2.

Immobilisations
2.1. REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Les immobilisations sont gres directement sur le logiciel CIEL Compta par le
service
comptabilit. Ce logiciel permet de faire le suivi des immobilisations et
amortissements.
2.2. RESPONSABLE DES IMMOBILISATIONS
Le registre des immobilisations est intgr au systme comptable informatis. Il est
mis jour par
le responsable des immobilisations, soit lagent comptable. Ce dernier doit sassurer
que le
registre des immobilisations est constamment jour.
2.3. SEUIL DIMMOBILISATION
2.2.1. Condition gnrale
Un matriel est comptabilis en immobilisation lorsque sa valeur est suprieure
ou
gale 100 000 Ar, et est class suivant sa nature :
en agencement, amnagement et installation
en matriel danimation
en matriel de formation
en matriel informatique
en matriel et mobilier de bureau
en matriel de transport
2.2.2. Conditions complmentaires
Pour chaque nature du matriel, les exceptions suivantes doivent galement tre
considres :
a. Quelle que soit leur valeur dacquisition, doivent tre comptabiliss en tant que
charges :
les accessoires et pices de rechange
b. Quelle que soit leur valeur dacquisition, doivent tre comptabiliss en tant que
immobilisations :
les mobiliers de bureau
les matriels de transport
10

c. En cas dacquisition de matriels par lot, les conditions cumulatives suivantes

doivent
tre remplies pour pouvoir les immobiliser :
la valeur du lot atteint le seuil dimmobilisation 50 000 Ar
le cot unitaire est suprieur ou gal 20 000 Ar
2.2.3. Comptabilisation et gestion des matriels non immobiliss
Les matriels qui ne remplissent pas ces conditions doivent tre enregistrs dans un
compte de charge, mais leur gestion doit tre assure au mme partie que les
immobilisations (fiche dtenteur, inventaire annuel)
2.4. PROCEDURE DIMMOBILISATION
Les tapes de la procdure sont les suivantes :
rception de limmobilisation
attribution de code limmobilisation
enregistrement de limmobilisation (registre, fiche)

livraison et codification de limmobilisation

mise jour de la fiche individuelle des immobilisations
mouvements de limmobilisation (rparation, transfert, mise au rebut, destruction)
inventaire
2.4.1. Rception de limmobilisation :
Le gestionnaire des immobilisations doit vrifier lexistence des pices suivantes lors
de la
rception de limmobilisation :
facture du fournisseur
fiche technique, manuel dutilisation le cas chant
2.4.2. Attribution de code et enregistrement de limmobilisation :
Limmobilisation est saisie sous CIEL avec un code constitu dune srie de lettres et
de
chiffres. La srie de lettre reprsente la classification par type des immobilisations.
Les
chiffres correspondent lnime et le nombre dunit existant pour chaque type
dimmobilisations. Le Comptable et le RF dfinissent le code attribuer aprs
vrification du
dernier code utilis.
Cette codification (premire srie de lettre) est prsente comme suit :
Code Libell
AN Animation
AP Appareil photo
AR Armoire
BA Banc
CF Coffre
CH Chaise
ET Etagre
IT Installation
MA Massicot
MC Machine coudre
MI Matriel informatique
MT Matriel de test
TB Table
TN Tableau
VE Bicyclette
NB : Les codes attribus aux immobilisations sont dfinitifs et ne pourront pas tre
modifies.
11

2.4.3. Livraison de limmobilisation

Le matriel est livr lutilisateur avec la mise jour de la fiche de dtenteur, sign
conjointement par lAA et le dtenteur. Un code est appos directement sur
limmobilisation.
2.4.4. Remplissage et mise jour de la fiche individuelle des immobilisations :
La fiche individuelle (IM 01) tablie en deux exemplaires rcapitule la liste des
immobilisations utilises par chaque dtenteur et celles utilises collectivement. Elle
est mise
jour chaque entre, dune part par le dtenteur, dautre part, par le gestionnaire
des
immobilisations

