EL BANCO DE DATOS DE MANTENIMIENTO

Orden de Trabajo
La fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas por el personal de ejecucin de
mantenimiento, debe incluir el tipo de actividad, su prioridad, falla o el defecto encontrado y cmo
fue reparado, duracin, los recursos humanos y materiales utilizados, y otros datos que permitan
evaluar la eficiencia de la actuacin del mantenimiento y sus implicaciones con costos y
programacin.
Las Ordenes de Trabajo (OT) son especficas para cada empresa, en funcin de la actividad,
organizacin, cantidad y tipos de mano de obra y equipos que posee etc., sin embargo, existe una
serie de datos comunes en cualquier ramo industrial o de servicios, que deben estar presentes en
este instrumento de informacin, como: el nmero consecutivo, el tipo de la actividad de
mantenimiento, la prioridad, los registros de historial, si los instrumentos de supervisin actuaron
correctamente o no, si la intervencin perjudic la produccin, el perodo de indisponibilidad del
equipo y la duracin real del mantenimiento.
En los antiguos modelos de OT usadas en el sistema manual, eran presentados en la parte
superior: los datos de identificacin del equipo y del problema, en la parte media: los datos de
planificacin, y en la parte inferior: los de ejecucin del mantenimiento, subdivididos en dos partes:
datos para "Gestin del Equipo" (sumario del servicio ejecutado y comentarios sobre el problema) y
para "Gestin de Mano de Obra" (horas -hombre consideradas y utilizadas) - Figura 26.

Figura 26 - Modelo Solicitud de trabajo para control manual

Los modelos de Orden de Trabajo que siguieron, tenan con relacin con al anterior, la novedad de
la inclusin de las columnas codificadas de "Problema Encontrado", precursor del actual "Cdigo
de Ocurrencias". En la parte inferior de ese cuadro existan enumeradas, un conjunto de posibles
ocurrencias en los equipos relacionados en la referida columna, para que el ejecutante pusiera los
nmeros que correspondan a las ocurrencias, en el cuadro correspondiente a la interseccin de la
lnea de la "localizacin" con la columna del grado de "severidad", cuyos significados eran
presentados al lado de los tipos de ocurrencias.
El modelo siguiente, en la evolucin de las OT, fue utilizado durante la fase de transicin del
sistema de control manual para el automatizado y, por esta razn, apenas la ltima seccin
corresponde a la: identificacin del equipo, la duracin del mantenimiento, prdida de produccin,
utilizacin de mano de obra y costos, eran proc esadas, no dando el mismo tratamiento a los datos
del historial de ocurrencias, que eran transcriptos en lneas continuas en la primera y la tercera
seccin. El formulario era proyectado para producir una tarjeta agujereada (o equivalente), pues
posea 80 caracteres para procesamiento, siendo los cuatro primeros reservados para la
identificacin del documento.
La orden de trabajo siguiente en el proceso evolutivo, fue desarrollada para el sistema de control
automatizado, con la produccin de una tarjeta agujereada. Presentaba como novedad con
relacin a la anterior, el registro del "Cdigo de Servicio" con 4 caracteres, siendo el primero
destinado a la Ocurrencia (O), que indicaba el origen de la necesidad de la intervencin en el
equipo, el segundo para la Accin (A), que indicaba lo que haba sido realizado por el equipo de
mantenimiento y los dos ltimos para el Complemento (CPL) de esa accin. La mejor terminologa
para este c digo sera: "Cdigo de Ocurrencia", que servira para indicar intervenciones debido a
Fallas o Defectos, pudiendo tambin utilizarse el trmino "Cdigo de Defecto" con el mismo
objetivo.
La evolucin del modelo de orden de trabajo, utilizada en el sistema automatizado de control del
mantenimiento, generaba dos tarjetas perforadas y presentaba, con relacin a la anterior, las
siguientes particularidades:

Un campo asociado al nmero consecutivo para correlacionar a dos o ms rdenes de

trabajo, cuando la ejecucin de las actividades exceda el perodo mnimo de
procesamiento de los informes de gestin, que es definido como "horizonte";

El cdigo de mantenimiento compuesto por el cdigo del equipo asociado al

componente, actividad y sector;

La semana y el motivo de la reprogramacin, para permitir la replanificacin manual, en

caso de algn impedimento;

La indicacin de la actuacin de supervisin automtica;

El cdigo de ocurrencia compuesto por cuatro "clulas", o sea: la Causa: que indicaba la
razn de la ocurrencia (falla o defecto) en el equipo; el Efecto: que indicaba como la falla o
el defecto eran constatados; la Accin: que indicaba el verbo asociado al servicio ejecutado
y el Complemento: que completaba el mensaje de la accin;

La "espera" que indicaba la cantidad de horas-hombre que qued inactiva, durante el

desarrollo de la actividad de mantenimiento, debido normalmente, a una falla de la
planeacin. Ese campo estaba asociado al cdigo del motivo que llevaba a esos horashombre a la interrupcin de sus servicios.

