MANUAL DE MATRICULACIN SICAU UTEQ

Calendario Acadmico de matriculacin

Periodo 2015-2016, Primer Periodo Acadmico
Matrculas Ordinarias

27 de abril al 10 de mayo/2015

Matrculas extraordinarias

11 al 24 de mayo/2015

Inicio de clases

11 de mayo/2015

De acuerdo con el art.4 del INSTRUCTIVO DE MATRICULACIN EN LA UTEQ, bajo ninguna

circunstancia se permitir la matriculacin de estudiantes una vez concluidos los plazos establecidos.

Cronograma de Matriculacin en el SICAU

Para fines administrativos se ha establecido el siguiente cronograma de inscripciones en el SICAU:
Fecha

Semestres

Tipo Matrcula

Lunes 27 de abril/2015

ltimo dgito de
cdula
Todos

10 y 9

Ordinarias

Martes 28 de abril/2015

Todos

8y7

Ordinarias

Mircoles 29 de abril/2015

Todos

6y5

Ordinarias

Jueves 30 de abril/2015

Todos

4y3

Ordinarias

Viernes 1 de mayo/2015
Sbado 2 de mayo hasta
domingo 10 de mayo/2015
Lunes 11 al domingo 24 de
mayo/2015

Todos

2y1

Ordinarias

Todos

Todos

Ordinarias

Todos

Todos

Extraordinarias

Periodo de matrculas
De acuerdo al Reglamento de Semestralizacin y Crditos de la UTEQ, a partir del periodo 20132014 las matrculas son semestrales y por crditos. El ao lectivo se dividir en dos periodos
acadmicos (PPAPrimer Periodo Acadmico y SPA Segundo Periodo Acadmico) y en cada
uno de ellos habr un proceso de matriculacin. Por tanto este proceso de matrcula solo aplica para
el periodo que est por iniciarse.
Tambin es importante conocer que las matrculas sern por crditos, es decir cada Unidad de
Aprendizaje tendr un nmero definido de crditos en la malla curricular, y los costos por prdida de
gratuidad estarn en funcin del nmero de crditos de la Unidad de Aprendizaje.
Para ms conocimiento sobre los procesos descritos podemos revisar el Instructivo para el
Procedimiento de Matriculacin en la Universidad Tcnica Estatal de Quevedo o el
Reglamento de Semestralizacin y Crditos de la Universidad Tcnica Estatal de Quevedo.

Costos por Crditos

El costo por crditos se aplicar para estudiantes incurran en casos de prdida de la gratuidad,
como se establece en la siguiente tabla:

Matrcula

Matrcula por
primera ocasin
Matrcula por
segunda
ocasin
Matrcula por
tercera ocasin

Costo por Crdito

Matrcula
Ordinaria
($)
Ms del 60%
crditos

Costo por Crdito

Matrcula
Extraordinaria
($)
Ms del 60%
crditos

Costo por Crdito

Matrcula
Ordinaria
($)
Menos 60%
crditos

Costo por Crdito

Matrcula
Extraordinaria
($)
Menos 60%
crditos

0,00

2,00

4,00

4,00

6,00

6,00

6,00

6,00

15,00

15,00

15,00

15,00

ANOTACIONES IMPORTANTES
Sobre matrcula En Lnea
Solo debern acercarse a la Unidad de Admisin y Registro, a entregar documentos los estudiantes
que incurran en los siguientes casos:
1) Que ingresen a la UTEQ por primera vez. Es decir estudiantes que provienen de nivelacin
o estudiantes que vienen de otras universidades (en estos casos el estudiante deber
acercarse con los requisitos establecidos al final de la pgina)
2) Que tengan valores a pagar en el Comprobante de Matrcula impreso en el SICAU. En este
caso debern entregar el Comprobante de Matrcula (2 copias) y el certificado de depsito
bancario (con 3 copias del mismo)
Los dems estudiantes que no incurran en los casos anteriores, debern enviar los requisitos,
escaneados en un solo documento PDF al correo matriculas@uteq.edu.ec .
El documento PDF, para enviarlo al correo matriculas@uteq.edu.ec, deber llevar como nombre el
siguiente formato: cdula-apellidos y nombres del estudiante en maysculas, ejemplo:
1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf
El ASUNTO del correo deber llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero antepuesto el
nombre de la carrera, ejemplo:
ASUNTO: Ingeniera Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO

