CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Cdigo: PC.01
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Oct
2012
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CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
PC.01
CONTROL DE EDICIONES
Ed.
1

Fecha
Aprobaci
n

Motivo

10/10/12 Edicin Inicial

2
3
4
5

N DE COPIA CONTROLADA:

Elaborado Por:

Revisado Por:

Aprobado por:

Fecha:10/10/12

Fecha:10/10/12

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0.- NDICE.
0.- NDICE.

1.- OBJETO DEL PROCEDIMIENTO.

2.- CAMPO DE APLICACIN.

3.- RESPONSABILIDADES.

4.- DETALLE DEL PROCEDIMIENTO.

5.- DOCUMENTACIN RELACIONADA.

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1.- OBJETO DEL PROCEDIMIENTO.

Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo, uso y control
de los documentos que sean parte del Sistema de Gestin Integrada de la empresa de transportes
RENSA SA
2.- CAMPO DE APLICACIN.

Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestin Integrada (SGI), incluyendo en los casos que
aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la empresa RENSA SA
3.- RESPONSABILIDADES.

El responsable del control de los documentos ser el responsable del Departamento de Gestin.
Esta persona debe encargarse de que toda la documentacin sea correcta, actualizarla y hacer llegar
las modificaciones a todos los empleados de la empresa.
4.- DETALLE DEL PROCEDIMIENTO.

4.1.- Definiciones.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Proceso: se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados".
Instruccin de trabajo: Documento que indica como se realiza una actividad.
Documento interno: Documento elaborado por la propia empresa y necesario por la misma para
asegurar la planificacin, operacin y control de sus procesos.
Documento externo: Documento elaborado por una entidad externa y que marcan directrices
para la realizacin de las funciones.

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Documento obsoleto: Documento que derivado de cambios en el mismo, pierde su vigencia.

4.2.- Mtodo operativo.
4.2.1

Documentacin interna

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Los procedimientos incluidos en este sistema de gestin sern codificados siguiendo la siguiente
codificacin: PC.XX donde la X hace referencia al nmero de procedimiento que viene especificado en
el Anexo I.
Las instrucciones de trabajo irn siempre relacionadas con un procedimiento del sistema por lo que su
codificacin ser: IT.Y/PC.XX, donde la Y corresponde al orden de la instruccin y la XX hace
referencia al procedimiento concreto con el que se relaciona.
Los cambios producidos en los documentos darn lugar a nuevas versiones que debern quedar
reflejadas en la tabla que aparece en la portada de cada procedimiento.
Los procedimientos e instrucciones de trabajo van a seguir la misma estructura interna (siempre que la
instruccin tenga una magnitud suficiente, sino las instrucciones podrn tener su propia estructura).
0. ndice
1. Objeto del procedimiento
2. Campo de aplicacin
3. Responsabilidades
4. Detalle del procedimiento
4.1. Definiciones
4.2. Mtodo operativo
5. Documentacin relacionada

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5.1. Anexos
Todo documento, una vez que sea elaborado, tiene que ser revisado y aprobado por el responsable de
rea y debe quedar constancia de ello.
La distribucin de los documentos dentro de la empresa la realizar el Responsable del Departamento
de Gestin va e-mail en el caso del laboratorio y oficinas. Por otro lado a los operarios de planta se les
harn llegar estos documentos a travs de sus responsables de rea dejando constancia de la lectura
de los mismos. A su vez, en la zona de lavadero en el tabln de anuncios estarn expuestos todos los
documentos necesarios para llevar a cabo estas tareas. Cada uno de los camiones tendr su propia
copia del manual del conductor.
Para realizar la distribucin de los documentos fsicos, rea de transporte y lavadero, se
cumplimentar el impreso R1-PC.01 Registro de entrega de documentos (Vase Anexo I). Adems en
este mismo impreso se marcarn la retirada de documentos obsoletos. En el caso de documentos en
formato electrnico, se mandar un mail al departamento afectado por el documento, siendo el acuse
de recibo el registro de que se ha distribuido el documento. Estas acciones las llevar a cabo el
Responsable del Departamento de Gestin.
En el caso de que se produzca algn cambio en los documentos, el Responsable del Departamento de
Gestin preparar unas nuevas copias controladas y se realizarn las mismas operaciones anteriores,
entregando las copias controladas de la nueva edicin y retirando las copias controladas de la edicin
obsoleta para su destruccin.
Se entiende por copia controlada aquella que se retira cuando es emitida una nueva revisin del
documento y es sustituida por una copia actualizada. El nmero de copia controlada debe aparecer en
la portada de la copia del documento.
Los canales de distribucin y responsabilidades para la difusin de la informacin del Sistema
Integrado se exponen en la siguiente tabla:
Tipo o contenido de la
informacin

