MANUAL DEL USUARIO Y OPERACIONES

DEL
SISTEMA CONTABLE INTEGRADO ORION
VERSION 4.6

SISTEMA CONTABLE ORION VERSION 4.5

1 Caractersticas Generales
a. Ingreso al Sistema
b. Creacin de Nuevas Empresas
c. Ingreso a empresas creadas
d. Datos Empresa
a. Ingreso al Sistema
Bienvenido, cuando usted ingrese al Sistema por primera vez vera una pantalla parecida a la siguiente
figura:

Entonces usted deber seleccionar el nombre de usuario de la lista de usuarios (basta con hacer un
simple clic) y posteriormente pulsar la tecla tabulador y luego digitar la palabra de paso para acceder al
sistema.
Ejm:
Usuario
ADM
Palabra de Paso
r1 3d

Entonces el Sistema le comunicar que usted va ingresar a la empresa que esta configurada por defecto
con su respectiva gestin:

Posteriormente, usted podr configurar cualquier empresa por defecto. Deber pulsar aceptar e
ingresara al Sistema donde vera una pantalla que consta de nueve Mens, adems de una barra de
iconos de acceso directo.

b) Creacin de Nuevas Empresas

Por el contrario si usted no dispone de ninguna empresa creada o configurada por defecto (Una empresa
marcada por defecto es aquella de mayor preferencia, si bien el sistema permite realizar mltiples
contabilidades simultneamente podemos marcar, la empresa que deseamos utilizar preferentemente,
es decir que cada que ingrese al software lo har directamente ha dicha empresa, adems figura en la
barra de del Sistema), el mensaje titulado como ingreso se vera de la siguiente manera:

El sistema determinar en forma automtica, que es la primera vez que ingresa al sistema, o que tiene
alguna empresa creada pero que no esta configurada por defecto para lo cual se observar la
siguiente pantalla:

En el caso de la
figura existe por lo
menos
una
empresa
creada
donde
podr
ingresar a esta
empresa haciendo doble clic en cualquier lugar de la fila que corresponde a la empresa, si no existe
usted podr crear la nueva empresa haciendo un clic en el botn de nominado Nueva Empresa que se
detalla en el siguiente punto.
Si bien la primera vez que ingresa al sistema aparecer la pantalla donde se le permite seleccionar
empresas o crear nuevas empresas o contabilidades, usted puede ingresar cualquier momento a esta
opcin mediante el Men <Administracin >, < Empresa>, <Nueva>:

Dentro de la opcin creacin de nuevas empresas usted debe introducir todos los datos que son
solicitados ya que estos datos son los que se mostrarn en el encabezado de los reportes ejm:
Nombre de la Institucin
Ruc
Direccin
:

:
Empresa Prueba
:
9020730 (Si no se dispone Ruc Basta la letra N)
Av. Jorge Ramos Gaviln

Gestin
digitar la gestin o
Nombre del
Subdirectorio a crear

:
2002 (Se puede
seleccionar
haciendo clic en la flecha de dicho control)
:

Correlativos por mes

ABCD (El Sistema trabaja bajo el concepto de que

cada empresa es una carpeta diferente, no importa
si es maysculas o minsculas, si es importante no
repetir este directorio, el sistema indica en caso que
ya existiera, adems no es necesario una vez creada
la empresa guardarlo o tenerlo en memoria, se pude
utilizar cualquier combinacin alfanumrica , no
deber exceder de cuatro caracteres, no siempre
debe tener relacin con la empresa, Ejm:
1234, abc1, FFFF, PR02,,, etc.
Esta opcin define si la contabilidad que deseamos
realizar va a realizarse con la numeracin de los
comprobantes en forma mensual (en este caso el
control esta marcado) o por el contrario va existir una
contabilizacin de los comprobantes con un correlativo
en forma nica

Ejemplo
Supongamos par el ejemplo que disponemos solo de los comprobantes base, Diario, Ingreso, Egreso.
Para el correlativo mensual (casilla marcada)
Numeracin Mes
Tipo

Enero

FebreroMarzo

Abril

Etc

Diario
Ingreso 1
Egreso

1
1

1
1

1
1

1
1

Para el correlativo nico (casilla vaca)

Numeracin nica
Tipo

Enero

FebreroMarzo

Abril

Diario
145
45156
156389
Ingreso 110
1045 4567 6778 78
Egreso
156
5669 6986 86102

Etc
389567

567

102

Una vez seleccionada la opcin que se desee, y llenado los datos solicitados en la pantalla, podr hacer
clic al botn aceptar, donde el sistema procesar su pedido y adems crear el sub directorio mostrando
la siguiente pantalla:

Donde se confirmar que la

empresa o institucin ha sido
creada y adems se esta ingresa a esta empresa, podemos acceder a cualquier empresa en
cualquier momento, pero la instancia que crea la empresa nueva permite ingresar en ese momento
en el siguiente punto se vera como cambiar o acceder a cualquier empresa de las creadas mediante
este proceso.
c) Ingreso a empresas creadas
Men <Administracin>, <Gestin>, <Cambiar empresa o Gestin>:

En esta opcin nosotros podemos cambiar de empresa o de gestin, adems de configurar cualquier
empresa como por defecto como se comento anteriormente la empresa por defecto es aquella que el
usuario desea configurarla como de inicio, el manejo de esta pantalla es bastante simple y se explica a
continuacin:

Empresa
:
Es necesario seleccionar de la lista de empresas creadas
Gestin:
Es necesario seleccionar de la lista de gestiones existentes
Directorio
:
El Sistema busca automticamente cual es el directorio
Por defecto
:
Es la empresa y gestin que se utiliza mayormente
(es la empresa y gestin de preferencia)
La forma de controlar en que empresa y gestin se encuentra el sistema es verificar la barra de estado.
La barra de estado es la barra de informacin que se encuentra en la parte inferior del sistema esta
indica al usuario los siguientes datos:

De Izquierda a derecha :
Directorio donde se encuentra los datos de la empresa, este dato es solamente de
referencia
Nombre de la empresa en la cual se esta trabajando
Gestin en la cual se esta trabajando
Nombre del Usuario que esta trabajando en ese instante
Hora de referencia (hora del Sistema Operativo)
Fecha de referencia (fecha del Sistema Operativo)
Una vez que se tiene la empresa creada debemos parametrizar los datos adicionales, como el
porcentaje del Impuesto al valor agregado, el porcentaje del impuesto a las transacciones etc.
d)

Datos Empresa

Men <Administracin>, <ADMINISTRADOR DEL SISTEMA>, <Datos Empresa>

En

esta ventana el
sistema
permite
introducir los datos
para
utilizar
los
distintos
mdulos,
adems de modificar
los datos de la
empresa.

Los datos que se pueden modificar son los correspondientes a el nombre de la empresa, la gestin la
direccin y el nmero de Ruc, el directorio no se pude modificar ya que es donde se encuentran los
datos de la empresa.
En cualquier instancia se puede ingresar y modificar adems los datos adicionales, la pantalla se divide
de la siguiente manera:
1. Datos de la Empresa
2. Cuentas del Modulo Contable
3. Cuentas del Modulo de Inventarios
4. Cuentas del Modulo de Recursos Humanos
5. Porcentajes de Impuestos
6. Nivel de Impresin
7. Salario Mnimo Nacional
8. Asientos Resumen Automticos

6,7,8
1

5
2
3

1
2

4
5

Datos de la Empresa.- Los datos de la empresa corresponde a los introducidos

en su creacin y pueden ser modificados en esta opcin.
Las cuentas de Crdito fiscal, Dbito fiscal, It Egreso, It x Pagar, corresponden al
cdigo asignado en el plan de cuentas para las cuentas con esta descripcin, se
puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla que se desea,
y al seleccionar una cuenta haciendo clic en su descripcin el sistema asignar el
cdigo de esa cuenta a la casilla.
Corresponden a las cuentas de anticipo de clientes, anticipo de proveedores,
descuento en compras, descuento en ventas, recargo en compras, recargo en
ventas. Se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en dichas
casillas, y seleccionando la cuenta apropiada.
Las cuentas del modulo de recursos humanos tienen un tratamiento idntico al
punto 2 y 3.
Los porcentajes de impuestos debern ser introducidos en forma cuantitativa es
decir para el IVA por ejemplo 13, para el It 3, no se debe introducir smbolos
como 13 % o 0,13.

7
8

El nivel corresponde, al nivel de impresin de las cuentas de mayor en nuestros

comprobantes, por ejemplo si el nivel es cero, nuestros comprobantes no
imprimirn las cuentas de mayor, el sistema viene por defecto con el nivel 3 esto
se relaciona con el plan de cuentas que se adjunta en el sistema.
El salario mnimo nacional se debe introducir para utilizar el mdulo de Recursos
Humanos, ya que el sistema calcula automticamente los Bonos de Antigedad y
adems los mnimos no imponibles en la planilla RC- IVA
El sistema permite realizar asientos automticos cuando se utiliza el sistema en
forma integral este realiza asientos automticos por las compras, ventas, costo de
ventas, podemos configurar para que nuestro software realice un asiento
resumen por las ventas del da esto es cuando esta opcin esta marcada, por el
contrario si esta casilla no se encuentra marcada e sistema realizar un asiento
por cada venta y compra realizada.

2 MODULO DE CONTABILIDAD
El modulo de contabilidad es el ncleo del Sistema donde interactan los dems mdulos y permite
obtener sus estados financieros
a) PLAN DE CUENTAS
Men <Administracin>, <Plan de cuentas>:

En esta opcin podremos desarrollar el Plan de Cuentas, donde en una sola pantalla podremos
modificar, adicionar, o borrar las cuentas que deseemos. (El Sistema viene con un plan de cuentas de
acuerdo a disposiciones tributario legales y normas y PCGA que el usuario si gusta puede utilizarlo,
modificando, adicionando o eliminando cuentas)
En la parte superior podremos ver que existe una parte donde nos indica que rubro de cuenta elegiremos
el sistema toma por defecto los siguientes parmetros

ACTIVO

PASIVO
PATRIMONIO 3
INGRESO
EGRESO

2
4
5

Existe la posibilidad de crear cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras en los siguientes
dgitos.

a1)

6
6.1
6.2

Cuentas de Orden
Cuentas de Orden deudoras
Cuentas de orden Acreedoras

Adicin de Cuentas

Se deber proceder de la siguiente manera:

Seleccionar un rubro
Digitar el Cdigo de la cuenta a crear
Escribir la Descripcin
Asignar las caractersticas de la Cuenta
Presionar ( hacer clic en el botn adicionar).
Para seleccionar un rubro basta con hacer clic en la flecha orientada hacia abajo en dicha Opcin
(RUBRO), una vez elegido el rubro, podremos ver que automticamente el cdigo de dicho rubro se
traslada a la opcin denominada cdigo, donde podremos digitar el cdigo de la cuenta que deseemos
crear, luego basta con pulsar la tecla tabulador o hacer clic con el mouse en la opcin denominada
Descripcin si existe el cdigo de la cuenta a crear el Sistema mostrara en dicha opcin inmediatamente
la descripcin o nombre de la cuenta no pudiendo crearla, por el contrario si no existe usted podr
digitar el nombre de dicha cuenta y luego darle las caractersticas.

Caractersticas de Cuentas
MONEDA .- Estas se refieren a seleccionar si la cuenta ser en dlares bolivianos (al seleccionar una
cuenta en dlares la columna ajustable tendr la letra <S> esto quiere decir que ser sujeta al
ajuste por inflacin y tenencia de bienes, por el contrario si es en bolivianos en la columna
ajustable tendr la letra <N> ,esto quiere decir que ser sujeta al ajuste por conversin a efectos
de ajustar mediante las dos monedas y obtener sus Estados Financieros en moneda constante).
Presupuesto.- Usted podr elegir si la cuenta tendr asignado un presupuesto si se selecciona esta
opcin como presupuestable en la columna Presup. Aparecer la letra <S> esto significa que
posteriormente se podr asignar un determinado monto para el control de su ejecucin. (Es importante
recordar que si esta opcin se encuentra marcada como presupuestable, cuando usted desee introducir
transacciones y no exista un monto para poder realizar la ejecucin el sistema no dejara realizar la
transaccin emitiendo un mensaje donde seale que no existe presupuesto para ejecutar entonces
deber proceder a realizar la re asignacin de su presupuesto o por el contrario cambiar la caracterstica
de esta cuenta como no presupuestable.
Movimiento.- Si usted selecciona la cuenta como de movimiento entonces se proceder a colocar la
respectiva letra (<S> o <N>), en la columna de movimiento eso significa que dicha cuenta ser sujeta a
recibir imputaciones (una manera sencilla de controlar cuales cuentas tendrn movimiento y cuales no)
Costo.- De igual manera se asignar a la columna la letra correspondiente pero mediante esta opcin
usted sealara que dicha cuenta ser sujeta a poder realizar un prorrateo creando
departamentos o proyectos, en la opcin del men- Transacciones Costos Departamentos.
Esta opcin es bastante til cuando solo se desea tener una determinada cuenta Como por ejemplo
Sueldos y Salarios y desear que esta se prorratee a distintos deptos. Ademas aparece las letras
F o V para poder ser marcadas, esto es para determinar si la caracterstica de esta cuenta ser
de costo Fijo o Variable.
Por otra parte si usted desea introducir una cuenta debajo de otra que esta creada basta con hacer doble
clic en ella en la pantalla tipo hoja de calculo usted vera que automticamente el cdigo se introduce en
la ventana denominada cdigo basta con modificar el cdigo y luego pulsar la tecla tabulacin y escribir
el nombre de la cuenta y luego darle sus caractersticas.

a2) Modificacin de Cuentas

Para poder modificar una cuenta basta con seleccionar de la tabla central y pulsar la tecla F2 entonces
usted podr modificar la cuenta como la desee y pulsar enter o las flechas hacia arriba o hacia abajo
entonces la cuenta se modificara, adems basta con escribir <S> o <N> en la columna presup. o en
Movimiento o Costo y la cuenta modificara sus caractersticas, si usted las deja en blanco el sistema
asume que no tiene dichas caractersticas.
Adems si el sistema le emite un mensaje donde le indica que la cuenta tiene movimiento, se le
preguntar si dicha modificacin afectar a todas las transacciones anteriores (esto significa que si

desea cambiar el nombre de una cuenta y esta tiene transacciones realizadas no deber cambiar
comprobante por comprobante dicho nombre a todas las transacciones) es recomendable que
pulse si, pero en el caso que no desee que realice esta operacin deber pulsar no, y luego la tecla ESC
para desabilitar dicha modificacin.
a3) Eliminacin de Cuentas
Para borrar una cuenta se deber seleccionarla dentro la tabla central y hacer un simple clic con el
Mouse en la parte izquierda de la tabla a la altura de la cuenta seleccionada (existe una flecha con
direccin hacia la derecha como se observa en la figura) entonces toda la fila donde se ubica la cuenta
se iluminara con otro color, una vez hecho este proceso solo tendr que pulsar la tecla suprimir (Supr o
Del) y la cuenta se borrara definitivamente.

