Instituto Profesional Santo Toms

Direccin de Carreras
Creacin e Implementacin de Procesos Administrativos

Nombre

: Carolina Leslie Valenzuela

Supervisor docente
Carrera
Lugar

Alonso
: Miguel ngel Aguilera
: Tcnico en Administracin
: Instituto Profesional Santo

Fecha de realizacin de la prctica

Toms
: Agosto 2013

RESUMEN

Las Direcciones de reas del Instituto Profesional Santo Toms, tienen como
principal funcin velar por el buen funcionamiento de las carreras impartidas por
dicho establecimiento; las labores que abarca esta rea son mltiples y gran
parte de ellas estratgicas; principalmente se dividen en gestin de la
administracin de la docencia y la gestin de la administracin de la carrera.
Para lograr los objetivos impuestos para la sede, los colaboradores que trabajan
en el rea: Directores de rea, Jefes de Carrera y Coordinadores deben crear
distintos mecanismos administrativos para controlar la gestin.
Para detectar los factores relevantes que afectan los procesos dentro de la
unidad, la alumna ha utilizado un mtodo de anlisis conocido como FODA,
que indica cules son las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, y
con esto definir qu procedimientos se estn omitiendo o realizando de manera
poco eficaz, y cules se estn haciendo correctamente.
Como objetivo de ste trabajo, la alumna pretende lograr un completo anlisis
de la unidad de Direccin Acadmica en el rea administrativa, y con este
proceso, mejorar las competencias de los colaboradores, adems de establecer
los procedimientos ms adecuados que se requieren en dicha unidad,
configurando adecuados mecanismos de control. De sta forma, la alumna
contribuir a que la unidad alcance su misin, visin y objetivos, de la mano
con el plan estratgico de la Organizacin.

ii

INDICE GENERAL

Contenido
RESUMEN.................................................................................................................................II
I. INTRODUCCIN.................................................................................................................VI
II. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA.................................................................................VII
II.1. MISIN Y VISIN DE LA CORPORACIN SANTO TOMS....................... VIII
II.2. RESEA HISTRICA.................................................................................... VIII
II.3. INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS............................................... XII
II.4. MISIN Y VISIN IP Y CFT SANTO TOMS............................................. XII
II.5. INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS, SEDE SANTIAGO...............XIII
II.6. INFRAESTRUCTURA.................................................................................... XIII

III.

DESCRIPCIN DEL REA......................................................................................XV

III.1. DESCRIPCIN DE FUNCIONES................................................................ XVII

IV.
V.

BENEFICIOS..........................................................................................................XXIII
DURACIN DE LA PRCTICA..............................................................................XXIV

VI.

SUPERVISOR DE LA EMPRESA..........................................................................XXV

VII.

SUPERVISOR DOCENTE.....................................................................................XXVI

VIII. LABORES DESEMPEADAS...............................................................................XXVII

IX.

DEFINICIN DE CADA LABOR DESEMPEADA......................................XXVIII

IX.1. ATENCIN PRESENCIAL Y TELEFNICA DE ESTUDIANTES Y

DOCENTES....................................................................................................... XXVIII
IX.2. INFORMAR AL PERSONAL DE SERVICIO LA APERTURA Y CIERRE DE
LAS SALAS......................................................................................................... XXIX
IX.3. APOYO ADMINISTRATIVO A LOS DIRECTORES, JEFES DE CARRERA Y
COORDINADORES............................................................................................. XXIX
IX.4. CONFECCIN DE LIBROS DE CLASES Y EMISIN DE LISTAS DE
ASISTENCIA....................................................................................................... XXX

iii

IX.5. ACTUALIZACIN DE LISTAS DE ASISTENCIA Y NOTAS...................... XXXII

IX.6. REGISTRAR ASISTENCIA DE LOS DOCENTES E INFORMAR A LOS JEFES
Y DIRECTORES DE CARRERAS....................................................................... XXXIII
IX.7. RECEPCIN DE SOLICITUDES DE MODIFICACIN DE CARGA
ACADMICA Y JUSTIFICACIONES DE INASISTENCIAS A EVALUACIONES.

XXXIII

IX.3.1 Solicitud de Modificacin de Carga Acadmica (realizada desde la toma de

asignaturas, hasta la emisin de listas de asistencias definitivas)............................xxxiv
IX.3.2 Solicitud de Justificar inasistencia a evaluaciones (durante todo el semestre)...xxxiv
IX.3.3 Solicitud Para justificar una inasistencia a los exmenes (al final del semestre) xxxiv
IX.8. RECIBIR, REGISTRAR Y ENVIAR LAS SOLICITUDES CURSADAS POR
REGISTRO CURRICULAR A LOS DIRECTORES DE CARRERAS..................... XXXV
IX.9. ORDENAMIENTO Y ARCHIVO DE LOS LIBROS DE CLASES AL
TERMINAR CADA SEMESTRE......................................................................... XXXVI
IX.10. CONSOLIDACIN, SOLICITUD, RECEPCIN Y DISTRIBUCIN DE LOS
MATERIALES DE ESCRITORIO DE CADA REA............................................. XXXVI
IX.11. ADMINISTRACIN Y PREPARACIN DE LA SALA DE REUNIONES PARA
REUNIONES Y EXMENES DE TTULO................................................................ XXXVII