Los requisitos de matrcula son los siguientes:

En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelacin o de otra universidad:
Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU (original y 2 copias).
Depsito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores a pagar).
Copia de Cdula y papeleta de votacin vigente (a color)
Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
Certificado Mdico y Odontolgico otorgado por un Centro de Salud Pblica
Copia a color del Ttulo de Bachiller
1 Foto a color tamao carnet
Original y copia del acta de grado que lo acredite como bachiller de la repblica
En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En estos casos el estudiante deber entregar la carpeta con los documentos fsicos en la Unidad de
Admisin y Registro de la UTEQ (los colores de las carpetas se indican en la siguiente pgina)

En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:

Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:
Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el
estudiante y escanearlo)
Cdula y papeleta de votacin vigente
Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En este caso, el documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo
matriculas@uteq.edu.ec

COLORES DE CARPETAS MANILAS

Los estudiantes provenientes del curso de nivelacin o de otra universidad debern traer
una carpeta colgante de los colores que se especifican a continuacin:
FACULTAD/UNIDAD

COLOR DE CARPETA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

VERDE

FACULTAD DE CIENCIAS AMBIENTALES

AMARILLO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CELESTE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA
INGENIERIA

ROJA

FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS

BEIGE

UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

AZUL

NOTA: ADICIONALMENTE DEBERAN TRAER UNA CARPETA COLGANTE DE

COLOR AMARILLO PARA TODAS LAS FACULTADES

Sobre atencin en el SICAU

No hay atencin del personal administrativo del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda
consulta, reclamo o sugerencia lo debern hacer los estudiantes al correo sicau@uteq.edu.ec,
indicando su nmero de cdula, nombres y apellidos completos y el problema, reclamo o sugerencia.
Los administradores del SICAU le contestarn al mismo correo electrnico. Incluya todos los datos
que crea conveniente pero sea breve y conciso en la explicacin de su inconveniente.

Sobre valores a pagar (prdida de gratuidad)

Solo deben salir valores a pagar en dos situaciones:
1) Cuando se est matriculado en materias por segunda o tercera ocasin
2) Cuando est matriculado en menos del 60% de los crditos posibles correspondiente a un
semestre (es decir, cuando se matricula en pocas materias de un semestre)
Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor a pagar.
Escriba un correo a sicau@uteq.edu.ec, para que le indiquen si su valor a pagar est correcto.

Inscripcin de la matrcula a travs del SICAU

El proceso de inscripcin se realizar mediante el Sistema Informtico de Control Acadmico
Universitario SICAU, al mismo que se puede acceder a travs de la pgina principal de la UTEQ:
www.uteq.edu.ec

Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Estudiantes

Aparecer la siguiente pantalla:

Sobre Activacin de Cuenta de Usuario

En caso de ser estudiante nuevo (proveniente de Nivelacin o de Otra Universidad), debe activar
su cuenta de usuario de la siguiente mantera:
Dar click en Validacin de Informacin

Aparecer la siguiente pantalla para ingresar su nmero de cdula:

Damos click en el botn Verificar Informacin, y en la siguiente pantalla deberemos ingresar

nuestra direccin de correo electrnico:

Atencin: la direccin debe ser vlida y de uso frecuente del estudiante.

Luego de digitar la direccin de correo debe dar click en el botn Actualizar.

El SICAU enviar un mensaje de verificacin al correo ingresado. Deberemos dar click en el link
ACTIVAR USUARIO, para activar nuestra cuenta

Luego de dar click deber aparecer el siguiente mensaje:

Esto es seal de que hemos activado correctamente nuestra cuenta del SICAU.
El sistema asignar de forma automtica como usuario y contrasea su nmero de identificacin
personal (nmero de cdula o pasaporte).

