PROGRAMA: IX PADE EN OPERACIONES Y LOGISTICA

PERIODO ACADEMICO

II CICLO

ASIGNATURA

GESTION DE ALMACENES Y TERMINALES

PROFESOR

FREDY ALVARADO

TITULO DEL TRABAJO

2DA PARTE DEL TRABAJO FINAL:

CASO EN EMPRESA HERBALIFE PER

ALUMNOS

:
CLOTILDE OJEA
DIANA RODRIGUEZ
LIZ UGARTE
JORGE VARGAS
MICHAEL FUENTES

FECHA

04 ABRIL 2012

RESUMEN EJECUTIVO

Herbalife Per es una empresa joven en el mercado peruano que inici sus
operaciones en diciembre del 2006 y a fecha tiene 5 aos desarrollando su
estrategia de venta directa en nuestro pas. Inicialmente estableci su
estructura operacional de acuerdo a un nivel de ventas de 2 millones de
dlares al mes, sin embargo desde el 2011 hasta la fecha sus ventas se han
duplicado e incluso en los meses pico han llegado a los 5 millones de dlares al
mes, por lo cual se ha visto en la necesidad de replantear su estructura
operacional, en primera instancia vio como solucin inmediata incrementar su
planilla en las reas de operaciones: Logstica y Servicio al Distribuidor. Sin
embargo, esta solucin solo le ha permitido a la empresa cumplir con la
atencin de la demanda, ya que los distribuidores se quejan por el nivel de
servicio y por las colas excesivas que deben realizar para el recojo de sus
pedidos.
Frente a esta situacin, la Gerencia General le ha solicitado a la Gerencia de
Logstica el desarrollo de una propuesta de mejora de los procesos del rea,
con la finalidad de incrementar la productividad de la cantidad de ordenes
producidas empleando los mismos recursos, ya que a nivel regional el ratio de
produccin de 150 rdenes por hora que maneja nuestro pas es uno de los
menores de la regin en comparacin a los dems pases que manejan el
mismo nivel de ventas y tienen un ratio de 600 rdenes por hora.
Asimismo estas mejoras se hacen inminentes debido al incremento de las
ventas en el 25% respecto al 2011 y al incremento de la cantidad de rdenes
en el 45%, ya que a diferencia de los dos ltimos aos, al implementarse la
campaa del consumo diario de los productos, las rdenes se redujeron de 10
a 5 items, porque los distribuidores ya no compran para almacenar stocks y
lograr sus calificaciones y pago de regalas y comisiones sino que compran de
acuerdo a los pedidos que colocan en el mercado, lo cual es un indicador de
que los productos estn llegando a los consumidores finales y por ende
respaldan el incremento de la venta.
Por lo tanto, frente a esta situacin el rea de logstica de Herbalife para el
2012 tiene el gran reto de satisfacer los niveles de servicio requeridos por sus
distribuidores, empleando el mismo numero de recursos, para lo cual se
desarrollar una propuesta de mejora de procesos, que partir de la
descripcin general de la empresa, a fin de darla a conocer y mostrar su
estructura organizacional y operacional actual, para luego centrarse en la
organizacin logstica y el flujo de su cadena de abastecimiento, que servir
como base para el desarrollo de la propuesta, que deber contener el nuevo
flujo operativo de los procesos del almacn con su respectivo anlisis
econmico.