ASIGNATURAS...............................................................................................................XXXIX
X.1. ADMINISTRACIN DE EMPRESAS......................................................... XXXIX
X.2. COMPUTACION APLICADA..................................................................... XXXIX

iv

I. INTRODUCCIN

Hoy en da, sta adaptacin se hace cada vez ms importante, en la medida

que las sociedades se vuelven ms tecnologizadas y competitivas. Es por ello,
que el hombre ha tenido la necesidad de ampliar sus conocimientos y
establecer una preparacin formal para poder hacer frente adecuadamente a
stos cambios. Por este motivo, surge la creacin de Instituciones de Educacin
Superior, que permitan desarrollar al mximo las habilidades y competencias.
Desde la creacin de la primera universidad en Chile, el mercado de la
educacin superior ha crecido exponencialmente, sobre todo en la ltima
dcada, amplindose al sector privado y con una variada oferta de instituciones
y carreras. Por otra parte, se han comenzado a incorporar los sectores
socioeconmicos medios y bajos, debido a que egresan de enseanza media
ms jvenes de los quintiles vulnerables, aumentando la cantidad de
postulantes a la educacin superior, que requieren preparacin para poder
alcanzar mayores, logrando as, la movilidad de un segmento socioeconmico
a uno superior.
Esta situacin, implica tambin mejorar y regular las opciones de financiamiento
para los estudios. Actualmente existen becas y crditos que otorga el Ministerio
de Educacin y otras Instituciones,

las que contribuyen al aumento de

cobertura, y son de gran ayuda para el alumnado de menores recursos, que es

el segmento al que apunta el Instituto Profesional Santo Toms. Para que estos
beneficios lleguen oportuna y eficientemente a los alumnos, la Direccin de
Asuntos Estudiantiles tiene la labor de resguardar el correcto cumplimiento de
los procedimientos, y asegurar la mantencin de los alumnos en la Institucin,
evitando la desercin. Es por ello que, como administrador, la alumna debe
v

utilizar las competencias y conocimientos aprendidos, para mejorar los

procesos, de manera de garantizar los niveles de calidad que requiere la
unidad.

II. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Santo Toms es un sistema educacional con presencia nacional, al

servicio de la formacin de personas en los diferentes niveles educacionales,
Colegios, Centro de Formacin Tcnica, Instituto Profesional y Universidad. Por
ms de 35 aos, e inspirados en el pensamiento de Santo Toms de Aquino, ha
participado en la formacin de personas con un fuerte nfasis en el desarrollo
de cualidades y virtudes.
El Instituto Profesional es parte integrante del Holding Santo Toms y sus
filiales, y opera bajo la razn social de Corporacin Santo Toms Ltda. Esta
Corporacin, destaca por ser un proyecto educativo enfocado en la excelencia
y calidad de la docencia, as como en la formacin y desarrollo integral de sus
alumnos,

implicando

un

crecimiento

perfeccionamiento

constante,

estableciendo proyectos acadmicos y de extensin en Chile y el mundo.

Considerando los tres formatos de educacin superior, Santo Toms se
configura hoy como el sistema de Educacin Superior privado, autnomo y
acreditado ms grande del pas y con una red de colegios fundada en los
mismos principios y que constituye la base educacional y de formacin de
nuestra Corporacin.

II.1. MISIN Y VISIN DE LA CORPORACIN SANTO TOMS

vi

Misin

Formar personas con un nivel de preparacin y valores que les permita

desempearse

y contribuir con

integridad, eficiencia, calidad

responsabilidad social al desarrollo de su familia y comunidad.

Visin

Ser reconocida como una corporacin educacional de prestigio inspirada

en valores cristianos, comprometida con sus alumnos y con la igualdad
de oportunidades en el acceso a la educacin, con cobertura nacional y
proyeccin internacional, ofreciendo proyectos educativos de calidad con
presencia en todos los niveles del sistema de educacin.

