La

contabilidad de pequeos negocios minoristas 1

La contabilidad de pequeos
negocios minoristas

En el comercio actual, es necesario manejar distintos conocimientos que posibiliten un

desempeo
competitivo y efectivo. En este curso, nos adentraremos en los conceptos

bsicos
de la contabilidad, que servirn de herramienta indispensable y diferenciadora
en la bsqueda de trabajo o en el desempeo en las labores administrativas y contables
de los comercios minoristas.

Objetivos del curso: Que los participantes:

Logren conocer y comprender las distintas operaciones contables que realiza un

pequeo comercio.

Apliquen las normas contables en la confeccin de libros y documentos comerciales.

Obtengan conocimiento de las herramientas de la administracin actual y de su

aplicacin prctica correcta.

Adquieran las habilidades necesarias para desempearse eficientemente en las

distintas gestiones administrativas contables.

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Unidad 1: Conocimientos terico-operativos bsicos de la contabilidad
1.1 Introduccin a la registracin como instrumento de control de las operaciones.

1.1.1 Una avenida de dos manos

1.2 De la Partida Simple a la Partida Doble: un almacenero en problemas

1.3 Las Operaciones Bsicas que mueven el Circuito Econmico Financiero y su Control.

1.3.1 El circuito econmico-financiero y el balance

1.4 El Balance, los recursos y las Cuentas.

1.4.1 Operaciones permutativas y modificativas.

1.4.2 Diferencia entre Capital y Patrimonio.

1.4.3 Diferencia entre Patrimonio de la sociedad con el patrimonio de los socios.

1.4.4 Qu pasa con las sociedades no constituidas regularmente?

1.5 Sujeto Bsico de la Actividad Econmica: El Comerciante.

1.6 La Contabilidad y la Tenedura de Libros.

Establecer un marco de referencia de introduccin al estudio de la metodologa de registracin contable
desarrollando fundamentos que permitirn que el participante no aborde el aprendizaje de memoria de
los aspectos ms mecnicos del mtodo.
La idea bsica es comprender conceptos que establecern un marco introductorio para facilitar el estudio
de la problemtica de la registracin contable.

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Unidad 1: Conocimientos terico-operativos bsicos de la contabilidad

1.1 Introduccin a la registracin como instrumento de control de las operaciones
Partimos de la base que el participante no tiene conocimientos previos de la materia (para ellos
esta dirigido este curso). La enseanza de la contabilidad ha sido complicada (ms all de la
discusin sobre si es un arte, una ciencia o una tcnica) debido a que las dificultades de
comprensin muchas veces han conducido, primero, al desaliento y luego a la desercin de los
alumnos al no poder superar el primer escollo que significa (bsicamente) encarar otra manera de
pensar que difiere a la que habitualmente estamos acostumbrados.
La principal dificultad para abordar su aprendizaje no radica en su contenido sino en la forma de
procesar la informacin. Intuitivamente, cuando pensamos en contabilidad, la relacionamos con
nmeros. De esta manera, la Contabilidad inmediatamente se relaciona con las Matemticas,
materia a la que (siguiendo los planes de estudio tradicionales), nos han conducido a tomar
contacto desde nuestra ms tierna infancia cuando aprendimos a sumar y restar. Todo lo dems
(de lo ms simple a lo ms complejo) vino despus, dependiendo de cunto nos haya permitido
avanzar nuestra voluntad y circunstancias. Pero claro, dando por sentado que las operaciones
bsicas (suma, resta, multiplicacin y divisin) son conocidas por todos los que comienzan el
aprendizaje de la contabilidad.
El punto a resaltar es el de dejar en claro que no importa cun simple o complejo puede haber
sido nuestro aprendizaje previo de las matemticas en cuanto a su contenido. El aspecto que nos
importa destacar (para nuestra materia) es que el
pensamiento, la forma de procesar las operaciones
matemticas bsicas (nuestro punto de partida), tienen
una nica direccin. Es, claramente, una avenida de una
sola mano.
Para clarificar este punto, lo ponemos de relieve con la clsica broma en la cual le preguntan a un
ingeniero Cunto es dos ms dos..?. Lgicamente, responde: Exactamente, cuatro. Le hacen
la misma pregunta a un contador y este responde Cunto quiere que le de?. En esta broma se
encuentra implcita una idea dominante (para los nefitos en la materia) por la cual se considera
que la contabilidad es una especie de arte que busca manipular los nmeros y en donde los
nmeros pierden el atributo de exactitud que los caracteriza cuando, por el contrario (como
veremos a continuacin), al no contar con un sistema de registracin adecuado y una disciplina
que establezca qu se puede y qu no se puede hacer, resulta ms fcil maniobrar los nmeros
para acomodarlos a conveniencia.
Otro ejemplo de Contabilidad Creativa (es decir, sin estar sujeta a ninguna regla) ha sido -en el
pasado- la liquidacin de expensas en los Consorcios (regida por la Ley de Propiedad Horizontal)
que, ante la ausencia de criterios uniformes de presentacin y registracin de la informacin en la
rendicin de gastos comunes (objeto de control en la liquidacin de expensas) daba lugar a que
cada Administrador la efectuara a su manera, cosa que en primer lugar para los usuarios de estos
informes (los propios consorcistas de cada unidad funcional o departamento) se trataba de una
especie de mensaje encriptado en donde el propietario o inquilino terminaba llamando a un
contador para que se lo traduzca. Por supuesto, esta situacin daba a lugar a maniobras de
todo tipo, cuya nica limitacin quedaba representada por la creatividad del emisor del informe.