(Tenga cuidado en este proceso ya que el sistema elimina la cuenta y no existe proceso de reversin),
pero si la cuenta que se desea borrar tiene movimiento, no podr borrarla hasta eliminar definitivamente
todos los movimientos, lo mismo ocurre en el caso de las cuentas que tienen sub cuentas deber
proceder a eliminar primero las sub cuentas.

b) Introduccin de Comprobantes

En esta pantalla que se encuentra en el men <Transacciones><Introducin de Comprobantes> es

donde el usuario podr introducir los comprobantes contables, La primera casilla es aquella donde
aparece la fecha del sistema operativo de su mquina, usted podr modificarla, luego bastar con
presionar la tecla <tab> y el sistema saltar a la casilla tipo de cambio, el tipo de cambio puede aparecer
automticamente (refirase a la opcin utilitarios - tipos de cambio), por otra parte si no existe grabado el
tipo de cambio el sistema preguntar si desea almacenar el nuevo tipo de cambio para esa fecha, en
caso que usted haya realizado la creacin de su empresa en forma de correlativos por mes aparecer
automticamente el mes al cual se incluir el comprobante, podr modificar el tipo de cambio o digitar el
que corresponde, luego presionando a tecla <tab> tambin se puede ir haciendo clic con el Mouse usted
tendr una casilla de seleccin donde podr escoger que tipo de comprobante desea realizar, es
importante que siempre escoja un comprobante si no lo hace el sistema le anunciar posteriormente que
falta tipo de comprobante.

Se puede notar que al escoger un tipo de comprobante el sistema asigna de manera automtica un
numero correlativo para dicho comprobante.
Entonces existen los siguientes tipos de comprobantes
Traspaso o Diario
Egreso
Ingreso
b1) Adicin de Comprobantes.- Si Usted necesita nuevos tipos de comprobantes puede crearlos
en la siguiente opcin:

Ejm : Supongamos que deseamos crear el nuevo tipo de comprobante Traspaso, esto significa que se
crear el nuevo tipo de comprobante con su correspondiente correlativo mensual o anual.

Donde es recomendable que use los tipos de comprobantes de acuerdo a su experiencia contable, podr
asignar nuevos tipos de comprobantes refirase a la opcin Administracin Utilitarios Adicin de
Comprobantes
Luego saltando a la siguiente opcin Moneda deber seleccionar la moneda en la cual tendr origen la
transaccin.
Luego podr pasar a la casilla correspondiente a N de Cheque si existe, la descripcin y el Banco, luego
existe la casilla que indica la referencia Recibido o Cancelado referida
a una descripcin sencilla de la persona encargado de la transaccin.
Luego presionando <tab>, el sistema se detendr en la parte denominada GLOSA que es la glosa
general del Comprobante usted es libre de introducir gran cantidad de caracteres (200). ya que si llega al
final de la pantalla estos en forma automtica se irn posicionando una fila ms abajo, no deber
preocuparse de la impresin ya que el sistema acomoda en forma ms elegante posible sus filas de
impresin. Adems que dispone tambin de glosas individuales.
Luego deber hacer clic en lo que corresponde a la glosa individual o General,
Ejm: Si yo dispongo de un comprobante bastante largo, y deseo que la glosa General se repita
automticamente en cada glosa individual, deber estar marcado la opcin que corresponde a glosa
general, por el contrario si deseo se mantenga la opcon de glosas individuales deber estar marcada la
opcin individual.

La parte ms importante es la introduccin de las cuentas y montos, para generar la transaccin

contable, podr ver una tabla donde basta con digtar el cdigo y avanzar con la flechas hacia la
derecha en forma automtica aparece el nombre de la cuenta:

Por otra parte no es usual que una persona memorice todos los cdigos de su plan de cuentas en ese
caso usted puede hacer clic en el botn que se encuentra en la parte superior derecha <plan de
cuentas>.
Botn plan de cuentas .- Podr visualizar todas las cuentas con sus respectivos cdigos siempre y
cuando hayan sido elegidos como de movimiento dentro del plan de cuentas, en la pantalla podr
observar que existe una seleccin por cdigo o por descripcin como muestra en el dibujo.

Si usted desea hacer una busqueda rpida puede utilizar el comodn asterisco (*) por ejm. Para realizar
una busqueda de todos los cdigos que comienzan con el digito 2 en la casilla cdigo deber digitar 2*,
por el contrario si esta marcada la opcin descripcin podr digitar A* esto significa que tratar de ubicar
todas las cuentas que empiecen con la letra A, puede jugar con el asterisco al principio al final o
encerrar una palabra o frase entre asterisco ejm: si deseo ubicar todas las cuentas que tengan como
descripcin en algn lugar (al principio, medio o final) la palabra sueldos en la casilla descripcin
deber digitar *sueldos*.
Una vez ubicada la cuenta bastara con seleccionarla realizando un doble clic, en forma inmediata
aparecer el cdigo y el nombre de la cuenta, luego podr posicionarse en la columna debe, o haber
segn la naturaleza de la transaccin donde digitar el monto y en forma automtica el sistema le
mostrara el equivalente en dlares o en las columnas siguientes, tambin puede ingresar los montos en

las columnas en dlares donde el sistema har la conversin a bolivianos tambin en forma similar todo
dependiendo de la moneda que eligi al inicio del comprobante. Una vez efectuada la revisin de los
montos y cuentas basta con pasar a la siguiente lnea presionado la flecha hacia abajo o colocndose
con el Mouse una lnea ms abajo. Podr ver que aparece ya el total en la parte inferior de la pantalla
ms la diferencia que existe entre la columna debe menos la columna haber.
Un comprobante nunca podr ser grabado si no igualan las columnas tanto debe como haber, el botn
que controla la grabacin de un comprobante es el que se encuentra en la parte inferior central llamado
<grabar.>, este botn permanece apagado (no realiza ninguna accin) mientras los totales no estn
correctamente igualados, una vez igualados y si desea guardar el comprobante basta con presionar el
botn <grabar> (tambin ALT-G, en realidad puede presionar la combinacin de teclas ALT + la tecla

subrayada del botn), el sistema mostrar un comprobante que indicar que el comprobante ha sido
grabado. En ese instante se enciende el botn <imprimir> <Tambin ALT-I) donde si se desea se podr
imprimir el comprobante recin grabado habr una pausa y usted podr ver despus de un parpadeo
en la pantalla el reporte en forma minimizada en la barra de tareas de su entorno Windows
La impresin es bastante sencilla ya que todos los reportes tiene el mismo formato, le ser mostrado en
pantalla el comprobante tal cual se imprimir. En la parte inferior existen algunos iconos que se pueden
presionar sobre el reporte y que producen algunas acciones.

Estos son el botn de la impresora que le permite enviar su reporte directamente a la impresora.,
preguntando si desea imprimir solo una copia o varias, luego el formato del tamao de la hoja esta
determinado por la configuracin de su impresora (no olvide que el sistema adopta todas las
caractersticas de su sistema operativo).
Tambin existe el botn que tiene tres recuadros de distintos tamaos esto significa que se puede hacer
un zoom en tres diferentes tamaos para aumentar o disminuir el tamao en pantalla del reporte para
poder tener una mejor visualizacin.
El botn con el dibujo del maletn permite enviar nuestro reporte a formato Excel o Word o ASCII,
dependiendo de las necesidades nos pedir otro nombre para grabar y nuestro reporte ser fcilmente
abierto desde otra aplicacin.
Los botones de las flecha son para ir a la siguiente o anterior pgina si existen y las flechas con una
lnea son para ir a la ltima o primera pgina si estas son muchas.
El botn con el dibujo de el sobre le permite enviar sus reportes directamente a Microsoft OUTLOOK y
poder trabajar con Internet y enviar sus reportes en forma de correo electrnico.
Para cerrar el reporte basta con presionar el botn cerrar una vez que se ha procedido de acuerdo a los
requerimientos.
IMPORTANTE: Lo anterior explicado sobre los reportes se aplica a todos los reportes del Sistema
Contable Orion, es importante tomar debida nota ya que el uso adecuado de uno de los reportes
permite el manejo de cualquier reporte posteriormente emitido.
Si usted se equivoca al digitar una cuenta o un monto podr modificar la transaccin si su comprobante
no esta grabado deber (si ya esta grabado podr cambiar la transaccin en el men consultas
modificaciones) colocarse en la fila donde esta el error y cambiando la cuenta o el monto por el correcto
bastar con bajar una fila ms bajo o subir una arriba con las flechas y la cuenta o el monto se
modificaran.
En caso de desear eliminar una fila hasta con seleccionarla haciendo clic en la barra de la tabla a la
altura de la fila que desea suprimir una vez que usted pueda ver que la fila ha sido marcada (se pondr
toda la fila de otro color) usted pulsar la tecla <supr> o <delete> y la fila ser completamente eliminada.
b2)CASO DE COMPROBANTE DE EGRESO
En el supuesto que usted seleccione un comprobante de egreso el sistema abrir una pantalla donde se
le preguntar si existe factura o por el contrario si es un bsp de compra o una importacin. Estos dos
ltimos se encuentran en el men desplegable de esta pantalla en la parte inferior como se ve en la
figura

Si no existe factura usted podr realizar el comprobante de forma normal como se explico anteriormente
presionando el botn <no> en la pantalla de verificacin de facturas

b3) LIBRO DE COMPRAS IVA

Si usted presiona <si> el sistema le abrir la pantalla
introducir todos los datos referentes a la factura:
Ejm
Sucursal
:
Nro. de Factura
:
NrodeRUC
:
Alfanumrico
:
Nro de Orden
:
Fecha
:
Proveedor
:
Total Factura
:

titulada LIBRO DE COMPRAS IVA donde podr

Central
1234
1233456
WWW1234
1233456
01/01/2002
ORIONSOFTWARE
1500

Una vez introducido el total de la factura usted deber digitar en la casilla que se posiciona el cursor
despus de presionar <tab>, el cdigo de la cuenta en la que se esta incurriendo en el gasto, sin no sabe
el cdigo puede hacer clic en el botn plan de cuentas y seleccionar la cuenta haciendo doble clic,
entonces automticamente aparecer el cdigo en la casilla de cuentas, luego ya esta listo para
adicionar su factura a su libro de compras iva, presione el botn aceptar si todo esta correcto el sistema

le indicar que la factura ha sido adicionada, si ocurre algn error el sistema le indicar que no ha
seleccionado una cuenta para contabilizar, entonces deber buscar que cuenta se identifica con el gasto
y colocar el cdigo en la casilla.
Por otra parte puede existir errores que indiquen que no coinciden los tipos o que no es valido el
uso de null, esto se debe ha que usted no ha indicado en el administrador del sistema datos de
la empresa, cuanto va ha ser el porcentaje del crdito fiscal o que cuenta se utilizar para el
crdito fiscal, etc., deber revisar la parte correspondiente a el administrador del sistema.
Podr introducir las facturas que desea siguiendo los anteriores pasos dentro de un mismo comprobante.
una vez terminada la operacin de introduccin de facturas.
Usted deber digitar el botn <cancelar> o cerrar dicha ventana de la pantalla titulada libros de compras
iva, regresara a la Pantalla introduccin de comprobantes donde podr ver que los asientos se han
realizado y solo usted tendr que digitar la glosa, si fue cancelado con cheque, adems de introducir la
contracuenta para que dicha transaccin pueda ser grabada. Luego podr presionar el botn <grabar.> y
su transaccin ser finalizada concluyendo de esta forma la grabacin de la transaccin y la introduccin
de su factura en el libro de compras iva.
b4)CASO COMPROBANTE DE INGRESO
En este caso al igual que en el caso anterior (egreso) se le pedir que usted introduzca si existe factura,
si presiona que no podr realizar la transaccin en forma normal.
Si por el contrario usted presiona que si el sistema le abrir le ventana LIBRO DE VENTAS IVA, donde el
tratamiento es parecido al libro de compras iva, solo que el sistema le realizara tambin el asiento por el
devengamiento del IT
Volviendo a la ventana de introduccin de comprobantes usted dispone del botn calculadora donde
fcilmente podr realizar clculos y copiar y pegar dichos resultados en los lugares que desee marcando
los importes dentro la calculadora y presionado CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar.

