Qu es un evento?

Reunin de personas con el fin de celebrar en una fecha y lugar determinados un suceso
importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva.

Qu significa ser un organizador profesional?

Es la persona que se sita en el centro estratgico de un crculo imaginario, en uno de cuyos
puntos est el cliente; en otro, toda la gama de proveedores que prestan sus servicios, y en el
tercero, los participantes o invitados, buscando equidistancia entre las tres partes con la clara
finalidad de desarrollar el mejor de los eventos con el presupuesto convenido. Su funcin
principal es coordinar, guiar y dirigir todos los recursos humanos, tcnicos y econmicos
fundamentales para la realizacin del evento.

Perfil del organizador:

Algunas buenas virtudes que todo organizador debera tener.
- Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo.
Un buen lder debe:
Apoyarse ms en la autoridad moral que en poder formal
Procurar a los colaboradores los recursos que precisen
Dirigir con inteligencia emocional
Enriquecer los puestos de trabajo
Respetar la dignidad personal y profesional de los colaboradores
Tener presencia autntica en las relaciones
Impulsar el espritu de equipo
Alentar la creatividad y la innovacin
Permitir la participacin en la toma de decisiones
Un grupo motivado es altamente efectivo.
-Sensibilidad y tacto para lograr una mejor comunicacin interpersonal.
- Actitud Pro activa y creatividad
- Sencillez para recordar que quien organiza no es la estrella de la fiesta, sino simplemente quien
opera tras bambalinas para que otros brillen.
- Habilidades comunicacionales, empticas y negociadoras
- Disponer, a travs de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad,
confiables y con precios de mercado.

-Entusiasmo y espritu innovador, atento para subsanar el momento en que el nimo decae, o
cuando el cansancio vence a los participantes, sobre todo en los eventos muy prolongados en el
tiempo.
- Todo coordinador debe investigar para obtener informacin. La informacin es el elemento
esencial para tomar decisiones, y l nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.

Qu beneficios aporta contratar un Wedding planner / Organizador de bodas?

Los servicios ofrecidos por estos profesionales aportan varias ventajas, en primer lugar no est
viviendo la emocin, ni pasando los nervios habituales de cualquier pareja, por tanto, pueden
tomar decisiones de forma objetiva y sin riegos ya que los sentimientos no influyen en las mismas.
El ahorro de tiempo, al no tener que estar horas y horas buscando proveedores en Internet,
exposiciones o revistas, el ahorro de dinero por los convenios que la empresa sostiene con los
proveedores y uno de los ms importantes es el aporte de creatividad para que la fiesta sea una
experiencia diferenciada, y que rompa con el dicho de fuiste a una boda y fuiste a todas .

Empezamos por el principio: Informacin e Investigacin: claves para el

xito de todo evento.
Conocer al cliente: un desafo importante.
No es lo mismo tener que tratar con un gerente de una empresa queriendo difundir su marca, que
una pareja de novios ansiosos por organizar su gran noche, o un artista queriendo exponer su
obra. Cada uno tiene caractersticas especiales: identificarlas, saber escuchar, interpretar y lograr
cierta empata con el otro ser imprescindible para lograr que el xito sea de quien nos elige.

Objetivos a obtener en la 1era. Entrevista de un cliente corporativo:

Conocer el estilo de evento que la empresa desea organizar: el objetivo del evento.
Perfil de la empresa: Pyme, multinacional, familiar, lder, 2da, .innovadora, tradicional.
Caractersticas del pblico target: profesionales, rea, temtica, edades.
Magnitud del evento: cantidad de participantes, duracin, posibles proveedores
involucrados y lugar donde se realizar.
Forma de contratacin nuestra: por objetivos, por tiempos, responsabilidad total, full
time, compartida con la empresa.
Presupuesto asignado: tratar de conocerlo.
La entrevista es una herramienta comunicativa y de investigacin fundamental, de ella podemos
obtener datos en cantidad y detallados.
A diferencia de la encuesta, las preguntas son abiertas y se busca que el entrevistado se explaye y
profundice. El entrevistador debe generar un clima de confianza y agrado con el entrevistado para
que este disponga de su tiempo, conocimientos y se abra a ofrecer toda la informacin
disponible.
Para obtener buenos resultados, se recomienda elaborar un listado de preguntas tentativas y
orientativas y ser capaz de repreguntar en vista a tener claro lo que busca el cliente.

En el caso de una entrevista empresarial, hay que ver bien a quien entrevistar, que sea una
fuente confiable, portadora de informacin puntual y especfica acerca de lo que se pretende
realizar.
Asimismo, como interrogador, practicar la escucha activa, estar atento a la respuesta del
entrevistado, tratando de recabar la mayor cantidad de informacin posible, y solo lo lograremos
si podemos centrar nuestra atencin en l mismo.

En el caso de un evento social, hay preguntas que no podemos olvidar para poder trabajar en la
propuesta al cliente:
En base a estos objetivos, hay que elaborar la herramienta de recoleccin de informacin.
Conocer el estilo de fiesta que el cliente desea organizar: qu se festeja? ( 15 ,
casamiento, aniversario, cumpleaos).
Perfil del cliente: lugar de trabajo, profesin , ( novios, chica de 15 y sus padres, etc.)
Caractersticas de los invitados : edades, grupos de pertenencia,
Magnitud del evento: cantidad de invitados, duracin, posibles proveedores
involucrados y lugar donde se realizar.
Forma de contratacin nuestra: por tiempos, responsabilidad total , parcial o slo
coordinacin.
Presupuesto asignado: tratar de conocerlo a partir de preguntas indirectas.

Consejos para organizar eventos corporativos exitosos:

Comenzar estudiando como han sido los eventos anteriores.
Interiorizarse de la opinin de los participantes en otros eventos
Renovar las propuestas, aunque hayan sido exitosas.
Evitar copiar, ms bien adaptar ideas a su propio contexto.
Constituir un comit organizativo, compuesto de lderes comprometidos con la causa.
Tener bien claro el objetivo del evento. No mezclar propsitos incompatibles.
Pensar siempre en la audiencia y en el perfil.
Cuidar todos los detalles
Permitir a los participantes ser el alma de la fiesta o tomar un lugar de relevancia en todo
momento.
No permitir que la falta de presupuesto empae el brillo del evento

 Buscar un estilo que sea verdaderamente el de los anfitriones o imagen de la empresa.

Manejarse con un plan, pero lo suficientemente abierto como para cambiarlo si surgen
contingencias.
Priorizar las relaciones interpersonales, evitar discusiones, culpas y enojos. En todo caso,
buscar el momento adecuado para aclarar malos entendidos o errores.
Procurar que todos se involucren en el evento motivndolos todo el tiempo.
Evaluar con la mayor objetividad posible, y con miras a mejorar en la prxima
oportunidad, resaltar siempre los buenos desempeos.
Revisar los errores o quejas recibidas, no para innovar todo por completo, sino para
buscarles solucin y aprender de los errores.
Buscar el momento adecuado para festejar y agradecer a todo el personal involucrado en
el desarrollo del evento.
Disfrutar ante todo de la tarea desempeada de principio a fin, divirtanse!

Continuamos con la Toma de decisiones y Planificacin: indispensable para

asignar y coordinar tareas, responsables y tiempos.
Etapas en un evento: tareas a desarrollar en cada una
Pre evento:

Entrevista con el cliente

Brainstorming de ideas: para obtener el estilo de evento a realizar
Bsqueda de proveedores y solicitud de presupuestos acordes
Armado y elaboracin de propuestas al cliente
Presentacin y venta de nuestros servicios
Puesta en marcha: contrataciones y pagos; visitas, reuniones, degustaciones, etc.
Elaboracin del Timing ( cronograma del evento)
Rueda de proveedores :confirmacin y detalles de entrega y retiro

Evento:

Logstica del da : proveedores , de personal y para el cliente

Repaso de rutina con colaboradores
Atencin y supervisin de proveedores
Manejo de imponderables
Atencin personalizada a clientes e invitados
Coordinacin gral. y paso a paso durante todo el evento

 Presencia hasta el final ( chequeando retiro de recursos y objetos de alquiler)

Post- evento:
Anlisis del evento : nuestra propia impresin
Recoleccin de informacin : cuestionarios abiertos, charla telefnica o va mail (
eventos sociales)
Encuestas de opinin x escrito en el evento mismo
Anlisis de resultados
Revisin e implementacin de cambios para los errores y refuerzo de los aciertos
Ampliacin y actualizacin de la base de datos

Diagrama de GANTT
Evento: almuerzo corporativo para clientes VIP
Actividades
Alquiler del saln
Servicio de catering

Lista de invitados
Invitaciones
Eleccin del catering
Envo de
invitaciones
Compra de
obsequios
Arreglos florales
Alquiler de sonido
DJ
Recepcionistas:
Contratacin y
asignacin de tareas
RSVP

Tarea

Responsable

Visitar lugares
y pedir
presupuestos
Pedir
presupuestos
y opciones de
men
Solicitarla
Diseo e
impresin

Coordinador
Gral .
Coordinador
Gral.
Empresa
Diseador

1
X

Mes 1
2 3

Mes 2
2 3

x
x
x

Ensobrado y
mailing

Asistente 1

Eleccin ,
presupuesto

Asistente 1

Cotizacin y
eleccin
Presupuesto y
contratacin

Coord. Gral

Coord. Gral

Recibir a los
invitados y
contencin en
el evento
Llamados,
confeccin de
listado y
confirmacin
final.

Asistente 1

Asistente 1

Distribucin en las
mesas
Seleccin del show
Elaboracin del
timing
Fotgrafo
Sea de
proveedores

Saldo de deudas

Organizar la
asignacin de
lugares
Bsqueda ,
presupuesto y
contratacin

Empresa

Coord. Gral.

Coord. Gral
Contrato y
explicacin del
evento
Segn
contratos.

Coord. Gral

Pago final a
proveedores
en evento

Asistente 1

Coord. Gral y
empresa

En el momento de
la contratacin.

En el momento de
la contratacin

Este diagrama de Gantt sirve para trabajar en la planificacin de un evento. En cada una
de las actividades, se controla que las tareas se desarrollen por el personal responsable,
en el tiempo y forma indicados.

Proveedores: difcil tarea de seleccin.

Denominamos proveedores a todos los rubros de productos y servicios que se involucren en el
desarrollo de todo tipo de eventos. En la industria de los eventos, actualmente, hay un sinfn de
proveedores que forman parte de un evento, y es por eso que en primera instancia, es necesario
elaborar una base de datos detallada acerca de los proveedores y actualizarla de forma
permanente.

Sedes: es el lugar donde se desarrolla el evento: salones, residencias, hoteles,

restaurantes, discos y bares, estancias, quintas , barcos, clubes, auditorios, teatros off.
Catering: el 2do. en importancia despus del lugar. Hay mucha variedad de estilos, y
precios. Es conveniente pedir una entrevista para realizar un check list de los servicios
que ofrecen, ya que adems de la produccin de la comida se encargan de la vajilla,
mantelera, personal de atencin, mozos y matres.
Empresas de sonido e iluminacin, DJ: La msica es fundamental en todo evento. Se
recomienda tener varias entrevistas para acordar que estilos de msica desean escuchar
los anfitriones esa noche. En ocasiones puede servir para ambientar una charla, una
exposicin o un encuentro
con msica funcional. Para los eventos sociales se estila armar tandas temticas. Con
ellos tambin se contrata iluminacin y sonido.

 Ambientadores: le dan un look o sello especial al lugar donde se desarrolla el evento.

Con el objetivo de decorar se utilizan flores frescas, secas y artificiales, globos, velas,
telas, luces, objetos varios.
Cotilln: muchos comercios ofrecen paquetes ya armados x cantidades. Recomiendo
emparentar el cotilln con las tandas temticas planeadas con el DJ para darle ms
coherencia a la fiesta. (EJ: ochentoso, carnaval, electrnico, etc.).
Animacin - Shows: hoy es difcil que no haya un show en un evento. Los ms vistos:
bailarines de salsa y merengue, grupo de covers, magos, ilusionistas, para los sociales. En
un evento corporativo: grupo de jazz y bosanova, para una recepcin, stand up o
showman- comediante. Si se trata de una actividad competitiva, deportiva o recreativa,
el animador funciona como coordinador grupal o motivador.
Fotografa y video: Hay mucha oferta en el mercado, hay que analizar bien los
presupuestos y que servicios incluye cada uno (cantidad de cmaras, forma de entrega
del material, medidas de las fotos, horas de servicio.) Se realizan muchas producciones
en espacios especiales para luego pasar durante el evento.
Invitaciones: se puede trabajar con una diseadora o directamente con las casas que
realizan todo el servicio, incluida la impresin de las mismas.
Regalos, Souvenirs y Merchandising: la idea es regalar algo con la intencin de de
demostrar aprecio, celebrar, y mantener una relacin personal o de negocios a travs del
tiempo. Este tem se ha modernizado mucho, la idea es dar algo til: comestible, por ej.,
de manera personalizada con el nombre del agasajado o con el logo de la empresa.
Empresas de tcnica, interpretacin simultnea, asistentes, recepcionistas,
diseadores, locutores, profesionales de marketing, publicidad, RRPP, prensa ,
Community manager, entre otros.

Aspectos importantes a la hora de realizar contrataciones:

Firma de Contratos de servicios

Forma de pago : sea y cancelacin de la deuda
Seguros por accidente o ART
Consecuencias econmicas en caso de cancelacin del evento
Conocer las habilitaciones del lugar
Chequear si los impuestos de SADAIC-AADICAPIF estn incluidos
Pruebas de sonido, degustaciones, ver el saln armado.
Restricciones a la hora de la contratacin de proveedores.
Quin ser el responsable del servicio el da del evento
Hs. contempladas de servicio
Poltica de comisiones para organizadores

Establecer buenas relaciones interpersonales como acuerdos comerciales ser

beneficioso para ambos. Son nuestros principales aliados y el servicio que brinden va a
estar directamente relacionado con nuestra reputacin e imagen.

Servicio Gastronmico

El principal criterio de eleccin de un servicio de catering , para un cliente , es la concordancia

entre la calidad del producto, , el servicio que recibe y el precio que va a pagar por esto.

Algunas recomendaciones para seleccionar un buen servicio de catering.