Herbalife
Herbalife es una empresa global de nutricin y venta directa multinivel con sede en
Los ngeles, California. Su portafolio de productos incluye suplementos alimenticios y
productos de cuidado personal, que son comercializados a travs de una red de 2.5
millones de distribuidores independientes que operan en 80 pases del mundo. En el
Per su red asciende a 50,000 distribuidores. Asimismo sus ventas netas mundiales
reportadas en el 2010 fueron $ 2.7 billones, con un incremento de 18% respecto al
2009. En el Per las Ventas Netas en el 2011 fueron $ 35 millones, con un incremento
de 32% respecto al 2010.
Actualmente Herbalife est comprometida en ofrecer productos de mayor calidad a sus
clientes, por lo que el departamento de investigacin y desarrollo de la empresa
combina la experiencia de los especialistas que desarrollan los productos con un
equipo altamente calificado de cientficos y mdicos. De esta manera la compaa
cumple con sus 2 objetivos primordiales: Ofrecer productos de alta calidad a las
personas que buscan un estilo de vida saludable y una oportunidad de negocio de
buen rendimiento financiero respaldada por todo un equipo tcnico para aquellas
personas que optan por ser sus distribuidores independientes.
Visin
Cambiar la vida de las personas.
Misin
Cambiar la vida de las personas brindndoles la mejor oportunidad de negocio en
venta directa y los mejores productos del mundo para promover la buena nutricin y el
bienestar.
Herbalife Per
Giro de la empresa
Herbalife Per conformada actualmente por 80 trabajadores, es una empresa
orientada a la venta mayorista de productos nutricionales: suplementos alimenticios y
productos de cuidado personal, los cuales son adquiridos a su casa matriz en los
ngeles y se importan desde laboratorios en USA y EUROPA con los cuales casa
matriz ha negociado la produccin de su portafolio de productos para los 80 pases en
los que opera.
Clientes
Los clientes de Herbalife Per estn conformados por una red de 50,000 distribuidores
independientes, quines ven en Herbalife una oportunidad de negocio y se dedican a
la venta directa de sus productos nutricionales, los cuales son adquiridos a la empresa
con porcentajes de descuento que van del 25% al 50%, dependiendo del nivel de
ventas alcanzado. De esta manera los distribuidores realizan la venta al por menor a
los consumidores finales, ofreciendo los productos al precio final sin descuento.

Paralelamente a la venta de los productos que les permiten a los distribuidores obtener
mrgenes que van del 25% al 50% sobre el precio de venta al consumidor final, los
distribuidores buscan la conformacin de sus redes de distribucin, ya que reciben
comisiones de hasta el 23 % por las ventas alcanzadas dentro de su red.
Productos
Los productos de Herbalife estn divididos en dos lneas principales: nutricin interna
conformada por 20 skus representa el 96.6% del porcentaje de las ventas y nutricin
externa conformada por 21 skus representa el 3.40% de las ventas, a continuacin se
detalla el porcentaje de participacin de cada uno de los skus que conforman las 2
lneas.
Estructura Organizacional
Actualmente Herbalife Per esta conformada por 5 reas fundamentales: Servicio al
Distribuidor, Logstica, Marketing y Ventas, Finanzas y Recursos Humanos, las cuales
estn orientadas a soportar las operaciones de venta realizadas en nuestro pas,
desde su respectivo mbito de accin.

Cadena de Abastecimiento y Valor

El proceso de abastecimiento parte de la elaboracin del forecast pas que es obtenido
a travs de un comit de gerencia en el que las reas de Marketing y Ventas, Logstica
y Finanzas llegan a un consenso y plantean la cifra final pas que es discutida con el
rea de de Forecasting de casa matriz a fin de definir el forecast final, que es
reportado al rea de Suppy Planning de casa matriz para que lance el programa de
produccin a los laboratorios de USA y EUROPA, asimismo una vez concluida la
produccin Supply informa al rea de Transportation de casa matriz para que proceda
con el envo martimo o areo de la mercadera. Al arribar la importacin al Per, el
rea de logstica se encarga del proceso de nacionalizacin, de manera que una vez
concluido, la mercadera es recepcionada en el almacn de la empresa, donde pasa
por el rea de control de calidad, quin aprueba el lote y confirma su disponibilidad
para la venta.
Una vez que la mercadera ya se encuentra en el almacn de Herbalife disponible para
la venta, se realiza el abastecimiento de la zona de Picking en base a la poltica PEPS,
con la finalidad de garantizar que los lotes ms prximos al vencimiento sean vendidos
primero, asimismo estos mismos lotes son cargados en el sistema, a fin de que cada
vez que se realice una compra se despachen los mismos lotes tanto en fsico como
por sistema, de esta manera los distribuidores son abastecidos y a la vez ellos se
encargan de distribuir los productos a los consumidores finales.
Asimismo para que todo este flujo fsico se genere es requisito imprescindible el flujo
de informacin entre las reas de Servicio al Distribuidor, Logstica, Finanzas y
Marketing, tal como se muestra en el siguiente esquema.

