"75 Claves para Administrar Mejor su Tiempo"

1.-El recurso tiempo es un recurso limitado. centrarse en las tareas ms importantes. Pon siempre
primero lo primero!
2.-Afronta las tareas con una actitud de enfoque relajado. Permanece centrado en lo que ests
haciendo, ignorando todo lo dems.
3.-Deja de tratar de ser un perfeccionista. llega un momento en el que la prdida de tiempo que
supone mejorar algo todava ms, no merece en absoluto la pena.
4.-Trata tu lugar de trabajo como un espacio para lograr la mxima eficacia. Condicinate para
situarte en un estado de mximo rendimiento cuando te encuentres en tu lugar de trabajo.
5.-Crea un ambiente en tu lugar de trabajo que potencie tu energa y creatividad. Ten siempre a
mano los materiales que te sean necesarios para desarrollar tus tareas.
6.-Para lograr grandes resultados con el tiempo es imprescindible disponer de altos niveles de
energa. Comience un programa de ejercicios, alimntese de forma correcta.
7.-Es ms importante elegir el destino correcto, que la velocidad con la que avanzamos. La
tarea ms importante que puede hacer en su vida es tomar el tiempo para determinar con claridad donde
quiere llegar.
8.-Se ha comprobado que quienes establecen metas y objetivos por escrito tienen muchas ms
probabilidades de alcanzarlas. Esto sucede porque cuando se fija por escrito un objetivo, est enviando
instrucciones muy claras a su cerebro indicndole exactamente hacia donde quiere ir.
9.-Siempre que establezca una meta, asgnele una fecha lmite para alcanzarla. Fije una fecha en
cada objetivo y...Tome accin masiva!
10.-Aprende a hacer cmodo lo incmodo. Cmo puedo hacer esto y adems divertirme mientras lo
hago?
11.-Divida sus grandes metas en un conjunto de metas a corto plazo ms pequeas que
faciliten la realizacin de las tareas necesarias. Su objetivo ha de ser desmenuzar sus metas hasta
convertirlas en un conjunto de metas de menor tamao que sean ms manejables.
12.-Cree el hbito de planificar todos los das. Es imposible llegar a un destino que no se conoce.
13.-Determine con claridad diariamente la importancia de cada una de las tareas que ha
programado para el da. Enfoque siempre en realizar primero lo ms importante y aquello que
contribuya ms a sus objetivos. Escriba siempre su lista de tareas diarias ordenadas por su nivel de
importancia.
14.-A la hora de planificar piense siempre en resultados, nunca en tareas. Nunca se pregunte:
Qu tareas he de realizar hoy?, sino : Qu resultados quiero conseguir hoy?
15.-Prevea por anticipado cuanto tiempo le llevar desarrollar cada tarea de su lista. Asigne un
tiempo realista a cada tarea y establezca un horario detallado de trabajo que le indique en que momento
del da va a realizar cada una de las tareas.
16.-Evite las distracciones! Mantngase enfocado. Debe establecer prioridades
17.-Cree el hbito de planificar el da siguiente antes de acostarse.
18.-Siempre que le sea posible trate de completar las tareas de una sola vez. Dejar una tarea a
medias para tratar de completarla ms tarde supone un esfuerzo mucho mayor que completarla de una
sola vez.
19.-En las tareas de gran envergadura, como proyectos importantes, cree un mapa de tareas
que clarifique todo el proceso. Establezca esos objetivos intermedios, y a su vez relacione para cada
objetivo las tareas que sern necesarias para alcanzarlo. A continuacin, asigne una fecha a cada tarea y
objetivo.
20.-Prepare por anticipado las reuniones que organice o en las que participe. Haga saber a los
asistentes, cuando sea el organizador, que se espera de cada uno de ellos. Enve por anticipado un orden
del da para que todos los participantes puedan venir preparados y contribuir al xito de la reunin. Antes
de que termine la reunin todo el mundo ha de tener claras las tareas fijadas y quien es el responsable de

cada una. Muestre respeto comenzando y terminando siempre a la hora sealada.