Si en la recepcin hay finger foods, recordar que es la 1era. impresin y que, por lo tanto, no
pueden ser diminutos. El promedio ideal son 6 / 7 bocados por persona.
Si en los fingers hay carne, que probablemente se repita en el principal, la entrada debe ser
algo fresco.
La entrada no puede ser muy abundante porque de lo contrario compite con el plato principal.
Aunque haya comensales a los que les pueda gustar ms o menos el men, lo importante es
que todos puedan comer y que el maridaje con los vinos sea el adecuado. Los novios deber
comprender que lo que se sirva, no slo debe gustarle a ellos, sino a sus invitados.
El postre tiene que ser un plato que coman todos, nada demasiados raro. El chocolate suele
ser una buena opcin.
La mesa dulce no esta de ms: sirve para los que se quedaron con ganas de algo rico despus
del postre, y tambin para los que se lo saltearon.
Hay que pensar en opciones para nios, vegetarianos y celacos.
Los envases de plstico estn prohibidos: las gaseosas siempre deben servirse en jarras y las
aguas con y sin gas tambin. El vino, en cambio, siempre se tiene que mostrar en su botella y
etiqueta.
Las mesas tienen que tener entre ocho y diez comensales, menos no porque quedan
demasiado vacas. Ms tampoco, porque se complica mucho para servir.
Para los fanticos del living, hay que tener en cuenta que si ponen sillones con apoyabrazos
habr invitados que se sentarn all y no queda bien .Slo sirve para novios muy jvenes con
muchos amigos y pocos familiares.
Hay que analizar el plano del saln, y la mejor distribucin del espacio, ver si los novios
quieren sentarse solos, con amigos o con los padres.
Es clave la confirmacin de los invitados, por cuestiones econmicas y de diagramacin.

Etiqueta en la Mesa

Varios tenedores, copas, cucharas y

platos... no est de ms saber cmo
comportarse en una cena formal .
La espaola experta en protocolo , Maria
Dolores Alcal considera que, "si bien la
comida rpida tiene ganado un espacio
dentro de la cotidianidad del ser humano,
no significa que est reida con algo tan
elemental como los buenos modales en la
mesa" y afirma que, "si se convierte en
hbito comer bajo el esquema informal,
probablemente se llegar a un punto en el
que despus no se sepa comportarse en
una cena formal o en un contexto oficial".

A continuacin, algunos datos que sern tiles a la hora de disfrutar de una buena cena.

El uso y la posicin de los utensilios en la mesa.

Algunos consejos tiles

*Los anfitriones son los que marcan el inicio y el final de la comida, siempre teniendo en
cuenta las circunstancias de la cena para darle el ritmo adecuado.
*La regla general para la utilizacin de los cubiertos es: la comida se lleva a la boca y no
la boca a la comida.
*El cuchillo no se debe llevar a la boca por ningn motivo.
*Siempre mastique y trague la comida de su boca antes de beber.
*No se deben hacer ruidos al masticar o al ingerir alimentos, tampoco deben hacerse
chillar los cubiertos contra el plato.
*La comida se sirve por la izquierda del comensal y se retira por la derecha del
comensal.
*El vino se sirve por la derecha del comensal.
*Nunca se debern ingerir tragos con alto grado de alcohol previos a la comida, ya que
el sentido del gusto puede verse afectado para saborear los alimentos.
*Mientras est comiendo los brazos se muestran hasta la mitad del antebrazo, nunca se
deben levantar los codos y menos ponerlos sobre la mesa.
*Luego de beber deje la copa en su lugar, no se entretenga con la copa sobre el plato.
Igual con los cubiertos, selos slo para comer y no los manipule mientras espera que le
sirvan.
*Al terminar de comer ponga paralelamente el cuchillo (con el filo hacia dentro) y el
tenedor en el plato; de esta manera se indica que hemos terminado de comer. No se
deben cruzar los cubiertos.

Eventos corporativos: una valiosa herramienta de comunicacin.

Un evento es ante todo una herramienta de gestin tctica del rea Marketing , y de Relaciones
Pblicas de una empresa o institucin. Es decir importa beneficios tanto sea para la persecucin
de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la
naturaleza de los temas con lo que trabaja: imagen, vinculacin con los pblicos, negocios, etc. el
evento posee claras connotaciones estratgicas, de forma tal que reporta una serie de acciones
que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano y largo plazo, acompaada por
acciones de prensa, publicidad y difusin en las redes sociales.
Algunas definiciones importantes, en funcin a los eventos
Marketing: El marketing tiene como objetivo el conocer y comprender tan bien al consumidor
que el producto se ajuste perfectamente a sus necesidades. ( P. Druker). Se centra en las variables
de precio, promocin/ comunicacin, producto/ servicio y distribucin.
Relaciones Pblicas: se basa en llevar adelante distintas acciones tendientes a lograr la mejor
imagen ( de la empresa o Institucin) en la mente de un pblico especfico. Son acciones a
mediano y largo plazo. No buscan reaccin inmediata, sino fidelizacin del cliente a travs del
tiempo.

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Prensa: hacer prensa significa obtener un espacio en los medios, a travs de una gacetilla de
comunicacin del evento. Nos dirigimos a los periodistas especializados en las diversas temticas
para lograr tal fin. La elaboracin de una buena gacetilla y el contacto previo con el periodista,
son claves.
Publicidad: Es la contratacin de un espacio en los medios ( grficos, radio, TV, va pblica,
internet) , a travs de un aviso publicitario con la clara idea de despertar el inters en un pblico
especfico. Lo hacemos a travs de publicistas, diseadores o Agencias de Comunicacin.
Internet 2.0: hay nuevos estilos de vida en esta sociedad de la informacin donde consumimos
contenidos conectados a dispositivos que ya se nos han hecho carne. Somos prosumidores
porque recomendamos, elegimos y protestamos pblicamente y que, mediante esta participacin
activa, formamos parte del mercado conversacional. Entonces, en esta comunidad digital,

Internet es un medio para conversar con los clientes, mantener dilogos activos, escuchar y
ser escuchados. Ej: blogs, redes sociales, etc.
A travs de un evento se puede conseguir llamar la atencin, despertar inters y movilizar a toda o
a una parte de nuestro pblico objetivo (Target Group) sobre novedades de empresas, productos
o servicios, sobre una innovacin o mejora en los procesos de fabricacin, distribucin,
comercializacin o sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, acerca de
algunos aspectos de nuestra organizacin menos promocionados o conocidos y que son dignos de
ser puestos a consideracin del pblico.
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una
parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vnculos y para transmitir determinados
conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, inters por nuestros pblicos,
organizacin y profesionalismo, entre otros.
Asimismo, a travs de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que
en la mente de los pblicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de
interactuar con los pblicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente.
Queda dicho entonces que a travs de un evento se pueden alcanzar mltiples propsitos. Un
evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas
formas de relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive,
incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia
de otras herramientas de comunicacin y marketing, un evento nos abre una puerta para
contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difciles de persuadir, a los que hemos
intentado abordar a travs de mltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing,
fuerza de venta, etc.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra
empresa o puede representar una unidad de negocios en s misma. La organizacin de diferentes
tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.
La decisin de realizar un evento, entraa adems una serie de amenazas pues toda vez que nos
exponemos estamos sujetos a la crtica de los diferentes pblicos afectados por la accin, que

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evaluarn la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que
pudieron alcanzarse a travs de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento
con serias deficiencias organizativas.

Eventos Culturales
El mercado de eventos est compuesto por una Oferta (constituida por la empresa de
organizacin de eventos, organizador y proveedores), el Servicio (el evento cultural, su realizacin)
y la Demanda (todo aquel particular o Institucin que quiera solicitar este tipo de servicio) .
Caractersticas:
Son manifestaciones de una cultura y sub cultura
Es un acontecimiento vivencial producido y reconocido por el sujeto en un grupo
participante, que se comunica, interacta y se retroalimenta.
Se trata de un festejo , con fines de esparcimiento
Es un acontecimiento que , adems de profundizar una cultura entre sus integrantes, la
difunde a otros.
Acenta la cultura que representa y favorece su trascendencia.
El evento como promocin cultural y turstica.
Un evento cultural es una herramienta de promocin cultural y turstica y un generador de empleos
y negocios.
Promocin cultural:
Promueve , a travs de la difusin y representacin, hbitos, creencias y ritos culturales
Da a conocer productos culturales, a travs de la exposicin y venta de los mismos.
Ensea sobre usos de dichos productos culturales
Elabora espacios de estimulacin para el consumo de dichos productos culturales.
Promocin Turstica:

El evento promueve el espacio turstico donde se desarrolla

Favorece el reconocimiento de atractivos naturales y artificiales de la regin
Difunde su riquezas y recursos
Promueve la planificacin de actividades tursticas complementarias al tema del evento
Beneficia a la hotelera de la zona

Generador de empleos:
Incrementa el trabajo local y de zonas aledaas
Genera trabajos temporarios y otros ms continuos
Abre especialidades laborales, propias, de los requerimientos particulares de cada evento.
Generador de negocios e inversiones:

Favorece al comercio local, convirtindose en consumidores locales temporarios.

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General la produccin de productos y servicios especializados para la ocasin: ej:

merchandising temtico.
Posiciona a la regin a nivel nacional e internacional atrayendo a turistas e inversores.
General ingresos de capital en moneda nacional e internacional.

Eventos Auto gestionados:

Los eventos auto gestionados son aquellos que parten de la iniciativa del Organizador y su equipo,
y conlleva no slo la planificacin y ejecucin del evento, sino tambin, la convocatoria y su
financiacin.
Por convocatoria , reconocemos la comunicacin del evento que conlleva:
Organizar la lista de invitados por categoras o grupos
Preparar y enviar las invitaciones
Gestionar respuestas y prever asistencia final
Gestionar los recordatorios
Hacer y entregar las invitaciones a tiempo
Por comunicacin:
Difusin ante los medios de comunicacin
Elaboracin de invitaciones especiales
Notas en los medios
Actividades de Relaciones Pblicas
Confeccin de carpeta informativa del evento
Por financiacin , entendemos :
Crear las partidas presupuestarias
Buscar referencias de costos
Detallar dentro de cada uno, los costos de los proveedores
Comprobar detalladamente todos los presupuestos
Controlar realmente lo gastado
Seguimiento de pagos y cancelaciones finales
Ejemplos de eventos culturales: ferias y exposiciones relativas a una cultura determinada,
festivales, Inauguraciones de espacios culturales, Festejos populares varios.

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Clasificacin de eventos
Empresariales,
corporativos e
institucionales
Actividades outdoors
Exposicin, Feria
Almuerzo negocios
Aniversarios de la
empresa
Inauguraciones
Fiestas Benficas
Brunch
Capacitacin/Workshops
Desayuno de trabajo
Despedidas, homenajes
Viajes de negocios
Da de la familia/ del
nio
Entrega de premios/
diplomas
Lanzamiento de
producto
Fiesta de fin de ao
Open Day/ House
Presentaciones
Wellness Corporate
Eventos IN
Eventos generacin Y

Sociales

Religiosos

Culturales y
Artsticos

Aniversario
Casamiento
Baby shower
Coctel Comida
Fiestas
temticas
Cumpleaos de
18, 40, 50, 60
Despedida de
soltero/a
Evento infantil
Fiesta de
egresados
Fiesta de 15
Funeral
Graduacin
Shower tea
Ceremonia del
T
Teanner
Dessert Party (
postreada)

Bar Mitzv
(hombres ,13)

Avant- premiere
Festivales,
conciertos
Espectculos
artsticos
Fiestas de
colectividades
Fiestas de grupos
de pertenencia (
solos y solas, gays,
yoga, )
Desfiles de moda
Espectculo
Festival
Vernissage:
Muestra de Arte
Muestra de fotos
Presentacin de
libro
Show musical

Bat Mitzv (
mujeres, 12)
Bautismo
Bendicin
Casamiento
por iglesia

Deportivos,
ldicos y
recreativos
Torneos
Competencias
Olimpadas
Panamericanos
Intercolegiales
Campeonatos
interempresarios
Mundiales

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Polticos

Cientficos

Protocolares
(gubernamentales)

Acto Poltico
Lanzamiento de
campaa
Nombramiento
de funcionarios
Debates
Congresos
Cierre de
campaa
Eventos a
beneficio
Actos
conmemorativos
Viajes polticos
Recepciones
diplomticas

Asamblea
Ateneo
Coloquio
Conferencia
Congreso
Convencin
Foro
Jornada
Mesa redonda
Panel
Reunin
Seminario
Simposio
WorkShop

Acto militar
Asuncin de
mando
Conmemoracin
Coronacin
Fiesta patria
Recepcin en
embajadas
Tedeum

Caractersticas de Eventos Cientficos y Acadmicos

En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en:
Acadmicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.
1.- Congreso:
Reunin peridica que nuclea a miembros de una asociacin, organizacin o entidad para
debatir cuestiones previamente asignadas.
Prev tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a
tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa
final, en la que se informan los resultados alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una
ceremonia de clausura.
2.- Simposio:
Reunin de especialistas, profesionales e idneos con el propsito de abordar materias de su
particular inters. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo.
Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos
aproximadamente, es una buena oportunidad para que el pblico, una vez finalizada la
actividad, posea una visin integrada de la materia tratada.
3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se rene un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los
discpulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos
de investigacin o anlisis sobre determinados temas propios de la actividad. La duracin es
relativa (puede ser de 1, 2 o ms das)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para
experimentar sobre el tema tratado a travs de talleres o work- shop.
Cada tema en 1 jornada y 1 da, o sea disertacin, debate y conclusiones en un mismo da.
5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunin. Generalmente constituye la parte final de
simposios o mesas redondas.
Est dirigido por un coordinador, que permite la libre expresin de ideas supervisando las
intervenciones y los tiempos.
6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusin grupal e informal de
aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal
para grupos pequeos 15 personas aprox.

15

7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador
coordina la sesin de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El pblico
puede realizar consultas a los panelistas.
Eventos Empresariales:
1.- Rueda de negocios:
Concentracin entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno
representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el inters de cada parte y les
fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones
paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesin. Es en mbito
dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendi a
otros campos.
3. - Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas
por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o econmicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobacin de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobacin especial del tema. Cuando la resolucin no esta
prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.
6.- Cursos de capacitacin y motivacionales para pblico interno o mixto.
7.- Acciones con la prensa- Conferencia de prensa Redaccin y envo de gacetillas a
periodistas.

8.- Participacin en Ferias y Exposiciones. Stands y acciones de promocin. Merchandising.

Ceremonial y Protocolo: definiciones.

Protocolo: Est conformado por las normas y reglas de carcter jurdico de las que se vale el
ceremonial. Son reglas escritas que rigen las relaciones de las autoridades entre ellas. Existe el
protocolo oficial, diplomtico, militar, institucional y social.
Ceremonial: se centra en la organizacin de todos los aspectos formales concernientes a la
organizacin de un evento, acto o ceremonia , pblico o privada. Establece las reglas
ordenadoras necesarias y las pautas de comportamiento y de trato entre las autoridades ,
basndose , para ello, en las normas protocolares y en los usos sociales.

16

Seguridad en los eventos

Es muy importante atender a los aspectos de seguridad ya que, como organizadores, podemos
tener problemas legales por accidentes ocurridos a nuestros trabajadores, como a los
asistentes al evento.
Ningn festejo queda exento de la posibilidad de un accidente, ni un simple cumpleaos, ni un
festival multitudinario.
Qu es lo mnimo que debe tener una sede para eventos?

