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Gua

Microsoft Project 2013

Valentin Prieto Saucedo


valentinprietosaucedo@gmail.com
76049498 - 71344005

15

CONTENIDO>>
Unidad I
Introduccin a MS Project
Unidad II
Creacin Lista De Tarea
Unidad III
Recursos
Unidad IV
Asignacin de Recursos a las Tareas
Unidad V
Formato e Impresin
Unidad VI
Seguimiento del progreso de las Tareas
Unidad VII
Programacin de Obra Avanzado
Unidad VIII
Refinamiento de los detalles del Recurso y de la
Asignacin

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 1

Requisitos
Para poder realizar el curso es necesario que tengas instalado el Software
Microsoft Project 2013
Procesador requerido
Procesador a 1 gigahercios (Ghz) o ms rpido, x86 o x64 bits con conjunto
de instrucciones SSE2
Sistema operativo requerido
Windows 8, Windows 7, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012
Memoria requerida
1 GB RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bits)
Espacio libre requerido en disco duro
3.0 GB de espacio disponibles
Requisitos de pantalla
Para poder usar la aceleracin por hardware de grficos se necesita una tarjeta grfica compatible con DirectX10, con una resolucin de 1024 x 576

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 2

Unidad I
Introduccin a MS Project
1. Qu es Microsoft Project?
Es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el
desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2013 es
la ms reciente) es til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos
descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project
Management Institute).
2. Cmo ingresar a Microsoft Project?
1. Clic en el botn Inicio
2. Clic en todos los Todos los programas
3. Clic en Microsoft Office 2013
4. Clic en Microsoft Project 2013

Ms Project 2013
Microsoft Project le
facilita la planificacin de proyectos y
la colaboracin. Mantngase organizado y
controle sus proyectos con el nico sistema de administracin de proyectos
pensado para trabajar sin problemas con
otras aplicaciones y
servicios en la nube
de Microsoft.
Novedades
Ms Project 2013

Puedes Ingresar tambin por el Acceso


directo:
- Doble Clic Izquierdo sobre el icono de
Project 2013

Lo primero que ver


al abrir Project 2013
es un nuevo aspecto
ntido. No se detenga
solo ah. Tambin
ver que Project
2013 puede ayudarle
a:
1. Mostrar los datos del proyecto con un conjunto nuevo de
informes personalizables.
2. Hablar con el
equipo sin salir
de Project mediante las caractersticas
de

3. Ventana de inicio de Microsoft Project 2013

Lync incorporadas.

3.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 3

Trazar rutas de
tareas para
arreglar un diagrama de Gantt
desordenado.

4. Partes de la ventana de inicio de Microsoft Project 2013


Cinta de opciones

Barra de Titulo

Escala de Tiempo

Tabal de entrada de datos

Qu es un Proyecto
Es la suma de esfuerzos que en forma
temporal se utilizan
para
generar
un
PRODUCTO
O
SERVICIO en particular o UNICO.

Nota: Este mismo proceso lo


podrs realizar
presionando las
siguientes teclas.

Aqu se muestra el Diagrama de Gantt

5. Creacin de un Nuevo Proyecto


Para ello debe realizar los siguientes pasos:

Seleccionar Proyectos en
Blanco

(Ctrl + U)

1. Clic en el men Archivo


2. Clic en Nuevo
3. Clic en Proyecto en Blanco

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6. Configuracin del Calendario Laboral


6.1. Definir la Fecha de inicio del Proyecto
Para ello debes de realizar lo siguiente:
1. Clic en la Ficha Proyecto
2. Clic en Informacin del Proyecto
Escriba la fecha de comienzo
del proyecto: 02/02/2015
Escriba la fecha de fin del proyecto, cuando usted conozca la
fecha final del proyecto.
En esta opcin usted puede
decirle a Project como desea
Programar a partir de:
- Fecha de comienzo del
proyecto
- Fecha de fin del proyecto

Clic en Aceptar
6.2. Sobre los calendario que maneja Project 2010
6.2.1. Calendario del proyecto:

Administracin
un Proyectos

Este es el calendario utilizado para designar la programacin de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto.
6.2.2. Calendario de recursos:
Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados en la configuracin del calendario Estndar.
6.2.3. Calendario de tareas:
Las tareas se programan segn los perodos laborables (perodo laborable:
horas designadas en un calendario de recursos o de proyecto durante las que
se puede realizar trabajo) del calendario del proyecto. No obstante, puede
personalizar los perodos laborables desde el calendario del proyecto en un
calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipamiento que ejecuta y
completa tareas en noches o fines de semana, que estn designados como
tiempos de descanso en el calendario del proyecto.
6.2.4. Calendario base:
Calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en
el que se especifican los perodos laborables y no laborables predeterminados
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de

La aplicacin racional
de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y tcnicas
para alcanzar los
objetivos de un proyecto, a travs de
una serie de actividades interrelacionadas.

de un conjunto de recursos. Difiere del calendario de recursos en que este


ltimo especifica los perodos laborables y no laborables para un slo recurso
se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios
base:
Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una
hora para comida)
24 horas
Turno de noche
6.3. Ajuste del horario laborable
Como usted ha podido ver en el punto 6 los tipos de calendario que tiene Project, adems que un da laboral en proyecto es de 8 horas y es 09:00 a.m. a
19:00 p.m. en das de la semana con una dos hora para comida de lunes a
viernes, muchas empresa en nuestro medio no trabajan con este hora por lo
que es necesario realizar las modificaciones pertinentes.
6.3.1. Pasos para ajustar el horario laboral
Para poder lo explicar vamos a decir que una empresa tiene los siguientes
horarios:
De lunes a viernes de: 08:00 12:00 y 14:00 18:00
1. Clic en la Ficha Proyecto
2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo
Clic en Semana laborales

Clic en Detalles

Seleccionar los das de trabajo

Clic en Establecer das(a) en


estos periodos laborables especficos

Escriba el horario de trabajo de


la empresa.

Clic en Aceptar

7
Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

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6.4. Ajuste del horario no laborable


El calendario de proyecto define el horario laboral y no laboral para las tareas.
Piense en el calendario de proyecto como su horario de trabajo normal de la
empresa. Por ejemplo este podra ser de lunes a viernes, 08:00 a 18:00 con
dos horas de descanso para comer. Este horario normal de trabajo podra sufrir variaciones en la empresa o en determinado recurso debido a los periodos
feriados o das festivos.
6.4.1. Pasos para realizar el Ajuste del horario no laborable
Para comprender un poco en que consiste este punto vamos a partir de un
ejemplo: supongamos que el proyecto tiene una duracin de 3 meses su fecha
de inicio es el 02/02/2015, entonces en la duracin de dicho proyecto existen
feriados que no se trabajaran como ser:
Carnaval
16 al 17 de Febrero de 2015
Viernes Santo
03/04/2015
Aniversario de la empresa: 24/04/2015 (solo medio da)
1. Clic en la Ficha Proyecto
2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo

Clic en Excepciones

Clic y escribir un nombre de excepcin, en nuestro caso Carnaval

Aqu puedes Seleccionar la fecha


de Comienzo.

Aqu puedes Seleccionar la fecha


de Fin.
Clic en el botn Aceptar

Las Excepciones tambin se las puede utilizar cuando el periodo a cambiar no


sigue un patrn regular. Por ejemplo el Aniversario de la empresa: 24/04/2015
(solo medio da) realza lo siguiente:
1 Clic en Excepciones

Valentin Prieto Saucedo

En Excepciones escribes en
nombre y seleccionas la fechas

Clic en Detalle
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Clic en Periodos laborables

Borrar el periodo que no se va a trabajar y


dejar de 08:00 a 12:00

Clic en Aceptar

6.5. Opciones del Calendario de Project 2010


Ahora vamos a ver como Project tiene configurado por defecto el calendario
base, para ello realiza lo siguiente:
1. Clic en Archivo
2. Clic e Opcin
3. Clic en Programacin

Esta es la manera como


est configurado el calendario base, si usted desea
puede realizar los cambio
que vea conveniente.
Una vez hechos los cambios
Clic en Aceptar

Estndar: Da laboral de
09:00 a 19:00 de lunes a
viernes con dos horas de
descanso al medio da.

Valentin Prieto Saucedo

Turno noche: abarca desde


medianoche desde el lunes
hasta el sbado por la maana, de 24:00 a 08:00, con
una hora de descanso.

24 Horas: no posee horas


no laborables.

Pgina 8

NOTA
Siempre que en los documentos del Contrato se haga referencia a Das o a Das
Hbiles se entendern como los comprendidos entre el lunes y viernes incluidos,
exceptuando los das en los cuales las dependencias del Estado no presten servicio al
pblico en general en el Estado Plurinacional de Bolivia. Slo cuando los documentos
del Contrato se refieran a Das Calendario los plazos en das se contarn corridos,
incluidos los no laborables

7. Propiedades del Proyecto


1

Clic en men Archivo

Clic en Informacin

Clic en Informacin del proyecto

Clic en Propiedades Avanzadas

5
Aqu puedes escribir todos los datos
importantes del proyecto, como el
Titulo, Asunto, Autor, Administrador,
Organizacin, Categora, Palabra
clave, Comentario y Base del hipervnculo.
6
Clic en el botn Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 9

8. Como Guardar un Proyecto

Clic en men Archivo

Clic en Guardar como

Clic en Equipo

Clic en Examinar

Seleccione la unidad donde desea


guardar

Escriba el nombre del archivo Actividad 1

Clic en Guardar

Cmo s qu versin utilizo


actualmente?

Si tiene una versin entre


Project 98 y Project 2007,
haga clic en el men Ayuda y
luego
en Acerca de Microsoft
Office Project.
En Project 2010, haga clic
en la pestaa Archivo y
luego en Ayuda.
En Project 2013, haga clic
en Archivo > Cuenta.

Cuando guardas por primera


vez puedes presionar la
combinacin de teclas:
Ctrl + G

Valentin Prieto Saucedo

Presionar la tecla:
F12

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9. Vista de Ms Project
Para poder ver las diferentes vista en MS Project 2013 realice lo siguientes:
1

Clic en la Ficha Tarea

Clic en Diagrama de Gantt

Seleccione la Vista Diagrama


de Gantt

Tipos de Vistas
Vista de tareas: son las que muestran informacin sobre las tareas
Vista de Recursos: muestra la informacin relacionada a los recursos.
Vista de asignacin: muestran los recursos asignados a cada tarea as como
el trabajo total y de fase temporal, adems del costo de cada asignacin.
NOTA
El Diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificacin de las tareas necesarias para la realizacin de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.
Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta
es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar
una representacin grfica del progreso del proyecto, pero tambin es un buen medio
de comunicacin entre las diversas personas involucradas en el proyecto.
Este tipo de modelo es particularmente fcil de implementar con una simple hoja de
clculo, pero tambin existen herramientas especializadas, la ms conocida
es Microsoft Project. Tambin existen equivalentes de este tipo de software que son
gratis.

Fuente: http://es.kioskea.net/contents/580-diagrama-de-gantt

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 11

Unidad II
CREACIN DE UNA LISTA DE TAREA
Que es una tarea en
Project
Una tarea es una
actividad que realizaras en tu proyecto al
cual le adjuntas un
da de inicia y un da
de fin, ello te calcula
el tiempo que durara
esta, adicionalmente
puedes
asignarles
recursos a esa tarea,
tanto recursos humanos como recursos
materiales a estos
recursos se les asigna un costo, entonces tendras una
tarea con recursos,
tiempo y costo.

1. Qu es una Tarea?
Es una actividad con un comienzo y un fin. Los planes de un proyecto estn
compuestos de una serie de tarea.
Para definir con ms eficacia las tareas tenga en cuentas las siguientes pautas:
Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el
seguimiento.
Desglose en un mayor detalle las tareas de ms riesgo.
Estructura Detallada de Tareas (EDT)
Asegrese que las tareas tienen claros criterios para su finalizacin.
Defina las tareas que sean breves con la duracin total del proyecto.
Las tareas ms breves le permite calcular fcilmente el tiempo y los recursos.
2. Tipos de Tareas
2.1. Tarea de Unidades Fijas

Las tareas de un
proyecto
deben
incluir al menos lo
siguiente:

Descripcin de la
tarea
Duracin
Fecha de inicio
Fecha de fin
Recurso/s asignados
Trabajo
% completado
Presupuesto $$$
o Bs.)

