacionados con las condiciones ambientales y
la
ecologa
existente
durante
su
almacenamiento
(temperatura,
humedad
iluminacin,
contaminacin
atmosfrica,
manipulacin y contaminacin biolgica).
FACTORES INTERNOS: LA NATURALEZA
DE LOS MATERIALES
EL PAPEL
Es el material ms importante y voluminoso por
calidad y cantidad en la mayora de las
bibliotecas y archivos del mundo.
El papel hecho a mano - papel de trapo

Estos hilos dejan en el papel seco unas lneas


muy finas, visibles al trasluz, que son los
denominados puntizones y corondeles.

Los rabes introducen el papel en Europa con


la instalacin en Xtiva, Espaa, hacia el ao
1151 del primer molino papelero.
El papel se fabricaba con fibras que obtenan
de trapos viejos de algodn y lino, con un alto
contenido en celulosa.
El primer paso era la preparacin de la pulpa (o
pasta papelera) que se haca rasgando los
trapos manualmente.
Con el tiempo se desarrollaron molinos con
mazos de madera impulsados por agua que
deshacan con ms rapidez y efectividad las
fibras. En el siglo XVII se invent la Pila
Holandesa, una mquina de cilindro giratorio
dotada en su superficie de cuchillas, de fcil
construccin y manejo que, en cuatro horas
fabricaba la misma cantidad de pulpa que
conseguan los mazos en 24 horas.
Despus del batido de la fibra se converta en
una pasta fina que se volcaba en una tina llena
de agua donde se mantena en una agitacin
continua a fin de que las fibras no se
apelmazasen y asentasen en el fondo para
conseguir una hoja de papel lo suficientemente
homognea.
Para conseguir sacar una hoja de papel de la
tina con la pulpa disgregada, el artesano se
vala de un molde, compuesto de un bastidor
de madera y una serie de hilos de bronce
dispuestos de forma vertical y horizontal.

El artesano, sujetando el molde por los


lados opuestos, lo sumerga verticalmente en la
tina, ponindolo en posicin horizontal dentro
de sta y extrayndolo con la pulpa ya
depositada sobre la trama de hilos. Lo sacuda
entonces de izquierda a derecha y de adelante

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El siguiente paso era el prensado, para eliminar


el exceso de agua, el secado sobre cuerdas
colocadas (normalmente en una zona con
buena circulacin del aire), el reapresto, que
era una cola hecha a base de huesos para
eliminar la porosidad y, finalmente, el satinado
con un bruidor de gata.
El papel con madera

hacia atrs a fin de eliminar el agua que


sobraba, de forma que, al escurrirse sta entre
la rejilla, arrastrase las fibras en suspensin
depositndolas de forma entrecruzada entre s,
lo cual creaba una mejor unin de las mismas.
Las fibras se mantenan unidas entre s gracias
a la unin de molculas contiguas (este
fenmeno se llama enlace por puentes de
hidrgeno).

A mediados del siglo XIX se empez a usar la


madera para la fabricacin del papel barato.
Dio tan buenos resultados en calidad papelprecio final, que en la actualidad la madera
sigue siendo la fuente principal de fibras
celulsicas para la fabricacin del papel. La
pulpa (o pasta mecnica) se obtiene de los
troncos de lo rboles, sin la corteza, y retiene
todos los componentes de la madera
incluyendo la lignina que es bastante daina.
sta puede eliminarse qumicamente para
conseguir un papel de alta calidad.
Decadencia de la calidad del papel - El papel
moderno
La calidad del papel ha ido en declive constante
desde finales del siglo XVIII. El fuerte
crecimiento en la demanda del papel junto con
la presin econmica impuesta por los editores
de libros, revistas etc. oblig a utilizar procesos
y materiales que dieron lugar a la fabricacin de
papel de pobre calidad. As se introdujo en su
fabricacin el alumbre (sulfato alumnico
potsico), el cloro (para blanquear los trapos de
color) y la colofonia (reemplazando la gelatina
para encolar). Pero toda esta combinacin
provocar una friabilidad (fragilidad fsica)
prematura.
Los responsables de los principales archivos y
bibliotecas en muchas partes del mundo, junto
con los conservadores, fueron presionando a
polticos y a fabricantes para utilizar un papel
libre de cido. Fue un proceso largo y difcil
hasta que en Estados Unidos (uno de los
pases pioneros en la bsqueda de un papel de
alta calidad), en 1990 una resolucin poltica
sobre la necesidad de utilizar papel permanente
fue convertida en una ley pblica que regulaba
las normas a seguir en la fabricacin y en el
uso estatal.
En Europa, el grupo de trabajo de Bibliotecarios