En el inicio de la dcada de 1970, surgi el proyecto BOZZ-ALLEN & HAMILTON que present
como singularidad, la omisin de la recoleccin de informacin de la mano de obra en el cuerpo de
la orden de trabajo; siendo estas informaciones rec ogidas, a travs de un documento
complementario llamado Tarjeta de Tiempo, con forma y tamao similar a la tarjeta horaria, pero
con caractersticas diferentes, ya que serva para que cada ejecutante indicase, en cada servicio
que reciba, el da, la hora y el minuto en que iniciaba y terminaba, identificando el nmero de la
Orden de Trabajo - Figura 27.
La parte posterior de esta tarjeta contiene los cdigos de servicio, espera y ausencia para
indicarlos, en la columna respectiva la actividad ejercida, durante cada perodo de su jornada. A
cualquier momento, siempre que se complete una tarjeta, el ejec utante debe sustituirla por una
nueva para asegurar la continuidad de los regis tros.
Como recomendacin, para evitar celos de fiscalizacin individual a los ejecutantes del
mantenimiento y, en consecuencia, el sabotaje de los registros, la Tarjeta de Tiempo, debe ser
impersonal e individual para cada ejecutante de mantenimiento, o sea, identificar apenas el cargo y
no el nombre de la persona.
Como variante de la Tarjeta de Tiempo, puede ser utilizada la Tarjeta de Material, cuya
responsabilidad de compilacin es del encargado del depsito, que relaciona el material
suministrado al respectivo consecutivo de la Orden de Trabajo en la tarjeta -Figura 28

Para implementar tanto la Tarjeta de Tiempo, como la Tarjeta de Material, debe realizarse un
trabajo de orientacin y bsqueda junto a los ejecutantes, en lo referente a la compilacin, para
evitar que los datos dejen de ser registrados o lo sean de manera equivocada, involuntariamente o
a propsito.
Una innovacin importante, en el sistema de recoleccin de datos en el control automatizado de
mantenimiento, fue la emisin, a travs de la propia computadora, de las rdenes de trabajo
parcialmente llenadas, a partir de datos provenientes del Programa Maestro de Mantenimiento
Preventivo, enfatizando en la reduccin de las actividades burocrticas de los ejecutantes de
mantenimiento - Figura 29.

Figura 29 - Modelo de orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitida por computadora en
formulario continuo.
Con la implantacin de la orden de trabajo para mantenimientos preventivos, emitida a travs de la
computadora, surgi tambin la idea de utilizar la mquina para reprogramar actividades que no
fuesen ejecutadas dentro de un plazo aceptable y as, permitir este trabajo de reprogramacin
automatizada, fue fortalecido el concepto de Clase.
Durante el desarrollo del proyecto, se determina para cada actividad, el plazo de es-pera por la
computadora, para el retorno de las rdenes de trabajo, plazo que si era excedido, acarrear el
cobro del motivo de la no ejecucin, siendo esta informacin transferida para el archivo en el banco
de datos para su posterior inscripcin en el informe de gestin de no conformidades.
Para dar conocimiento al ejecutante sobre estas limitaciones de plazo, la computadora informa a
travs de los campos de Prxima Reprogramacin y Semana Lmite de Reprogramacin en la
emisin de cada orden de trabajo.

Para reducir an ms las responsabilidades burocrticas de los ejecutantes del mantenimiento y

asegurar que los servicios programados, sean realizados de acuerdo con un estndar
preestablecido, la orden de trabajo emitida por la computadora, puede contener tambin, las
Instrucciones de Mantenimiento ya impresas.
Sin embargo, es necesario que estas instrucciones sean redactadas de forma concisa, para evitar
la proliferacin de estos documentos. Como sugerencia, es recomendable que sea limitado a
treinta, el nmero de lneas para cada actividad programada en cada componente.
En los Sistemas donde se utiliza, para la emisin de la orden de trabajo para actividades
programadas a la computadora, es necesario desarrollar otro modelo de or-den de trabajo, para
permitir la anotacin de datos de actividades no programadas.
Para estandarizar los registros de "Descripcin" y "Servicio Ejecutado", adems de reducir el
nmero de registros del banco de datos del historial y consecuentemente, el tiempo de bsqueda,
echo importante en el caso de la utilizacin de computadoras personales de menor performance en
el proceso, es recomendable la utilizacin del "Cdigo de Ocurrencias" citado anteriormente, que
traer como ventaja adicional, la posibilidad de bsqueda en el historial de una ocurrencia
especfica o de cualquiera de los elementos que compongan este cdigo - Figura 30.

Puede observarse tambin, en este modelo de OT, la inclusin de campos para la anotacin, por
parte del usuario de los servicios de mantenimiento (llamado "cliente"), de la evaluacin del trabajo
ejecutado a travs de las opciones: "plenamente ejecutado", "provisionalmente ejecutado", "re
servicio" y "no atendido", como un factor de medicin de la calidad de los servicios del
mantenimiento. Este tipo de registro, que posibilitar la evaluacin de la gestin de mantenimiento
respecto a las necesidades de produccin, puede ser incluido tambin en las rdenes de trabajo de
actividades programadas.

