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Intercom Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicao

X Congresso de Cincias da Comunicao na Regio Sul Blumenau 28 a 30 de maio de 2009

A DEMANDA DE EVENTOS EMRESARIAIS EM ORGNIZACES DE GRANDE


PORTE: A realizao de eventos como estratgia de comunicao nas maiores empresas
de Itaja1

Eni Maria Ranzan2


Danielle Oliveira de Souza3
Larissa Paola de Oliveira4
Universidade do Vale do Itaja - UNIVALI
Resumo
Os eventos empresariais so utilizados como instrumento institucional ou promocional, com o
propsito de estabelecer um vnculo entre as organizaes e seus diversos pblicos. Os
objetivos desta pesquisa so: investigar a realizao dos eventos empresariais nas
organizaes de grande porte de Itaja; classificar os eventos empresariais de maior demanda
nas organizaes; investigar a gesto de eventos institucionais e promocionais nas
organizaes; e identificar o perfil e as habilidades necessrias para o organizador de eventos.
Trata-se de um estudo exploratrio, realizado por meio de pesquisa bibliogrfica e de campo.
Buscou-se pesquisar as 20 maiores empresas de Itaja, por meio de questionrio (com
perguntas abertas e fechadas), junto aos profissionais atuantes na rea de eventos das
respectivas empresas. Percebeu-se que os eventos so estratgias de comunicao muito
utilizadas pelas empresas, tanto para atingir seu pblico interno, quanto externo. A formao
dos gestores ecltica e os mesmos indicam, de maneira geral, a necessidade de melhor
capacitao da equipe para atuao nesta rea.
Palavras-chave: estratgias de comunicao; eventos empresariais; gesto de eventos.
O universo dos eventos
Os eventos empresariais so utilizados de forma estratgica pelas empresas. Podem ter carter
institucional ou promocional. Na viso de Meireles (1999) pretendem criar ou manter a
imagem das organizaes e seus respectivos produtos e/ou servios. So aes planejadas que
ocorrem em determinado local, com pblico e objetivos definidos previamente.
Os eventos empresarias acontecem pelo fato de despertarem o interesse dos pblicos de uma
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Trabalho apresentado ao INTERCOM Junior, na Diviso Temtica IJ 03 - Relaes Pblicas e Comunicao


Organizacional, do X Congresso de Cincias da Comunicao na Regio Sul.

Professora orientadora. Mestre em Educao; especialista em Gesto empresarial; bacharel em Comunicao Social
Habilitao em Relaes Pblicas. Docente no curso de Comunicao Social, Hab. em Relaes Pblicas da UNIVALI e
Pesquisadora do Grupo Redes de Comunicao. Email: enimaria@univali.br
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Pesquisadora bolsista. Acadmica do 8 perodo do Curso de Comunicao Social, Hab. em Relaes Pblicas da
UNIVALI. Email: danirp@univali.br
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Pesquisadora voluntaria. Acadmica do 8 perodo do Curso de Comunicao Social, Hab. em Relaes Pblicas da
UNIVALI. Email: golfinho_rp@yahoo.com.br
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organizao. Eventos so encontros promovidos pelas organizaes para gerar a integrao


entre pessoas de seu interesse. Para Simes (1995, p.70), evento o acontecimento criado
com a finalidade especfica de alterar a histria da relao, organizao-pblico, em face das
necessidades observadas. Caso ele no ocorresse, a relao tomaria rumo diferente e,
certamente, problemtico.
Observando-se conceitos de diversos autores, pode-se adotar a nfase de Matias (2001, p.6162), destacando que eventos significam:

Ao do profissional mediante pesquisa, planejamento, organizao,


coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu
pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados.
Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de
alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao
de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito
ou recuperar a sua imagem.
Realizao de um ato comemorativo, com a finalidade mercadolgica ou
no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo.
Soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar
resultados definidos perante seu pblico-alvo.

