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2
I.

Arquivologia - Arquivstica - Estudo dos Arquivos ...............................................................................................................2

2 BLOCO ......................................................................................................................................................................................6
I.

Quanto sua Atuao: Setorial ou Central .........................................................................................................................6

Lei no 12.527 de 18 de novembro de 2011.....................................................................................................................7

3 BLOCO ......................................................................................................................................................................................9
I.

Gesto da Informao de Documentos...............................................................................................................................9

4 BLOCO ....................................................................................................................................................................................12
I.

Diagnstico ......................................................................................................................................................................12

5 BLOCO ....................................................................................................................................................................................14
I.

Preservao e Conservao ............................................................................................................................................14

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

I.

ARQUIVOLOGIA - ARQUIVSTICA - ESTUDO DOS ARQUIVOS

Objetivo - conhecimento dos Arquivos e das Teorias, Mtodos e Tcnicas na Constituio, Organizao,
utilizao, Desenvolvimento e Conservao.
Inclui - Biblioteconomia e Museologia.
Bases - para a Gesto da Informao;
Funo - Auxiliar o gestor nos diferentes nveis hierrquicos a tomar decises.
ARQUIVO
rgo de documentao;
Conjunto de Documentos;
Mvel para guardar documentos.
Documento:
Toda e qualquer informao em um suporte material. til para consulta, estudo, prova e pesquisa. Comprova ou
atesta os fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do gnero humano em determinada poca ou lugar.
Arquivo:
No s armazenamento; est muito associado informao.
Informao:
Ideia ou conhecimento; Elemento de referncia, mensagem contida no documento.
Suporte:
Meio material no qual registrada a informao. Papel, CD, fotografia...
Documento = suporte + informao
DOCUMENTO DE ARQUIVO
So produzidos ou recebidos;
Recebidos por uma Instituio ou pessoa;
So acumulados.
Tem as seguintes caractersticas:
Autenticidade - documentos devem possuir marcas, sinais ou smbolos que indicam sua origem. No
confundir com veracidade. Informao pode ser falsa ou verdadeira.
Naturalidade - documentos so produzidos e/ou recebidos por instituio ou pessoa. Atividade tem relao
com finalidade. So acumulados em funo do fluxo administrativo contnuo e progressivo.
Unicidade - questo de economia (gastos). No arquivo no devem existir documentos com a mesma
finalidade. Cpia de documentos somente se anexada a um processo ou com outra funo. Eliminar cpias
desnecessrias.
Imparcialidade - documentos s servem administrao. isento de parcialidade.
Inter-relacionamento - documentos interagem entre si ao longo de seu ciclo vital.
Documento de Arquivo = Produo ou recebimento de documento em virtude de atividade administrativa =
acumulao contnua e progressiva = Caracterstica naturalidade.
Documento autntico apresenta valor que comprova sua origem. no quer dizer que as informaes sejam
verdadeiras, e sim, que a pessoa que est identificada a autora do documento. processo de criao.
Veracidade = verdadeiro ou falso. Qualidade da informao.
Fundo = conjunto documental de determinada instituio. Formado por um conjunto de documentos. Pode ser
aberto ou fechado.

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
Provenincia ou respeitos aos fundos = documentos so arquivados respeitando-se a separao por pessoa,
setor, diviso, departamento e instituio de origem. Objetivo facilitar o acesso, a consulta e o manuseio para
acelerar o processo.
Organicidade = refletem a estrutura, funes e atividades da instituio. Documentos no devem ser misturados
com de outras entidades produtivas.
Integridade = deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo
indevido.
Cumulatividade = formao progressiva, natural e orgnica.
Ordem original = relaes estruturais e funcionais da origem dos arquivos.
Territorialidade = abrangncia territorial do documento. Os poderes de pertena, onde foi produzido e/ou
recebido (nacional, regional, institucional)
Legalidade = provas testemunhais. Revelam as circunstncias de sua criao, portanto, tem valor probatrio.
FUNO DO ARQUIVO

Suporte administrao, possibilitando acesso rpido;


Eficincia dos fluxos administrativos;
Necessrio um conjunto de tcnicas e procedimentos relacionados produo, utilizao e preservao;
Padronizao de modelos documentais;
Criao de normas de gesto documental;
Envio e recebimento de documentos.
ARQUIVO PARA SER EFICIENTE:

Pessoal qualificado;
Local apropriado;
Instalaes e materiais adequados;
Sistemas racionais de arquivamento;
Normas de funcionamento;
Dirigente qualificado.