Botn Ver .- Este botn se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla y es bastante til ya que
en el caso de que usted este llevando su contabilidad correlativos por mes el sistema mostrara todos los
comprobantes realizados por el mes elegido en la pantalla, o en caso de correlativos nicos mostrara

todos los comprobantes ordenados por numeracin

Si usted viendo toda la lista de comprobantes y en esta pantalla decide modificar cualquier comprobante
basta con hacer doble clic con el mouse en el elegido, aperecera todo el comprobante en otra pantalla
denominada modificacin de comprobantes y se podr proceder a su modificacin ver Consultas
Modificaciones, en realidad es una forma sencilla de ubicar un comprobante.

C) OTRA GESTION: Esta Opcin se encuentra en el men <Administracin>,<Gestin><Otra

Gestin>, en esta pantalla el sistema crear la apertura de una nueva gestin, realizando el Asiento
de apertura con sus saldos actuales.

Ejm.:
Nueva Gestin
2002
Tipo de Cambio
7.1
Cuenta de resultados Acum.
Mes del Comprobante de Apertura

314
ENERO

Hacer clic en botn aceptar

El sistema iniciara el proceso donde trasladara los saldos que usted dispone en la empresa que
esta trabajando y generara un nuevo directorio y otra gestin para esa empresa realizando
automticamente el balance de apertura con los saldos que se dispone, activos fijos e
inventarios.
Se solicita el mes de apertura, ya que puede darse el caso que no este realizando la contabilidad
de una empresa comercial, y si es el caso de una empresa industrial se deber escoger abril, ya
que el inicio de estas empresas es en dicho mes.

d) CONFIGURACION
Este Sub Men dispone de siete utilidades que se las detalla a continuacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

ESTADO DE RESULTADOS
UTILITARIOS
CAMBIOS
CIERRE DE CEUNTAS
AJUSTES
ADICION DE COMPROBANTES
VISUALIZADOR

A) Estado de Resultados.- Es importante aclarar que el estado de resultados viene configurado por
defecto para mostrar en el formato INGRESOS EGRESOS, esta opcin sirve para poder

configurar de diferente manera dicho estado financiero por ejemplo: INGRESOS COSTO DE VENTA
GASTOS ADMINISTRATIVOS+ OTROS INGRESOS. Se deber proceder a cargar los cdigos de
cuentas en el orden que desee que sean emitidas en el reporte, digitando el cdigo en la tabla que se
tiene en dicha pantalla, se tiene adems la ayuda de cdigos en la parte derecha.
B) Utilitarios.- Esta opcin sirve para trabajar en red y adems en caso de cortes de energa elctrica.
B1) Verificacin de la configuracin.- sirve para determinar si su configuracin en el redondeo esta
correcta, solo deber presionar dicho botn y el sistema se encargara de realizar todo el proceso de
revisin.
B2) Corregir base de datos.- Solo se deber realizar en caso de cortes de luz y donde el sistema indica
el error, NO SE RECONOCE EL FORMATO DE BASE DE DATOS, o REGISTRO NO VALIDO.

B3) Seleccionar servidor mapeado.- Esta opcin de deber utilizar en el caso de aquellas personar
que trabajan en red:
Para que el Sistema funcione en red se deber compartir el disco C de la correspondiente unidad
servidora (Servidor), (basta con hacer clic con el botn derecho del mouse en el disco de la unidad y
seleccionar la opcin compartir y elegir total) una vez realizado este proceso en las unidades terminales
se proceder a mapear dicho servidor con una determina letra.
Esta letra ser la que determine la conexin con el sistema y es la que debe seleccionar en esta casilla
denominada letra del servidor mapeado, una vez realizado todo el anterior proceso de har clic en el
botn proceder y se podr comprobar que el sistema se encontrara concectado en red con el servidor.
Es importante tener en cuenta que la creacin de empresas o gestiones que se deseen compartidas solo
debern realizarse en le servidor.
C) CAMBIOS.- Esta opcin permite enviar todos los movimientos que se hayan imputado a una cuenta a
otra cuenta determinada.
Se deber elegir el cdigo de la cuenta original y luego el cdigo de la cuenta destino y presionar el
botn cambiar .
Esta opcin es bastante til cuando se decide que se ha realizado la contabilizacin en varios
comprobantes de una cuenta errnea entonces no necesitara modificar los comprobantes uno a uno
D) Cierre de cuentas..- Permite realizar un asiento por el cierre de la cuenta tanto en dlares como en
bolivianos una opcin bastante inusual, ya que existe la elaboracin de comprobantes manuales de
ajuste y automticos tambin de ajuste
E) AJUSTES.- Mediante esta pantalla se podr efectuar los comprobantes de ajustes donde solo afecta
a una determinada moneda Dlares o Bolivianos, el formato de la pantalla es parecido al de introducir
comprobantes con la diferencia de que dicho comprobante se efecta solo en la moneda elegida ideal
para realizar asientos por inflacin o por conversin manuales.

F) Adicin de Comprobantes.- El sistema viene por defecto con 3 tipos de comprobantes, Diario,
Ingreso, Egreso, cada uno de estos con su correlativo independiente y en elc aso que se desee adicionar
ms tipos de comprobantes se deber digitar la descripcin en la casilla correspondiente.
Ejm:
Supongamos que a partir de los tres tipos de comprobantes con los cuales viene el sistema deseo
adicionar un tipo de comprobante que se denomine TRASPASO
En la casilla denominada tipo de comprobante deber digitar TRASPASO y presionar el botn grabar,
entonces a partir de ese momento dispondr de un tipo de comprobante ms, con su correspondiente
correlativo tambin independiente ya sea por mes o nico
IMPORTANTE Se debe tomar en cuenta que una vez creado el nuevo tipo de comprobante no se
podr borrar hasta terminar la gestin.
g) Visualizador.- Solo para usuarios avanzados para ver el manejo del visualizador revise el apndice
sobre
el
visualizador
e)
permite
empresas

ACTUALIZACION
(UPGRADE).- Opcin que
recuperar
datos de
y

gestiones realizadas en el Sistema Contable Integrado ORION en cualquier versin anterior a la versin
4.2.
Se debe analizar y revisar la lgica con la cual se crea nuevas empresas, como se haba visto en esta
parte cada que se crea una nueva empresa se origina una nueva carpeta que se puede
encontrar dentro del directorio ORION4, entonces al ingresar a esta pantalla se nos muestra la
estructura del directorio c:\orion4, si usted creo sus empresas con las anteriores versiones de
orion en otro directorio deber proceder a buscar en los disco duros que dispone con la barra
de eleccin de discos que se encuentra en la parte superior derecha de esta pantalla, una vez
que tenga localizados los directorios que contiene los datos de sus empresas deber hacer clic
en la pantalla tipo explorador para que la carpeta que los contiene se encuentre abierta, una
vez realizado este procedimiento podr presionar o hacer clic en el botn agregar, podr ver
que en la pantalla derecha, aparece el nombre del directorio elegido (solo se puede realizar la
actualizacin de empresas de versiones anteriores una por vez, si desea recuperar informacin
de ms de una empresa deber volver a repetir todo este procedimiento para cada una)
Si en algn momento usted selecciono mal el directorio y presiono el botn agregar puede anular este
seleccin haciendo doble clic en el directorio agregado y presionando o haciendo doble clic en el botn
eliminar. Una vez elegido el directorio deber seleccionar si el correlativo que tenia sus anteriores

empresas era nico o por meses, si era nico deber estar desmarcada la opcin correlativos por
meses y si era por mes, esta opcin deber estar marcada, es muy importante esta opcin ya que puede
ocurrir perdidas si tiene dudas consulte a su proveedor. Luego deber presionar el botn grabar,
aparecer un mensaje donde el programa le
reiterara si ha elegido correctamente la casilla de correlativos y si desea continuar, si presiona <si>
todos los datos anteriores contenidos en su directorio se actualizaran A la versin 4.5 de Orion.
f)

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

En esta opcin usted podr configurar todo lo que se relaciona con crear nuevos usuarios para el ingreso
al programa, adems de dar los respectivos accesos a cada uno de ellos y poder visualizar las acciones
de estos

f1)
USUARIOS
Compone los siguientes sub mens:

LISTAS: Usted podr ver las claves de todos los usuario, basta con hacer doble clic en el cuadro
titulado lista de usuarios y seleccionar el usuario deseado, en la pantalla inferior obtendr el respectivo
nombre del usuario con su correspondiente clave de ingreso,

Adicionar Usuario
Si usted desea adicionar un nuevo usuario deber ingresar a esta opcin de manera que pueda ver la
casilla nombrada usuario y palabra de paso completamente vacas, si esto no ocurre, es aconsejable
que presione el botn cancelar y vuelva a ingresar a esta opcin para ver las casillas completamente
vacas.
Una vez hecho esto podr digitar el nuevo usuario que desea crear y luego haciendo clic en la casilla
palabra de paso, podr digitar la palabra de paso para dicho usuario, si todo esta correcto podr
presionar o hacer clic con el Mouse en el botn adicionar, recibir un mensaje donde se le comunicar
que el usuario y su clave estn gravados.
Es importante que recuerde lo siguiente:
Tamao mximo para Nombre de usuario 10 caracteres
Tamao mximo para clave de usuario 4 caracteres

Borrar Usuario
Si usted por el contrario desea eliminar un usuario que ya no esta presente basta con seleccionarlo
haciendo doble clic en la lista de usuarios y presionar el botn eliminar se le comunicar que dicho
usuario a sido eliminado.
Por efectos de administracin del Sistema el usuario ADM no se puede borrar, es recomendable que
modifique dicho usuario para que la clave no sea la misma por un perodo muy largo de tiempo.
Modificar usuario
Si se desea modificar un usuario, solo podr modificar la clave de este ya que, si quiere cambiar el
nombre de este, ser prudente realizar la eliminacin y crear uno nuevo con el nombre que se desea.

Para modificar hasta con seleccionar el usuario dentro la lista de usuarios y usted podr cambiar solo la
clave no el nombre en la casilla que corresponde a la clave del usuario y presionar el botn modificar,
donde recibir el mensaje que el usuario ha sido modificado
IMPORTANTE
Sea cuidadoso al manejar esta opcin, no es recomendable que trate de borrar al usuario <adm>,
ya que este tiene los privilegios para acceder a todo el sistema, si lo desea puede modificar la
palabra de paso de adm, utilizando la opcin modificar antes explicada.
f2)

ACCESOS

Con esta opcin usted puede dar accesos restringidos a las opciones que desee, de acuerdo a sus
usuarios creados. usted podr ver la pantalla donde se le muestra todas las opciones del sistema
En la parte superior derecha usted tiene la lista de todos los usuarios, basta con seleccionar uno
haciendo doble clic sobre su nombre y la pantalla mostrara que accesos tiene marcando las casillas con
un smbolo () , si existe casilla que no tiene marcado este smbolo significa que dicho usuario no puede

acceder a esta opcin, es importante recordar que es necesario dar estos accesos ya que una vez
creado el usuario este se crea sin ningn acceso asignado, adems que si dispone de varias empresas
deber configurar las opciones para cada empresa ya que el sistema le permite que usted pueda tener
por ejemplo acceso al plan de cuentas de una empresa Nro. 1 pero no al plan de cuentas de una
empresa Nro. 2, bastara con empezar a trabajar en esa empresa y asignar las distintas opciones que
manejar cada usuario.
Si usted desea asignar nuevas utilidades a un usuario primero deber hacer doble clic en el nombre del
usuario, en la pantalla de la izquierda se mostrara acceso a que opciones tiene marque las que desee
agregar o quitar luego presione el botn asignar, el sistema le indicara con un mensaje que las opciones
fueron asignadas, desde ese momento cada que el usuario ingrese al sistema digitando su nombre y
clave tendr mas o menos acceso a las utilidades de acuerdo a como se hayan marcado sus casillas.
f3)
DATOS EMPRESA
En esta opcin que se encuentra en el administrador del sistema ingresar a una pantalla donde usted

podr modificar o corregir los datos que estn errneos como por ejemplo el ruc de la empresa, la
direccin, adems usted pude digitar cuanto ser el porcentaje que significar el IVA
Ejm.:
En la casilla del iva deber digitar 13 esto significa que realizara los asientos automticos tomando como
relacin para el crdito y dbito fiscal el 13 %.
El mismo procedimiento se realizara para el It.
En las casilla donde se le pregunta por algunas cuentas usted podr hacer doble clic. en dicha casilla
aparecer una ventana que le indicara que cuenta puede ser la relacionada con la casilla basta con
seleccionar dicha cuenta y el cdigo aparecer directamente en la casilla, es importante que una vez
elaborado el plan de cuentas usted grabe estas cuentas, para que posteriormente no tenga errores en la
generacin de asientos contables.
Una vez realizado los ajustes en la pantalla usted presionara el botn <grabar.> donde todos los cambios
realizados en dicha pantalla sern grabados o modificados si es que existan otros con anterioridad.
f4)
AUDITORIA DEL SISTEMA
Opcin que permite analizar los movimientos de los distintos usuarios dentro el desenvolvimiento del
sistema cuando se trabaja en red o en una sola terminal.