II.2. RESEA HISTRICA

En nuestro pas, durante la Colonia, la educacin fue una tarea encabezada

prioritariamente por la Iglesia Catlica y, en menor medida, por los cabildos. La
primera y nica universidad fundada en ese perodo fue la Real Universidad de
San Felipe, en Santiago. La independencia produjo un cambio en las
necesidades de la sociedad, por lo que la Universidad de San Felipe se
transforma en la Universidad de Chile, inaugurada en 1843 y cuyo primer rector
fue Andrs Bello. Posteriormente, en 1888, se cre la Pontificia Universidad
Catlica de Chile.
Desde la creacin de la primera universidad en nuestro pas, el sistema ha
crecido y ha multiplicado su oferta vertiginosamente, sobre todo en la ltima
dcada. Si antes slo existan 8 universidades para elegir, hoy el recin
egresado de cuarto medio tiene una amplia y variada oferta de centros
educacionales y carreras.

vii

Instituciones Santo Toms

En el ao 1975, el seor Gerardo Rocha Vera funda el Centro de Estudios
Paramdicos, Propam, el que da origen el ao 1981, al CFT Centro Nacional de
Estudios Paramdicos y Agropecuarios, Propam, institucin pionera en impartir
carreras del rea paramdica. Adems, ese mismo ao, se funda el CFT Centro
Interamericano de Educacin y Cultura, Cidec, institucin pionera en ofrecer
carreras

principalmente

en

el

rea

de

las

comunicaciones,

turismo,

secretariado, informtica, comercio exterior, contabilidad y diseo. En el mismo

ao, se crea el colegio Santo Toms de Puerto Montt.
En el ao 1982, el Mineduc autoriza el funcionamiento de los CFT, Cidec y
Propam en 16 ciudades a lo largo del pas.
Posteriormente, en 1987 Mineduc autoriza el funcionamiento del Instituto
Profesional Santo Toms en diez ciudades del pas. Adems se autoriza el
funcionamiento del CFT, CEPSA, con carreras de tcnico nivel superior en el
rea paramdica.
En 1988 Mineduc aprueba los estatutos y entidades examinadoras de las
carreras de la Universidad Santo Toms, la cual
acadmicas

inicia sus actividades

en 1989 ofreciendo las carreras de Agronoma, Medicina

Veterinaria, Ingeniera Forestal, Ingeniera Comercial, Psicologa y Periodismo.

En el ao 1995, se crea el colegio Santo Toms de San Bernardo, y al ao
siguiente se crea el colegio del Valle en la ciudad de La Serena, establecimiento
privado, con participacin de Santo Toms.
El 14 de diciembre de 2000, el IP Santo Toms obtiene plena autonoma de
parte del Consejo Superior de Educacin.
En el ao 2002 se fusionan Cidec y Propam, dando origen al CFT Santo Toms.
El

23 de enero de 2003, el Consejo Superior de Educacin otorga plena

autonoma a la UST, y en mayo,

se declara la autonoma del CFT Santo

Toms.
La UST inicia sus actividades en regiones el ao 2004, con la apertura de 10
sedes.
viii

En el mes de diciembre de 2005, la CNAP otorga la acreditacin, en las reas

de Gestin Institucional y Docencia conducente a ttulo, a la UST y al IP por dos
aos y al CFT Santo Toms, por tres. En el mismo ao, La Universidad Santo
Toms inicia sus actividades en la ciudad de Osorno, alcanzando a 12 sedes a
nivel nacional.
En 2007, se inician las actividades de las instituciones Santo Toms en la
ciudad de Copiap. Adems, se inauguran los colegios Santo Toms en tres
ciudades de Chile. En el mes de diciembre, el Consejo Nacional de Acreditacin
(CNA) otorga la acreditacin, en las reas de Gestin Institucional y Docencia
conducente a ttulo a la UST por cuatro aos y al IP Santo Toms, por tres.
En el ao 2008, la UST inicia sus actividades en la ciudad de Valdivia,
alcanzando a 14 sedes a nivel nacional. El CFT CEPSA, se fusiona con el CFT
Santo Toms, transformndose en la sede de Puente Alto. Se inaugura el
primer Instituto Confucio, en Chile y Amrica del Sur en la Universidad Santo
Toms Via del Mar. Se inaugura el Instituto de Ciencias del Deporte de la UST,
en las dependencias del Centro Nacional de Entrenamiento Olmpico del
Comit Olmpico de Chile (COCH).
En el mes de agosto de 2009, concluye el proceso de modificacin de la
estructura societaria de la Corporacin Santo Toms, mediante el cual se
incorpora a la propiedad la familia Hurtado Vicua y Linzor Capital Partners LP.
En el mismo ao, el CFT fue reacreditado por la Comisin Nacional de
Acreditacin (CNA), hasta diciembre de 2013, en las reas de Gestin
Institucional y Docencia conducente a ttulo.
La UST recibi la acreditacin, por la agencia acreditadora Akredita, de sus 5
carreras de la Facultad de Educacin por un perodo de tres aos, desde
diciembre 2009 hasta diciembre 2012.
El ao 2010 se obtiene la acreditacin por 4 aos del Instituto Profesional, en
las reas de Gestin Institucional y Docencia de Pregrado, otorgada por la
Comisin Nacional de Acreditacin (CNA), hasta noviembre de 2014. Adems,
se han acreditado en sta institucin, siete carreras: Diseo Grfico (2010ix