Son tareas cuyas unidades asignadas (recursos) son un valor fijo y cualquier
cambio en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea no afecta a las
unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

Duracin x Unidades = Trabajo


2.2. Tareas de Trabajo Fijo
Es una tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la
duracin de la tarea o en el nmero de unidades asignadas (o recursos) no
afecta al trabajo de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

Duracin x Unidades = Trabajo


2.3. Tarea de Duracin Fija
Es una tarea cuya duracin es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o
en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duracin de la
tarea. Se calcula del siguiente modo:

Duracin x Unidades = Trabajo


Cuando se modifica uno de los tres elementos, los tipos de tares afectan a la
programacin de la forma siguiente:

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 12

En una

Si se revisan las unidades

Si se revisa la duracin

Si se revisa el trabajo

Tarea de unidades fijas

Se vuelve a calcular la duracin.

Se vuelve a calcular el trabajo.

Se vuelve a calcular la duracin.

Tarea de trabajo fijo

Se vuelve a calcular la duracin.

Se vuelven a calcular las unidades.

Se vuelve a calcular la duracin.

Tarea de duracin fija

Se vuelve a calcular el trabajo.

Se vuelve a calcular el trabajo.

Se vuelve a calcular las unidades.

3. Inicio programado (campo de tarea)


El campo Inicio programado indica la fecha en la cual est programado el comienzo del trabajo en una tarea segn lo calculado por Microsoft Project en
base a las dependencias, las restricciones, los calendarios y otros factores de
programacin. Para una tarea programada manualmente, sta es la fecha de
inicio recomendada por Project y es un campo de solo lectura. Para una tarea
programada automticamente, la fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo.
Como Project por defecto todas tareas vienen programada manualmente, cosa que no es conveniente para ello mejor si cambias la forma de programase,
para ello realiza lo siguiente realiza lo siguiente:

Clic en el men Archivo

Clic en Opciones

Valentin Prieto Saucedo

Nuevas tareas creadas Manualmente o


Automticas
Una de las mejoras
para optimizar el
control de la programacin que incorpora
Ms Project 2010 es
la Programacin
Manual de tareas.
Los cambios en factores como las dependencias de tareas
y el calendario del
proyecto ya no ajustan las fechas de
tareas de manera
automtica
al programar
manualmente una tarea.
Puedes colocar una
tarea
programada
manualmente
en
cualquier parte de la
programacin y Ms
Project no la mover.

Clic en Programacin

Clic en Nuevas tareas creadas:


Seleccione la opcin:

Clic en Aceptar

Pgina 13

Tambin lo puedes realizar de la siguiente manera:


1

Clic en Nuevas tareas

Clic en Programada automticamente

El ejercicio consiste en la elaboracin de un producto Lcteo Yogur


Estructura Detallada
Trabajo
La Estructura de
Desglose del Trabajo
(EDT) es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable del
trabajo
que
ser
ejecutado
por
el
equipo del proyecto,
para lograr los objetivos del proyecto y
crear los productos
entregables requeridos. Organiza y define el alcance total al
subdividir el trabajo
en
porciones
de
trabajo ms pequeas y fciles de manejar, llamados paquetes de trabajo,
que pueden programarse,
costearse,
supervisarse y controlarse.

4. Como una lista Tareas en Microsoft Project 2013


Para ello realiza lo siguiente:
1

Clic en la Ficha Tarea

Clic en la casilla y escriba el


nombre de la tarea: Planificacin y presiona enter

Ahora escriba las siguientes tareas:


Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Nombre de tarea
Planeacin
Identificar el equipo de lanzamiento
Establecer presupuesto de lanzamiento
Planeacin COMPLETADA
Iniciacin
Puesta en marcha del lanzamiento del producto
Definir el resumen creativo
Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing
Ejecucin
Completar y probar producto
Crear productos prototipo
Lanzamiento a fabricacin
Certificar producto
Revisin de calidad final
Lanzar producto

Valentin Prieto Saucedo

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Nota: Tambin la lista de tareas se pueden realizar en Excel, Word y luego


copiarla a Ms Project.
5. Como insertar una nueva tarea al proyecto
Para insertar una nueva tarea solo tiene que escribir la nueva tarea, si es al
final, caso contrario tiene que realizar lo siguiente:
1
Ubicar el cursor donde desea insertar la
nueva tarea (siempre la nueva tarea se
inserta arriba de la tarea selecciona) seleccionamos la tarea 9 Evaluar mercado y
volver a definir la mensajera

Clic en la Ficha Tarea

Clic en Tarea

Escribir la nueva Tarea (Ejecucin)


Insertar una Tarea
mediante el teclado:
Presiona la siguiente
tecla:

Insertar una Tarea


mediante el mousse:
Presiona la siguiente
tecla:

Valentin Prieto Saucedo

Clic derecho sobre la tarea 9

Clic en Insertar tarea

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6. Como eliminar una tarea del proyecto


Como usted puede observar tenemos dos veces la tarea Planificacin, entonces tmenos que eliminarla para ello realiza lo siguiente:

Clic derecho la tarea a eliminar

Clic en Eliminar tarea

As es como debe de estar tu lista de tareas:

Duracin estimada
y duracin real:
Cuando creamos una
tarea, Project asigna
a sta una duracin
estimada de 1 da, se
identifica
con
un
signo de interrogacin cerrado. Cuando
modificamos
ese
valor el signo de
interrogacin desaparece, con ello estamos diciendo que esa
duracin es de tiempo real, a no ser que
agreguemos
dicho
signo.
Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a
ser la duracin de
dicha tarea, una vez
que
confirmemos
dicha duracin sacamos el signo y listo.

Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Nombre de tarea
Planeacin
Identificar el equipo de lanzamiento
Establecer presupuesto de lanzamiento
Planeacin COMPLETADA
Iniciacin
Puesta en marcha del lanzamiento del producto
Definir el resumen creativo
Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing
Ejecucin
Evaluar mercado y volver a definir la mensajera
Completar y probar producto
Crear productos prototipo
Lanzamiento a fabricacin
Certificar producto
Revisin de calidad final
Lanzar producto

7. Como introducir la duracin de las tareas


Si se especifica la duracin de una tarea, Microsoft Office Project 2013 calcula
cundo debe comenzar y finalizar la tarea basndose en la fecha de comienzo
y en la duracin del proyecto, as como cualquier tiempo de descanso (periodo
no laborable).
Puede programar tareas para que transcurran tanto en periodo laborable como en periodo no laborable. Para hacer esto asigne una duracin transcurrida
a una tarea. Indique la duracin transcurrida aadiendo una t a la abreviatura
de la duracin. Ejemplo: escriba 3dt para indicar que se trata de tres das
transcurridos. Podra utilizar una duracin transcurrida para una tarea que no
controla directamente, pero que es importante para el proyecto.

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Pgina 16

Al realizar la programacin, Project cambia todas las unidades de tiempo a


horas. Sin embargo, se puede definir el nmero de horas que constituyen un
da y una semana y el nmero de da que constituyen un mes del proyecto.
Ejemplo si especifica que un da consta de 8 horas, Project calcula una tarea
de dos das como 16 horas.
7.1. Pasos para ver y modificar el formato de duracin
Project utiliza valores estndar de minutos y horas para la duracin: un minuto
son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo se puede definir la
duracin de los das, semanas y meses para el proyecto. Para tal efecto realice lo siguiente:
1

Clic en el men Archivo

Clic en Opciones

Clic en Programacin

Con un ajuste de 8 horas por da,


cuando especifique una duracin de
tareas de cuatro das ser lo mismo
establecer 32 horas
Con un ajuste de 40 horas por semana, cuando especifique una duracin de tareas de cuatro semanas
ser lo mismo establecer 160 horas
Con un ajuste de das por mes,
cuando especifique una duracin de
tareas de un mes ser lo mismo que
establecer 160 horas.

Si deseas que la duracin de las tareas a


parezcan en horas modifica en esta opcin

Clic en Aceptar

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Pgina 17

Duracin
rrida

transcu-

Si necesitamos que
una tarea dure un
tiempo determinado
sin importar la cantidad de recursos que
influyan en ella, debemos definir su
duracin como transcurrida. Por ejemplo,
si colocamos un piso
y necesitamos 2 das
de secado.
Tan slo debemos
agregar la 't' al final
de la duracin. Quedar de esta manera: 2dt

7.2. Abreviaturas para la duracin en Project


Si escribe esta abreviatura
m
h
d
s
Ms

Aparecer como esta


min
hr
da
sem
ms

Que significa
Minuto
Hora
Da
Semana
Mes

7.3. Pasos para modificar la abreviatura de la duracin


1

Clic en el men Archivo

Clic en Opciones

Clic en Avanzado

En Mostrar opciones para este proyecto realizar los cambios deseados.

Clic en Aceptar
7.4. Pasos para establecer la duracin de las tareas

Clic en la celda situada debajo del


encabezado de la columna Duracin
en este caso seleccionamos la tarea
2. Identificar el equipo de lanzamiento, y escribir 3d, presione la
tecla enter (duracin de dos das) y
as de esta manera a cada una de
las tareas.

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Pgina 18

Introducir la duracin para las restantes tareas:


Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Nombre de tarea

Duracin
(Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)
3 das
4 das
(Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)
(Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)
2 das
4 das

Planeacin
Identificar el equipo de lanzamiento
Establecer presupuesto de lanzamiento
Planeacin COMPLETADA
Iniciacin
Puesta en marcha del lanzamiento del producto
Definir el resumen creativo
Coordinar las fechas de lanzamiento del producto
2 das
con el plan de marketing
Ejecucin
(Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)
Evaluar mercado y volver a definir la mensajera
2 das
Completar y probar producto
1 da
Crear productos prototipo
1 da
Lanzamiento a fabricacin
(Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)
Certificar producto
2 das
Revisin de calidad final
1 da
Lanzar producto
(Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)

El resultado ser el siguiente:

Gestin de Proyecto

8. Gestin de Proyectos
Cmo conseguir establecer la duracin exacta de una tarea?
Para realizar una buena estimacin de la duracin de tareas, considere los
siguientes aspectos:
Informacin histrica de proyectos anteriores que sean similares
Estimacin de las personas que sern las encargadas de realizar las
tareas
El juicio experto de personas que hayan proyectos similares
La normalizacin de organizaciones industriales o profesionales que
estn relacionados con proyectos similares al nuestro.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 19

Tiene como finalidad


principal la planificacin, el seguimiento y
control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen
en el desarrollo de un
Sistema de Informacin. Como consecuencia de este control es posible conocer en todo momento
qu problemas se
producen y resolverlos o paliarlos de
manera inmediata.

Hitos que deben


formar parte en el
cronograma
de
nuestro proyecto:
Muchas veces nos
pasa que los profesionales no tienen
muy en claro lo que
es un hito en el proyecto, entonces ac
va una explicacin
simple. Un hito es
una tarea de duracin
cero que simboliza el
haber conseguido un
logro importante en el
proyecto. Los hitos
son una forma de
conocer el avance del
proyecto sin estar
familiarizado con el
proyecto y constituyen un trabajo de
duracin cero porque
simbolizan un logro,
un punto, un momento en el proyecto.

9. Hito
Es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y
se usa para realizar el seguimiento del progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin de cero se muestran automticamente como un
hito. Tambin se puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin.
9.1. Pasos para crear un hito

Selecciona la tarea que va ser


un hito

2
En la columna Duracin escribir
cero presiona la tecla Enter

Esta es la representacin de un hito

Otra forma de establecer una tarea como hito es la siguiente:


1
Doble clic sobre la tarea
Lanzar Producto
2

Clic en la ficha Avanzado

Clic en Marcar la tarea


como hito

Clic en el botn Aceptar


Tareas de resumen
y subtareas
Una tarea de resumen es una tarea que
est compuesta por
las subtareas.