Anlisis actual de almacenes

Organizacin y Procesos
Antes de iniciar con la descripcin de los procesos del almacn es importante
denotar que el almacn de Herbalife esta organizado tanto fsicamente como
por sistema en los siguientes sub almacenes para facilitar en manejo y control
de su operacin:
PECC10: almacn tercerizado, el almacn que operamos actualmente no
permite cubrir los volmenes de almacenamiento que manejamos, motivo
por el cual se hizo necesario contratar a Neptunia como almacn
tercerizado.
PECL10-Receiving: almacn de recepcin de mercadera, este es el
almacn de cuarentena, donde permanece la mercadera hasta que el
analista de calidad culmine con el organolptico y determine la aprobacin
o rechazo de los lotes recibidos.
PECL10-Ubicaciones: almacn propiamente dicho, en esta zona se
almacenan los productos que fueron aprobados por el analista de calidad y
esta conformada por cada una de las ubicaciones de estantera selectiva.
PECL20-Picking: almacn de picking, en este almacn se encuentran
todos los productos que fueron trasladados del PECL10-ubicacin de
acuerdo a su fecha de expiracin ms prxima para la venta al pblico. A
nivel de sistema Oracle, cada vez que se genera una orden, el sistema solo
considera como stock disponible para la venta los lotes registrados en el
PECL20. Fsicamente esta conformado por todos los lotes previamente
seleccionados, los cuales han sido dispuestos en la zona de picking del
almacn para la preparacin de los pedidos.
PECL69-Reserva: almacn de reserva, a nivel de sistema cada vez que se
genera una orden y culmina su proceso con el pago y liberacin de la
misma en el Oracle, la mercadera pasa del PECL20 al PECL69, ya que los
lotes quedan reservados y de esta manera se descuenta el stock del
PECL20. Fsicamente no se cuenta un rea especfica para la mercadera
reservada por limitaciones de espacio, de manera que forma parte del 20.
PECL80-Averiados: almacn de averiados, este almacn esta conformado
por todos los productos que en la operacin presentan errores en la
etiqueta, estn chancados, tienen el sello de seguridad abierto entre otros,
de manera que los productos sean acumulados tanto fsicamente como por
sistema para su utilizacin en el consumo personal de los trabajadores.
PECL81-Inservibles: almacn de inservibles, almacn al cual se derivan
todos los productos que fueron devueltos por los distribuidores por
presentar algn desperfecto. Asimismo se emplea para la acumulacin de
todos los productos con fecha de expiracin vencida.
Con respecto a los procesos del almacn de Herbalife, stos se organizan en
logstica de entrada: recepcin y almacenamiento y logstica de salida:
despacho de pedidos con recojo en almacn y despacho de pedidos con envo
a domicilio.