Al ingresar a esta pantalla podr observar que existe un rango de fechas y el botn mostrar.
Usted podr modificar este rango de fechas como vea conveniente y presionar el botn mostrar
aparecer una tabla donde podr visualizar en las columnas correspondientes, el usuario (nombre),
accin que realiz, la hora de este evento y la fecha de dicho evento.
En caso que desear imprimir dicho reporte solo deber presionar el botn imprimir que se encuentra en
la misma pantalla en la parte inferior izquierda.
g) ASIGNACION PRESUPUESTARIA
En esta opcin usted podr asignar el presupuesto a sus determinadas cuentas que mediante el

administrador del plan de cuentas usted las edito como presupuestables

Adems de un reporte de cuales cuentas son presupuestables y por otra parte tambin ver la ejecucin y
el saldo por ejecutar de dicho presupuesto

SELECCION DE CUENTA

Es recomendable digitar el tipo de cambio al cual se asignara el presupuesto antes de realizar la

seleccin.
Usted deber presionar el botn que se encuentra en la parte superior derecha llamado <plan de
cuentas>, entonces el sistema le mostrara solo las cuentas que usted eligi como presupuestables Con
hacer doble clic en alguna de ellas el cdigo de esta y la descripcin aparecern en las casillas del
mismo nombre, usted podr ver un mensaje al lado de la casilla descripcin donde se le indicara si la
cuenta tiene o no tiene presupuesto.
ASIGNACION DEL PRESUPUESTO
Para asignar el presupuesto a una cuenta basta con seleccionarla realizando el procedimiento de
seleccin, luego la casilla donde se asignara dicho presupuesto. posteriormente digitar el monto ya sea
en dlares o bolivianos
MODIFICACION DEL PRESUPUESTO
Basta con seleccionar la cuenta y digitar el cambio en la columna que si viera necesario.
REPORTES DEL PRESUPUESTO

Existen los botones llamados <asignacin presupuestaria> donde nos muestra un reporte que nos indica
que cuentas han sido presupuestadas con sus montos adems existe el botn llamado <ejecucin
presupuestaria> que basta con imprimir en cualquier instante y nos mostrara cual es la ejecucin total
hasta ese momento y cual el saldo por ejecutar, es importante recordar que basta con presupuestar las
cuentas al ocurrir todas las transacciones contables se ira ejecutando internamente.
h) FLUJODE CAJA
Opcin ligada a inventarios, clientes, proveedores, libros de compras y ventas iva. Por su importancia se
hace un anlisis ms extenso al final de este manual
i) COSTOS
i1)
i2)
i3)
i4)

Es men tiene tres sub mens que se vern en detalle:

Departamentos
Modificar
Costo de venta
Reportes Auxiliares

i1) Departamentos

En esta pantalla se podr cargar los departamentos o proyectos que se desee para tener un control y
que se puedan prorratear, dentro las distintas cuentas elegidas como de costo en el administrador del
plan de cuentas, es sencillo realizar la adicin o modificacin de estos se debe proceder como si se
tratara de una hoja de clculo, y quedaran grabados dichos cambios en la base de datos.
i2) Modificar .- Permite realizar la modificacin de los prorrateos efectuados dentro las distintas

transacciones.
i3) Costo de venta.- Mediante esta pantalla se podr seleccionar el rango de los reportes para el costo
de venta, una vez digitados los rangos se debe presionar el botn imprimir donde podremos obtener
dicho reporte en la pantalla y posteriormente imprimirlo si se desea.

j) Orden de comprobantes.- Opcin que sirve para realizar el anlisis y orden de comprobantes de
acuerdo a fecha introducida

Ejemplo

Si se introduce el comprobante de egreso con fecha 15/02/200 y el sistema asigna el correlativo N 1

para el mes de febrero,
Luego se introduce el comprobante de egreso con fecha 5/02/200 y el sistema le asigna el correlativo N
2 para el mes de febrero, posteriormente se introduce el egreso con fecha 22/02/2000 y el sistema le
asigna el correlativo N 3 al ingresar a esta pantalla y seleccionar en :
Comprobantes EGRESO
MES
Febrero
Presionar el botn ordenar, la numeracin de estos comprobantes quedara de esta manera:
Antes
Despues
Egreso N 1 15/02/2000
Egreso N 1 05/02/2000
Egreso N 2 05/02/2000
Egreso N 2 15/02/2000
Egreso N 3 22/02/2000
Egreso N 3 22/02/2000
Como se puede analizar en el ejemplo esta opcin ordena el orden de los comprobantes por fecha,
obviamente que una vez realizado este proceso se deber reimprimir todos los comprobantes que hayan
sido afectados, en el caso de correlativos nicos no existe la opcin mes y ordena todos los
comprobantes de un determinado tipo.
k) MENU CONSULTAS

a) SUB MENU LIBRO DIARIO

En esta opcin el sistema muestra todas las transacciones realizadas dentro de un rango de fechas en
forma de asientos de diario en bolivianos y dlares. Se deber digitar la fecha inicio (desde) y la fecha
final.

(hasta) que se quiere visualizar, luego presionar el botn aceptar donde se emitir un reporte en pantalla
donde se podr ver dichas operaciones contables

b) SUB MENU LIBRO MAYOR

En esta opcin nos permite ver los movimientos realizados por una determinada cuenta entre un rango
de fechas.
Existe la opcin en bolivianos, dlares, bimonetario.

Se deber digitar el cdigo de la cuenta que se desea revisar si no se conoce este cdigo hasta con
presionar el botn plan de cuentas y seleccionar la cuenta haciendo doble clic en forma automtica
aparecer el cdigo y descripcin de la cuenta luego se deber digitar el rango de fechas que se quiere
verificar y presionar el botn <aceptar>
El procedimiento es el mismo para los movimientos tanto en dlares como en bolivianos y bi monetario

c) SUB MENU - ESTADO DE CUENTAS

Esta opcin nos permite obtener saldos a nivel de cuenta o a nivel de grupo, rubro, etc, tanto en dlares
como en

bolivianos, en la pantalla se deber digitar el cdigo, y hasta que fecha se desea el reporte y presionar el
botn ver,.
Ejm:
Codigo
111
Descripcin
Activo Disponible
Hasta fecha
10/05/2001
Presionar botn ver
En este momento en base al plan de cuentas demo que existe en el sistema estamos suponiendo que
deseamos ver todos los saldos a nivel de activo disponible tanto en dlares como en bolivianos hasta
fecha 10/05/2001.
d) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS
Esta opcin es la mas importante del sistema ya que si usted desea obtener posteriormente el Balance
General y el estado de resultados. Deber primero realizar esta operacin ya que las fechas que usted
introduzca en esta opcin sern las que determinen sus balances.
Ejm .Si se desea obtener un estado de resultados y un balance general desde el 01/01/1999 al
31/12/1999, se deber primero obtener el balance de sumas y saldos con este rango de fechas no
es necesario imprimirlo basta con generarlo.
Por defecto este reporte muestra dicho balance solo en moneda bolivianos para imprimir el balance de
sumas y saldos en dlares deber recurrir a la opcin Impresin Balance de Sumas y Saldos en dlares.

e) SUB MENU
RESULTADOS

ESTADO

DE

En esta opcin usted podr ver e imprimir el estado de resultados tanto en dlares como en bolivianos y
en forma bi monetaria, existe una casilla donde indica el nivel de cuentas que desea ver por ejemplo si
usted tiene algo parecido en su plan de cuentas
1
Activo
Nivel
1
11
Activo Corriente
Nivel
2
111
Activo Disponible
Nivel
3
11101
Caja
Nivel
5
1110101
Caja Moneda Nacional
Nivel
7
Usted podr escoger hasta que nivel quiere ver el estado de resultados y luego presionar el botn -ver donde le mostrara dicho estado es importante recordar que dicho estado esta en base al balance de
sumas y saldos obtenido entonces si usted saco un balance de sumas y saldos al 31/10/99 dicho estado
de resultados mostrara los movimientos hasta esa fecha.

Adems existe una casilla que esta marcada con el formato de ingresos egresos por defecto si usted
no desea que su estado de resultados se muestre en ese formato deber desactivar esta casilla y
configurar su estado de resultados en la opcin Administracin Utilitarios Estado de Resultados.

El tratamiento es el mismo para el reporte tanto en moneda

bolivianos como dlares y bi - monetario.
f) SUB MENU BALANCE GENERAL
El procedimiento para este reporte es idntico al del estado de resultados tomando en cuenta que se
debe obtener el balance de sumas y saldos con anterioridad a este
Los niveles de cuentas se pueden manejar de igual manera que en el estado de resultados.
g) ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA (CAPITAL DE TRABAJO)
En esta opcin se le solicita que digite cual es el grupo de cuenta de activo no corriente y de pasivo
no corriente (solo el grupo) y tambin el mes de apertura solo en el caso de sea correlativo por mes

Ejm:
Grupo de cuenta activo no corriente
Grupo de cuenta pasivo no corriente
Mes de apertura

12
22
ENERO

Supongamos que se trata de una empresa comercial entonces el mes de apertura deber ser enero,
esto se debe a que el sistema debe analizar el balance de la anterior gestin y este viene reflejado como
el comprobante de apertura en la nueva gestin.
Luego se podr presionar el botn <imprimir> donde se podr ver dicho estado
Es importante tomar en cuenta que para realizar este anlisis de estado el sistema toma en cuenta los
saldos de la fecha comparados con los del balance de apertura o inicio de la gestin utilizando para esto
el comprobante de Diario Nro. 1 por defecto del mes respectivo.
El tratamiento es el mismo para le reporte en dlares.
H) FLUJO DE EFECTIVO

Se deber digitar el grupo de activo disponible y luego hasta que fecha se desea el reporte, luego el
botn visualizar.
El mismo tratamiento del reporte en dlares.
I) SUB MENU MODIFICACIONES
Con esta operacin podemos modificar totalmente un comprobante motivo por el cual el sistema no
permite que se puedan eliminar comprobantes ya que se puede hacer el reemplazo de un comprobante
por cualquier otro
Se ingresara a la pantalla titulada modificacin de comprobantes, donde la primera casilla es la titulada
tipo de comprobante podremos escoger entre los comprobantes ya mencionados (egreso, diario,
ingreso), una vez realizado esto digitaremos el numero del comprobante y luego presionaremos el botn
<buscar> , si el sistema encuentra el comprobante nos mostrara todas las caractersticas de dicha
transaccin en las casillas correspondientes donde podremos modificar cualquier dato a partir de la
fecha, tipo de cambio, cheque , banco, descripcin , glosa ,cuentas, monto de la transaccin etc.

Una vez realizadas las modificaciones presionaremos el botn grabar y el sistema nos indicara que el
comprobante ha

sido modificado, esta modificacin tendr incidencia directa inmediatamente en todos los balances
Para manejar la tabla donde se realizan las transacciones se deber proceder de la misma manera que
en la parte de Introduccin de Comprobantes, el botn grabar no se encuentra encendido si el
comprobante no esta correctamente igualado.
Anular un comprobante (bton borrar).- Se deber Escoger el tipo, luego el nmero y si el correlativo
es mensual el mes y presionar el botn borrar.
Esta opcin permite eliminar un comprobante pero en ningn momento el correlativo recorre, para
adelante o para atrs segn la anulacin, por el contrario se puede utilizar ese nmero vaci

introduciendo el comprobante por Consultas Modificaciones.

J) CONSOLIDAR.Permite la fusin de varias proyectos o empresas con solo seleccionar estas, se debe tomar en cuenta
que es recomendable, que todas estas tengan el mismo plan de cuentas.
j1) SELECCIONAR DIRECTORIOS
Mediante esta opcin se podr seleccionar las empresas que se desea consolidar, se debe tomar en
cuenta que cada subdirectorio (ver creacin de nuevas empresas) representa una empresa, entonces
debo proceder abrir las carpetas y presionar el botn agregar para realizar la consolidacin.
Una vez realizado todo este proceso se presionara el botn grabar , el sistema indicara que se borraran
los datos anteriores, ESTO SE REFIERE A QUE BORRARA LOS DATOS ANTERIORES
CONSOLIDADOS, en ningn momento borra la informacin de cada empresa o proyecto, para ahorrar
espacio fsico en disco no mantiene todos los datos consolidados, si no que reemplaza estos cada que
se consolidan.
j2) LIBRO MAYOR CONSOLIDADO.- Esta opcin presentara el libro mayor consolidado, adems de
expresarlo en dlares, bolivianos y en forma bi monetaria, se puede proceder como en la explicacin de
<Consultas>, <Libro Mayor>.
j3) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.- Esta opcin presentara el Balance de Sumas y Saldos
Consolidado, adems de expresarlo en dlares, bolivianos, se puede proceder como en la explicacin de
<Consultas>, <Balance de Sumas y Saldos>.
j4) ESTADO DE RESULTADOS.- Esta opcin presentara el Estado de Resultados, adems de
expresarlo en dlares, bolivianos y en forma bi - monetaria se puede proceder como en la explicacin de
<Consultas>, <Estado de Resultados>.
j5) BALANCE GENERAL.- Esta opcin presentara el Balance General, adems de expresarlo en
dlares, bolivianos y en forma bi - monetaria se puede proceder como en la explicacin de <Consultas>,
<Balance General>.
L) MENU LIBROS
A) COMPRAS IVA
Mediante esta opcin se puede borrar facturas que han sido introducidas en los libros, basta con digitar
en la casilla el nmero de la factura y luego presionar el botn <buscar>.

entonces aparece todos los datos de la factura en sus correspondientes casillas se podr modificar los
datos y presionar el botn <modificar> o en su defecto presionar el botn <borrar> donde eliminara la
factura.
B) SUB MENU VENTAS
Esta opcin es similar a la anterior donde se puede modificar
borrar facturas del libro de ventas iva.