Personal de vigilancia las 24 hs o durante el tiempo del evento

Cmaras de vigilancia y registros de video
Comunicacin directa con la empresa de seguridad oficial prximas al Establecimiento
Cumplir con la reglamentacin de sistemas de seguridad
Escaleras y puertas de emergencias
Matafuegos en condiciones
Letreros luminosos o de orientacin
Planos de emergencias o evacuacin a la vista
Tratamiento antignfugo de elementos de madera y tela
Puesta a tierra de todas las instalaciones
Grupo electrgeno que cubra todas las instalaciones

En el caso de realizar un evento en la va pblica, habr que contratar un servicio de

emergencia para eventos que nos proveer lo siguiente:

Ambulancias de alta complejidad con choferes y enfermeros

Unidades de terapia intensiva mviles
Unidades de rescate y traslado
Consultas mdicas generales y especiales
Equipo de profesionales especialistas en clnica mdica
Atencin mdica durante todas las horas de desarrollo del evento
Planes de emergencias
Servicio de rea protegida
Instalacin de consultorios in situ, por hora, por da.

En los eventos de mayor envergadura en cuanto a cantidad de personas, los riesgos se

multiplican por concentracin humana, debindose considerar las siguientes
recomendaciones:

Sealizar las salidas

Las vas de salida estarn libres de obstculos
Determinar un sistema de alarma
Las puertas debern tener el ancho reglamentario de acuerdo a la cantidad de
espectadores y/o visitantes
Los vidrios deben ser contra impacto humano
Las escaleras deben tener barandas adecuadas y pasamanos.
Antideslizantes en escaleras
Croquis de todas las plantas del edificio ubicados en los pasillos.

17

Prensa y Difusin de eventos corporativos

Qu significa hacer prensa?

Difundir ante los medios de comunicacin (escritos, radiales o televisivos) todo aquello que se
quiere promocionar. En nuestro caso, la realizacin de un evento.
Cmo se hace prensa?
En primer lugar, acercndonos a quienes hacen los medios, es decir, a los periodistas.
Para eso, debemos relevar quien est a cargo de cada medio y llegar a los periodistas a travs de
llamados telefnicos y gacetillas (atractivas y bien redactadas) que despierten inters general, es
decir, que pueden ser utilizadas como noticias.
Cualquiera puede hacer prensa?
En la actualidad muchas de las personas que se encargan de difundir eventos tienen
conocimientos de Comunicacin, Periodismo y Relaciones Pblicas. Pero este oficio en particular,
se aprende sobre la marcha, no hay academias ni facultades que puedan ensear lo que la prctica
hace.
Qu medio elijo?
Cuanto mayor sea el espectro de medios a elegir, ms gente se enterar del evento en cuestin.
Sin embargo, no todos los medios persiguen el mismo inters periodstico y por eso conviene
evaluar a qu medio dirigirse. Debemos preguntarnos, qu tipo de evento estamos difundiendo?
Y a partir de all, repreguntarnos: porqu podra interesarle esta noticia ha determinado medio?
La transformacin en noticia:
Todo hecho es noticia? No. Los periodistas suelen decir que si un perro muerde aun hombre, eso
no es noticia. Pero s lo es que un hombre muerda a un perro. Esto significa que una noticia debe
contener ingredientes que hagan de inters pblico lo que se comunica. Hay que informar
ponindole color a las noticias, pero nunca mintiendo o distorsionando la informacin. La
invitacin a personalidades destacadas es siempre un hecho factible de generar inters
periodstico.
Los datos que no deben faltar en una noticia:
Nombre del evento /Tipo de evento/ Quin lo organiza/ Cundo y dnde se realizar/ De qu se
trata/ El cronograma de actividades/ El objetivo/ Los invitados especiales/ Datos donde ampliar la
informacin
Tips que ayudan para ser considerados por los medios:
Crear una cuenta de correo denominada Prensa y difusin, difusin de eventos, Ej:
prensa@boutiquedeeventos.com.ar

18

 Pensar en un buen ttulo para poner en el asunto.

Presentarnos previamente por telfono ante el periodista. (solicitar un mail, dar datos
concisos).
Enviar por correo postal una carpeta de prensa, con gacetillas y fotografas.
Una comunicacin fluida con el periodista es favorable, sin abrumar ni acosarlo.
Preguntar a los periodistas como prefieren que nos comuniquemos , en que horarios, etc.
Gacetillas: cmo escribirlas y cmo no escribirlas:
En Periodismo hay una regla bsica que ayuda a escribirlas:
Las 6 w (what o que, who o quin, when o cundo, where o dnde, why o porque y cmo o
how). Respondiendo estas preguntas, uno obtiene la informacin bsica que necesita.
El modo de escritura periodstico se conoce con el nombre de pirmide invertida, esto significa
que en la cabeza se coloca lo ms importante, y a medida que la noticia crece, va decayendo en
inters. Una gacetilla debe estar escrita en un lenguaje intermedio, ni demasiado formal, ni
demasiado coloquial y es muy importante respetar los signos de puntuacin. Conviene utilizar
prrafos cortos, no adjetivar demasiado para no perder credibilidad y evitar la repeticin
constante de palabras.

Ejercicio: identificar las 6 w en la siguiente gacetilla:

Fundacin Padrinos Mgicos organiza una merienda a beneficio de las escuelas
rurales
La Fundacin Padrinos Mgicos que comanda Monseor Alejo Carlos llevar a cabo
maana, a las 17.30 en el Hotel Sheraton una merienda de personalidades destacadas,
a total beneficio de las escuelas rurales del interior del pas.
Al evento han confirmado su presencia el actor Ricardo Passano y el msico Leopoldo
Federico. Todo lo recaudado ser destinado a un grupo de nios en emergencia que
asisten a diversas escuelas rurales de la Argentina.
La merienda solidaria constar de un chocolate en taza, masas y tortas varias y los
interesados en colaborar deben retirar una entrada (valor $50) en el mencionado
hotel, de lunes a viernes, de 10 a 15hs.
Los periodistas tendrn la posibilidad de entrevistar a las figuras asistentes.
Agradecemos su difusin
Para mayor informacin comunicarse con Leonor Genovese
Prensa y comunicacin de eventos
Tel:15- 4334-5499
Mail: lgenovese@prensaydifusion.com

19

Esquema para armar una gacetilla de prensa:

Logotipo de la empresa o emisor

Para: (nombre del periodista/ seccin
De: (nombre de quien emite el comunicado)
Fecha: (da y hora de emisin)
Para su difusin

Titular llamativo y explicativo

El copete es un resumen del contenido del comunicado que permite evaluar su
publicacin.
La informacin bsica no debera ocupar ms que dos prrafos (de entre 6 y 9 lneas
cada uno). En estos dos prrafos debera desarrollarse lo ms sustancioso de la noticia
que se difunde, dando los detalles de mayor relevancia.
El comunicado debe ser breve y conciso, dado que, de tener inters, el periodista se
encargar de profundizar los aspectos que considere de inters o importantes. Por
esta razn, es fundamental redactar la gacetilla de modo que despierte curiosidad
sobre el asunto y estimule un contacto posterior.
El cierre es un prrafo final, con un detalle de las fuentes y las conclusiones. Permite
definir la orientacin de la informacin y su consistencia, reforzando su valor
informativo.
Contacto de prensa: nombre del responsable de prensa, telfono, mail especfico.

La evaluacin de la difusin del evento: Clipping: carpeta de recortes. Es el recorte de

publicaciones (cables de agencias de noticias, diarios, revistas, paginas web, menciones en radio,
estadsticas de cantidad de medios, zona geogrfica, etc.) que han mencionado nuestro evento. El
material se ordena por fecha y medio. Esto nos permite hacer un balance de cmo funcion
nuestro plan de comunicacin.
Empecemos con una buena agenda de contactos:
Para empezar con la difusin, es necesario armar una lista de periodistas posibles a quienes
mandar nuestra invitacin. Cmo lo hacemos? Llamando a los medios y preguntando quienes son
responsables de secciones (para diarios y revistas) y quienes los productores (en el caso de la TV).
Qu datos tener? ( medio, contacto, cargo, telfono, direccin postal, correo) y armar as, una
agenda de contactos frecuentes.

20

Ejecucin del Evento: la difcil coordinacin del vivo!

El da del evento es una jornada muy intensa, el organizador y su equipo de trabajo se preparan
para la puesta en marcha del evento. Todo el trabajo preliminar, por fin, se ver reflejado en una
puesta en escena que deber ser inolvidable.
Previo al ingreso delos homenajeados y sus invitados y/o asistentes, debemos hacer un repaso
general de las instalaciones y sus funciones. Analizaremos detalladamente las tareas, responsables
y tiempos para llevarlas a cabo.
Qu es el Timing?
Es el cronograma que se elabora de manera detallada para llevar a delante un evento.
Se detallan las tareas y los responsables de realizarlas, de manera cronolgica y minuciosa.
Para qu sirve?
Funciona como herramienta de comunicacin entre todos los proveedores que trabajarn en ese
evento. Organiza , coordina, unifica criterios, establece prioridades y detalla los tiempos de
principio a fin del evento.
Cmo se confecciona?
Para confeccionar un timing realista, habr que trabajar con informacin que recolectemos de
manera anticipada de algunos proveedores , ( servicio de catering, DJ, fotgrafo, show, sede, ).
Esta ser clave en la confeccin del cronograma final . Luego, con la impronta del estilo de
evento que nuestro cliente desea llevar adelante, pondremos manos a la obra para realizar el
timmig adecuado, sin baches o tiempos muertos que predispongan mal a los homenajeados y sus
invitados.

Ejemplo de timing de casamiento

Ma. Laura y Juan CruzLiceo Naval, 250 personas.
Una coordinadora, una asistente.

Horario
21.30 hs

Accin
Casamiento por Iglesia

Proveedor

Comentarios

22.30/22.45 hs

Llegada invitados al
Liceo

Recepcionistas en
puntos sealizando
e indicando mesas

22.50 a 00.05

Recepcin en terraza

00.10 a 00.25

Ingreso de invitados al

Florencia y
asistente en
escalera de la
terraza.
Sr. Juan C. y
persona asignada
del catering con
listados.
AG catering
Show de jazz y
bosa nova en
terraza
Colaboran

21

Champagne en las

saln

00.30 hs

Ingreso de novios al
saln

00.35

1 ir. video a proyectar (

chicos) dura 3 a 4)

00.40 a 1.20
Al ir
finalizando
plato
principal.
1.30 hs

Plato principal
Fotos en mesas
principales ( a designar
junto a los novios)

A partir de la
1

Llegan invitados
despus de las 12.

1.40 hs
2.00 hs a 3.20

Postre
Vals (tradicional) +
1era. tanda larga de
msica
Brindis+torta+ mesa
dulce + suelta de globos
para las chicas.

3.30 hs a 4.10
hs

4.15 a 5.30 hs

2do. video ( clip del

civil)

2 da. tanda larga

Florencia y
asistente.
Comienza el
servicio de AG
Catering en saln.
Directo a la mesa
principal.
Dj: suena tema
Entrega material
eventos cclope. DJ
proyecta en ambas
pantallas
AG Catering
Eventos Cclope

mesas, el resto de
las bebidas las sirve
el mozo.
La barra provee
todas las bebidas.

entrega material
eventos cclope. DJ
proyecta en ambas
pantallas
Catering: se los
convida con el
postre?
Asistente controla
entrada en puerta
con listado.
Ag catering
DJ

1 pantalla en saln+
plasma en otro
sector

AG catering
Florencia y
asistente colaboran

*Comentarios al
final del cuadro.
Darle al servicio 2
copas especiales
para los novios!
Ser reparte cotilln
temtico: Florencia
y asistente,
colaboran mozos.

DJ

1 pantalla en saln+
plasma en otro
sector.

Colaboran
Florencia y
asistente.

Se los ubica en
livings de terraza
con acceso a la
barra

En terraza

Fin de fiesta con Pizzas AG catering

Sigue msica hasta fin
de la fiesta.
La tarea ms desafiante para el Organizador ser llevar adelante el timing, adaptndose
a lo que sucede en el vivo, principal indicador a tener en cuenta para que el evento sea
exitoso.
5.30 hs
5.30 a 6 hs.

22

Evaluacin: el balance post-evento

Durante el evento el Organizador, adems de controlar que las tareas se desarrollen en

tiempo y forma, debe analizar la reaccin de los invitados al evento. Esto nos permitir
obtener datos para determinar acciones que tiendan a mejorar planificaciones posteriores.
Uno de los mtodos de investigacin es la observacin focalizada. La aplicamos en esta
oportunidad, para evaluar el grado de satisfaccin de los asistentes.
Para ello, debemos recoger los siguientes datos:

Cmo ingresan los asistentes? Prolijo, apresurado, cmodo,

Cmo es la ubicacin en las mesas? Ordenada, desordenada, cmoda, incorrecta.
Cmo reacciona la gente al ingreso al saln? Sorprendida, le gusta?
Qu reaccin tiene ante la comida? Gusta? Est bien cocida? Caliente?
Qu reaccin ante la bebida? Es abundante? Falta? Est bien refrigerada? Est bien
servida?
Cmo funcionan los espacios de permanencia? Son funcionales? Estn cmodos?
Cmo funcionan los espacios de circulacin? Se desplazan con dificultad? Son transitables?
Cmo reacciona la gente ante los espectculos? Los divierte? Sorprendidos? Indiferencia?
No los entienden?
Cmo reacciona ante el personal de servicio y recepcin? Les parece cordiales? Se sienten
atendidas? Les parece profesionales? Les gusta su apariencia?
Cmo fue la percepcin visual y sonora? Mucha , poca iluminacin? Cmo fue la
proyeccin de imgenes? Hubo obstculos ante la percepcin visual? Nivel de sonido
aceptable? Quejas? Musicalizacin acorde al momento?
Cmo reaccionan ante los distintos climas del evento? Reaccionan de acuerdo a lo
previsto?

Para evaluar el trabajo del Organizador y su equipo:

Se cumplieron todas las tareas asignadas?
Las que no, se reemplazaron por otras?
Las tareas se llevaron a cabo por las personas asignadas?
En el tiempo estimado?
Cmo fue el trabajo individual de cada uno?
Cmo fue el trabajo grupal?
Qu obstculos y contratiempos se presentaron y cmo se resolvieron?
De lo realizado:
Que se volvera a hacer?
Que se modificara?
Qu eliminara?
Enumerar 10 puntos positivos y negativos del evento.
Qu emociones se experimentaron durante el desarrollo del evento?

23

Consideraciones Finales.

Toda planificacin de evento requiere de una investigacin preliminar.