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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y Editores Europeos anunci que el uso del


papel libre de cido era urgente y public una
lista de recomendaciones para la conservacin
a largo plazo de la palabra impresa, recalcando
que las normas relativas al papel deben ser
compatibles dentro de la Comunidad Europea.
Se estima que gran parte del papel fabricado
actualmente tiene una vida media mxima de
50 aos.
Los diferentes tipos de papel en funcin de la
calidad de los mismos son:
Papel alcalino (en Espaa tambin denominado
papel libre de cido o papeles de calidad de
archivo):
Papel con una duracin de por lo menos 100
aos en condiciones normales de utilizacin y
almacenamiento. No tiene en su composicin
pasta de madera mecnica, tiene un valor de
Ph mnimo de 7 y una reserva alcalina de un 2
% o ms.
Papel genrico:
Papel sin un valor de Ph especfico y sin
reserva al calina. Su duracin vara y es incierta
oscilando entre los 50 y 100 aos (utilizado
para guas telefnicas, boletines etc.)
Papel permanente:
Papel que puede durar cientos de aos en
condiciones normales de utilizacin
y
almacenamiento. No tiene en su composicin
pasta de madera mecnica, tiene un valor de
PH de 7,5 o ms, una reserva alcalina de un 2
% o ms y otras propiedades que permiten su
conservacin durante un largo periodo de
tiempo.

Tintas ferroglicas
Se fabricaba a partir de una mezcla de sulfato
ferroso (vulgarmente, caparrosa verde) con las
agallas del roble y con agua. El extracto se
mezclaba con goma arbiga para espesar la
disolucin. Esta tinta permanece durante siglos
pero es susceptible al descoloramiento.
Cuando se seca tiene un color negro intenso
pero a largo plazo cambia a color marrn. El
producto qumico que se utiliza para su
elaboracin, el sulfato ferroso, se oxida para
formar cido sulfrico, el cual quema el papel y
puede dar lugar a su destruccin (perforndolo,
literalmente). Como detener ese proceso es
uno de los principales problemas y retos para la
comunidad conservadora.

LAS TINTAS
Tintas de carbn
Es la ms antigua, permanente, slida a la luz y
no daa el papel. La mayora son suspensiones
de negro de humo en goma arbiga (un
aglutinante soluble en agua fabricado del rbol
acacia). Cuando el aglutinante envejece,
empieza a perder su calidad de adhesin, lo
cual se traduce en un desprendimiento ms o
menos perceptible del pigmento (si pasamos la
yema de los dedos sobre la superficie del papel
nos quedar un ligero rastro negro.

Tintas de imprenta
Antiguamente se fabricaban de holln o carbn
hervidos en linaza. Las tintas se oxidaban con
el oxgeno del aire durante el secado,
produciendo una imagen bastante estable. En
cambio, las tintas de imprenta modernas
contienen aditivos necesarios para un secado
rpido debido a la velocidad de trabajo y son

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


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menos permanentes que las tintas de imprenta


antiguas.
Tintas modernas
Se fabrican en base a multitud de recetas y
frmulas. Por tanto varan en sustancia,
apariencia y permanencia. Las tintas para los
bolgrafos son una mezcla de tintes para inhibir
su fcil eliminacin pero son solubles en varios
tipos de disolventes.
Las llamadas tintas permanentes de calidad de
archivo son tintas qumicamente estables. Son
las utilizadas para poner imprentas en libros y
documentos.

Vitela: la autntica es la elaborada a partir del


lado carnoso de una piel exfoliada de una
ternera de no ms de seis semanas de edad
generalmente. La vitela ms fina se elabora a
partir de la piel de la ternera no nacida y
durante la Edad Media tambin se haca con el
intestino de buey.
Tanto la vitela y el pergamino siguen el
siguiente proceso: la piel se limpia y macera en
una disolucin de cal para mejorar su
conservacin, tras lo cual es cuidadosamente
raspada para eliminar todo rastro del pelo del
animal; finalmente se deja secar en un bastidor
especial bajo tensin.

LAS PIELES ANIMALES


Las pieles normalmente utilizadas hasta finales
del siglo XV fueron de becerro. Son pieles
caracterizadas por tener poco grano y por ser
muy aptas para el dorado pero son blandas y
delicadas. Otras pieles muy usadas han sido
las de cabra (empleada desde el siglo VII) y la
badana (piel de la oveja) que se caracteriza por
ser blanda y porosa.
Desde finales del siglo XVII hasta el siglo XIX la
demanda de pieles aument provocando la
masificacin en la produccin lo que conllev,
al igual que ocurri con el papel, una merma
notable de la calidad de las pieles a partir de
ese periodo.
Pieles de curtido vegetal: son pieles que se han
elaborado con taninos tales como la corteza o
las agallas del roble, proceso utilizado para
transformar el colgeno y ciertas protenas en
una piel acabada. Este mtodo fue de uso
corriente en la fabricacin de libros hasta el
siglo XIX.
Piel de cerdo curtida con alumbre: el curtido se
hace mediante sales de alumbre o con una
disolucin acuosa de alumbre potsico. El
tratamiento produce una piel blanquecina muy
resistente y apta para encuadernar aunque sea
difcil de trabajar. Con el tiempo adquiere un
color cremoso.
Pergamino y vitela: estas pieles se utilizaron
como soporte para escribir manuscritos y
encuadernar libros durante la edad media.
Pergamino: se haca con la piel no exfoliada de
las ovejas.