A classificao dos eventos necessria, para que se possa entender a complexidade dos
mesmos. A classificao que atende o maior grupo de especialistas da rea, como Britto &
Fontes (2002), Cesca (1997), Matias (2001) considera os eventos pela: categoria, rea de
interesse, localizao, caractersticas estruturais e tipologia.
As categorias de um evento compreendem duas classificaes possveis: a institucional, que
voltada especialmente para a construo da imagem de uma empresa, instituio ou tema; e a
promocional (tambm identificada como mercadolgica) que tem como objetivo principal a
promoo de produtos ou servios. Indiretamente esta categoria de eventos agrega valor
imagem da empresa ou instituio que fornece os produtos ou servios. Um evento, quanto a
sua localizao, pode ter sua abrangncia local, distrital, municipal, regional, estadual,
nacional, intercontinental, internacional etc.
A classificao por caractersticas estruturais, na viso de Brito e Fontes (2002) permite uma
subdiviso em trs aspectos: pelo porte; pela data e pelo perfil do pblico-alvo. Quanto ao
porte um evento poder ser pequeno (at 200 participantes), mdio (de 201 a 500 participantes)
ou grande (mais de 501 participantes). A data de um evento apresenta trs classificaes: com
data fixa (dia da Independncia, Natal...); mvel (Jogos olmpicos, carnaval...) e espordica
(Posse do Papa, Funerais...). Trs tambm so as subdivises da classificao pelo perfil do
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pblico-alvo: geral (clientela em aberto); dirigido (pblico com afinidades); e especfico


(grupo fechado).
A classificao por tipologias a mais conhecida e muito aplicada nas mais diversas reas. A
nomenclatura de cada evento pretende trazer, em sua essncia, as caractersticas, os objetivos
e envolvimento do pblico especfico. Destaca-se algumas tipologias como: inauguraes,
lanamentos, excurses, desfiles, leiles, encontros tcnicos e cientficos, exposies,
programas de visitas, encontros de convivncia, entre outros.
A classificao pela rea de interesse prev especialmente os segmentos: artstica (qualquer
espcie de arte); cientfica (assuntos cientficos); cultural (aspectos da cultura); educativa
(enfoca a educao); cvica (assuntos ligados Ptria); poltica
governamental

(realizaes do governo); empresarial

(esferas polticas);

(realizaes das empresas e

associados); lazer (entretenimento); social (interesse da sociedade); desportiva (universo


esportivo independente da modalidade); religiosa

(interesses religiosos); beneficente

(programas e aes sociais) e turstica (incremento do turismo).


Os Eventos Empresariais
Os eventos empresariais5, so estratgias de comunicao que necessitam de planejamento,
execuo e avaliao, de maneira articulada, para gerar uma afinidade entre a organizao e o
pblico de interesse. Destacam-se como eventos empresarias, especialmente as tipologias:
brunches, convenes, coquetis, exposies, feiras, happy-hours, inauguraes, lanamento
de livros, lanamento de Pedra Fundamental, lanamento de produtos e servios, visitas
tcnicas, workshops, entre outros.
a) Brunch: Caracteriza-se por ser um caf da manh-almoo, servido em estilo Buffet. Alm
do seu uso empresarial, para Meirelles (1999), o brunch utilizado socialmente em finais de
semana, pois as pessoas realizam duas refeies em uma s (pela flexibilidade de horrio).
Seu horrio ideal das 10h s 14h. Nesta mistura de caf da manh e almoo, podem ser
servidos doces e salgados (com alguns pratos quentes), sucos e bebidas. Evento informal, que
tratar de diversos assuntos, inclusive fuso de empresas, mudana de funcionrios, etc.
b) Conveno: Evento promovido tanto por empresas, como por partidos polticos. As
convenes quando renem pessoas de empresas, so realizadas por setores distintos. H
tambm convenes de vendas que renem elementos ligados ao setor (vendedores,
revendedores, distribuidores, representantes). Conveno uma espcie de reunies, visando
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Classificao realizada pela rea de interesse.


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concentrar um certo pblico para tratar de assuntos de interesse, ou at mesmo para