2013); Servicio Social (2010-2013), y Comunicacin Audiovisual Digital (20102014) por la Agencia Acreditadora de Chile A&C, mientras que por la agencia
Acredita CI, se han acreditado Ingeniera de Ejecucin Agropecuaria (20102012); Ingeniera de Ejecucin en Electrnica y Telecomunicaciones (20102012); Ingeniera de Ejecucin en Informtica (2010-2012) e Ingeniera de
Ejecucin en Prevencin de Riesgos (2010-2013).
En la Universidad, las carreras del rea salud obtienen la acreditacin por tres
aos, hasta diciembre de 2013, para las carreras de Enfermera, Kinesiologa,
Nutricin y Diettica, y Tecnologa Mdica, de la Facultad de Salud. stas
ltimas tres carreras son las primeras de una universidad privada en alcanzar
dicha certificacin, la cual fue otorgada por la agencia acreditadora Akredita
Q.A.
Por ltimo, dos carreras emblemticas del Centro de Formacin Tcnica Santo
Toms tambin recibieron su acreditacin, de parte de la agencia Akredita Q.A.,
adems de ser las que han obtenido un mayor perodo de certificacin. Se trata
de Tcnico en Enfermera de Nivel Superior (TENS) y Tcnico en Enfermera
Gineco-Obsttrica y Neonatal (TEGYN), las cuales estarn acreditadas desde
diciembre de 2010 hasta diciembre de 2015.

II.3. INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS

Con ms de 12 aos de existencia, el Instituto Profesional Santo Toms es una

institucin acadmica con 20 sedes a lo largo del pas, mantiene una presencia
de Arica a Punta Arenas. En el ao 2010 se imparten ms de 70 carreras a nivel
nacional, en modalidad diurna y vespertina en las reas de Administracin,
Ciencias Sociales, Comunicacin y Diseo, Ingeniera y Tecnologa, y Recursos
Naturales, agrupando a cerca de 9 mil alumnos en todos sus establecimientos.
En sus sedes, los alumnos tienen la posibilidad de acceder a carreras
profesionales y tcnicas, siguiendo el concepto de educacin continua que est
presente en todas las instituciones Santo Toms, que ha diseado una oferta
x

acadmica articulada que permite la continuidad de la educacin y facilita la

formacin de sus alumnos.
El instituto profesional, que cuenta con su autonoma desde hace una dcada,
fue reacreditado por parte de la Comisin Nacional de Acreditacin de Pregrado
(CNAP), en las reas de Gestin Institucional y Docencia Conducente a Ttulo,
desde diciembre del 2010 hasta diciembre del 2014.
II.4. MISIN Y VISIN IP Y CFT SANTO TOMS

Misin

Formar personas con un nivel de preparacin tcnica y profesional,

valrica y actitudinal que les permita desempearse con integridad,
eficiencia, creatividad y responsabilidad social en el mbito laboral y a
travs de ello, contribuir al desarrollo de su familia y comunidad.

Visin

Ser reconocida como una institucin educativa de prestigio, con

cobertura nacional, inspirada en valores cristianos, comprometida con
sus alumnos y con la igualdad de oportunidades en el acceso a la
educacin, que ofrece ttulos tcnicos y profesionales de alta calidad y
pertinencia, combinando el enfoque global con la visin local.

II.5. INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS, SEDE SANTIAGO.

A partir del ao 2013 la Sede Santiago Centro del Instituto Profesional Santo
Tomas, se encuentra ubicada en Vergara #165, Comuna de Santiago, en la
Regin Metropolitana y alberga a la comunidad educativa del CFT y del Instituto
Profesional. La cantidad se alumnos matriculados en esta ltima institucin en
el ao 2013 fue 1.808 alumnos en sus 10 carreras, impartidas tanto en jornada

xi

vespertina como diurna, y se proyecta un ingreso de aproximadamente mil

alumnos nuevos, lo que implica un crecimiento respecto de 2013, de un 38%.
FIGURA II-1 Cuadro comparativo de Ingreso de alumnos por ao
2011
NUEVOS TOTAL
1137
2.794

2012
NUEVOS TOTAL
953
2.806

2013
NUEVOS TOTAL
724
1.808

II.6. INFRAESTRUCTURA

Para albergar adecuadamente a esta cantidad de alumnos, el IP Santo Tomas,

sede Santiago Centro, posee un moderno edificio, de ms de 10 mil m2
construidos, ubicado en pleno centro de la ciudad. Su infraestructura est
compuesta por salas de clases, computacin y audiovisuales, biblioteca,
auditrium, cafetera y avanzados laboratorios y talleres, acorde a las
necesidades de cada una de las carreras que se dictan, para asegurar as, la
calidad de la educacin de los alumnos.

ORGANIGRAMA

xii

INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMS

Figura 1: Organigrama de la Empresa

III.