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1.1.1 Una avenida de dos manos
Si bien las matemticas suministran un sustrato comn a muchas disciplinas, cuyo principal aporte
es la exactitud y poder contar con una direccin unvoca (cuando se suma se est dirigiendo hacia
una direccin y cuando se resta, en sentido contrario, a efectos de arribar a un resultado cierto), la
contabilidad tiene sus propios objetivos en los que esa forma de operar resulta insuficiente.
De qu objetivos estamos hablando..? Primero y principal (el que nos
interesa desarrollar en este curso) es el de control. Esta es una
necesidad fundamental para otra disciplina (la Administracin), en la
cual La Contabilidad acta desde una funcin auxiliar, de la misma
manera que las matemticas cumplen una funcin auxiliar para la
contabilidad. Este principio, relacionado con la necesidad de control que
resulta fundamental para la administracin, en la prctica de que
forma o cmo se lleva a cabo? En qu contribuye la contabilidad a esta
finalidad? Qu es lo que controla?

En principio, nos estamos refiriendo al control administrativo de tipo operativo. En este contexto,
operativamente, lo que administrativamente se controla son las operaciones bsicas que
configuran la operatoria comercial de una empresa o negocio. En este sentido, no importa cuan
simple o compleja pueda ser la actividad comercial, siempre encontraremos que la diversidad y
tipo de transacciones quedan resumidas en cuatro operaciones bsicas: COMPRAS, VENTAS,
PAGOS Y COBRANZAS.

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Aqu es donde entra la Contabilidad, en auxilio de la Administracin, como el sistema de registro
de operaciones bsicas que definimos en el prrafo anterior. Este sistema de registro se
instrumenta sobre la base de la PARTIDA DOBLE y aqu es donde comienzan las dificultades para
quienes estn acostumbrados a manejarse en el terreno de lo que podramos llamar LA PARTIDA
SIMPLE (basada en sumas y restas) que si lo llevamos a un libro de registro equivale a limitarnos a
controlar las entradas y salidas, desde la simple frmula en las que las entradas suman, las salidas
restan y el saldo (o sea, el resultado de la operacin algebraica) equivaldra a lo que realmente
dispongo y me interesa controlar. Esto es, en definitiva, la cuenta del almacenero que controla
la Caja y la Libreta de Fiado. Este procedimiento de control es el que intuitivamente utilizamos
matemticamente para controlar nuestros recursos.
Si bien el grado de simplicidad y rapidez en los clculos la convierten en la mejor opcin para
controlar operaciones sencillas y de escaso volumen, el mtodo se muestra claramente ineficaz
para controlar operaciones de mayor complejidad y volmenes crecientes.
En primer lugar, tengamos en cuenta que el giro comercial es un proceso dinmico que queda
representado por una circulacin constante de los recursos movilizados por el circuito
representado por las operaciones bsicas, y en la cual todas estas operaciones, en su movimiento
peridico, estn interrelacionadas entre s.
El sistema de la partida simple puede funcionar para controlar las operaciones en forma aislada
(suponiendo que no tienen contacto entre s) y esttica (como si las operaciones fueran
compartimientos estancos). Pero si por efecto del movimiento inherente a la dinmica
comercial, los recursos que se registran con cada operacin comienzan a movilizarse, resulta
prcticamente imposible seguirles la pista.

El mtodo de entradas y salidas no sirve para controlar este movimiento... en la medida en que la
entrada registrada por una operacin (por ejemplo, una cobranza), no se encuentre encadenada
con la salida en otra (por ejemplo, una venta)..
De esta manera, LA PARTIDA DOBLE surge como una necesidad de tipo administrativa para evitar
la fuga de recursos derivada del movimiento en el giro comercial, en donde no existe para cada
movimiento una contrapartida que enlace la entrada en una cuenta con la salida de otra.
Notemos que, hasta ahora, hemos evitado tocar el tema de las cuentas. Esto es, los rubros
contables en donde quedan registradas las operaciones (tema que tocaremos ms adelante), dado
que el objetivo en esta etapa introductoria es que quede bien claro de dnde y por qu surge la
necesidad de utilizar la partida doble como metodologa de registro y dejar en evidencia la
inutilidad y las falencias derivadas de la falta de control cruzado, cuando consideramos a las
operaciones bsicas como compartimientos estancos. Entonces, queda claro que sin el auxilio de
la partida doble, lograr un control efectivo de las operaciones sera igual que pretender aplaudir
con una sola mano...

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Esta introduccin es necesaria a los efectos de superar el problema que representa estudiar una
metodologa (de registro, en este caso) de memoria, enfocndose nicamente en la parte
mecnica del mtodo, sin tener la comprensin de para qu sirve y cul es la necesidad (de
control, en este caso) que se est cubriendo. Esta es la forma (haciendo hincapi en la mecnica
de la partida doble) con la cual se estudia en los cursos tradicionales de contabilidad y este
enfoque es el que pretendemos trascender, con la intencin de facilitar el aprendizaje de una
metodologa que no se conoce y, en segundo lugar, esperamos que sea un medio para cambiar los
eventuales prejuicios y resistencias que despierta esta materia para los que no la dominan.

A modo de fijacin de conceptos, intente explicar con sus palabras a qu otra funcin resulta de
apoyo la contabilidad, desde su funcin de registracin de operaciones comerciales. Y, desde el
punto de vista administrativo, qu tipo de operaciones controla.

1.2 De la Partida Simple a la Partida Doble: un almacenero en problemas
Regresemos al ejemplo del almacenero con la intencin de hacer una transicin que nos lleve de
manejar la partida simple (del simple registro de sumas y restas) a la necesidad de utilizar la
partida doble. El clsico registro del movimiento de entradas y salidas de la caja resulta suficiente
para controlar el movimiento y saldo de caja por un lado y el
de fiado (clientes o deudores por ventas) por el otro.
Resulta obvio que para intentar algn tipo de control
(aunque ms no sea precario y en el aire), las ventas de
fiado que se suman en el registro de fiado cuando la
misma se efecta, se deberan restar cuando el cliente paga.
Adems, debera sumarse en el registro de caja cuando este
hecho ocurre, o sea, simultneamente (la resta del fiado
con la suma por el ingreso de dinero en la caja) de manera
tal que ambas fechas (la resta en el registro de fiado con la
suma en el registro de caja) resulten coincidentes.