Responsabilidad

Destinatarios

Poltica Integrada

Direccin

Todo el personal

Programa de objetivos

Direccin

Departamentos

Frecuencia

Canal de
distribucin

Aprobacin y
actualizacin
Aprobacin o

Tablero informativo, red

informtica o en papel
Reuniones con la

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Indicadores del sistema

D. Gestin

afectados
Direccin

actualizacin

Dto. afectados

Cada dos meses

Todo el personal
Procedimientos e instrucciones

Dto. Gestin

Aspectos ambientales
significativos

Grupo de trabajo
interdepartamental

Resultados y anlisis de
informes de auditoras

Dto. Gestin

Informes de anlisis y
seguimiento de No
Conformidades

Dto. Gestin

Quejas y reclamaciones

Departamento
comercial

Actas de las reuniones

Dto. Gestin

Requisitos legales y otros

requisitos

Dto. Gestin

Manual de buenas prcticas

Dto. Gestin

Actuaciones en situaciones de
emergencia

Dto. Gestin

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Direccin
Reuniones
Tablero informativo
Red informtica o en
papel

Departamentos
afectados

Aprobacin o
actualizacin

Personal
afectado
Direccin

Aprobacin y
actualizacin

Correo electrnico
Red informtica o en
papel

Segn programa
de auditoras

Reuniones con la
Direccin

Segn
seguimiento
definido

Reuniones con la
Direccin

Departamentos
Direccin
Departamentos
Direccin
Departamento
afectado

Segn aparicin

Direccin

Reuniones
peridicas

Dtos. implicados
Dtos. afectados

Todo el personal

Todo el personal

Aprobacin y
actualizacin

Correo electrnico o en
mano
Reuniones con
Direccin
Correo electrnico
Correo electrnico o en
papel

Actualizacin

Red informtica
Correo electrnico o en
papel

Actualizacin

Red informtica
Red informtica o en
papel
En mano

Informacin externa relevante

Dto. Gestin

Dto. Afectado

A su recepcin

Papel informativo
Correo electrnico

Cada ejemplar obsoleto se marca como documentacin obsoleta indicndolo con letras rojas en la
portada.
El marcaje de los cambios en las nuevas versiones se realizar en color gris y subrayado continuo.
Estos cambios se pondrn en negro una vez que aparezca una nueva versin.
Todos los documentos estarn almacenados en el servidor de la empresa y en formato pdf y al
alcance de todos los trabajadores. Asimismo, existir una copia digital y otra fsica de todos estos
documentos en el Departamento de Gestin y, a su vez, el Departamento de Produccin tendr una

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copia impresa de los documentos que les aplique.

El Departamento de Gestin se encargar de mantener actualizado el impreso R2-PC.01 ndice de
Documentos en Vigor (ANEXO I), en el que se indicar el nmero de edicin y la fecha de aprobacin
de cada documento del sistema de gestin que se encuentra en vigor. Dicho impreso ser actualizado
cada vez que exista una nueva edicin de un documento.
El Departamento de Gestin se encargar de realizar las revisiones de este procedimiento cuatro
veces al ao, dos de las cuales se correspondern con la revisin por la Direccin.
MANUAL DE GESTIN INTEGRADA
El Manual de Gestin Integrada recibe el mismo tratamiento que los procedimientos anteriores excepto
en que el Manual de Gestin Integrada ser revisado y re-editado por el Departamento de Gestin y
aprobado por Gerencia.
Entrar en las atribuciones del Departamento de Gestin elaborar, realizar las nuevas ediciones en
caso de cambios en el sistema de Gestin Integrada, distribuir, retirar y sustituir las copias obsoletas
del manual de Gestin Integrada.
La codificacin del Manual de Gestin Integrada se realizar: MGI-X donde la X es el nmero de
revisin.
El Manual de Gestin Integrada seguir el siguiente esquema:
0. ndice
1. Presentacin
2. Alcance del sistema
3. Sistema de Gestin de la calidad
4. Sistema de Gestin Medioambiental
5. Sistema de Gestin de PRL
6. Sistema de Gestin de I+D+i

