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INTERNO
(Ministerio del Ambiente)
MINAM
CONTENIDO
I.
PRESENTACION.......................................................................1
1.1.1
1.1.1
1.3.1
COMPONENTE SEGUIMIENTO.....................................................18
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.......................................21
2.1
2.2
2.2.1
Personal de la institucin...........................................................23
2.2.2
3.1.1
3.2.2
ANEXOS................................................................................................. 34
Probabilidad............................................................................................... 36
Valor.......................................................................................................... 36
Para la estructura del Sistema de Control Interno del MINAM lo primero que se ha
tomado en cuenta que ste debe adecuarse a las caractersticas y necesidades que
tengan las entidades pblicas. Sin embargo, es importante contar con ciertos
parmetros que faciliten a las entidades poder hacer un seguimiento y evaluacin del
Control Interno y poder informar acerca de los resultados en un lenguaje comn. De
all la importancia de contar con factores clave en torno a los cuales poder evaluar.
Estos factores son los componentes del Sistema de Control Interno, que tienen a su
vez ciertos principios asociados.
La Estructura de Control Interno en el MINAM, propone la organizacin sistmica
bsica para el formal y estandarizado establecimiento e implantacin del control
interno en ellas, adaptndose a las necesidades especficas de cada sector, a sus
objetivos, tamao, procesos y servicios que suministran.
Siendo el propsito esencial del Sistema de Control Interno orientar a los sectores
que se integren al desarrollo conjunto de actividades que forman parte de la misin del
MINAM, de manera que forme parte de los procesos regulares de trabajo y, al mismo
tiempo, se identifique como un proceso continuo y singular, constituyndose en un
sistema. que busca el cumplimiento de sus objetivos y la contribucin de stos a los
1.1
El control a nivel Estratgico, es diseado para valorar los cambios y los riesgos del
entorno y alinear a la entidad con las estrategias adecuadas. Corresponde a la
planeacin, establecimiento de la misin, visin y objetivos del Ministerio del Ambiente.
El control a nivel Estratgico es el primer nivel orgnico de la estructura de control
interno del MINAM, cuyos componentes de control interrelacionados se orientan y
contribuyen al cumplimiento de los objetivos de carcter estratgico y organizacional
de los sectores del mismo.
El Nivel de Control Interno Estratgico tiene como finalidad la generacin y
consolidacin de una cultura organizacional basada en el control a los procesos de
direccin estratgica, administrativa y operativa de los sectores del MINAM.
En tal sentido, el Nivel de Control Estratgico administra dos componentes de control:
(1) Ambiente de Control y (2) Evaluacin de Riesgos, orientados a proveer estndares
que autocontrolan los distintos sectores respecto a su entorno estratgico y a la
gestin de riesgos de la organizacin; permitiendo el diseo de los lineamientos
institucionales que contribuyan a crear un ambiente favorable al control, as como
administrando el riesgo del no cumplimiento de sus objetivos y fines misionales.
Los componentes y factores de este Nivel intervienen en todos los sectores del
MINAM y los preparan para una gestin eficiente, eficaz, efectiva y transparente en la
prestacin de los servicios y/o produccin de los bienes que le son inherentes.
1.1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control comprende los principios de integridad y valores ticos que deben regir en el Ministerio del Ambiente, as como los parmetros que permitan las
tareas de supervisin, la estructura organizativa alineada a objetivos, el proceso para
atraer, desarrollar y retener a personal competente y el rigor en torno a las medidas de
desempeo, incentivos y recompensas.
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar
del Ministerio del Ambiente desde la perspectiva del control interno y que son
determinantes del grado en que, los principios de este ltimo, imperan sobre las
conductas y los procedimientos organizacionales.
Se vincula estrechamente a la actitud asumida por la direccin, gerencia y,
extensivamente, por el personal del sector, con relacin a la importancia del control
interno y su incidencia sobre las actividades y resultados institucionales.
Fija el tono de la organizacin, generando mstica y disciplina mediante la influencia
que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto, constituyendo un
andamiaje para el desarrollo del conjunto de las funciones y acciones institucionales.
Los principales factores de control que forman parte de este componente son:
1.1 Filosofa de la Direccin
1.2 Integridad y Valores ticos
1.3 Administracin Estratgica
1.4 Estructura Organizacional
1.5 Administracin de Recursos Humanos
Administracin Estratgica
Estructura Organizacional
En tal sentido, el anlisis y valoracin de los riesgos debern considerar los siguientes
aspectos:
1.2
El control a nivel Directivo, direcciona la valoracin del control interno a travs del
Ministerio del Ambiente. Corresponde a la programacin, presupuesto y a la
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supervisin realizada por los lderes de la organizacin sobre los procesos que son de
su competencia.