El primer problema que se presenta es que en la partida simple los movimientos en un registro
(que ms adelante llamaremos "cuentas") no se encuentran cruzados con los otros de la manera
descripta (en este caso, los de Caja con los de fiado).

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Segundo problema: en este sencillo ejemplo, estamos considerando ventas y cobranzas
nicamente. En el mejor de los casos, los movimientos de entrada y salida se registran
prolijamente en ambos registros (en cuanto al importe de la venta). Pero, habitualmente, ocurren
a destiempo por desprolijidad administrativa derivada de la informalidad (generalmente, el de
Caja se lleva al da y el de fiado se anota despus, si es que se anota).
De esta manera, la cobranza que genera una operacin de venta tiene una fecha en el registro de
Caja y otra en el registro de fiado, por lo que el registro de fiado tampoco sirve para hacer un
control del saldo de cobranzas que coincida (aunque sea en el aire) con el saldo de caja.
A continuacin, desarrollaremos un ejemplo en donde quede plasmado el tipo de problemtica
derivado de mantener registros satlites sin relacin uno con otro:

Ntese que en el ejemplo que presentamos en el cuadro anterior, los movimientos estn
organizados por entradas y salidas. En algunos casos, los movimientos se anotan como sumas (en
las entradas) y restas (en las salidas) en el orden en que van apareciendo. En otras, la registracin
presenta un formato ms casero y respondera al siguiente esquema:

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Qu irregularidad detecta por descontrol administrativo en la registracin de ms arriba? Cules
son las correcciones que (a su criterio) se deberan hacer para corregir la situacin?
En la fecha 12, la empresa reclama el saldo de facturas pendientes de cobrar que se encuentra en
la fecha 1 ($ 12.970) y se descubre que los deudores ya haban pagado y uno de los socios de la
empresa familiar lo mantuvo pendiente con la intencin de encubrir la utilizacin de los fondos no
ingresados para cubrir sus gastos personales. Cmo se debera corregir esta situacin, a efectos
de la registracin?
Elabore sus respuestas y comprtalas en el foro de socializacin con sus compaeros.

Si bien a priori puede pensarse que la hiptesis que planteamos en el punto anterior es
descabellada o algo exagerada, de hecho se ha dado en la realidad, generando desfalcos o fugas
de dinero desde la informalidad o inexistencia de control administrativo en negocios familiares en
donde, adems, (tercer problema que presenta esta partida simple en base a sumas y restas en
registros satlites que nunca se cruzan) el manejo de Caja lo lleva una persona y el registro del
fiado (o, en su defecto o ante su inexistencia, lleva el control de facturas impagas) lo hace otra
persona.
Situaciones como las descriptas han dado lugar a maniobras fraudulentas de dinero por ausencia
de un control cruzado en el movimiento entre ventas a crdito (fiado) y la posterior cobranza. La
esencia de este control se basa en que el alta en un registro se efecta en forma simultnea con la
baja en otro registro, correspondiente a operaciones que se encuentran encadenadas en el tiempo

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(como en la relacin compras pagos, ventas cobranzas). En este caso, la operacin de venta a
crdito puede ser controlada en forma automtica con la otra operacin (cobranza), que la vuelve
efectiva cuando ingresa a la caja.
Una de las maniobras fraudulentas a las que da lugar la
ausencia de un control cruzado entre las mencionadas
operaciones bsicas es cuando (a modo de ejemplo) las
ventas a crdito no se rinden al momento de cobrarlas (o sea,
no se da de baja del registro de clientes deudores -Facturas
Pendientes de Pago- ni se da de alta en el registro de Caja) o
se rinden en fecha tarda. Dicha situacin queda al
descubierto cuando al supuesto deudor se le exige que
pague.
Una situacin como la descripta suele ocurrir en empresas o
negocios de tipo familiar en donde algn integrante hace uso
y abuso de la ausencia de un adecuado control administrativo que admite la posibilidad de
financiar sus gastos personales con fondos afectados al giro del negocio.
1.3 Las operaciones bsicas que mueven el circuito econmico-financiero y el control
Un razonamiento similar al que utilizamos para esquematizar el movimiento de ventas pendientes
de cobro (que qued registrado en Facturas Pendientes de nuestro registro casero) y las
consecuencias de su desconexin con el movimiento de la caja, igualmente sucede con la otra
parte que configura este circuito econmico financiero (ms adelante explicaremos a qu nos
referimos con este trmino). O sea, el movimiento de compras a crdito con el movimiento de
pagos que tambin mueve el registro de Caja.
La nica diferencia aqu es que el razonamiento es inverso pero las consecuencias sobre el control
del dinero que entra y sale de la Caja y su efecto sobre el saldo de caja final es similar al del caso
que analizamos en el binomio ventas cobranzas.

Aqu, el razonamiento inverso se da por el hecho de que las compras en un primer momento se
registran como pendientes de pago (en nuestra contabilidad casera) y posteriormente se mueven
en la Caja con una salida de dinero, pero el pago no se efectiviza. La situacin queda en evidencia
cuando el proveedor reclama el pago de la deuda y la empresa o negocio se ve en la obligacin de
hacerse cargo de la situacin, pagando nuevamente.