Finalidade do arquivo a de servir administrao e sua funo a de tornar disponveis as informaes


contidas no acervo documental sob sua guarda.
Permite o acesso aos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituies e gestores nos diferentes nveis
hierrquicos.
ARQUIVO - BIBLIOTECA - MUSEU
Arquivo - Lei 8159/1991, Art. 2: Conjunto de elementos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies pblicas e entidades privadas em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como
por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Documentos de arquivo primeiro servem administrao e depois Histria, pois preservam as informaes da
instituio ao longo do tempo. Tm vnculos com atividades funcionais. So rgos receptores. Um conjunto de
documentos.
Biblioteca
Prioridade cultural; so colecionadores; materiais so provenientes de compras ou doaes; documentos
individuais; peas avulsas, devem reunir materiais idnticos.
Museu
Carter eminentemente pblico, com finalidade cultural e entretenimento; disponibiliza populao peas o
objetos de valor histrico e cultural.

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
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CLASSIFICAO DE ARQUIVOS
Quanto a Entidade Mantenedora: pblico ou privado.
Pblico = lei 8159/1991 Art. 7, Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos em decorrncia de suas funes.
Privado = mantidos por instituies de carter particular.
Quanto Natureza dos Documentos: Especial e Especializado.
Arquivos Especiais = cuja forma fsica (suporte) exija cuidado especial.
Arquivos Especializados = relacionado rea do conhecimento resultantes da experincia humana em
campo especfico.
Quanto ao estgio de Evoluo ou Teoria das Trs Idades: Corrente, Intermedirio e Permanente.
1 Idade - corrente ativo ou de movimento. Consultados frequentemente. Locais de fcil acesso.
2 Idade - intermedirio, limbo, deixaram de ser consultados com frequncia. No necessrio conserv-lo
prximo ao local de uso.
3 Idade - permanente custdia. Perderam o valor de natureza administrativa. Conservam seu valor histrico,
informativo e probatrio. o arquivo propriamente dito.
Arquivo Corrente - documentos mais utilizados; fase em que so criados; tramitao acentuada; alto ndice de
consultas, localizao de fcil acesso (arquivos setoriais).
Rotinas de arquivamento na fase corrente:
Inspeo = verificar se realmente dever ser arquivado. Se para anexar ou apensar ou fornecer uma
informao.
Anlise = classificar e determinar como ser codificado.
Ordenao = dispor os documentos conforme a codificao.
Arquivamento = inserir o documento na unidade pr-estabelecida.
Emprstimo ou consulta = regras para as retiradas do documento.
Arquivo Intermedirio - utilizados com menor frequncia, mas no perderam seu valor administrativo; a
transferncia do arquivo corrente para o intermedirio permite a otimizao do espao, pois no h necessidade de
ficarem prximos aos setores. Documentos deste arquivo podem passar por duas situaes:
Eliminao, quando cumpriram sua funo e no possuem valor histrico ou secundrio;
Guarda permanente, j cumpriram sua funo administrativa, mas possuem valor histrico. Este
procedimento a Destinao Final.
Arquivo Permanente - lei 8159/1991, Art. 8, 3, Consideram-se permanentes os documentos de valor histrico,
probatrio e informativo e devem ser definitivamente preservados. (Valor Secundrio).
Documentos j perderam seu valor administrativo; so guardados por seu valor histrico, probatrio ou
informativo; permitem conhecer a histria da instituio; revelam a origem e constituio da instituio; jamais sero
eliminados. Toda e qualquer eliminao de documentos produzidos por instituio pblica ou de carter pblico deve
ter autorizao de instituio arquivstica competente.
Processo Mnemnico
1 Idade - Corrente - Valor Primrio
2 Idade - Intermedirio - Valor Primrio
3 Idade - Permanente - Valor Secundrio.
Valor do Documento
Administrativo - Primrio
Suporte/apoio s atividades; valor temporrio; valor administrativo, finalidade de servir administrao.
Histrico - Secundrio
Presente no documento que perdeu o valor administrativo; utilizado em pesquisas do pblico externo ou para
a prpria instituio; finalidade de servir histria; ser recolhido ao arquivo permanente; jamais ser
eliminado.
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EXERCICIOS
1.

Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou
fsicas.

2.

Dada a importncia da preservao dos documentos que compe o arquivo corrente de determinado setor de
trabalho, recomenda-se o arquivamento desses em local afastado do referido setor.

3.

A nfase ao valor primrio caracterstica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condio no
verificada nas outras idades documentais.

4.

Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta:

a)
b)
c)
d)
e)

O princpio da territorialidade desconsidera o contexto de produo dos documentos.