El proceso creativo conduce a la ejecucin de eventos innovadores e irrepetibles. El nico
lmite para la creatividad es la posibilidad de ejecucin.
La Planificacin ayuda a organizar el caos inicial del evento y a visualizar tareas y
responsables.
El Organizador de eventos trabaja en equipo; debe ser un lder motivador e integrador de
capacidades.
Es necesario conocer los derechos y obligaciones de la profesin y para obrar en
consecuencia y posicionarse correctamente en el mercado.
Todo evento, ms all de su tamao y complejidad, debe contar con un plan de seguridad,
emergencia y cronograma de actividades (timing).
El Organizador profesional vuelca su capacidad y vocacin para satisfacer las necesidades
del cliente y no las propias.
Es fundamental mantenerse actualizado, a travs de la capacitacin y la informacin, para
estar acorde a las exigencias de un mercado altamente competitivo

______________________________________________________________________

24

TIPOLOGIAS DE EVENTOS:

Definicin y caractersticas de los diferentes tipos de evento

Conferencia y Ciclo de conferencias: Es un dilogo o discusin que trata de asuntos de
ndole literaria, artstica, cientfica o poltica. Los que van a exponer son expositores
expertos, que disertan sobre temas especializados. Tienen como caracterstica la
comunicacin en el mismo sentido. Solo hay interaccin al final de la conferencia. Cuando
se realizan conferencias consecutivas en el mismo mbito se lo llama ciclo de
conferencias.
Congreso: Reunin analtica o institucional, de integrantes de un mismo espacio cientfico,
tcnico o artstico, la cual se realiza peridicamente y que posee caractersticas
reglamentadas y trabajo sistematizado que se renen por lo general cada dos aos.
Jornada: Actividad de similares caractersticas a las del congreso excepto por el principio
de periodicidad, que se realiza en uno o varios das de trabajo completos (jornadas).
Convencin: Evento formal cuyo objeto se funda en arribar a un punto de vista
consensuado, luego de un programa de deliberacin. La convencin precisa la elaboracin
de un documento o informe final, el cual se comunica y/o difunde en forma selectiva o
masiva. Por lo general es de carcter corporativa o poltica y cuentan con la participacin
de personas de renombre.
Seminario: Reunin de estudio y trabajo de un grupo reducido. Es un grupo de
aprendizaje activo, con relacin directa especialista cursante. Su modalidad es
plenamente intensiva. Es el trabajo de un pequeo grupo que investiga o estudia
exhaustivamente un tema en sesiones planificadas. Tiene que haber varios expositores
entre 5 y 12, debe contar con una agenda de lo programado, hay que poner una hora de
inicio y de finalizacin de cada conferencia y quien la diserta.
Simposio: Actividad basada en la reunin de personas especializadas en determinado
tema, estudios, investigaciones o conjunto de trabajos con exposicin de expertos. Los
disertantes exponen individual y sucesivamente por un lapso de entre 15 y 20. Cada
expositor habla sobre un tema y lo hace en profundidad realizando un resumen o
conclusin a la que arrib.
Coloquio: Reunin informal de especialistas donde se debate sobre un tema sin necesidad
de llegar a un acuerdo o conclusin.
Mesa redonda: Los expositores mantienen puntos de vista diversos u opuestos y hay lugar
para un breve debate entre ellos. Este tipo de confrontacin permite una informacin
ecunime: expositores con distintos puntos de vista debate brevemente sobre un tema,
luego habr preguntas del auditorio. Es necesario un moderador que al final expondr las

25

conclusiones. Tienen cantidad limitada de participantes de 3 a 6 y tambin tienen un

tiempo asignado de no ms de 50 minutos en total.
Panel: Varias personas (hasta 6) exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra
propiamente dicho. Los participantes dialogan y evitan colisiones o superposiciones de
exposicin mediante la participacin de un moderador. La diferencia con el simposio se
basa en que lo expositores no exponen, sino dialogan, debaten entre ellos el tema
propuesto, informalmente pero con coherencia. Un coordinador modera la reunin y
permite intercalar preguntas. Tiene una duracin aproximada de una hora.
Foro: Reunin de libre expresin de ideas con un coordinador. Participan todos los
presentes en la reunin. Generalmente es la clausura de un simposio o de una mesa
redonda. No es requisito del foro que haya panelistas. El coordinador general dar una
sntesis general de los resultados del foro.
Reunin: Conjunto de personas reunidas para tratar de un tema determinado.
Curso: Del latn cursus, camino. Seminario extendido en el tiempo.
Asamblea: reunin formal y reglamentaria de una institucin. Necesita que se labre un
acta. Se verifica el qurum para comenzar la sesin y para tomar la decisin. Necesita de
un temario u orden del da, porque los temas de discusin y decisin no son libres, sino
que deben ser previamente notificados a todas las personas que van a participar. Una
asamblea es el mximo rgano de decisin de una institucin y rige su destino. Por lo
general, las asambleas institucionales generales son anuales. En ellas suele elegirse
tambin autoridades de la institucin
Exposicin: Reunin de varios expositores para una exhibicin pblica de arte, productos,
servicios, etc., sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados
en un pas, regin, ciudad, organismo, en determinada actividad. Es decir, divulgacin sin
venta.
Feria: Reunin de varios expositores para una exhibicin pblica de arte, productos,
servicios, etc., con venta directa a los visitantes. Su finalidad se basa tanto en la
divulgacin como en la comercializacin.
Taller: del francs atelier, oficina donde se hace trabajo manual.
Muestra: Exposicin que realiza un expositor nico, sea artista, profesional, organizacin,
institucin, etc.

DESFILE. ORGANIZACIN

26

Un desfile lo constituye un grupo marchante de personas con un recorrido concreto, en una celebracin pblica. Pueden
ser militares o civiles.
Cuando son civiles, generalmente estn compuestos de una seccin de gente que desfila, y otra que ameniza el acto,
suele tener un acompaamiento musical y, en algunos casos, tambin tteres, bailarines, cmicos, etc.
1- ASPECTOS ORGANIZATIVOS
1) Aspectos Internos
a- Modelos
b- Peluquera
c- Maquillaje
d- Asistentes
e- PasareLA

2) Aspectos Externos
a- Distribucin de espacios (ubicacin de pasarela, sillas, mangrullo, etc.)
b- Msica
c- Luces
d- Voz en off
e- Tracks (imgenes en la pantalla)
2- ESTRUCTURA GENERAL
1)Direccin
2)Coordinaci6n general
3)Coordinaci6n backstage.
3- PLANILLAS ORGANIZATIVAS
1) Planilla de Orden en Pasarela
2) Planilla de Modelos
3) Planilla de Modelos Mujeres
4) Ficha Personal del Modelo Medidas.

Eventos Culturales:
Un evento de tipo cultural se define como una estrategia para difundir proyectos
culturales as como comunicaciones culturales que realizan las empresas e instituciones
con el principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados.
El llamado marketing cultural ha cobrado fuerza en este siglo gracias a la necesidad de las
empresas por comunicarse y legitimar su accin ante la sociedad en general.
Del mismo modo, los eventos culturales son utilizados por las empresas con el objetivo de
difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la atencin
la cultura.
evento es un suceso del mundo de la cultura al que se le da cierta importacia en los
medios de comunicacin y que deja secuelas, es decir marca algn cambio, tendencia, o
es punto de imitacin para muchos otros actos

27

Lanzamiendo de Producto:
El lanzamiento de un Producto o Servicio es un tipo de Evento Corporativo cuyo objetivo
es que el producto perdure en la mente del pblico durante y despus del evento. Como
agencia de eventos, marketing promocional y marketing online, cada da trabajamos con
este tipo de proyectos; por eso hoy os traemos algunos consejos que hemos recopilado
fruto de nuestra experiencia en estos 25 aos.
El evento es una herramienta importante para el nacimiento en sociedad de un nuevo
producto, que tiene un punto de partida siempre interesante que es la novedad, y donde
una buena comunicacin puede impactar fuertemente a la audiencia que convoquemos.

Como en todos los eventos, la planificacin es la etapa ms importante, se debern tener

en cuenta los siguientes pasos para lograr xito.
1.

Definir los objetivos que se quieren alcanzar

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Determinar la cantidad de invitados

Determinar fecha, horario y estilo del evento
Buscar el lugar apropiado
Confeccionar la lista de invitados (Incluir clientes reales y potenciales)
Seleccionar los servicios necesarios y sus posibles proveedores
Elegir los regalos empresariales
Definir el diseo de las invitaciones
Destacar el producto en el diseo de la ambientacin
Realizar un plan de difusin adecuado (medios, Internet redes sociales)
Tener claro el presupuesto disponible

Es muy importante dar protagonismo al producto o servicio que se quiera lanzar con lo
que destacar el producto en toda la ambientacin es uno de los temas ms relevantes
para potenciar la motivacin del pblico.
Se podrn incorporar efectos visuales, pantallas, aromas y colores, utilizando materiales
vistosos que hay disponible en el mercado.

28

Tambin es sumamente importante el espacio elegido y la creatividad utilizada para que

los eventos de lanzamiento de producto sirvan como herramienta de networking entre los
emprendedores y el pblico convocado, y como mbito de demostracin del producto o
servicio, pero es indispensable que contenga un breve discurso de apertura luego invitar a
degustar el producto o realizar una demostracin del servicio y como cierre el almuerzo o
cocktail, segn corresponda
El lanzamiento de un producto es un proceso en el cual, un evento es una herramienta
muy importante entre las diferentes acciones de comunicacin que se determinarn.
En este tipo de encuentros, lo primero que deberas preguntarte, es A quines vas a
invitar a este lanzamiento? Para as saber de qu manera vas a coordinarlo y organizar las
diversas actividades del evento. No es lo mismo si vas a invitar a intermediarios, a
consumidores directos, a potenciales consumidores, a usuarios del producto o a la prensa.
El plan del evento se modificar de acuerdo al contacto previo con la empresa y el
conocimiento de las caractersticas del producto. Por este motivo es importante que,
antes de armar lo que vas a ofrecer trates de ponerte en el lugar de los invitados, para que
la informacin con la que se vayan sea positiva y adicione algo a lo que puedan conocer
previamente.
Algunas caractersticas de este tipo de evento son:
La duracin aproximada es de 2 3 horas. Si lo armas con ms tiempo, corres el riesgo de
que la gente se vaya a la mitad del evento. Generalmente no se destina ms de media
hora a hablar del producto, el resto del tiempo se usa para relaciones pblicas y generar
un clima de encuentro.
Debers elegir el servicio de catering que brindarn, por este motivo seleccionars si
realizars una comida formal, o ms informal tipo cocktail o buffet. Te aconsejamos que la
presentacin del producto propiamente dicha, se encuentre en el medio del evento, ni al
comienzo ni al final. De esta manera, La gente que llega puntual podr comer algo
mientras interacta con otros y recorre el lugar y los que se van antes no se pierden el
motivo principal de la convocatoria.
Se quiere hacer un recordatorio o lanzamiento de marca, por lo que, sera importante que
el logo y los colores de la marca estn bien representados en la ambientacin y
decoracin del lugar. Por ejemplo, puedes armar carteles con el logo de la empresa, usar
proyecciones del logo en pantallas, iluminacin con gobos (se puede armar una luz con el
logo de tu empresa que se refleje en paredes y techos y se cree movimiento), decoracin
con globos y/o flores; stas son algunas posibilidades. La telas pueden reforzar paredes
para la imagen del lugar, pero siempre ten en cuenta que debern estar inifugadas para
evitar que ante un incendio, se prendan y desparramen el fuego en menos de un segundo,
ya que si no tienen ese tratamiento se las considera material inflamable. En cuanto a la
ambientacin ten en cuenta lo siguiente: menos es ms.

29

El personal que trabaje durante el lanzamiento, puede utilizar en su vestimenta algn

accesorio o uniformes con los colores de la empresa.
Para la presentacin te recomendamos que quien la realice se apoye en alguna
presentacin power point que refuerce lo que va contando con imgenes o un video
institucional.
Al finalizar puedes ofrecerles, si es posible, muestras u originales del producto
(dependiendo de qu porducto sea), folletera que describa y brinde ms informacin del
producto, que puede ser un brief o bien detallado y como extra se puede dar un regalo a
cada invitado. Puedes tener como concepto el regalarles algo que sea til para el uso a
futuro dependiendo de las profesiones de los invitados, pero algunos regalos genricos
que pueden servirte como idea son pendrives, punteros lser o lapiceras, siempre
conviene que tengan la marca presente.
En cuanto a las invitaciones*, te conviene comenzar a enviarlas con 30 das de
anticipacin, y pedir confirmacin de asistencia, una vez por semana puedes enviar
recordatorios por e-mail a quienes todava no se inscribieron y con dos das de
anticipacin se puede reconfirmar la asistencia de todos los invitados, por el medio que
sea ms til de acuerdo a cada persona para que te respondan a la mayor brevedad
posible (telfono, SMS, redes sociales e-mail).
Una vez finalizado el evento, no te olvides de enviar e-mails o cartas de agradecimiento
personalizadas.

TEAM BUILDING:

Qu es el Team Building?

30

Concepto americano que apareci como una tcnica mas de los departamentos de
recursos humanos para mejorar las relaciones entre los ejecutivos de las corporaciones.
Ms adelante y debido a los buenos resultados obtenidos, su apliacin se extendi a todos
los departamentos empresariales; convirtindose en una herramienta para la mejora en la
convivencia de equipos de trabajo y la resolucin de conflictos entre ellos.
En qu consiste el Team Building?
En la creacin de actividades de Team Building, lo primero es definir el tipo de grupo al
que pertenecen los miembros que desarrollarn dicha actividad; todos ellos tienen que
saber cual es la meta de la actividad, como se ha de trabajar (la estratega a seguir), con
quin se trabajar y que rol tendr cada miembro en la actividad.
Las actividades de Team Building pueden parecer sencillas, sin embargo son fruto del
estudio y anlisis de expertos psiclogos, y sus resultados son excelentes a la hora de
fomentar las relaciones personales, el compaerismo, las capacidades organizativas, de
gestin, liderazgo o de delegacin. Ya que al desarrollar actividades fuera del ambiente
laboral crea lazos de unin y compaerismo.
Para qu sirve el Team Building?
El principal objetivo de las actividades de Team Building es que aquellas personas que
forman un mismo grupo de trabajo, fomenten las caractersticas que influyen en la
actividad diaria del grupo, como son: el liderazgo, el trabajo en equipo, la mejora de la
comunicacin y de la confianza y por supuesto, los aspectos de las relaciones humanas,
tanto personales como laborales.
Adems las actividades de Team Building tienen un doble objetivo ya que el personal de la
empresa obtendr diversin (en el momento del desarrollo de las actividades) y
motivacin para continuar con su trabajo. Adems para la empresa es un estupendo
campo de estudio para observar las capacidades de sus trabajadores, viendo los puntos
dbiles y fuertes de cada uno de ellos.
A travs del Team Building los trabajadores desarrollarn o mejorarn capacidades tales
como:

Creatividad: Para la resolucin exitosa de problemas y la ptima adaptacin del

entorno cambiante.
Gestin de tiempo: Ayuda a establecer prioridades, ganar tiempo, toma de
decisiones y gestin de trabajo eficaz.
Resolucin de conflictos interpersonales: El trabajo en equipo y la resolucin de
problemas en comn potencia un buen ambiente de trabajo y un acercamiento
ms personal entre los trabajadores.