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Si bien ahora el razonamiento lo encaramos desde el lado del acreedor en lugar del deudor (como
en el caso anterior), el efecto sobre el saldo de caja es el mismo, o sea, fuga de dinero que no
retorna al circuito econmico financiero.
1.3.1 El circuito econmico-financiero y el balance
Antes de continuar abordando los contenidos que hacen al tema especifico de nuestra materia (la
metodologa de registracin contable en lo que llamaremos "cuentas", utilizando la partida doble)
pondremos acento en el aspecto dinmico que toma la actividad econmica y financiera a partir
del movimiento que generan las operaciones.
Mientras que la registracin contable de este
movimiento que se realiza para que en un momento
dado se efecte un balance (a un momento
determinado que llamaremos fecha de corte), ese
movimiento en ese momento queda artificialmente
congelado en las respectivas cuentas que
conforman el balance, representando la situacin de
la empresa a esa fecha.
Pero no se debe olvidar que el movimiento
econmico financiero contina su marcha y, con
ello, la necesidad de mantener el control administrativo de este movimiento, que hasta que no
culmine la vida econmica de la empresa o negocio, nunca parar.
De acuerdo con el proceso explicado en el punto anterior, esta situacin dicotmica" queda
configurada entre el congelamiento de la actividad comercial en forma artificial (como dijimos,
por una necesidad de control administrativo) en contraposicin con la dinmica que toma la
actividad comercial en la realidad (sin ejercer ninguna manipulacin de esa realidad para alcanzar
los fines de control que nos hemos propuesto), que explicamos en el prrafo anterior.
La situacin que confunde y dificulta el aprendizaje y la comprensin de esta materia, es que
primero se aprende una determinada mecnica (la registracin contable por medio de asientos,
mayores que terminan resumindose en las cuentas del balance que le da estructura y forma a
toda la informacin recopilada en la etapa previa de registracin) sin tener una nocin previa de
por qu y para qu se hace, cul es su utilidad y a dnde se quiere llegar. Mucho menos se hace
referencia a este contexto de naturaleza dinmica que nos sirve de marco de referencia.
En ese contexto, no debemos olvidar que la metodologa de registracin contable que responde a
pautas mecnicas bien definidas y que funciona desde hace ms de 500 aos (en sus conceptos
bsicos) como medio para suministrar los datos que toda empresa o negocio necesita para
preservar sus recursos (y distribuirlos en caso de que deje de funcionar comercialmente), es la
misma de hoy da y, en este lapso de tiempo, no se ha inventado ningn mtodo mejor para
obtener esta foto que llamamos "balance".
Como ya dijimos, estamos definiendo el por qu y el para qu de la cuestin, dado que una vez
que se entendieron estas dos cuestiones, el cmo (o sea, la parte mecnica o instrumental, que
en este caso es la metodologa de registracin que surge a partir de la utilizacin de la partida
doble) es la parte ms sencilla. Como podremos comprobar ms adelante, la parte mecnica cae
por su propio peso.

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Para cerrar el alcance conceptual de este punto, nos queda pendiente aclarar a qu nos referimos
cuando hablamos de un circuito econmico-financiero que surge o queda configurado por la
dinmica y el movimiento que toman las operaciones bsicas. A efectos puramente contables y
referido a un nivel que conceptualizamos como bsico, el circuito econmico queda representado
por el eje compras ventas.

Siempre que encuadramos un movimiento comercial en el marco de lo econmico partimos de la
base que sin importar el desarrollo de la actividad que se trate (desde la ms simple a la ms
compleja), todas involucran el manejo de recursos escasos en un proceso que, siguiendo un
criterio de eficiencia, tiene por finalidad generar valor.
Desde el punto de vista contable, este proceso comienza con operaciones de compras (ya sea de
materias primas para la produccin o de productos terminados para la comercializacin,
incluyendo la adquisicin de toda la estructura necesaria para dotar al negocio la capacidad de
producir o, en su caso, comercializar y vender) y culmina en la venta.
Desde el punto de vista econmico, se genera valor (y, en consecuencia, decimos que la actividad
fue redituable) cuando el importe de las ventas super al de las compras. Se perdi valor cuando,
por el contrario, el importe de las ventas result ser inferior al de las compras.
Este eje (compras ventas) se controla contablemente por medio de la registracin de las
respectivas facturas de compra y de venta, respectivamente (tal como veremos ms adelante) y el
aspecto ms importante a tener en cuenta es que las operaciones a crdito (donde el pago de las
compras y la cobranza de las ventas ocurren en fechas distintas) no involucran movimiento de
efectivo, slo de papeles (de la documentacin respaldatoria que da lugar al registro de la
operacin a la que hicimos referencia).

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Pero la operacin, desde el punto de vista comercial (la compra o la venta), no se considera
cerrada hasta que no se verifica el pago o la cobranza respectiva. Esto queda representado por el
eje horizontal de nuestro grafico de control.

En este caso, adems del movimiento de papeles (que desde el punto de vista administrativo
documenta la operacin), ocurre un movimiento real de efectivo. Si bien esta distincin parece ser
trivial, adquirir una importancia fundamental cuando tratemos el principio de percibido y
devengado en el siguiente mdulo.

Le qued en claro, desde un enfoque conceptual, cul es la principal caracterstica que representa
una dificultad para la comprensin de las registraciones contables por medio de la foto de la
actividad econmica que representa el balance para un momento dado?
Si no es as, relea el punto anterior.

1.4 El balance, los recursos y las cuentas
De la temtica desarrollada en el ttulo precedente, se desprende que el sentido y finalidad de
desarrollar una tcnica o metodologa de registro que controle las operaciones bsicas de una
actividad econmica de naturaleza dinmica es obtener (de alguna manera y en forma artificial,
despus de haber acumulado en un perodo dado, desde el inicio hasta el cierre, una numerosa
cantidad de operaciones bsicas), una "foto de la actividad comercial con todos los registros
acumulados de las operaciones que quedaron encerradas entre el momento de inicio y el
momento de cierre. Y a esa foto la llamamos BALANCE.
Tambin hablamos de que hacemos esto a travs de un proceso implcito que estudiaremos en las
siguientes unidades de este curso, porque detrs del objetivo de control de las operaciones
bsicas se encuentra subyacente la preservacin de los recursos de la empresa o negocio.

