Javier Alvarez Lpez

LMKT
A26
140310
N.L 2

Resumen 1
En este documento se pretende resumir algunos consejos prcticos que pueden
ser de gran ayuda al preparar una presentacin oral.
Una buena preparacin debe contar con los siguientes cuatro pasos: recopilacin
de informacin previa, preparacin de transparencias, retrica y conocimiento del
lugar de la exposicin.
1. Recopilacin de informacin previa
En este primer paso la persona que va a realizar su exposicin, que llamaremos el
expositor, debe recopilar toda la informacin necesaria para llevar a cabo la
presentacin. Se supondr que la investigacin previa ya ha sido finalizada y que
ya se cuenta con los resultados que se desea presentar.
En esta etapa se debe conocer a priori cul es el nivel de conocimiento que tiene
el pblico al cual ser dirigida la exposicin. Esto con el objeto de hacer
provechosa y entendible la exposicin.
El expositor deber saber cul es el tiempo que ha sido programado para su
exposicin, y si este tiempo incluye las preguntas del pblico. Uno de los objetivos
de una presentacin oral es el intercambio de conocimientos con el pblico.
Finalmente, en esta etapa se debe seleccionar las fotografas, diagramas,
grficas, tablas y textos que se desea poner en la exposicin.
2. Preparacin de transparencias

Es necesario considerar que el nmero de transparencias a presentar en la

exposicin oral no debe ser ni muy grande ni muy pequeo. Demasiadas
transparencias cansan y distraen al auditorio, en caso contrario si son muy pocas
transparencias el pblico se aburre y no presta atencin.
Antes de hacer las transparencias es necesario definir la esttica a usar. Esta
esttica debe ser la misma en cada una de las transparencias. A manera de
ejemplo, se define en esta etapa que todas las transparencias sean de fondo azul
con letras tipo Arial 16 de color amarillo para los ttulos, Arial 14 para los textos,
etc.
Tpicamente la exposicin debe tener cuatro partes: introduccin a la exposicin,
introduccin al tema, parte principal y conclusiones.

Introduccin a la exposicin: esta parte consta de slo dos transparencias: i)

ttulo y ii) estructura de la exposicin. En la primera transparencia se debe poner el
nombre de la exposicin, el nombre del expositor, la fecha, el nombre de la
universidad, facultad, departamento y/o instituto en donde el expositor ha realizado
el trabajo que expone. En la segunda transparencia se debe enumerar a manera
de ndice los puntos que se tratarn en

la exposicin. El expositor en esta

transparencia explicar muy brevemente cules sern los puntos que se

presentarn.

Introduccin al tema: en esta parte, de unas 2 a 3 transparencias, o bien el

equivalente al 25-30% del nmero total de transparencias, se plantear el
problema, se explicar el estado del arte y se sealar cul es la solucin
propuesta. Es muy bueno ilustrar esta parte de la exposicin con diagramas de
bloques. Por lo general, los detalles no son parte de la exposicin debido a la falta
de tiempo. Los interesados en los detalles pueden hacer preguntas al final de la
exposicin.

Parte principal: por ser sta la parte ms importante de la exposicin es necesario

dedicarle un 60-70% del nmero total de las transparencias. En esta parte se
deben incluir los aportes al conocimiento, los resultados obtenidos, y el significado
de este trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor
manera posible al auditorio.
Conclusiones: esta parte consta de una sola transparencia en la que se le
repite al auditorio de manera resumida cul ha sido el principal aporte de este
trabajo. En esta repeticin se asegura que el pblico reciba la idea principal que se
ha deseado transmitir en la presentacin. Adicionalmente, se pueden mencionar
tambin las sugerencias para trabajos futuros.
3. La retrica
La retrica por lo general se subestima en la preparacin de una exposicin. Esta
subestimacin es un grave error porque muchas veces lo que se dice resulta ser
ms importante que lo que se muestra en las transparencias.
Se recomienda hacer pruebas de presentacin ante colegas que puedan opinar
sobre el contenido y la forma de la exposicin.
4. Conocimiento del lugar de la exposicin

Es sumamente recomendable que el expositor conozca el lugar de la exposicin

con anterioridad. Esto le permitir al expositor familiarizarse con el ambiente en el
que tendr que realizar su presentacin. Dentro de esta familiarizacin se puede
hacer un ensayo general tal como si fuera la presentacin real. As el expositor se
dar cuenta si domina la escena.