Es el segundo Nivel de la organizacin de la estructura de control interno del Ministerio
del Ambiente. Administra los componentes de control (3) Actividades de Control y (4)
Sistemas de Informacin y Comunicacin, orientndose a asegurar el control a la
adecuada ejecucin de los procesos, actividades y operaciones de la empresa, as
como la consecucin de los objetivos, resultados y productos previstos para el
cumplimiento de su misin.
Este nivel permite al MINAM contar con elementos de control necesarios para
autocontrolar el desarrollo de las operaciones.
Teniendo un ambiente organizacional favorable al control, el establecimiento de una
orientacin estratgica para su accionar y los mecanismos bsicos de proteccin de
sus recursos; mediante los componentes de control que conforman el Nivel de la
organizacin del Ministerio del Ambiente se podr definir, disear y correlacionar las
acciones, funciones y flujos de informacin y comunicacin.
1.1.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control del Ministerio del Ambiente se refieren a aquellas polticas y
procedimientos establecidos para disminuir los riesgos que pueden afectar el logro de
objetivos de la entidad. Para ser efectivas deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un periodo determinado y tener
un costo adecuado, que sea razonable y relacionado directamente con los objetivos
del control.
El MINAM es consiente que se debe buscar un balance adecuado entre la prevencin
y la deteccin en las actividades de control. Las acciones correctivas son un
complemento necesario para las actividades de control.
Las actividades de control comprenden los principios de desarrollo de actividades de
control para mitigar los riesgos, control sobre la tecnologa de la informacin y comunicacin y el establecimiento de polticas para las actividades de control.
Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organizacin, en
todos los niveles y en todas sus funciones. Conociendo los riesgos, se disponen los
controles destinados a evitarlos o minimizarlos, pudiendo tener stos distinta finalidad
o carcter segn el objetivo que se persiga. Dichos controles pueden ser: preventivos
o correctivos; administrativos; manuales o automatizados; generales o especficos; de
deteccin o procesamiento; normativos u operativos; de legalidad o de oportunidad,
entre otros criterios.
Para ser efectivas las actividades de control necesitan ser apropiadas y razonables;
ser entendibles y accesibles; funcionar consistentemente de acuerdo a sus objetivos
preestablecidos; y tener un costo adecuado que no debe exceder los beneficios de su
implantacin.
Los factores de control que forman parte del presente componente son:
3.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin
3.2 Segregacin de Funciones
3.3 Evaluacin Costo-Beneficio
3.4 Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos
3.5 Verificaciones y Conciliaciones
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1.3
El control a nivel Operativo, es diseado para valorar los riesgos de que los procesos
no logren los objetivos. Corresponde a las actividades y tareas que se realizan para la
operacin de la entidad.
El Nivel de Control de operativo es el tercer y ltimo nivel de la estructura de control
interno del Ministerio del Ambiente. Administra el componente (5) Seguimiento y tiene
por finalidad evaluar en forma permanente la efectividad del control interno del
MINAM, desarrollando mecanismos de medicin, supervisin y verificacin, necesarios
para determinar su eficacia y permitir la retroalimentacin del sistema, con el propsito
de contribuir al cumplimiento de los objetivos, polticas y normativa aplicable a la
organizacin.
1.3.1 COMPONENTE SEGUIMIENTO
Las actividades de supervisin del Control Interno en el MINAM se refieren al conjunto
de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de
supervisin (o seguimientos) de la entidad con fines de mejora y evaluacin.
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El sistema de Control Interno debe ser objeto de supervisin para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentacin. Las
evaluaciones continuas, evaluaciones independientes o una combinacin de ambas
son usadas para determinar si cada uno de los componentes y sus principios est
funcionando.
El seguimiento del control interno tiene por objeto asegurar que los controles funcionen
segn las necesidades o expectativas previstas por el MINAM y puedan ser
actualizados o modificados apropiadamente de acuerdo a los cambios que operen en
la misma. El seguimiento valora tambin si, en cumplimiento de la misin de la
organizacin, se alcanzan los objetivos del control interno.