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La relacin de los recursos con el dinero es de gnero a especie, es un concepto que va de lo
general a lo particular. "Recurso" se llama genricamente a todo aquello que tiene el potencial de
ser usado y transformarse en otra cosa. Esto, llevado a una actividad comercial, representa (desde
el punto de vista econmico) un medio para generar valor.
Esto puede verse ms claramente en la actividad productiva, que es la que genera valor utilizando
lo que llamamos materia prima (por ejemplo, madera) para transformarlo en otra cosa (un
mueble) y, de esta manera, genera un valor agregado a la madera que puede ser traducido en
dinero como unidad particular que registra este incremento de valor en el proceso que va desde
la compra de la materia prima (madera) hasta la venta del producto terminado (mueble).
Como dijimos, si bien este proceso de generacin de valor resulta perfectamente identificable
desde el punto de vista fsico en un proceso productivo, no lo es tanto en una actividad comercial,
donde lo que se compra y vende es el mismo bien sin transformacin alguna. Y, menos an, en
una actividad de servicios en donde los recursos son utilizados para satisfacer una necesidad y en
donde el producto final es de tipo intangible. Pero lo que aqu importa destacar es que la
prestacin de ese servicio rene una serie de recursos de distinta naturaleza (fsicos y humanos),
los aglutina y afecta a la actividad para generar valor.
De esta forma, por medio del circuito econmico-financiero que se pone en funcionamiento por
intermedio de las operaciones bsicas, el dinero que se invierte en la actividad se convierte en
recursos de distinto tipo (materiales y humanos) utilizados por la empresa para generar valor. El
ciclo se cierra cuando el dinero que sale de la Caja y se invierte en un recurso por medio de una

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operacin de compra, regresa a la Caja habiendo generado valor (ingresando a la caja un
importe superior al que sali oportunamente).
Estos recursos que segn el tipo de actividad (productiva, comercial o de servicios) puede tomar
variadas formas y por efecto del desarrollo de la actividad se encuentran en constante
movimiento, quedan almacenados en determinados compartimientos estancos que llamaremos
LAS CUENTAS DEL BALANCE.
Podemos considerar a los rubros del balance como recursos monetarios que para su utilizacin en
el ciclo econmico pueden verse como mantenidos en estos compartimientos por un tiempo
determinado. Recordemos que el principal objetivo por el cual se hace un balance (aunque no es
el nico), es para preservar un PATRIMONIO (cuya conformacin estudiaremos ms adelante).

La importancia que le damos a esta etapa es porque los recursos que quedaron al cierre del
balance y que an no han sido utilizados en la actividad econmica para generar valor, se
preservan en estas cuentas, que tendrn diferente denominacin y clasificacin, relacionada con
la proximidad del recurso respecto a la posibilidad de convertirse en efectivo. Los recursos que ya
han sido utilizados en la actividad econmica generarn un resultado (positivo o negativo) que
incrementar o disminuira la cantidad de recursos respecto a la cantidad que exista cuando
comenz el perodo.
En esta primera etapa no nos interesa (todava) la mecnica por la cual esta circunstancia (si el
balance dio ganancia o perdida y si eso significa que los recursos disponibles aumentaron o
disminuyeron respecto del perodo que dio comienzo a la actividad econmica) queda registrada,
sino el hecho conceptual de que una ganancia (cuando la actividad gener valor) incrementa los
recursos de nuestro patrimonio y las prdidas (cuando se consumieron ms recursos en la
actividad que los que se lograron generar) lo disminuyen.
Lo que va a hacer la contabilidad es registrar y medir esta circunstancia.
1.4.1 Operaciones permutativas y modificativas
En el movimiento de recursos que produce el desarrollo de una actividad econmica (en el
perodo que abarca la apertura y cierre de un balance) diferenciamos las operaciones que implican
una modificacin del patrimonio (lo incrementan o disminuyen cuantitativamente) de los
movimientos que cambian la ubicacin de los recursos de una cuenta a la otra porque cambi su
situacin cualitativa (por ejemplo, cuando una mercadera que compramos se transforma en una
cuenta a cobrar cuando se vende y, en una etapa posterior, se percibe el efectivo de esa cuenta a
cobrar).
De las operaciones bsicas que vimos, en principio, las compras y pagos no modifican el
patrimonio en forma cuantitativa (la excepcin a esta regla se produce cuando se compra por
volumen o se paga por adelantado y se recibe un descuento). Las operaciones que

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invariablemente modifican el patrimonio, no slo en su composicin sino cuantitativamente
(aumentndolo o disminuyndolo), son las operaciones de ventas. Esta regla es aplicable a la
cobranza (disminuyendo el patrimonio) si trae implicado algn descuento (ya sea por volumen o
por pronto pago).
Entonces:

Variaciones Permutativas: son las que modifican el patrimonio neto cualitativamente,

pero no lo modifican cuantitativamente. Ejemplo:

Variaciones Modificativas: tienen lugar cuando aumenta o disminuye el patrimonio neto y

se modifica cuantitativamente. Ejemplo:

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1.4.2 Diferencia entre Capital y Patrimonio
Para qu nos interesa efectuar esta distincin conceptual entre operaciones que modifican el
patrimonio y las que no? En definitiva, cul es el patrimonio que la contabilidad intenta preservar
manteniendo las operaciones bsicas bajo control? Es lo mismo el patrimonio del negocio que el
de sus dueos? Patrimonio, es lo mismo que Capital? Los utilizamos como sinnimos cuando en
su uso corriente nos referimos a la riqueza como disponibilidad de recursos? Bueno, vamos por
partes.
Como adelantamos en el punto anterior, en la utilizacin comn de los trminos suelen
confundirse capital y patrimonio y tomarlas como expresiones equivalentes (cuando nos referimos
a las riquezas o recursos de los que dispone una persona o empresa).
Igualmente, en los negocios o empresas de tipo familiar, la distincin entre el patrimonio afectado
al emprendimiento y el patrimonio personal de los socios no suele delimitarse correctamente y
junto a la ausencia o ineficiencia de controles administrativos derivados de una deficiente
registracin de las operaciones bsicas (si es que existen, como vimos en el caso del almacenero
con problemas) dan lugar a las "fugas de recursos" (ya sean accidentales o deliberadas) que son
descubiertas ms tarde, generalmente cuando el negocio se queda sin fondos para mover el
capital de trabajo y es demasiado tarde para tomar una accin correctiva.