A provenincia determina que os fundos de arquivo podem ser reunidos em um nico arquivo.
De acordo com o respeito ordem original, no possvel redefinir a ordem primitiva os documentos.
Os princpios da provenincia e de respeito aos fundos tm significados semelhantes.
Os princpios de provenincia e da pertinncia tm o mesmo sentido, que respeitar a origem dos documentos.
GABARITO

1 - CORRETO
2 - ERRADO
3 - ERRADO
4-D

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I.

QUANTO SUA ATUAO: SETORIAL OU CENTRAL

Setoriais = Ncleos de arquivos. Descentralizado. Ficam junto aos rgos operacionais. Cada setor de trabalho
possui o seu. Uso cotidiano (corrente).
Centrais = Recebem os documentos de diferentes rgos. Centralizando s atividades de arquivo corrente.
No confundir:
Extenso de atuao = setorial ou central
Estgio de evoluo ou ciclo de vida do documento = corrente, intermedirio e permanente.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Gnero;
Espcie/Tipologia Documental;
Forma;
Formato;
Natureza do Assunto.

Gnero - Relacionado ao suporte pelo qual a informao registrada; auxilia na conservao e preservao.
Tipos:

Escritos ou Textuais manuscritos ou impressos.


Iconogrficos imagem esttica.
Filmogrficos imagem em movimento, no necessrio som.
Sonoros forma de som/udio.
Informticos ou Digitais gravados por meios digitais. Necessitam de equipamentos especializados.
Cartogrficos representam de forma reduzida um rea maior.
Microgrficos microformas.

No h relao direta entre gnero e suporte, pois existe gnero iconogrfico em suporte de pedra (pinturas
rupestres).
Espcie/Tipologia Documental - aspecto formal de um documento. Especificidade que qualifica a espcie.
Exemplo: ofcio, memorando, certido, declarao de imposto de renda.
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos a seguinte diviso:
Atos Normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo: medida
provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de
servio, deciso, acrdo, despacho decisrio;
Atos Enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo.
Exemplos: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de Ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do
Distrito Federal ou municipal) parte. Exemplos: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc);
Atos de Correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso,
ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex,
telefax, alvar, circular.
Atos de Assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou
ocorrncias. Exemplo: apostila, ata, termo, auto de infrao;
Atos Comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Exemplos: traslado, certido,
atestado, cpia autntica ou idntica;
Forma - estgio de preparao do documento.
Rascunho (rasuras, anotaes suplementares) ou Minuta (pr-original, sem assinatura); Original (tem assinatura,
d autenticidade jurdica e arquivstica) e Cpia (reproduzido na ntegra).
Formato - aspecto fsico do documento independentemente da informao registrada. Exemplo: ficha. livro,
pergaminho.
Natureza do Assunto - grau ou nvel de acessibilidade s informaes do documento. Podem ser ostensivos
(divulgao no prejudica a segurana ou as atividades desenvolvidas) ou sigilosos (divulgao sensvel
segurana da sociedade ou do Estado. Conhecimento restrito. Medidas especiais para guarda e conservao.
Sigilosos - Lei 8159/1991 nos Art. 23 e 24 que foram revogados pela Lei 12.527 de 18 de novembro de
2011.
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DOUTRINA ARQUIVSTICA

Ultrassecreto
Secreto
Reservado
Confidencial

Lei brasileira prev apenas os trs primeiros.


Ultrassecreto - excepcional grau de segurana. Conhecimento somente de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo e manuseio. 25 anos.
Secreto - alto grau de segurana. Acesso a pessoas autorizadas. 15 anos.
Reservado - no deve ser do conhecimento do pblico em geral. 5 anos.
Confidencial - no requer alto grau de segurana, mas seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser
prejudicial ou criar embaraos administrativos.
Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, 1 do Art. 24 determina os prazos de sigilo.
No poder ter acesso negado informao necessria tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.

LEI NO 12.527 DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011


SEO II

Da classificao da informao quanto ao grau e prazos de sigilo.


Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em
razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do estado, poder ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1 Os prazos mximos de restrio de acesso informao, (...), a partir de sua produo (...)
I.
II.
III.

Ultrassecreta: 25 anos;
Secreta: 15 anos;
Reservada: 5 anos.

2 As informaes que puderem colocar em risco a segurana do presidente e vice-presidente


da repblica e respectivos cnjuges e filhos(as) sero classificadas como reservadas e ficaro sob
sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo mandato, em caso de reeleio.
SEO V
Das informaes pessoais.
Art. 31. O tratamento das informaes pessoais deve ser feito de forma transparente e com
respeito intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como s liberdades e
garantias individuais.
1 as informaes pessoais, a que se refere este artigo, relativas intimidade, vida privada,
honra e imagem:
I.

