Mmoire

Importance court, moyen et long terme des outils

collaboratifs au sein des systmes dinformations des
entreprises.

Sbastien PINON
Licence L3 A
2010 - 2011

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REMERCIEMENT
Je tiens remercier le groupe Total et tout particulirement Mr David Campion et Mr
Xavier Coutillard qui mont permis dacqurir leurs cots de nouvelles comptences et
mont accompagn dans la dcouverte de ce nouveau mtier.
Je souhaite galement remercier lcole Hitema, Mme Genevive Terrenoire, Mr JeanPascal Gaudet ainsi que tout le personnel et les intervenants de lcole, qui mont
accompagn pour atteindre les objectifs professionnels que je me suis fixs.

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Sommaire
Remerciement ........................................................................................................................................ 1
Introduction ........................................................................................................................................... 4
1.

2.

Le travail collaboratif dans lentreprise .......................................................................................... 6

1.1.

Les besoins ............................................................................................................................. 6

1.2.

Les enjeux ............................................................................................................................... 7

Analyse des solutions existantes .................................................................................................... 9

2.1.

Les fonctionnalits du collaboratif ......................................................................................... 9

2.1.1.

Les outils ddis ........................................................................................................... 10

2.1.2.

Les points forts que peuvent prsenter les outils collaboratifs .................................... 11

2.2.

Il existe diffrents type doffre doutils collaboratifs : .......................................................... 12

2.2.1.

Collaborative workspace .............................................................................................. 12

2.2.2.

Content Management System (CMS)............................................................................ 14

2.2.3.

Les Groupware.............................................................................................................. 17

2.2.4.

Les suites de logiciels packags ............................................................................... 19

3. La valeur ajout des outils collaboratifs pour les diffrents acteurs de lenvironnement de
lentreprise ........................................................................................................................................... 21
3.1.

Lentreprise 2.0..................................................................................................................... 21

3.2.

La gestion de linformation ................................................................................................... 22

3.2.1.
Management de linformation, knowledge management, capitalisation des
connaissances............................................................................................................................... 23
4.

Les freins que les entreprises peuvent avoir face lutilisation doutils collaboratifs .................. 27
4.1.

Les aspects prendre en compte lors de la mise en place de nouveaux outils collaboratifs27

4.1.1.

Linvestissement de mise en place................................................................................ 27

4.1.2.

La maintenance technique et la maintenance du contenu ..................................... 28

4.1.3.

La formation ................................................................................................................. 29

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4.2. Les mthodes actuelles ont-elles besoin dtre remplac (notamment en fonction de la
taille de lentreprise) ........................................................................................................................ 30
4.3.

Quelle solution pour quel type dentreprise......................................................................... 31

Conclusion ............................................................................................................................................ 32
Sources ................................................................................................................................................. 34

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INTRODUCTION
mesure que les entreprises dveloppent leur comptitivit sur la base des
comptences et du savoir-faire de leurs collaborateurs, de meilleurs outils sont ncessaires
pour rendre ces ressources cls plus efficaces et plus rentables. En outre, les initiatives
collaboratives sadaptant de plus en plus troitement aux objectifs des entreprises, une
stratgie bien conue apparat dsormais comme indispensable. Paralllement, la
collaboration est devenue une comptence cruciale pour amliorer la comptitivit des
entreprises en accroissant la productivit des individus et des quipes spcialiste. Laccs
rapide linformation, lexpertise, l'intelligence organisationnelle et des communauts
capables de stimuler linnovation et la rentabilit seront les caractristiques propres aux
entreprises bien gres au sein de la nouvelle conomie. Tout comme elles ont rsolu les
problmes lis aux donnes et processus structurs, les entreprises doivent prsent
amliorer la gestion de leurs donnes et informations non structures tout en faisant
progresser linnovation, lexcution, la conception et la relation privilgie avec les clients et
partenaires.
Ce sujet est au cur de mon activit professionnelle, en effet depuis dsormais un an je
travaille chez Total au sein du service en charge des projets informatiques concernant les
outils collaboratifs dploys au sein de la branche Exploration Production. Notre mission est
de proposer la solution collaborative la plus adapte nos utilisateurs mtier et de les
assists dans leur utilisation (on entend par utilisateur mtier lensemble des entits
spcialis dans les activits dexploration et de production ptrolire au sein de Total EP).
Les solutions collaboratives prsente au sein des systmes dinformation de Total sont
nombreuses et diverse dut aux nombreuses situations rencontres, en effet notre primtre
est mondial, il regroupe 25000 utilisateurs rpartis sur les cinq continents.
Pour ma part ma mission est dassister Mr David Campion (Chef de projet) et plus
particulirement sur loutil collaboratif Microsoft SharePoint. Cest outil, trs riche et qui en