21.-Aprenda a lidiar con lo inesperado. Planifique mecanismos de control peridicos.
Especifique claramente a las personas envueltas que se espera de ellas.
22.-Trate de generar pequeos incrementos de productividad diarios. Si se esfuerza por mejorar
un poco cada da su desempeo, habr producido mejoras espectaculares al final del ao.
23.-Siempre que planifique su da prevea entre un 10%-15% de su tiempo para imprevistos que
son inevitables: algunas llamadas, visitantes inesperados, etc.
24.-Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas, informacin de inters, datos y
direcciones, etc...
Utilice en su lugar una libreta o block donde todo quede registrado.
25.-Cree el hbito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando las haya terminado de utilizar.
Al final del da ordene su lugar de trabajo y devuelva cada documento a su lugar.
26.-Haga todos los preparativos necesarios antes de comenzar a trabajar en cualquier
proyecto. Prepare todos los materiales que vaya a ser necesario utilizar, para que no tenga que
interrumpir su realizacin.
27.-Evite la tentacin de apilar papeles en su mesa de trabajo. Archvelos de forma ordenada para
que siempre puedan ser localizados de manera rpida y efectiva en cualquier momento que los necesite.
28.-Utilice todas las herramientas que puedan hacerle ahorrar tiempo y ser ms efectivo. Un
buen sistema informtico, un buen sistema de clasificacin de tarjetas y contactos, una pequea biblioteca
con obras de referencia (diccionarios, manuales habituales para usted, etc...), directorios, etc.
29.-Comience realizando las tareas ms complejas y pesadas primero.
30.-Tome accin de manera inmediata! Si nunca empieza, nunca terminar.
31.-Comience su jornada generando una inercia positiva. Termine algo importante al principio del
da que le aporte un sentimiento de realizacin a lo largo de todo el resto de la jornada.
32.-Dese la ventaja de comenzar pronto por la maana. Levntese una hora antes de lo normal y
dedique esa hora a centrarse en temas verdaderamente importantes: planificar, reflexionar
33.-Haga de la puntualidad un hbito. Ser puntual indica respeto por el tiempo de los dems y por el
suyo propio.
34.-Formule con frecuencia la "pregunta de oro" de la administracin del tiempo: Cul es el
mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo? Procure responder sinceramente a esta pregunta y tome
accin en consecuencia.
35.-Trabaje con consistencia.No cambie de tarea para evadir algo que requiera esfuerzo y
concentracin.
36.-Procure ajustarse al orden de importancia de las tareas mientras trabaja en su lista de
tareas diarias. Siempre primero la tarea ms importante, despus la segunda en importancia, a
continuacin la tercera,...
37.-Utilice las horas de menos energa a lo largo del da para realizar las tareas rutinarias que
requieran menos concentracin (devolver llamadas, faxes, papeleo intrascendente,...). Por el contrario,
dedique hasta el ltimo minuto de sus periodos de mxima energa a las tareas verdaderamente
importantes y que requieran toda su intensidad para ser realizadas de manera extraordinaria.
38.-Tome el tiempo necesario para aprender cosas que puedan hacerle ms efectivo. Dedique
algo de tiempo ahora para tener ms tiempo en el futuro. Aprenda a sacar el mximo partido a su
ordenador personal. Aprenda a usar correctamente bases de datos , hojas de clculo, procesadores de
texto y planificadores de proyectos... y todo tipo de temas que puedan suponer un incremento de
productividad en su dedicacin.
39.-Busque formas de simplificar y facilitar las tareas rutinarias que haga con frecuencia.
Busque pasos innecesarios que puedan ser eliminados, o formas de hacer en menos tiempo las mismas
cosas. Intente agrupar las tareas en grupos de tareas que tengan caractersticas similares, y realcelas de
forma conjunta, en lugar de hacerlas de forma separada en varias ocasiones. (Por ejemplo devuelva todas
las llamadas telefnicas a la vez en un nico momento del da).

40.-Rtese a si mismo a terminar las tareas antes de los plazos lmite que se haya fijado.
Ofrzcase recompensas por lograr hacerlas cosas de manera ms eficaz, y disfrute del proceso de lograr
ms en menos tiempo.
41.-Convirtase en una persona de accin. Nunca postergue conscientemente las cosas, y no deje
para maana algo que sabe que puede y debe hacer hoy.
42.-Comience a alimentar el "ciclo del xito". Cuando se completa una tarea con xito, aumentamos
nuestra confianza en nuestra capacidad, y ello nos hace tomar cada vez acciones ms poderosas e
intentar cosas ms importantes.
43.-Convierta aquellas tareas que tenga que hacer a diario en poderosos hbitos. Un hbito es
algo que se hace de manera automtica.
44.-Imagine que solo tuviese medio da para realizar el trabajo de todo un da. Qu hara? Qu
debera ser hecho primero? Qu podra ser delegado a otros o aplazado para otro momento?
45.-Elimine las interrupciones personales. Cuando est centrado en algo, y las cosas se estn
realizando, lo ltimo que quiere es ser interrumpido.
46.-Aprenda a decir "No" cuando sea necesario. Diciendo simplemente "No" cuando sea
conveniente, o proponiendo alternativas (otra persona, otro momento, etc...) podr ganar mucho tiempo
que hasta ahora estaba hipotecando.
47.-Elimine los desplazamientos innecesarios. Muchas veces con una simple llamada telefnica, un
fax, un e-mail,... pueden resolverse multitud de asuntos sin necesidad de desplazarse.
48.-Agrupe siempre que sea posible todas las pequeas tareas que tenga que realizar para
llevarlas a cabo simultneamente en el mismo periodo de tiempo. Si esas tareas se van haciendo
por separado a lo largo del da, consumirn mucho ms tiempo.
49.-Aada incentivos personales como recompensa a los grandes logros que vaya alcanzando.
Premie sus resultados!. Haga lo mismo con su equipo. Es ms fcil superar los obstculos del camino
cuando nos espera una bonita recompensa al finalizarlo.
50.-Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyectos. unas hojas de control para ir
chequeando el avance.
51.-Cuando un proyecto o tarea se nos atraganta y tenemos la sensacin de que nunca vamos
a comenzar, es conveniente intentar comenzar por algn punto que no sea el principio del proyecto.
52.-Encuentre formas de reducir la energa gastada duplicando procesos creativos. Cree
plantillas de documentos que pueda usar en repetidas ocasiones.
53.-Actu como su propio entrenador. En los das en que se sienta tentado a postergar las tareas ms
importantes, descbrase a si mismo y corrija el rumbo.
54.-Enfrntese a los retos y dificultades plantndoles cara. Generalmente las tareas ms
importantes son las que menos apetece hacer, porque nos tareas de gran envergadura.
55.-Delegue siempre que le sea posible y una vez delegada una tarea, asegrese de tener un
mecanismo para controlar el avance y verificar que sea completada a tiempo. No caiga en la
trampa de creer que nadie puede hacer la tarea mejor que usted.
56.-Establezca un sistema eficiente de archivo. Nada es ms frustrante que saber que tienes los
materiales que necesitas... y no ser capaz de localizarlos. Una forma de mejorar la eficacia de todo sistema
de archivo
es crear una pgina ndice y colocarla delante de cada cajn o recipiente.
57.-Mantenga siempre consigo su planificador personal. Anote en el todas sus ideas, pensamientos,
notas de inters, informacin clave, etc...en el primer momento que surjan.
58.-Cree el hbito de tomar decisiones de manera rpida y efectiva. No caiga en la "Parlisis del
Anlisis". Analice la situacin lo mejor que pueda y tome una decisin.
59.-Minimice el tiempo invertido en preparar respuestas. Aprenda a utilizar efectivamente el
telfono y el e-mail para generar respuestas rpidas. Siempre que sea posible utilice el telfono para
responder a la correspondencia.
60.-Aprenda tcnicas de lectura rpida. Duplicando su velocidad de lectura ahorrar la mitad del