II.

Tero seu acesso restrito, independentemente de classificao de sigilo e pelo prazo


mximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produo, a agentes pblicos
legalmente autorizados e pessoa a que elas se referirem; e
Podero ter autorizada sua divulgao ou acesso por terceiros diante de previso legal ou
consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.

2 Aquele que obtiver acesso s informaes de que trata este artigo ser responsabilizado por
seu uso indevido.
Caractersticas dos documentos de acordo com o prazo de guarda:
Guarda Eventual: so os documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico
para o rgo. Exemplo: material de divulgao de terceiros, convites e correspondncia recebida que no se
relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do rgo.
Guarda Temporria: So aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor
e, consequentemente, do seu prazo de reteno. Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informaes essenciais
acham-se recapituladas em outros;
que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior;
que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente;
que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado perodo.
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Guarda Permanente: so documentos de valor probatrio, isto , relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou
jurdicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados
cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a guarda permanente deve abranger:
documentos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da instituio. Exemplo: atos de criao (leis,
decretos, portarias, resolues); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos
relativos a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio. Exemplo: todos os atos que
digam respeito sua organizao e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas
que tratem das suas atividades-fim; grficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convnios, ajustes; atas
e relatrios da direo; correspondncia que trate de suas atividades-fim;
documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio. Exemplo: programas audiovisuais,
ampliaes fotogrficas, filmes e fitas magnticas sobre comemoraes, solenidades e obras;
documentos que firmam jurisprudncia. Exemplo: pareceres normativos apreciados judicial ou
administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras no encontradas nos textos legais;
documentos relativos administrao de pessoal. Exemplo: acordos e reajustes salariais, planos de
remunerao e classificao de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria;
documentos que respondem a questes tcnico- cientficas relacionadas s atividades especficas da
instituio. Exemplo: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatrios tcnicos;
documentos de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo menos um
exemplar como amostra. Exemplo: folhetos, boletins, formulrios, cartazes, convites e postais;
documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico e cultural. Exemplo: documentos que
contm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.
DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS
Quando o documento perde o seu Valor Administrativo ou Valor Primrio. Pode seguir os seguintes caminhos:

Eliminao - documento perde o Valor Administrativo e no tem Valor Histrico;


Guarda Permanente - documento perde o Valor Administrativo mas tem Valor Histrico;
Transferncia - passagem dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermedirio;
Recolhimento - passagem dos documentos do Arquivo Corrente e Intermedirio para o Arquivo Permanente.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Documento criado na fase Corrente, ao fim deste ele ser eliminado;


Documento criado na fase Corrente; cumpre seu prazo de guarda e transferido para o Arquivo Intermedirio,
onde cumprir seu prazo de guarda e aps ser eliminado;
Documento criado na fase Corrente, ao fim deste ser recolhido ao Arquivo Permanente;
Documento criado na fase Corrente, ao fim deste transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu
prazo de guarda e aps segue para o Arquivo Permanente.
EXERCICIOS
1. Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com
base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas.
2.

Os documentos originais considerados de guarda permanente somente podero ser eliminados depois de
microfilmados e digitalizados.

3.

A classificao de documentos arquivsticos:

a)
b)
c)
d)

a ao fsica de acondicionar os documentos a partir do plano de classificao.


determinada pelas espcies de documentos.
deve ignorar os princpios da provenincia e de respeito ordem original.
uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funes e atividades
geradoras desses documentos.
e) a disposio dos documentos dentro das divises estabelecidas no instrumento de descrio.
GABARITO
1 - CORRETO
2 - ERRADO
3-D
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I.

GESTO DA INFORMAO DE DOCUMENTOS

Lei 8.159/1991 = envolve o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de


produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase Corrente e Intermediria, visando sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Gesto = planejamento + Organizao + Controle + Coordenao + Recursos Humanos + Espao Fsico +
equipamentos = Aperfeioar o Ciclo Documental
OBJETIVOS
Garantir, assegurar de forma eficiente a produo, a administrao, a manuteno e a destinao dos
documentos;
Garantir que a informao estar disponvel no momento necessrio;
Eliminao de documentos que no possuem Valor Administrativo, Fiscal, Legal ou Valor Histrico;
Assegurar o uso correto da Microgrfica, do processamento automatizado de dados;
Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que devero ser guardados e preservados.
FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS
So trs fases bsicas:
Produo = elaborao dos documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor. a 1
fase com as seguintes caractersticas: otimizao na criao, evitar a reproduo desnecessria de documentos
e ocorre na Fase Corrente.
Utilizao = fluxo percorrido pelos documentos; necessrio para o cumprimento de sua funo administrativa.
a 2 fase com as seguintes caractersticas: envolve as atividades de protocolo; classificao dos documentos;
controle de acesso e recuperao da informao; desenvolvida a gesto de Arquivos Correntes e
Intermedirios.
Destinao = atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos; deve-se decidir
quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados. Acontece no arquivo Corrente e
Intermedirio. Deve-se avaliar e selecionar os documentos para determinar o prazo de vida dos mesmos de
acordo com seus valores informativo e probatrio e, caso no os tenha, a eliminao.
Segundo a UNESCO, a aplicao de um programa de gesto de documentos pblicos pode ser desenvolvida em
quatro nveis:
Nvel mnimo: estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com programa de reteno e eliminao de
documentos e estabelecer procedimentos para recolher instituio arquivstica pblica aqueles de valor
permanente;
Nvel mnimo ampliado: complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento
intermedirio;
Nvel intermedirio: compreende os dois primeiros, bem como a adoo de programas bsicos de elaborao e
gesto de formulrios e correspondncia e a implantao de sistemas de arquivos;
Nvel mximo: inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas,
de telecomunicaes e o uso de recursos da automao.
Em relao ao seu Valor os documentos podem ser:
Permanente Vitais = conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao;
Permanente = conservados indefinidamente, apesar de no serem vitais, a informao que possuem devem ser
preservadas em carter permanente;
Temporrios = podem ser descartados, aps determinado prazo, quando cessa o Valor do documento.
A eliminao de documentos no pode ser feita indiscriminadamente, devem ser observados:
Importncia dos documentos em relao aos Valores administrativo, fiscal ou legal (Primrio) ou informativo,
probatrio (secundrio);
Possibilidade e custos de reproduo;
Espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento;
Prazos de prescrio e decadncia de direitos de acordo com a legislao;
Nmero de cpias existentes.
Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS


Resultante da etapa de avaliao dos documentos ela que determina o prazo de guarda dos documentos nas
Fases Corrente e Intermediria, bom como indica a destinao final.
CPAD = Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos
quem elabora a Tabela de Temporalidade.
Nos rgos pblicos a garantia de acesso, pelo cidado, aos documentos de arquivo e informaes contidas nos
mesmos, a disseminao de normas relativas gesto de documentos de arquivo, a racionalizao da produo
documental arquivstica pblica e a preservao do patrimnio documental arquivstico da administrao pblica
federal so finalidades do SIGA - Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO
A tabela de temporalidade e destinao um instrumento arquivstico que determina prazos de guarda tendo em
vista a transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. A elaborao da tabela de temporalidade e
destinao dever envolver a autoridade administrativa, o arquivista ou o responsvel pela guarda de documentos,
os profissionais das reas jurdicas e financeiras, alm de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que
tratam os documentos objeto da avaliao e quaisquer outros que se faam necessrios.
No setor pblico, a aplicao da tabela de temporalidade e destinao dever estar condicionada sua aprovao
pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia.
A tabela de temporalidade e destinao dever contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Sua estrutura
bsica deve apresentar os seguintes itens:

identificador de classe;
prazos de guarda nas fases corrente e intermediria;
destinao final (eliminao ou guarda permanente);
observaes necessrias sua aplicao.

Deve-se elaborar um ndice alfabtico para agilizar a localizao dos assuntos no plano ou cdigo e na tabela. A
definio dos prazos de guarda no sistema de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade tem por
finalidade:

conservar os documentos necessrios ao cumprimento de obrigaes legais e de prestao de contas;


conservar os documentos importantes para a memria corporativa;
eliminar os documentos que no so mais necessrios;
atender s necessidades e interesses de pessoas ou instituies externas ao rgo ou entidade por meio das
seguintes aes:
identificao dos interesses legtimos de terceiros na preservao dos documentos arquivsticos. Os
interessados podem ser pessoas e organizaes afetadas pelas aes ou decises do rgo ou entidade ou
que precisam dos seus documentos arquivsticos para cumprir funes como auditores, entidades
investigativas, autoridades arquivsticas ou pesquisadores;
identificao e avaliao dos ganhos legais, financeiros, polticos, sociais e outros que o rgo ou entidade
possa ter na preservao dos documentos arquivsticos para servir aos interesses da pesquisa e da
sociedade como um todo;
cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivstica, na sua esfera de competncia.