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ralit regroupe plusieurs outils diffrents, est tout fait adapte dans le cadre dun groupe
comme Total, mais il reprsente un cout relativement lev et ncessite souvent dautres
outils complmentaires pour rpondre aux besoins de chacun, et cest partir de ce constat
que jai choisi de traiter ce sujet.
Les diffrents outils collaboratifs rpondent-ils ces diffrents besoins quont
aujourdhui les entreprises tant sur la forme, que sur le fond ?
Ils sont de plus en plus prsents au sein des systmes dinformations car ils permettent
davoir une gestion de linformation en temps rel, ainsi quune collaboration plus efficace,
par exemple sur la validation dun document grce au systme de chaine de publication
(workflow). De plus ce sont des outils simples dans leurs fonctionnements utilisateur ce qui
permet lensemble des personnes constituant lenvironnement, interne ou externe de
lentreprise (collaborateurs, partenaires, clients, etc..), de pouvoir rapidement sy adapter
sans obstacle majeur. En revanche selon les solutions choisies linvestissement matriel et
humain varie.
Face la diversit des entreprises, de par leurs mthodes de collaboration, de leur
stratgie de partage de linformation, ainsi que de leur souci de maitrise des cots. Les
solutions proposes sont elles susceptibles de simplmenter dans tous les systmes
dinformations

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1. LE TRAVAIL COLLABORATIF DANS LENTREPRISE

1.1.

LES BESOINS

Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c'est--dire qu'il fait interagir
plusieurs acteurs pour la ralisation de tches. La notion de travail collaboratif dsigne
aujourd'hui un travail qui n'est plus fond sur l'organisation hirarchise traditionnelle, et
plus spcifiquement un nouveau mode de travail (ventuellement intgr dans un modle
conomique de production) o collaborent de nombreuses personnes grce aux
technologies de l'information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de
maximiser la crativit et l'efficience d'un groupe associ des projets denvergure mme si
elles sont trs disperses dans l'espace et le temps.
Il ne faut pas confondre travail collaboratif et travail coopratif :

Le travail coopratif est une coopration entre plusieurs personnes qui interagissent
dans un but commun mais se partagent les tches.

Le travail collaboratif se fait en collaboration du dbut la fin sans division fixe des
tches. Il associe trois modalits d'organisation :
il propose tous et chacun, dans le projet, de s'inscrire dans un principe
d'amlioration continue de chaque tche et de l'ensemble du projet,
il organise le travail en squences de tches parallles.

Le travail collaboratif fournit aux acteurs de chacune des tches une information utile et
facilement exploitable sur les autres tches parallles et sur l'environnement de la
ralisation.
Le travail collaboratif, comme le travail collectif (dont il est une des variantes) n'est pas

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ncessairement synonyme d'efficacit, d'efficience, ni de rapidit. Son rsultat dpend de la
motivation de ses acteurs collaborer, du nombre de ces acteurs, du temps qu'ils peuvent
consacrer ce travail et de leurs comptences. Il prsente l'intrt majeur d'associer les
capacits de cration et de potentiellement obtenir ce qu'il y a de mieux avec les ressources
disponibles dans un groupe, si les lments de ce groupe sont motivs.
Avec un mme outil informatique, le travail peut tre totalement ouvert ou semi-ouvert
(Ex : wiki de projet d'entreprise limit un intranet et uniquement accessible avec mot de
passe).

1.2.

LES ENJEUX

Primtre
Outre qu'il est une source de crativit et un outil d'amlioration continue permettant
maintenant de s'affranchir de la distance gographique qui spare les acteurs cooprant
entre eux, dans le monde conomique, le travail collaboratif, selon les objectifs recherchs,
merge principalement dans cinq grands domaines :
Les environnements bureautiques afin de mieux partager linformation cre et
stocke sur les postes de travail ;
La gestion documentaire qui vise harmoniser la gestion des diffrentes versions de
documents (classification, indexation, etc.) ;
La gestion de projet, le plus souvent lie un vnement ayant un dbut et une fin,
et permettant de conduire au mieux celui-ci ;
La gestion des connaissances pour capitaliser sur les savoirs, notamment dans les
organisations pour lesquelles linnovation est cl ;
La gestion des relations sociales pour valoriser les relations entre collaborateurs,
mais aussi avec lexterne et lcosystme des entreprises.

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Dans l'entreprise
Dans l'entreprise, le travail collaboratif s'appuie sur des solutions "synchrones" (les
runions audio ou Visio distance, les web confrences, le chat lectronique ...) ou
"asynchrones" (le partage de documents ou la rdaction collaborative de documents).

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2. ANALYSE DES SOLUTIONS EXISTANTES

2.1.

LES FONCTIONNALITES DU COLLABORATIF

Les outils collaboratifs intgrent par exemple les fonctionnalits suivantes :

des outils informatiques (logiciels, progiciels),

des guides ou mthodes de travail en groupe, pour amliorer la communication, la

production, la coordination,

un service de messagerie,

un systme de partage de ressources et de fichiers (Client/Serveur et peer to peer),

un systme de cration/affectation de tches,

des outils de type forum, pages de discussions, "chat" multi-utilisateurs, etc.,

un trombinoscope, ou annuaire des profils des utilisateurs,

des blogs, par projet ou par thmatique,

un systme de vote ou de notation (rating) sur les articles,

un calendrier,

un systme d'archive collective, et de pages personnelles,

un index ou outil listant les tches faites et faire,

des outils complmentaires (AudioConfrence, confrence tlphonique, laboration

partenariale d'arbres heuristiques, etc.),

les wikis,

Les bureaux virtuels

Les rseaux sociaux

Web Conferencing

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2.1.1.