DESCRIPCIN DEL REA

xiii

Las Direcciones de reas en el Instituto Profesional Santo Toms se

constituye como una unidad estratgica en la organizacin, tiene dependencia
directa del Director Acadmico, e indirectamente de los Directores Nacionales
de rea y est a cargo de la administracin de las carreras que imparte cada
rea y de los docentes que imparten los respectivos programas educativos. Su
funcin enfocada al alumnado comienza a partir del proceso de admisin, y
concluye con la titulacin de los alumnos, guiando y apoyando su proceso
formativo. Con respecto a la docencia, las reas reclutan estratgicamente a
sus docentes para velar por un alto estndar de calidad docente,
supervisndolos y prestndole el soporte necesario para que puedan
desempear en condiciones ptimas sus funciones.
Esta rea cuenta con personas especialistas en su rea, con capacitadas en el
manejo y atencin al cliente, uso de herramientas computacionales, trabajo en
equipo y resolucin de conflictos.
Figura 2: Organigrama del rea.

xiv

III.1. DESCRIPCIN DE FUNCIONES

Las principales funciones asociadas al cargo de los Directores de rea son:

Gestin de la administracin de la docencia:

Proponer a la Direccin Acadmica los recursos docentes para la

carrera.
Asesorar, a los Jefes de Carrera, en la seleccin de los profesores de

especialidad de la carrera.
Analizar y evaluar el resultado de los parmetros que miden el

desempeo acadmico de los docentes de las carreras que manejan.

Velar por el correcto funcionamiento de las carreras e implementacin de

los programas de estudio del rea.

Realizar actividades de Docencia de acuerdo a las necesidades de la
institucin.

Gestin de la administracin de la carrera:

Asesorar al Director Acadmico en materias propias de la escuela o el

rea de su competencia.
Cautelar el desarrollo de su rea, conforme a la orientacin institucional.
Asesorar al Director Acadmico en la formulacin, proposicin y
ejecucin del plan de desarrollo en la Sede, en concordancia con los

lineamientos del plan de Desarrollo estratgico respectivo.

Elaborar, proponer y ejecutar el presupuesto anual de operaciones e

inversin del rea.

Desarrollar actividades docentes, acadmicas y planes de extensin en

el rea de su conocimiento.
Participar, en conjunto con las autoridades de la sede, en la seleccin y

evaluacin de los Jefes de Carrera.

Supervisar los resultados de rendimiento acadmico, retencin y

actividades de titulacin, as como seguimiento de egresados.

Proponer a las autoridades de la Sede las acciones de promocin de
la(s) Carrera(s), as como contactos y convenios externos para apoyar el
desarrollo de la(s) misma(s).

xv

Proveer a la Direccin Acadmica de informes peridicos sobre el estado

de avance del desarrollo a su cargo.

Ejercer todas las funciones atingentes al cargo que le sean delegadas

por el Director Acadmico o Rectora.

Integrar los organismos colegiados que por su cargo le correspondan.
Dictar, personal o colegiadamente, resoluciones de su competencia, de

acuerdo al reglamento acadmico vigente.

Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos acadmicos y
estudiantiles,

como

tambin

todas

aquellas

que

regulan

el

funcionamiento del Instituto Profesional y que competen a su mbito y

nivel.
Las principales funciones asociadas al cargo de los Jefes de carrera son:
Gestin de la administracin de la docencia:

Buscar docentes segn perfil de cada asignatura y proponer al Director

de Escuela.
Elaborar los horarios de clases, control de los contenidos de los
programas de asignaturas, supervisin de la entrega y cumplimiento de

las planificaciones de asignatura.

Controlar el ingreso de evaluaciones en el sistema.
Elaborar calendario de exmenes.
Controlar las estrategias de evaluacin por asignatura (tipo, diseo y

condiciones de los instrumentos).

Controlar el cierre semestre de las asignaturas de carrera.
Realizar actividades de docencia de acuerdo a las necesidades de la

institucin.
Gestin de la administracin de la carrera:
Asesorar al Director de Escuela y cautelar el desarrollo de la carrera,

conforme a la orientacin institucional.

Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos acadmicos y
estudiantiles,

como

tambin

todas

aquellas

que

regulan

el

funcionamiento del Instituto Profesional y que competen a su mbito y

nivel.
Supervisar los procesos de Titulacin
xvi

Mantener contacto regular y sistemtico con los profesores, para orientar

los programas y actividades acadmicas.

Proponer
y
desarrollar
actividades

complementen la formacin de los alumnos.

integrar los organismos colegiados que le competen.
Planificar, controlar y evaluar las actividades docentes, acadmicas y de

extensin desarrolladas por la Escuela en la Sede.

Dictar, personal o colegiadamente, resoluciones de su competencia, de

acuerdo al Reglamento Acadmico vigente.

Realizar una correcta atencin a los requerimientos de alumnos.
Generar relaciones con el mundo laboral, en concordancia con la carrera

respectiva.
Llevar una base de datos actualizada de centros de prctica y

generarlos.
Revisar y actualizar los ndices de retencin, para proponer estrategias

remediales al Director de Escuela.