O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento
frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais.
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda
necessrio administrao, porm com menor frequncia de uso, podendo, ento, ser transferido para depsitos em
outro local, embora disposio do rgo produtor.
LISTA DE ELIMINAO
Relao especfica de documentos a serem eliminado de uma s vez, deve ser aprovada pela autoridade
competente. Aes coordenadas pelos instrumentos de destinao:

Verificar se os documentos esto organizados dentro da Tabela de Temporalidade;


Tabela de Temporalidade organiza os documentos, os prazos e critrios para o recolhimentos ou eliminao;
Verificar se cumpriram o prazo de guarda.
As listas de eliminao relacionam os documentos a serem eliminados.
O Ato de Eliminar faz parte da Destinao.
Elaborar lista de documentos destinados Fase Intermediria: Lista de Transferncia (documentos
destinados Fase Intermediria) e Lista de Recolhimento (documentos destinados Fase Permanente).
Permitir que os documentos passem ao Arquivo Intermedirio faz parte da Fase da Destinao.
Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

ROTINAS E PROCEDIMENTOS NA DESTINAO


Anlise = estudos dos documentos recebidos;
Seleo = triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo;
Avaliao = procedimento mais importante pois verifica-se o Valor Probatrio ou Informativo e Prazos de Vida.
Vincula-se Legislao. Deve ser feita na Fase Corrente para evitar que os documentos sejam transferidos para
o Arquivo Intermedirio de forma desnecessria.
EXERCICIOS
1. A gesto de documentos contribui para as funes arquivsticas, de modo que:
a)
b)
c)
d)
e)
2.

sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental.


apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados.
uma parcela dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico do pas seja descartada.
os documentos sejam avaliados como de guarda permanente.
as polticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente.
A gesto de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e intermediria.
GABARITO

1-E
2 - CORRETO

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

I.

DIAGNSTICO

Anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo. Proporciona as seguintes informaes:
Instalaes fsicas; condies ambientais, condies de armazenamento; estado de conservao; espao
fsico ocupado; volume; controle de emprstimos; recursos humanos, acesso informao, gnero dos
documentos, arranjo e classificao (mtodos de arquivamento adotados); tipo de acondicionamento.
Soma dos dados = arquivista faz seu diagnstico e prope alteraes para localizar falhas.
GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
Normas para o tratamento de documentos para aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria
tomada de decises. Aumentar a eficcia administrativa. Documento necessrio para as atividades de rotina.
GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS
Ao fim da Fase Corrente alguns documentos podem ser eliminados, outros devero ser conservados por um
perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Vo para um depsito de armazenagem
temporria para diminuir custos. Os Arquivos intermedirios atendem s consultas, coordenam as transferncias,
aplicam as Tabelas de Temporalidade, coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o Arquivo de 3
Idade.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao Arquivo Intermedirio conserva seus direitos sobre os
mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo.
Arquivos Intermedirios esto fora dos centros urbanos, mas em locais de fcil acesso.
PROTOCOLO
Operaes e procedimentos para o controle de documentos que tramitam no rgo para assegurar a imediata
localizao e sua recuperao. Atividade tpica do Arquivo Corrente.
Atividades e Operaes do Protocolo:
Recebimento = recebe a correspondncia, separa a oficial da particular, distribui a particular e encaminha a
sigilosa, separa as de carter ostensivo das sigilosas, abertura das ostensivas, interpretao da
correspondncia e sua classificao, carimbo no canto superior direito, resumir assunto tratado no
documento, encaminhar ao setor responsvel pelo registro e movimentao
Registro = cadastro dos dados bsicos do documento para facilitar sua localizao.
Autuao = transforma documentos em processos. Procedimentos adotados:

Processo - reunio de dois ou mais documentos, sem o qual eles perderiam seu Valor Administrativo ou
Probatrio.
Formao de Processo - abertura do processo, observar os que precisam de anlise, informaes ou
decises.
Juntada - unio de um documento ao restante do processo ou de um processo a outro. Pode ser por
anexao (unio definitiva e irreversvel de um mesmo interessado com um mesmo assunto) ou
apensao (unio provisria de um processo a outro mais antigo, com um mesmo interessado ou no).
Desapensao o processo inverso.
PROCEDIMENTOS DA AUTUAO

Insero da capa especfica;


Nmero de pginas;
Atribuio de nmero de identificao do processo.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Despacho deciso de autoridade administrativa; pode ser favorvel ou no;
Diligncia processo devolvido ao rgo para que resolva as formalidades que no foram cumpridas;
Classificao = uma vez recebido no protocolo o documento analisado para identificar o assunto e
classificar. a rotina da interpretao de documentos.
Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