Para Ingresar a la cuenta del SICAU

Para ingresar a su cuenta deber dar click en Ingresar al Sistema:

Luego aparecer la pantalla donde debe ingresar el usuario y la contrasea:

Luego deber dar click en el botn Ingresar.

Una vez que ha ingresado a su cuenta aparecer un men de opciones al lado izquierdo de la
pantalla:

Actualizacin de Datos Personales y Socioeconmicos

Una vez que hemos ingresado a nuestra cuenta deberemos actualizar nuestros datos personales y
socioeconmicos antes de poder matricularnos, para ello deberemos dar click en Informacin
Personal y luego en Ingresar.

Luego debe proceder a llenar los datos como se solicita, dar click en el botn Seguir

Luego aparecer la pantalla para subir la foto que se imprimir en el comprobante de matrcula y
en el carnet estudiantil.

Luego debemos dar click en el botn que se indica y buscar la foto a subir.

Escogemos la fotografa y damos click en Abrir.

OJO: La fotografa debe ser tipo carnet. No se aceptarn en el comprobante, fotografas de
cuerpo entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal
de la imagen.

10

Luego damos click en UPLOAD y aparecer la foto en el recuadro como se indica:

Luego le damos click en SEGUIR y aparece la siguiente pantalla.

11

Al finalizar el ltimo formulario nos debe aparecer el siguiente mensaje: Informacin personal
actualizada correctamente, lo cual indica que hemos culminado el proceso de actualizacin de
datos con xito.

12

Inscripcin de la matrcula en el SICAU

Una vez concluido el proceso de Actualizacin de Datos, procedemos a la inscripcin dando click
en el la opcin Matrculas y luego en el botn Ingresar a Matricularse.

Luego damos click en Registrar en la carrera en la cual deseamos inscribirnos

Aparece un listado de las materias que podemos tomar en el presente periodo lectivo:

13

Debemos escoger las materias que deseamos tomar en este periodo y los paralelos en los cuales
las deseamos tomar:

Debemos ser muy cuidadosos al momento de escoger las materias y los paralelos, tome en cuenta
las siguientes recomendaciones:

Consulte su pensum de estudios (con los respectivos prerrequisitos) y el horario de clases, para
tomar una mejor decisin sobre las materias a escoger.

Escoja primero las materias de cursos inferiores.- Para los casos de estudiantes con segunda
matrcula en alguna materia es importante escoger primero la materia pendiente, y dejar de lado
la del curso superior su hay cruce de horas.

Si escoge todas las materias de un semestre, verifique que todas las materias estn en el mismo
paralelo para evitar choque de horarios.

Si no est seguro de la eleccin que debe tomar, no culmine el proceso, abandone la pgina
hasta que se asesore correctamente, ya que una vez concluido el proceso el sistema se bloquea.

Si en lugar del paralelo est NO SE ABRE significa que este periodo no hay docente asignado
a esa materia, por lo tanto no podr escogerla.

Los estudiantes debern escoger entre las Unidades de Aprendizaje que se les presenten
incluyendo los Proyectos Integradores.

14

Luego de escoger las materias y paralelo damos click en el botn Verificar Horario al final de la
pgina:

En caso de cruce de horas el sistema le avisar. En ese caso debe dar click en Regresar y arreglar
el inconveniente.

En caso de no haber inconvenientes deber dar click en Finalizar y aparecer la siguiente pantalla.

15

Luego de dar click en Imprimir Registro de Matrcula aparecer el comprobante que es uno de los
requisitos para matricularse.

Deber imprimir este comprobante y proceder como se indica en el proceso de entrega de

documentos.
La informacin ms relevante del comprobante es la siguiente:

Datos personales del estudiante

Fotografa del estudiante (tipo cdula o carnet)
El valor a cancelar en los casos previstos.
Las Unidades de Aprendizaje que hemos escogido.
El tipo de matrcula.
Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ.