La informacin de
sta; duracin, fecha
de inicio y fin, etc se
obtendr
de
sus
subtareas.

10. Organizacin de las Tareas en fases


Si se posee un conjunto de tareas complejas se deber organizar las tareas
en fases. La visualizacin de las fases de las tareas facilitara la revisin del
plan del proyecto desde el punto de elementos principales y el detalle de trabajo. Por ejemplo el proyecto Yogur podra dividirse en fases: Planeacin,
Iniciacin, Ejecucin y Lanzamiento a fabricacin.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 20

El comportamiento de una tarea de resumen es diferente al de las dems. No


podr editar directamente su duracin, fecha de comienzo, u otros valores
calculados ya que estos dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las fases
del trabajo del proyecto. En este ejercicio, crearemos cuatro tareas de resumen sangrando las tareas.
10.1. Pasos para mostrar la tarea resumen del proyecto (tarea principal)
1

Clic en la ficha Formato


Clic en Tarea de resumen del proyecto

Tarea resumen del


proyecto:
La tarea de resumen
del proyecto es una
tarea que por defecto
se encuentra oculta.

10.2. Pasos para organizar las tareas en fases


Primera Opcin de Organizar las Tareas:

Botn Anular sangra

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Clic en la ficha Tarea

Seleccionar las tareas a organizar en este caso seleccionamos las tareas 2, 3 y 4

Clic en este botn Aplicar


sangra a la tarea

Botn Aplicar sangra a la tarea

Pgina 21

Segunda Opcin de Organizar las Tareas


1
Seleccionar las tareas a
organizar en fase
2

Presionar
las
Teclas
Alt + Mayus +
Fecha derecha
.

Organizar tareas en
subtareas y tareas
de resumen

Usted debe de organizarla las tareas en fases de la siguiente manera:

Puede desglosar la
lista de tareas para
que se vea ms organizada y legible al
sangra y anulacin
de sangra a las tarea
del proyecto para
crear un esquema de
las tarea de resumen
(tambin conocidas
como "tareas hamaca") y subtarea.
.

10.3. Pasos para Anular la sangra a una o varias tareas


1
Seleccionar la tarea o
las tareas
2

Clic en el botn Anular


sangra

11. Vincular Tareas Dependencia entre Tareas


Las tareas de los proyectos deben ser llevadas a cabo en un determinado
orden. Ejemplo: antes de que se realice la tarea Establecer presupuesto de
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 22

lanzamiento del producto, deber ser completada la tarea Identificar el equipo


de lanzamiento del producto. Estas dos tareas poseen una relacin fin a comienzo tambin denominada dependencia o vnculo con dos aspectos:
La segunda tarea debe producirse despus de la Primera; esto es una
secuencia.
La segunda tarea slo se producir si la primera tarea es completada;
esto es una dependencia.
De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas predecesoras.
Predecesora

Sucesora

Vincular tareas
Cuando
pensamos
un proyecto las tareas no comienzan
todas juntas sino que
por ejemplo, hay
tareas que no pueden
comenzar hasta que
otras finalicen. Para
ello Project nos permite
vincular
las
tareas. Es muy importante en este paso
marcar
cul
es
la tarea antecesora y
cul la predecesora.

B
Esto podra parecer complicado aunque esto hace que las tareas slo puedan
tener uno de los cuatro tipos de relacin de tarea que son:
Aparecer en el
Esta Relacin de
Significa
Diagrama de
Ejemplo
Tarea
Gantt como
La fecha de fin de la
La segunda tarea debe protarea
Predecesora
ducirse despus de la primedetermina
la
fecha
ra. El producto se debe idenA
Fin a Comienzo (FC)
de comienzo de la
tificar antes de proponer el
tarea sucesora
lanzamiento
B
B
La Fecha de coLas tareas debern en la
Comienzo a
Comienzo (CC)

Fin a Fin (FF)

Comienzo a Fin (CF)

Valentin Prieto Saucedo

mienzo de la tarea
predecesora determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora
La fecha de fin de la
tarea
predecesora
determina la fecha
de fin de la tarea
sucesora.
La fecha de comienzo de la tarea Predecesora determina la
fecha de fin de la
sucesora.

planificacin del calendario


estar estrechamente relacionadas y debera ocurrir de
manera simultnea.

A
B
B

Las tareas que requieren un


determinado equipamiento
deben finalizar cuando finalice el alquiler del equipamiento.

B
A
B

Este tipo de relacin se utiliza en raras ocasiones.


Ejemplo cuando se realiza el
seguimiento de las tareas de
contabilidad.

Pgina 23

12. Como realizar el Vnculo entre Tareas (Fin a Comienzo FC)


Para realizar la vinculacin de tarea debe abrir el archivo: Actividad 1.mpp
1era opcin para realizar el vnculo entre tareas (Columna predecesora):
Columna Predecesoras

Tarea Predecesora
Identificar el equipo de lanzamiento

Tarea Sucesora
Establecer presupuesto

En la columna Predecesoras y fila tres de la tareas 3 Establecer presupuesto que es una tarea
sucesora de la tarea 2 Identificar el equipo predecesora entonces debes de escribir el ID 2 de la
tarea predecesora, presionar la tecla enter.
2da opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante el botn vincular tareas:

1
Seleccionar las dos tareas a ser vinculadas en
nuestro caso la tarea 3 y
4.
2

Clic en el botn Vincular


tareas

Botn Vincular tareas


Ctrl + F2

Valentin Prieto Saucedo

Botn Desvincular tareas


Ctrl + shift + F2

Pgina 24

3ra opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante Informacin de


la tarea
1 Doble clic sobre la tarea 6
2

Clic en Predecesoras

Escribimos el ID de la tarea
predecesora (4)

Elegimos el tipo de vnculo


(FC)

Clic en el botn Aceptar

4ta opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante la Muestra detalles de la tarea:
1

Clic en la ficha Tarea

1. Clic en el botn Muestra detalles de la tarea

Esta es la ventana que se muestra

Seleccionar la tarea

Seleccionar el tipo de vnculo (FC)

Valentin Prieto Saucedo

Seleccionar la tarea Predecesora

Clic en el botn Aceptar

Pgina 25

En el Diagrama
de Gantt clic
Izquierdo sobre
la tarea y sin
soltar arrastras a
la otra tarea que
desees vincular

5ta opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante el mousse:

Desvincular tareas
1.

2.

Seleccionar las
tareas a desvincular.
En la barra de
Herramientas
hacer clic en el
botn Desvincular tareas.

Borrar una Nota de


Tarea
Tiene que seleccionar la Tarea que
tiene una nota y dar
un clic en el botn
Notas de tareas,
ingresas y borras la
nota.

En este ejemplo estamos vinculando la tarea 7 y 8.


Este ser el resultado de las tareas vinculadas:

13. Documentacin de tareas


Para poder registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota, como
por ejemplo si se desea tener informacin adicional o detallada de una tarea,
puede aadir con las notas de tareas entre dichas tenemos las siguientes:
Las notas de Tarea
Las Notas de Recursos
Las Notas de Asignacin
Adems de las notas se puede agregar hipervnculo a un determinado archivo
o pgina web como a correos electrnicos donde se tenga informacin sobre
la tarea.
13.1. Como poner una Nota a una Tarea

1
Seleccionar la tarea
Puesta en Marcha
2
Clic en el botn Notas
de tarea

Escribir la Nota

Clic en el botn Aceptar


Valentin Prieto Saucedo

Pgina 26

13.2. Como realizar un Hipervnculo en una Tarea


Clic derecho sobre la tarea Crear producto prototipo

2
Clic en Hipervnculo

(Ctrl + Alt +K)

3
Seleccionar el archivo o
pegar direccin de la pgina
web

Clic en el botn Aceptar

14. Interrumpir el Trabajo en una Tarea


La interrupcin permite que una parte de una tarea pueda ser desarrolla en
otro tiempo, contando con un receso de la misma.
Para poder dividir una tarea primero debes de configurar la Escala Temporal,
para ello realiza lo siguiente:
1

Doble Clic en la Escala Temporal

Clic en Nivel inferior

Seleccionar la unidad (Das)

En Contador: 1

El mismo procedimiento tienes que realizar con el Nivel Intermedio


Unidades: Semanas
Contador: 1
6

Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 27

Ahora solo tienes que dividir la tarea que desees, en este caso dividimos la
tarea 2.
14.1. Como dividir una Tarea
1

Ubicar la tarea 2 lo ms prximo a la escala temporal

Clic en el botn Dividir tarea

Ubicar el curso sobre la


tarea a dividir y presionando el clic izquierdo mover
sin soltar.

Resultado de la tarea dividida

14.2. Como mover una parte de una tarea dividida


Para poder mover una parte de una tarea dividida solo debes de situar el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte y moverla hacia la izquierda.
14.3. Como quitar una divisin de una Tarea
Situar el cursor sobre la tarea dividida y arrastrar la parte dividida hasta unirla.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 28

15. Posposicin entre tareas


Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos
establecer un tiempo de posposicin segn necesitemos. Esto har que la
tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.
Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se
manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar el
cuadro.
15.1. Adelantar el inicio de la Tarea Sucesora
En este caso se trabajara con las tareas:

Adelantaremos el inicio de la tarea definir el resumen creativo en un da, para


ello realizamos lo siguiente:

Doble clic sobre la lnea de


dependencia

Posposicin -1d

Clic en Aceptar

Tambin se lo puede realizar mediante la columna Predecesora:


Escribiendo 6FC-1 da, pero tambin puedes hacerlo mediante porcentaje, como la tarea 6 tiene una
duracin de 2 das entonces si quieres adelantar en
un da tendras que escribir el 6FC-50%

15.2. Retrasar el inicio de la Tarea Sucesora


En este caso se trabajara con las tareas:
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 29

Evaluar mercado y volver a definir la estrategia


Completar y probar producto
Retrasaremos el inicio de la tarea Completar y probar producto en un da, para
ello realizamos lo siguiente:
1

Doble clic sobre la lnea de


dependencia

Posposicin 1d

Clic en Aceptar

Tambin se lo puede realizar mediante la columna Predecesora:

Escribiendo 10FC+1 da, pero tambin puedes hacerlo mediante porcentaje, como la tarea 10 tiene
una duracin de 2 das entonces si quieres adelantar en un da tendras que escribir el 10FC+50%

16. Qu es una tarea crtica?


Es un conjunto de tareas que controla las fechas de comienzo y fin calculadas
para el proyecto. Al concluir la ltima tarea de la ruta crtica concluye el proyecto. Las tareas que componen la ruta crtica suelen estar interrelacionadas
mediante dependencia entre tareas.
Tenga en cuenta que la ruta crtica puede pasar de estar formada por una serie de tareas crticas a estar formada por otras tareas conforme avance la programacin del proyecto.
NOTA
En administracin y gestin de proyectos, una ruta crtica es la secuencia de los elementos
terminales de la red de proyectos con la mayor duracin entre ellos, determinando el tiempo
ms corto en el que es posible completar el proyecto. La duracin de la ruta crtica determina la
duracin del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crtica afecta a la
fecha de trmino planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crtica.

16.1. Como mostrar la ruta crtica de un proyecto


1er Opcin mediante la Ficha Formato
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 30

Clic en la Ficha Formato

Clic en Tareas Crticas

Tareas NO crticas
Las tareas que no
dependen de otras, o
las que estn organizadas para completarse antes de que
las tareas dependientes de ellas comiencen, son consideradas no crticas.

Como usted podr observar todas las tareas se resaltan.