C) SUB MENU BSP

Esta opcin es similar libros de compras o ventas donde se puede modificar borrar bsp (boletos de
avin), con la nica diferencia que se debe buscar por nmero de boleto.
D) SUB MENU IMPORTACIONES
Esta opcin es similar libros de compras o ventas o bsp donde se puede modificar borrar Importaciones,
con la diferencia que se debe buscar por nmero de la poliza de importacin.
E) SUB MENU IMPRESIN COMPRAS IVA
Mediante esta opcin el usuario puede imprimir los libros de determinados meses, basta con seleccionar
el mes dentro la casilla con ese nombre y presionar el botn <imprimir>.
F) SUB MENU IMPRESIN VENTAS IVA
Esta opcin es similar a la de impresin libros ventas iva basta con seleccionar el mes y presionar el
botn <imprimir>.
G) SUB MENU IMPRESIN BSP COMPRA
Esta opcin es similar a la de impresin libros iva basta con seleccionar el mes y presionar el botn
<imprimir>.
H) SUB MENU IMPRESIN IMPORTACIONES
Esta opcin es similar a la de impresin libros iva basta con seleccionar el mes y presionar el botn
<imprimir>.
I)SUB MENU SUCURSALES
Como se puede observar en el software de la DGII ya existe la parte que corresponde a sucursales,
entonces al grabar cada factura es necesario identificar si corresponde a la central o una determinada
sucursal, es por eso que se debe asignar un cdigo y su descripcin para que el sistema cada que
grabamos una factura nos de a elegir si corresponde a la central o alguna sucursal.
Solo se digita el cdigo y su correspondiente descripcin y se presiona grabar.
J) SUB MENU EXPORTAR
Esta opcin permite realizar la exportacin al software de la DGII en formato ascii de todas las compras,
ventas, BSP, Importaciones de un determinado perodo, solo se debe seleccionar este dentro del
programa y presionar exportar:
Ejm.
Deseo exportar todos los datos correspondientes al mes febrero solo debe seleccionar en la casilla mes
el mes correspondiente en este caso febrero y presionar el botn exportar.
SI usted dispone del libro de compras y ventas iva el sistema le indicara que los datos han sido
exportados pero por el contrario si no dispone de este software se producir un error path file, o ruta no
valida.
M)
MENU UTILITARIOS
A) SUB - MENU INFLACION

Mediante esta opcin usted podr realizar el ajuste por

inflacin y tenencia de bienes de todas las cuentas que usted
defini en el administrador del plan de cuentas como ajustables (dlares) esta opcin podr utilizarla por
meses o por una determinada gestin solo seleccionando hasta que fecha recomendable que utilice esta
operacin a fin de gestin, para que el sistema le genere la transaccin contable solo de una vez.
Existe la casilla donde se le pide el tipo de cambio a ajustar este es el tipo de cambio final al cual el
sistema actualizara las cuentas, hasta que fecha se realizara el ajuste adems existe una
recomendacin que utilice las cuentas tanto en ingreso como en egreso llamadas ajuste por inflacin y
tenencia de bienes donde deber digitar dicho cdigo tanto en la casilla de ingreso, como en egreso, el
sistema permite tambin utilizar solo una cuenta en las dos casillas pero para fines de exposicin es
conveniente crearlas en los dos rubros (egreso, ingreso) una vez realizado la seleccin deber presionar
el botn <aceptar> donde puede ver en la parte inferior existe una barra donde se le indicara el
porcentaje que falta por ejecutar la operacin.
IMPORTANTE
Nunca apague su equipo cuando esta opcin esta en proceso. es posible que llegue a tardar
bastante tiempo si usted tiene bastantes datos, este seguro de disponer de tiempo antes de
ejecutar esta opcin.
B) SUB MENU AJUSTE POR CONVERSION
Opcin similar al ajuste por conversin solo que realiza dicho ajuste de aquellas cuentas que tiene en la
columna ajustable la letra N (Bolivianos), donde se debe proceder de la misma manera que el ajuste por
inflacin.

Se debe recordar que el ajuste por inflacin ajusta las cuentas cuya naturaleza son en dlares y el
asiento lo realiza solo en una moneda (Bolivianos), al contrario de dicho ajuste el ajuste por conversin
actualiza solo las cuentas cuya naturaleza es en bolivianos y realiza el asiento en una moneda (dlares).
C) SUB MENU PLANILLA DE SUELDOS
C1) Control de Empleados
C2
Impresin y visualizacin
C3
Impresin RC IVA
C4
Boletas de Pago
C5
Anticipos
C1 Control de Empleados
Mediante esta opcin usted deber introducir todos los datos de los empleados solo una vez
La primera casilla le solicita el nombre del empleado, luego presionando la tecla <tab->, deber digitar la
fecha de ingreso del empleado (recuerde que el sistema en forma automtica realiza el clculo del bono
de antigedad). luego la casilla de itm podr digitar nmeros y letras, luego el cargo que desempea el
empleado, el sueldo mensual, el carnet de identidad, el cdigo de asegurado si existe, si no es
recomendable digitar dentro la casilla la letra N, cuenta de banco se refiere a que muchas empresas
cancelan mediante cheque esta opcin permitir emitir un reporte para efectos de control para el banco,
la casilla referida a la cuenta Sueldos y Salarios le solicita digite el cdigo de dicha cuenta, lo mismo para
las dems casillas. una vez realizada la introduccin de los anteriores datos se podr presionar el - botn
adicionar, el sistema nos indicara que dicho empleado ha sido adicionado, la fecha de nacimiento es
tambin importante para efectos de seleccionar por AFPs si se desea.
Si deseamos modificar o borrar un empleado. primero se proceder a seleccionarlo donde se deber
presionar el botn <ver lista de empleados> que se encuentra en la parte inferior de la ventana. dicho
proceso nos mostrara en la casilla -<lista de empleados> todos los empleados que anteriormente se
introdujeron en el sistema. se podr seleccionar el que desea haciendo doble clic en dicho empleado,
inmediatamente todos los datos correspondientes a este empleado
aparecern en sus correspondientes casillas, si deseamos borrar presionaremos el botn <borrar>, el
sistema nos consultara si realmente deseamos borrarlo si contestamos que si se eliminara
definitivamente este empleado, si tan solo deseamos modificar deberemos realizar despus de
seleccionar al empleado las modificaciones que se vean por convenientes y proceder a presionar el
botn modificar el sistema nos indicara que el empleado ha sido modificado
C2) Impresin y Visualizacin
Esta opcin es la que se ejecuta en forma mensual para la generacin de la planilla de sueldos.
La primera casilla esta titulada como mes se selecciona el mes de la planilla, luego se digita el tipo de
cambio con el cual se genera la planilla, luego se presiona el botn <ver lista de empleados> y se
comienza a seleccionar uno por uno los empleados a efectos de individualizar sus ingresos y gastos.
Al seleccionar cada uno de los empleados el sistema nos mostrara una pantalla, donde podremos
introducir:

Das Trabajados el sistema tomo 30 das mes completo en caso de introducir 29 el sistema realizara
el descuento por un da enviando dicho monto a la casilla <otros descuentos>

Casilla ingreso en el mes: si usted activa esta casilla haciendo

clic, estar afirmando que el empleado a ingresado en el mes y por tanto no se le deber descontar
en caso de que usted por ejemplo digite en das trabajados 15.
Bono de antigedad Calcula el sistema en forma automtica siendo susceptible a cambio (forma de
clculo en base a tabla de porcentajes y 21060)

Subsidio, Horas extras, Bono3: se refieren a que usted puede introducir cualquier tipo de ingreso
adicional que reciba el empleado.

RC-IVA se refiere a que usted puede digitar directamente el monto a descontar al empleado si lo
tiene a la mano por el contrario usted podr presionar el botn <RC-IVA>, llenar los datos en la
pantalla titulada RC-IVA y obtener en forma automtica dicho clculo adems de tener acceso a los
reportes de la planilla RC-IVA.

Las dems casillas son a efectos de facilitar ms descuentos en caso que existieran.
Una vez realizados los anteriores procesos deber presionar el botn grabar dentro la ventana llamada
<introduccin de datos para cada empleado> el sistema indicara que los datos han sido grabados, en
caso de que existieran datos para ese empleado por ese mes el sistema le comunicar y le preguntara si
desea reemplazarlos
Terminada la carga de datos para cada empleado en la ventana llamada <impresin y visualizacin:>,
podr hacer clic o presionar el botn imprimir Afps, el sistema le preguntara si va realizar el asiento
contable, si usted responde presionando el botn <si> entonces se le comunicara que nmero de
comprobante es el que se ha adicionado y posteriormente se mostrara la planilla de sueldos por pantalla,
si responde presionando el botn <no> solo se mostrara la planilla de sueldos en pantalla y no realizara
ninguna transaccin contable. Tambien podr presionar el botn imprimir planilla para poder visualizar la
planilla sin que exista disgregaciones por Afps
C3) Impresin RC-IVA
Si usted utilizo el botn RC-IVA para que el sistema le realice este clculo en la carga de datos para
cada empleado, podr ver la planilla RC-IVA ingresando a esta opcin y seleccionando en la casilla mes,
el correspondiente a visualizar, luego presionar el botn imprimir>. el sistema mostrara el reporte
C4) Impresin de Boletas
Al ingresar podr ver una casilla donde podr escoger General
Individual si usted escoge la primera se imprimirn todas las boletas si escoge individual aparecer otra
casilla donde podr seleccionar el nombre del empleado para que pueda imprimir solo esa boleta, luego
seleccionar el mes de la boleta y presionar el botn <imprimir>

C5 ) Anticipos .- Con esta opcin usted podr controlar los anticipos que se puedan emitir en el

transcurso de un determinado mes, no solo realizar el control si no tambin imprimir una planilla de
anticipos adems cuando usted este realizando la planilla de sueldos de ese mes, el sistema mostrar
cuanto se ha dado de anticipo a los distintos empleados.
Se deber seleccionar el mes de los anticipos, aparecer la lista de todos los empleados junto a dos
columnas denominadas anticipo y confirma entonces usted deber ir digitando los correspondientes
montos para cada empleado si es que existieran.
Luego una vez terminado dicho proceso se deber presionar el botn guardar para almacenar dichos
anticipos, si en algn momento se decide que se debe modificar la parte correspondiente a la columna
de confirmacin que es la columna que va a descontar en la planilla por anticipos, solo se debe ingresar
a esta opcin y seleccionar el mes, el sistema mostrar todos los datos anteriormente guardados, si se
decide imprimir la planilla de anticipos de igual manera se debe seleccionar el mes y presionar o hacer
simple clic en el botn imprimir.
D) PLANILLA DE EVENTUALES
D1) DATOS EVENTUALES.- El sistema dispone tambin de planillas para eventuales donde se debe
ingresar primero los datos en la pantalla titulada datos planilla de eventuales.
primero se deber digitar la fecha de ingreso
Luego Nombres y apellidos
Cargo
Sueldo
Luego se podr presionar o hacer un clic en el botn grabar, si se decide eliminar un empleado o
modificarlo, basta con hacer clic en dicho empleado para modificarlo o borrarlo de la
lista de empleados que se presenta cuando hace clic en el botn lista de empleados.

D2 ) IMPRESIN DE PLANILLA.- Se ingresara a la pantalla que se utiliza para la elaboracin de

planillas mensuales. Se deber proceder al cargado de datos de la siguiente manera:
Seleccionar el mes de la planilla de eventuales
Digitar los das trabajados
Verificar si el empleado ingreso a trabajar en el mes que la
casilla con el mismo nombre este habilitada (marcada).
Hacer doble clic en cada empleado y asignar si tiene
descuentos anticipos o multas.
Presionar el botn adicionar
Una vez realizado el proceso anterior para todos los empleados eventuales usted podr presionar el
botn imprimir y ser visualizada la correspondiente planilla de haberes de eventuales.
D3) Boletas Eventuales.- El procedimiento para la
impresin de dichas boletas es el ya explicado en el de planilla de sueldos.

F) SUB MENU COPIAS DE RESPALDO

Ingresara a una ventana titulada <backup>, donde podra seleccionar en la nica casilla existente la
opcin:
F1)COPIAR - Se le comunicara que inserte un disquete vaci en la unidad a: y podr presionar el botn
aceptar , es importante que verifique en la barra de estado ya que se realiza una copia de respaldo de la
empresa en la cual esta trabajando, si tiene mltiples empresas deber realizar un backup en disquetes
diferentes uno para cada empresa, si existe gran cantidad de informacin se le pedir que inserte el
segundo disquete.