2.5. MOUVEMENT DE LIMMOBILISATION

2.5.1. Transfert dimmobilisation
Un transfert dimmobilisation consiste en un dplacement dun local distinct vers un
autre
local, ou dune agence vers une autre agence. Il faut dans ce cas remplir le
formulaire
destin cet effet (IM 03)
2.5.2. Sortie dune immobilisation
Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du fait dun vol, dune cession ou
dune
destruction.
La dcision de vendre ou de disposer dun actif immobilis relve du Directeur.
Toute sortie dune immobilisation doit tre constate par un procs verbal (IM 04)
sign
conjointement par le dtenteur, le comptable et le Directeur.
Le comptable radie alors le cot ainsi que lamortissement accumul du bien
dispos et
reconnat un gain ou perte sur cession dimmobilisation.
2.6. INVENTAIRE
Linventaire porte sur tous les biens meubles et immeubles appartenant et utiliss
par VAHATRA.
2.6.1. Inventaire de fin dexercice :
Linventaire des immobilisations est ralis la fin de lexercice selon les tapes
suivantes :
ralisation de linventaire physique exhaustif
signature de ltat dinventaire (IM 05) par les intervenants et les responsables des
immobilisations
rapprochement de la situation comptable et de ltat dinventaire par le Service
Comptabilit (IM 06)
rgularisation des ventuelles diffrences constates suivant avis du RAF et du
Directeur
2.6.2. Inventaire Partie exceptionnel
Un inventaire partie exceptionnel peut tre effectu en cas de besoin.
2.6.3. Biens dsuets :
Le responsable des immobilisations doit identifier les actifs dsuets ou hors dusage
et
recommander de les radier, au besoin.
2.7. VALORISATION
Les immobilisations acquises par VAHATRA sont enregistres leur prix dacquisition
(cots
facturs par le fournisseur ajouts des frais dapproches y affrents). Les dons en
nature reus
doivent tre valoriss au prix du march.

GESTION DES IMMOBILISATIONS

SOMMAIRE
1

DFINITION.................................................................................................................................................2

GESTION DES IMMOBILISATIONS.......................................................................................................2

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................2
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................3
CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS....................................................................................................3
SUPPORT DE GESTION.............................................................................................................................3
INVENTAIRE ANNUEL..............................................................................................................................4
AMORTISSEMENT....................................................................................................................................5

2.7

PROCESSUS DENTRETIEN ET RPARATIONS DES IMMOBILISATIONS.......................................................5

1 Dfinition
Les immobilisations sont des biens et valeurs destins servir et rester de faon
durable lactivit du Cabinet.

Les immobilisations le plus souvent concernes par la gestion dun cabinet sont :

Immobilisations financires tels que cautionnements verss,

Immobilisations incorporelles tels que logiciels, good-will,
immobilisations corporelles tels que terrains, constructions, mobiliers et
matriels de bureau, mobiliers et matriels informatiques, matriels de
transport, agencements et installations.

Seuls les cas des immobilisations incorporelles et corporelles sont ici abords. Les
immobilisations financires dans les cabinets concernent, le plus souvent les dpts
de cautionnement de tlphone, deau, dlectricit, de loyer dont le traitement
pose aucun problme. Il faut tout simplement rappeler quil faut constituer un
dossier appropri pour chaque catgorie.

Les critres distinctifs des immobilisations quelles soient corporelles ou

incorporelles sont les suivants :

Importance de la valeur (Cf. minium fiscal) ;

Dure dutilisation de plus dun an ;
Utilisation pour les besoins propres du Cabinet ;
Non consommable par le premier usage.

Les procdures de gestion des immobilisations portent sur :

Lacquisition dimmobilisation ;
Le suivi de lutilisation ;
La cession et la remise au rebut des immobilisations ;
Linventaire des immobilisations.