Resumen 2.
Introduccin: Una herramienta de comunicacin muy usada en el mundo de los
negocios es hacer presentaciones ejecutivas. La presente Gua fue elaborada con
el propsito de que sirva de apoyo y facilite la labor tanto de los maestros como de
los alumnos en el desarrollo de presentaciones orales.
ETAPA 1: PLANEACIN
En la planeacin es necesario elaborar cuatro elementos: anlisis de la situacin,
estructura, mensaje y apoyos visuales.
1.1 Anlisis de la Situacin
La situacin se refiere al entorno que rodea a la presentacin, a la ocasin de que
se trate y al ambiente que la caracteriza. Los cuatro elementos que definen la
situacin: el tema, el objetivo, anlisis de la audiencia y el expositor.

Tema
Se refiere a un aspecto especfico de una materia. Es aquello de lo que se va a
hablar, el asunto sobre el que trata la presentacin.
Objetivo
Consiste en el propsito de la presentacin, es la razn por la que se hace,
aquello que se pretende lograr con la audiencia.
Existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propsito que se
pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones de acuerdo con
su objetivo: informativas, persuasivas y recreativas.

Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de tal forma

que se mantenga el inters, se facilite la comprensin y se incremente la
posibilidad de retener la informacin.
Las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o mover a
la accin.
Se hacen discursos persuasivos cuando el expositor pretende influir o cambiar la
conducta de otras personas.
Para lograr ser ms persuasivos en nuestras presentaciones, se recomienda
seguir los siguientes principios (Verderber, 1999):
- Escriba un objetivo especfico: aquello que espera lograr de la audiencia
- Tome en cuenta la actitud de la audiencia con respecto a la demanda que le
hace: a favor, en contra o no informados
- Fundamente con argumentos slidos su propuesta: d razones lgicas y
evidencia
- Organice las razones de acuerdo con los intereses de la audiencia: solucionar un
problema, comparar ventajas, satisfacer un criterio o una necesidad
- Resalte qu saldr ganando la audiencia: haga manifiestos los beneficios que
obtendrn los oyentes
- Use un lenguaje que motive: haga surgir emociones, especialmente en la
introduccin
y en las conclusiones. Una presentacin persuasiva equilibra los aspectos
intelectuales con los emocionales
- Desarrolle credibilidad: hable con la verdad, no exagere la bondad de su
posicin, incluya tanto los aspectos positivos como los negativos de su propuesta.

Las presentaciones recreativas tienen la intencin o el propsito de entretener o

de hacer pasar un rato agradable a la audiencia, con un objetivo ms social que
de negocios.
Algunos recursos que se pueden utilizar en las presentaciones recreativas son los
siguientes:
- Uso del humor
- Contar historias o ancdotas
- Hacer descripciones de lugares, eventos o personas
- Evitar la controversia y los contenidos complejos

Anlisis de la Audiencia
La audiencia o auditorio se refiere a las personas que recibirn la presentacin.
Son los receptores de nuestro mensaje.
Al planear una presentacin, se debe hacer un anlisis cuidadoso de la audiencia
que tendremos.
Expositor
El ltimo elemento a considerar en la Situacin de una presentacin es el
expositor.
Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores imitando
a otras personas, cuyas presentaciones nos han impactado.
Mensaje

El segundo elemento de la etapa de planeacin se refiere a la elaboracin del

mensaje de la presentacin. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en
la mente de los receptores, es la esencia de la presentacin misma.
Los mensajes deben ser minimalistas: frases cortas, sencillas, para que se graben
en la mente de la audiencia.
Adems, se requiere que el mensaje sea consistente con el objetivo de la
presentacin.
Para presentaciones informativas, el mensaje debe ser descriptivo; para
presentaciones persuasivas, el mensaje debe ser de opinin o de recomendacin,
y para presentaciones recreativas, el mensaje debe ser festivo o de
reconocimiento.
Organizacin o Estructura
La estructura de una presentacin consiste en ordenar su contenido de tal forma
que permita que el pblico pueda entender y recordar ms fcilmente la idea
central.
Si pensamos en la presentacin total, la estructura de sta debe incluir tres partes:
introduccin, cuerpo y conclusiones.
Tanto la introduccin como la conclusin tienen objetivos especficos. Los
objetivos de la introduccin son captar la atencin del pblico, despertar el inters
y conducir hacia el contenido del discurso.
Existen muchos recursos que pueden ser utilizados en la introduccin y en la
conclusin, entre los que destacan los siguientes:
- Citar una frase clebre
- Contar una historia o una ancdota
- Hacer una pregunta al auditorio