31

Habilidades sociales: Segn la actividad se pueden mejorar:

o
o
o
o
o

Capacidad de escucha
Habilidades de comunicacin
Habilidades de negociacin
Comprensin de la dinmica
de grupo
Capacidad de trabajar en
equipo y coordinar grupos de trabajo

o
o
o
o
o

Capacidad de
organizacin
Capacidad de anlisis
Capacidad de
afrontamiento a retos
Capacidad para la
toma de decisiones
Liderazgo

A quin est orientado el Team Building?

Todo equipo necesita determinados momentos de break para oxigenar y fortalecer los
ambientes en los que se desenvuelve y alimentar la energa ganadora que los define y las
actividades de Team Building realizan esa funcin.
circuitocomico.com realiza actividades y jornadas de ocio para empresas en todas sus
modalidades: tierra, mar, aire, ro y motor.
"Si puedes imaginarlo, podemos hacerlo".
Algunas de las actividades ms habituales que ofrecemos son:

Cursos
Conferencias
Viajes como incentivos
Casas rurales
Paintball
Paracaidismo
Submarinismo

OUTDOOR TRAINNING

32

Outdoor Training es un contexto formativo en el que, sostenido por una metodologa de

aprendizaje basada en observar, pensar, hacer y sentir cosas (aprendizaje experiencial), se
adquieren conocimientos, se trabajan y desarrollan habilidades, o se movilizan actitudes y
valores. Una de las ventajas ms importantes del Outdoor Training es que tiene en cuenta
los distintos estilos de aprendizaje de las personas, ya que combina un aprendizaje ms
vivencial (trabajado mediante actividades en contextos al aire libre, en la naturaleza) con
un marco ms terico de aprendizaje.

Qu no es outdoor training?
Una excursin campestre, deporte de aventuras o un cmulo de actividades entretenidas,
cuya aspiracin ltima es el esparcimiento y entretenimiento de quienes lo realizan. Un
programa de Outdoor Training va ms all de ofrecer cursos y juegos al aire libre, ya que
se busca que el empleado debe asumir un compromiso de mejora con su empresa.
Competencias laborales y personales que trabajamos mediante outdoor training:
Trabajo en equipo
Liderazgo
Toma de decisiones
Autoestima y autoconfianza
Comunicacin
Resolucin positiva de conflictos
Manejo del estrs
Relaciones interpersonales
Motivacin en los equipos de trabajo
Manejo del error
Pertenencia e integracin
Compromiso

Etapas a tener en cuenta en un programa de outdoor training:

1. Antes de iniciar las actividades: En esta primera fase se recoge informacin acerca del
grupo, identificando lo que la organizacin desea, lo que nos permitir adecuar las
actividades y el programa Outdoor Training a las necesidades de la empresa.

33

2. Durante y despus de las actividades Outdoor Training: Basndonos en el aprendizaje

vivencial, nuestra intervencin contempla las siguientes 5 etapas dentro del proceso
inductivo:
Experimentar
Compartir
Interpretar
Ampliar
Aplicar

Aspectos a considerar en la eleccin de actividades

1. Madurez del grupo:
Grupo abierto o nuevo: Grupos de trabajo que lleven menos

de 1 ao trabajando juntos
Grupo de madurez media: Grupos de trabajo que llevan de 1
a 3 aos interactuando y compartiendo responsabilidades
Grupo de madurez alta: Grupos con ms de 3 aos de trabajo
conjunto
2. Tamao del grupo:
Pequeo: de 3 a 15 personas
Mediano: de 16 a 25 personas
Grande : ms de 25 personas (no recomendable grupos

superiores a 40 personas)
3. Nivel de dificultad de las actividades: En funcin de las necesidades, expectativas y
demandas que el grupo hace al recibir las actividades Outdoor Training.
4. Materiales: Desde Mon daventura nos comprometemos a preparar e instalar todo el
material necesario para las actividades a realizar.
5. Tiempo: Para realizar programas Outdoor Training con retroalimentacin, nosotros
recomendamos invertir un mnimo de dos das, pero siempre partimos de la necesidad de
nuestros clientes, lo que nos compromete a buscar conjuntamente el tiempo adecuado
para su programa.

34

FAMILY DAY
El Family Day es un evento muy especial en la vida de la organizacin, en el que abre sus
puertas a los hijos de los empleados para que conozcan el lugar donde trabaja su pap o
mam y las tareas que realiza.
A los nios esta actividad les genera una gran expectativa y participan con mucho
entusiasmo de las actividades. Por eso, aqu te damos unos tips para que tu actividad sea
todo un xito.
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Conoc cules son las caractersticas de la poblacin de la empresa: el primer

paso para el xito de la actividad es averiguar cuntos empleados son, cuntos hijos
tiene cada uno y de qu edades son.
Segment a tu poblacin: una vez que sepas cuntos nios son y de qu edades,
es recomendable que los dividas en dos grupos, al menos, a fin de poder disear
actividades especficas para cada grupo. Por ejemplo, nios de 2 a 6 aos podran
conformar un grupo y los de 7 a 13 aos otro grupo.
Dise actividades que integren a padres e hijos: a fin de que todos compartan el
Da de la Familia, recomendamos que las actividades estn pensadas para padres e
hijos y no para los nios solamente.
Organiz un recorrido por el lugar de trabajo: un momento que no puede faltar
durante la visita de los chicos es el recorrido por la empresa, y en especial, la visita de
cada nio al espacio de trabajo de su pap o su mam.
Comunic la actividad para alentar la participacin: para lograr una buena
asistencia, es importante comunicar la realizacin de la actividad con suficiente
anticipacin, para que las familias puedan organizarse. Record detallar fecha, horario
y otros detalles del evento.
Liber a los empleados de tener que trabajar en el horario de la actividad:record
aclarar que los empleados no tendrn que trabajar en el horario de la actividad, a fin
de que puedan disponerse a participar con sus hijos.
Prepar un obsequio para los chicos: como cierre de la actividad, te sugerimos
entregar algn obsequio a cada nio como recuerdo de su visita.

Ten en cuenta estos consejos y seguramente tu Family Day ser un xito!

Algunas caractersticas a tener en cuenta en la organizacin de un Family Day:

35

El lugar: Sera interesante elegir un lugar fuera del mbito cotidiano de la empresa. Este
encuentro puede organizarse en un club, una quinta o un espacio al aire libre con el que la
empresa cuente. Los encargados de organizarlo, debern prever cmo llegarn al lugar, ya
que no todos pueden tener movilidad propia. Puedes contratar algn servicio de transfer
que salga de algn punto en comn para que se acerquen quienes no tienen auto. El
punto en comn puede ser la sede de la empresa o donde consideren que sea de fcil
acceso.
Si llueve necesits un Plan B! Puedes contratar carpas o un espacio con un quincho
cerrado, para que en caso de lluvia, se mantengan en ese lugar o puedes decidir con
anticipacin si se suspender por lluvia. En estos casos, si la gente ya lo sabe es ms fcil
coordinar otra fecha.
El da: Deberan elegir un da del fin de semana o un feriado a fin de que todos los
miembros de la familia puedan asistir. Una jornada de 4 o 5 horas es suficiente para que
se realice un almuerzo y luego algunas actividades recreativas. Generalmente se realizan
en primavera u otoo, que son momentos en los que hay buen clima
Comida: Un buen asado puede ser una excelente opcin para un da al aire libre, pero
tambin puede contratarse un servicio de pizza party, que ser ms prctico a la hora de
preparar y servir a los participantes. Para este evento, comidas ms informales son un
acierto. Recuerda que si hay nios, debes tener un men simple para ellos.
Actividades: El objetivo es fomentar los vnculos entre los distintos empleados, con sus
familias por lo que es importante en proponer actividades grupales para ayudar a generar
estas interrelaciones. Pero es importante tener en cuenta a la hora de planificarlas, las
diversas edades de quienes participarn, porque tienen que ser genricas para que todos
puedan participar. Algunos juegos de kermese o competencias grupales al aire libre son
una buena opcin. Tambin, si el espacio lo permite, puede existir un momento para
andar en bicicleta o a caballo. Es importante que haya un espacio dedicado a los ms
chiquitos (los bebs hasta los nios de dos aos) a fin de que puedan pasar un rato
divertido ellos tambin. Se puede preparar una plaza blanda, con algunas coordinadoras
para que cuiden de ellos. Tambin es muy motivante para los empleados que les hagan
regalos o realicen sorteos. Este item va a depender del presupuesto con el que cuenten
para realizar el evento, ya que algunas empresas hasta llegan a sortear, televisores o
computadoras entre los asistentes. Los participantes: Es importante que enves las
invitaciones con un mes de antelacin y que solicites que confirmen con cuntos
miembros de su familia asistirn, a fin de preparar el espacio y los juegos para esa
cantidad de personas.

OPEN HOUSE Jornada de puertas abiertas

36

En un principio se pens en realizar una presentacin e invitar a clientes, posibles

prospectos, proveedores, personalidades del entorno y medios de comunicacin, para que
conocieran los nuevos servicios que se estaban comenzando a desarrollar. Finalmente, se
opt por el desarrollo de esta jornada de puertas abiertas.

Vernissage De Prensa:
La "vernissage" o aperitivo previo a una exposicin.
La "vernissage" es un tipo de recepcin-celebracin utilizado en eventos, principalmente, culturales; en sus orgenes era
una celebracin previa a la inauguracin de una exposicin de pintura. Hay autores que prefieren utilizar un trmino en
castellano y le denominan "cctel de apertura" o "cctel de bienvenida".
El origen del trmino es francs, "vernissage" (varnishing = barnizado). Era costumbre que algunos mecenas, amigos,
etc. del pintor fueran a la exposicin el da previo, cuando los artistas "barnizaban" o daban los ltimos retoques a sus
obras.
En una "vernissage" se ofrecen bocaditos, canaps, saladitos, y todo tipo de aperitivos que se pueden tomar con la
mano (lo que se conoce como "finger food") sin necesidad de utilizar cubiertos. Estos alimentos se acompaan de
diferentes tipos de bebidas, aunque inicialmente era una copa de vino la nica bebida que se ofreca.
Este tipo de reuniones informales las organizaba el artista para reunir a sus amigos, patrocinadores, mecenas, etc. con
antelacin a la ceremonia oficial de apertura de una exposicin. Hoy en da, esta reunin la suele organizar la propia
galera de arte, el marchante o representante del artista, etc. o bien la puede organizar, tambin, el propio artista.
La "vernissage" puede ser pblica, abierta a todo el mundo que quiera acercarse el da de la inauguracin de la
exposicin, o bien, privada, solo reservada a personas con invitacin (generalmente, clientes y amigos).
En una "vernissage" los invitados pueden moverse con libertad, al ser un evento en que se permanece de pie,
relacionndose los invitados con mayor libertad entre ellos. Como en un cocktail, los invitados deben sujetar su copa y
una servilleta con la mano izquierda, y dejar libre la mano derecha para tomar los canaps, saludar, etc.

Presentacion de Libro:
Este tipo de eventos, de ndole cultural, son el fin de un largo proceso, en el que el artista
(sea escritor o msico) comienza a mostrar a otros su obra finalizada. El evento en s va a
ser una herramienta ms que el autor, compositor o cantante, utilizarn para dar a
conocer su arte. Hoy en da, muchas veces estos eventos se realizan en el marco de Ferias
(la Feria Internacional del Libro) o Festivales (de diferentes gneros musicales), pero
cuando cuentan con cierto presupuesto para hacer un evento nico en el que los tiene
como protagonistas es mucho mejor, ya que podr intercambiar ms de cerca con sus
invitados.

37

El lugar: Conviene buscar un espacio ligado al arte que se vaya a presentar. En el caso de
un libro puede ser una librera, en la editorial del libro, o un saln acorde a la cantidad de
invitados que vayas a tener. Si el saln es un espacio general, conviene ambientarlo un
poco con la esttica de la temtica del libro (se puede dar el clima del gnero del libro por
ejemplo).

En el caso de la presentacin musical, un espacio destinado para recitales, ser mucho

ms adecuado, ya que seguramente contar con el equipamiento tcnico para la
realizacin del encuentro (consolas, parlantes, amplificadores, micrfonos y la acstica del
lugar).
Hoy en da, existen muchos espacios (centros culturales, bares o cafeteras) que no cobran
por realizar este evento, slo la consumisin del pblico.
Invitaciones: Van a tener que apuntar a que participen tres tipos de asistentes
Personas allegadas al artista
Personas que ya conocen su obra anterior(si la hubiera) o que les interesa el gnero en el
que se desenvuelve
La prensa: Es importante hacer un listado de los periodistas y columnistas de cultura en
los distintos medios de comunicacin (TV, radio, grfico y digital), ya que son los que
pueden ayudar con la difusin del material y adems participar en el evento.
Lo ideal es enviar invitaciones personalizadas y solicitar que confirmen su asistencia*.
Recuerda de dar una fecha lmite para que confirmen su participacin, si no respondieron
ese da, puedas disponer del espacio para invitar a otros. Ten en cuenta que este tipo de
eventos son gratuitos para los invitados.

Organizacin del tiempo de la presentacin

Si saben que tienen disponible la sala durante una hora, una posible distribucin podra
ser
-

Cinco minutos de introduccin por parte del presentador

Dos minutos de lectura de un fragmento breve

38

Diez minutos de entrevista presentador-autor

30 minutos de turno abierto de preguntas + Debate

Firma de ejemplares de su libro publicado en espaol

Cuando ensayen la presentacin, intenten ponerse como tiempo lmite el 80% de los
minutos que tienen asignados. De esta forma se aseguran que, si alguien les interrumpe,
podrn finalizar dentro del tiempo requerido.

Vino de Honor:
Un vino de honor es un evento que generalmente se realiza cuando se quiere homenajear
a alguien, ya sea por un logro obtenido (un premio, un aniversario, celebrar una
trayectoria, etc) o por cumplir un determinado objetivo que la persona merezca ser
destacada. Tambin se utiliza cada vez ms, al terminar un evento artstico, como la
presentacin ante la prensa de un nuevo espectculo, de un libro o la inauguracin de una
muestra de arte. La duracin vara entre 1 hora y media y 2 horas, dependiendo del
timming que planifiquen los organizadores.
Si bien tiene caractersticas similares a la de un cocktail, en un vino de honor, lo principal
es la degustacin de vinos de buena calidad (de las distintas cepas) y se lo puede
acompaar con quesos o canaps en primera instancia y algo dulce luego. Es importante
brindar una alternativa sin alcohol, para que los invitados tengan esta opcin, puede
servirse aguas, jugos y/o gaseosa. Generalmente, los camareros bandejean las copas de
vino, ofrecindolo a los invitados que se encuentran distribuidos en el lugar. Como la
comida slo acompaa a los vinos no se recomienda realizar este evento en horarios de
almuerzo o cena, sino antes (a las 11 hs o a las 16/18 hs.)
Se realiza en un espacio en donde la gente se encuentra de pie pudiendo circular
libremente para conversar con otras personas. Puede elegirse un lugar al aire libre, en un
interior, o un lugar que combine ambas opciones.