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Confirmacin de la Matrcula
Una vez impreso el Comprobante de Matrcula y en caso de tener valores a cancelar, debe
proceder al respectivo depsito en la cuenta bancaria de la universidad:
Cta. Corriente del BANCO DE FOMENTO
Nmero Cta: 0240065674
Nombre Cta: INGRESOS-UTEQ
OJO: los comprobantes de matrculas ordinarias (junto con dems documentos de matrcula sean
digitales o impresos, segn el caso) se receptarn en la Unidad de Admisin y Registro de la UTEQ
(ya sea mediante correo electrnico o ventanilla, segn el caso) hasta 3 das luego de vencido el
plazo de matrculas ordinarias, e igual procedimiento se llevar con las matrculas
extraordinarias. Cumplido ese plazo no se receptarn documentos y la universidad no se
responsabilizar valores depositados en la cuenta de la UTEQ. Tampoco es obligacin de la UTEQ
la recepcin de documentos fuera de ese plazo.
De no tener valores que cancelar no es necesario que se acerque a la institucin bancaria.

Los requisitos de matrcula son los siguientes:

En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelacin o de otra
universidad:

Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU (original y 2 copias).

Depsito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores que pagar).
Copia de Cdula y papeleta de votacin vigente (a color)
Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
Certificado Mdico y Odontolgico otorgado por un Centro de salud Pblica
Copia a color del Ttulo de Bachiller
1 Foto a color tamao carnet
Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la repblica
En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS

En estos casos el estudiante deber entregar la carpeta con los documentos fsicos en la Unidad de
Admisin y Registro de la UTEQ

En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:

Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:
Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el
estudiante y escanearlo)
Cdula y papeleta de votacin vigente
Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
El documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo
matriculas@uteq.edu.ec

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NOTA:
En los casos en los cuales el estudiante NO tiene valores a cancelar: no debe
acercarse a entregar ningn documento adicional en la UTEQ. Solo enviar
los requisitos escaneados al correo matriculas@uteq.edu.ec
En los casos en los cuales el estudiante SI tiene valores a cancelar: debe
acercarse a entregar en la Unidad de Registro lo siguiente:
2 copias del Comprobante de Matrcula emitida por el SICAU
Original y 3 copias del comprobante de depsito bancario
Los documentos deben ir en el orden establecido.
Cuando entregue estos documentos en la Unidad de Admisin y Registro o cuando los
enve por correo, se revisar que todo est correcto y proceder a registrar en el SICAU su
matrcula y habr concluido el proceso.
Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteracin de alguno de los
documentos solicitados, la universidad proceder a anular la matrcula.

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Terceras Matrculas
Los estudiantes que deseen obtener tercera matrcula debern enviar una solicitud en papel
Universitario al Coordinador de carrera, adjuntando las respectivas causales y las evidencias
acadmicas que certifiquen la excepcionalidad de su peticin.
El Coordinador de la Carrera, presentar un informe al Decano de la Facultad en 48 horas, respecto
a lo solicitado por el estudiante sobre la solicitud de Tercera Matrcula, quin enviar a la Unidad de
Admisin y Registro, la autorizacin de matrcula para ser asentado en el SICAU.
Las Unidades de Aprendizajes o mdulos que puede tomar el estudiante, debern ser definidas por
el Coordinador de Carrera en su informe, donde se deber incluir la de tercera matrcula, y estas no
podrn superar el 40% de los crditos posibles en el semestre correspondiente.
La impresin del Comprobante de Matrcula y el pago de tercera matrcula lo realizar el estudiante
luego de asentada su matrcula en el SICAU, para ello deber dar click en Matrculas y luego en
Imprimir Registro de Matrcula:

Y luego continuar con el trmite respectivo.

19

Estudiantes procedentes de otras carreras o de otras universidades

Los estudiantes que provengan de otras universidades o de otras carreras, debern enviar una
solicitud en papel Universitario al Coordinador de carrera.
El Coordinador de la Carrera, presentar un informe al Consejo Directivo de la Facultad o al decano,
quin cursar a la Unidad de Registro la autorizacin de matrcula para ser asentado en el SICAU,
con el respectivo cuadro de Unidades de Aprendizaje (modalidad presencial) o Mdulos (modalidad
semipresencial) convalidadas y sus calificaciones.
La impresin del Comprobante de Matrcula, en los casos de cambios de carrera o universidad lo
realizar el estudiante luego de asentada su matrcula en el SICAU, para ello deber dar click en
Matrculas y luego en Imprimir Registro de Matrcula:

Y luego continuar con el trmite respectivo.