2da Opcin mediante la Ficha Vista (Resaltar)


1

Clic en la ficha Vista

Clic en Resaltar

Clic en Tareas Crticas

3era Opcin mediante la Ficha Vista (Filtro)


1

Clic en la ficha Vista

Clic en Filtro

Clic en Tareas Crticas

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 31

4ta Opcin mediante la Ficha Vista (Agrupada por)

Clic en la ficha Vista

Clic en Agrupar

Clic en Crticas

16.2. Como cambiar una Tarea a Tarea Crtica


1

Clic en el men Archivo

Clic en Opciones

Clic en Avanzado

En Opciones de clculo para este proyecto

Escribir la cantidad de da para que la tarea


se muestre como crtica.

Clic en Aceptar
17. Tareas con margen de demora

Tareas con tiempo


de demora
Si sabe dnde se
produce un margen
de demora en la
programacin, puede
mover las tareas
cuando ciertas fases
de la programacin
presenten
grandes
demoras y otras no.

La demora indica cunto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la
fecha de fin del proyecto.
1

Clic derecho en la esquina


superior derecha
Clic en la tabla Programacin

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 32

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor
0.
NOTA
Demora Negativa
El margen de demora total puede ser positivo o negativo.
Si es un nmero positivo, indica que la tarea puede retrasarse sin retrasar la fecha de finalizacin del proyecto.
Si es un nmero negativo, indica la cantidad de tiempo que debe ahorrarse para que no se
retrase la fecha de finalizacin del proyecto. Un margen de demora total negativo indica que no
se ha programado tiempo suficiente para la tarea y se produce normalmente debido a las fechas de delimitacin.
El campo Margen de demora negativo muestra la cantidad negativa de demora de una tarea en
el diagrama de Gantt, lo que indica la cantidad de tiempo que se debe guardar para que las
tareas sucesoras no se retrasen. El margen de demora negativo indica que no hay suficiente
tiempo programado para la tarea y normalmente est causado por fechas de delimitacin o
dependencias entre tareas.

Fuente:
http://office.microsoft.com/es-es/project-help/margen-de-demoranegativo-campo-de-tareas-HP045305161.aspx

18. Comprobacin de la duracin del plan


En este punto es necesario conocer el tiempo de duracin que se empleara
para realizar el proyecto. Como no se ha introducido directamente la duracin
del proyecto o la fecha de finalizacin, pero Project calcula la fecha de finalizacin, basndose en la duracin individual de las tareas y en relaciones de
las mismas.
Una forma sencilla de conocer la duracin del proyecto es a travs del cuadro
de dialogo Informacin del proyecto, para ello realice lo siguiente:

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 33

Clic en el men Archivo

Clic en Informacin

Clic en Estadstica del


proyecto

19. Pasos para ver el proyecto completo


1

Clic en la ficha Vista

Clic en Zoom

Clic en Zoom

Seleccionar Proyecto completo

Clic en el botn Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 34

Otra forma de realizarlo es Presionando la tecla Ctrl + el Scroll del mousse.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 35

Unidad III
RECURSOS
La Gestin de los
Recursos Humanos
del Proyecto incluye
los procesos que
organizan y dirigen el
equipo del proyecto.
El equipo del proyecto est compuesto
por las personas a
quienes se les han
asignado
roles
y
responsabilidades
para concluir el proyecto

1. Qu es un Recurso del Proyecto?


Un recurso del proyecto son personas, equipamientos y materiales que se
utilizan para completar las tareas de un proyecto de las que se compone el
proyecto.
1.1. Clasificacin de los Recursos
1.1.1. Recursos de Empresa
Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios
proyectos.
1.1.2. Recursos que no son de la Empresa
No forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin. Ningn otro jefe
de proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encargue.
1.1.3. Recursos Genricos
Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de personal de un
proyecto como los carpinteros y los programadores.
1.1.4. Recurso de trabajo
Humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea.
Los recursos de trabajo consumen tiempo [Horas o das] para completar una
tarea.
1.1.5. Recurso material
Suministro consumible, como hormign, madera o clavos.
1.1.6. Recurso de costo
Son aquellos recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea, por ejemplo pasaje de avin.
1.1.7. Recurso de presupuesto
Ayuda a capturar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto. Los
presupuestos slo pueden aplicarse a nivel de proyecto mediante la asignacin de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 36

1.1.8. Recursos comprometidos


Es un recurso que se asigna formalmente a cualquier asignacin de tarea de
las que se incluyen dentro de un proyecto. Es el tipo de reserva predeterminada.
1.1.9. Recursos con marcador de posicin
Es un recurso temporal agregado a un plan de proyecto para ayudar a calcular
los tipos y las cantidades de recursos necesarios. Los nombres de los recursos con marcador de posicin permiten desarrollar la propuesta del proyecto y
obtener aprobaciones.
Project trabaja con dos tipos de recursos que son:
Los recursos de trabajo. Son las personas y el equipamiento que realiza el trabajo en la empresa.
Los recursos de material. Son los artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto. Ejemplo: en una construccin
podran considerarse como recursos materiales al cemento, claves,
etc.
Ejemplo de recursos de trabajo:
Recurso de trabajo
Persona individual identificada por el nombre
Persona individual identificada por funcin o
ttulo de trabajo
Grupo de persona con un objetivo comn
Equipamientos

Ejemplo
Valentin Prieto Saucedo
Directora, Director del producto
Marketing, Produccin, Ventas, Soporte, etc.
Mescladora de cemento

En esta unidad se configurara algunos recursos necesarios para completar el


proyecto de Actividad 1
2. Pasos para agregar recursos de Tipo Trabajo (humano) en Ms Project

Valentin Prieto Saucedo

Clic en la Ficha Tarea

Clic en el botn Diagrama de Gantt

Clic en Hoja de Recursos

Pgina 37

Elegir el tipo de recurso en este


caso ser de Tipo Trabajo

Cuando se crea un nuevo recurso


por defecto Project asigna una
capacidad mxima de 100%. Aqu
se puede modificar la capacidad
mxima de recurso.

Recursos de tipo trabajo


1. Valentin Prieto Saucedo
2. Valentina Prieto Figueroa
3. Pedro Prieto Saucedo
4. Alejandro Gutirrez Bejarano
5. Juana Prez Torres
6. Mauricio Torres Meja
7. Mnica Figueroa Castro
8. Carlos Prez Prez
9. Ventas

3. Como cambiar las Unidades de Asignacin


Si lo prefieres puedes utilizar el valor de capacidad mxima como nmeros
enteros o parciales por ejemplo 0.5, 1.2 en lugar de porcentaje. Para ello tienes que realizar lo siguiente:
1

Clic en el men Archivo

Clic en Opciones

Clic en la ficha en Programacin

Seleccionar Valores decimales

Clic en el botn Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 38

3. Configuracin de los Recursos de Equipamiento


Los recursos humanos y de equipamiento se configuran de la misma manera.
Clic en la Celda vaca debajo del recurso Ventas
Escribes los siguientes recursos y en tipo eliges Trabajo
Nombre de recurso
Cmara de incubacin artesanal de 400 lt por tanda -elctrica
Cmara de refrigeracin refrigeradora
Batidora
Cocina semindustrial
Balanza de 1 a 100 kg
Mesa de Trabajo

Capacidad mxima
100%
200%
100%
100%
100%
400%

El resultado ser el siguiente:

4. Configuracin de los Recursos Materiales


Son los artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del
proyecto. Aunque Project no es un sistema completo de inventario puede
mantenerle informado del consumo de los recursos materiales.
Tantos en los recursos materiales como de trabajo puede editar y perfilar las
asignaciones de recursos, establecer varias tasas de costo, especificar distintas tasas de costo a aplicar en los diferentes horarios, y compartir los recursos
a travs de un fondo de recursos. Adems el clculo del costo para los recursos materiales se realiza de la misma forma que para los recursos de trabajo.
Sin embargo a diferencia de los recursos de trabajo los recursos materiales no
utilizan tasa de horas extras, calendario de recurso o capacidad mxima.
Los pasos son los siguientes:

Clic en la Ficha Tarea

Seleccionar la Vista
Hoja de Recursos

3
Debajo del recurso Mesa, escribir
el recurso (Leche lquida)
Valentin Prieto Saucedo

En la columna etiqueta de material


(litros)
Pgina 39

Los recursos de
Trabajo son los
ms tiles, y debes
utilizarlos para categorizar a las personas que ocuparn su
tiempo trabajando en
las distintas tareas.
Para proyectos pequeos, este tipo de
recurso puede referirse mediante el
nombre del miembro
del
equipo.
Para
proyectos ms grandes, este tipo de
recurso puede especificar los diferentes
subcontratistas.

Los recursos Materiales se refieren a


los materiales que se
utilizan durante el
trabajo, tales como
madera, clavos y
gasolina.
Los recursos de
Costo deben utilizarse para rastrear
recursos que tienen
asociada una tasa de
costo definida. La
tarifa diaria de renta
de una gra o un
remolque
puede
rastrearse mediante
un recurso de costo.

Utilizaremos litros de Leche lquida como unidad de medida para realizar el


seguimiento del consumo de leche durante la elaboracin de Yogur.
La siguiente ventana muestra la configuracin de los recursos:

El campo Etiqueta de materiales


slo se aplica a los recursos materiales.

NOTA
Los recursos de Tipo Material no se le escriben la Capacidad.

5. Introduccin de las tasas de costo del recurso


Casi todos los proyectos poseen algn aspecto financiero, y el costo dirige el
mbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestin de la informacin financiera permite al administrador del proyecto cumplir con el objetivo.
5.1. Tipos de Costos disponibles en MS Project
Los costos son aspecto importante de la programacin y control del proyecto.
Project proporciona varios tipos de costos los cuales son:
a. Costo basado en tasa
Costo que se calcula en funcin de las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.
b. Costo por uso
Costo que se contrae cada vez que se utiliza el recurso o una vez por
cada tarea finalizada asignada al recurso.
c. Costo fijo
Costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duracin de la tarea o del
trabajo realizado en la tarea en un recurso.
d. Recurso de costo
Recurso que permite acumular costos puntuales o peridicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avin y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada taValentin Prieto Saucedo

Pgina 40

rea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.
e. Recursos de presupuesto
Recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad mxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material.
NOTA
Se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo
puede especificar una tasa horario para el trabajo del recurso y costo por uso para las horas de
viajes u otros gastos.

5.2. Como introducir las tasas de costo a los recurso


1

Clic en la Ficha Tarea

Seleccionar la Vista
Hoja de Recursos

3
Clic en Tasa estndar del recurso
Valentin Prieto Saucedo
4

Escribir el costo $/. 150.00/hora

En la siguiente figura se puede apreciar las formas de pago a un recurso


En esta opcin puedes
cambiar la simbologa
de la forma de pago.

Si quieres pagar en Minutos $b 100,00/min y as sucesivamente.


Introducir la Tasa Estndar de los siguientes recursos
Nombre del recurso
Valentin Prieto Saucedo
Valentina Prieto Figueroa
Pedro Prieto Saucedo
Alejandro Gutirrez Bejarano
Juana Prez Torres
Mauricio Torres Meja
Mnica Figueroa Castro
Carlos Prez Prez
Ventas
Cmara de incubacin artesanal de 400 lt por tanda -elctrica

Valentin Prieto Saucedo

Tasa estndar
$b 150,00/hora
$b 80,00/hora
$b 55,00/hora
$b 35,00/hora
$b 35,00/hora
$b 35,00/hora
$b 35,00/hora
$b 35,00/hora
$b 50,00/hora
$b 2,00/hora

Pgina 41

Cmara de refrigeracin refrigeradora


Batidora
Cocina semindustrial
Balanza de 1 a 100 kg
Mesa de Trabajo
Leche

$b 2,50/hora
$b 1,00/hora
$b 3,00/hora
$b 25,00/hora
$b 0,50/hora
$b 6,00

5.3. Pasos para cambiar el smbolo de la moneda


1

Clic en men Archivo

Clic en Opciones

Clic en Mostrar

Seleccionar la Moneda

Si desea tambin puedes escribir el smbolo


de la moneda

Clic en Aceptar

Esta opcin es muy


buena cuando se
tiene planificado que
un recurso por tema
de capacitaciones se
va a ausentar.