tiempo que dedica a leer.

61.-No reste importancia a los pequeos ladrones del tiempo que diariamente hacen que
malgaste pequeos periodos de tiempo. Esas prdidas que aparentemente son insignificantes
suponen a lo largo de los aos miles de horas malgastadas que podran haberse dedicado a otras tareas
mucho ms importantes.
62.-Cree una lista que pueda revisar peridicamente, para recordarle compromisos futuros que
estn por llegar. De este modo siempre tendr control sobre estos acontecimientos y podr anticipar las
tareas necesarias para llevarlos a cabo dentro de los plazos previstos.
63.-Dedique una semana a chequear como est utilizando tu tiempo. Determine a que ests
dedicando cada porcin de tu tiempo diario, y al final de la semana analice los resultados.
64.-Reconozca cuando es necesario un cambio de direccin. En ocasiones hay proyectos que
parecen paralizarse. Busque formas alternativas de realizarlo que le permitan canalizar mejor su energa.
65.-Mantenga un registro del tiempo que le lleva realizar cada proyecto, trabajo o tarea que
realiza. De este modo, cuando en el futuro tenga que planificar proyectos similares podr calcular de
manera ms aproximada el tiempo que le llevar completarlos, y las fases necesarias para llevarlos a cabo
de manera ms efectiva.
66.-Evalu que tipo de tareas deja siempre para ms tarde. Qu es lo que le hace posponerlas?
Descubrir esa clave puede suponer una gran diferencia en su vida.
67.-Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento. Cuando comience un proyecto,
procure avanzar lo mximo posible en el mismo.
68.-Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas. Pregntese:Qu es lo peor que
me puede pasar si no termino esto?.
69.-Haga un compromiso pblico con alguien que de verdad le importe para reforzar su
determinacin. Utilice ese compromiso como una palanca que le impulse a la accin.
70.-Piense antes de actuar. Si tiene dificultades para avanzar en algn proyecto, dedique unos
instantes a pensar en ello. Analice rpidamente cuales son las causas de ese estancamiento, trace un
breve y rpido plan de accin y tome accin de manera inmediata para solucionarlo.
71.-Convierte en un juego el transformar las tareas tediosas y aburridas en algo divertido y
agradable de realizar. Pregntese: Cmo puedo hacer que esto resulte ms divertido? Cmo puedo
disfrutar ms de esta tarea?
72.-Venza la postergacin postergando la postergacin. Cuando tenga ganas de dejar algo para
ms tarde, postergue esa decisin de abandonar para ms adelante.
73.-A la hora de enfrentarse a un proyecto, tome unos instantes antes de comenzarlo para
visualizarlo en su mente como si estuviese ya realizado. Cmo se sentir una vez que el proyecto
est terminado? Qu beneficios le va a reportar?
74.-Otro buen sistema para eliminar la postergacin es crear en una hoja de papel dos listas,
que recojan por un lado las razones para postergar la tarea, y por otro lado los beneficios que le reportar
terminar la tarea exitosamente.
75.-Piense en alguien a quien admire profundamente por sus resultados. Actu como si fuese esa
persona. Cmo manejara esa persona las situaciones a las que usted se enfrenta? Qu actitud tendra?
Qu recursos empleara? A continuacin prepare un pequeo plan de accion