El "Capital Social" surge por definicin de la Ley de Sociedades Comerciales. Es un concepto
intangible que queda conformado como resultado de los aportes de los socios y, una vez creado,
permanece inalterable. Ese aporte inicial es una forma en que se instrumenta en primera instancia
para dotar a la Sociedad de los recursos necesarios para comenzar su actividad.
En segundo lugar, para trazar una lnea divisoria entre los recursos o patrimonio de la sociedad y el
de sus socios. Cuando la sociedad comienza a operar invirtiendo este capital en la actividad (para
lo cual se cre) se pone en marcha el circuito econmico-financiero desde el movimiento
generado por las operaciones bsicas.
A partir de all, estos recursos con los que se empez la actividad van a cambiar tanto en forma
cualitativa (o sea su conformacin y estructura) como en forma cuantitativa (van a crecer si la
sociedad obtuvo ganancias y disminuir si tuvo prdidas). Pero la expresin del capital nominal (en
$) que refleja el Capital Social desde el momento en que se cre, permanece sin modificaciones.
Veamos el siguiente esquema:

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De esta forma, lo que queda del lado izquierdo una vez iniciada la actividad (desde el punto de
vista cualitativo) es dinero y recursos como en el momento inicial. Si bien parecera que estamos
hablando de lo mismo (en forma genrica en ambos momentos), lo que cambia con el movimiento
comercial es, por un lado, la cantidad (va a aumentar o disminuir) y, por el otro, la cualidad de los
recursos (la conformacin y estructura).
Por el lado derecho vemos que el concepto de capital y patrimonio son equivalentes slo para el
momento de inicio. Con posterioridad, por efecto del movimiento de los recursos que quedan
afectados a las operaciones bsicas, ese capital inicial puede aumentar o disminuir, pero su
expresin numrica no cambia. Lo que cambia es la expresin de ese patrimonio, que queda
definido como el capital inicial ms las ganancias menos las prdidas (patrimonio = capital inicial
+ ganancias - perdidas).
Esto es lo que se va a seguir por medio de la registracin contable. Por un lado, la cantidad,
composicin y estructura que irn tomando los recursos (de mi capital o patrimonio inicial) como
consecuencia del movimiento del circuito econmico financiero que generan las operaciones
bsicas. A esta dinmica, la Doctrina Contable lo llama Variaciones Patrimoniales (tema que
observarn en diferentes libros de textos), ya que la contabilidad pretende medir las variaciones
patrimoniales que se producen entre un ejercicio y otro. Por el lado, va a controlar tambin en
forma peridica si ese capital inicial aumenta o disminuye como resultado de esas variaciones
patrimoniales. Estas mediciones peridicas de resultados (positivos o negativos) ocurren en lo que
se da a llamar "Ejercicios Econmicos".

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Elabore con sus compaeros una definicin sobre la distincin entre Capital y Patrimonio.

Paralelamente, investigue en la web el concepto jurdico de "Intangibilidad del Capital" y juzgue en

qu medida y en qu tipos de sociedades resulta aplicable.
Comparta sus conclusiones en el foro de socializacin.


1.4.3 Diferencia entre Patrimonio de la sociedad con el Patrimonio de los socios
Cul es el sentido de tomarse el trabajo de efectuar la distincin entre el patrimonio de la
empresa y el de sus socios? Si bien existen varias, a los efectos de nuestro curso bsico inicial
enfocado en la registracin contable en funcin del control y preservacin del patrimonio es,
precisamente, diferenciarlo del patrimonio de los socios.
La sociedad regularmente constituida bajo alguno de los 6 tipos tipificados en la Ley de Sociedades
Comerciales, una vez inscripta, comercialmente obtiene lo que se llama Personera Jurdica para
funcionar en forma autnoma a la voluntad de los socios (que pueden tener otras sociedades con
terceros o negocios en forma individual).
De esta forma se evita la confusin de patrimonios en la cual los recursos de la sociedad puedan
ser desviados para fines ajenos a la sociedad y que se inviertan en otras sociedades o se utilicen
para solventar las necesidades personales de los socios (hiptesis que planteamos cuando
analizamos las facilidades que se presta la partida simple por la falta de control en este tipo de
situaciones).

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El funcionamiento independiente de la sociedad respecto al de sus socios se asegura desde el
hecho de que a partir de la inscripcin de la sociedad (entre otras cosas) el Contrato Constitutivo
establece al obligacin por parte de los socios de dotar a la Sociedad de un Capital Voluntad Social,
de manera tal que quede claro qu puede y qu no puede hacer en su desenvolvimiento comercial
La lgica de este proceder es que la sociedad, ejerciendo una voluntad comercial que es
independiente de la de los socios, no podr llevarla a cabo si no se la dotan de recursos para
alcanzar la finalidad por la cual se la cre. Y esa funcin la cumple El Capital Social.