Implementar la produccin y seguimiento de las actividades de extensin

y admisin de la carrera.
Atender a los postulantes a la carrera, registro de base de datos, envo

extraprogramticas,

que

de material e informacin, actualizacin de materiales promocionales de

la carrera, coordinadamente con Admisin de la sede.

Revisar mensualmente las carpetas de asignaturas, para supervisar el

cumplimiento de los programas de estudio.

Controlar el registro de materia por parte de docentes de asignatura.
Controlar la asistencia y cumplimiento de horario de los docentes.
Enviar justificaciones o certificados de los estudiantes a los docentes

segn reglamento acadmico y verificar su origen.

Subrogar al Director de Escuela.

Gestin de la infraestructura y equipamiento:

Planificar la mantencin de equipos de la carrera.

Controlar el buen uso y prstamos de equipamiento asignado a la

carrera.
Controlar los proveedores de servicios de mantencin de equipamiento.

Controlar el estado del equipamiento de la carrera.

Proponer la compra de insumos de la carrera.
xvii

Revisar el equipamiento en biblioteca y Laboratorios si correspondiese.

Controlar los protocolos de solicitud y asignacin de equipamiento de la

carrera a los estudiantes.

Asignar el equipamiento de la carrera a clases segn planificacin

docente por asignatura.

Controlar el responsable uso acadmico del equipamiento de la carrera
en paol y laboratorios.

Las principales funciones asociadas al cargo de los coordinadores de carrera

son:

Reportar al Jefe de carrera sobre el funcionamiento de la carrera

con la periodicidad que sea requerida por ste.

Implementar la produccin y seguimiento de las actividades de

extensin y admisin de la carrera.

Ejecutar una correcta atencin a los requerimientos de alumnos.
Atender a los postulantes a la carrera, registro de base de datos,
envo

de

material

informacin,

actualizacin

de

materiales

promocionales de la carrera, coordinadamente con Admisin de la sede.

Implementar y participar en las actividades de extensin entre la

carrera y el mundo acadmico y laboral.

Revisar mensualmente las carpetas de asignaturas,

supervisar el cumplimiento de los programas de estudio.

Controlar el registro de materia por parte de docentes de

asignatura.
Controlar la asistencia y cumplimiento de horario de los docentes.
Enviar justificaciones o certificados de los estudiantes a los

docentes segn reglamento acadmico y verificar su origen.

Realizar actividades de Docencia de acuerdo a las necesidades

de la institucin.
Ejercer todas las funciones atingentes al cargo que le sean

para

delegadas por el Director Acadmico o Rectora.

Las principales funciones asociadas al cargo de los secretarios acadmicos son
los siguientes:

xviii

Identifica y traspasa a Directores de rea y Jefaturas de Carrera

situaciones que no son de resolucin de secretara.

Suministra informacin solicitada por los estudiantes, profesores y
pblico en general, resolviendo al mximo las situaciones propias de la

unidad, principalmente las relacionadas con apoyo a la docencia.

Contiene el flujo de pblico.
Agenda entrevistas de postulantes a la docencia y otros cargos.
Responde adecuadamente los requerimientos del pblico.
Orienta y deriva correcta y oportunamente al pblico, interno y externo.

Elaboracin y archivo de documentos:

Recepciona, deriva y entrega documentos de Directores de Escuela y

Jefaturas de Carreras.
Recepciona, responde, custodia, deriva y/o archiva correspondencia
enviada desde Direccin Acadmica, Direccin de Administracin y

Finanzas y Rectora.
Digita memorndums, formularios, cartas y en general cualquier
documento, relacionado con actividades institucionales, requeridos por

Directores de reas, Jefes de Carreras y Docentes.

Organiza y actualiza semanalmente carpetas de profesores y carpetas

de correspondencia.
Clasifica, archiva y preserva en buenas condiciones dichos documentos.
Elabora y despacha documentos generados por Directores de rea y

Jefes de Carreras
Administra cuadernos de: fotocopias, solicitud de salas, exmenes de

ttulos.
Administra archivadores de: Ficha de Exmenes de Ttulo, exmenes de
ttulo aprobados, certificados mdicos, recuperaciones, formularios
docentes, finanzas, salidas a terreno y recepcin de informes evaluados

de Prcticas Laborales.
De la Titulacin: digita y clasifica documentacin y participa en las
Ceremonias de Titulacin.

xix

IV. BENEFICIOS
Los beneficios recibidos por la alumna, son los que corresponden a un
colaborador de la Corporacin Santo Toms en condiciones normales. La
alumna realiz la convalidacin del trabajo como prctica laboral, segn lo
permite el reglamento acadmico, lo que favorece la permanencia en su trabajo
estable a los alumnos en jornada vespertina. Por lo tanto, la alumna contina
recibiendo su remuneracin mensual normal, de acuerdo a lo estipulado en su
contrato indefinido, con fecha de inicio 07 de Febrero de 2011. Cuenta, adems,
con los beneficios para los colaboradores otorgados a nivel corporativo, que son
los siguientes:

Seguro Complementario de Salud, Compaa de Seguros Consorcio.

ste beneficio consiste en el reembolso de gastos mdicos en un
porcentaje de cobertura detallado en el documento Plan Complemento
de Salud, que se incluye en el apartado de anexos.