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4.2.2

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Documentacin externa

El control sobre dicha documentacin ser responsabilidad del Departamento de Gestin, o bien de
los Responsables de RENSA.SA a los que les afecte directamente.
La documentacin externa estar recogida en el documento R3-PC.01 Listado de documentacin
externa
Dentro de la documentacin externa se distinguen:
1. Normativa aplicable al sector
2. Fichas tcnicas de los compuestos qumicos
3. Lista de incompatibilidades
4. Manuales de equipo y maquinaria
5. Instrucciones tcnicas de vehculos
6. Catlogo de proveedores
7. Documentacin varia: toda aquella documentacin necesaria para el desarrollo de los
procesos y que no venga recogida en los apartados anteriores.
4.2.3

Registros

Los registros podrn ser generados o tratados en papel o en soporte informtico. Si el soporte es un
medio informtico, se realizarn copias de seguridad, dada la vulnerabilidad de este medio.
Cada formato de registro que haga parte del Sistema de Gestin Integrada de la empresa cuenta con:

Logotipo

Titulo del Registro

Cdigo del Registro

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Fecha de registro del formato

En nota de pie de pgina fecha de aprobacin del formato

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La codificacin de los registros ser: RC-PC.XX donde C es el nmero de registro asociado al

procedimiento XX.
Los registros del Sistema de Gestin que se derivarn de formatos definidos debern ser
cumplimentados por el responsable designado para ello, con la informacin que se detalla en el
formato o en el procedimiento al que hacen referencia.
Los registros sern emitidos por la persona que realiza la actividad objeto de registro, quien responder
por la legibilidad y preservacin, as como por mantener la actualizacin de su informacin. Los
registros tendrn que ser perfectamente claros y estar siempre disponibles para su presentacin
cuando sea requerido.
Todos los registros se archivarn en condiciones que eviten su prdida o deterioro y de manera que
pueden ser recuperados fcilmente. Los registros se almacenarn en la intranet de la empresa y en
una versin digital en un soporte externo (como el resto de documentos). Solo se imprimirn aquellos
que sean necesarios y se almacenarn en el departamento correspondiente.
El tiempo de archivo de los registros ser de tres aos excepto en los casos en que debido a requisitos
legales o requisitos del cliente se establezcan tiempos de archivo distintos.
Para realizar el control de los registros el Departamento de Gestin rellenar el documento R2-PC.01.
ndice de Documentos en vigor
En caso de que se trate de registros externos a la organizacin, es necesario que el responsable de su
gestin firme y ponga un sello de conformidad con el mismo.
5. DOCUMENTACIN RELACIONADA

UNE-EN-ISO 9001:2008

UNE-EN-ISO 14001:2004

UNE 166002:2006

OHSAS 18001

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5.1. Anexos.

ANEXO I: R1-PC.01 Registro de entrega de documentos

ANEXO II: R2-PC.01 ndice de Documentos en Vigor

ANEXO III: R3-PC.01 Listado de documentacin externa

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R1-PC.01

Documento

REGISTRO DE ENTREGAS DE DOCUMENTOS

N
REV.

N
COPIA

NOMBRE

CARGO

DEPARTAMENTO

FIRMA Y FECHA

(Fecha y Firma
Departamento de Gestin)

PC.09

Carlos Prieto

Responsable de lavadero

Produccin

15/10/2012

ENTREGADO

RETIRADO

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INDICE DE DOCUMENTOS EN VIGOR

Fecha: 10/10/2012
ED:

FECHA

10/10/12

DEPARTAMENTO
AFECTADO

DOCUMENTO
PC.01

Todos

ARCHIVADO
Responsable
SIG

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R2-PC-01

CONTROLADO
Intranet

Aprobado Departamento de Gestin

LISTADO DE DOCUMENTACIN EXTERNA

Fecha:

R3-PC.01

DOCUMENTO

ORGANISMO EMISOR

ARCHIVO

Manual pH-metro

Hanna

Laboratorio

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Manual programas ordenador

Aprobado Departamento de Gestin

xxxxxx

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Edicin: 1

Departamento Logstica