LES OUTILS DEDIES

Comme leur nom l'indique, les outils ddis sont des logiciels conus pour le travail
collaboratif. Gnralement spcialiss sur un domaine fonctionnel spcifique, ces outils
offrent un ventail trs large : collaboration en temps-rel, collaboration asynchrone via des
espaces de travail partags, etc. Lintrt par rapport aux outils prsents prcdemment,
rside principalement dans le fait que si lentreprise na besoin que dune fonctionnalit en
particulier, elle naura que ce quelle demande, ce qui peut reprsenter un avantage
financier non ngligeable en comparaison des tarifs de licence des offres proposant un
package doutils.

Espace de travail collaboratif

Ces outils permettent de crer trs facilement des espaces de travail facilitant le
partage de documents et la gestion de tches pour la ralisation de projets. Ils permettent
galement une gestion avance des membres des diffrents groupes et espaces de travail
collaboratif. Enfin, certains offrent des fonctionnalits de bureau virtuel permettant aux
membres de grer leurs informations personnelles.

Web Conferencing
Les outils de web conferencing ont pour vocation de faciliter l'organisation de
runions virtuelles. Ils reposent sur des technologies de partage d'application, d'instant
messaging, de voix sur IP et de visio confrence.

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Plateforme de communications synchrones
Reposant sur la technologie de prsence, les plateformes de messagerie instantane
offrent la possibilit leurs utilisateurs de communiquer par crit en mode synchrone. Un
certain nombre de ces plateformes offrent d'autres fonctionnalits, notamment de partage
d'application, de tableau blanc...

Plateforme de wikis
Une plateforme de wiki est un outil de publication dynamique permettant tout
individu d'en modifier le contenu (aux droits d'accs prs).

Forums de discussions avancs

Ces outils permettent de grer de multiples forums, privs ou publics, en facilitant les
interactions entre les membres. Ils permettent galement de raliser efficacement des FAQ
collaboratives.

2.1.2.

LES POINTS FORTS QUE PEUVENT PRESENTER LES OUTILS

COLLABORATIFS

La mise disposition d'un outil de messagerie instantane en natif couple un

indicateur de prsence
Prsence d'outils de publication dynamiques tels que blogs et wikis en natif. Au-del
d'une ergonomie et interface utilisateur identique, un blog natif permet de s'assurer d'une
meilleure intgration l'ensemble des lments que comporte un systme collaboratif et
limite les risques d'incompatibilit ou l'apparition de bugs ventuels.

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Interfaage avec les clients de messagerie : permettre aussi bien l'archivage que le scan de
ses e-mails, mais aussi la possibilit de les classer en utilisant un simple gliss-dpos depuis
l'interface de messagerie vers l'espace de travail collaboratif. Les possibilits natives de
lecture et d'criture de fichiers MS Project sont aussi prises en compte

2.2.

IL EXISTE DIFFERENTS TYPES DOFFRE DOUTILS

COLLABORATIFS :

Collaborative workspace
Content Management System (CMS)
Groupware
Les suites de logiciels packags

2.2.1.

COLLABORATIVE WORKSPACE

Il sagit despaces de travail privs permettant une collaboration en ligne entre des
quipes virtuelles. Ils offrent souvent une grande varit d'outils commerciaux de
communication. Ils disposent dune meilleure scurit que les emplacements conus pour
les communauts publiques. La plupart sont orients principalement vers la liaison
asynchrone, mais certains offrent galement la communication en temps rel et la
transmission de messages instantans.
Pour illustrer les offres de Collaborative Workspace nous allons tudier loffre
propose par la socit Facilitate.com qui propose une application web qui est une solution
hberge axe sur le processus de prise de dcision et la gestion de runion virtuelle.

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Les fonctionnalits
Facilitate.com propose les fonctionnalits suivantes :
Blog
Enqute
Espace de runion
Agenda
Dfinition de droit daccs
Affectation de taches

La scurit
Il est possible, via une majoration du cout de base, davoir en option la fonction de
cryptage SSL des donnes. Loffre basique ne comprend que lauthentification des
utilisateurs.

Le cout
Le tarif est variable en fonction du nombre dutilisateurs ainsi que des fonctionnalits
choisies par lentreprise notamment sur les options de renfort de scurit qui reste sont trs
lgres dans loffre de base. Pour une offre relativement complte, il faut compter :
35$ par an pour 10 utilisateurs
44$ par ans pour 20 utilisateurs
Au-del de 20 utilisateurs, les offres se font sur mesure.

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2.2.2.

CONTENT MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

Un CMS, Content Management System (en franais, Systme de gestion de contenu) est
une famille de logiciels destins la conception et la mise jour dynamique de site
internet ou intranet, ou encore d'application multimdia. Ils partagent les fonctionnalits
suivantes :

ils permettent plusieurs individus de travailler sur un mme document ;

ils fournissent une chane de publication (appel workflow) offrant par exemple la
possibilit de mettre en ligne le contenu des documents ;

ils permettent de sparer les oprations de gestion de la forme et du contenu ;

ils permettent de structurer le contenu (utilisation de documents, de blogs, de

forums de discussion, dagenda, etc.) ;

certains CMS incluent la gestion de versions.