39

Te recomendamos algunos tips extra para tener en cuenta:

Distribuye mesas de apoyo para que la gente pueda dejar

las copas que ya no utiliza.
Los camareros deben tener servilletas para ofrecer en
todo momento a los invitados, ya que la comida que
acompaa es del tipo finger food.
Es interesante prever un espacio que funcione como
guardarropas, ya que la gente, al encontrarse de pie
puede ponerse incmoda si no tiene dnde dejar sus
pertenencias.
Si alguien va a brindar un discurso, es importante contar
con equipamiento de sonido para que se lo escuche en
todos los espacios sin la necesidad de elevar la voz.
No es necesaria una ambientacin muy especial, pero de
acuerdo al objetivo principal por el cual se realiza un vino
de honor, te recomendamos incluir algn cartel con el
logo de la empresa o la institucin.

Si ests buscando qu tipo de evento organizar para tu empresa o institucin, quizs un

vino de honor sea una opcin interesante para tener en cuenta.

WORKSHOPS

Los talleres son un formato muy comn en la educacin, tiles para la transmiscin de informacin y la adquisicin de
capacidades.

Sin embargo, muchas veces se desaprovechan y malgastan todo el potencial de aprendizaje que pueden ofrecer los
talleres. De hecho, muchos talleres no funcionan como tales: los participantes estn callados, se convierten en
asistentes pasivos; el coordinador del taller da una "charla" al grupo; y estn ausentes las preguntas y discusiones.

40

Veamos juntos qu es un taller exactamente, y qu podemos hacer para crear talleres verdaderamente efectivos.

Definicin de "taller"
Un taller es un programa educacional corto e intensivo, para una cantidad relativamente pequea de personas, en un
rea de conocimientos determinada que hace nfasis en la participacin para la resolucin de problemas.

Sin embargo, es justamente esto ltimo - la participacin activa en nfasis en la resolucin de problemas - lo que
generalmente falta en los talleres. Por qu? Qu se puede hacer para crear talleres ms efectivos? A continuacin
vamos a repasar algunas sugerencias que pueden ayudar a llevar adelante talleres ms efectivos y divertidos.

Planificacin antes del taller

Muchas veces el contenido y el proceso de las actividades educativas son el resultado de eventos fortuitos, en vez de
estar cuidadosamente planificados. Uno de los principales ingredientes de un taller exitoso es contar con una
planificacin extensiva del mismo. No dejs que el azar se encargue de tu taller!

Consejo 1: Definir los objetivos para el taller

Al planificar hay que decidir lo que intentamos lograr con el taller, y porqu es importante hacerlo. Por ejemplo,
intentamos transmitir informacin nueva o mejorar las capacidades existentes? Queremos facilitar las situaciones
actuales o generar un cambio de comportamiento? en general los talleres suelen disearse para desarrollar una
capacidad en los asistentes.

Hay que determinar el objetivo con claridad y cuidado, ya que innevitablemente va a influenciar el mtodo de
enseanza que se usar, las actividades y la estrategia de evaluacin.

Consejo 2: Averiguar quin va a ser la audiencia

siempre que se posible es bueno determinar quines van a ser los participantes. Qu conocimientos tienen sobre el
tema? Cul es su experiencia previa? Cules son sus necesidades y expectativas?

Aunque no siempre es posible conocer por adelantado a los participantes, en general es posible obtener informacin
relevante de los mismos a travs de breves preguntas al momento de anotarse.

41

Consejo 3: Determinar el mtodo de enseanza y disear las actividades

apropiadas
Una vez que tenemos en claro los objetivos de la sesin, debemos decidir si el formato de taller es el apropiado.

Hay varios mtodos de enseanza que se pueden usar para involucrar a un grupo en el aprendizaje activo. Estos incluyen
discusiones de casos, juegos de rol y simulaciones, videos, demostraciones en vivo, y oportunidades para practicar
habilidades particulares. Los talleres deben fomentar la resolucin de problemas y la adquisicin de capacidades.

El taller en si mismo
La flexibilidad es otro de los ingredientes clave para un taller exitoso. Es muy importante planificar todo por adelantado,
pero es ms importante estar preparados para abandonar la agenda!

Consejo 4: Presentar a los participantes entre si

Una vez que inici el taller, es esencial determinar quin es nuestra audiencia. Si estamos trabajando con un grupo
reducido, podemos preguntarle a cada persona que se presente ante el equipo, y cuente sus expectativas para la sesin
(es importante hacer nfasis en la brevedad, para que la introduccin sea rpida). En grupos ms grandes, podemos
hacer una rpida presentacin "con las manos": por ejemplo, preguntar cuntos doctores hay presentes? cuntos ya
asistieron a talleres sobre este tema? cuntos son estudiantes de Sistemas?

Conocer a los participantes nos permitir enfocarnos correctamente en el material. Con esta informacin deberemos
encontrar un balance entre las cosas a explicar, y poder as satisfacer las expectativas del grupo.

Consejo 5: Contar los objetivos de la sesin

Contarle al grupo lo que esperamos lograr en el tiempo disponible. Decir lo que vamos a hacer, y lo que no vamos a
hacer. Intentemos relacionar nuestros objetivos con las necesidades de los participantes. Mostrar la agenda de eventos
para que los miembros del grupo sepan lo que ocurrir. Es bueno recibir feedback sobre la agenda para asegurarse que
el plan sugerido es til para el grupo.

42

Consejo 6: Crear un ambiente relajado para aprender

El presentarse entre todos los miembros del equipo tiene que ayudar a crear un ambiente de cooperacin mutua y
colaboracin. Tambin ayuda el contar por adelantado la agenda del taller. La participacin activa y las preguntas
tambin ayudan a reforzar la sensacin de tranquilidad y lugar relajado para el aprendizaje.

Consejo 7: Fomentar la participacin activa y permitir la resolucin de problemas

Como ya vimos, la participacin es uno de los elementos clave en los talleres. Hay que involucrar a los participantes en
todas las etapas de la sesin. Invitarlos a preguntar, discutir en el grupo y debatir. Fomentar a los participantes a
aprender entre ellos. Si surge un problema, permitir que el mismo grupo intente resolverlo.

Cuando sea posible, limitar el tamao del grupo para que la participacin sea ms facil. Tambin ayuda la organizacin
fsica del lugar. Por ejemplo, ordenar las silla de manera que todos puedan verse directamente. Es muy poco posible que
se pueda llevar adelante un taller en donde las sillas estn organizadas "como en el cine", para una charla normal.

Se puede dividir a la audiencia en equipos ms pequeos para resolver problemas. En particular, se le puede pedir a los
miembros que trabajen con un grupo de problemas o practiquen alguna habilidad.

Consejo 8: Brindar informacin relevante y prctica

Aunque la participacin activa y la interaccin son esenciales para un taller exitoso, los participantes tambin tienen que
sentir que aprendieron algo. Los talleres se hacen para promover la adquisicin de nuevos conocimientos y de aptitudes
y capacidades. Por lo tanto, se debe brindar alguna informacin.

Est perfecto brindar mini-charlas durante el taller. Estas charlas ayudan a brindar la informacin bsica y asegurar un
terreno comn para la discusin. Ahora bien, dos horas de charal en un taller de dos horas es inaceptable. Los
participantes tienen que tener la oportunidad de responder a la informacin que se les presenta. Tambin se tiene que
fomentar las preguntas y comentarios de los asistentes.

Consejo 9: Recordar los principios del aprendizaje de adultos

Los adultos llegan a las situaciones de aprendizaje con distintas motivaciones y expectativas sobre los objetivos y
mtodos del aprendizaje. Ms an, gran parte del aprendizaje de adultos significa "re-aprender" en vez de aprender
nuevas cosas, y en general no les gusta el rol de "estudiante". Los incentivos para el aprendizaje de adultos suele venir

43

de motivos internos a cada persona. Por lo tanto, es importante respetar el conocimiento y la experiencia previa del
grupo, su motivacin para aprender y su potencial resistencia al cambio.

Consejo 10: Cambiar las actividades y el estilo

Hay que estar seguros que el taller fluye a un ritmo que ayuda a mantener la atencin de los participantes. Llevar un
ritmo apropiado implica ir avanzando con el taller y a la vez dejar espacio para que el grupo pueda ir ms lento o ms
rpido durante la sesin. La mayora de los estudiantes estn acostumbrados a escuchar gran cantidad de informacin
en poco tiempo, y sin embargo no es una buena prctica de enseanza ni de aprendizaje.

Consejo 11: Resumir la sesin y pedirle feedback al grupo

Al finalizar, volver a decir lo que se intent lograr con el taller, sintetizar los puntos principales, y discutir los planes a
seguir, si aplica. A veces, puede resultar til pedirle al mismo equipo que resuman lo que aprendi durante la sesin.
Adems, pedirle al equipo su feedback sobre si se cumplieron los objetivos del taller, y qu haran para mejorar la sesin
en el futuro.

Consejo 12: Disfrut y divertite!

Es importante que disfrutemos lo que hacemos. Si estamos cansados del material que presentamos, abandonemos el
tema. Si no nos interesa tener interacciones con equipos chicos, probemos con otro formato, pero no lo llamemos
"taller". Por ltimo, si realmente estamos disfrutando el momento - y no estamos aburridos con lo que hacemos - es
probable que los participantes la estn pasando bien y logren aprender algo en el proceso.

44

LOS EVENTOS Y SUS ETAPAS

1.
EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio
ambiente.
Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y
tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su
planificacin.
2.
Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.
Gerente
Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentacin, Audiovisuales, Montaje de
Salones, recorridos tursticos, etc.
Personal de Servicio
Precio de los Servicios
Polticas de Pago
Cliente
Tipo de Evento
Fecha.
Hora de Inicio y Duracin.
Nmero de Pax.
Alimentos y Bebidas.
Servicios requeridos.
Presupuesto Estimado.

2.- Elaboracin Cotizacin.

3.- Contrato- Facturacin.
4.- Contratacin Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.

Pre-Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

45

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

3.

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

Etapas de un evento
Pre-Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
El nombre debe ser:
o

Corto y llamativo.

Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del

Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional,
nacional o internacional
Ejemplo:2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura
Nombrar Comit Organizador
Comisiones de Trabajo
Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento
sistematizadamente
Coordinador General
Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de
las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la
institucin responsable del Evento
Comisin de Logstica
Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretara
Servicios Generales
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa
y hace posible la ejecucin del evento
Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

46

Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el

evento, y seleccionarlos en funcin de stas.

Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo.

Coordinar la reproduccin y distribucin

de las ponencias.

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo

o

Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin

del evento.

Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan

de la ejecucin del Evento.

Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo

participantes en el evento.
Comisin de Festejos y Recreacin
Planifica y coordina:

Lo relativo a la celebracin de ccteles y fiestas.

Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

3.- Seleccionar la Fecha
Se debe tener en cuenta:
Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin

requerida.
o

Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o

dirigida al mismo tipo de pblico.
Horario y frecuencia de los transportes.
47

Si es mejor programar las actividades durante la semana o a

finales de sta.
Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento
Participantes:
Personas que asisten al evento en calidad de pblico.
Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes,
delegados o invitados especiales.
Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo
particular.
Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le
confieren notoriedad al evento
Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

Ciudad Sede.

Instalaciones especficas donde se realizar el evento:

Capacidad

Comodidad

Iluminacin

Equipos

Acceso
Elaborar Cronograma de Actividades
Programas:

Tcnico o Cientfico

Social

Para Acompaantes
48

De Visitas Tcnicas

Turstico
DURACIN
OBJETIVOS
Estimacin de Recursos HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la
realizacin del evento
Recursos TCNICOS:
Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual,
computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas,
programas, cronogramas, etc.
MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las
instalaciones a utilizar.
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos:

Publicidad y Promocin

Impresos y Originales

Alojamiento

Alquiler y Montaje Salones

Transporte

Eventos Sociales

Recursos Humanos

Servicios Profesionales

Papelera

49

Alquiler de Equipos

Otros

Imprevistos
Ingresos:

Espacios Publicitarios

Actividades especiales

Venta de comidas y bebidas

Concesiones para venta

Cuotas de registro al evento

Donativos y patrocinios

Venta de boletos para actividades sociales, artsticas,

Culturales y Deportivas.
Promocin del Evento
Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa
Aviso de Prensa
Volante
Diseo y Elaboracin de Impresos
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Seleccin y Capacitacin del Personal
Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios
DORMIR BIEN!
Evento
Recepcin de los Participantes y traslado Alojamiento
50

2.- Registro de los Participantes

3.- Realizacin del Acto de Inauguracin
4.- Realizacin Cctel de Bienvenida
5.- Implantacin del Programa General de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realizacin Evento Social de Despedida
8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Post-Evento
Recopilacin y Archivo de la Informacin Pertinente al Evento.
Conclusiones
Elaboracin de la Memoria

EVALUACIN
Comparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo
alcanzado
OPININ
o

Participantes

Expositores o Ponentes

Comit Organizador
Agradecimientos

Auspiciantes

Patrocinantes

Ponentes

Otros Colaboradores

51

Cumplimiento de Compromisos
o

Cancelacin de Obligaciones con proveedores. Pagarles.

Pago recurso humano contratado para trabajar durante el

evento.

Devolucin de cualquier material o equipo que se haya

solicitado en prstamo.

Los eventos como herramientas de comunicacin que son, tienen la

pretensin de influir en los que participan de ellos. Por eso podemos hablar
de las ideas que los crean, los procesos que los planifican, las operaciones
que los ponen en funcionamiento y las mediciones que evalan sus
desempeos, y que todo esto en su conjunto conforma el mundo en el que
transitan. Ac es donde la
educacin formal puede dar aportes y buscar superar limitaciones existentes.
No es nuevo y ya hay ciertos movimientos en el mundo que proponen un
enfoque ordenado y claro que definitivamente encuadre la actividad en una
especialidad en manos de los que se preparan y saben hacer eventos.
En este sentido es necesario definir algunos conceptos claves:
- Organizacin de Eventos: es la actividad que da solucin
a las necesidades de empresas y particulares de
generar valor comunicando a travs de acciones, en un
momento y en un lugar, involucrando distintos participantes
que interactan en pos de conseguir determinados
objetivos.
- Diseo de Eventos: es concebir como generar valor a
travs del evento, creando la experiencia, su contenido,
el formato y el contexto.
- Comunicacin de Eventos: es el proceso de instalar en
la conciencia de las personas a las que se quiere influir
el evento que estamos comunicando.
- Dueos de los eventos: son aquellos que invierten los

52

recursos necesarios para realizar el evento y por ello tienen

la posibilidad de definir los objetivos a alcanzar.
- Logstica para eventos: es la actividad profesional que
asegura que todas las opere raciones y dinmicas del
evento sean realizadas de forma tal que materialicen el
diseo propuesto, para de esta manera alcanzar los objetivos
planteados al menor costo.
- Objetivos de los eventos: son la razn de ser que justifican
la realizacin del evento. Generalmente son mltiples
y diferentes entre los distintos participantes. El objetivo
central da respuesta a la necesidad de los dueos
del evento. Los secundarios a los dems participantes.

