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I.
PRESENTATION
II.
LES TABLES
13
IV.
LES RELATIONS
17
V.
LES REQUETES
21
VI.
LES ETATS
24
PPaaggee 11//2266
I. PRESENTATION
Introduction
Une base de donnes est un ensemble d'informations associes un sujet particulier,
tel que le suivi des commandes ou la gestion d'une collection musicale. Si votre base de
donnes n'est pas stocke sur un ordinateur, ou si elle ne l'est que partiellement, vous
tes peut-tre oblig de grer des informations en provenance de sources diverses que
vous devez coordonner et organiser manuellement.
POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNES RELATIONNELLES?
Ce type de base de donnes a plusieurs avantages compars une base de donnes
simple. Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle rduit au minimum les
redondances ou les rptitions des donnes. Pour mieux comprendre l'avantage d'un
systme de gestion de base de donnes relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de
factures pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de
base d'un SGBDR.
Regardons quelques-unes des donnes que l'on retrouve normalement sur une facture:
Ex.: Date, Numro de facture, Numro du vendeur, Numro du produit, Quantit
vendu, Prix unitaire, Description du produit, Sous-total, Taxes, Total ...
Voici quelques-unes de ces donnes dans une BD simple.
No.
Facture
1001
1002
1003
Client
Produit
Description
ABC
ABC
XYZ
415
416
415
TRIANGLE
CARR
TRIANGLE
12.75
10.00
12.75
50
20
75
L'ide d'une base de donne relationnelle est de rpartir les donnes dans plusieurs BD
ou tables et de crer des connexions, des points communs, des liens, des relations
entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient tre divises dans une BD
relationnelle.
Facture
No. Facture
No. Produit
Qt vendue
No. Vendeur
No. Client
PPaaggee 22//2266
Client
No. Client
Adresse
Code Postal
No. tlphone
Personne autorise
Vendeur
No. Vendeur
Nom
Prnom
No. Ass. Soc.
Date d'embauche
Inventaire
No. Produit
Description
Prix unitaire
Qt disponible
Qt commande
1. Dfinitions
L'utilisation d'une base de donnes apporte aussi de nouveaux termes comprendre.
Voici une liste des termes qui seront utiliss pour toutes les pages sur les sujets
d'Access.
Champ: une information ncessaire sur une personne, une chose ou un vnement.
Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom, tlphone, adresses, description,
commentaires etc.
Enregistrement: un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose
ou un vnement. Ex.: nom, prnom, date de naissance, tlphone, numro
d'assurance sociale ou compagnie, adresse, tlphone, tlcopieur, personne
responsable ou dpartement, personne responsable, tlphone.
Le champ tlphone est utilis de trois manires diffrentes. Il est soit le numro de
tlphone d'un employ, d'une personne dans une compagnie ou d'un dpartement.
Table: Un regroupement d'enregistrements sur un thme commun. Ex.: employs,
inventaire, client, fournisseurs, vhicules, contacts etc.
Base de donnes: Un regroupement de tables, de requtes, de formulaires, et de
rapports de programmation qui constitue un systme complet. Ex.: gestion de la
facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des vhicules, carnet de numro de
tlphone, rservations etc.
PPaaggee 33//2266
PPaaggee 44//2266
Nom du champ
Prnom
Nom
Poste
Bureau
Salaire
Commission
Embauche
Type de champ
Texte
Texte
Texte
Texte
Montaire
Montaire
Date
Taille
15
15
10
15
Format
Date abrg
PPaaggee 55//2266
Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes. Le mode feuille de
donnes vous affiche une grille dans laquelle vous crivez simplement les informations
que vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode cration pour changer
les options qu'Access avait dtermin pour vous. Le mode cration contient toutes les
options pour crer et personnaliser la structure d'une table de donnes. L'assistant
Table vous donne de l'aide la cration d'une table en vous demandant de choisir
parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent dans une table. Vous
pouvez aussi importer une table partir d'une autre base de donne d'Access ou mme
d'une feuille de travail d'Excel. La dernire option vous permet de faire un lien une
autre table d'une autre base de donnes et d'accder
De la liste des choix, slectionnez l'option Mode Cration.
Donner un nom au champ
Lors de l'ajout d'un champ la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un
type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer Access le nombre de
caractres que vous voulez prserver dans le champ. Vous pouvez aussi, votre choix,
ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.
PPaaggee 66//2266
Null Interdit: Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Chane vide autorise
Index: Cette proprit est pour afficher les informations en ordre croissant lors de
l'affichage.
Dcimales (Numrique, Montaire): Dtermine le nombre de dcimales qui sera
conserv avec le chiffre.
Nouvelles Valeurs (NumroAuto): Dtermine si le prochain chiffre sera la suite de la
srie (Incrment) ou un chiffre au hasard (alatoire).
4. Cl primaire
Une cl primaire est un champ qui aide diffrencier un enregistrement de tous les
autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numro d'assurance sociale pour
diffrencier chacun des employs de la compagnie. On peut aussi utiliser un numro
d'inventaire pour diffrencier chacun des produits des autres etc.
Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Tant que la
combinaison de champ diffrencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut
ajouter une rservation sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se prsenter
en mme temps avec le mme nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre
champ la cl primaire pour les diffrencier. Ou, on pourrait simplement crer un
champ No. de rservation pour rgler le problme. L'utilisation de plusieurs champs
pour composer une cl primaire est trs rare mais possible.
PPaaggee 88//2266
5. Cl secondaire
Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par
exemple, le champ No. de client de la table Facture peut tre reli la cl No. de
client de la table Clients.
6. Entre de donnes
Une fois la structure de la table est dfinie, il est possible d'entrer de l'information utile
pour l'utilisateur.
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.
Note: La dernire ligne d'une table ou d'une requte affiche toujours un "*" la
gauche. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci.
Application de masque :
Placez le curseur sur le champ auquel vous voulez ajouter un masque de saisie.
Parmi sa liste de proprits, cliquez sur celle du masque de saisie.
Au bout de la case, un bouton avec trois petits points l'intrieur vient d'apparatre,
appliquez le masque appropri sinon crez-en un.
8. Modification de la table
Aprs un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont ncessaires
une table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'tre
modifis ou simplement limins.
partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton
ou, du menu affichage,
slectionnez l'option cration.
ou
partir du menu principal, slectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.
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Insrer un champ
Placez le pointeur sur la ligne o vous voulez insrer un nouveau champ la table. Pour
l'exercice, placez le pointeur sur la ligne de la table qui va suivre le champ nouvellement
insr.
Du menu dition, slectionnez l'option Insertion d'une ligne.
ou
Appuyez sur le bouton
.
Une nouvelle ligne libre va apparatre. Les autres lignes seront dcales vers le bas.
crivez le nom du champ.
Dplacer un champ
Pour changer l'ordre de prsentation des champs :
Cliquez
sur
la
bote
grise
gauche
du
nom
du
champ.
En gardant le bouton gauche de la souris enfonc, dplacez le champ vers le haut ou le
bas selon vos besoins.
Le champ va se rinsrer dans la structure de la table entre les deux champs dont la
ligne qui la spare est plus paisse ds que vous lcherez le bouton de la souris.
Supprimer un champ
Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer.
Appuyez sur le bouton supp .
ou
Du menu Edition, slectionnez l'option Supprimer les lignes.
Placer la cl primaire
La cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de distinguer
chacun des enregistrements. Chaque personne son numro d'assurance social, un
numro de client ou d'employ. Celui-ci peut tre compos de lettres ou de chiffres.
L'une des choses qu'Access vrifie par aprs, est de s'assurer qu'il n'y a pas deux
enregistrements qui auront la mme information dans le champ. Par exemple, deux
personnes peuvent avoir le mme numro d'assurance sociale ou deux produits le
mme numro de produits.
Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la cl primaire de la table et appuyez
sur le bouton
.
Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la cl primaire, rappuyez sur le
bouton
PPaaggee 1100//2266
Ajout denregistrements
Apportez les ajouts denregistrements ceux dj crs, soit la fin soit au milieu de la
table.
Le tri
Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option du tri
affiche les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant selon un champ.
Dans le mode "feuille de donnes", vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons
suivants:
. Ceux-ci
Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou
dcroissant.
Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que
vous voulez.
Tous les enregistrements seront raffichs selon l'ordre que vous avez demand sur le
champ o se trouve le pointeur ce moment.
Le filtre
L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui
rpond aux critres que vous avez dtermins auparavant. Ceci est trs avantageux
lorsque l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques enregistrements parmi une
grande masse de donnes.
partir du mode "feuille de donnes", vous retrouverez les boutons pour crer, activer
et dsactiver le filtre sur une table ou une requte: .
Cration d'un filtre
Dterminer les critres de slection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie
des enregistrements; ceux qui rpondent certains critres.
La liste des champs de la table vont apparatre l'un cot de l'autre.
.
Pour retirer les filtres prcdents, appuyez sur le bouton
Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui rpondent aux critres que
vous avez choisi.
9. Imprimer la structure d'une table
Du menu outils, slectionnez l'option analyse
Slectionnez l'option documentation
La fentre suivante va apparatre.
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2. Assistant graphique
Il permet d'afficher les champs de type numrique ou de type montaire dans un
graphique. Il suffit d'indiquer l'assistant les champs que vous avez besoins et du
genre d'opration (somme, moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir.
L'assistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de
requtes sans avoir auparavant crer une requte ayant tous les champs voulus. Il
faut cependant faire attention d'avoir fait des relations permanentes entre les tables
avant de choisir des champs de diffrentes tables ou requtes. Aussi, le formulaire va
afficher tous les enregistrements. Si vous avez besoin d'afficher ou d'accder qu' une
partie des enregistrements ou qu'il n'y ait pas de relations entre les tables ou les
requtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant crer une requte.
3. Entrer de l'information
Il vous est possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme
vous l'avez peut tre fait en mode feuille de donnes lors de la cration de la table.