Desde el punto de vista contable, las operaciones que la sociedad haga con los socios deber
tratarse como terceros ajenos a esta. De esta manera, si retiran fondos, son deudores de la
sociedad. Si aportan fondos (y estos no son inscriptos como nuevos aportes de Capital), los socios
son acreedores de la sociedad.
1.4.4 Qu pasa con las sociedades no constituidas regularmente?
Las sociedades denominadas de esta forma son las que no se encuentran inscriptas bajo ninguno
de los formatos establecidos por la Ley de Sociedades Comerciales. Ante la ausencia de control en
el complimiento de requisitos formales, la discriminacin entre el patrimonio de la sociedad y de
los socios queda a criterio de quienes administran la empresa o negocio. En este punto es donde
se diferencia (desde el punto de vista formal) una Sociedad (regularmente constituida) de una
empresa (o negocio).
Si bien los trminos "sociedad" y "empresa" se suelen utilizar en forma indistinta en el lenguaje
corriente, la sociedad regularmente constituida vendra a ser como la indumentaria institucional
con la cual la empresa se reviste para dar mayor transparencia a sus operaciones con terceros,
adems del hecho jerarquizar la presentacin de la empresa en el mundo de los negocios. Muchas
veces, esta cuestin de imagen es la razn por la cual una empresa pequea adopta el formato
de una Sociedad Annima, cuyo funcionamiento y exigencias formales se encuentran adaptadas
para empresas de perfil corporativo.

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Ms all de los motivos de tipo administrativo por la cual hacemos hincapi en los formatos que
puede tener un negocio (y, en funcin de ello, existir o no la necesidad de efectuar controles
administrativos y cumplir con obligaciones de registracin ms exigentes en salvaguarda del
patrimonio del ente que se trate), existe una razn de tipo legal con efecto frente a terceros.

En las sociedades inscriptas y que funcionan en el formato de Sociedad de Responsabilidad
Limitada o Sociedad Annima (SRL o SA), la garanta que los terceros (acreedores) que contratan
con la sociedad en la operatoria comercial se limita al Patrimonio de la sociedad. Mientras que en
el resto de las sociedades de corte personalista (inscriptas como la Sociedad Colectiva, En
Comandita Simple, Capital e Industria) y las sociedades no constituidas regularmente (Sociedades
de hecho), ante esta ausencia de discriminacin entre el patrimonio de la sociedad con el de sus
socios, la garanta por las operaciones que efecta la sociedad en estas condiciones, alcanza al
patrimonio tanto de la sociedad como el de sus socios.

1.5 El sujeto bsico de la actividad econmica: el comerciante
Por lo expuesto hasta aqu, pareciera que comenzamos la casa por el techo, partiendo por las
sociedades regularmente constituidas como principales actores de una actividad econmica,
dejando en ltimo lugar al que, por su importancia relativa, arbitrariamente ubicamos como
actor de reparto en este guion y es, en definitiva, el sujeto bsico de la actividad econmica: el
comerciante.
Esto tiene su razn de ser, dado el enfoque principal que le damos a este curso, ya que la funcin
de control de las operaciones bsicas que registra la contabilidad revisten mayor complejidad y
requisitos de control en los grandes operadores econmicos que en los pequeos.
Adems, los grandes operadores que se insertan en la actividad econmica investidas por el
ropaje institucional que regula la Ley de Sociedades Comerciales (en la cual su mayor exponente
es la Sociedad Annima) la conformacin del balance que agrupa y sintetiza la informacin
contable reviste un grado de detalle mucho mayor (no slo por el control administrativo interno
sino para salvaguarda de los intereses de terceros que operan con la sociedad) que el de un
negocio o explotacin unipersonal, que resulta ser mucho ms elemental.
En este sentido, sera impensado (por cuestiones prcticas de estructura administrativa) que los
requisitos formales en cuanto a la registracin y exposicin de la informacin contable fuese la
misma para una Sociedad Annima que para un pequeo negocio de barrio, aunque ambos se
encuentren alcanzados dentro de los derechos y obligaciones que el Cdigo de Comercio
establece para la figura del Comerciante.
Si bien ambos extremos se unen en cuanto a los requisitos establecidos por el Cdigo de
Comercio (las Sociedades son una creacin artificial del hombre, con una voluntad para adquirir
derechos y contraer obligaciones) cuando hablamos de la obligacin de registrar las operaciones

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y llevar un libro de Inventario y Balance, se diferencian en cuanto al alcance y grado de control
de estas obligaciones.
Estas diferencias se hacen ms notorias en lo que se refiere al armado y presentacin de estados
contables. En el caso del negocio individual sin personera jurdica, en la prctica slo se arman
para cumplir con obligaciones fiscales y en algunas categoras (monotributistas) hasta se exime de
la obligacin de presentarlos. Veamos entonces cmo encuadra el Cdigo de Comercio a la figura
del comerciante y qu requisitos formales le exige respecto a las registraciones y tipo de libros a
llevar:
En su Artculo 1, define al Comerciante como aquella persona que teniendo capacidad legal para
contratar, ejerce por cuenta propia actos de comercio, haciendo de ello su profesin habitual. En
su Artculo 9, seala quien tiene capacidad legal para contratar: toda persona que, segn las
leyes comunes, tienen la libre administracin de sus bienes". Al referirse a los actos por cuenta
propia, no reviste este carcter quien negocie por cuenta de un tercero ni quien realice actos de
comercio en forma aislada. Respecto a las obligaciones legales (en lo que atae a las registraciones
contables) se establece que deber:

Rubricar sus libros de Contabilidad.

Realizar las registraciones contables de su actividad.
Conservar sus libros y documentos comerciales por 10 aos.
Rendir cuenta de su actividad, cuando as lo exijan las disposiciones legales.

Asimismo, en su Artculo 44 se establece que todo comerciante est obligado a llevar cuenta y
razn de sus obligaciones y a mantener una contabilidad mercantil organizada sobre una base
uniforme y de la que resulte un cuadro verdico de sus negocios y una justificacin clara de cada
uno de los actos susceptibles de registracin contable. El mismo artculo establece cules son los
libros obligatorios a llevar:

Diario
Inventario y Balance (en la prxima unidad desarrollaremos estos puntos).