Il ne sagit pas dun outil de GED (systmes de gestion lectronique des documents), outil
permettant de raliser la gestion de contenu dans l'entreprise.
Les CMS peuvent avoir plusieurs usages :

Cration de site Web (intranet et internet)

Outil collaboratif de gestion documentaire

Partage de linformation

Les CMS collaboratifs sorientent plus sur les aspects de partage des documents et de
linformation que sur la cration graphique dun site uniquement destin au web.

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Les solutions proposes sont trs htroclites. Sur le plan financier, il existe des solutions
Open Sources ou bien propritaire, le panel de prix des licences est trs large en fonction de
la solution choisie.
Parmi les nombreuses offres que propose le march, jai choisi de vous prsenter celle
de la socit Mambo. Cest une solution simple et fonctionnelle et entirement libre. Bien
que lger, il est possible denrichir Mambo grce de nombreux composants, modules
dautres dveloppeurs. Toutefois pour une entreprise rien nest gratuit, en effet il ne faut
pas oublier que mme si le logiciel est gratuit il require tout de mme soit de prendre une
offre dhbergement sur le net auprs dun fournisseur comme OVH par exemple, soit
lacquisition de matriel physique, savoir un serveur avec certaine spcification technique
comme prsente ci-dessous.

Ses fonctionnalits
compatible PHP 5
URL SEF (Search Engine Friendly) permettant une meilleure indexation par les
moteurs de recherche
De multiples diteurs WYSIWYG - TinyMCE, WYSIWYG Pro, xStandard etc.
Un gestionnaire de mdia pour grer fichiers et Images
fils dactualit RSS
Outil de statistiques
Interface graphique de mise en page
Forum
Blog
gestion des versions et archivage du contenu
systme daide intgr

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Le cout
Cest un logiciel libre, en revanche comme nous avons pu lvoquer prcdemment
dautres couts relatifs la mise en place de cette solution seront prendre en compte.

Requis technique
systmes : UNIX, Microsoft Windows 2000/XP/Vista/Seven
base de donnes : MySQL 3.23.55 ou suprieur
PHP : 4.2.1 ou suprieur
serveur Web : Apache 1.3 ou suprieur
explorateurs : Internet Explorer 5.5 / Mozilla 1.7 / FireFox 1.0 ou suprieur

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2.2.3.

LES GROUPWARES

Le groupware est utilis comme systme de coopration entre les individus et les
quipes. En dautres termes il permet de "travailler ensemble quand on nest pas ensemble".
Ce concept recouvre tout le champ du travail coopratif et de la production collective. Dans
ce cadre, la notion de communication (transmission de messages) sefface au profit de celle
de coopration (mise disposition dun espace de travail collectif).
Dans cette catgorie doutil, la socit Acollab propose une application Full Web qui
propose un large panel doutils collaboratifs. Elle met la disposition des entreprises la
possibilit de crer de nouveaux espaces collaboratifs en fonction de ses besoins.
Chaque espace aura son propre espace de communication (Blog), son espace de
publication collaborative (Wiki), sa gestion de fichiers, son agenda et sa gestion de projets.
Lutilisateur pourra dfinir les droits daccs pour chaque espace et pour chacun des
modules dun espace.
Les fonctionnalits
Cration despace collaboratif
Application full web en Java avec les Frameworks JSF, Richfaces, Spring, Lucene
(Moteur de recherche), MySQL, Tomcat.
Blog
Agenda
Wiki
Versionning et gestion des publications
Affectation de taches
Indexation des informations pour le moteur de recherche
Annuaire utilisateurs
Possibilit davoir une installation en local avec surcout financier

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Scurit
Protocole de scurit SSL
Dfinition de droit daccs

Prrequis techniques
Pour une offre classique hberge, seule la mise jour du navigateur internet entre
dans les paramtres techniques.
En revanche pour une socit souhaitant avoir une installation locale de la solution, les
prrequis techniques sont :
Systme dexploitation : Linux, Unix ou Windows
Serveur dapplication : Tomcat version 6 +
Base de donnes : MySQL version 5 +
Java disponible sur votre serveur

Le cout
20 Utilisateurs = 1000 HT/an
50 Utilisateurs = 2000 HT/an
100 Utilisateurs = 3000 HT/an
+ de 100 utilisateurs ou sur mesure = sur devis

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2.2.4.

LES SUITES DE LOGICIELS PACKAGES OU CRM

Il existe galement sur le march des produits proposant une suite de logiciel packag
qui tente de rpondre au maximum de besoin tout en passant par une seule et mme
interface. Cette interface se traduit gnralement par un portail web. Les suites de logiciels
sont en rgle gnrale des logiciels propritaires.
La solution Microsoft SharePoint est la plus utilise actuellement au sein des entreprises
dans cette catgorie doutils collaboratifs. Cest un outil trs complet qui regroupe beaucoup
(voir lensemble) des fonctionnalits des diffrentes solutions prsentes prcdemment.
De plus tant un produit propritaire Microsoft, SharePoint offre lavantage de sintgrer
parfaitement au sein lenvironnement Windows, qui est lOS de rfrence pour beaucoup
dentreprise, en effet les interconnexions avec la suite Microsoft Office offre lutilisateur
une bonne adaptation loutil et son usage sen trouve simplifi.
Toutefois cette solution requiert un investissement plus lev que la majeure partie des
outils prsent prcdemment ainsi quune infrastructure adapte.
Les fonctionnalits
Comme voqu prcdemment SharePoint contient la quasi-totalit des fonctionnalits
prsente dans les autres produits, cependant cet outil apporte dautres fonctionnalits
supplmentaires, Microsoft divise les fonctionnalits en 7 catgories :
Site : Fonction de CMS
Rseau social dentreprise
Applications spcifiques mtier
Gestion de contenu (Versionning, dition on-line, etc..)
Gestion de la prise de dcision : par exemple la fonctionnalit de flux de
validation documentaire (les Workflows)
La recherche : indexation du contenu