apresentao de produtos novos no mercado. Nestes eventos os participantes so instigados
para novos desafios e continuamente motivados6 para atingir os objetivos propostos.
c) Coquetel: uma reunio de pessoas, para Meirelles (1999, p. 51) com o objetivo de
confraternizao, motivadas pela comemorao de um acontecimento. Na rea empresarial o
horrio ideal para sua realizao entre 19 e 21 horas. O coquetel muito utilizado para
comemorar inauguraes de novas instalaes, novas filiais, lanamento de produtos...
d) Exposio: So eventos que mostram novos equipamentos, produtos e servios,
objetivando sua apresentao e opcionalmente sua venda. Fazem parte desta tipologia: as
feiras, mostras, vernissage... Sua promoo remete, portanto, para a exposio e venda de
produes, bem como para o reconhecimento de artistas.
e) Feira: uma forma de exibio pblica com o objetivo de venda direta ou indireta,
constituda de vrios estandes, montados em lugares especiais, onde se colocam produtos e
servios. (MATIAS, 2001, p.66). Este utilizado para atrair um grande pblico segmentado,
que na viso de Giacaglia (2006), objetiva manter contato direto com clientes e prospects,
desenvolver mailing de prospeco, coletar informaes sobre a concorrncia, lanar novos
produtos e estabelecer novos contatos comerciais.
f) Happy Hour: Surgiu nos Estados Unidos, sendo utilizado para aliviar o stress e jogar
conversa fora com colegas ou amigos. realizado no final da tarde, como poltica de
entrosamento. Pressupe que os participantes, troquem informaes de maneira descontrada,
com acompanhamento de um drink. Pode acontecer, para Meirelles (1999), num bar,
restaurante, ou na prpria empresa, objetivando a otimizao de relacionamentos.
g) Inaugurao: Tem como principal caracterstica a apresentao de novos espaos a um
pblico alvo. As mais conhecidas so de espaos fsicos e monumentos. Estes para Britto e
Fontes (2001) podem ser histricos ou homenageativos. Podem lanar uma construo
familiar, obras pblicas, de arte, lojas ou escritrios, etc. Opcionalmente homenageia-se uma
pessoa por feitos benemritos, nomeando o espao com seu nome. Na ocasio, as pessoas tm
a oportunidade de conhecer o local e, geralmente, participam de coquetel.
h) Lanamentos: o ato de lanar um produto ou servio. Os mais usuais so: lanamento de
pedra fundamental, para marcar o incio de uma construo (nesta so colocado documentos
da poca dentro de uma urna que, posteriormente, enterrada no local, para registrar aquele
momento histrico); lanamento de livros ou noite de autgrafos7, contanto com a presena
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A utilizao de dinmicas e premiaes muito presente nas convenes.


Muito usado por megalivrarias, aproveitando a circulao do pblico.
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do autor, que redige uma dedicatria a cada comprador do livro, vendido no local (por preo
especial); tambm existem os lanamentos de empreendimentos imobilirios (feito por meio
do lanamento de maquete da construo) e de produtos e servios, para divulgao destes.
i) Visita tcnica ou Open Day: Oportunidade oferecida pelas empresas para mostrar, a um
pblico segmentado, suas instalaes, equipamentos, equipes, etc.. Faz parte do planejamento
destas visitas, para Matias (2001), realizar uma recepo aos convidados, exibio de
audiovisual, entrega de brindes, releases , etc., conforme o pblico que ser recebido.
j) Workshop: Evento que rene segmentos especficos de pblico, para conhecer novas
tecnologias e disseminao de usos. Os participantes tem um mesmo nvel de conhecimento.
Muito utilizado na rea das artes em geral ou reunies comerciais, para demonstrao de
produtos ou servios.
Giacaglia (2006) destaca que empresas criativas, buscam alternativas para quebrar o gelo e a
formalidade dos eventos, atendendo as novas tendncias do mercado. A autora desta a
realizao de eventos sociais, tais como: caf da manh, almoo, coquetel ou jantar, para
atingir esta finalidade. J Campos, Wyse e Arajo (2000) destacam a existncia de festas
privadas (empresariais ou particulares) para realizar treinamentos, passar informaes ou
proporcionar lazer aos funcionrios, podendo fazer parte de um evento maior. Martin (2003)
menciona os treinamentos, para promover a reciclagem profissional e/ou treinamento de
atividades especficas. A durao mdia de um a dois dias.
Ressalta-se que os eventos empresariais tendem a valorizao da imagem, a capacitao e
sofisticao dos diversos setores e pessoas, a satisfao dos prprios funcionrios e de seus
consumidores, bem como proporcionam lucros organizao.
O Profissional Organizador de Eventos
Nas organizaes fundamental que haja um organizador de eventos para que estes sejam
realizados de forma adequada e que tragam uma imagem positiva para a empresa. Para que
isto ocorra, os organizadores de eventos precisam ter conhecimento tcnico e prtico de
eventos. Estes devem saber qual a atuao necessria de cada membro da equipe para
gerenciar de forma adequada os eventos. Se os eventos no forem administrados
profissionalmente, a imagem da empresa ser afetada. Para Giacaglia (2006, p.20),
Compromete mais a imagem da empresa um evento malconduzido que a no-realizao ou
no participao nele. Na organizao do evento importante que haja uma equipe
especializada seja da empresa ou terceirizada. Na equipe fundamental que tenha tcnicos em
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som e iluminao, recepcionistas, garons, seguranas, servios gerais, entre outros conforme
a estrutura do evento.
As organizaes que buscam um diferencial no mercado de trabalho precisam investir nos
profissionais. Segundo Bahl (2003, p.8), os recursos humanos representam os sustentculos
na organizao de eventos, sejam eles de natureza cientfica, tcnica, comercial ou cultural.
O autor observa que h uma insuficincia de profissionais capacitados e tambm uma
deficincia na percepo de um toque especial em cada evento.
Para o organizador de eventos, principalmente que est iniciando sua carreira, fundamental
freqentar muitos eventos e absorver informaes importantes para obter parmetros. Quando
planejar um evento imprescindvel que analise o perfil do pblico, local recursos. Tambm
as metas e os objetivos e a partir destes dados definir as aes a serem desenvolvidas. Precisa
tambm conhecer o pblico-alvo do evento, saber quais as suas necessidades e expectativas.
Desta informao depender a deciso das aes a serem realizadas.
O perfil do profissional sempre est ligado a uma gama de matizes potenciais, que corroboram
para o bom xito de determinado agente profissional, em sua rea de atuao. Para tanto acaba
por se tornar uma prerrogativa que ir denotar no s aptido, mas pontos de aprimoramento.
por meio de capacitao, experincia e uma formao contnua, que o Organizador de
Eventos desenvolve habilidades e conhecimento dos complexos fatores envolvidos no
planejamento e execuo de um evento. Esses pressupostos se do pelo fato de um evento
ultrapassar a dimenso da mera operacionalidade, como nos diz Simes (1995, 81): No
perceb-lo como algo operacional, realizado por tarefeiros, mas como um instrumento
colocado na estratgia de comunicao da organizao com objetivos bem definidos.
Dentre as habilidades de um organizador de eventos pode-se destacar a de ser negociador.
Esta habilidade, alm da finalizao de procedimentos burocrticos ou financeiros, diz
respeito capacidade de conseguir vencer imprevistos de um evento, tanto nas fases de prevento e de transevento. Igualmente destaca-se o apurado senso de lgica, j que aquele nos
remete ao concatenar idias de forma coesa, prtica e objetiva de modo a facilitar sua
compreenso e execuo.