Cependant, la prsentation des donnes est plus comprhensible pour un nouvel
utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de donnes.
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5. Modifier un enregistrement
Il est trs facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas "verrouill".
Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre
l'enregistrement que vous voulez modifier.
Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications et
changez le contenu du champ de votre choix.
6. Supprimer un enregistrement
Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre
l'enregistrement que vous voulez modifier.
Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer l'enregistrement.
ou
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Supprimer un enregistrement.
7. Rechercher un enregistrement
Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grce une recherche
sur le contenu de l'un des champs de l'enregistrement.
Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche.
Du menu dition, slectionnez l'option Rechercher.
ou
Appuyez sur les touches Ctrl et F.
ou
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Rechercher.
Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez.
Appuyez sur le bouton Rechercher.
8. Personnaliser un formulaire
Entrez en mode cration
Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets votre formulaire. Access
appelle chaque objet de votre formulaire un "contrle"; que ce soit du texte, un champ
ou tout autre objet sur le formulaire.
Supprimer un champ
Il est toujours possible de supprimer un contrle (objet) du formulaire. Cela peut tre
un intitul, une ligne, une bote ou un autre lment du formulaire; incluant les
champs.
Slectionnez le champ supprimer. Appuyez sur la touche suppr.
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Ajouter un champ
Il vous est toujours possible d'ajouter ou de remettre un champ qui tait la base du
formulaire.
De la liste des champs, cliquez le champ dsir. slectionnez le champ voulu.
Il suffit de faire attention l'ordre de prsentation des champs
Dplacer un contrle
Cliquez sur le contrle dplacer, placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le
pointeur devrait se transformer en une petite main, en gardant un doigt sur le bouton
gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix.
Changer la prsentation d'un contrle (objet), changer les couleurs.
partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la prsentation du texte
et des champs. La barre d'outils formulaire permet de changer respectivement la
couleur de fond, changer la couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le
type de contour et mettre un effet de relief aux contrles (objets) situs sur le
formulaire.
Changer la taille d'un contrle (objet).
En tout temps, il vous est possible de modifier la taille juste en manipulant la souris.
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IV.
LES RELATIONS
Introduction
L'aspect pratique de relier des tables sur des champs en commun est pour viter la
redondance. Il est inutile de rcrire plusieurs fois les mmes informations. La force des
tables relies est de vous donner accs de l'information d'une autre table que vous
n'auriez pas accs sans une relation entre les tables.
Prenons l'exemple des tables " Facture " et " Clients ". La table " Facture " contient le
champ " numro de client " et aucune autre information sur le client. Mais ce champ est
la cl pour relier les deux tables. Il est possible de le relier au champ " numro de client
" de la table " Clients ". Une fois reli, il est ensuite possible d'avoir les autres
informations sur le client tel que le nom de la compagnie, son adresse, ses personnes
contacts, sa marge de crdit etc
tables relies soit utilis dans la requte. Sinon, Access va vous avertir qu'il ne peut pas
raliser la requte.
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La valeur crite dans la table qui peut contenir plusieurs fois la mme valeur dans le
champ en commun n'a pas d'quivalent dans l'autre table. Ex. : L'un des
enregistrements contient le numro de produit numro 5 bien qu'il y ait seulement
quatre produits, de 1 4, de disponible.
Une autre raison est que l'une des tables est "ouverte" ou affiche. Il faut fermer toutes
tables, requtes, tats et formulaires avant de crer les relations entre les tables.
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V. LES REQUETES
Introduction
L'un des lments les plus puissants d'une base de donnes est la capacit de faire une
recherche sur une masse de donnes entrepose dans la base de donnes. Il est
ensuite possible de faire des analyses et d'en sortir des tendances. Par exemple, vous
navez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement besoin du
numro de tlphone de lun deux. Il y a aussi des requtes pour certaines requtes
d'action telles que la mise jour et la suppression de donnes.
Les tapes pour la cration dune requte Access.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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7. Excuter la requte
vrifier si lobjectif est atteint en ayant le rsultat souhait.
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L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs
champs. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu' sur quatre champs. Le champ
dans la premire case a priorit sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez
choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant en
appuyant sur le bouton du cot droit du nom du champ.
L'une des options les plus avantageuses des tats est la possibilit de synthse des
rsultats.
Pour y accder, slectionnez le bouton "Options de synthse".
Les sections
En plus, ces "contrles" se retrouvent dans des diffrentes zones.
Les en-ttes
En-tte de l'tat : Cette partie se retrouve au tout dbut de l'tat. On y retrouve
gnralement le titre du rapport.
En-tte de la page : Cette partie se retrouve au dbut de chacune des pages de l'tat.
On y retrouve gnralement le nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'tat.
En-tte du groupe : Cette partie se retrouve au dbut de chacun des regroupements de
l'tat. On y retrouve gnralement la description du regroupement.
Les pieds
Chaque en-tte a son quivalent la fin du rapport.
Pied de l'tat: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse de l'tat.
Pied de page: Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numro de
page.
Pied de groupe: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse d'un
groupe.
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PPaaggee 2266//2266