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Les prrequis techniques
Serveur web (IIS)
Un serveur dapplication
Microsoft .NET Framework version 3.5 SP1
SQL Server 2008 Express with SP1
Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 (x64)
Microsoft Filter Pack 2.0
Microsoft Chart Controls pour Microsoft .NET Framework 3.5
Windows PowerShell 2.0
SQL Server 2008 Native Client
Microsoft SQL Server 2008 Analysis Services ADOMD.NET
.NET Framework 3.5 SP1
Windows Identity Foundation (WIF)

Le cout
Le cout de cette solution peut savrer trs lever, pour une licence SharePoint 2010
entreprise, le cout de licence slve environ 45 par utilisateur auquel il faut ajouter le
cout dinstallation de la solution plus le cout de licence par serveur.
Il existe galement une version standard qui reste trs riche en fonctionnalit qui elle ne
contient pas de cout de licence par utilisateur, mais une licence par serveur.

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3. LA VALEUR AJOUTEE DES OUTILS COLLABORATIFS POUR LES

DIFFERENTS ACTEURS DE LENVIRONNEMENT DE LENTREPRISE
3.1.

LENTREPRISE 2.0

Larrive des outils collaboratifs au sein des systmes dinformation des entreprises a
profondment rvolutionn le mode de fonctionnement de ces dernires. En effet les
entreprises ayant adopt ce type doutil sont aujourdhui passes un fonctionnement 2.0.
En effet les outils du web 2.0 (comme prsent sur le schma ci-dessous) sintgrent
dsormais aux systmes dinformation des entreprises daujourdhui.

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3.2.

LA GESTION DE LINFORMATION

Les frontires de lentreprise deviennent de plus en plus floues, mouvantes et

constituent un environnement largi. Leur volution a eu des consquences sur
lorganisation de travail traditionnelle des organisations, centralise et organise
hirarchiquement. On a ainsi vu apparatre une organisation base sur des projets
regroupant des comptences, des mtiers auparavant spars. Ce nouveau type
dorganisation en a rduit les lourdeurs et a permis dans le mme temps une circulation de
linformation plus directe (transversalit et rduction des circuits). Le travail en gestion de
projet et le travail collaboratif en sont les exemples.
Le travail collaboratif ou la collaboration (ou encore pratique collaborative) dsigne une
modalit daction qui dpasse laction individuelle en sinscrivant explicitement dans une
dynamique daction collective. Quant lingnierie de la collaboration, elle contribue la
mise en place de ces systmes dinformation spcifiques. La suite de la dfinition donne
par Imed Boughzala (auteur de Ingnierie de la collaboration 2007,Herms Science) est
particulirement intressante : Lingnierie de la collaboration sintresse, en plus de la
modlisation des processus collaboratifs pour limplantation des pratiques collaboratives
dans les organisations, la conception des solutions technologiques de soutien que nous
choisissons dappeler les technologies de la connaissance et de la collaboration (TCC sous
ensemble des TIC). Cette ingnierie sintresse aussi ltude de lusage organisationnel et
la gestion des connaissances collaboratives. Les outils collaboratifs sont donc dnomms
des technologies de la connaissance et de la collaboration dans la discipline de lingnierie
de la collaboration. Les pratiques collaboratives, de modlisation et doutillage, peuvent tre
synthtises grce la typologie suivante :
quipes projet,
rseaux sociaux ou communauts,
relations inter organisationnelles.

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Laxe central du travail collaboratif semble tre les processus et leur modlisation. Ce
sont les concepts que mobilise lingnierie de la collaboration. Cest aussi la thorie dautres
spcialistes, tel que Jean-Pierre Cahier (auteur du livre les objets de linformatique ), pour
qui lorganisation du travail collaboratif signifie modliser les processus, les rles et les
responsabilits (il prend lexemple dun portail internet) mais galement modliser les
processus et les activits, au-del des documents, dans les univers mtier des membres du
groupe. Enfin, le travail en mode projet peut galement dpasser les simples frontires de
lentreprise. Il participe alors la rponse aux nouveaux besoins de lentreprise tendue.

3.2.1.