Outro trao do organizador de eventos a habilidade em

comunicar-se. O perfil de um organizador de eventos, vai alm da operacionalidade. A


considerao por detalhes de um organizador de eventos, no resultado de um
perfeccionismo exacerbado, mas nela est sua capacidade de percepo, para obteno dos
resultados pretendidos. Afinal, eventos so compostos por detalhes e mais detalhes. A
autodisciplina faz parte do perfil deste profissional no somente por sua fidelidade ao
checklist, mas tambm sua determinao e compromisso diante dos objetivos do evento. Alm
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do exposto, o organizador de eventos deve ser extremamente organizado e criativo. Deve


prezar pela organizao, t-la em seu dia e cultiv-la, de forma que se torne imanente, a sua
forma de agir e pensar. Tambm deve ser criativo, pois este processo faz com que o
organizador de eventos veja alm do que est posto, ampliando suas possibilidades e lhe
conferindo um esprito arrojado e pr-ativo.
Metodologia
Nesta pesquisa exploratria, sobre eventos empresariais, estabeleceu-se a realizao de
pesquisa bibliogrfica e de campo. O universo da pesquisa so as 20 maiores empresas de
Itaja. Buscou-se esta informao na Prefeitura Municipal de Itaja, porem foi fornecido
somente listagem com as 100 maiores empresas. Desta forma realizou-se um primeiro
contato, junto ao site das empresas mencionadas. Foi enviada mensagem, no link fale
conosco (ou similar), questionando se a empresa possua um Departamento de Eventos, bem
como o nome e contato da pessoa responsvel pelo mesmo. Desta foram, foram estudadas as
20 primeiras empresas que retornaram positivamente. No entanto, somente 13 destas
empresas retornaram, na seqncia, o questionrio proposto8. Estas no tero seus nomes
divulgados, sendo destacadas por letras do alfabeto, de maneira aleatria.
Os questionrios (com perguntas abertas e fechadas) foram aplicados, junto aos responsveis
pela rea de eventos da empresa, no perodo de agosto setembro de 2008. Para a aplicao
dos mesmos foi agendado horrio (adequado ao gestor da rea), momento em que este
preencheria a autorizao para uso das informaes prestadas. Opcionalmente os mesmos
foram enviados por email, conforme solicitao, para serem preenchidos oportunamente
Apresenta-se, a seguir, quadro com informaes gerais sobre as empresas pesquisadas:
Ramo / Fundao
A