PROCEDIMENTOS DA CLASSIFICAO
Analisam os documentos produzidos por determinada instituio para posterior criao de categorias e classes
genricas que correspondam funes e atividades desenvolvidas na Instituio:
Expedio/Distribuio = o envio dos documentos para os seus respectivos destinatrios. Expedio
destinatrio encontra-se externo ao rgo. Distribuio destinatrio dentro do prprio rgo.
Controle/Movimentao = identificar os setores pelos quais passam os documentos, para recuper-lo com
agilidade quando necessrio e auxiliar o gestor na tomada de deciso.
Protocolo Central = unidade ou rgo que centraliza as atividades.
Protocolo Setorial = descentraliza as atividades do protocolo central, pois instalado em cada unidade visando
dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos.
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS
Arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero e confeccionado por diversos tipos de material.
Mudana de suporte = dentro do ciclo de vida de um documento o suporte pode ser alterado devido a questes
funcionais.
Microfilmagem = um processo bastante utilizado com as seguintes vantagens: Economia de espao; Acesso
fcil e rpido; Segurana e confidencialidade e Durabilidade. No autoriza a eliminao do documento, porm
permite eliminar aqueles que no tm valor histrico (2). E regulamentada pela Lei no 5.433/68 e regulamentada
pelo Decreto no 1.799/96.
Automao = transposio do suporte inicial para um suporte digital por meio de computadores. A digitalizao
tem como fundamentos principais: Diminuio do tamanho do acervo; Preservao dos documentos;
Possibilidade de acesso; Maior agilidade.
EXERCICIOS
A respeito da gesto de documentos, julgue o item seguinte.
1. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.
2.

Ainda com relao ao protocolo, correto afirmar que:

a) a expedio de documentos no realizada com o mesmo controle dado entrada de documentos, visto que
sairo da instituio.
b) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferncia ou recolhimento.
c) o registro de entrada de documentos feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos.
d) a distribuio e a tramitao de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrnico.
e) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuao de documentos.
Acerca da gesto de documentos.
3.

O recebimento e a classificao incluem-se entre as rotinas do protocolo, atividade exercida no mbito dos
arquivos correntes.
GABARITO

1 - CORRETO
2-E
3 - CORRETO

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

I.

PRESERVAO E CONSERVAO

Os documentos podem sofrer degradao por diversos agentes, classificados em: Fsicos; Qumicos; Biolgicos;
Ambientais.
Preservao = compreende trs atividades: Conservao; Armazenamento e Restaurao.
Conservao = principais operaes: Desinfestao; Limpeza; Alisamento e Restaurao ou Reparo.
Armazenamento - a guarda dos documentos.
Acondicionamento - a colocao dos documentos em mobilirio e invlucros. Facilidade de acesso e
proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos.
ROTINAS DE ARMAZENAMENTO

Mapas, plantas, cartazes = horizontalmente.


No deve ser armazenado sobre o cho.
Campos magnticos estragam fitas de vdeo, udio, computadores.
Mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, antiesttica.
Embalagens protegem contra poeira e acidentes e minimizam as variaes de Temperatura e umidade
relativa (UR).
Diminuem os riscos em caso de desastres (gua, fogo).
Caixas devem suportam o peso de empilhamento.
Medidas padronizadas.
Caixas em papis especiais - carto alcalino.
Umidade relativa baixa = risco de quebra das fibras.
Pergaminhos e encadernaes em couro = entre 40% E 55%.
Temperatura ideal = 20 C.
Climatizao - umidificadores, desumidificadores, exaustores, ventiladores.
Ar condicionado o ideal = 24 horas de funcionamento.
PRINCIPAIS MTODOS DE RESTAURAO

Silking = utiliza tecido de grande durabilidade, afeta suas qualidades permanentes;


Banho de gelatina = gelatina ou cola para aumentar a resistncia do documento, possibilidade de ataques
de insetos;
Tecido = usa-se folhas de tecido muito fino aplicadas com pasta de amido;
Laminao = envolve o documento nas duas faces com papel de seda e acetato de celulose e prensado em
temperatura elevada, volume do documento reduzido, mas o peso duplica, o mais prximo do ideal;
Laminao manual = no emprega calor nem presso que so substitudos pela acetona; 6Encapsulao =
pelculas de polister e fita adesiva. Documento colocado entre as duas lminas; considerado um dos
mais modernos.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Direto = localizao dos documentos direta
Indireto = necessidade de consultar outro local para localizar o documento
Numrico simples indireto. Para se encontrar os documentos feito um ndice alfabtico no qual pode
se descobrir qual nmero foi conferido ao documento.
Cronolgico normalmente a data da produo (notas fiscais).
Dgito-terminal conforme os dois ltimos nmeros do documento, grande volume e nmeros longos.
Geogrfico conforme o local de produo
Ideogrfico conforme o assunto. Exige-se a interpretao e um vasto conhecimento da organizao.
Dividido em alfabtica dicionrio e enciclopdia e numrica decimal e duplex.
Alfabtico.