En los modelos de las rdenes de trabajo de actividades programadas y no programadas

ilustrados, se puede observar la existencia de un cdigo de barras que puede ser emitido por la
computadora, para facilitar la lectura en sistemas integrados (por ejemplo: para que el encargado
del depsito asocie el material a emplear al nmero de la OT).
Para evitar, la utilizacin de uno de los modelos presentados en las Figuras 29 y 30, en el registro
de actividades que no exigen detalle, o para el registro de mantenimientos en equipos que no
afectan al proceso productivo (Clase C), o aun, para hacer referencia a actividades diferentes del
mantenimiento, que ocupan mano de obra del personal de mantenimiento, puede ser utilizado un
formulario comn, la Orden de Trabajo de Ruta, u Orden de Trabajo Colectivo u Orden de Trabajo
para Actividades Diversas, como el modelo ilustrado en la Figura 31, donde en cada lnea es hecho el registro de cada servicio, teniendo para cada uno, apenas el registro del inicio y final de la
actividad, para el clculo por computadora, de la duracin de la actividad.

Figura 31 - Orden de Trabajo de actividades diversas o colectiva o "de ruta"

Una vez que este formulario tiene un "horizonte" mensual, para permitir que sus datos sean
procesados y formen parte de los informes de gestin de costos y mano de obra; puede recibir un
nmero de identificacin consecutivo mensual, que servir como referencia para su registro, en las
Tarjetas de Tiempo de los ejecutantes, para el clculo de los horas -hombre empleados en este tipo
de actividades.
En caso que los usuarios deseen desagregar, la ocupacin de mano de obra en mantenimiento
(para los equipos Clase C) de los dems (Servicios de Apoyo), pueden ser utilizadas dos Ordenes
de Trabajo de Actividades Diversas con nmeros diferentes, una para cada fin. Esta observacin
tambin es vlida, en el caso de los usuarios que deseen conocer la ocupacin de mano de obra
en un determinado tipo de Servicio de Apoyo como "transito", o "capacitacin interna" etc.

Mano de obra disponible

Se entiende, como mano de obra disponible de un rgano de ejecucin del mantenimiento, el
resultado de las horas-hombre efectivas, o sea, el producto del nmero de empleados de ese
rgano por el nmero de horas trabajadas (normales y extras), menos el nmero de horas-hombre

no presentes por motivo de vacaciones, enfermedad, servicio en otras unidades de la empresa,

capacitacin externa, accidente o cualquier otro motivo autorizado o no, que haya provocado la
ausencia del personal.
Para la recoleccin de datos de disponibilidad de personal, para la ejecucin del mantenimiento
propio y de refuerzo en otras reas de la empresa o de contratistas, es necesario el desarrollo de
un formulario, que debe ser completado por el rgano administrativo de cada unidad de
produccin, a partir de los registros de las tarjetas horarias u otro sistema de control de horario
adoptado en la empresa. En el caso de que este rgano, disponga de un sistema especfico, para
el registro de estos datos y que el sistema est correlacionado con el de mantenimiento, estos
pueden ser transferidos directamente de un sistema para otro.

Datos de Operacin
Para permitir el procesamiento de informacin relativa a los informes de gestin de equipos y
costos (facturacin cesante), debe ser previsto el registro de los datos provenientes de operacin,
que debern constar bsicamente de: horas de funcionamiento de los equipos por perodo de
control (horizonte), prdida o reduccin de la produccin debido al mantenimiento, adems de la
referencia a cada intervencin, normalmente hecha a travs de la indicacin del nmero de la
orden de trabajo - Figura 32.

Figura 32 - Modelo de formulario de datos de operacin

Estos registros, deben ser hechos por los propios operadores y, como en el caso anterior, habiendo
integracin, esta informacin puede ser obtenida directamente de los bancos de datos de
operacin.

Registro de Medicin (o Variacin de Especificaciones)

Para el registro de los valores de las mediciones efectuadas, durante el mantenimiento de los
equipos prioritarios (Clase A) y algunos secundarios (Clase B), para los cuales se juzgue
conveniente acompaar las variables, para la implantacin del Control Predictivo del
Mantenimiento, se deben estandarizar mecanismos de registro especfico, cuyos valores
resultantes de medicin, sern procesados para la obtener las curvas de dejeneracin -Figura 33.
Debe aclararse que, generalmente los resultados prcticos del seguimiento de la variacin de las
variables de un equipo, con el objetivo de implantar el Anlisis de Sntomas, no son inmediatos,

pudiendo en algunos casos, presentar resultados tras varios aos de seguimiento, siendo inclusive,
recomendable que inicialmente sea realizada una evaluacin, respecto a la validez del resultado en
equipos que no comprometan el proceso productivo (Clase B).
Durante el desarrollo de este tema, es recomendable que los registros indicados, s ean compilados
por rganos distintos, de manera que se distribuya las tareas y se cierre el ciclo de informacin, lo
que permitir detectar fallas intencionales o involuntarias de compilacin.

Figura 33 - Registro de mediciones con el objetivo de implantar el control predictivo de

mantenimiento
Tambin es muy importante, la necesidad de establecer plazos lmites ("horizonte") para que sean
procesados, evitando que algunos