TV a Cabo
2000

Materiais para
constr. Eletrodom.
1967
Distribuidora
1958

Distribuidora

Aspectos Empresariais

Possui mais de 5,5 milhes de clientes


Opera em 14 cidades
Comprometida com a cidadania; amplo programa de responsabilidade social
Tem 14 lojas de materiais de construo e eletrodomsticos, em Santa Catarina
Apresenta mais de 15 mil itens
Atua com 600 empregados diretos e 65 gerentes
A empresa iniciou com um pequeno atacado de doces em Itaja
Atualmente referncia no ramo de distribuio e gneros alimentcios
Est entre as 100 que mais crescem no Brasil
Instalaes frigorficas com capacidade de at 800 toneladas

Algumas empresas possuem como norma no participar de pesquisas acadmicas e uma empresa foi atingida pela enchente
que aconteceu em novembro de 2008, na regio.
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1986
E

Loja de varejo
1976

Confeco
1984

Alimentcio
1934

Comrcio varejista
de combustvel
1981

Automobilstico
1961

Alimentcio
1944

Transporte
1968

Supermercados
1998

Parmetros internacionais para estocagem e distribuio


Representante de 8 marcas na regio
22 lojas instaladas em 10 cidades de Santa Catarina
Mais de 30 mil produtos em suas lojas
Aproximadamente 1.000 funcionrios
Atende a uma mdia diria de 17 mil clientes
Possui cinco franquias e uma fbrica
A empresa atua com 200 funcionrios
Distribudos em mais de 1.600 pontos de vendas em todo Brasil.
Opera unidades industriais em oito Estados brasileiros, alm do exterior
Seus produtos chegam a mais de 110 pases
A empresa emprega mais de 55 mil funcionrios
Seu portflio composto de mais de 1.500 itens
O posto atua desde combustvel veicular a peas e acessrios para veculos,
loja de convenincia e servios diversos para veculos e clientes
Os tanques subterrneos esto dentro dos padres ecolgicos
Estrutura com mais de 1.550 m de cobertura
O chefe de oficina esta entre os dez melhores mecnicos do Brasil
Atua com vendas de motocicletas, peas originais e acessrios
Oferece servio como: seguros, assistncia tcnica, consrcios e
financiamentos.
Distribuio para mais de 300 mil pontos-de-venda
Tem um portiflio com cerca de 680 itens
Mantm um parque fabril com 14 unidades industriais
Emprega cerca de 52 mil funcionrios
reconhecida como uma empresa socialmente responsvel.
Empresa familiar, nascida da determinao do seu fundador
Investe na qualificao e no treinamento de seus colaboradores
Principal servio a logstica nacional e internacional de transportes
Com mais de 700 colaborados
Administrao familiar
Oferece um mix variado de produtos
Investe constantemente em aes de responsabilidade social
Primeira empresa do setor em Itaja.

Automobilstico
1969
Quadro 1: Informaes sobre as empresas pesquisadas
Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

RESULTADOS E DISCUSSES: A vivncia das empresas sobre Eventos Empresariais


A partir deste momento so trazidos os dados, obtidos por meio da aplicao dos
questionrios, mostrando a vivncia das organizaes sobre seus eventos empresariais.
Questionou-se sobre o departamento responsvel pela realizao dos eventos na empresa.
Estes esto vinculados nos setores: comercial, de RH, de Comunicao Social, e de
marketing, sendo duas empresas em cada um dos setores. Nas demais empresas este setor est
lotado

junto

Gerncia,

em

agncia

externa,

bem

como

nos

Setores

de

Planejamento/Logstica e Vendas.
Percebeu-se que no h um departamento especfico que organiza eventos nas empresas
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pesquisadas. Estes so distribudos conforme a necessidade da empresa. Algumas empresas


possuem o Setor de Eventos no Departamento de RH, por este desenvolver o seu trabalho
focado no pblico interno. Outras organizaes possuem o Setor de Eventos em
departamentos como Comercial, Marketing e Vendas, pois trabalham com o foco no pblico
externo. A empresa que terceiriza a organizao de eventos trabalha com o foco no pblico
externo.
Em relao ao cargo exercido pelo organizador de eventos (ou gestor do Setor) destaca-se que
em seis empresas os cargos exercidos pelos organizadores dos eventos so de gerentes. Os
demais so: Tcnico administrativo, Supervisor de RH, Diretor, Assessor Comercial, Assessor
de Comunicao e Assistncia gerncia.