6. Ajuste del horario laboral para recursos individuales


Un calendario de recurso controla el horario laboral y no laborable de un recurso. Project utiliza los calendarios de recursos para determinar el horario a
programar para un determinado recurso. Los calendarios de recursos solo son
aplicables a los recursos de trabajo (las personas y el equipamiento) y no a los
recursos materiales. Un horario de trabajo flexible, periodos vacacionales,
otras horas.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 42

6.1. Pasos para cambiar el calendario laboral para recursos individuales


El Recurso Valentin Prieto Saucedo,
saldr de vacaciones desde el 26 al 27 de
febrero de 2015.

Seleccionar el Recurso Valentin Prieto

Clic en la ficha PROYECTO

Clic en Cambiar tiempo de trabajo

Clic en la ficha Excepciones

Seleccionamos el recurso:
Para calendario. Valentin Prieto
Saucedo, estar de vacaciones los
das 26 y 27 de febrero de 2015.

Escribir un nombre la Excepcin:


Vacaciones de Valentin Prieto
Saucedo

Clic en comienzo y seleccionar la


fecha 26/02/2015 y lo mismo en Fin
seleccionar la fecha 27/02/2015 por
lo que el recursos estar solo un da
de vacaciones.

Clic en este botn Detalle para


ver que est marcado el periodo No
laborable del recurso.

Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 43

6.2. Pasos para modificar un calendario laboral para un recurso


Seleccione el recurso Valentina Prieto Figueroa y cambien el horario de trabajo de la siguiente manera: 10 horas por da durante la fecha 02/02/2015 a
06/02/2015.

Clic en la ficha PROYECTO

Clic en la Cambiar tiempo de trabajo

Seleccionamos el recurso:
Para calendario. Valentina
Prieto Figueroa.

Clic en la ficha Excepciones

Escribir un nombre debajo de


predeterminado: Horas adicionales

9
10

Clic en comienzo y seleccionar


la fecha 02/02/2015 y lo mismo
en Fin seleccionar la fecha
06/02/2015 por lo que el recursos estar solo un da de vacaciones.

Clic en Detalle, para realizar las


modificaciones.
Clic en Periodo laborables: y
modificar segn se muestra, es
decir que el recurso tendr 10
horas diarias de trabajo.
Escriba el horario de trabajo.
Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 44

7. Creacin de Calendario exclusivo para un recurso


Con la finalidad de facilitar las asignaciones de plantillas de calendarios usted
puede definir sus propios calendarios base los cuales se asignan al registrar la
tarea o recurso con este fin un calendario especial de trabajo.
1

Clic en la ficha PROYECTO

Clic en Cambiar tiempo de trabajo

Clic en el botn Crear calendario

Clic en la opcin Crear nuevo calendario


base

Escribir el nombre del nuevo calendario


Horario especial
base
Clic en Aceptar
base

6
7

Clic en Semanas laborales


base

Clic en el botn Detalles

Seleccione la fecha de inicio y luego la fecha


de finalizacin. (Lunes, mircoles y viernes)

10

Clic en: Establecer da(s) en estos


periodos laborables especficos

11

Ahora escriba el horario de trabajo

12

Clic en el botn Aceptar.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 45

Ahora tenemos que aplicar el calendario creado al recurso Mnica Figueroa


Castro, para ello realizamos lo siguiente:
1

Vista: Hoja de Recursos

Seleccione el Recurso Mnica Figueroa Castro

Ir al final a la derecha donde dice Calendario seleccionar el calendario especial para este
recurso
8. Copiar, eliminar o cambiar el nombre de los elementos del proyecto
mediante el Organizador
Puede copiar elementos del proyecto (como campos, grupos, calendarios,
barras de herramientas, equivalencias, formularios, tablas, filtros, vistas, informes y mdulos) entre el archivo global y el archivo de proyecto activo o
entre dos archivos de proyecto. Tambin puede eliminar o cambiar de nombre
los elementos del proyecto.

Clic en men Archivo

Valentin Prieto Saucedo

Clic en Informacin

Clic en Organizador

Pgina 46

Si se desea eliminar o copiar un


Calendario dar un clic en la ficha
Calendario

Seleccionar el Calendario
Horario Adicional

Clic en el botn Eliminar


O si desea copiar algn elemento
seleccionar el elemento y clic en
Copiar

Puede copiar cualquier elemento del proyecto de un archivo de proyecto a otro


si hace clic en el archivo de origen en el cuadro disponibles en, hace clic en el
elemento que desea copiar en la lista situada encima del cuadro, hace clic en
el archivo de destino en el otro cuadro disponibles en y, a continuacin, hace
clic en Copiar.
9. Recursos de Presupuesto
Los recursos de presupuesto son recursos que se definen en la Hoja de Recursos y que nos sirven para comparar en la ejecucin del proyecto con lo que
realmente hemos presupuestado, "X" horas de trabajo presupuestadas, "Y" kg
de material, etc...
El ejemplo que vamos a utilizar es "Pintar una pared", a la hora de hacer nuestro presupuesto hemos estimado que vamos a utilizar:

20 litros de pintura
16 horas de mano de obra
y que tenemos un presupuesto asignado de 200 $us.-

Lo primero que tenemos que hacer es definir estos recursos en Ms Project,


para ello en la "Hoja de recursos" damos de alta los recursos:

Pintura presupuestada (recurso de material y de presupuesto)


Mano de obra presupuestada (recurso de trabajo y de presupuesto)
Presupuesto asignado (recurso de coste y de presupuesto)

Escriba los recursos

Inserte la columna presupuesto

Seleccione el Tipo

En la imagen se pueden ver estos recursos, en la columna Presupuesto fijamos que este seleccionado "S" en los recursos anteriores.
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 47

Seleccionamos
Si para los recursos
que
sern
Presupuesto

En la prxima unidad veremos como asignar recurso presupuesto.

10. Como crear un archivo Fondo de recursos


Cuando se asignan recursos a un proyecto resulta realmente difcil que este
se encuentre destinado nicamente al mismo desde que comienza hasta que
finalice. Lo que ocurre en general es que los individuos tienen otras responsabilidades en otros proyectos. Realiza lo siguiente:

Clic en men Archivo

Vista: Hoja de recursos

Escriba los recursos

Para poder compartir los recursos tienes que tener abierto los dos archivos

Clic en la Ficha Recursos

Clic en Grupo de recursos

Clic en Recursos compartidos


Valentin Prieto Saucedo

Guardar el archivo como Fondo de recursos para


compartir.mpp

Pgina 48

Clic en Usar recursos

10

Seleccionar el Archivo que tiene los


recursos a compartir

11

Clic en El fondo de recurso tiene prioridad

12

Clic en Aceptar

11. Documentacin de Recursos


Al igual que las tareas un recurso tambin se puede documentar para saber
su horario de trabajo, si va a realizar algo en especfico en el proyecto.
Pasos para la documentacin de los recursos
1

Vista: Hoja de recursos

Clic en la Ficha
Recursos

Seleccionar
el
recurso Valentin
Prieto Saucedo

Clic en el botn
Notas de recurso

Escriba la nota: El seor Valentin Prieto Estar de Vacaciones el da 05 de


abril

Valentin Prieto Saucedo

Clic en Aceptar

Pgina 49

Unidad IV
Asignacin de Recursos a las Tareas
PASO

Ten en cuenta la disponibilidad de los recursos cuando estimes la


duracin de las tareas.
Este paso es crucial y a
menudo se pasa por alto.
Los recursos deben considerarse durante la construccin del cronograma,
no despus. Presta mucha atencin a las tareas
concurrentes (las que se
realizan al mismo tiempo)
que utilizan los mismos
recursos. Por ejemplo,
podras asumir correctamente que tanto las paredes interiores como
exteriores de una construccin, se pueden enmarcar al mismo tiempo.
Pero si slo tienes un
carpintero en el proyecto,
esto no ser posible.

PASO

Crea y organiza todos


tus recursos.
La mejor forma de mantener organizados tus
recursos es a travs de la
hoja de recursos. Asegrate de que todos tus
recursos tengan nombres
claros y asegrate adems de especificar el tipo
de recurso.

PASO

Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la


realizacin de un trabajo. Desde la perspectiva de una tarea es lo que podramos denominar como el proceso de asignacin de un recurso a una tarea.
Desde la perspectiva de de los recursos se podra denominar como una asignacin de recursos.
Una Tarea + Un Recurso = Asignacin
Si asigna los recursos a las tareas, podr encontrar respuestas a preguntas
como por ejemplo:
Qu personas se encargan de trabajar en las tareas y cundo?
Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto?
El recurso est de vacaciones
El recurso esta sobreasignado
1. Asignacin de los Recursos a las Tareas
La asignacin de recurso a una tarea permite realizar seguimiento del progreso del trabajo en la tarea. Si introduce informacin sobre los costos, Project
calculara el costo de la tarea y del recurso de manera automtica.
NOTA
Project asigna el 100% de unidades del recurso a la tarea es decir Project asume que puede
destinar todo el horario laboral del recurso a la tarea. Si el recurso dispone de menos del 100%
de capacidad mxima, Project asignara el valor de la capacidad mxima del recurso.

Para iniciar la asignacin de los recursos a una tarea primero debes de realizar lo siguiente:
1

Clic en la ficha Recurso

Clic en Opciones de
redistribucin

Clic en Manual

Clic en Aceptar

Asigna cada tarea a un


recurso. Luego de crear
el cronograma en el diagrama de Gantt, necesitars especificar qu recursos se encuentran asociados a cada tarea

1.1. Como asignar recursos a una tarea


1

Vista: Diagrama de Gantt

Seleccionar la tarea Identificar el


equipo de lanzamiento

Clic en la Ficha Recursos

Seleccionar el Recurso Valentin Prieto


Saucedo

Aqu debes de escribir las unidades necesarias para realizar la tarea

Clic en el botn Asignar

Clic en el botn Cerrar

Clic en el botn Asignar recursos

As de esta manera se puede asignar recursos a una tarea.


NOTA
Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los
recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que
stos pueden demorar la finalizacin de la tarea asignada.
NOTA
Para quitar un recurso de una tarea seleccione el o los recursos y hacer clic
en quitar.
Para terminar con el ejercicio realice las siguientes asignaciones de recurso a
las tareas:
Nombre de tarea
1 Planeacin
2 Identificar el equipo de lanzamiento
3 Establecer presupuesto de lanzamiento
4 Planeacin COMPLETADA
5 Iniciacin
6 Puesta en marcha del lanzamiento del producto
7 Definir el resumen creativo
8 Coordinar las fechas de lanzamiento del producto
con el plan de marketing
9 Ejecucin
10 Evaluar mercado y volver a definir la mensajera
11 Completar y probar producto

Valentin Prieto Saucedo

Recursos
Valentin Prieto Saucedo
Pedro Prieto Saucedo

Valentin Prieto Saucedo


Valentin Prieto Saucedo
Pedro Prieto Saucedo
Alejandro Gutirrez Bejarano
Juana Prez Torres
Pedro Prieto Saucedo

Pgina 53

PASO

Verifica la asignacin
de recursos en la vista
grfica de recursos.
Luego de crear el cronograma y de asignar los
recursos, puedes verificar
que no haya sobreasignacin.

12 Crear productos prototipo


13 Lanzamiento a fabricacin
14 Certificar producto
15 Revisin de calidad final

Mauricio Torres Meja


Mauricio Torres Meja
Valentin Prieto Saucedo
Mauricio Torres Meja
Valentin Prieto Saucedo

16 Lanzar producto

Una vez terminada todas las asignaciones guarde el ejercicio.