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F2) RESTAURAR - Se le comunicar que inserte el disquete con la copia de respaldo y luego podr
presionar el botn aceptar.
En ambos casos aparece una ventana en modo texto donde se puede ver la razn de compresin o
expansin para su copia de respaldo.
Se debe tener cuidado en cuanto a copiar y restaurar ya que ambas se realizan en la empresa que esta
trabajando, sobreponiendo todos los datos anteriores en caso de restauracin.
Por otra parte el backup debe realizarse en disquetes limpios y preferiblemente nuevos para
obtener una buena copia.
G) SUB MENU BANCOS
Utilice esta opcin para tener una relacin de cheques que han ingresado o salido mediante la opcin
introduccin de comprobantes, es parecido a una libreta bancaria
Se le pedir que ingrese el cdigo de la cuenta que usted maneja : como bancos, una vez digitado dicho
cdigo en forma inmediata aparece su descripcin, luego pude digitar la fecha inicio y la fecha final,
presionar el botn <aceptar> ,se realizara la carga del reporte anteriormente explicado, el mismo
procedimiento es para el men en dlares
H) SUB MENU CONTROL DE INVENTARIOS
Se dispone del ingreso al mdulo correspondiente donde se podr realizar el control de los distintos
productos y almacenes existen los siguientes utilitarios:

H1) LISTADO DE ITEMS

Se utiliza para introducir todos los items o mercaderia con la cual trabaja nuestra empresa, el cdigo del
item es de hasta 20 caracteres Ejm. Cdigo del ltem : 0001 o 0000000000xygg20
Si solo se va utilizar el item para servicios y no mercadera se debe marcar la casilla <de servicios>
como activa, luego digitar la descripcin del Item y tambin su descripcin abreviada y las cuentas que
corresponden a dicho item el botn adicionar
El sistema le comunicara que el tem ha sido adicionado. Por

otra parte usted decide

adicionar un item que
no sea de servicios y
tenga que controlar las
unidades fsicas deber seguir los mismos pasos:
Digitar el cdigo del tem Ejm 00101

Desmarcar la casilla de servicios

Escribir la descripcin

Escribir la descripcin abreviada

Marcar la casilla <fecha de vencimiento> si su item tiene fcha de vencimiento

Marcar la casilla segn la moneda en la que se trabajara para el tem

Digitar un monto el cual se refiere obtener a obtener la utilidad sobre el precio del item. Ejm 2.
significa que si quiere un dos por ciento de utilidad sobre el precio del tem.

Cantidad mnima se refiere a que debe digitar cual sera sus mnimos en almacn para mantener los
stocks base, ya que el sistema le generar un reporte donde le mostrara las sugerencias de compras
para los tem

Las unidades de medida las podr seleccionar despues de introducir todas sus medidas en la opcin
catlogo de medidas

Cuenta de activo, puede hace doble clic en la casilla correspondiente y se le mostrara el plan de
cuentas donde basta con seleccionar la cuenta que manejara este tem, por ejemplo Inventario de
Mercaderas, en forma automtica el sistema le mostrara el cdigo de la cuenta en dicha casilla.

Cuenta de Ingresos y cuenta de costo tiene el mismo tratamiento que la cuenta de activo, es
recomendable que para un buen funcionamiento del sistema e integracin de la parte contable usted
escoja en ingresos la cuentas Ventas, y en cuenta de costo la cuenta Costo de venta.
Una vez realizados los anteriores pasos se podr presionar el botn adicionar donde el sistema nos
indicara que ha sido adicionado el item
Modificar Items
Para realizar la modificacin de los tems grabados existe una ventana donde se encuentra el botn
llamado <ver descripcin>. una vez presionado este botn nos mostrara una lista de todos los items
grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripcin., entonces en la
pantalla se cargaran todos los datos del item pudiendo modificar los datos que desee, una vez realizado
este proceso podr presionar el botn <modificar> el sistema
emitir un mensaje indicando que el item ha sido modificado
Eliminacin de Items
Para realizar la eliminacin de los tems grabados existe una ventana, donde se encuentra el botn
llamado <ver descripcin>, una vez presionado este botn nos mostrara una lista de todos los items
grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripcin, entonces en la
pantalla se cargaran todos los datos del tem, una vez realizado este proceso podr presionar el botn
<Eliminar>, el sistema emitir un mensaje indicando que el tem ha sido Eliminado.
Impresin.- Si desea imprimir el listado de sus productos solo deber presionar le botn imprimir, para
obtener este reporte.
H2) ACTUALIZACION DE PRECIOS

El Sistema dispone de siete niveles de precios para cada uno de los tems. por defecto el nivel A, es
aquel que el sistema calcula en forma automtica tomando el precio promedio ponderado como base de
clculo.

Para asignar varios precios a un item basta con seleccionarlo de la tabla <listado de tems> en la
pantalla, se mostrara en la casilla <tem> su respectivo cdigo, en la casilla <medida> la medida en la
cual se maneja y por ltimo su moneda, si usted presiona el botn <precio automtico PP> le mostrara
en ese instante el precio promedio ponderado de dicho tem puede digitar los precios que usted vea
conveniente para cada tem (por mayor, para consumo, etc.), una vez realizado este
proceso puede presionar el botn <grabar> donde se grabara dichos precios para ese tem. Si usted
desea grabar el precio promedio ponderado para todos los tems no es necesario seleccionar ningn
tem y solo presionar el botn <grabar precio PP a todos los tems>.
H3) CATALOGO DE MEDIDAS
En esta opcin usted podr Asignar todas las medidas mediante las cuales trabajaran sus inventarios,
Ejm Kilos, docenas, cajas, etc.

Se pude asignar un cdigo en la casilla del mismo nombre, o solo introducir en cdigo el mismo nombre
de la medida, luego en la casilla descripcin se debe digitar el nombre de la medida Ejm
Cdigo 0001
Descripcin Kilos
O tambin:
Cdigo Kilos
Descripcin
Kilos
Luego se presionara el botn adicionar, el sistema emite un mensaje donde se comunica al usuario que
la medida ha sido grabada.
Modificacin de medidas.
Para realizar la modificacin de cualquier medida (solo la descripcin), ya que el cdigo no es
modificable Si usted desea modificar el cdigo es aconsejable que borre dicha
medida y vuelva ha crearla, debe presionar el botn <ver catlogo> luego deber seleccionar la medida
que desee haciendo doble clic en el tem, luego podr realizar la modificacin, cambiando la descripcin
y presionando el botn <modificar>, si presiona el botn eliminar el tem ser eliminado en ambos casos
el sistema emite un mensaje del suceso efectuado.
H4 ) Sub almacenes.
Mediante esta opcin usted puede crear varios sub almacenes. en la casilla de <cdigo> puede digitar
cualquier cdigo asignado. luego en la casilla <descripcin.> el nombre del sub - almacn - y por ltimo
la casilla de direccin la direccin correspondiente.
Ejm.
Cdigo
Descripcin
Direccin

0001
Almacn Central
Calle XXXX

Luego de realizado el anterior proceso se podr presionar el botn <adicionar>, el sistema emitir un
mensaje donde se indicar que ha sido adicionado el subalmacen Modificacin Para proceder a la modificacin de un sub - almacn (solo se puede modificar la descripcin y la
direccin) deber presionar el botn <ver sub - almacenes> donde se emitir una lista de todos los sub almacenes grabados luego seleccionar el sub - almacn que se quiere modificar
haciendo doble clic en dicho sub - almacn, proceder a las modificaciones pertinentes y presionar el
botn <modificar> o eliminar en caso de desear eliminar el sub - almacn, en ambos casos el sistema
emitir un mensaje indicando que dicho sub - almacn ha sido modificado o borrado.
H5) AJUSTE DE ENTRADA

Mediante esta opcin el usuario puede realizar los ajustes de entrada de tems o salida de tems as
como tambin el stock inicial.
El nmero de correlativo lo genera el sistema en forma automtica.

Se procede a seleccionar la casilla denominada <tipo> donde existen los tipos ajuste de
entrada, ajuste de salida, stock inicial, se puede utilizar ajuste de salida para mermas, para
inventarios de uso de la empresa devoluciones, etc

La casilla llamada del nos permite seleccionar el Sub - almacn creado

la casilla fecha nos indica la fecha del sistema donde se la puede modificar.
El tipo de cambio nos busca de la tabla tipos de cambio si no existe se lo puede digitar.
La moneda se la puede seleccionar haciendo clic en dicha casilla.
Detalle se refiere a escribir la glosa de esta operacin
Se procede a presionar el botn <ver items>, para seleccionar el tem se debe hacer doble clic y
cerrar la ventana de lista de tems, si se sabe el cdigo tambin se puede digitar.
En la casilla <tems> nos mostrara en forma automtica su cdigo, en la casilla descripcin y medida
lo mismo.
Se deber digitar el precio unitario, la cantidad, el importe no mostrara en forma automtica

Si existe fecha de vencimiento para este tem se deber escribir la fecha de vencimiento en dicha
casilla.
Este proceso se repetir para la cantidad de tems que interviene en la operacin.
Una vez cargados todos los tems Se presionar el botn grabar el sistema emitir un mensaje donde se
comunicar que ha sido grabada la operacin y nos imprimir un reporte. El sistema una vez grabada la
operacin nos pregunta si realiza el asiento contable? , si respondemos que si entonces nos solicitar
una contracuenta para grabar dicho comprobante.
Es conveniente si los saldos de inventarios de mercaderas ya se han introducido en el asiento de
apertura indicar que no realice ningn asiento cuando se trate de un stock inicial,
Esta opcin permite facilitar al usuario la introduccin de transacciones, recomendando siempre hacer un
buen uso de esta ya que se pude generar asientos duplicados sin no se dispone del debido conocimiento
contable.
H6) TRASPASO A SUBALMACENES
Se procede de la misma forma que en ajustes de entrada. Pudiendo realizar traspaso de nuestros tems
a los distintos Sub almacenes creados
H7) Modificar Ajustes.- Se puede realizar la modificacin de ajustes de acuerdo al tipo estos son:
Ajuste de entrada
Ajuste de Salida
Stock Inicial
Venta al contado
Venta al crdito
Compra al Contado
Compra al crdito
Una vez seleccionado el tipo se deber digitar el nmero en la casilla nmero, que se desea modificar
debemos recordar que existe un correlativo individual para cada uno de los tipos anteriores, una vez
realizado este proceso se presionara o har clic en el botn en la parte inferior izquierda denominado
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<buscar> donde una vez hechas las correcciones se presionar el botn grabar
H8) PRODUCCIN

Se dispone de 4 Sub Menus estos son:

Materia Prima
Mano de Obra
Gastos de Fabricacin
Reportes
H81) Materia prima
Esta opcin permite realizar el traspaso de cualquier sub almacn a produccin y adems de permitir el
control mediante ordenes de produccin en forma correlativa.
Se deber seleccionar en la casilla denominada <del>, el almacn de donde saldr la mercadera para
produccin.
Luego el almacn destino por ejemplo productos terminados
La fecha, tipo de cambio y moneda y adems el detalle este representa una pequea glosa para este
traspaso
La casilla de cdigo corresponde al cdigo del producto a producir y adems la cantidad que se desea
producir.
Luego se puede proceder como si se tratar de un ajuste de entrada o una compra normal detallando los
productos que intervengan en este proceso.
H82) MANO DE OBRA.- Se procede a asignar el correspondiente proceso de trabajo por mano de obra
directa tomando como parmetro el nmero de orden de produccin antes desarrollado al
introducir la materia prima. Se podr visualizar la cantidad de empleados que estn grabados
en la planilla de Sueldos.
Entonces se procede a digitar el N de orden y la siguiente
casilla que corresponde a la cantidad de horas empleadas, luego se debe agregar a los empleados que
intervienen en dicha orden de produccin en caso de agregar empleados que no intervienen en
esta orden se podr presionar el botn remover, luego de confirmar esto se podr presionar el
botn grabar
H83) Gastos indirectos
De forma parecida a la asignacin de mano de obra se proceder a digitar el nmero de orden de
produccin al cual se quiere realizar la asignacin de gastos indirectos.
Una vez realizado este proceso se podr escribir en la casilla detalle el correspondiente al gastos por
ejm. Gastos de energa elctrica, luego el monto total de dicho gasto sin crdito fiscal y presionar el
botn adicionar, este proceso se podr repetir para los distintos gastos para la orden de produccin
escogida.
H 84) REPORTES
MATERIA PRIMA.- Se podr obtener el reporte donde detallar el total de materia prima utilizada, ya
sea por orden de produccin o en general, cuando se desea por orden se deber digitar el nmero de la
orden de produccin y luego hacer clic en el botn ver, en caso que desee ver todas las ordenes de
produccin solo debe marcar la casilla denominada todas.
MANO DE OBRA.- Se podr obtener el reporte donde detallar el total de mano de obra utilizada, ya sea
por orden de produccin o en general, cuando se desea por orden se deber digitar el nmero de la

orden de produccin y luego hacer clic en el botn ver, en caso que desee ver todas las ordenes de
produccin solo debe marcar la casilla denominada todas.
GASTOS DE FABRICACION.- Se podr obtener el reporte donde detallar el total de Gastos de
Fabricacin utilizados, ya sea por orden de produccin o en general, cuando se desea por orden se
deber digitar el nmero de la orden de produccin y luego hacer clic en el botn ver, en caso que desee
ver todas las ordenes de produccin solo debe marcar la casilla denominada todas.
Productos en Proceso y Terminados.- Para ver estos reportes solo se requiere hacer clic en el
correspondiente botn ver.
IMPORTANTE.- Una vez realizado todo el proceso primero de grabado de la materia prima, mano
de obra y gastos indirectos, deber enviar toda la orden de produccin a productos terminados
mediante la opcin <productos terminados>, solo se deber digitar el nmero de orden de
produccin y presionar o hacer clic en el botn traspasar.