Numa empresa o gestor atua na rea de

planejamento/logstica (sem identificao do cargo).


Os dados indicam que nestas empresas no h um cargo especfico para o gestor de eventos.
Acredita-se que as empresas delegam esta atividade a rea pela sua afinidade com o pblico a
ser atingido pelos eventos.
Os organizadores de eventos (ou gestores do Setor) possuem a seguinte formao: quatro so
formados em administrao e dois em Relaes Pblicas. A formao dos demais :
Economia, Bacharel em Direito, Filosofia, 2 grau e Ps-graduao. Em relao a formao
da equipe do setor de eventos, destaca-se: 47% (12 pessoas) possuem o 2 grau (destes houve
destaque para Magistrio e Curso em Tcnicas de vendas); 40% (10 pessoas) possuem ensino
superior (sendo duas em cada uma das reas: Marketing, Administrao, Administrao de
empresas, Relaes Pblicas; foi identificado tambm Jornalismo e Comrcio Exterior, sendo
uma pessoa para dada formao); 13% possuem especializao.
Percebeu-se que tanto os gestores como sua equipe no tem uma rea de formao especfica
em eventos, com exceo dos Relaes Pblicas. A formao tcnica (aliada a experincia)
garantir que os eventos sejam planejados conforme os conceitos propostos por Matias (2001)
e Simes (1995).
Nas empresas pesquisadas os eventos empresariais realizados com maior freqncia so: 53%
institucionais e 47% promocionais. Destes eventos 60% so direcionados ao pblico interno e
40% ao pblico externo.
Percebe-se que os eventos cumprem sua funo na categoria institucional, criando ou
mantendo a imagem de uma organizao, tanto na categoria promocional, divulgando e/ou
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vendendo os produtos e servios produzidos pela empresa. Desta forma, confirma-se a


percepo de Meirelles (1999), cujo conceito e contextualizao, nortearam o incio da
fundamentao terica desta pesquisa.
O pblico externo procura ser atingido pelas empresas, por meio de eventos, destacando-se:
Tipologias

E
x

Exposies
Convenes
x
Coquetis
x
Feiras
x
x
Inauguraes
x
Lanamentos
x
Visitas Tcn.
x
x
x
Outros
x
x
x
Quadro 2: Identificao dos eventos realizados junto ao pblico externo.
Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

I
x

x
x

M
x
x
x
x

Os eventos mais realizados, junto ao pblico externo, so: feiras com seis citaes; visitas
tcnicas com quatro citaes; exposies com trs citaes; lanamento de produtos com trs
citaes. Outros com trs citaes, utilizados por duas empresas so: stands e degustao.
Demais tipologias citadas foram: coquetis, inauguraes e convenes.
Percebe-se que todas as tipologias esto adequadamente voltadas rea mercadolgica.
Considerando-se as caractersticas dos eventos, especialmente na viso de Brito e fontes
(2002), Matias (2001) e Meireles (1999), todos as tipologias propostas so estratgias
oportunas e adequadas para atingir os pblicos externos das organizaes.
O pblico interno procura ser atingido pelas empresas, por meio dos eventos relacionados:
Tipologias

Aniversrio de Fundao

Cursos
x

x
x

Aniversrio dos Funcionrios

Inauguraes

Convenes

Datas comemorativas

H
x

Workshops

Palestras

Visitas Tcnicas

Reunies

x
x

x
x

x
x

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Outros

Quadro 3: Identificao dos eventos realizados junto ao pblico interno.


Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

Os eventos mais realizados, junto ao pblico interno, so: reunies, com dez citaes;
aniversrio de fundao da empresa e cursos, com sete citaes; palestras e workshops, com
quatro citaes com quatro citaes; convenes e aniversrio de funcionrios com trs
citaes;. Demais eventos realizados, com duas citaes, so: visitas tcnicas e datas
comemorativas. Houve um destaque para inauguraes, sem identificao. Foram destacados
outros por seis empresas, sem destacar os mesmos.
Os tipos de eventos mencionados geralmente so focados na capacitao e motivao do
pblico-alvo. Os dados indicam que as empresas demonstram interesse em capacitar e motivar
os seus funcionrios. Estas aes refletem nas categorias institucional e promocional.
A classificao dos eventos pela data, conforme Britto e Fontes (2002) pode ser fixa, mvel
ou espordica. As empresas pesquisadoras informaram que 53% de seus eventos so mveis;
23% espordicos e 18% Fixos. 6% no responderam. Os eventos mveis permitem maior
flexibilidade na definio das datas de realizao dos eventos, possibilitando a alterao desta
conforme o calendrio e o interesse da empresa. Acredita-se que os eventos espordicos,
indicados pelas empresas, no sigam o conceito proposto por Brito e Fontes (2002), mas
referem-se a eventos que acontecem sem uma periodicidade pr-estabelecida.
Em relao ao planejamento dos eventos a serem realizados, percebeu-se que 75% destes so
realizados pelo setor interno, nas empresas pesquisadas; 17% pela equipe da matriz da
empresa; e 8% por empresa terceirizada. Em relao execuo dos eventos, 92% so feitoa
pela equipe de colaboradores e 8% por empresa terceirizada. As aes terceirizadas so:
impresso, cotaes, distribuio...
Percebeu-se que a maior parte das empresas planeja e executa seus eventos. O conhecimento
de todo o processo (planejamento e execuo), permite a empresa ter um acompanhamento
das aes que esto sendo realizadas, oportunizando o controle deste, que culminar no
sucesso do evento.
Destacaram-se as habilidades ou caractersticas que o gestor do Setor de Eventos possui.

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Grfico 5: Habilidades ou caractersticas do gestor do Setor de Eventos.


Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

As habilidades do gestor da rea, destacadas pelos mesmos, foram: 24% indicam liderana;
24%, conhecimento prtico; 19%, criatividade; 16%, bom planejador; 11%, conhecimento
tcnico e 6% empreendorismo. Observa-se que as caractersticas apontadas pelo gestor do
nfase mais as caractersticas pessoais e a vivncia na rea, privilegiando pouco o
conhecimento tcnico. Na falta deste conhecimento, pelo gestor da rea, imagina-se que a
equipe possa suprir, caso tenha esta capacitao.
As habilidades e/ou caractersticas que a equipe possui, tambm foram questionadas.

Grfico 6: Habilidades e ou caractersticas que a equipe do Setor de Eventos possui.


Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

Os gestores destacaram, em relao s habilidades ou caractersticas da equipe: planejamento


com 23%; criatividade com 20%; dinamismo e comunicao com 18% cada.
As caractersticas destacadas so fundamentais para o planejamento e para a execuo dos
eventos empresariais. No entanto observou-se que a equipe no possui formao especfica
pertinente rea de eventos, o que completaria sua habilitao para atuao na rea.
Questionou-se quais so as maiores carncias, em relao formao da equipe.
Carncias na formao
Falta de cursos tcnicos especficos
Falta de especializao especfica
Falta de conhecimento na rea
Outros

A
x

E
x

F
x
x

x
x

K
x
x
x

L
x

Quadro 4 Carncia em relao equipe


Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.
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M
x

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Esta questo previa mltipla escolha. As empresas E, F, K e L destacaram a falta de cursos


tcnicos especficos como sendo as maiores carncias no setor de eventos. J as empresas A,
G, K e M destacaram a falta de especializao especfica. As empresas B, C, K e M citaram a
falta de conhecimento.
Os destaques feitos pelos gestores indicam a necessidade da profissionalizao sua e de suas
equipes. Bahl (2003) enfatiza a importncia dos recursos humanos neste processo. Portanto
uma equipe preparada atingir os objetivos propostos pelos eventos com mais preciso. Para
Simes (1995) a equipe deve ultrapassar a mera operacionalidade, no portando-se como
tarefeiros. O conhecimento tcnico proporcionar a equipe a viso da gesto do processo
como um todo.
Os aspectos realizados com melhor eficcia, no processo de planejamento e execuo de
eventos, pela equipe envolvida tambm foram destacados pelos gestores.

Grfico 10: Aspectos realizados com melhor eficcia pela equipe.


Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados de pesquisa.