As, se establece que la informacin contable debe reflejar la situacin econmica, financiera y
patrimonial del ente.
Se suele identificar indistintamente al Balance como "Estado Contable" o Estado Financiero.
Este ltimo trmino hace referencia a la traduccin literal de la expresin en ingls (Financial
Statements) y puede conducir a la confusin porque en nuestro idioma la palabra financiero se
utiliza para referirse a todo lo que tenga que ver con movimiento de fondos.
Un libro no sealado como indispensable y que lo es desde el punto de vista de la tcnica contable
es el Libro Mayor, como tambin otros impuestos por la naturaleza e importancia de la actividad,
a los que llamaremos "Libros Auxiliares". Sin embargo, para el caso de las Sociedades Comerciales
que se encuentran regidas por las disposiciones de la Ley de Sociedades Comerciales, estn
autorizadas para emplear medios mecnicos, magnticos u otros que remplacen la registracin
manual, salvo el Libro de Inventario y Balance. Para una Sociedad Annima, los libros obligatorios
son:

Libro Diario.
Libro Inventarios y Balance.
Registro de Accionistas.

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Registro de Asistencia de Asamblea y Depsito de Acciones.

Libro de Actas de Directorio.
Libro de Actas de Asamblea de Accionistas.
Libro de Remuneraciones (Segn Ley de Contrato de trabajo N 20.744 y modificatorias) y,
cumpliendo con las disposiciones de la AFIP, debern llevar libros para registrar el
Impuesto al Valor Agregado (IVA) de las compras y ventas.

Tanto el comercio individual como el complejo conglomerado que pueden tomar los grupos
econmicos funcionando bajo el formato de sociedades comerciales (cuyo mayor exponente es la
Sociedad Annima), conforman la estructura de un basto e intrincado tejido econmico que, en
el caso de los grupos econmicos, su alcance y configuracin (por medio de la creacin de
empresas transnacionales) reviste caractersticas propias y trasciende y (en ocasiones) desafa las
fronteras de un pas.
Ms all de representar los dos extremos, para no perder el foco de nuestro curso nos
ocuparemos (a partir de la unidad siguiente) de presentar los principios bsicos y mtodo de
registracin de lo que llamamos operaciones bsicas, como medio de controlar la actividad
econmica, cuya clula primaria de este tejido o entramado que articula y alcanza a todos los
actores independientemente del tamao y forma societaria que adopten para la consecucin de
sus fines) es el comercio o explotacin unipersonal.
1.6 La contabilidad y la tenedura de libros
Antes de adentrarnos al desarrollo de la siguiente unidad, dejamos aclarado que si bien la
contabilidad incluye a la tenedura de libros, tambin la trasciende. La expresin tenedura de
libros fue utilizada en una poca en que las registraciones contables se efectuaban en ellos.
Como ya dijimos, esta es la parte ms mecnica de un proceso que antes se hacia manualmente
y ahora se efecta por medios electrnicos, pero sus principios se mantienen inalterables desde
el siglo XV cuando Fray Luca Pacciolo dio a conocer el sistema por partida doble (denominacin
que se conserva hoy en da), es decir, su anotacin en el modelo de asientos contables.
Podemos decir que el objetivo ms importante de la contabilidad es brindar informacin til
para la toma de decisiones, para lo cual en una etapa previa se necesita elaborar la informacin
que ser la materia prima a procesar para dicha toma de decisiones.
En toda organizacin se toman decisiones constantemente y estas decisiones producen efectos.
Una buena administracin implica el control de los efectos producidos por las decisiones
tomadas en base a la interpretacin de los hechos.
La contabilidad interpreta hechos econmicos, los traduce al lenguaje contable, los registra e
informa. El analista de balance recorre el camino inverso: se enfrenta con la informacin de los
estados financieros, desentraa cules fueron los hechos que le dieron origen y emite un juicio de
valor. El esquema del proceso seria el siguiente:

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Ntese que el aspecto en comn de ambas partes del mencionado proceso (tanto en la referente
a la elaboracin de la informacin contable, como su utilizacin en el proceso que conduce a la
toma de decisiones) es el CONTROL. En primer lugar, para que los datos recogidos por la
contabilidad respecto a la evolucin de lo que dimos por llamar operaciones bsicas, sean
controlados por el sistema administrativo con una registracin correcta, sin errores y/u omisiones,
a los efectos de generar informacin contable confiable, para que la segunda etapa del control
(del efecto de las decisiones que se hace sobre la base de la interpretacin de los hechos) no falle
por carcter transitivo.

...nos adentramos en los conceptos introductorios en los que se apoya y fundamenta el proceso de
registracin contable que, como vimos al cierre de la unidad, debera transformarse en
informacin til, enfocada hacia la toma de decisiones.

...estudiaremos el proceso contable en su parte metodolgica que tiene su base en la partida doble
y en la cual la registracin de operaciones y su posterior mayorizacin, conduce a la obtencin del
Producto Final que es la obtencin del Balance.

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SILVANA CALABRESE: Contabilidad Bsica, Aspectos Tericos y Prcticos. Editorial: Aplicacin
Tributaria. Bs. As. (2001).
ENRIQUE FOWLER NEWTON: Contabilidad Bsica. Editorial La Ley: Bs. As. (2007).
HUGO LUIS SASSO: Conocimientos Necesarios para el Analista de Crditos. Fondo Editorial Consejo
EDICON. Bs. As. (2009).
RICHARD G. LIPSEY: Introduccin a la Economa Positiva. Ediciones Vicens Vives SA. Barcelona
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ARMANDO P. RIVAS: Teora Monetaria, Inflacin y Tasa de Inters. Editorial El Ateneo. Bs. As.
(1978).
ROBERT. Z. ALIBER: El Juego Internacional del Dinero. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1975).
MILTON FRIEDMAN: Moneda y Desarrollo Econmico. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1976).
GARY D. BROWN: Principios de Economa. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1976).
JORGE ELIECER PRIETO HERRERA: Proyectos, Enfoque Gerencial. Ecoe Ediciones. Bogot DC (2009).
ALBRETCH FORSTMAN: Dinero y Crdito. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1960).