Afiliacin a Caja de Compensacin y Asignacin Familiar, Los Andes.

Beneficios de Crdito Social, de Emergencia e Hipotecario, Bonos de
estudio, matrimonio, nacimiento, defuncin. Administracin de Cargas
Legales para Asignacin Familiar.

Convenios Corporativos con diferentes Instituciones, tales como pticas,

clnicas odontolgicas, etc. Descuentos y facilidades de pago para
trabajadores de Santo Toms.

Uniforme gratuito por temporada, primavera-verano y otoo-invierno.

Porcentaje de descuento al Estudiar en Santo Toms.

xx

Bono Fiestas Patrias y Navidad.

Los das 17 de Septiembre, 24 de Diciembre y Jueves anterior al Viernes

Santo la jornada de trabajo dura hasta las 13:30 horas.

xxi

V. DURACIN DE LA PRCTICA
La alumna realiz Convalidacin de su Prctica Laboral, segn lo estipulado en
el artculo N 4 del Reglamento Acadmico, esto es:
Para los alumnos que acrediten experiencia laboral en el rea de formacin de
la carrera tcnica, por un perodo continuo mnimo de 12 meses, dentro de los 3
ltimos aos, se le dar por convalidada las horas correspondientes a la
Prctica Laboral en terreno. No obstante, el alumno deber presentar un
informe, segn lo dispuesto en el artculo N 14 del presente reglamento.
Para la Convalidacin de la Prctica Laboral, la alumna realiz una solicitud
formal en Registro Curricular, adjuntando la documentacin que respalda la
situacin, en este caso, un certificado de antigedad laboral otorgado por la
empresa, y un certificado de funciones otorgado por su Jefe Directo.
La jornada de trabajo estipulada contractualmente, es la jornada mxima
semanal permitida por la legislacin vigente, que corresponde a 45 horas
semanales, distribuidas de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs., de acuerdo a
las necesidades de la unidad. La jornada diaria est dividida por 1 hora de
colacin.

xxii

VI. SUPERVISOR DE LA EMPRESA

La supervisin dentro de la empresa, est dada por la lnea de dependencia
jerrquica, de acuerdo al organigrama del departamento. La alumna reporta a
su Jefe directo, el Director Acadmico de La Sede, Sr. Alfredo Arias del Campo,
Profesor de Educacin General Bsica, Universidad de Atacama. Magster en
Educacin con Mencin en Gestin Educacional, grado otorgado por la
Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educacin.
Cuenta adems con pos ttulos en Administracin Educacional, diploma
otorgado por el Consejo Mundial de Educacin, y en Evaluacin e Investigacin
Educacional en el Instituto Profesional de Providencia.
Cuenta con veintisiete aos de experiencia en Educacin, ejerciendo como
docente y directivo en Instituciones pblicas y privadas. Desde noviembre de
2001 ejerce el cargo de Director Acadmico del Centro de Formacin Tcnica
Santo Toms de Santiago, y desde el ao 2012 se hace cargo de la Direccin
Acadmica del IP-CFT Santo Toms Santiago Centro.
Sus funciones dentro de la institucin se basan en

Dirigir y coordinar el

funcionamiento de las Carreras IP-CFT, con la finalidad de asegurar la calidad

del proceso de enseanza-aprendizaje y el cumplimiento de los programas de
estudios.

VII. SUPERVISOR DOCENTE

xxiii

La supervisin y gua de este informe de prctica ha sido realizado por el Sr.

Miguel ngel Aguilera.
Iniciado el proceso de Prctica el docente supervisor entreg el material
necesario para la elaboracin del informe prctica, en el que se detallaban las
normas para la confeccin del informe, en este documento se especificaba el
esquema general, elementos y puntos que se deban considerar para la
preparacin de este informe.
El docente est facultado para evaluar y supervisar el proceso de prctica. l
mantuvo constante preocupacin y disposicin para dar sugerencias, responder
y aclarar dudas sobre el desarrollo y realizacin del Informe de Prctica Laboral.
El docente se encarg de coordinar, y supervisar la ejecucin de actividades
acadmicas relacionada con la prctica laboral, con la finalidad de contribuir al
cumplimiento y desarrollo del este proceso.
De profesin Ingeniero Comercial, Licenciado en Ciencias de la Administracin
de Empresas en la Universidad Iberoamericana de Chile, cuenta con una
Maestra en Logstica, Universidad Nacional de Cuyo, Mendoza Argentina,
un MBAMagster en Administracin y Direccin de Empresas, Universidad de
Santiago de Chile, Magster Aseguramiento de la Calidad y Produccin Limpia y
posee un Doctorando en Administracin de Empresas, Universidad LleidaEspaa.
En la institucin se desempea como docente de las Carrera del rea de
Administracin, impartiendo ctedras como Presupuesto, Contabilidad de
Costos y Control de Gestin, entre otras.

