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TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
ARCHIVALIA, S.C.A
Cursos certificados en calidad segn la norma 9001:2008
ER-0294/2008
TEMA 2: EL ARCHIVO
MUNICIPAL
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MUNICIPAL
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La
subdividida
Intervencin
Tributacin y
seccin de Hacienda
est
en tres subsecciones, 4.01
econmica, 4.02 Financiacin y
4.03 Tesorera.
como la ubicacin
localizacin.
de
stos
para
su
-Ordenacin.
-Inventarios.
Los inventarios describen a nivel de serie
el contenido completo de un fondo documental.
Para su redaccin, es precisa la organizacin
de todos los documentos municipales siguiendo
el cuadro de clasificacin.
Cruz Mundet los considera como la verdadera
obra del archivero, facilitan la informacin
necesaria de los documentos al usuario, as
-Catlogo.
El catlogo tiene la finalidad de describir
exhaustivamente tanto en sus caracteres
internos como en los externos, las piezas
documentales y las unidades archivsticas
seleccionas segn criterios subjetivos. Dada su
naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a
una agrupacin documental salvo que sea muy
pequea. Se trata de un conjunto de
documentos reunidos por autor, fecha, lugares,
asuntos de una o varias series, sin respetar as
el orden natural.
El catlogo es el instrumento que
describe
ordenadamente
y
de
forma
individualizada las piezas documentales o las
unidades archivsticas de una serie o de un
conjunto documental que guardan entre ellas
una relacin o una unidad topolgica, temtica
o institucional.
Los elementos indispensables referidos
a las unidades de descripcin de un catlogo
pueden agruparse en tres apartados:
-Datos internos (fecha, tipologa, autor,
destinatario, materia) que informan sobre el
contenido.
-Datos externos o fsicos.
-Datos de localizacin o signatura.
Los Catlogos se dividiran a su vez en
cronolgicos o alfabticos.
2.3.2. Servicios a los funcionarios y
miembros de la corporacin; y al ciudadano
e
investigador:
Prstamos,
expurgo,
difusin
Los servicios que se prestan en un
Archivo Municipal adoptan diferentes formas.
La cesin de documentos, bien de prstamo
como consulta, ya sea un simple ciudadano
para extraer informacin personal o bien al
funcionario al que se le localiza el expediente o
el investigador que busca. .
Los servicios prestados a los funcionarios
y miembros de la corporacin municipal no slo
se limitan a controlar el uso de documentos,
prstamos y consultas y a dar informacin
sobre su contenido El archivero resuelve
multitud de cuestiones, elabora informes,
atiende solicitudes de informacin por correo
tradicional o electrnico, por telfono o por
atencin presencial.
Pocas veces se tiene en cuenta en las
estadsticas y memorias del archivo el tiempo
empleado en la atencin de las personas que
acuden al Archivo Municipal ya sean
investigadores o simplemente ciudadanos
buscando respuestas a sus inquietudes
culturales e histricas; puesto que los
archiveros son los intermediarios entre los
documentos y los usuarios, ello implica que al
archivero se le presupongan conocimientos
propios de historiador, bibliotecario, agente
cultural, cronista o sea
una formacin
general ya que
dar respuestas a estas
peticiones tambin forma parte de su trabajo
diario.
-Prstamo.
Para mantener un perfecto control de
salida de documentos del archivo municipal se
establece el sistema de prstamo, mediante el
cual se la recopilan datos del documento. El
cual debe contener los siguientes datos: fecha
del prstamo, fecha prevista de devolucin,
cdigo de clasificacin, nmero de folios,
nmero del expediente, nombre del que lo retira
y firma. Ha de hacerse dos copias, una hoja se
conservar
en
el
fichero
ordenada
cronolgicamente, por fecha prevista para su
devolucin y otra quedar en el lugar del
documento retirado.
-Expurgo.