20

Anulacin de Matrculas
Para anular su matrcula el estudiante deber dirigir una solicitud al decano de la facultad en papel
universitario, indicando:

Sus nombres apellidos y nmero de cdula

La carrera a la cual se matricul
Las Unidades de Aprendizaje en las cuales desea anular su matrcula
El motivo de la anulacin de la matrcula.

La solicitud no puede exceder los 30 das calendario, posteriores al inicio de clases. Bajo ningn
motivo se anular matrculas cuya solicitud se realice luego de ese periodo.

21

Respuestas a posibles problemas:

Si tengo problemas en las calificaciones dnde debo acudir?
Puede enviar un correo a sicau@uteq.edu.ec o acudir a la facultad a la cual usted pertenece
Si el sistema no refleja el colegio donde estudie o el cantn donde nac, donde acudo?
Puede enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando todos los datos que nos puedan ser tiles, si
falta un cantn: enviar nombre cantn y provincia a la cual pertenece. Si falta un colegio, enviar el
nombre del colegio, el tipo de colegio (fiscal, fisco misional, particular, etc.), el cantn donde se
ubica el colegio.
Si no aparezco en el sistema, qu debo hacer?
Enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando su nmero de cdula, sus nombres y apellidos, la
carrera que cursa, el semestre y el paralelo.
El sistema no responde. Qu debo hacer?
Puede ser un problema del explorador de Internet, intente con otro, existen varios, Mozilla Firefox,
Google Chrome, Internet Explorer, Opera, etc.
Si el problema persiste intente con otro computador, pueda que el que est usando tenga algn
problema de configuracin o virus.
Si el problema an persiste enve un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando el inconveniente, su
nmero de cdula, sus nombres, apellidos, la carrera que cursa y describa el problema que
presenta.
El sistema no me permite ingresar al formulario de Actualizacin de Datos. Qu debo
hacer?
Enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando el inconveniente, su nmero de cdula, sus
nombres y apellidos y la carrera que cursa.
Qu debo hacer si mis datos personales son errneos?
Debe enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando todos los datos que nos puedan ser tiles, si
falta un cantn: enviar nombre cantn y provincia a la cual pertenece.
En el sistema aparece que debo tomar Unidades de Aprendizaje que ya aprob. Qu debo
hacer?
Enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando su nmero de cdula, sus nombres y apellidos y la
carrera que cursa. Adems de la o las Unidades de Aprendizaje en las cuales tiene el problema.
No se inscriba en el SICAU hasta que el problema est solucionado.
Tambin puede acercarse a la secretara de su facultad, para averiguar que ocurri en su caso.

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Dnde puedo consultar mi historial de calificaciones?

Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Estudiantes

Y luego en Consulta de Notas

Digitamos nuestro nmero de cdula damos click en Listar Matrculas y luego en Ver Notas

23

He perdido mi comprobante de matrcula. Es posible imprimirlo nuevamente?

Para la impresin del Comprobante de Matrcula, deber dar click en Matrculas y luego en Imprimir
Registro de Matrcula:

Escog dems una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, qu debo hacer?

Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situacin para
la baja de esa materia. Tiene solo 30 das luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese periodo
no es viable el trmite.
Olvid escoger una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, qu debo hacer?
Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situacin para
la inclusin de esa materia. Tiene solo 30 das luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese
periodo no es viable el trmite. Esto no se aplica a estudiantes de segundas o terceras matrculas,
en esos casos, no hay forma de aadir ms Unidades de Aprendizaje de las seleccionadas por el
estudiante.
Cmo puedo saber si estoy correctamente matriculado?
Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Estudiantes

24

Y luego en Consulta de Notas

Digitamos nuestro nmero de cdula damos click en Listar Matrculas y luego en Ver Notas

Una vez entregado o enviados los requisitos a la Unidad de Admisin y Registro, aparecern las
materias en el estado como MATRICULADO, si el proceso de matrcula ha finalizado con xito.

25