LOS ADHESIVOS
Hay una gran variedad en funcin de su
disolucin, su origen, endurecimiento etc.
Los ms frecuentes son:
Engrudos:
Se utilizaban en Oriente varios siglos a de J.C.
Poseen cierta flexibilidad, son de una
adherencia fuerte y pegajosa y susceptibles de
infeccin fngica bajo condiciones extremas de
humedad y temperatura. A pesar de esto (en
Espaa se desestim durante muchos aos su
utilizacin) se utilizan frecuentemente en la
reparacin de documentos por su magnfico
comportamiento. Los ms usados son lo de
arroz y trigo aunque ha empezado a extenderse
el uso del maz.
Metilcelulosa:
Adhesivo sinttico obtenido qumicamente de la
celulosa natural. Al secarse permanece flexible
siendo reversible en agua. A menudo se
mezcla con colas sintticas, como el acetato de
polivinilo, para mejorar sus caractersticas de
adhesin. Al no ser susceptible de los ataques
de hongos se utiliza en pases con condiciones
climticas extremas que desaconsejan el uso
de los engrudos.
Acetato de polivinilo:
Es una resina sinttica disponible en forma de
emulsin que se diluye muy bien en agua. No
requiere fungicidas porque no se deteriora
fcilmente y no es susceptible al ataque de
insectos y hongos. Pero es difcilmente
reversible. No se disuelve en agua aunque han

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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aparecido variantes que s lo son pero con una


fuerza de adhesin algo menor. No se
considera apropiado para la restauracin de
documentos de valor.
LA ACIDEZ
La acidez provoca la prdida de fuerza en el
papel por un proceso llamado hidrlisis (trmino
utilizado para describir la descomposicin de
una sustancia por la accin del agua, en este
caso las molculas de celulosa).
Fuentes de acidez: la utilizacin del encolado
de alumbre-colofina, los residuos de lo
productos qumicos utilizados para blanquear,
los gases presentes en la atmsfera actual,
ciertas tintas usadas en la escritura, y el
contacto directo con materiales y objetos con
un alto contenido cido.
La acidez del papel se puede medir gracias a
que los compuestos cidos producen iones de
hidrgeno en una disolucin acuosa. Su no
acidez, es decir el contenido alcalino, tambin
puede medirse.

PH inferior a 6
Indica
acidez

PH 7

PH superior a
7

Punto central o neutro (ni alcalino ni


cido)

Indica alcalinidad (estado


deseable dentro de ciertos
lmites)

condiciones diferentes para segn que


documento.
El ambiente ideal para el control sera aquel en
el que predominase el fro. El problema es que
cuando el documento fuera trasladado a un
ambiente ms clido, como por ejemplo para su
consulta, surgira un grave problema de
condensacin de humedad en el documento. El
papel requiere entre 15 C y 20 C. Pero lo
prctico es la bsqueda de una temperatura
que si bien no sea la ideal, al menos no
comprometa la integridad del documento ya
que lo ms perjudicial son las fluctuaciones
frecuentes de temperatura y humedad
relativa. Es muy importante tener una
temperatura constante aunque, como hemos
dicho antes, sta no sea la ideal.
La humedad relativa
La humedad relativa es compleja ya que si es
baja puede provocar la rigidez de un pergamino
y si es alta le devolver la flexibilidad. Pero esta
humedad alta puede favorecer entre otras
cosas la aparicin de hongos.
El Centro Nordeste para la Conservacin de
Documentos de Estados Unidos establece
que la temperatura debe ser estable con un
valor no superior a 20 C y la humedad
relativa debe situarse entre un mnimo del
30 % y un mximo de 50 %.
El trmino ESTABLE es fundamental, hay que
tener unos valores permanentes.

LA LUZ
FACTORES EXTERNOS: LOS ENEMIGOS DE
LIBROS Y DOCUMENTOS
Aunque es difcil cambiar el carcter intrnseco
de los materiales, s se puede trabajar para
controlar los factores externos que aceleran la
degradacin.

El dao se manifiesta por el cambio de color


que sufre el papel (amillaramiento u
oscurecimiento). El papel se vuelve quebradizo
debido a la ruptura de las cadenas moleculares
de la celulosa. El deterioro, de carcter
qumico, es acumulativo e irreversible
(degradacin fotoqumica).
La radiacin ultravioleta (UV)

LA
HUMEDAD
TEMPERATURA

RELATIVA

LA

La temperatura
Es difcil su control puesto que la variedad de
algunas colecciones hace que se necesite unas

La radiacin ms daina es la radiacin


ultravioleta (UV) por su potente energa.
El sol y las lmparas fluorescentes son fuentes
de altsimas emisiones de UV.
La cantidad de radiacin se mide con un
ultraviolmetro. La comunidad cientfica ha