Es el proceso que permite seleccionar y
eliminar,
previa
autorizacin,
aquellos
documentos de archivo que habiendo perdido
sus otros valores no tienen, ni se prev que
tengan valor histrico. Las competencias sobre
el expurgo en los archivos municipales recaen
en
las
correspondientes
comunidades
autnomas las cuales actual a travs de
comisiones calificadoras municipales; algunas
comunidades tienen unos procedimientos
claros a la hora de estudiar, valorar, seleccionar
y eliminar sus documentos, en otras la
existencia de esas comisiones autonmicas es
meramente testimonial, sin que se tomen
medidas para regular su funcionamiento y sin
que den signos de actividad. Si nuestra
comunidad
autnoma,
en
sus
leyes
relacionadas con el patrimonio documental, ha
incluido como competencia exclusiva la
valoracin y seleccin de los documentos
generados por los archivos incluidos en su
sistema archivstico, es ella, con el
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todo
tipo
de
pblico
consistiendo
fundamentalmente en atraer a esa gran parte
de poblacin que, de otro modo, no se
acercara al archivo.
normas de funcionamiento:
(9 junio 1500) Ley XV, tit. VI, libro 3: orden de
disponer en el concejo de un arca para
custodiar los privilegios, escrituras y libros de
leyes del reino.
(3 septiembre 1501) LeyXXV, tit. XXV, libro 4:
orden de establecer de libros para asentar
ordenanzas, privilegios y sentencias a favor del
concejo.
A lo largo de los siglos XVI al XVIII las
normativas y legislaciones estatales incidan en
el celo para conservar la documentacin e
impedir la manipulacin, un ejemplo de esta
preocupacin es observada en el reinado de
Felipe II y luego de Felipe V, donde se aprob
la prohibicin de sacar las escrituras originales
de los archivos.
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PERMANENCIA Y DURABILIDAD:
DEFINICIN
Es necesario definir muy bien estos conceptos
para referirnos a las causas del deterioro:
Permanencia: es la capacidad de un soporte
documental para mantener a lo largo del tiempo
la estabilidad de sus caractersticas fsicas,
qumicas y biolgicas ordinarias, en unas
condiciones medioambientales idneas y sin
ser utilizado y manejado por el hombre.
Durabilidad: es la capacidad de resistencia
que tiene un soporte a mantener en el tiempo
sus cualidades estructurales cuando es usado y
manipulado por el hombre.
2.5.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
QUE CAUSAN EL DETERIORO DEL PAPEL
Factores Internos (o causas esenciales): se
establecen durante la fabricacin del papel (tipo
y calidad del material fibroso, proceso y
materiales para el encolado, materiales de
relleno, aditivos qumicos, acidez y presencia
de componentes metlicos).
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Tintas ferroglicas
Se fabricaba a partir de una mezcla de sulfato
ferroso (vulgarmente, caparrosa verde) con las
agallas del roble y con agua. El extracto se
mezclaba con goma arbiga para espesar la
disolucin. Esta tinta permanece durante siglos
pero es susceptible al descoloramiento.
Cuando se seca tiene un color negro intenso
pero a largo plazo cambia a color marrn. El
producto qumico que se utiliza para su
elaboracin, el sulfato ferroso, se oxida para
formar cido sulfrico, el cual quema el papel y
puede dar lugar a su destruccin (perforndolo,
literalmente). Como detener ese proceso es
uno de los principales problemas y retos para la
comunidad conservadora.
LAS TINTAS
Tintas de carbn
Es la ms antigua, permanente, slida a la luz y
no daa el papel. La mayora son suspensiones
de negro de humo en goma arbiga (un
aglutinante soluble en agua fabricado del rbol
acacia). Cuando el aglutinante envejece,
empieza a perder su calidad de adhesin, lo
cual se traduce en un desprendimiento ms o
menos perceptible del pigmento (si pasamos la
yema de los dedos sobre la superficie del papel
nos quedar un ligero rastro negro.
Tintas de imprenta
Antiguamente se fabricaban de holln o carbn
hervidos en linaza. Las tintas se oxidaban con
el oxgeno del aire durante el secado,
produciendo una imagen bastante estable. En
cambio, las tintas de imprenta modernas
contienen aditivos necesarios para un secado
rpido debido a la velocidad de trabajo y son
LOS ADHESIVOS
Hay una gran variedad en funcin de su
disolucin, su origen, endurecimiento etc.
Los ms frecuentes son:
Engrudos:
Se utilizaban en Oriente varios siglos a de J.C.
Poseen cierta flexibilidad, son de una
adherencia fuerte y pegajosa y susceptibles de
infeccin fngica bajo condiciones extremas de
humedad y temperatura. A pesar de esto (en
Espaa se desestim durante muchos aos su
utilizacin) se utilizan frecuentemente en la
reparacin de documentos por su magnfico
comportamiento. Los ms usados son lo de
arroz y trigo aunque ha empezado a extenderse
el uso del maz.