2. La Frmula de programacin: La duracin, las unidades y el trabajo
El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearan para completar una tarea. Por ejemplo si existe una persona trabajando a
tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo ser la mxima que la cantidad de tiempo expresada como duracin. La cantidad de trabajo solo ser diferente de la duracin si asigna ms de un recurso a una tarea o
si asigna un nico recurso que no trabaja a tiempo completo.
Project calcula el trabajo utilizando lo que se denomina en algunas ocasiones
como la frmula de programacin:
Duracin x Unidades = Trabajo
Veamos un ejemplo:
La duracin de la tarea 3 Establecer presupuesto de lanzamiento es de 4
das, para el proyecto de Actividad 1, 4 das es lo mismo que decir 32 horas.
Cuando asignamos a Valentin Prieto Saucedo a la tarea tres, Project aplico el
100% del tiempo de trabajo de Valentin a esta tarea. La frmula de programacin para la tarea 3 sera:
32 horas de duracin de la tarea x 100% de unidades de asignacin = 32
horas de trabajo.
Es decir, cundo asignamos a Valentin a la tarea 3 al 100% de unidades, la
tarea debera requerir 32 horas de trabajos.
Veamos un ejemplo ms complejo. Asignamos dos recursos, cada uno al
100% de unidades de asignacin a la tarea 14. La frmula de programacin
seria la siguiente:
16 horas de duracin de la tarea x 200% de unidad de asignacin = 32
horas de trabajo.
3. Asignacin de recursos adicionales a una tarea
Project utiliza un mtodo de programacin denominado Programacin condicionada por el esfuerzo. Esto significa que el trabajo de una tarea permanece
constante independientemente del nmero de recursos que sean asignados.
El efecto ms visible de la programacin condicionada por el esfuerzo es que
cuando asigna recursos adicionales a una tarea, la duracin de esa tarea dis-

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 54

minuye. Project solamente aplica la programacin condicionada por el esfuerzo cuando asigna o elimina recurso de las tareas.
Ahora asignaremos recursos adicionales a las tareas y veremos cmo esto
afecta a la duracin de las tareas:
1

Doble clic sobre la tarea Puesta en Marcha del lanzamiento del producto

Clic en la ficha Recursos

Seleccionamos el nuevo recurso: Alejandro Gutirrez Bejarano

Clic en Aceptar

Ahora la frmula de programacin ser la siguiente:


8 horas (es decir, 1 das) de duracin de la tarea x 200% de unidades de recursos = 16 horas de trabajo.
Otro efecto importante de la reduccin en la duracin de la tarea 6 es que la
fecha de comienzo de todas las tareas sucesoras tambin cambiara.
4. Asignacin de recursos materiales a las tareas
Asignaremos el recurso material Leche lquida a una tarea e introduciremos
una cantidad fija de Litros de consumo.
1

Doble clic sobre la tarea Crear productos prototipo

Clic en la ficha Recursos

Seleccionamos el nuevo recurso: Leche


lquida

Escribir la Unidades
rias: 1000

Valentin Prieto Saucedo

de leche necesa-

Clic en Aceptar

Pgina 55

5. Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones


1

Clic en el men Archivo

Clic en Opciones

Clic en Programacin

Clic en Valores decimales

Clic en Aceptar

6. Como Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos

Clic en Diagrama de Gantt

Clic en Uso de recursos

En esta vista se puede ver la carga de trabajo y la disponibilidad de


cada uno de los recursos.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 56

7. Para Visualizar la Grfica de la asignacin de recursos


1

Clic en el men Archivo

Seleccione el recurso Valentin


Prieto Saucedo

8. Recursos sobre Asignados y Redistribucin


La sobre asignacin de recursos se presenta cuando este es asignados a varias tareas sobrepasando la capacidad mxima programada para el mismo,
este puede ser solucionado mediante redistribucin se las puede realizar de
las siguientes maneras:
Retrasar una tarea hasta que el recurso asignado tenga tiempo para
trabajar en ella.
Se divide una tarea, de forma que parte de ella se realice en el momento planeado y el resto cuando el recurso asignado tenga tiempo.
9. Ver carga de trabajo y disponibilidad de recursos.
1

Vista: Hoja de recursos

Clic en la Ficha Vista

Clic en Filtro: Recursos


sobreasignados

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 57

Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos)


Parte de los recurso de
trabajo tienen demasiado
trabajo asignado? Los
conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante
la caracterstica de redistribucin de recursos de
Project. La redistribucin
retrasa las tareas o tarea
dividida de forma tal que
los recursos asignados a
dichas tareas ya no estn
sobrecargados.

10. Redistribucin de recursos


1

Vista: Gantt de redistribucin

Clic en la Ficha Recurso

Clic en la Redistribuir todo

11. Como asignar recursos presupuestos


Ahora vamos al Diagrama de Gantt y escribimos la tarea Pintar Pared

Ahora mostrar la Tarea de resumen del proyecto.

Clic en Formato

Clic en Tarea resumen del proyecto

En este punto deberas ver la tarea resumen del proyecto (Id 0) tal y como se
muestra en la siguiente imagen:

Para asignar los recursos de presupuesto a la tarea resumen, selecciona la


tarea resumen y haz doble clic sobre ella:

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 58

Doble clic sobre la tarea resumen

1
2

Clic en Resumen

Seleccionar los tres recursos de presupuesto

Clic en Aceptar

Ahora ya hemos asignado los recursos de presupuesto al proyecto, en los


siguientes pasos vamos a asignar los valores (20 litros en el caso de la pintura, 16 horas en el caso de la mano de obra y 200 $us en el caso del coste
presupuestado)
Para introducir los valores seleccionamos la vista "Uso de tareas"
1

Vista: Uso de tareas

Insertar la columna Trabajo presupuestado

Insertar la columna Costo presupuestado

Introducimos los valores en cada asignacin y ya tenemos definidos los presupuestos de nuestro proyecto

Una vez que hemos definido los valores de presupuesto ya podemos ir comparando los valores presupuestados frente a los reales, los previstos, etc.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 59

Unidad V
Formato e Impresin
1. Creacin de una Vista Diagrama de Gantt personalizada
El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estndar de visualizacin
de los planes de proyecto, el cual fue inventado por el Ing. Henry Gantt a principios del siglo veinte.
Existen tres formar de dar formato a las barras de Gantt
1.1. Dar formato las categoras de las barras de Gantt en el Cuadro de
dialogo para ello realiza lo siguiente:
1

Vista: Diagrama de Gantt

Clic en la ficha Formato

Clic en la ficha Formato/Estilo de barra

En este caso vamos colocarle de color verde a las barras de tareas

Clic en Tarea

Si desea modificar el inicio de


la barra lo puede realizar aqu

Aqu seleccione el color de la


barra

Clic en Aceptar

1.2. Dar formato a todas las categoras de las barras de Gantt utilizando
el Asistente para diagrama de Gantt, mediante el Asistente para
diagrama de Gantt.
1

Clic en la ficha Formato

Clic en Estilo de diagrama de Gantt

Seleccionar el Estilo de barra

1.3. Dar formato a las barras de Gantt Individualmente de forma directa


1

Doble clic sobre la barra de Gantt a la que se desea dar


formato

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 61

1.4. Como Realizar una copia de la Vista de Gantt para que los cambios
de formato realizados no afectan a la vista de Diagrama de Gantt de
Gantt Original.
1.5.

Clic en la ficha Tarea

Clic en Diagrama de Gantt

Clic en Ma vistas

Clic en Copiar

Mostrar la ventana de dialogo Definicin de una vista

Escribir el Nombre:
Diagrama de Gantt personal

Clic en Aceptar

Aparecer un Diagrama de Gantt personal

Clic en Aplicar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 62

Para poder mostrar el nuevo Diagrama de Gantt, realice lo siguiente:


1

Clic en ficha Tarea

Clic en Diagrama de Gantt

Clic en Diagrama de Gantt


personal

1.6. La Vista Preliminar del Diagrama de Gantt


1

Clic en men Archivo

Clic en Imprimir

Esta es la vista preliminar del proyecto el cual se puede configurar el Tipo de


Papel, mrgenes entre otras caractersticas.
Clic en Configuracin de Pgina

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 63

Pgina:
Permite elegir la orientacin del
papel.
Ajuste de escala
Tamao del papel

Mrgenes:
Permite configurar los mrgenes del papel

Encabezado:
Permite introducir un encabezado.

Nmero de pgina
Imagen
Entre otras cosas ms

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 64

3. Representacin de objetos en un Diagrama de Gantt


Si se desea anotar un determinado evento o destacar grficamente un determinado elemento, puede dibujar objetos tales como cuadro de texto, fechas y
otros elementos directamente en el diagrama de Gantt. Los pasos son los siguientes:
1

Clic en Formato

Clic en Dibujo

Clic en Cuadro de
texto

Para dar formato al cuadro de texto, de doble clic sobre el cuadro de texto
En esta venta puedes dar formato
de color, tipo de lnea entre otras.

Seleccione la Ficha Tamao y


posicin

Asegurar de que se encuentra seleccionada la opcin Adjuntar a escala temporal

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 65

Una vez hechos los cambios dar


un clic en el botn Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 66

Unidad VI
Seguimiento del progreso de las Tareas
El seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales
como qu trabajo hizo alguien, cundo se realiz el trabajo, y cul fue su costo. Estos detalles suelen denominarse valores reales.
El seguimiento de los valores reales es esencial a la hora de gestionar un proyecto de manera apropiada, frente a la planificacin. El administrador del proyecto debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo del proyecto y aplicar
acciones correctivas cuando sea necesario. El seguimiento del funcionamiento
del proyecto y la comparacin con el plan original, permitir responder preguntas como:
Las tareas comienzan y finalizan segn lo planeado? Y si no fuese
as cul ser la repercusin sobre la fecha de finalizacin del proyecto?
Los recursos estn empleando ms o menos tiempo del que se planifico para completar las tareas?
Se estn superando los costos de la tarea previstos llegando al costo
total del proyecto?
1. Almacenamiento de una lnea de base del proyecto
Una de las actividades ms importantes de un administrador de proyecto despus de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos reales y evaluar
el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. El plan original es lo
que se denomina lnea de base del plan, o simplemente lnea base.
Una lnea base es un conjunto de los valores importantes de un proyecto, como son las estimacin de las fechas de comienzo y finalizacin, y los costos
de las tareas, recursos y asignaciones.
Cuando almacena una lnea de base, Proyecto toma una Imagen Esttica de
los valores existentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones.
Cuando se debera almacenar una lnea de base en las siguientes situaciones:
Cuando haya desarrollado el plan del proyecto lo ms complejo posible.
Cuando todava no haya comenzado la introduccin de los valores
reales como, por ejemplo, el porcentaje de trabajo completo.
Los valores especficos almacenados en una lnea de base incluyen los campos de tarea, recursos y asignaciones, y los campos por fase temporal mostrado en la siguiente lista:

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 67

El plan provisional
Es como una lnea de
base pero ms resumido,
slo guarda fechas de
comienzo y de fin de
tareas.

Campo de tareas
Comienzo
Fin

Campos de recursos
Los campos de trabajo y trabajo por fase temporal
Los campos de costo y de costo por fase temporal

Duracin

Campos de asignaciones
Comenz
Fin
Los campos de trabajo y de
trabajo por fase temporal

Los campos de trabajo y de


trabajo por fase temporal

Nota: Los campos por fase temporal muestran los valores de tarea, recurso y
asignaciones que se extienden a lo largo del tiempo.
2. Como guardar una lnea base
1

Clic en la ficha Proyecto

Clic en Establecer lnea base

Clic en Establecer lnea base

Seleccionar Lnea base

Clic en Proyecto completo

Clic en Aceptar

3. Como ver la lnea base vs actual de manera grfica

Vista: Gantt de seguimiento

La parte de arriba es el plan actual

La parte de abajo es la lnea base

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 68

4. Actualizar lo planificado segn lo previsto (lnea base)

Fecha de estado

La manera ms sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar


de que el trabajo real procede segn lo previsto. (Abra el archivo Actividad
1.mpp)
Primero tienes que establecer la Fecha de Estado (en este caso vamos a actualizar el avance al 20/02/2015)
1

Clic en la ficha Proyecto

Clic en Fecha de estado

Escribir la fecha: 20/02/2015

Clic en Aceptar

Segundo tienes que estar en la vista Diagrama de Gantt


5

Clic derecho: Tabla Seguimiento

Tercero insertar la lnea de Fecha de Estado

Clic derecho: Cuadricula

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 69

Es la fecha a la cual vamos actualizar el proyecto.