H9) KARDEX DE ITEMS

Se refiere a el reporte de todos los tems en forma de Kardex fsico valorado.,
Donde existe un recuadro llamado rango de fechas donde se pude escoger la fecha inicial y la fecha final
para emitir el reporte. Adems se puede escoger el kardex por cada sub almacn o en general.

Tambin se puede activar o desactiva las ventas al contado, o al crdito para filtrar mas an el reporte.
El mismo tratamiento es para las compras, ajustes adems de los traspasos, si alguna e estas casillas
no se encuentran marcadas el reporte no las tomara en cuenta, para habilitarlas basta hacer clic en cada
casilla.
Luego se tiene el cuadro escoger tem donde se selecciona el que se desea (tambin se puede digitar el
cdigo) y por ltimo se presiona el botn <imprimir>, el sistema nos mostrara el reporte en la pantalla
para despus poderlo imprimir.
H10) CANTIDAD EN STOCK
Esta opcin muestra todo los ingresos y egresos de mercadera en toda la gestin, seleccionar la gestin
en la casilla llamada <gestin>, por defecto el sistema nos muestra todos los tems en las casillas
denominadas <desde>,
<hasta>, el usuario puede modificar dichos cdigos para filtrar mucho ms sus registros, luego el sistema
viene configurado por defecto con la casilla <general> marcada, que significa que nos incluir en el
reporte todos los sub - almacenes que dispongamos, si se desea ver la cantidad de stock solo por un
almacn se deber marcar la casilla por sub - almacn (haciendo clic), en forma simultanea aparecer, si
dicha opcin esta marcada una lista de todos los sub - almacenes, debiendo el usuario marcar el que
desea, y luego presionar el botn <imprimir>, el sistema proceder a mostrar dicho reporte, tambin se
puede seleccionar la moneda en la cual se desea el reporte.

H11) SUGERENCIA DE COMPRAS

Mediante esta opcin el sistema comunica al usuario que cantidad falta en stock para mantener los
mnimos en el almacn existiendo solo la casilla <gestin>, se deber digitar la gestin y despus
presionar el botn imprimir (RECUERDE que al introducir los tems en la opcin <listado de tems.> se
solicita la cantidad mnima para el almacn)
H12) PRODUCTOS VENCIDOS
En esta opcin podemos ver los productos vencidos a determinada fecha se pude utilizar para ver que
productos se vencern la prxima semana , mes, etc.
Se selecciona la gestin, luego se digita la fecha a la cual se hace referencia el vencimiento y se marca
la casilla general para el supuesto que se desee ver los productos vencidos en todos los sub almacenes, o se marca la casilla por sub - almacn para escoger el sub - almacn.
Luego se deber presionar el botn <imprimir> donde el sistema mostrara el correspondiente reporte.
H13 ) LISTA DE PRECIOS
El Sistema emite un reporte con los precios de cada tem, como se haba mencionado con anterioridad
se puede configurar cada tem con siete niveles de precios, tomando el sistema el precio A como el
promedio ponderado.

Existe dos casillas donde nos solicita desde y hasta que tem
se quiere mostrar dicho reporte, el sistema muestra por defecto todos los tems, luego se presiona el
botn <imprimir> y el sistema emite dicho reporte
H14) REIMPRESION.- Sed puede realizar la reimpresin de cualquier ajuste, venta o compra que haya
ingresado al almacn y no se haya impreso deber escoger que tipo dentro la lista que despliega
la pantalla y el nmero.
Una vez escogidos los datos anteriores podr presionar el botn imprimir y se emitir el reporte por
pantalla para que usted pueda mandar a la cola de impresin si lo desea.

H15) Historiales.- Se refiere a poder visualizar e imprimir reportes entre un rango determinado de
fechas , como los siguientes:
Productos ms vendidos
Productos ms comprado
Mejor Cliente
Mejor Proveedor
I) SUB MENU ACTIVOS FIJOS
Consta de las siguientes partes:
I1)INTRODUCIR
Mediante esta opcin el usuario puede introducir sus activos fijos solo una vez, se proceder de la
siguiente manera:

la primera casilla solicita el cdigo del grupo, esto se refiere al cdigo dentro del plan de cuentas al que
pertenece, se puede visualizar el plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla con dicho nombre y en
forma automtica al hacer clic en la cuenta deseada se trasladar su cdigo a esta casilla.
Casilla cuenta depreciacin acumulada se procede como en el paso anterior se debe introducir la cuenta
de la depreciacin acumulada para el activo fijo.

Casilla cuenta depreciacin egreso es similar a las anteriores pero como se podr imaginar se debe
introducir el cdigo de la cuenta depreciacin pero dentro del rubro de egreso

La casilla llamada cdigo del activo fijo permite introducir un cdigo cualquiera asignado al activo fijo.

Luego el tipo de cambio de la compra se refiere al tipo de cambio del activo fijo si se esta efectuando la
compra durante la gestin con la cual se esta trabajando, por el contrario, si el activo fijo se
compro en gestiones anteriores se deber introducir el tipo de cambio de inicio de la gestin.
La casilla donde indica el nombre del activo fijo adicionar usted deber escribir su nombre: Ejm., sillas
La cantidad se deber ingresar un dato numrico que hace referencia a la cantidad.
Precio Unitario se digita el precio unitario en bolivianos.
Porcentaje a depreciar anual, se hace referencia al mtodo de la lnea recta donde nos solicita dicho
porcentaje Ejm. Para 25 % deber digitar solo 25
Depreciacin acumulada anterior se llenara esta casilla en el caso que el activo fijo tenga ya vida til, es
decir, si se realizo la compra en gestiones anteriores. S se esta realizando la compra en la gestin solo
se deber digitar el nmero cero o dejar en blanco.
Fecha se refiere a la fecha de compra de! activo fijo solo si se realizo la compra en la gestin, si el activo
fijo ya tiene vida til y se compro en gestiones anteriores se deber digitar la fecha de inicio de gestin.
El botn siguiente lleva por nombre <factura> solo se utilizar en caso de compra del activo fijo en la
gestin. Ya que llama al libro de compras iva
Luego presionar el botn aceptar, El sistema comunicara si deseamos realizar el asiento contable, como
se podr imaginar si la compra se realizo en la gestin es recomendable responder afirmativamente esta
pregunta pero si la compra se hizo en anteriores gestiones no es recomendable desde ningn punto de
vista que acepte esta operacin.
I2) Modificar Activos Fijos.En caso de desear modificar los correspondientes activos fijos, introducidos en la anterior opcin se
proceder como si se tratara de una hoja electrnica movindose con los cursores y realizando las
modificaciones pertinentes, las modificaciones se graban en ese momento si necesidad de presionar
ningn botn
I3) Visualizacin.- Permite emitir el reporte correspondiente de todos los activos fijos almacenados.
I4) Depreciacin
En esta opcin el sistema realiza las depreciaciones de los activos introducidos mediante la opcin I1.
Donde se solicita en una casilla la fecha a depreciar, es recomendable que utilice esta opcin para hacer
las depreciaciones a fin de gestin, pero tambin se pude utilizar en forma mensual.
Luego la casilla donde nos solcita el tipo de cambio para actualizar la depreciacin acumulada deber
digitar el tipo de cambio que corresponde a la fecha a depreciar
Posteriormente se deber presionar el botn ver el cuadro de depreciacin, el sistema emitir un
mensaje donde se comunicara que se proceder a realizar la transaccin contable por la depreciacin si

usted responde afirmativamente el sistema realizara dicha transaccin, luego el sistema pregunta si se
realizara la actualizacin de activos fijos y la depreciacin acumulada (si existe), es importante tener
mucho cuidado en responder afirmativamente ya que si el sistema actualiza los activos fijos y la
depreciacin acumulada se debe verificar que dichas cuentas no estn configuradas como
ajustables dentro del plan de cuentas para evitar realizar asientos dobles mediante la opcin
<inflacin>.
Luego de realizar los anteriores procesos el sistema emite un reporte donde se detalla la depreciacin y
ajustes realizados
J) SUB MENU TIPOS DE CAMBIO
Mediante esta opcin el usuario puede configurar los tipos de cambio para que estos sean incorporados
en las diversas pantallas del sistema.

Se deber digitar la fecha en la correspondiente casilla.

Se digitar el tipo de cambio para la fecha.

Se presionar el botn adicionar.

Es importante introducir los tipos de cambio que solo han variado no es necesario introducir los tipos de
cambio diarios.
Ejm
Fecha
Tipo de cambio

01/01/2000
5.42

Vario el tipo de cambio en fecha 15/01/2000 entonces

Fecha
15/01/2000
Tipo de Cambio
5.45
Para borrar una fecha con su respectivo tipo de cambio se deber digitar la fecha, y posteriormente
presionar el botn borrar El mismo proceso se realiza para la operacin de modificar solo que se
presiona el botn modificar
Si uno no recuerda la fecha que quiere borrar, podr seleccionar en la pantalla inferior, el mes donde se
encuentra la fecha y presionar el botn ver fechas, el sistema mostrara una lista de todas las fechas
grabadas, si selecciona una haciendo clic se mostrara su respectivo tipo de cambio.
K) CAMBIAR NUMERACION
Esta es una utilidad no muy usada, pero que en algunos casos sirve. Podr cambiar la numeracin de un
comprobante por otro
Ejm. Si desea cambiar la numeracin del comprobante Nro. 4 por el Nro 62 (solo se pude cambiar la
numeracin no el tipo de comprobante) todo el movimiento del comprobante nmero 62 se mostrara en
el comprobante Nro 4, el movimiento del comprobante Nro 4 se mostrara en el comprobante Nro 62.
Solo se debe digitar en la casilla correspondiente:
Nro Original
4

y en la casilla denominada
Numero a cambiar

62

Seleccionar el tipo de comprobante (egreso, ingreso, diario) y presionar el botn <cambiar> entonces
ocurrir el cambio el sistema informar que dicho suceso se ha realizado.
L) COPIA DE COMPROBANTES.- Esta opcin permitir copiar comprobantes en caso de correlativos
por mes, de un mes a otro o tambin dentro el mismo mes, y en caso de correlativos nicos
copiar comprobantes al siguiente nmero correlativo.

En la casilla denominada origen se proceder a seleccionar los datos del comprobante a copiar, luego el
nmero origen del comprobante y en caso de correlativo mensual el correspondiente mes.
Luego en la casilla destino se proceder a realizar la misma seleccin pero del comprobante destino.
Luego se podr presionar o hacer clic en el botn copiar, el Sistema verificara:
Si el comprobante destino existe y preguntara si
deseamos reemplazar.
Si el correlativo que se dio es saltado y si deseamos
que el sistema le asigne el correlativo correspondiente.
Si el comprobante origen no tiene nada grabado.
M) INDICES
En esta opcin se podr obtener algunos ndices previa carga en esta pantalla de las correspondientes
cuentas que se solicitan.
Luego elegir la formula que se desea y presionar el botn <mostrar> entonces se visualizara la formula y
dicho ndice.
N) Grficos.Para visualizar los grficos existentes solo se deber seleccionar y presionar el botn ver, la mayoria
dew los grficos se muestran en la ltima pgina.

SUB MENU IMPRESION

Podr realizar las reimpresiones de varios reportes.
a) PLAN DE CUENTAS - Idntico a men <consultas>, <plan de cuentas>
b) REIMPRESION LIBRO DIARIO.- idntico a men <consultas> <libro diario>
c) REIMPRESION LIBRO MAYOR - Mediante esta opcin se puede imprimir todos los mayores de las
cuentas que tiene movimiento.
La casilla denominada desde significa el cdigo de cuenta de inicio para la impresin usted puede
modificar dicho cdigo dependiendo la necesidad de impresin.

La casilla denominada hasta significa el cdigo de cuenta final para la impresin, usted puede modificar
dicho cdigo dependiendo la necesidad de impresin.
El rango entre fechas se pude cambiar de acuerdo a las necesidades.
Luego bastara con presionar el botn <impresin> y el sistema realizara la impresin de todos los
mayores comprendidos entre ese rango de fechas
Se debe tomar en cuenta que este proceso puede tener ocupada su impresora durante un largo espacio
de tiempo, dependiendo de las transacciones que tenga grabadas.
d) REIMPRESION DE COMPROBANTES
Los comprobantes que por alguna razn no han sido impresos podrn ser mostrados y enviados a la
impresora mediante esta opcin.

La pantalla se encuentra dividida en dos partes la primera sirve para imprimir y visualizar comprobantes
de uno en uno, la segunda pantalla permite solo imprimir comprobantes en un nmero mayor a uno.
Ejm. Pantalla superior
Nmero de comprobante 23
Tipo de comprobante
Presionar el botn

EGRESO
<imprimir>

Nos mostrara en pantalla dicho comprobante, existiendo la opcin de imprimirlo si se desea.