 Logstica de Entrada
1. Recepcin: El proceso de recepcin de mercadera se inicia cuando el
supervisor del almacn en coordinacin con el agente de Aduana define
la fecha y hora de ingreso de los contenedores, e informa al
coordinador de logstica y analista de calidad, para que se encarguen
de ejecutar el proceso, el mismo que esta conformado por las siguientes
actividades: verificacin de precinto, descarga de mercadera
inspeccin visual, pesaje de paletas y toma de muestras.
a) Verificacin de precinto: El primer paso, antes de iniciar con la
apertura de cada contenedor que ingresa al muelle del almacn, ser
verificar que el nmero de precinto de seguridad sea el mismo que
figura en el Packing list y Bill of landing. Si el nmero de precinto es
el mismo y no hay evidencia de rotura, se proceder a romperlo para
la descarga del contenedor. Si el nmero de precinto es diferente o
presenta seales de haber sido violentado, se proceder a llamar a
un representante del seguro para mayores instrucciones del caso y
solo se abrir el contenedor en presencia del mismo. Adicionalmente
se tomaran fotos y/o videos de la apertura para tener las pruebas del
caso.
b) Descarga de mercadera: Luego de que el analista de calidad
confirma la apertura del contenedor, los operarios asignados
proceden con la descarga de la mercadera, para lo cual hacen uso
de la rampa niveladora entre el muelle y el piso del camin y de
transpaletas manuales para el transporte de la mercadera hacia la
zona de recepcin. La mercadera manipulada se caracteriza porque
viene paletizada en pallets de 1.20X1.00 m y dependiendo de la
capacidad del contenedor que puede ser de 20 y 40, se recepcionan
de 20 a 40 pallets respectivamente.
c) Inspeccin Visual: Paralelamente a la descarga de la mercadera, el
analista de calidad proceder a revisar externamente el estado de
conservacin de cada uno de los pallets recibidos, verificando el
nombre, cantidad, presentacin, nmero de lote y expiracin segn el
Packing List y la Gua de remisin correspondiente. Asimismo
identificar aquellos pallets que se encuentren: daados,
incompletos, chancados, cortados y registrara las diferencias y no
conformidades encontradas en la gua de remisin y en el formato de
recepcin de mercadera, a fin de quede un sustento y se pueda
iniciar el proceso de reclamo.
d) Control Documentario: Una vez culminada la descarga total del
contenedor y la inspeccin visual, el operario de almacn firmar y
sellar todas las copias de la gua de remisin (con sello recibido),
quedando en el almacn 2 copias de la gua de remisin (destinatario
y sunat), las cuales adjuntan a los documentos de importacin de la
mercadera como sustento de la recepcin. Finalmente con la gua
visada el transportista tiene autorizacin para retirarse del almacn.
e) Pesaje de paletas: Luego de culminarse la inspeccin visual se
proceder a pesar cada pallet, registrar los datos en el formato de
pesaje y rotular cada pallet con el peso, el lote del producto, la fecha

de ingreso y el nmero de pallet asignado en el formato de pesaje.

Todo esto, con la finalidad de que una vez que se culmine con el
pesaje de todos los pallets, se aperture el pallet que tenga el menor
peso de todos para verificar si esta completo. En caso de no
identificarse faltantes, se asumir que los dems pallets que tienen
pesos superiores estn completas, de lo contrario, se anotar el
incidente en el formato de recepcin de mercadera y se proceder
con la apertura del segundo pallet con el menor peso y as
sucesivamente hasta no encontrar diferencias. Se tomaran fotos y
videos de las paletas y/o con faltantes para tener las pruebas del
caso e iniciar el proceso de reclamo.
f) Ingreso de mercadera al sistema: luego de que se termina con el
pesaje de mercadera el analista de calidad entrega al coordinador
de logstica los formatos de recepcin y pesaje con las incidencias
identificadas, para que este se encargue de iniciar el proceso de
reclamo en caso fuese necesario, asimismo ingresa el total de la
mercadera al Oracle al sub almacn PECL10 receiving y en caso de
existir diferencias en cuanto a cantidades debe esperar la aprobacin
de la nota de discrepancia por parte de casa matriz para realizar el
ajuste en el sistema de acuerdo a la cantidad fsicamente recibida
g) Toma de muestras: Finalmente, se proceder a colocar los
productos en el rea de Cuarentena para que el analista de calidad
realice la toma de muestras de cada uno de los lotes de producto
recibidos, para su almacenamiento en al rea de Muestras y
adicionalmente separe una muestra de cada lote de producto para su
anlisis organolptico, que permitir definir si el producto esta apto
para la venta o debe ser rechazado.
2. Almacenamiento: El procedimiento esta conformado por los siguientes
pasos:
a) Una vez que el analista de calidad aprueba el examen organolptico
de los productos en cuarentena se proceder a colocarlos
fsicamente en las ubicaciones disponibles del almacn para lo cual
previamente el personal de limpieza se encarga de desempolvar las
paletas.
b) Seguidamente el operario a cargo del almacn deber proceder a dar
una ubicacin fsica al producto recibido con la ayuda del
montacargas, registrando el sku, el lote y la ubicacin en el formato
de ubicacin de Paletas.
c) Una vez que haya terminado con la ubicacin de las paletas el
operario de almacn deber proporcionar el formato de ubicacin al
coordinador de Logstica para que ste realice las transferencias por
sistema, dndole una posicin virtual a cada ubicacin fsica
asignada.
d) Finalmente una vez que se haya terminado con el registro de las
ubicaciones por sistema, el coordinador y el operario del almacn,
firman el formato de ubicaciones como garanta de la correcta
distribucin de la mercadera almacenada.