Metilcelulosa:
Adhesivo sinttico obtenido qumicamente de la
celulosa natural. Al secarse permanece flexible
siendo reversible en agua. A menudo se
mezcla con colas sintticas, como el acetato de
polivinilo, para mejorar sus caractersticas de
adhesin. Al no ser susceptible de los ataques
de hongos se utiliza en pases con condiciones
climticas extremas que desaconsejan el uso
de los engrudos.
Acetato de polivinilo:
Es una resina sinttica disponible en forma de
emulsin que se diluye muy bien en agua. No
requiere fungicidas porque no se deteriora
fcilmente y no es susceptible al ataque de
insectos y hongos. Pero es difcilmente
reversible. No se disuelve en agua aunque han
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PH inferior a 6
Indica
acidez
PH 7
PH superior a
7
LA LUZ
FACTORES EXTERNOS: LOS ENEMIGOS DE
LIBROS Y DOCUMENTOS
Aunque es difcil cambiar el carcter intrnseco
de los materiales, s se puede trabajar para
controlar los factores externos que aceleran la
degradacin.
LA
HUMEDAD
TEMPERATURA
RELATIVA
LA
La temperatura
Es difcil su control puesto que la variedad de
algunas colecciones hace que se necesite unas
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NOMBRE
COMN
Cucarachas
Pececillo
de plata
Piojo del
libro
Termitas
Polillas
(carcomas)
Escarabajos
TIPO DE DAOS
Erosin superficial con contornos irregulares
Erosin superficial con contornos irregulares mucho menores que el producido por las
cucarachas.
Diminutas abrasiones superficiales con contornos irregulares.
Huecos profundos, galeras
de trayectorias irregulares,
erosiones que comienzan en
la tapa y avanzan hacia el
centro del libro
Tneles circulares que se extienden de los mrgenes al
centro de los volmenes. Orificios irregulares y a veces
huecos profundos que contienen heces pulverizadas y excrementos.
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Los libros
TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN
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Luz
Temperatura y humedad
Lo primero que hay que hacer es familiarizarse
con las condiciones ambientales donde est
guardado el fondo. Esto se hace mediante un
instrumento (bastante asequible) llamado
psicrmetro. Las lecturas deben anotarse como
testimonio fiable de las variaciones anuales de
la temperatura y humedad.
Se debe buscar la circulacin del aire dentro
del depsito para eliminar las bolsas de aire
estancadas. La circulacin del aire es ms
importante en stanos que no tienen ventanas.
Si el sol incide directamente sobre el depsito
hay que intentar reducir los rayos de sol para
disminuir la temperatura del recinto.
La utilizacin de sistemas de refrigeracin
cuando la temperatura es alta es muy
problemtica ya que los sistemas comunes
(consolas porttiles o fancoils fijos) "resecan" el
aire provocando una condensacin de la
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NOTAS
1. http://www.artesacro.org/Noticia.asp?idreg=42904
consultado el 7 de febrero de 2011
13. Dez Sanz, G. Reglamento de Archivo en Historia
2. Ley de 30 de junio de 1894 y Real Decreto de 10 de
enero de 1896.
3. La legislacin en materia de archivos pasa a ser
competencia de las Comunidades autnomas en virtud
de la promulgacin de los diferentes Estatutos de
Autonoma y traspaso de competencias de ah que se
ignore este aspecto en reglamentos locales a favor de
los articulados de competencias patrimoniales (Ley de
Patrimonio Histrico a nivel estatal) y leyes y
reglamentos autonmicos.
BIBLIOGRAFA
AGUILERA Murgua, Ramn, Jorge Nacif Mina,
Valoracin de Archivos, Mxico, AGN, 2002.
ALDAY Garca, Araceli J., Introduccin a la
administracin de documentos y a los archivos
administrativos,
Mxico,
Secretara
de
Educacin Pblica del Estado de Puebla, 2003.
AMPUDIA Melo, J. Enrique, Institucionalidad y
gobierno. Un ensayo sobre la dimensin
archivstica de la Administracin Pblica,
Mxico, AGN-INAP, 1988.
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