Seleccionar Fecha de estado

Seleccionar el tipo de lnea

Seleccionar el Color de la lnea

10

Clic en Aceptar

Lnea de Fecha de estado

Cuarto, ahora vamos a actualizar segn la fecha de estado


11

Clic en Actualizar proyecto

12

Clic en Actualizar trabajo completado a:

13

Clic en Aceptar

Como se puede observar el avance en la siguiente vista

Marca de comprobacin en
la columna Indicadores de
aquellas tareas que hayan
sido completadas.
Valentin Prieto Saucedo

Esta barra de progreso indica la parte de la tarea que ha


sido completada
Pgina 70

5. Introduccin del porcentaje completado de una tarea


Cuando se haya comenzado el trabajo en una tarea se podr actualizar el
avance expresado en porcentaje. Cuando introduzca el porcentaje distinto de
cero, Project cambiara la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida
con la fecha de comienzo programada. A continuacin se calculara la duracin
real, la duracin restante, los costos reales y otros valores basado en el porcentaje introducido.
Por ejemplo: si especificamos que una tarea de dos das de duracin ha sido
50% completada, Project calcular que ha utilizado un da de duracin real y
que la duracin restante es de un da.

El seguimiento de
un
proyecto supone informacin, control y decisiones,
y todo ello puede estar
referido a cualquiera de
los aspectos como:

Plazo

Recursos

Costo

Otros indicadores personalizados


por el usuario

Para realizar el ejemplo vamos a modificar la fecha de estado a 27/03/2015


1

Escribir el 50% en la tarea


Coordinar las fechas de
lanzamiento del producto
con el plan de marketing

NOTA
De manera resumida y genrica, los pasos del ciclo de seguimiento deberan incluir los siguientes:
1. Establecimiento de una lnea de base inicial o del perodo de actualizacin. (Opcional)
2. Establecimiento de la Fecha de estado o actualizacin que requerir el compromiso de introducir todos los datos
reales de todas las tareas implicadas en el perodo de actualizacin hasta esa fecha.
3. Si se planifica con recursos:
a) Horas reales trabajadas por el recurso en las tareas, diarias, semanales o del perodo que se determine
y trabajo restante(revisin)
b) Das reales trabajados en cada tarea y das restantes(revisin) o % completado de la duracin de la tarea y das restantes(revisin)
4. Si no se planifica con recursos:
Das reales trabajados en cada tarea y das restantes(revisin) o % completado de la duracin de la tarea
y duracin restante(revisin)
5. Si se planifica con costos:
a) Si se introdujo la tasa del recurso o precio hora se calcular el costo real en base a las horas reales introducidas.
b) Si se introdujo un costo fijo a la tarea, introducir el Costo real de la tarea una vez finalizada.
6. Reprogramar automticamente las tareas, es decir reprogramar los trabajos retrasados a la fecha de estado,
aadiendolo al trabajo restante despus de la fecha de estado.
7. Comprobar e informar de las variaciones y retrasos, especialmente de la fecha fin del proyecto, as como de posibles recursos sobreasignados.
8. Tomar las decisiones necesarias, ajustando el proyecto para cumplir con los lmites y objetivos marcados de plazo, costo y recursos, as como resolviendo los conflictos de sobreasignacin de los recursos si los hubiere.
Nota.- Este ciclo de gestin se repetir a lo largo de la vida del proyecto.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 71

1.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional


1

Clic en la ficha Proyecto

Clic en Establecer lnea base

Clic en Borrar lnea base

Seleccionar la lnea base

Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 72

Unidad VII
Programacin de Obra Avanzado
Para explicar esta unidad debe abrir el archivo Actividad 1, este archiva esta
ya realizado utilizando el conocimiento visto hasta la Unidad VI, el cual nos
permitir realizar el anlisis de costo para la implementacin de lo planificado.
1. Ajuste de las relaciones de tarea
Cuando se introduce tareas en Project y despus establece vnculos entre
ellas la relacin que por defecto se coloca es de Fin a Comienzo (FC), para la
mayora de las tareas, esto resulta apropiado, aunque en ocasiones es necesario cambiar algunas relaciones de tarea.
Por ejemplo en este caso vamos a iniciar con un 50% antes la tarea Revisin
de la Calidad, es decir cuando se avance un 50% de la tarea Certificar producto iniciamos la tarea 15.

1
Escriba 14FC-50%, con
esto la tarea 15 ahora estar programada para comenzar cuando la tarea 14
avance el 50%.

En este caso estamos reduciendo la duracin del proyecto,


debido a que la tarea 15 es crtica.

2. Configuracin de delimitaciones de tarea


Existen tres categoras delimitaciones que son:
Delimitaciones flexibles: Project podra cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podr cambiar su duracin.
Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en
una determinada fecha.
Delimitaciones semiflexibles: Una tarea tiene un lmite de fecha de
comienzo o de fin. Sin embargo Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin (pero no la duracin) de una tarea.
3.

Configuracin de delimitaciones de tareas

Cada tarea que introducimos a Project tiene un tipo de delimitacin a aplica a


ella. Una delimitacin controla la fecha de comienzo y fin de la tarea y el grado
en que puede ser modificada la programacin.
Existen tres categoras de delimitacin:
Delimitaciones flexibles: Project puede cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podr cambiar su duracin. Este tipo
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 73

de delimitaciones se denomina Lo antes posibles o LAP y es el tipo de


delimitacin por defecto de Project.
Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en
una determinada fecha. Tambin conocidas como delimitaciones fuertes.
Delimitaciones semiflexibles: Una tarea tiene un lmite de fecha de
comienzo o de fin. Sin embargo dentro de ese lmite Project es flexible
a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin pero no la duracin
de la tarea. Tambin denominada delimitaciones dbiles.
4.

Tipos de delimitaciones de tareas:

ESTA CATEGORIA
DE DELIMITACION
Flexible
Flexible (cont.)

INCLUYE ES TIPO
DE DELIMITACIN
Lo Antes Posibles (LAP)
Lo ms tarde posible (LMTP)

Semiflexible

No comenzar antes del (NCAD)

No comenzar despus del (NCDD)

No finalizar antes del (NFAD)

No finalizar despus de (NFDD)

Inflexible

Debe comenzar el (OBE)

Inflexible (cont.)

Debe finalizar el (DFE)

SIGNIFICA
Project programa una tarea para que comience lo antes posible.
Project programa una tarea para que comience lo ms tarde
posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras o
cambiar la fecha de fin del proyecto.
Project programara una tarea para que comience en o despus
de la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este
tipo de delimitacin para evitar que una tarea comience antes de
una determinada fecha
Project programara una tarea para que comience en o antes de
la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo
de delimitacin para evitar que una tarea comience despus de
una determinada fecha.
Project programara una tarea para que comience en o despus
de la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este
tipo de delimitacin para evitar que una tarea finalice antes de
una determinada tarea.
Project programara una tarea para que comience en o antes de
la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo
de delimitacin para evitar que una tarea finalice despus de
una determinada fecha.
Project programara una tarea para que comience en la fecha de
delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacin para asegurar que una tarea comience en una determinada
fecha. Esta es una delimitacin inflexible.
Project programara una tarea para que finalice en la fecha de
delimitacin que haya especificado- utilice este tipo de delimitacin para asegurar que una tarea finalice en una determinada
fecha.

Pasos para aplicar a una tarea una delimitacin No comenzar ante de:
Para este caso vamos a poner una restriccin a la 10 Evaluar mercado
1

Doble clic sobre la tarea 10 Evaluar

Clic en Avanzado

En Tipo de Restriccin: No comenzar


antes del

Seleccionar la fecha: 25/02/2015

Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 74

NOTA
Si el proyecto se planifica a partir de la fecha de fin en lugar de la fecha de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones ser diferente. Por ejemplo de valor predeterminado para las nuevas tareas ser de tipo de delimitacin LMTP en
lugar de LAP.

5. Visualizacin de la ruta crtica del proyecto


Una ruta crtica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes
de la fecha de fin del proyecto. La palabra critica no viene a asociada a la importancia de las tareas para el proyecto completo tan solo hace referencia al
modo en que su programacin afectara a la fecha de fin del proyecto.
Un aspecto clave para comprender la ruta crtica es el llegar a comprender el
concepto de demora, tambin conocido como flotante. Existen dos tipos de
demora:
Margen de demora: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar otra tarea.
La demora total: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes que se posponga la fecha de fin del proyecto.
Para que una tarea sea incluida en la ruta crtica su demora total deber ser
inferior a una determinada cantidad normalmente cero. Por el contrario las
tareas no crticas disponen de una demora, lo que significa que puede comenzar o finalizar ms pronto o ms tarde dentro de su tiempo de demora sin que
este afecte a la fecha de fin del proyecto.
Pasos para mostrar las tareas crticas:
1

Vista: Gantt detallado

6. Interrupcin del trabajo en una tarea


Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto, es posible que pueda predecir que el trabajo de una determinada tarea ser interrumpido. A continuacin se listan algunas de las razones por las que podra desear dividir
una tarea.
Existe una interrupcin prevista en una tarea.
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 75

Existe una interrupcin imprevista de la tarea


Pasos para dividir una tarea:
1

Configurar la Escala temporal


Nivel Inferior:
- Unidad: Da
- Contador: 1
Nivel Intermedio:
- Unidad: Semana
- Contador: 1

La tarea que se va a dividir es Certificar producto, se trabajara un da y se descansara un da y


se seguir trabajando.

Un Clic en el Botn Dividir


tarea de la Ficha Tarea

Ubicar el Cursor sobre la tarea y presionar el clic izquierdo y mover hacia la derecha o izquierda hasta que
lo separe.

Resultado de la divisin.

Si no se desea mostrar las divisiones con lneas de punto se puede eliminar


realizando lo siguiente:
1

Clic en Formato

Clic en Diseo

Desmarcar le opcin Mostrar divisiones de


barra

Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 76

7. Ajuste del perodo laborable para tareas individuales


En ocasiones se deseara que ciertas tareas se realicen fuera del horario de
trabajo del calendario del proyecto (o del calendario de recurso para los recursos asignados). Para llevar a cabo esto, aplicaremos un calendario de tarea a
estas tareas.
Cuando realizar este tipo de Ajuste:
Cuando utilice el calendario base estndar como el calendario de
proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en turno noche.
Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado da de la
semana.
Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado fin de semana.
Por ejemplo: si asignamos el calendario base 24 horas a una tarea, Project
programar dicha tarea de acuerdo al da de trabajo de 24 horas en lugar del
tiempo de trabajo especificado en el calendario del proyecto.
Ejemplo de cmo ajustar el periodo laborable de tareas individuales
(Crear un calendario personal):

Clic en Proyecto

Clic en Cambiar tiempo de trabajo

Clic en Crear calendario

4
Escribir el nombre del nuevo calendario: Calendario Personal
5
6

Seleccionar Hacer una copia del


Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 77

Clic en Excepciones

En Nombre escriba: Horario


nocturno

Escriba o seleccione la fecha


de Comienzo y Fin

10

Clic en el botn Detalle

11

Clic en Periodos laborables:

12

Escriba en Desde 19:00 en


Hasta 23:00

13

Clic en Aceptar

Este calendario base personalizado contiene los periodos laborables que no estn disponibles
en los calendarios de base incorporados.
14

Clic en Aceptar

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 78

Ahora apliquemos el Calendario Personal a una tarea que debe ser trabajada
de noche.
1

Doble clic sobre la tarea 11 Completar

Clic en la ficha Avanzado

Seleccione Calendario Personal


en la lista del cuadro Calendario

Seleccionar la casilla La programacin omite los calendarios de


recursos

Clic en Aceptar

8. Cambio de tipo de tarea


El tipo de tarea predeterminado es unidades fijas: cuando cambia la duracin
de una tarea, Project vuelve a calcular el trabajo. Del mismo modo, si cambia
el trabajo de una tarea, Project volver a calcular la duracin de la tarea. En
cualquier caso, no cambiar el valor de las unidades. Los otros dos tipos de
tareas son la duracin fija y el trabajo fijo.
Trabajo = Duracin X Unidades
Cul es el tipo de tarea apropiado aplicar para cada una de las tareas?
El tipo de tarea depende del modo en que desee que Project programe dicha
tarea. La siguiente tabla resume el modo en que afecta el cambio de cualquier
valor en los distintos tipos de tarea. Lea esta tabla como si se tratase de una
tabla de multiplicacin.
y cambia

Si el tipo de
tarea es

Duracin
Duracin fija
Trabajo
Unidades fijas Trabajo
Trabajo fijo
Unidades

Valentin Prieto Saucedo

Unidades
Trabajo
Duracin
Duracin

Trabajo
Unidades
Duracin
Duracin

entonces
Project volver
a calcular

Pgina 79

Para este ejemplo vamos a realizar lo siguiente:


1

Iniciamos un proyecto nuevo


- Escribir la tarea Revocar Duracin 10 das

Vista: Hoja de recurso


- Escribir el recurso Albail Capacidad 200%

Vista: Diagrama de Gantt


- Dar doble clic sobre la tarea Revocar

Clic en Avanzado

Tipo de Tarea:
Unidades fijas

Clic en Aceptar

Vista: Uso de tarea


Tabla: Trabajo
Insertar las columnas:
- Duracin
- Costo
Asignar el recurso Albail con capacidad 100% a la tarea revocar

Todas las tareas por


defecto son de Unidades
fijas excepto las tareas
resmenes que estn con
duracin fija.