MANAGEMENT DE LINFORMATION, KNOWLEDGE MANAGEMENT,

CAPITALISATION DES CONNAISSANCES

Plus gnralement encore, ce nouvel tat dentreprise tendue ne bouleverse pas que
les dimensions organisationnelles du travail. Les dimensions techniques et les enjeux
individuels et collectifs des individus sen trouvent galement impacts. Chaque dimension
influence lautre (on parle de frontires permables) ce qui rend complexe notamment les
questions dinformation dans les organisations.
Cest pourquoi on parle dsormais dinformation stratgique dans lentreprise.
Linformation est considre comme un potentiel valeur stratgique et lun des avantages
concurrentiels de lentreprise rside dans la faon dont elle gre linformation de son
environnement et linformation interne. Selon Brigitte Guyot (maitre de confrence en
Sciences de l'information et de la communication), on parle de management stratgique
de linformation et dinformation stratgique pour signaler quune information acquise au
bon moment fera la diffrence dans son positionnement, ou de capital de connaissances,
pour souligner limportance dune exploitation des savoir-faire acquis par la pratique.
Linformation stratgique a mme t un lment capital dans les rflexions sur la
dcision stratgique pour signifier limportance du processus de transformation de
donnes htrognes en informations par une analyse, opration centrale prludant la
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dcision. Ainsi, de nombreux modles dorganisation utilisent ces thories pour utiliser
linformation comme lment stratgique de management et de dcision.
Dune manire gnrale, le management stratgique de linformation mais galement la
gestion des connaissances ont fortement mobilis les recherches et les crits en sciences de
gestion, en management mais aussi en informatique. Les sciences de linformation ont
toutefois continu sintresser ces questions mme sil existe aujourdhui une forte
prdominance des autres disciplines pour tudier cette problmatique. Ainsi dcrire le
knowledge management (KM) est impossible sans aborder les notions de stratgie et de
performance. En effet, le knowledge management est la mise en uvre dune stratgie pour
augmenter la performance et plus particulirement celle des entreprises. Le KM oppose
information et connaissance. Concernant les outils du KM, ils ne sont bien videmment pas
une fin en soi, mais ils sont lun des moyens doutiller les objectifs oprationnels du KM pour
rpondre la stratgie.
Sur le champ du knowledge management, les sciences de linformation tendent
montrer que la capitalisation des connaissances nest pas tant une stratgie que le panel de
dispositifs incluant notamment le travail collaboratif.
Le management de linformation, cest donc :
une problmatique de mmoire : accumuler et archiver ;
une problmatique de capitalisation : expliciter, construire du sens,
contextualiser (valeur ajoute produite par construction ou par ragencement
dinformations existantes) ;
une problmatique dexploitation (rechercher, rendre accessible) ;
une problmatique dorganisation du travail et des processus ;
une problmatique de communication des flux : faire circuler, irriguer
(information courante) ;
une problmatique rseau : mettre en relation, rassembler, unifier.

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La documentation serait ainsi un dispositif li aux problmatiques dexploitation, de flux,

de mmoire alors que le KM serait un dispositif li aux problmatiques de capitalisation et
de rseau, les unes pouvant bien videmment se combiner les uns aux autres, ce qui
explique en partie la confusion quil rgne quant linformation en entreprise.
Intressons-nous enfin aux objectifs stratgiques de la gestion des connaissances selon
Jean-Louis Ermine (Docteur en Mathmatiques Fondamentales). La gestion de la
connaissance, positionne ici en tant qulment de management stratgique, rpond des
objectifs qui sont les suivants :
savoir ce que lon sait donc capitaliser et non pas stocker uniquement ;
partager les connaissances par une fertilisation croise entre les diffrents
acteurs de la connaissance ;
crer des connaissances.
Concrtement, chaque organisation donne un poids diffrent ces objectifs suivant
lobjectif final atteindre.

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Linformation doit circuler, tre capitalise et elle reprsente la base de connaissance de
lentreprise comme prsente dans le schma ci-dessous.
La circulation des connaissances

Source
dinformation

Abondement

Abondement

Publication

Source
dinformation
Abondement

Source
dinformation

Source
dinformation

Coopration
Collaboration

Abondement

Publication

Publication

Abondement

Source
dinformation

Source
dinformation

Abondement

Abondement

Abondement

La communaut
obtient des droits
daccs aux sources
dinformations

La communaut enrichit
linformation

Cration
Commentaire
Rsum/synthse
Reformulation
Structuration
Mtadonnes

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La communaut
confre des droits
daccs aux sources
dinformations

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4. LES FREINS QUE LES ENTREPRISES PEUVENT AVOIR FACE A

LUTILISATION DOUTILS COLLABORATIFS
4.1.

LES ASPECTS A PRENDRE EN COMPTE LORS DE LA MISE EN

PLACE DE NOUVEAUX OUTILS COLLABORATIFS

Plusieurs paramtres entrent en compte lors de la mise en place de nouveaux outils
(quels quils soient) au sein de lentreprise. En effet mme si le cout dachat et de mise en
place de ces solutions peuvent tre le premier frein pour les entreprises dautre aspect ne
doivent pas tre nglig car cest cet ensemble de paramtres combins qui permettront
lentreprise de rendre utile et performant lutilisation doutils collaboratifs au sein de leur
systme dinformation.

4.1.1.