En ltima instancia hablamos de incrementar el valor

de los que participan del mismo.
- Responsable del evento: el evento es un proyecto y
tiene alguien que se hace cargo y dirige su desarrollo.
- Auditora del evento: es la manera de controlar los resultados
obtenidos a travs del evento para optimizar la
inversin y medir la efectividad de las acciones.
Entonces la capacitacin formal deber repensar sus
contenidos para hacer foco en las necesidades actuales,
es decir tanto en el diseo del evento como en su materializacin,
dnde est la accin, la comunicacin del
mismo y su realizacin.
Tendencias
- Especializacin: necesidades ms especficas en las
empresas y particulares que implican soluciones a medida
y profesionales especializados.
- Globalizacin y cambios estructurales: el fcil acceso a
las comunicaciones, los nuevos conceptos de proximidad
y la interaccin global traen cambios en las estructuras
sociales y en las personas a los cuales los eventos
deben adaptarse.
- Generacin del milenio: nuevas formas de entender la
53

realidad y de interactuar se estn manifestando en las

nuevas generaciones y traern importantes cambios en
la actividad durante los prximos aos.
- Experiencia: el concepto touch and feel presente en
los eventos. El asombro pierde lugar ante la experiencia.
Los participantes pretenden modificar su situacin
de testigos a protagonistas, de receptores a experimentadores.
- Comunicacin saturada: ante la increble cantidad de
estmulos que recibimos a diario, los eventos vivenciales
demuestran su gran capacidad de impacto.
- El uso de las bases de datos como herramienta de contacto:
la captacin de recursos, la promocin y convocatoria
a partir del uso de las mismas y la necesidad de un
manejo inteligente y eficiente
- Emotivo vs. racional: crece la emocin como legitimizacin
de las decisiones y motor del consumo. A veces
la emocin es sentir que se es muy racional.

Desempeo profesional
- Diseo de Eventos: El diseo como elemento contenedor sobre el que se
desplazan las ideas, como plataforma para construir el escenario en el cual la
influencia sea posible. Sin un adecuados diseo no hay norte, no podemos
planificar adecuadamente y mucho menos
realizar el evento a partir de una logstica que est en armona con las ideas
originarias.
Por ello es necesaria la integracin de conocimientos sobre el
comportamiento humano, la sociedad, las tcnicas de comunicacin, las
necesidades actuales de los que demandan eventos, la forma de
relacionarnos, el arte y el entretenimiento que consumimos, los cambios
culturales, etc. Todo lo que involucre conocer y dar respuestas a esas
empresas y personas que esperan de nosotros una herramienta de
expresin. Estos conocimientos
estructurados adecuadamente podrn otorgarnos la especializacin
necesaria para disear los eventos exitosos de los prximos aos.
54

- Comunicacin: Los eventos son y necesitan comunicacin. Concebidos para

influenciar, debemos trabajar con su esencia: el concepto a comunicar. A
partir de una precisa definicin de los objetivos del evento materializamos el
mensaje en una serie de palabras
que relacionadas dan sentido a lo que se quiere expresar, en forma clara,
sinttica e impactante. Obtenemos el concepto que ser reflejado en el
diseo, en su realizacin y que generar una identidad respondiendo al
criterio de unidad que todo evento debe tener.
De la misma manera tendr una importancia crucial mo generar conciencia
del evento en aquellas personas a las cuales queremos influir para que sepan
de su existencia y posibilitar que dicha influencia se concrete.
- Logstica: La logstica es la parte mejor entendida en al organizacin de un
evento. No es casual dada la importancia que tiene. Es la manera de hacer
tangible las ideas diseadas. Sin logstica no hay evento y sin una buena
logstica que refleje el diseo no hay un buen
evento, no hay un evento exitoso. Los expertos en logstica son los que hacen
realidad
el evento, son especialistas en los temas operativos y aseguran la realizacin
al menor costo posible y con la mayor efectividad. Muchos son organizadores
y otros proveedores de servicios pero siempre son clave en la cadena de los
resultados.
Son la industria del sector: sedes, gastronoma, iluminacin, sonido,
musicalizacin, transporte, ambientacin, hospitalidad, etc.
Son de vital importancia y estn en desarrollo permanente convirtindose
muchas veces en los responsables de generar diferenciales concretos. Pero
siempre necesitan del diseo y la comunicacin de eventos que les marque el
camino a seguir, el desafo a resolver.

- Control: Siempre ha sido necesario medir los resultados obtenidos para de

55

esta manera saber si los recursos aplicados a las acciones, en este caso
realizar un evento, han conseguido alcanzar los objetivos propuestos.
Tambin a travs del control podemos conocer qu tan bien lo hemos hecho
y aprender cmo mejorar. Podemos saber
si se ha justificado la inversin y cmo hacerla ms efectiva. Por todo esto
nadie duda de sus bondades pero somos concientes de las dificultades y
limitaciones de dichas mediciones, en gran medida por el criterio subjetivo
que aparece cuando las realizamos. Si bien hay empresas especializadas,
procesos y programas desarrollados para llevarlas adelante, an es un tema
que tiene mucho por recorrer.

Algunos consejos
Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qu
pblico va dirigido, qu efectos se quiere producir en los asistentes, y para
lograrlo, qu lugar se debe buscar y qu clase de montaje se necesita, segn
el concepto desarrollado.
La convocatoria, la invitacin, el desarrollo y la culminacin del evento
deben tener un hilo conductor claro e impactante. Adems, debe existir una
coordinacin logstica impecable.
Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento.
Esos costos son muy variables; por tanto, se debe prever que cualquier cabo
suelto puede incrementar su valor monetario.
Una excelente preproduccin. Todo, en la medida de lo posible, debe ser
calculado y tenido en cuenta para no sufrir sobresaltos que empaen el
desarrollo del acontecimiento.
Planear y ejecutar un retroplaning coherente con los tiempos requeridos
para cada proceso, responsables y ejecutores de cada labor.
Estar siempre preparados para cambios de ltima hora y accin inmediata
en caso de imprevistos. En ocasiones surgen situaciones que no han sido
contempladas y para las que se debe contar con un
plan B.
Errores comunes
No contar con informacin completa y clara del departamento comer- cial
en cabeza del director logstico que tiene, seguramente, la primera
56

aproximacin con el cliente (minuto a minuto del evento, resultados

esperados, nmero de asistentes, concepto, fechas, horas de inicio y fin,
lugar, etctera).

No hacer una visita de preproduccin logstica, en el lugar del evento, para

prever todos aquellos aspectos que la negociacin inicial no contempla y que
son propios de las caractersticas del sitio de montaje y protocolos del
espacio (Ej.: ingreso de los equipos y el personal, horas y lugares permitidos
de descargue, fuentes de corriente, tamao y condiciones del lugar de
montaje, permisos requeri- dos para ingreso y operacin, entre muchos
otros).
No contratar personal freelance suficiente, en caso de requerirlo, para
montaje u operacin de los equipos.
Errores en la planeacin de equipos para llevar determinado montaje (por
falta de visita de preproduccin), a fin de no dejar cabos sueltos.
No prever los posibles inconvenientes durante el proceso de montaje y el
mismo evento ni estar preparados para resolverlos.
La logstica, desde la planeacin y hasta la ejecucin de un evento, debe ser
su principal pilar, ya que de sta depende que el suceso se convierta en una
experiencia inolvidable para los participantes
Existen una serie de tareas que tenemos que realizar en esta etapa, para
cumplir con los objetivos prestablecidos y que se encuentran dentro de lo
que llamamos Coordinacin y Logstica:
1. Armar el material de difusin y presentacin del evento (folletera y
carpetas institucionales).
2. Actualizar constantemente la base de datos, los invitados y pre
inscriptos
3. Redactar e-mails y cartas: invitaciones, solicitudes de auspicios,
contacto con patrocinadores, respuestas a consultas (reforzando estas
ltimas a medida que nos acercamos a la fecha del evento)

57

4. Programar las reuniones del comit organizador, de potenciales

patrocinadores y con posibles proveedores Diagramar el programa del
evento Confeccionar presupuesto y manejar la caja chica
5. Estipular deadlines para recibir trabajos e inscripciones
6. Distribuir material con informacin del evento a travs de diferentes
canales de difusin
7. Coordinar traslados y transporte
8. Preparar el listado de asistentes potenciales
9. Armar una ficha de inscripcin que contemple los datos relevantes de
cada participante
10.Controlar y supervisar el cumplimiento de lo estipulado en las
contrataciones a los diferentes proveedores del evento Adecuar el
sector de acreditacin y la/s sala/s, contratando sistemas y tecnologas
que se adapten al tipo de evento.
11.Seleccionar y capacitar al personal para los das del evento.

RELACION ETAPAS Y TIEMPOS:

6 ao antes del evento
Definir el responsable del evento
Determinar el objetivo del evento
Audiencia meta (conseguir bases de datos por medio de cmaras o
asociaciones, seccin amarilla, etc.)
Realizar reuniones con posibles organizadores de eventos, para su eleccin;
ya teniendo un experto, entonces:
Realizar plan preliminar
Establecer el presupuesto
Seleccionar el recinto
4 meses antes del evento
Establecer comits responsables
Elaborar programa de conferencias
Elaborar programa social o de acompaantes
58

 Bloquear y negociar habitaciones de hotel (crear situacin ganar-ganar)

Buscar patrocinadores
Definir la imagen para la promocin del evento
Realizar la estrategia de promocin para el evento: correo directo, pgina
de Internet, prensa, TV, revistas especializadas, etc.
1er envo de promocin a la base de datos
3 meses antes del evento
Continuar con la promocin del evento
Identificar y cotizar proveedores: equipo audiovisual, registro, edecanes,
etc.
Presentacin del evento a medios de comunicacin
Presentaciones del evento a patrocinadores
Confirmar conferencistas
Iniciar cierre de venta de stands
Verificar presupuesto del evento
Elaborar plan de transporte y hospedaje
Revisar el programa acadmico preliminar en base a confirmaciones de
ponentes
2do envo de informacin a la base de datos (en caso de haber nueva)
Inicio de pre-registro

2 meses antes del evento

Revisar la logstica del evento
3er envo de informacin a la base de datos (en caso de haber nueva)
Redefinir necesidades y ajustar presupuesto
Monitorear registro
Impresin de programa acadmico definitivo
Planeacin y programacin del servicio de alimentos y bebidas
Confirmar equipo de audio y video, as como dems proveedores
Afinar detalles del programa social y de acompaantes
Entrega de manual del expositor
Contina pre-registro y ajuste de presupuesto
Revisar protocolo para ceremonias de inauguracin, clausura y eventos
sociales
59

 Definir e invitar personalidades especiales

1 mes antes del evento
Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas,
transportacin, etc.
Prueba y confirmacin de mens
Primeras reuniones con proveedores
Imprimir pre-registros
Ordenar impresos diversos como sealizaciones, mantas de bienvenida,
etc.
Preparar paquetes con informacin para los participantes registrados
Ajustar garantas de proveedores conforme a las nuevas necesidades del
evento
Junta inicial con recinto y proveedores para ver logstica general del evento,
montajes, polticas, etc.
Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos
1 semana antes del evento
Reunin de revisin de logstica a detalle con proveedores y comits del
evento:
o Horarios de montajes y desmontajes
o Eventos sociales
o Vigilancia
o Limpieza
o Sealizacin
o Recepcin
o Sala VIP
o Revisar equipo audiovisual
o Requerimientos de inauguracin

o Confirmacin de invitados a inauguracin

o Reconocimientos
o Alimentos y bebidas
o Pre-registro y registro
60

o Programa de acompaantes
o Confirmacin del programa acadmico
o Confirmacin de ponentes
o Otros
Cerrar cuentas con proveedores ya con un nmero final de participantes
Reunir memorias del evento
1 da antes del evento
Ultima revisin completa de logstica
Verificar montaje del evento:
o Registro
o Sala VIP
o Salas organizadores
o Alimentos y bebidas
o Salones
o Equipo de sonido y audiovisual
o Sala de prensa
Re-confirmar asistencia de invitados especiales
Pruebas de equipo de sonido y audiovisual
Elaboracin de personalizadores
Inauguracin del evento
Ensayo de presentaciones y maestro de ceremonias (4 horas antes del
inicio del evento)
Verificar logstica de protocolo en presidium
Verificar calidad en los alimentos
Colocar personalizadores para presidium
Preparar material para corte de listn (tijeras y charola)
Al trmino del evento
Enviar agradecimientos a los patrocinadores y personalidades
Liquidar ltimos pagos a proveedores
Realizar una encuesta tanto al participante como al proveedor para
detectar reas de oportunidad

61

 Hacer una rueda de prensa con los logros obtenidos

Entregar memorias y reconocimientos del evento a los participantes

En caso de contar con un portal de internet, se sugiere incluir las memorias

y conferencias on-line para su consulta por parte de los asistentes
Negociacion con proveedores, ejemplos de argumentos:
Piensa tambin en los argumentos que puede utilizar para negociar, como
por ejemplo:
el negocio futuro que su empresa representa (otros eventos previstos,
sus recomendaciones del hotel o la cadena en futuros viajes de negocio,
etc.).
el valor o inters del pblico asistente para el hotel (si hay decisores en
seleccin de hoteles, organizadores de eventos, prensa, etc.).
la posibilidad de comunicar el hotel de manera visible en la
comunicacin del evento (invitaciones, notas de prensa). Si el evento
tiene visibilidad, sobre todo en prensa, es ms interesante para el hotel.
Evita dar demasiada informacin al principio: conserva argumentos para
pedir un esfuerzo adicional o para pasar a un prximo paso de la negociacin.
Si das todo al principio, pierdes poder de negociacin.
Algunos consejos
Prepara bien tu negociacin. Estos son los principales puntos a preparar:
Descripcin completa de lo que necesitas: habitaciones, salas,
audiovisuales, comidas, coffee-breaks Tambin puedes estimar,
basado en tus eventos previos, el negocio inducido (room service,
telfono, pelculas, etc.). Si tienes en cuenta todos los servicios que
necesitars del hotel, tendrs ms opciones de negociacin.
Informacin sobre el hotel: su nivel de ocupacin, su nivel de precio (lo
puedes comprobar con facilidad en Internet). Conocer el nivel de
margen en los varios productos tambin ayuda (te damos una
estimacin en este artculo).