Se puede apreciar que la


tarea Revocar mantuvo la
duracin.

Asignar un recurso Albail con capacidad 200% a la tarea revocar


- Como se puede apreciar que la duracin de la tarea disminuyo a 5 das, mientras que
el costo y trabajo se mantuvo.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 80

Ahora vamos a ver cundo una tarea es de tipo Trabajo fijo para ello realizamos lo siguiente:
1

Vista: Uso de tarea


Tabla: Trabajo
Escribir la tarea Pintar, Duracin 10 das
Tipo de tarea: Trabajo fijo

Asignar un recurso Albail con capacidad 100% a la tarea Pintar

Asignar un recurso Pintor con capacidad 200% a la tarea pintar


- Como se puede apreciar que la duracin de la tarea disminuyo a 5 das, mientras que
el costo y trabajo se mantuvo.

Ahora vamos a ver cundo una tarea es de tipo Duracin fija para ello realizamos lo siguiente:

Vista: Uso de tarea


Tabla: Trabajo
Escribir la tarea Colocar Puerta, Duracin 10 das
Tipo de tarea: Duracin fija

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 81

Asignar un recurso Carpintero con capacidad 100% a la tarea Colocar Puerta

Asignar un recurso Carpintero con capacidad 200% a la tarea Colocar Puerta


- Como se puede apreciar que la duracin de la tarea se mantiene en 10 das, mientras
que el costo y trabajo aumentan.

NOTA
Las tareas de resumen siempre tienen un tipo de tarea de duracin fija que no podr ser cambiada. Porque est basada en la fecha de comienzo ms anterior y la fecha de fin ms posterior de
sus subtareas, su duracin ser calculada basndose en sus subtareas.
9. Introduccin de fechas limite
La mejor forma de programar una tarea es asignarle una delimitacin Lo antes
posible (LAP) e introducir una fecha lmite. Una fecha lmite es un valor que
introduce en una tarea que indica la fecha mxima en la que la tarea deber
ser completada aunque esta fecha lmite de por si no se limite la tarea.
Ahora la tarea tiene mayor Flexibilidad de programacin. Podra completarse
perfectamente antes de su fecha lmite, dependiendo de la disponibilidad de
los recursos, las tareas predecesoras o cualquier otro aspecto de programacin que haya sido aplicado.
La introduccin de una fecha lmite hace que Project visualice un marcador de
lmite en el Diagrama de Gantt, y le advierta en caso de que intente desplazar
la fecha de fin de la tarea ms all de su fecha lmite. Si la tarea fuese programada una fecha de fin posterior a la fecha limite Project le advertir con un
icono en la columna Indicadores.
A la tarea 15 Revisin de calidad final, ponerle una Fecha lmite a 11/03/2015,
realiza lo siguiente:

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 82

Doble clic sobre la tarea 15 Revisin

Clic en Avanzado

Seleccionar la Fecha
lmite: 11/03/2015

Clic en Aceptar

10. Introduccin de costos fijos


Algunos ejemplos ms comunes de Costos Fijos en un Proyecto podran ser:
- Los gastos de viaje de un Director, pagado adems segn las horas o
por una tasa diaria.
- Los gastos de equipos adquiridos para la realizacin del proyecto.
- Un permiso para el funcionamiento del negocio.
Si introduce tanto los costos de recurso como los costos fijos para una tarea.
Project sumara los dos costos para determinar el costo final de la tarea. Si no
especifica la informacin del costo del recurso en el plan del proyecto (por que
no conoce lo que deber pagar por los recursos), todava podr tener algn
control sobre el costo final del proyecto introduciendo los costos fijos por tarea
podr especificar cundo los costos fijos deberan ser acumulados.
Comienzo: El costo fijo completado est programado para el comienzo
de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso, el costo fijo
completo de la tarea podr ser imputado tan pronto como comience la
tarea.
Fin: El costo fijo completado est programado para el final de la tarea.
Cuando realice un seguimiento del progreso el costo fijo completado de
la tarea podr ser imputado despus de que la tarea haya sido completada.
Prorrateo: El costo fijo est distribuido durante el transcurso de la duracin de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso el proyecto imputara el costo de la tarea en proporcin en la que haya sido
completada la tarea.
Ejemplo: Asignaremos un costo fijo a la tarea Certificar producto y especifiquemos el mtodo de acumulacin.
1

Vista: Diagrama de Gantt


Tabla: Costo

En la columna Costo fijo


- Escribir el costo fijo de la
tarea 14, en este caso
1000.

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 83

Un valor de costo fijo es


acumulado al principio o
al comienzo de una tarea
o prorrateado durante el
transcurso de la duracin
de la tarea, dependiendo
de la opcin seleccionada.

11. Especificar Costos para un recurso de costo


Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea
asignando un elemento de costo (como una tarifa area, alojamiento, etc.) a
esa tarea. Los recursos de costos no dependen de la cantidad de trabajo realizado en la tarea ni la duracin de la misma, y a diferencia de los costos fijos
puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una tarea.
Pasos para crear un recurso de costo
1

Vista: Hoja de recursos


Tabla: Entrada

Escribir el Recurso Capacitacin


Tipo: Costo
Pasas para asignar el recurso de Costo a una tarea
1

Vista: Diagrama de Gantt


Tabla: Entrada

Doble clic sobre la tarea Certificar


producto

Clic en Recurso

Seleccionar el recurso Capacitacin

Valentin Prieto Saucedo

Escribir el costo por el pago de la


capacitacin, clic en Aceptar

Pgina 84

Unidad VIII
Refinamiento de los detalles del Recurso y de la Asignacin
Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte ms
costosa de un proyecto, es importante para la planificacin del proyecto conocer el modo de hacer un mejor uso del tiempo de los recursos. Despus de
que hayamos asignado el recurso a las tareas, especificaremos la tabla de
costo que deber ser aplicada.
1. Introduccin de varias tasas de costo para un recurso
Algunos de los recursos de trabajo podran llevar a cabo diferentes tareas con
diferentes tasas de costo. Cada recurso puede tener hasta cinco tablas de
tasas de costo.
Ejemplo: Crearemos una segunda tasas de costo para el recurso Valentin
Prieto Saucedo, para ello realizamos lo siguiente:
1

Vista: Hoja de recursos


Tabla: Entrada

Doble clic sobre el recurso


Valentin Prieto Saucedo

Clic en B
Tasa estndar: 30
Tasa de horas extras: 40

Clic en Aceptar

Clic en Avanzado

Esta tabla de tasa ser aplicada para todas las asignaciones de tarea que se
realice en recurso seleccionado a menos que se especifique una tabla de tasas diferentes.
2. Aplicacin de diferentes tasas de costo a las asignaciones
Los recursos pueden poseer diferentes tasas de costo estndar como de tasas extras. Project utilizara estas tasas durante el proyecto.
Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar
diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso, por
ejemplo dependiendo de la destreza para cada asignacin. Por omisin Project utiliza la tasa A en cada asignacin, aunque puede especificar el uso de
otra de tasa.
Valentin Prieto Saucedo

Pgina 85

Ejemplo: Cuando el Recurso Valentin Prieto Saucedo realice la tarea Revisin


de calidad final, se le pagara la Tasa B.

Vista: Uso de tarea


Tabla: Costo

Doble clic sobre el recurso Valentin Prieto Saucedo

Seleccione la Tasa B

Clic en Aceptar

Observe el costo real de la asignacin de Valentin Prieto Saucedo para esta tarea es: $b 360,00 es el nuevo
costo para realizar esta tarea. Mientras que con la tasa
A era de $b 1.800,00.
3. Configuracin de las tasas de costo a aplicar en diferentes periodos
de tiempo
Los recursos pueden poseer tantas tasas de costo estndar como tasas de
costo extra. Por omisin Project utilizar estas tasas durante el transcurso del
proyecto. Sin embargo se puede cambiar la tasa de costo de un recurso para
que sea aplicable segn la fecha seleccionada. Por ejemplo podramos configurar una tasa estndar de pago para un recurso de $ 3 por hora desde el
primero de noviembre hasta el 30, pensando en que a partir del primero de
diciembre la tasa estndar de pago del recurso ser de $ 5/h.
Ejemplo: Vamos a configurar el recurso Valentina Prieto Figueroa, para que
aumente su tasa a partir de la segunda semana iniciado el proyecto, para ello
realizamos lo siguiente:
1

Vista: Hoja de recursos


Tabla: Entrada

Valentin Prieto Saucedo

Doble clic sobre el recurso Valentin


Prieto Saucedo

Pgina 86

Seleccionar la ficha Costo

Escriba o seleccione la fecha


en la celda Fecha efectiva de
la segunda fila de la tabla de
costo A
Escriba el aumento o la disminucin de la tasa estndar 200

Clic en el botn Aceptar

NOTA
El mismo procedimiento se realiza cuando, en el seguimiento suba o baje la tasa de alguna materia.
4. Configuracin de la disponibilidad del recurso a aplicar en diferentes
horarios
Uno de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el
valor de Capacidad mxima del recurso. Esta es la capacidad mxima de un
recurso para poder llevar a cabo las tareas. Los ajustes del horario de trabajo
de un recurso (registrado en los calendarios individuales de recurso) determinan el momento en que un recurso est disponible para trabajar. Sin embargo
la capacidad del recurso para trabajar (expresado en unidades, y limitado por
su valor de capacidad mxima del recurso) determina el horario en que el recurso puede trabajar sin llegar a encontrase sobre asignado.
Es posible especificar diferentes valores de capacidad mxima de un recurso
para que sean aplicados en diferentes periodos de tiempo.
Ejemplo: Vamos a configurar su disponibilidad el recurso Pedro Prieto Saucedo, de la siguiente forma del 02/02/2015 al 06/02/2015 el 100%, del
09/02/2015 hasta que concluya el proyecto 50%, para ello realizamos lo siguiente:
1

Vista: Hoja de recursos


Tabla: Entrada

Doble clic sobre el recurso Pedro


Prieto Saucedo

Valentin Prieto Saucedo

Pgina 87

Seleccionar la General

Selecciones la fecha y escriba


la Unidad necesaria

Clic en Aceptar

Esperamos por ejemplo tenerlo la primera semana disponible para trabajar en


el proyecto desde el comienzo hasta NOD, 50% de la segunda semana
09/02/2015 hasta finalizar el proyecto (NOD).

Valentin Prieto Saucedo

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