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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determinado que los libros y documentos no


deben recibir ms de 75 microvatios por lumen.
La luz visible
La luz se mide en lux que es la cantidad de luz
recibida sobre una superficie determinada
iluminada con una fuente cuya emisin de luz
es constante. Su lectura se puede obtener con
un luxmetro que incorporan las mquinas
reflex de fotografa o bien usando un dispositivo
porttil especfico.
La cantidad de luz visible que debe incidir sobre
los objetos recomendada es:
para los materiales sensibles a la luz se
aconseja un mximo 50 lux. Acuarelas,
manuscritos, miniaturas, pieles teidas etc.
para los materiales menos sensibles se
aconseja un mximo de 150 lux. Pinturas al
leo, pinturas a la tempera, pieles no teidas,
marfil y utensilios de hueso.
El sol emite radiaciones visibles y un alto
porcentaje de radicaciones infrarrojas y UV
Lmparas fluorescentes: emiten radiaciones
visibles, muy pocas infrarrojas y un porcentaje
alto de radiaciones UV.
Lmparas incandescentes de tungsteno
emiten radiaciones visibles, un porcentaje alto
de radiaciones infrarrojas, y muy pocas de UV.
CONTAMINANTES AMBIENTALES
El dixido de azufre y el dixido de nitrgeno
caracterstico de las grandes urbes, se
combinan con la humedad del aire y forman
diversos cidos, siendo los ms perjudiciales el
cido sulfrico y el cido ntrico.

ventiladores, guardar todo en cajas robustas


con reserva alcalina, y sobre todo mantener
una limpieza continua.
AGENTES DEGRADADORES: MICROFLORA
La propagacin tanto de las bacterias como de
los hongos se produce fundamentalmente de
forma elica. Las clulas bacterianas y las
esporas de hongos son arrastradas por el aire y
cuando
encuentran
unas
condiciones
favorables en cuanto la naturaleza del substrato
en que son depositadas o en cuanto a las
condiciones de humedad y temperatura (es
decir, altas), inician su desarrollo.
Por consiguiente la mejor forma de evitar que
los fondos archivsticos sufran degradaciones
producidas por microorganismos de origen
vegetal es asegurarse de que la humedad
ambiente est baja, que no se produzcan
fenmenos de condensacin y que la humedad
de los soportes se mantenga siempre por
debajo del 18 %.
Los ms comunes son:
BACTERIAS
Son microorganismos unicelulares carentes de
clorofila por lo que necesitan desarrollarse
sobre materias orgnicas que les sirvan de
alimento. Existen numerosas especies de
bacterias y su tolerancia con respecto a la
humedad es tambin muy amplia.
La accin de las bacterias sobre los soportes
de origen animal o vegetal se pone de
manifiesto por la aparicin de manchas de muy
diversa coloracin.
LOS HONGOS Y SU CONTROL

El ozono es producto de la combinacin de la


luz del sol con los gases resultantes de la
combustin de los derivados del petrleo.
El polvo y el holln, en presencia de humedad,
pueden provocar manchas en los documentos,
infecciones fngicas y absorben contaminantes
cidos.
Los dispositivos existentes para solucionar esto
son muy caros, as pues como soluciones
alternativas seran sellar bien las ventanas y
provocar la circulacin del aire con

El hongo que dar ms problemas a los fondos


y colecciones es el llamado saprofito y para su
desarrollo necesita, humedad, una temperatura
relativamente alta y una fuente nutritiva (la
celulosa del papel, las protenas del pergamino,
el almidn etc.).
La primera evidencia que se tiene a simple
vista de la presencia de hongos es la aparicin
de una masa griscea y de aspecto
aterciopelado. Una vez llegado a ese punto, el
organismo extiende unas races que son como

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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filamentos de hilo a travs del sustrato donde


busca sus alimentos. Produce unos cidos que
daan el material que le sirva de alimento y
descarga a su vez pigmentos de color verde,
azul, marrn, negro, rojo o amarillo que
manchan el documento. Adems cuando la
celulosa sufre el ataque la estructura del papel
se daa tanto que se vuelve blanda y frgil, y
cuando los cuerpos frutales del hongo penetran
entre los intersicios de las hojas hace que estas
se peguen entre s haciendo muy difcil su
separacin.
Hoy en da se le est dando ms importancia a
las medidas preventivas y se est frenando la
utilizacin de pesticidas y fumigantes ya que
stos no tienen efecto residual y el objeto se
reinfecta. El control preventivo consiste en un
control continuo de la humedad relativa y la
temperatura, sellado de suelo y muros, y uso
de ventiladores.

hongos inferiores. Estas manchas son muy


difciles de eliminar sin daar el documento.
AGENTES DEGRADADORES: FAUNA
Los insectos y los ratones
Los insectos ms comunes en el destrozo de
un documento son: las cucarachas, los
pececillos de plata, los piojos de libro,
escarabajos, carcomas y termitas.
La reaccin ms comn ante una plaga de este
tipo es la de llamar a un fumigador. Los
productos qumicos eliminan muchos enemigos
biolgicos, pero no tienen poder residual y los
posibles daos fsicos en los materiales
bibliogrficos podran tener un carcter
irreversible.

Hay un mtodo para el tratamiento de los


hongos propuesto por una conservadora
norteamericana bastante eficaz: utilizar una
aspiradora. Es un tratamiento no txico y
elimina todas las esporas. Se recomienda que
su potencia no exceda de 1,5 caballos. Para los
documentos sueltos es conveniente utilizar una
mini aspiradora de las que se emplean para
limpiar mquinas fotogrficas.
Para conseguir una limpieza ms exhaustiva se
pueden utilizar saquitos con goma de borrar en
polvo.
MOTEADO O MANCHA DE ZORRO (FOXING)
Para la mayor parte de los insectos el atractivo
reside en el encolado del libro ms que en la
celulosa del papel. La bsqueda del alimento
se traduce en las tpicas perforaciones en
forma de tneles o galeras que hace en los
libros o documentos. Es frecuente la aparicin
de restos de sus nidos o excrementos.