El seguimiento del control interno como tal, se distingue de la revisin de las
operaciones de la empresa, representando esta ltima ms bien una actividad de
control interno
Los resultados de la evaluacin a la efectividad del control interno se orientan a
promover acciones de mejoramiento continuo de la organizacin, as como las
acciones correctivas y la implementacin de las recomendaciones que se derivan de
las acciones de control que realizan los rganos de control competentes internos o
externos.
El nivel se conforma por los factores de control siguientes:
5.1.1 Prevencin y Monitoreo
5.1.2 Monitoreo oportuno del Control Interno
5.2.1 Reporte de Deficiencias
5.2.2 Implantacin y Seguimiento de Medidas Correctivas
5.3.1 Autoevaluacin
5.3.2 Evaluaciones independientes
1.3.1.1 Prevencin y Monitoreo
El Sistema de Control Interno requiere supervisin, es decir, un proceso que
comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del
tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada,
evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades
normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el
personal en la realizacin de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y
de la eficacia de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas
en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que la Alta
Direccin del IIAP y la Direccin General de Administracin debern ser informadas
por el Comit de Control Interno, de los aspectos significativos observados.
Se deber observar y monitorear de manera continua el funcionamiento de los
diversos controles durante la ejecucin de los procesos y operaciones, con el fin de
determinar su vigencia y calidad, as como para acometer las modificaciones que sean
pertinentes para mantener su efectividad.
Las actividades de monitoreo continuo cubren los componentes y factores de control
interno, procurando reducir los riesgos y evitar efectos antiticos, antieconmicos,
ineficientes e ineficaces.
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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
19
2.1
20
2.2
Para fines del presente documento, la funcin comprende a todos los directivos y
ejecutivos de la organizacin, incluyendo al Director o quien haga sus veces, los
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ETAPAS
Y ACTIVIDADES
PARA LA FORMALIZACION
IMPLANTACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
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3.1
Esta primera etapa refiere los pasos y medidas, previas al diseo e implementacin,
que son consideradas necesarias e importantes para el apropiado y ordenado inicio
del proceso de implantacin de la estructura de control interno.
Comprende las actividades siguientes:
3.1.1
La implantacin del control interno en las instituciones del Estado, exige en primer
lugar que su Titular u rgano de direccin as como los dems rganos , en su calidad
de responsables por el diseo, desarrollo y funcionamiento del sistema de control
interno, manifiesten y hagan explcito su compromiso consiente de asumir
directamente la conduccin superior del proceso de implantacin.
El citado compromiso se evidencia mediante la suscripcin del correspondiente
documento denominado Acta de Compromiso; as como con la emisin del Acuerdo o
Resolucin respectiva por el Titular u rgano de direccin de la institucin, a travs de
la cual formalmente se apruebe el inicio del proceso de implantacin de la estructura
de control interno en armona con lo establecido por la Ley N 28716, las normas
emitidas por la Contralora General de la Repblica y el presente Cdigo Marco de
Control Interno de las Instituciones del Estado.
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27
y debe contener
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3.2
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administrativas
IV.
Reglamento y Manual de Organizacin y Funciones
V.
Manual de Procedimientos
VI.
Manual de Descripcin de Puestos
VII.
Mapas de riesgos
VIII.
Recomendaciones internas o externas sobre controles internos.
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31
Para evaluar el nivel de madurez del Sistema de Control Interno, es necesario tener
claros algunos conceptos que forman parte de dicho proceso. Para la presente
estructura se consideran:
a. Los parmetros que se tomarn en cuenta para la evaluacin de cada uno de los
componentes y principios
b. La bsqueda de evidencia sustentadora de la evaluacin
c. El anlisis de la informacin encontrada
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ANEXOS
33
ANEXO N 1
Ilustracin :
Grados de madurez del Sistema de Control Interno
Fuente: Elaboracin propia
A continuacin, se presenta la definicin de cada uno de los niveles de la escala de
madurez:
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ANEXO N 2
MATRIZ DE CALIFICACIN, EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS
Probabilidad
Alta
Valor
3
Media
Baja
Impacto
Valor
15
30
60
Zona de riesgo
moderado
Zona de riesgo
importante
Zona de riesgo
inaceptable
Evitar el riesgo
10
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
20
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
40
Zona de riesgo
tolerable
Zona de riesgo
moderado
Zona de riesgo
importante
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
5
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
10
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
20
Zona de riesgo
aceptable
Zona de riesgo
tolerable
Zona de riesgo
moderado
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
Moderado
10
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
Catastrfica
20
Leve
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36