2 Gestion des immobilisations

1

Objectifs poursuivis

Il est ncessaire dassurer la correcte gestion des immobilisations car de la qualit

de cette gestion dpendra lefficacit et lefficience du potentiel de travail au sein du
Cabinet. Les procdures de gestion visent les objectifs suivants :
1

lutilisation rationnelle des biens affects ;

lidentification prcise des biens loccasion de leur entre dans le patrimoine du

Cabinet;

la ralisation priodique dinventaire physique des biens ;

le renouvellement optimal des biens.

Rgles de gestion

Toutes les immobilisations doivent tre codifies ;

Les acquisitions dimmobilisations doivent correspondre des besoins rels ;

Le Cabinet doit procder annuellement linventaire physique des immobilisations ;

Aucune immobilisation ne doit sortir du Cabinet sans lautorisation expresse du

Directeur/Grant ou dune personne autorise.

Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un

dpartement.

Chaque agent est responsable de lutilisation du matriel qui lui a t affect.

Dautres biens exigent, au contraire, un suivi trs rapproch afin de leur assurer
une dure de vie raisonnable. Il sagit du matriel informatique, des
photocopieurs et tout autre matriel dont la mobilit est leve.

Codification des immobilisations

Lefficacit des procdures de gestion des immobilisations exige la codification des

immobilisations ncessaires lidentification, lutilisation et au suivi des biens.

La rfrence dimmobilisation est linformation codifie qui est matrialise par une
tiquette appose sur une immobilisation ou avec une encre indlbile afin de
lidentifier rapidement. Cette information porte une seule fois et nest pas
modifiable.

Support de gestion

Les supports ncessaires la gestion des immobilisations comprennent :

1
2
3

le registre des biens ;

la fiche dimmobilisations ;
la fiche dinventaire.

Il est ouvert un registre par catgorie de biens durables. Ce registre manuel ou

informatique enregistre chronologiquement toutes les entres dimmobilisations. Le
registre comprend les renseignements suivants :

le
la
la
la
le
le
le

code didentification ;
date dentre de limmobilisation ;
dsignation du bien ;
marque ;
type ;
nom du fournisseur ;
dpartement utilisateur (la localisation) ;

le prix dacquisition ;
la date de sortie du bien ;
les observations.

La fiche dimmobilisations, lorsquelle est manuelle, est de prfrence cartonne.

Elle suit limmobilisation dans son lieu dutilisation. Les renseignements suivants
sont fournis par la fiche dimmobilisations :

la date dacquisition et de mise en service ;

le numro didentification du bien ;
la dsignation du bien ;
la marque ;
le type ;
le nom du fournisseur ;
le prix dacquisition ;
la source de financement ;
laffectation ;
les oprations de rparations et de visites techniques ;
les caractristiques du bien.

La fiche dinventaire :

la localisation du bien ;
la nature du bien ;
ltiquette ;
la dsignation du bien ;
la description sommaire du bien ;
ltat du bien ;
la source de financement ;
la date dacquisition ;
la valeur dacquisition ou valeur dentre du bien ;
les observations pertinentes sur le bien.

Les supports de gestion doivent tre tenus par un responsable dsign cet effet.

Inventaire annuel

Un inventaire des immobilisations est fait une fois par an pour les besoins
dtablissement des tats financiers. Les rsultats de cet inventaire sont rapprochs

aux donnes du tableau des amortissements et des fiches dimmobilisations. Les

corrections ncessaires sont effectues et les critures de correction enregistres.

Amortissement

Le systme damortissement est lamortissement linaire bas sur les taux

damortissement applicables en matire dimpt sur les BIC. (Cf. note circulaire
085/MFE/DC/SGM/DGID du 13 Avril 2004 ci-jointe).

Processus dentretien et rparations des immobilisations

Pendant la dure de vie ou de fonctionnement dun bien durable, trois types

dentretien sont prvoir :

lentretien permanent ou quotidien ;

lentretien priodique ;
les rparations.