62

Precios que otros grupos, de tu empresa o de colegas tuyos han pagado

por reuniones similares.
Piensa en los argumentos que hacen que tu evento es interesante: tipo
de pblico, inters de tu empresa como referencia para el hotel,
posibilidad de repetir negocio, etc.
Piensa en tu negociacin con tiempo, investiga, construye tus argumentos y
sobre todo atrvete a negociar: los hoteles estn acostumbrados y pedir
vale la pena. Valdr la pena!

EVENTOS SOCIALES:
Baby Shower:
El baby shower o t de canastilla es una ocasin en que la madre y sus seres
queridos se unen para celebrar la llegada del beb, pero siendo sinceras, es
tambin una gran oportunidad para que te regalen los productos de beb y
ropita que necesitas sin que debas gastar mucho dinero.
Qu necesitas en un baby shower?
Un baby shower suele ser una celebracin sencilla. En realidad requiere poco
ms que una madre embarazada y sus seres queridos:

Invitaciones
Decoraciones para baby shower
Comida
Juegos para baby shower (tradicionales) o juegos para baby shower
(creativos)
Bebida para el brindis (sin alcohol)
Cmara
Recuerdos
Tarjetas de agradecimiento

63

Contina leyendo para aprender sobre las recomendaciones para cada uno
de estos pasos y otras preguntas frecuentes.
Quin debe organizar el baby shower?
Por lo general la organizacin del baby shower est a cargo de una persona
cercana a la madre embarazada, ya sea un familiar, la futura abuela o una
amiga. Sin embargo, tambin hay ocasiones en que t debes asumir la
organizacin del evento, con panza y todo.
Cul es el mejor momento para tener tu baby shower?
El momento ideal es suficientemente cerca del nacimiento, pero no tanto
que corras el riesgo de perderte tu propio baby shower, entre los siete u
ocho meses de embarazo.

Esperar hasta entonces tiene ciertas ventajas:

Ya sabes el sexo del beb y puedes hacer tu lista de regalos basada en

esta informacin.
Como tu panza an no est tan grande y las incomodidades del tercer
trimestre no han llegado a su punto mximo, puedes disfrutarlo y
participar de las actividades.
Tienes tiempo para completar lo que te falte para el beb luego de los
regalos del baby shower.
Previenes, en caso de que se diera un nacimiento prematuro.
Tienes la oportunidad de preparar el cuarto del beb con los obsequios
del baby shower.

64

Cuntos invitados debes tener?

La idea es que el baby shower sea una ocasin ntima, donde puedas
compartir con tus invitadas y disfrutar la actividad. Dependiendo del lugar
donde vayas a realizarlo y tu presupuesto, el nmero ideal es entre 15 y 20
personas. Sin embargo, si tu lista es ms extensa, puedes dividirlas y tener
varios baby showers segn el grupo de amistades: la familia, colegas del
trabajo, amigas de la infancia, etc.
El men
Por lo general, en un baby shower tienes el tipo de comida que acompaa a
un t o caf: bocaditos, pasteles, emparedados pequeos y repostera. Sin
embargo, esto no significa que no puedas disear un men a tu gusto.
Si tu baby shower tiene un tema especfico, puedes utilizarlo como
inspiracin para el men. En la fotografa, por ejemplo, el tema es
Vaqueros, y el men incluye pollo a la barbacoa y ensalada de papa.
Piensa primero en qu te gustara comer (o, si lo ests organizando para otra
madre, lo que a la embarazada le gustara comer). Basado en esta idea, he
visto mens tan variados como Helados y pepinillos, y Comida picante
alrededor del mundo. Como bien lo dice la cancin, es tu fiesta y haces lo
que quieres.
Lista de regalos
El baby shower es una excelente oportunidad para adquirir las cositas que tu
beb necesita. Para tener mayor control sobre lo que recibes, puedes hacer
tu lista de regalos de baby shower en tiendas de beb y mencionarlo en la
invitacin.

Al hacer tu lista, primero debes incluir lo ms necesario:

Ropa de beb: Qu comprar para el beb recin nacido?

Inventario de la ropa de recin nacido que necesitas
65

Los 9 productos de beb indispensables para tu recin nacido:

Toallitas hmedas
Crema para paal
Artculos de cuidado personal
Coche o carriola
Sillita para el auto
Ropa
Cuna con colchn
Sbanas para la cuna
Monitor

Y ten cuidado de no caer en la tentacin de comprar productos de beb que

tu recin nacido no necesita
Si ya tienes todo lo que necesitas o te hace falta uno de los artculos grandes,
como la cuna o el coche de beb, puedes mencionarlo en la invitacin, incluir
el artculo en tu lista de obsequios y solicitar certificados o tarjetas de regalo
en la tienda aplicables a este artculo.
Cmo reducir los costos de un baby shower?
Un baby shower puede ser tan sencillo o extravagante como t lo desees.
Una opcin es que t lo financies en su totalidad, pero esto puede implicar
un gasto grande cuando podras utilizar esos fondos para la llegada del beb.
Y si tu objetivo es que te regalen las cositas para el recin nacido, te puede
salir ms caro el baby shower que los productos que te regalan.
Existen varias formas de reducir los costos de un baby shower:

Contribuciones. Puedes pedir a las asistentes que contribuyan con un

monto de dinero. Calcula que las cuota cubra la mayora de los gastos,

66

e incluso puedes incluir en el monto fondos para el obsequio (en cuyo

casi se le especifica a las invitadas que no deben traer regalos).
Pedir que cada invitada traiga un plato para compartir. Una de las
diferencias entre un baby shower y otras ocasiones ms formales, es
que las invitadas suelen ser tus familiares y amistades ms cercanas.
En estos casos, puedes tener toda la confianza de pedirles que traigan
un platillo.

FORMAS DE OBTENCIN DE INGRESOS PARA EVENTOS

Patrocinador:

1. 1
Tenga en cuenta tu presupuesto publicitario. Qu puede pagar
cmodamente tu empresa? Usa esto como un trampoln para la
consideracin de las oportunidades de patrocinio. Idealmente, una
organizacin ofrecer diferentes niveles de patrocinio destinado a ser
lo ms inclusivo posible. Sin embargo, es posible que algunos ofrezcan
paquetes que sean demasiado caros para tu presupuesto.
2. 2
Haz preguntas sobre el evento. Quin va a estar presente? Quin ha
estado presente en los aos anteriores? Consigue la mayor cantidad
posible de detalles. Con qu frecuencia se celebrar este evento?
Cuntas personas asisten? Quines son estas personas? Te gustara
saber sobre sexo, ingresos, educacin y cualquier otra informacin que
se pueda comparar con los clientes que componen la mayor parte de
sus clientes. Sus asistentes de funcin coinciden o reflejan a tus
clientes? Si no es as, es un grupo que crees que estara interesado en
tus productos o servicios? La respuesta a esto es crucial para decidir si
un patrocinio de eventos es ideal.
3. 3

67

Pregunta sobre tu propia presencia al evento. Tendrs entradas de

cortesa ? Vas a recibir un tratamiento VIP, mientras ests ah? Si es
as, averigua lo que conlleva un tratamiento VIP.
4. 4
Discute los detalles de la publicidad. Cmo funciona el plan de
organizacin para promover el evento? tendr un representante de tu
compaa la oportunidad de repartir volantes, cupones o tus propios
materiales promocionales? Tu empresa recibir una mesa o una
cabina para presentar los productos o pasar informacin? De qu
manera sers reconocido oficialmente como uno de los
patrocinadores?
5. 5
Averigua quin ya ha aceptado patrocinar el evento y quin ha
patrocinado en el pasado. Los patrocinadores actuales de las grandes
empresas podran significar oportunidades para establecer contactos.
Si el evento es recurrente, pide datos de contacto de los
patrocinadores anteriores. Ellos te pueden decir si sienten que la
experiencia vali la pena.
6. 6
Compara los detalles de cada paquete de patrocinio y su valor
proyectado contra tu propia investigacin. Cul es el costo para que
persigas publicidad similar para el grupo demogrfico en cuestin? Te
resulta demasiado caro, o tiene un buen valor?
7. 7
Considera el futuro. Es este un acontecimiento que se repite? Si es
as, estars entre los primeros invitados para renovar el patrocinio?
Hay algn beneficio involucrado al reafirmar ao tras ao la
colaboracin? La depreciacin de los costos futuros podra alentarte a
actuar hoy.

68

Mecenazgo: Se asocia a las actividades relacionadas con las artes,

ciencias y letras. Podemos considerar acciones de mecenazgo los donativos y
donaciones de bienes culturales, la restauracin del patrimonio histrico, la
difusin y promocin del patrimonio y la formacin acadmica de
especialistas en estos campos. Ejemplo: Restauracin de una capilla.
Patrocinio: La diferencia principal con el mecenazgo se halla en la
naturaleza de la accin que el donante promueve con su aportacin
econmica. El mecenas apoya actividades relacionadas con el patrimonio
cultural, mientras que el patrocinio favorece actividades con un carcter ms
lucrativo, eventos deportivos musicales Ejemplo: Patrocinio de la San
Silvestre madrilea.
Esponsor: Trmino acuado del ingls; suele ser usado en el mundo
del deporte para definir las aportaciones econmicas con las que una
empresa / institucin ayuda a un equipo, como contraprestacin este debe
lucir el logo en sus apariciones pblicas.
Colaboracin: Se suele confundir con el patrocinio aunque tienen una
gran diferencia. El patrocinador aporta ayuda econmica, mientras que el
colaborador contribuye a una causa o evento en forma de productos,
materiales, servicios, instalaciones

MODELO DE CARTA DE ACUERDO: NO COPIAR HAY QUE AJUSTARLA SEGN EL CASO SINO ES ILEGAL.

Carta acuerdo
El Seor XXXXX, (en adelante XXXX) Productor de eventos corporativos, con Domicilio en
XXXXX, y el proveedor de diseo XXXX (en adelante, el proveedor), con domicilio en Av
Cordoba 6551 Piso 4 departamento B, convienen en celebrar el presente acuerdo, el que
se regir por las clusulas que a continuacin se expresan:
ANTECEDENTES:
Dado que
el proveedor se dedica a concebir, programar, proyectar y realizar comunicaciones
visuales sobre distintos medios (registro de imgenes fotogrficas, de video, para: medios
electrnicos, graficos, piezas de diseo, portfolio virtual, intranet, internet,etc.)

69

 XXXX requiere de sus servicios para el registro de imgenes fotogrficas y

audiovisuales, para un evento (lease: evento corporativo, evento social, accin
interna, prensa y publicidad, difusin publica o interna) solicitado a XXXX
Las partes acuerdan:
PRIMERO:
- Es responsabilidad del proveedor suministrar a XXXXen los plazos establecidos en
la presente propuesta los servicios contratados por XXXX dispuestos en el Anexo I.
SEGUNDO:
- El precio final por los servicios requeridos por XXXX y prestados por el proveedor
son por todo concepto de registro de imgenes fotogrficas y audiovisuales, precio
enviado por el proveedor y validado por los productores. (incluye impuestos,
seguro de accidentes personales).
- El proveedor tendr como plazo mximo de entrega para el total de los registros
de 5 das posteriores a la toma de registro de imgenes fotogrficas y
audiovisuales. En caso de incumplimiento XXX podr solicitar la rescisin del
presente acuerdo y solicitar al proveedor la devolucin del 100% del total abonado
aun cuando el proveedor hubiere realizado entregas parciales.
TERCERO:
- Los pagos los realizar XXX al proveedor en las fechas dispuestas a continuacin,
previa presentacin del proveedor de las facturas correspondientes. El proveedor
deber emitir una factura con fecha 27/05/2014 y la misma deber ser pagada por
XXX en un 50% dentro del plazo de 5 das habiles contados desde la fecha de
emisin de la factura y el 50% restante dentro de los 21 das hbiles contados
desde la entrega del total del trabajo solicitado en el Anexo I.
CUARTA:
- El proveedor deber comunicar XXX, dentro del plazo de 24 hrs, cualquier tipo de
comunicacin que tuviera con XXX en relacin a detalles de la presupuestacin y
ejecucin de las actividades mencionadas en el ttulo Antecedentes de la
presente carta acuerdo.
- El proveedor no podrn realizar acuerdos comerciales, relacionados con las
actividades mencionadas en el tem precedente, con XXX en forma directa ni a
travs de intermediarios durante el plazo de 12 meses (plazo de exclusividad),
contados a partir de la fecha de firma de la presente carta acuerdo. Slo podrn
hacerlo a travs del Seor XXX o con el consentimiento de los Productores.

QUINTA:

70

En caso que el proveedor incumpliera con la clusula CUARTA de esta carta

acuerdo debern indemnizar a XXX en una suma equivalente al 20% del total
facturado. En caso de imposibilidad de determinarse el valor facturado por el
proveedor el importe ascender a $5.000 por incumplimiento.

SEXTA:
- El proveedor declara que el concepto de las imgenes y videos solicitados por XXX
son originales y que no han sido copiados. El proveedor asume toda
responsabilidad civil, comercial y de cualquier otra ndole por reclamos de terceros
que cuestionen la originalidad de los registro de imgenes XXX o que entraran en
conflicto con derechos de propiedad intelectual u otros derechos sobre los
registros fotogrficos / audiovisuales vendidos mediante esta propuesta a XXX con
respecto a terceros.
-

El proveedor no podr utilizar bajo ningn concepto, ni hacer difusin, de los logos
y tipologas y de todos los servicios y elementos detallados en el Anexo I adquiridos
por XXX. No podr incluir sus logotipos de marca, ni papelera personal. As mismo
queda terminantemente prohibido exhibir imgenes registradas para el presente
trabajo en redes sociales o de difusin de trabajos personales del proveedor
debido a la pura exclusividad de las imgenes fotogrficas y audiovisuales en
referencia a los productores.
El incumplimiento habilita a XXX a iniciar los reclamos correspondientes ante la va
administrativa y/o judicial.

Se firman dos ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto en la ciudad de Buenos

Aires a los 26 das del mes de Mayo de 2014.

71

ALTA DE PROVEEDOR:

72

Planlla de cotizacioln vacia:

Diagnstico del Evento

Workshop de Recursos Humanos
Tipo de Evento: Corporativo
Fechas requeridas: Sep 23 y 24
Cantidad de Participantes: 15
rea: Recursos Humanos
Ultimo Evento: Duracion: 2 dias
Promedio de eventos anuales: Ultimo presupuesto: $ Presupuesto actual: $ Puntos a considerar relevantes:

Servicios:
Traslados: No
Hotelera: No
Cena: No
Tcnica: Si, pantalla, proyector, micrfono, audio, operador tecnico
Diseo Grfico: A Definir.
Regalos corporativos: A definir.
Ambientacin: Dependiendo locacin.
Foto y video: A solicitar.
73

EVENTOS SUSTENTABLES

74

75

76

77

78

79

Muchas Gracias!!

80