 Logstica de Salida: para que se genere la logstica de salida, primero se

debe generar la venta en el rea de servicio al distribuidor, a travs de los
diferentes canales para la toma de pedidos (telfono, internet y presencial) y
las ordenes deben estar canceladas y liberadas por el rea de servicio al
distribuidor para que se imprima el comprobante de pago respectivo (boleta
o factura) y de esta manera se proceda con el despacho de los productos.
1. Despacho de pedidos con recojo en almacn
a) Diariamente los distribuidores se acercan al counter del almacn de
Herbalife para el recojo de sus pedidos, para lo cual obtienen un
ticket de atencin y esperan a ser llamados por los despachadores,
una vez que son llamados al mostrador de atencin, se verifica si el
pedido esta liberado, ya que en caso de no estarlo, se deriva al
cliente al rea de servicio al distribuidor para que sustente el pago de
su pedido y solicite la liberacin del mismo en el sistema.
Adicionalmente se corrobora que la persona que recoge el pedido
este autorizada en el sistema, para esto se le solicita su DNI y se
verifica segn los datos registrados en el Oracle. De no coincidir los
datos no se proceder con la entrega del pedido hasta que la
autorizacin por parte del consignado se actualice en el sistema.
b) Si la orden esta conforme, el pedido es entregado al pickeador para
que ubique el documento fsico en la bandeja de pedidos impresos,
una vez ubicado procede con la preparacin del pedido y la entrega
del mismo al despachador que este disponible para su despacho al
distribuidor.
c) El despachador a cargo de la entrega, recepciona el coche con los
productos y digita la orden en un archivo Excel, empleado para el
control de todas las ordenes que despacha en el da, seguidamente
procede con la entrega de los productos, para lo cual verifica en
conjunto con el distribuidor la conformidad de cada uno de los tems
de la orden, seguidamente el distribuidor firma y coloca sus datos
completos incluyendo su DNI en el comprobante de pago en seal de
conformidad con la entrega realizada y finalmente el despachador
sella todas las copias del comprobante (con sello entregado) y
retiene el control administrativo como sustento de la entrega
realizada, el cual le sirve para descargar el producto del Oracle.
2. Despacho de pedidos con envo a domicilio
a)

El operario a cargo de la operacin de envos diariamente obtiene

una determinada cantidad de pedidos con envo de las bandejas de
impresin. Estos pedidos deben ser verificados, ya que en caso de
identificar direcciones erradas o destinos en zonas que alejadas que
no incluyen el recargo adicional, las rdenes son devuelta al rea de
servicio al distribuidor, para que pongan en contacto con el
distribuidor y soluciones las incidencias identificadas.

b) Las rdenes que tienen los datos completos y correctos son

programadas para preparacin y registradas en la planilla de
seguimiento, para que se inicie con la preparacin.

c)

Seguidamente se procede con la preparacin, inspeccin y embalaje

de la orden, de manera que una vez culminado el embalaje y
etiquetado de los pedidos con el destino y el consignado se inicia con
el proceso de preparacin de guas para lo cual se debe hacer un
matching entre las guas de remisin y las facturas con sus
respectivos pedidos.

d) Finalmente se procede con el despacho de la mercadera a la

empresa de transporte en dos turnos: a las 11:00 am que se
despacha toda la mercadera que se gener despus de las 2:00 pm
del da anterior y a las 5:00 pm, que se despachan todas las rdenes
generadas hasta las 2:00 pm del mismo da y una vez concluido el
despacho las rdenes son descargadas del Oracle.
En el siguiente grfico se muestran todos los procesos descritos anteriormente.
Procesos del Almacn Herbalife

Capacidad de Almacenamiento: el almacn actual tiene una capacidad de

almacenamiento de 323 ubicaciones, permitiendo almacenar el equivalente a
tres semanas de cobertura. A continuacin se muestra el layout del almacn.

Layout de distribucin del almacn