- Usar el suspenso
- Pedir al auditorio que realice algo, etc.
Apoyos Visuales
En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o
multimedia, ya que estos reducen el costo mental de la asimilacin, facilitan la
comprensin y aseguran una mejor retencin del mensaje.
Los apoyos visuales ms usados en el mundo de los negocios son las
proyecciones, que se presentan a travs de proyector de acetatos o de can.
En el diseo de las lminas a ser proyectadas, se recomienda seguir las
siguientes indicaciones:
- Que apoyen al mensaje
- Que den en el blanco; es decir, que demuestren y refuercen los puntos
principales
- Que sean atractivas, creativas y a colores
- Incluir iconos y dibujos o fotografas que tengan relacin con el texto
- Que sean adecuados al entorno y al auditorio
ETAPA 2: REALIZACIN
En la realizacin de la presentacin hay que cuidar cuatro aspectos principales: la
comunicacin verbal y no verbal, promover la participacin del pblico, controlar el
nerviosismo y el manejo de las preguntas del auditorio.
Comunicacin Verbal y No Verbal

La comunicacin verbal incluye lo que transmitimos a travs del contenido del

lenguaje y de las palabras. La comunicacin no verbal se refiere a todo aquello
que comunicamos sin el uso de palabras.
La comunicacin no verbal incluye aspectos como expresin facial, contacto
visual, movimientos corporales, postura, presentacin personal y el paralenguaje.
Promover la Participacin del Pblico
Una presentacin en la que slo habla el expositor se convierte en un monlogo
que resulta aburrido. Escuchar y slo escuchar, impide que la audiencia se sienta
involucrada y tomada en cuenta.
Control del Nerviosismo
El hablar en pblico es una de las formas que mayor ansiedad provoca en las
personas. Es muy comn que un expositor se ponga nervioso antes de realizar su
discurso o al inicio del mismo.
Sin embargo, existen varias cosas que podemos hacer para controlar el exceso de
nerviosismo, destacando las siguientes:
- Hable de lo que le gusta
- Hable de lo que domina
- Planee cuidadosamente su presentacin; est bien preparado
- Practique la presentacin

ETAPA 3: EVALUACIN
El evaluar los resultados que obtuvimos en una presentacin nos permite mejorar
en presentaciones subsecuentes, ya que tomamos conciencia de lo que hicimos
bien y de lo que debemos mejorar en el futuro. La evaluacin corresponde al

control dentro del proceso administrativo, ya que nos permite comparar lo que
planeamos con lo que logramos.
La evaluacin se puede realizar usando instrumentos formales o informales.
Algunos aspectos a evaluar son los siguientes:
a. Objetivos: grado en que se lograron los objetivos planteados
b. Contenido: cantidad de informacin de acuerdo con el tiempo disponible, inters
del material para el auditorio, uso de argumentos y razones slidos, etc.
c. Estructura: el grado en que la organizacin de la informacin facilit la
comprensin, el impacto de la introduccin, la eficacia de la conclusin o del cierre
d. Apoyos visuales: cantidad y calidad de los apoyos
e. Actuacin: manejo de la comunicacin verbal y no verbal en el momento de la
realizacin
f. Qu aspectos se pueden mejorar en presentaciones futuras
III. CONCLUSIONES:
Recuerde que para lograrlo debe hacer una planeacin adecuada de la
presentacin, analizando a la audiencia, definiendo claramente el objetivo,
elaborando el mensaje y diseando los apoyos visuales. As mismo, en el
momento de la realizacin, cuide lo que debe hacer y no hacer tanto en la
comunicacin verbal como en la no verbal. Por ltimo, evale los resultados que
obtenga en cada presentacin para que pueda mejorar continuamente.