Este dao se pone de manifiesto en forma de


moteado de color marrn. Las ltimas
investigaciones han demostrado que en un
gran nmero de casos estn producidos por

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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NOMBRE
COMN
Cucarachas
Pececillo
de plata
Piojo del
libro

Termitas

Polillas
(carcomas)
Escarabajos

TIPO DE DAOS
Erosin superficial con contornos irregulares
Erosin superficial con contornos irregulares mucho menores que el producido por las
cucarachas.
Diminutas abrasiones superficiales con contornos irregulares.
Huecos profundos, galeras
de trayectorias irregulares,
erosiones que comienzan en
la tapa y avanzan hacia el
centro del libro
Tneles circulares que se extienden de los mrgenes al
centro de los volmenes. Orificios irregulares y a veces
huecos profundos que contienen heces pulverizadas y excrementos.

Los insectos en general, necesitan unas


buenas condiciones de humedad relativa para
sobrevivir, entre un 60 % y un 80% y una
temperatura de unos 20 o 30 C.
Para dificultar su entrada en el depsito hay
que tener una limpieza e inspeccin sistemtica
del depsito y del edificio, control del medio
ambiente, restriccin de macetas con plantas o
flores, restriccin de comidas y bebidas en los
sitios no autorizados, sellar las ventanas,
revisar especialmente cualquier sitio que tenga
grietas o ranuras y los umbrales de las
ventanas etc.
La conservacin en los archivos
municipales.

La Constitucin espaola, en su artculo 46, ya


se refiere a la necesidad de conservar el
patrimonio documental pblico. La ley 16/1985
establece en su artculo 52 que todos los
poseedores de bienes del Patrimonio
Documental y Bibliogrfico estn obligados a
conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso

que no impida su conservacin y mantenerlos


en lugares adecuados. Tambin, en su artculo
7 obliga a los ayuntamientos a cooperar con los
organismos competentes en la conservacin y
custodia del patrimonio histrico espaol en su
trmino municipal.
As pues, el archivero tiene la obligacin de
informar a las autoridades locales sobre
situaciones que puedan afectar a la
conservacin del patrimonio municipal.
Antes de profundizar en la materia hay que
sealar que en los archivos municipales
vamos a encontrar notables diferencias
(tanto en recursos como en necesidades)
dependiendo del tamao del municipio en
cuestin.
UBICACIN DEL ARCHIVO

La opcin ms apropiada es sin duda la de


construir un edificio nuevo, utilizando las
tcnicas constructivas ms adecuadas y que
tenga valores estables de temperatura y
humedad durante el ao. Pero la realidad de
los municipios de pequeo tamao es que
suelen compartir espacio en las casas
consistoriales.
Cuando el Ayuntamiento pretende dotar al
archivo de un nuevo edificio es necesaria la
colaboracin lo mas estrecha posible entre el
arquitecto encargado de su ejecucin y el
archivero, pues el arquitecto suele desconocer
las funciones que se prestan en un archivo.
Otra opcin es la de a rehabilitar un antiguo
edificio, actividad bastante comn en las
corporaciones locales.
Independientemente de la opcin escogida, la
primera decisin que tiene que adoptarse est
en relacin con el tamao de los depsitos
donde se conservarn los documentos. Para
hacer los clculos, se pueden estudiar los
ingresos habidos en los ltimos aos y analizar
la tendencia. Algunos estudios apuntan a que
una poblacin de cien mil habitantes genera
cada ao unos cien metros lineales de
documentos (800 cajas archivadoras de
tamao folio prolongado) y que en poblaciones
de 5.000

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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habitantes estas cifras se reducen a 10 metros


lineales (80 cajas). Lo ideal es garantizar que el
archivo pueda albergar documentacin hasta
los prximos 25 aos.

problema es que su precio puede ser hasta


diez veces superior con respecto al de las cajas
de archivo normales.
En la caja debe procurarse poner aquellos
documentos que tengan un tamao similar.

CMO GUARDAR LOS MATERIALES DE


ARCHIVO

Estanteras (ver anexo I)

Es preferible guardar la documentacin en las


cajas ponindolas en posicin horizontal para
as obtener un mejor apoyo para los
documentos.

Las estanteras deben ser metlicas (el uso de


estanteras de madera fue sustituido desde
hace dcadas por motivos que comentaremos
mas adelante).

Con respecto a las cajas de plstico no se


recomienda su uso para guardar documentos
de valor pues con el tiempo liberan ciertos
gases cidos.

La norma fundamental para la colocacin de


estanteras es la utilizacin eficaz del espacio.

Los libros

Deben colocarse de forma que haya una libre


circulacin del aire (las bolsas de aire
estancado favorece la aparicin de un brote
fngico).

Deben colocarse en posicin vertical intentando


que sean de un tamao similar pero los
volmenes de gran tamao es mejor colocarlos
en posicin horizontal pues no tienen fuerza
suficiente para soportar su propio peso.