LINVESTISSEMENT DE MISE EN PLACE

Linvestissement financier quimplique la mise en place de nouveaux outils collaboratifs

est donc bien souvent le premier frein rencontr par lentreprise. En effet il peut tre trs
lev comme nous lavons vu lors de la prsentation des diffrentes solutions techniques
proposes par les diteurs. Pour les entreprises qui ne peuvent se permettre un tel budget,
lexistence de certains outils open source permet une mise en place moindre cout, peut
tre une solution. En revanche il ny a pas de support technique sur ce type doutils et
lutilisation peut en effet savrer quelque peu complexe, cette solution nest donc pas
accessible tous.
Au-del du cout logiciel, il peut galement y avoir un cout matriel et de mise en place
de la solution. Il est difficile de donner un ordre dide du cout que peut reprsenter ce
paramtre tant il peut varier en fonction de la taille de lentreprise ainsi que de la solution
choisi.

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4.1.2. LA MAINTENANCE TECHNIQUE ET LA MAINTENANCE DU

CONTENU
La maintenance technique peut tre plus ou moins complexe en fonction des solutions
choisies, elle prend en compte deux paramtres, la maintenance technique des machines
physiques ainsi que le support apport aux utilisateurs. En fonction des choix stratgiques de
lentreprise ou bien de sa taille, elle peut tre effectue par des personnes internes
lentreprise si elle dispose, dans son capital humain, demploy comptent dans ce domaine,
ou bien dune assistance externe lentreprise.
La maintenance du contenu , tout comme il tait important de grer larchivage des
documents papier, il est important de prendre en compte la gestion de larchivage et du
nettoyage des documents numrique. En effet la gestion des archivages de documents
papier tait une obligation (surtout en termes despace) qui avait au sein des entreprises des
rgles bien tablies. La gnralisation de la documentation numrique a quelque peu
occult ce paramtre d lvolution considrable des espaces mmoire disponible. Le
risque de cet effet de bord est davoir une quantit trop importante dinformation obsolte
voir errone. Dans le cas o ce paramtre ne serait pas pris en compte dans les premiers
temps dexploitation de ces outils il devient beaucoup plus compliqu de faire le tri par la
suite.
Cest pourquoi la mise en place de bonne pratique au sein de lentreprise concernant le
stockage documentaire savre tre un paramtre important sur le plan de la scurit de
linformation ainsi que sur sa vracit.

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4.1.3.

LA FORMATION

La formation du personnel ces nouveaux outils savre trs importante. En effet, bien
souvent les outils collaboratifs viennent remplacer un systme dj bien en place. Prenons
un exemple concret, une plateforme collaborative est installe et lchange documentaire
devra dsormais se faire via cette plateforme. Les employs habitus transmettre leurs
comptes rendus ou autres documents par le biais de-mail. Les boites mails tant bien sr
toujours en place au sein de lentreprise, elle cohabite au sein du systme dinformation
avec cette nouvelle plateforme. Et bien si lemploy nest pas inform et form lutilisation
de ce nouvel outil il continuera utiliser le moyen quil connait et pour lequel il na pas
deffort dapprentissage ou de modification de ces habitudes faire. Ce qui rendra inutile
linvestissement dans ce nouvel outil. Les consquences peuvent tre multiples, tout dabord
la perte financire de la mise en place de la plateforme. Deuximement, ce type de
modification au sein dun systme dinformation est souvent accompagn de choix
stratgiques qui ne pourront tre appliqus comme lon a pu le voir prcdemment.
La formation est donc un aspect primordial que les entreprises doivent bien prendre en
compte lors de la mise en place de tel outil. Elle peut se traduire par la mise en place de
formation classique, mais galement dE-learning, de diffusion de guide dutilisation, etc
Cet aspect reprsente galement un cout qui peut tre relativement important.
Tous ces paramtres doivent donc tre tudis avec attention lors de lvolution de ce
type de projet, car, chacun de ces paramtres reprsente un cout financier et humain, qui
nest pas seulement la mise en place, mais aussi durant lintgralit de la dure de vie de
loutil au sein du systme dinformation de lentreprise. La ngligence dun de ces points
pourra mettre en pril son bon aboutissement.

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4.2.

LES METHODES ACTUELLES ONT-ELLES BESOIN DETRE

REMPLACEES (NOTAMMENT EN FONCTION DE LA TAILLE DE
LENTREPRISE)

La question se poser lors de la mise en place doutils de ce type est :

La mthode que jutilise actuellement dans mon entreprise pour la gestion de cette
tche est-elle satisfaisante, sur le plan technique ? Sur le plan stratgique ? Et surtout, est-ce
quune nouvelle mthode, comme lutilisation dun nouvel outil informatique, amliorera la
gestion de cette tache ?
On est bien souvent tent de se dire, jai toujours fait ainsi, a fonctionne, donc je ne vois
pas pourquoi changer ! Et bien ce nest pas suffisant, tout comme lentreprise va demander
son salari de se remettre en question sur son travail, il est vital que lentreprise en fasse
de mme. Mme sil nest pas toujours facile de changer de mthode de travail mais
lentreprise avoir une vue globale lors de la rflexion sur sa stratgie de gestion de la
collaboration. Que ce soit pour une stratgie de changement ou pour une stratgie de
non-changement il doit y avoir une justification pertinente et en phase avec le plan
daction de la socit.
Il est bien vident quen fonction de la taille ou de lactivit de la socit, les choix
peuvent tre diffrents, par exemple une entreprise qui na pas de collaborateur ou de
clients distance aura moins besoin de ce type doutils quune entreprise travaillant sur les
cinq continents. En revanche il est aussi important de prendre en compte lavance
technologique qui reprsente un enjeu concurrentiel majeur. Une entreprise qui refuse
dvoluer vers ce type doutils par simple peur du changement risque de prendre un retard
considrable face la concurrence par exemple pour la simplification de certains changes
commerciaux.