A eficcia da equipe destaca-se especialmente no processo de realizao (execuo) com


34%; criao com 21%; planejamento com 18%; cronograma com 12% e avaliao com 6%.
A equipe, pela vivncia na rea, atende as necessrias para o planejamento e execuo de
eventos. Acredita-se que a formao especfica em eventos, semelhante a indicao pertinente
as caractersticas profissionais, torna este mais habilitado para atuao e obteno dos
resultados propostos com os eventos, com menor margem de erro.
Os gestores foram questionados em relao necessidade de capacitao especfica em
planejamento e execuo dos eventos. Sete disseram que no h necessidade de curso,
especfico ou tcnico e outros cinco responderam que sim. Neste caso houve destaque para
cursos (rpidos) que gostariam de participar, como: tcnicas em administrao; curso auxiliar;
gesto de eventos; e cerimonial, para auxiliar na atuao de eventos.
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A necessidade de cursos, indicada pelos gestores, vem ao encontro da indicao da formao


tcnica adequada, indicada em diversas situaes no decorrer desta pesquisa.
Em relao ao incentivo da empresa para capacitao da equipe do setor de eventos, seis dos
gestores disseram que a empresa no tem incentivado e cinco disseram que sim. Quando a
formao proporcionada, acontece por meio de: realizao de cursos rpidos (at 20h); de
reunies; de treinamentos internos; Tambm houve destaque para a aquisio de livros,
revistas e DVDs, bem como a participao em eventos semelhantes (em outras empresas).
As formas indicadas para capacitao da equipe pertinente, podendo ser ampliada. Acreditase que existe demanda do mercado para absorver mais cursos e materiais relacionados rea.
Dos entrevistados com oito disseram que no possuem interesse em realizar algum curso,
voltado ao planejamento e execuo dos eventos da organizao. Trs responderam que sim.
Percebe-se uma contradio nestas informaes, pois os gestores indicam a necessidade de
formao, no entanto parte do pblico ouvido no tem interesse em busc-la. Acredita-se que
importante mostrar os benefcios que esta formao proporcionar, nos resultados
pretendidos pela empresa, para que seja avaliado seu custo-benefcio.
Consideraes Finais
A realizao desta pesquisa possibilitou a investigao da demanda dos eventos empresariais,
nas organizaes de grande porte de Itaja. Respondendo aos objetivos propostos, percebeu-se
que as tipologias utilizadas com mais freqncia, para atingir o pblico externo, so as
exposies, convenes, coquetis, feiras, inauguraes, visitas tcnicas e lanamentos.
Destaca-se que, com exceo das visitas tcnicas cujo foco mais institucional, as tipologias
esto focadas para a rea mercadologia. Em relao s tipologias utilizadas para a capacitao
e motivao do pblico interno, houve destaque para: aniversrio de fundao da empresa,
cursos, reunies, workshops, convenes, palestras e aniversrio dos funcionrios. As mesmas
so adequadas para o fim a que se propem.
Observou-se que a maior utilizao dos eventos como estratgia de comunicao entre a
empresa e seus pblicos de interesse. Os dados indicaram tambm que a categoria de eventos
mais utilizada nas organizaes a promocional, considerando a tipologia dos eventos. H
uma contradio nos dados obtidos nesta pesquisa, quando os gestores indicam, em outro
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momento, que 53% dos eventos so institucionais e 47% promocionais.


Tanto os gestores de eventos, como sua equipe, tem formao bastante ecltica. Em todas as
empresas pesquisadas, estes desempenham outras funes, acumulando a rea de eventos.
Somente em duas empresas existem profissionais com formao em Relaes Pblicas, aptos
portanto para esta atuao. Acreditava-se que a necessidade de capacitao, tanto dos gestores
como da equipe, seria mais destacada pelos pesquisados, especialmente por no terem
profissionais com formao especfica (cursos ou especializao), nem com conhecimento da
rea. Houve interesse na capacitao por meio de cursos rpidos, apesar do pouco incentivo
proporcionado pela empresas em relao questo. No entanto a formao do profissional
atuante na organizao de eventos invariavelmente ecltica, nem sempre tendo o perfil e as
habilidades necessrias para o desempenho e realizao da atividade.
Percebeu-se que, mesmo sem uma equipe com formao especfica ou habilidades para o
planejamento e execuo dos eventos, estes so muito utilizados pelas empresas.
Referncias bibliogrficas
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2003.
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CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organizao de Eventos: Manual para Planejamento e
execuo. So Paulo: Summus, 1997.
GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de Eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira
Thomson Learning, 2006.
MATIAS, Marlene. Organizao de Eventos: Procedimentos e Tcnicas. Barueri: Manole,
2001.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. So Paulo: STS, 1999.
SIMES, Roberto Porto. Relaes Pblicas: Funo Poltica. So Paulo: Summus, 1995.

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