No es aconsejable colocarlas pegadas a la


pared (por las posibles goteras y humedad).
La altura de las estanteras no tiene una altura
fija pero bajo ningn concepto debe llegar hasta
la altura del techo pues dificulta la circulacin
del aire.
Las baldas inferiores deben estar como mnimo
a 10 cm del suelo (para evitar el contacto en
una posible inundacin).
El tamao de las baldas ser el que garantice
el mximo aprovechamiento del espacio. Ahora
bien, teniendo en cuenta las medidas de las
cajas archivadoras ms utilizadas en la
Administracin (27 cm x 38,5 cm x 11 cm), si la
caja est colocada por su lardo ms largo (que
es lo ms recomendable) conviene que la balda
tenga 40 cm de profundidad. La separacin en
altura entre cada balda de un mdulo de
estantera depende tambin del tamao de las
cajas, pero en las ya indicadas lo aconsejable
es que sea de unos 30 cm.
Cajas (ver anexo II)
No es preciso utilizar cajas de ph neutro para
guardar los documentos de archivo, aunque si
se pueden conseguir, es mucho mejor. El

Nunca se deben sacar los libros tirando de su


cabeza ya que acabarn destrozndose.
Deben ocupar el espacio justo de la balda sin
apretarlos en exceso para no daar las
encuadernaciones.
Las encuadernaciones con cubiertas de tela o
papel no deben guardarse al lado de las
encuadernaciones de piel: stas suelen tener
cidos y grasas que pueden mancharlas de
forma permanente.
Los libros con cubiertas de pergamino deben
guardarse en cajas a medida fabricadas con
cartn alcalino.
Para
todos
aquellos
libros
con
encuadernaciones en pergamino, piel, etc. hay
que descartar el uso las actuales etiquetas auto
engomadas (tanto las que deben ser
humedecidas antes de su pegado como las que
no) puesto que son nocivas y difciles de retirar
una vez que llevan tiempo puestas si estn muy
bien pegadas. Por otra parte, las tintas que
llevan algunas de ellas son muy solubles en
agua por lo que en caso de que se mojen
fortuitamente, o por inundacin, dejaran trazas
de colores sobre los documentos originales

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
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muy difciles de retirar. La opcin alternativa a


estas etiquetas es el uso de papel neutro,
cortado en diferentes medidas estndar,
usando como adhesivo algunos realizados con
almidn o ciertas colas polivinlicas para
aquellos casos que requieran ms fuerza de
unin del adhesivo.
Para los libros que tengan las cubiertas
plastificadas en cualquiera de las variantes que
actualmente existen en el mercado, y que no
permitan el uso del adhesivo, se debera usar la
cinta "Filmoplast" y evitar cualquier otra.
Mapas, planos y obras de gran tamao

La mejor manera de guardar los documentos


de gran formato es su colocacin en carpetas
metindolas estas a su vez en planeros, que
para un manejo fcil no deben sobrepasar los
140 cm de altura.

Si las piezas son demasiado grandes incluso


para guardarlas en planeros hay otra
alternativa: la de enrollar la pieza alrededor de
un tubo de cartn neutro de un dimetro
superior a 10 cm, pero hay que asegurarse de
que el estado de la obra es bueno y puede
aguantar su enrollado y desenrollado sin
problemas.
Soportes Fotogrficos
Toda persona que est trabajando con
positivos
o
negativos
de
fotografas,
cualesquiera que sean los tipos de soportes (ya
sean de papel de cristal, de nitrato, de acetato,
etc.) y las tcnicas con que estn realizados,
debern llevar puestos obligatoriamente
guantes de algodn blanco limpios evitando
siempre tocar la emulsin con los dedos. El
motivo de tal necesidad viene dado porque el
sudor humano contiene agentes qumicos

corrosivos que, en contacto con las sustancias


de que se componen las fotografas, provocan
daos irreversibles en la superficie de las
mismas.
Es necesario almacenar todas las fotografas,
positivos y negativos, en carpetas de papel
especial para fotografas que evite su deterioro.
En cualquier caso debern guardarse en
sobres, carpetas, cajas, etc., que impidan en
todo momento que las fotografas puedan
rozarse entre s. Los movimientos del material
fotogrfico dentro de las unidades de
instalacin conllevan fricciones que, con toda
seguridad, implican ralladuras y prdidas de la
imagen irrecuperables.

TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN

Los recortes de peridico, debido a su alto


contenido de acidez, no se deberan mezclar
con otros documentos pues acabarn
contaminndolos. Si deben acompaar a la
documentacin se aislarn metindolos en una
carpeta con reserva alcalina, o en una hecha
de un plstico inerte como el tereftalato de
polietileno, ms conocido por el nombre dado
por su principal fabricante, Mylar.
Si hay riesgo de que la documentacin de una
carpeta se pueda manchar entre s, debe
interfoliarse con papeles finos separadores (el
papel Manila es barato y bueno para este fin o
tambin est el papel tis).
Cualquier objeto aadido a los documentos que
pueda descomponerse debe ser retirado:
grapas, clips, gomas etc. puesto que con el
tiempo se oxidan de forma natural (ms an si
por una u otra causa llegan a mojarse) y dejan
manchas permanentes tanto en los papeles
como en los pergaminos. Si se piensa seguir
empleando este sistema de unin y fijacin con
documentos de carcter histrico o con valor
patrimonial, es necesario retirar y sustituir todos
los clips que estn en mal estado y que estn
en contacto directo con la documentacin por
otros que sean ntegramente de plstico (otros
autores recomiendan que sean de acero
inoxidable).
Para realizar la numeracin lo ms adecuado
sera utilizar un lpiz de mina blanda (2B) ya