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4.3.

QUELLE SOLUTION POUR QUEL TYPE DENTREPRISE.

L encore il est difficile de rpondre cette question tant loffre est large lgal de la
diversit des entreprises. Daprs lanalyse technique et financire que jai effectue sur
diffrents produits proposs par les diteurs, il est impossible davoir une vue gnrique qui
permettrait de dterminer par la taille dune entreprise ou par son activit quel logiciel lui
conviendrait. Je me suis aperu quaucune solution ce jour ntait rellement cible pour
rpondre au besoin de telle ou telle entreprise.
On peut en revanche en dduire ceci :
Pour une grosse entreprise tel que Total par exemple, les 25000 utilisateurs que nous
devons assister ont des besoins trs larges et trs divers, cest pourquoi une solution de
suite de logiciel packag tel que Microsoft SharePoint est tout fait adapte, car elle rpond
dj beaucoup de besoins, cela sajoutent dautres outils collaboratifs supplmentaires
qui eux, vont rpondre des besoins plus spcifiques de seulement quelques utilisateurs.
A contrario pour une petite ou moyenne entreprise les outils collaboratifs peuvent tre
choisis la carte , chaque outil rpondant un besoin spcifique lentreprise. De plus le
choix de ces outils pourra tre adapt aux ressources (technique et humaine) dont dispose
lentreprise.

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CONCLUSION
Dans le modle conomique actuel, les entreprises sont dans un contexte mondial, il est
important de pouvoir communiquer partout avec tout le monde. Nous sommes galement
dans l're du numrique, aujourd'hui beaucoup d'change se font en numrique (message,
change de documents, accords commerciaux, visio-confrence, etc...). Et cela s'ajoute un
autre phnomne de notre socit le "tout, tout de suite", en effet les tches qui incombe
aux diffrents acteurs d'un change (qu'il soit commercial, ou collaboratif) doit tre ralis
de faon rapide et efficace.
Lorsque l'on met en relation ces diffrents lments avec les avantages que l'on peut
tirer de l'utilisation d'outils collaboratifs, l'on se rend compte que ces derniers sont en
parfaite adquation avec les besoins qu'ont aujourd'hui les entreprises.
Les outils collaboratifs sont aujourd'hui bien implants au sein des systmes
d'informations des grosses socits. Et il y a tout lieu de penser que les petites et moyennes
entreprises utiliseront de plus en plus ces outils. tant donn que mme ce type de socit
se situe aujourd'hui dans un contexte mondial. Par exemple dans le secteur du textile, mme
les plus petites entreprises doivent avoir des contacts avec des partenaires situs l'autre
bout du monde, ceci tant d la dlocalisation d'une grande partie de leurs productions. Il
est tout fait logique que tous ces outils (comme la Visio confrence ou les plateformes de
partage documentaires) soient un atout ainsi quune source d'conomie assez consquente
qui facilite leurs changes avec leurs interlocuteurs rpartis dans le monde.
Il se trouve galement que ce sont de trs bons outils pour capitaliser les connaissances.
En effet, les outils collaboratifs permettent de conserver et de retrouver plus facilement une
information, un document par exemple. Et quand bien mme trop d'informations

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conserves n'est pas bon, les outils d'aujourd'hui sont tout de mme trs performants
lorsqu'ils sont bien administrs.
mon sens les outils collaboratifs ont tous lieu de prendre de plus en plus d'importance
au sein des systmes d'informations.
On peut toutefois se poser une question face la quantit et la diversit des offres
proposer, en effet il est relativement difficile de prendre ses repres au milieu de toutes les
offres que propose les diteurs, de plus avec les solutions open sources nous assistons la
cration d'une quantit trs importante de nouveaux produits qui se rvlent, soit peux
efficace et trouvant trs vite leurs limites, soit relativement complexe dans leurs utilisations.
C'est ce qui je pense pourrais reprsenter un frein au dveloppement gnralis des outils
collaboratif au sein des systmes d'informations.
En ce qui concerne le march de lemploi, lapparition de ces outils a cr de nouveaux
types de poste associs des comptences trs rechercher aujourdhui sur le march de
lemploi, en effet beaucoup dentreprises recherche des postes adresses des personnes
spcialises dans la manipulation dun outil en particulier par exemple des postes intitules
architecte Microsoft Sharepoint ou encore responsable des outils collaboratifs
associs .

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SOURCES
www.inrets.fr
www.monster.fr
www.anpe.fr
Ingnierie de la collaboration, Thorie, technologies et pratiques, de Boughzala Imhed
Herms Science Publications, 2007
Dynamiques informationnelles dans les organisations, de Guyot Brigitte, Herms
Sciences Publications, 2006
www.wikipedia.fr
Etude de limpact conomique de SharePoint 2010 ; cabinet Forrester Consulting.
www.mamboserver.com
www.facilitate.com
www. acollab.fr
www.microsoft.fr

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