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem
ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento.
Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for
adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais frequncia s falhas humanas do que
a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas
bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses.

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.


Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um
ndice.
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um
cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos
e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)
Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em
ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A,
B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito
grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
Regras de Alfabetao:
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima.


Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria.
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.

Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia

Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos
por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita


Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.

As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira


Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto.
Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n
9):

Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque.


Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo.

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados
parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.

Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho.
Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia.
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de
descrio.

Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila.
Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Silva.

Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e
orientais (ver tambm regras n 10 e 11).

Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy


Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como
parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.

Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont


Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles

Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia
do pai.

Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los
Rios.
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de;
Rios, Antonio de los

Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.

Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang


Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang

Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e
apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o
nome.

Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress


Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The)

Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos,


romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1
Congresso de Odontologia.
Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo);
Congresso de Odontologia (1)

As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo,
gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade.

Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ.


Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira.
Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.

Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4


Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do
Brasil

Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre
o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao
podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a
outra.

Exemplo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira
Alegre.

Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras.
Ateno!
GED - Gesto Eletrnica de Documentos = instrumento necessrio recuperao daquele material digitalizado,
constituindo-se no substituo mais prximo das leitoras/copiadoras de microfilme.
GPE - Gerenciamento de Produtos Eletrnicos = gesto de documentos criados em meio eletrnico e cujo original
permanece neste meio, embora tambm englobe os documentos digitalizados.
Tipo Documental =Espcie +Funo
EXERCICIOS
1. A remoo temporria de um documento assinalada, no arquivo, por meio de
a)
b)
c)
d)
e)
2.
a)
b)
c)
d)
e)
3.
a)
b)
c)
d)
e)
4.
a)
b)
c)
d)
e)

Jaqueta.
Microficha.
guia-fora.
Etiqueta.
Clipe.
A embalagem ou a guarda de um documento, com o fim de preservao e acesso, denomina-se:
Encolagem.
Acondicionamento.
Armazenamento.
Aditamento.
Amostragem.
Acerca dos cuidados necessrios relativos ao acondicionamento e armazenamento dos documentos, assinale a
opo correta.
O empilhamento uma forma adequada de armazenamento de documentos.
Para que se ajustem embalagem, os documentos devem ser dobrados.
A qualidade do material da embalagem no afeta o documento.
A troca das pastas e caixas deve adequar-se ao armazenamento de documentos.
Os tamanhos das embalagens devem ser fixos.
Para o arquivamento de documentos, o local prprio, dotado de condies especiais, para restringir o acesso e
propiciar a mxima segurana contra furtos e sinistros a cmara de:
Acondicionamento.
Estocagem.
Vigilncia.
Armazenamento.
Segurana.

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.

5.
a)
b)
c)
d)
e)
6.
a)
b)
c)
d)
e)

O plano de emergncia o esquema que


Determina prazos e condies de guarda dos documentos.
Distribui documentos em classes.
Estabelece medidas preventivas e de segurana em caso de sinistros.
Indica a disposio do mobilirio e a utilizao atual ou futura do espao disponvel.
Prev a destinao dos documentos.
Na preservao de documentos arquivsticos, deve-se considerar:
A classificao dos documentos, tendo em vista a sua recuperao.
A avaliao dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa.
As atividades relacionadas ao recebimento, distribuio, tramitao e expedio de documentos.
As polticas institucionais voltadas para a preveno de danos aos documentos.
Os mtodos de arquivamento e ordenao de documentos.

Com referncia preservao e conservao de documentos de arquivo, julgue os itens a seguir:


7.

O ar seco contribui para o enfraquecimento do papel.

8.

A limpeza dos documentos de arquivo pode ser feita com um pano umedecido com gua sanitria.

9.

O calor constante preserva as fibras do papel.


GABARITO

1-C
2-B
3-D
4-E
5-C
6-D
7 - CORRETO
8 - ERRADO
9 - ERRADO

Lei do Direito Autoral n 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Probe a reproduo total ou parcial desse material ou divulgao com fins
comerciais ou no, em qualquer meio de comunicao, inclusive na Internet, sem autorizao do AlfaCon Concursos Pblicos.