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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que permite un mejor borrado, imprescindible


en los casos en los que la numeracin deba ser
retirada momentneamente para realizar
algunos de los tratamientos de restauracin
(como, por ejemplo, la laminacin del
documento antes citada). Tambin es
importante no apretar en exceso al escribir,
para no dejar una huella profunda o romper el
soporte si es frgil o est debilitado.
Es importante controlar en que zona del
documento se coloca la numeracin. Sabemos
que la norma archivstica impone o recomienda
el margen superior derecho, siempre que esa
parte no est afectada por ataques
microbiolgicos o presente extrema fragilidad.
El colocar papeles marcadores tipo post-it, o
cualquier otro tipo de sealadores de mala
calidad dentro del interior de un documento, e
incluso sobre las tapas de los libros, aunque
sea de forma temporal (a veces lo temporal
adquiere un carcter de eternidad) implica el
riesgo, casi la certeza, de que ste quedar
daado tanto por la acidez como por los rastros
de los adhesivos que se emplean en su
elaboracin.
La costumbre de dejar como testigo de los
planos retirados de los documentos una
fotocopia de los primeros es muy perjudicial
puesto que la tinta de las fotocopias se
descompone rpidamente y mancha las hojas
adyacentes del documento. En cualquier caso,
recomendamos que nunca se intercalen en el
interior del expediente, libro, etc., fotocopias del
documento retirado. Es ms recomendable
poner una hoja en blanco en la que se escriba
con lpiz o una tinta adecuada (bolgrafos no!)
con la signatura identificativa localizadora
nueva para ese documento extrado, sealando
las razones que motivaron tal decisin
Para un papel, el polvo, ya sea tanto el
producido por la polucin atmosfrica como el
producido por agentes biolgicos tales como
los hongos, etc., es sinnimo de destruccin.
Es muy importante ser conscientes del dao
qumico que implica el no limpiar con cierta
periodicidad el polvo acumulado en las
superficies de los libros y de la documentacin
en general.
Siempre que se vaya a limpiar un documento
conviene primero cepillarlo con brochas de pelo
suave o semi-rgido y luego borrarlo mediante

gomas blandas, saquitos de goma de borrar o


las llamadas esponjas de borrar, ejerciendo un
suave movimiento circular sobre la superficie
del documento. Hay diferentes tipos de gomas
de borrar y no todas son aptas para borrar
documentacin con valor histrico. Los restos
de las gomas se introducen y quedan adheridos
de forma permanente entre las fibras del papel.
Con el transcurso del tiempo las gomas se
descomponen provocando manchas grasas en
el papel que requerir entonces tratamientos de
limpieza muy complejos que pueden llegar a
afectar a las tintas, pigmentos, etc. Por eso es
imprescindible que las gomas que se vayan a
usar sean las apropiadas.
No se deben quitar los pliegues de las hojas
que estn muy frgiles puesto que existe una
gran probabilidad de que se produzcan roturas
al deshacerlos.
Se deben usar carpetas siempre ms grandes
que la documentacin que van a contener a fin
de evitar que sta se rompa o rasgue por los
extremos que sobresalgan de las carpetas.
Para atar los legajos se debe usar balduque
blanco (siempre de algodn 100%) ancho
puesto que hace menos dao que el estrecho.
Debe evitarse el tensarlo en exceso y poner
siempre un papel o cartulina protectora en los
extremos que no abarque la carpetilla a fin de
evitar desgarros en los papeles que
sobresalgan.
RECOMENDACIONES GENERALES

Luz

Como prctica general, los niveles de luz en los


depsitos deberan bajarse tanto como fuera
posible pero debe evitarse la oscuridad total
durante el da. La luz decolora las tintas, pero
su ausencia absoluta facilita la proliferacin de
insectos. Es conveniente conseguir mediante
ventanas de dimensiones reducidas dotadas
con cristales tratados que la luz natural entre en
los depsitos siempre de manera tamizada y
graduada.

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y


ORGANIZACIN
Pgina 26

Hay que lograr de manera natural una


iluminacin indirecta pero se debe de garantizar
la suficiente para la lectura de los documentos,
si es preciso con medios artificiales.
Para controlar el exceso de luz se pueden
pintar los cristales de las ventanas con pinturas
reflectoras o taparlas con algn material
refractario a la luz y el calor. Tambin se
pueden cubrir con filtros UV transparentes
disponibles en forma de lminas. Como paso
intermedio se pueden utilizar visillos, cortinas
opacas o persianas.
Si las estanteras reciben la luz del da
directamente a travs de las ventanas, se
deben poner en posicin perpendicular a estas
ltimas.
Las paredes y techos se pueden pintar con
pinturas que absorben los rayos UV.
Lmparas fluorescentes: se deben forrar con
filtros UV que son unas cubiertas flexibles de
plstico y deben cambiarse cada 7 o 10 aos.
Lmparas incandescentes: Son preferibles
como fuentes de luz. Su instalacin es ms
cara pero a largo plazo salen ms rentables.