Ejm. Pantalla inferior

Desde
Hasta
Tipo de comprobante
Presionar el botn

10
24
EGRESO
<imprimir>

Nos enviara directamente a la impresora 25 comprobantes de

EGRESO tomando como inicio el comprobante nmero l0 y
finalizando con el comprobante nmero 24.
F) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.
Bolivianos - Idem a <consultas>, <balance de sumas y saldos>
Dlares- Para realizar la impresin del balance de sumas y saldos en dlares a la fecha que se desee,
primero se deber generar el Balance de sumas y saldos en bolivianos, y luego proceder a ingresar en
esta opcin y presionar el botn <impresin>.
G) ESTADO DE RESULTADOS - idem a <consultas>. <estado de resultados>,

H) BALANCE GENERAL.- Idem a <consultas>, <Balance General>.

MENU CLIENTES/PROVEEDORES
Consta de
A) CLIENTES
A1) LISTADO DE CLIENTES
Se introduce todos los clientes para despus poder tener la
vinculacin con las ventas al contado y crdito en la opcin
<transacciones>. <flujo de caja> se procede de la siguiente
forma:

Se digita un cdigo para el cliente Ejm Cdigo 001

Luego se digita el Nombre del Cliente o la descripcin de la empresa
En la casilla donde indica <Nro. de ruc> se digita lo requerido en caso de no existir se deber digitar
la letra N
Mismo Procedimiento anterior para casillas de <direccin>, <actividad>, <telfono>.
Casilla <limite del crdito> se digitara el monto hasta el cual se desea dar crdito a nuestro cliente.
Ejm
Limite de Crdito 25000
Casilla cuenta por cobrar clientes usted puede hacer doble clic y el sistema le mostrara una lista del
plan de cuentas usted podr seleccionar la cuenta que desea, es

recomendable escoger una cuenta dentro del activo exigible.

Casilla de cuenta anticipo sobre ventas usted tambin podr hacer doble clic en dicha casilla, para
tener acceso al plan de cuentas y seleccionar una cuenta de pasivo.

La casilla de verificacin del nivel de precio la puede seleccionar de los siete niveles de precios que
usted maneja en sus inventarios.

Es recomendable que marque la siguiente casilla de estado del cliente, si esta casilla se encuentra

desmarcada, no se toman en cuenta al cliente en las ventas al contado y crdito que usted realice.
Luego deber presionar el botn - adicionar - el sistema emitir un mensaje donde se indicara que el
cliente ha sido grabado

Para modificar o borrar un cliente se debe seleccionarlo. presionando el botn <lista de clientes> y
haciende un clic en el que se desea, en forma automtica el sistema muestra todos los datos de dicho
cliente en sus correspondientes casillas, si se presiona el botn <eliminar> el cliente ser borrado . si
usted realiza modificaciones en las diferentes casillas y presiona el botn <modificar>, los datos sern
actualizados por los cambios que usted haya realizado.
A2) KARDEX INDIVIDUAL -- Emite un reporte individual de cada uno de los clientes
A3) NOTAS POR COBRAR - Emite un reporte de transacciones pendientes a cobrar de cada uno de los
clientes

B) PROVEEDORES
Se aplica todas las mismas instancias que de clientes.
C) SALDOS INICIALES

INICIAL DE.CLIENTES

INICIAL PROVEEDORES

En esta opcin usted deber grabar los saldos individuales para cliente o proveedor:

La casilla de fecha es modificable se refiere al saldo de principio de gestin

La casilla de tipo de cambio se refiere al tipo de cambio de la fecha del saldo inicial.
Presionar el botn <lista de clientes> el sistema mostrara una lista de los clientes.
Seleccionar un cliente haciendo doble clic
Introducir el saldo, si es positivo para el caso de clientes el sistema tomar dicho saldo como una
deuda para con la empresa si es negativo el sistema tomar dicho saldo como un anticipo para con
la empresa.

Caso de proveedores si el saldo es positivo el sistema tomara como una deuda de la empresa. si es
negativo el sistema deducir como un anticipo para nuestros clientes.

Presiona el botn <grabar>, el sistema preguntara si desea realizar el asiento contable, si usted
responde en forma afirmativa el sistema le solicitar una contracuenta para abonar: realiza
dependiendo del saldo los siguientes asientos
Ejm en clientes saldo positivo. 4500
Cuenta de Clientes
Contracuenta solicitada
Ejm en clientes saldo negativo

4500
4500

Contracuenta solicitada
Anticipo de clientes

4500
4500

Ejm. en Proveedores saldo positivo:

2300
101

Contracuenta solicitada
Cuenta Proveedores
Ejm en proveedores saldo negativo
2300
Anticipo Proveedores
Cuenta solicitada

2300
2300

2300
2300

Si desea que no se realice ninguno de los asientos contables anteriormente detallados deber
presionar <no> a la pregunta.
FLUJO DE CAJA

Esta opcin se refiere a

compras tanto al contado

vnculos con la parte de clientes. proveedores, mercaderas

VENTAS CONTADO O AL CREDITO

trabajar con ventas y

como al crdito, se tiene

Se deber escoger el tipo de venta en la casilla (contado o crdito). En forma automtica el sistema
emite un numero correlativo para dicha operacin ubicado en la parte superior derecha, los correlativos
son independientes tanto para las ventas al crdito como al contado.
La casilla denominada <del> se refiere a, de cual almacn esta saliendo la mercadera para la venta la
fecha es modificable.
El tipo de cambio se mostrara de acuerdo a la fecha dependiendo si usted tiene configurada su tabla
tipos de cambio (men utilidades - tipos de cambio)
Podr seleccionar la moneda para la venta. Selecciona el cliente para la venta (se mostrara todos los
clientes introducidos en el men <clientes>, <listado de clientes>.
Detalle se refiere a la glosa por las ventas.
Presionar el botn <ver tems> y seleccionar el tem para la venta, si existe un saldo fsico del tem en
almacn nos mostrar el tem, la descripcin, la medida, fecha de vencimiento (si es un tem de
vencimiento) y el precio unitario, tambin si se conoce el cdigo se podr digitar este.
Deber digitar la cantidad a vender, el sistema nos mostrara el importe en forma automtica.
Si digitamos una cantidad mayor a la que existe en nuestros Almacenes, se mostrara un mensaje donde
se le solicitara que cambie dicha cantidad, ya que no existe lo suficiente para la venta en los almacenes.
Una vez realizado el proceso, el tem ser adicionado a la lista, podr repetir este proceso para la
cantidad de tem que desee vender, volviendo a presionar el botn <ver tems> y seleccionado los que
desee o ya sea digitando el cdigo.
Una vez escogidos todos los tems para la venta deber presionar el botn <grabar>.
Al presionar el botn grabar aparece otra pantalla donde solicita datos adicionales para la venta.
Se mostrara una casilla donde se detalla la cantidad de tems que se esta vendiendo y el total del
importe para la venta Se mostrara las casillas <monto de recargo>, y <monto de descuento>, solo
deber llenar una de estas si existe un recargo en la venta o si existe un descuento en la venta.

Luego se puede ver las casilla <deuda anterior> donde nos muestra el monto que debe el cliente
escogido para la venta (si es que dicho cliente tiene una deuda pendiente).
La casilla <saldo a favor> significa que nuestro cliente nos ha provisto anteriormente de un anticipo.
La casilla de anticipo se la puede llenar con un determinado monto, siempre que la casilla <saldo a
favor> tenga un saldo, ya que esta casilla significa que se nos esta pagando algo o la totalidad de la
venta con su saldo a favor anterior.
La casilla de pago a cuenta es utilizada en el caso de una venta al crdito, donde el cliente cancela solo
una parte.
El botn existe factura? , se debe presionar para el caso de ventas efectuadas con su respectiva
factura donde nos mostrara el libro de ventas iva
Casilla cuenta deudora. Se utiliza para las compras al contado o
las ventas al crdito donde existe
un pago a cuenta, se debe hacer doble clic en dicha casilla para mostrar el plan de cuentas y seleccionar
la cuenta a debitar.
Luego se presiona el botn grabar, el sistema nos indica que la venta ha sido grabada y que se han
generado los asientos de venta (comprobante ingreso), de costo de venta (comprobante de diario) y
devengamiento del impuesto a las transacciones si existe factura (comprobante de diario).
Existe diferentes transacciones de acuerdo a las casillas llenadas
Ejemplo 1:
Venta al contado por Bs
1000 con factura
Casilla <monto de recargo>
0
Casilla <monto de descuento>
0
Casilla <Anticipo>
0
Casilla <Pago a cuenta>
0
Casilla factura <SI>
0
Casilla <cuenta deudora>
1110101
(Suponiendo que dicho cdigo corresponde a la cuenta caja
Moneda nacional dentro del plan de cuentas)
Al presionar el botn grabar se genera los siguientes asientos. Deber tener cuidado en revisar que en el
men <administracin> <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>, tenga configurado todas
sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3, o el porcentaje que corresponda.
Comprobante de ingreso
Caja
Dbito fiscal
Ventas

1000

Comprobante de Diario
Costo de ventas
Inventario de mercaderias

130
870

xxx
xxx

Comprobante de Diario
106
Impuesto a las transacciones

30

Impuesto a las transacciones x pagar

30

Ejemplo 2
Venta al contado por Bs 1000 con factura con recargo en ventas
Casilla <monto de recargo>
Casilla <monto de descuento>
Casilla <Anticipo>
Casilla <Pago a cuenta>
Casilla factura <SI>

10
0
0
0
0

Casilla <cuenta deudora>

1110101 (Suponiendo que dicho cdigo corresponde

a la cuenta caja moneda nacional dentro del plan de cuentas).

Al presionar el botn grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el men
<administracin> <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>, tenga configurado todas sus
cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3
Comprobante de ingreso
Caja
Recargo en ventas
Dbito fiscal
Ventas

1010
10
130
870

Comprobante de Diario
Costo de ventas
Inventario de mercaderias
Comprobante de Diario

107
xxx
xxx

Impuesto a las transacciones

Impuesto a las transacciones x pagar

30
30

Ejemplo 3
Venta

al

contado

por

Casilla <monto de recargo>

Casilla <monto de descuento>

Bs

1000

con

factura

con

descuento

bs.

10

O
10

Casilla <Anticipo>
0
Casilla <Pago a cuenta>
0
Casilla factura <SI>
Casilla <cuenta deudora
1110101 (Suponiendo que dicho cdigo corresponde a la
cuenta caja moneda dentro del plan de cuentas).

Al presionar el botn grabar se genera los siguientes asientos

Suponiendo que en el men <administracin> - <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>,
tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3
Comprobante de ingreso
Caja
Descuento en ventas

990
10
108

Dbito fiscal
Ventas
Comprobante de Diario

130
870

Costo de ventas
Inventario de mercaderas
Comprobante de Diario

xxx
xxx

Impuesto a las transacciones

30
Impuesto a las transacciones x pagar

30

Ejemplo 3
Venta al contado por Bs1000 con factura con anticipo bs. 20
Casilla -<monto de recargo>
0
Casilla <monto de descuento>
0
Casilla <Anticipo>
20
Casilla <Pago a cuenta>
0
Casilla factura <SI>
Casilla - cuenta deudora>
1110101 (Suponiendo que dicho cdigo corresponde a
la cuenta caja moneda nacional dentro del plan de cuentas).
Al presionar el botn grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el men
<administracin> - <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>, tenga configurado todas sus
cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 1
Comprobante de ingreso
109
Caja
Anticipo de clientes
Dbito fiscal
Ventas

980
20
130
870

Comprobante de Diario
Costo de ventas
Inventario de mercaderas
Comprobante de Diario
Impuesto a las transacciones

xxx
xxx
30

Impuesto a las transacciones x pagar

Ejemplo 4
Venta al crdito por 1000 con factura
Casilla <monto de recargo
Casilla <monto de descuento>Casilla <Anticipo>
Casilla <Pago a cuenta>
Casilla factura ---SI>-

30

O
O
O
O
O

Casilla <cuenta deudora >

vacia

Al presionar el botn grabar se genera los siguientes asientos

Suponiendo que en el men <administracin>, <administrador del Sistema>- <Datos de la empresa>,
tenga configurado todas sus cuentas

y este como porcentaje iva 13 e IT 3.

Comprobante de ingreso
110
Clientes

1000

Dbito fiscal

130

Ventas

870

Comprobante de Diario
Costo de ventas
Inventario de mercaderas

xxx
xxx

Comprobante de Diario
Impuesto a las transacciones
30
Impuesto a las transacciones x pagar
30
Estos Ejemplos son aplicables tambin a las ventas al crdito. Recuerde utilizar la casilla <pagos a
cuenta>, solo cuando es una venta al crdito y deja algo a cuenta.
PAGO DE CLIENTES
En esta opcin se realiza los pagos de deudas o ventas al crdito de los distintos clientes.
Deber seleccionar un cliente haciendo clic en la lista que aparece en la pantalla entonces el sistema
mostrara una lista de transacciones que existen con deuda, al seleccionar una deuda (haciendo doble
clic en ella) el sistema le mostrara la fecha, la nota y el tipo de comprobante, y la deuda en bolivianos y
su equivalente en dlares, deber llenar la fecha superior y el tipo de cambio con los de la fecha a
cancelar, luego introducir el monto a cancelar y el detalle que significa
la glosa, luego presionar el botn <grabar:>, el sistema le solicitara la contracuenta para debitar. en este
caso deber digitar el cdigo de la cuenta, por ejemplo 1110101 (caja), 11103O2 (banco),
etc.COMPRAS AL CONTADO Y AL CREDITO

El procedimiento es el mismo que para las ventas incluyendo los saldos iniciales, y pago a proveedores.

La Paz, Bolivia 2004

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