humedad en la unidad refrigeradora, por lo que


exigen un control suplementario de la
humedad. Su utilizacin slo estara justificada
para amortiguar mximos excesivos de
temperatura.
Puede ser necesario suministrar calor para
estabilizar las condiciones. En este caso hay
que tener en cuenta que el almacn no requiere
una temperatura de confort para las personas;
evitar calentar en exceso y de forma focalizada.
Si la humedad relativa es demasiado alta se
podr hacer uso de deshumidificadores.
Aunque si la humedad es alta debido a
anomalas estructurales del edificio que
permiten filtraciones etc. hay que corregirlos.
Si la humedad relativa es baja pueden utilizarse
humidificadores o en su defecto poner cubos
llenos de agua en diferentes puntos.
Otras recomendaciones
La madera y el agua son incompatibles con los
depsitos de archivo. La madera es perjudicial
debido a los cidos y otras sustancias nocivas
que emite. Y las canalizaciones de agua,
necesarias para los aseos, no deben recorrer
nunca los depsitos, ni si quiera por el suelo.
Es un riesgo que debe evitarse.

Temperatura y humedad
Lo primero que hay que hacer es familiarizarse
con las condiciones ambientales donde est
guardado el fondo. Esto se hace mediante un
instrumento (bastante asequible) llamado
psicrmetro. Las lecturas deben anotarse como
testimonio fiable de las variaciones anuales de
la temperatura y humedad.
Se debe buscar la circulacin del aire dentro
del depsito para eliminar las bolsas de aire
estancadas. La circulacin del aire es ms
importante en stanos que no tienen ventanas.
Si el sol incide directamente sobre el depsito
hay que intentar reducir los rayos de sol para
disminuir la temperatura del recinto.
La utilizacin de sistemas de refrigeracin
cuando la temperatura es alta es muy
problemtica ya que los sistemas comunes
(consolas porttiles o fancoils fijos) "resecan" el
aire provocando una condensacin de la

La vigilancia por personal de seguridad suele


estar reservada a los grandes archivos
estatales, pero al menos la puerta debe estar
cerrada con llave y controlada.
Es importante que en el archivo los espacios
estn bien diferenciados: el depsito, la zona
de trabajo tcnico y la consulta.

TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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NOTAS

municipales : qu son y cmo se tratan ; 1 ed. Gijn :


Trea, 2009

1. http://www.artesacro.org/Noticia.asp?idreg=42904
consultado el 7 de febrero de 2011
13. Dez Sanz, G. Reglamento de Archivo en Historia
2. Ley de 30 de junio de 1894 y Real Decreto de 10 de
enero de 1896.
3. La legislacin en materia de archivos pasa a ser
competencia de las Comunidades autnomas en virtud
de la promulgacin de los diferentes Estatutos de
Autonoma y traspaso de competencias de ah que se
ignore este aspecto en reglamentos locales a favor de
los articulados de competencias patrimoniales (Ley de
Patrimonio Histrico a nivel estatal) y leyes y
reglamentos autonmicos.

del Archivo Municipal de Burgos, 1984 pp 69-71


Gua para el desarrollo de cartas de servicios:http://
www.mpt.es/publicaciones/.../ Guia_Cartas_junio06.
pdf Consultado 7 de febrero de 2011

15. Existen normas especficas en este mbito como el


Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se
regula la utilizacin de tcnicas electrnicas,
informticas y telemticas en la Administracin
General del Estado, Real Decreto-Ley 14/1999, de 17 de
septiembre, por el que se regula el uso de la firma
electrnica, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre,
reguladora de la firma electrnica, el Real Decreto
4. Esta Ley 30/1992 ha sido modificada con la Ley
209/2003, de 21 de febrero, por el que se regula los
4/1999, pero en ninguno de los cambios se ha tratado
registros y las notificaciones telemticas, as como la
la regulacin del acceso a los documentos.
utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de
la aportacin de certificados por los ciudadanos.

5. Aplicacin del derecho a la autonoma que aparece


ya en la Constitucin espaola de 1978, que en su art. 16. Snchez Blanco, ngel; La Ley 11/2007 de Acceso
2 hace compatible la unidad de la Nacin con el
derecho a la autonoma de las nacionalidades y
regiones. Las Comunidades quedaron constituidas
entre los aos 1979 y 1983, ampliando competencias
hasta hoy en diferentes materias.

Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos


y su Significativa Proyeccin sobre el Sistema de
Archivo, revista TRIA 15. 2009 pg 139-162 I.S.S.N.
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18.GARCA RUIPEREZ, Mariano. Los Archivos


municipales. Que son y cmo se tratan. Gijn
8. Es un rasgo comn observado en la mayora de leyes
(Asturias): ediciones Trea, 2009.
autonmicas el establecer un libre acceso a la
documentacin de ms de 30 aos a partir de la
finalizacin de su tramitacin.

9. Snchez Blanco, ngel; La Ley 11/2007 de Acceso


Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos
y su Significativa Proyeccin sobre el Sistema de
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