VIII. LABORES DESEMPEADAS

xxiv

La alumna se desempea como Secretaria Acadmica del Instituto Profesional

Santo Toms, desde Diciembre de 2012, y anteriormente se haba
desempeado como Asistente de Registro Curricular. En este cargo, su
principal funcin est orientada en procurar atender y responder inquietudes de
los estudiantes y docentes, como as tambin:
Atencin presencial y telefnica de Estudiantes y Docentes, con el objetivo
de responder consultas relacionadas con el rea.
Informar al personal de servicio la apertura y cierre de las salas.
Apoyo administrativo a los Directores, Jefes de Carrera y Coordinadores.
Confeccin de Libros de Clases y emisin de listas de asistencia.
Actualizacin de listas de asistencia y notas.
Registrar asistencia de los docentes e informar a los jefes y directores de
carreras.
Recepcin de solicitudes de modificacin de carga acadmica y
justificaciones de inasistencias a evaluaciones.
Recibir, registrar y enviar las solicitudes cursadas por registro curricular a
los directores de carreras.
Ordenamiento y archivo de los libros de clases al terminar cada semestre.
Consolidacin y solicitud de los materiales de escritorio de cada rea.
Recepcin y distribucin de los materiales de escritorio.
Administracin y preparacin de la sala de reuniones para reuniones y
exmenes de ttulo.

IX. DEFINICIN DE CADA LABOR DESEMPEADA

xxv

En este captulo, se realiza una descripcin detallada de las obligaciones y

tareas que se nombraron en el captulo nmero VIII, realizadas por la alumna
durante el ejercicio de sus funciones:

IX.1. ATENCIN PRESENCIAL Y TELEFNICA DE ESTUDIANTES Y

DOCENTES

La principal funcin de los secretarios acadmicos es ser el primer filtro

entre los Directores de rea, Jefes de Carrera, Coordinadores y el pblico
general.
Dentro de las responsabilidades inherentes al cargo encontramos: mantener
un trato cordial, entregar informacin veraz y oportuna a los clientes (tanto
internos como externos), ser emptico con la persona y resolver sus
inquietudes. En el caso que la situacin no fuese de resolucin de secretara, es
deber del secretario, orientar a la persona en sus pasos a seguir o
redireccionarla a la unidad que tenga las competencias necesarias para
resolver su conflicto.
El objetivo principal de esta funcin resolver al mximo las situaciones
propias de la unidad, principalmente la contencin de flujo de pblico y las
relacionadas con apoyo a la docencia.

IX.2. INFORMAR AL PERSONAL DE SERVICIO LA APERTURA Y CIERRE

DE LAS SALAS

xxvi

Cada vez que un docente llega a la institucin, su obligacin es dirigirse a la

Direccin de Carreras para el retiro de su libro de clases. Es en ese momento
cuando el secretario acadmico debe informar al personal de servicio el nmero
de la sala que debe abrir para que el docente pueda realizar su clase. Del
mismo modo, al retirarse el docente del aula, el secretario acadmico debe
solicitar que cierren la puerta de la sala que se ha desocupado.

IX.3. APOYO ADMINISTRATIVO A LOS DIRECTORES, JEFES DE CARRERA

Y COORDINADORES

Dentro de las labores realizadas cotidianamente por el secretario acadmico,

encontramos el ordenamiento, organizacin y disposicin de distintos asuntos
para facilitar la labor de los Directores, Jefes de Carrera y Coordinadores.
Administra y prepara la sala para reuniones, localizar personas, sacar
fotocopias, redactar documentos, recibir y enviar correspondencia interna, son
algunas de las actividades que diariamente se realizan para contribuir a las
tareas que cumplen cada una de las reas.

xxvii

IX.4. CONFECCIN DE LIBROS DE CLASES Y EMISIN DE LISTAS DE

ASISTENCIA.

Los libros de clases son elemento esencial para cada docente, en l se

registran los contenidos que se realizan durante el semestre, apegndose al
programa de la asignatura, en ellos tambin agrega la carga acadmica del
docente y listas de notas y de asistencia. Los docentes debern retirar el Libro
de Clases a la hora de ingreso a la institucin y regresarlo una vez terminada la
clase en la Direccin de Carreras. Este procedimiento se aplica de acuerdo a la
Normativa

Administrativa de la Secretara que emana de la Direccin

Acadmica.
La confeccin de libros de clases son realizadas en forma semestral por los
secretarios acadmicos, quienes realizan esta funcin segn la programacin
acadmica que realice cada rea, como sta puede variar en el tiempo, es labor
del secretario acadmico ir actualizando o corrigiendo los libros de clases,
nminas de notas y asistencia hasta contar con la programacin final de las
asignaturas.
(flujo de creacin libros de clases).

xxviii

xxix

IX.5. ACTUALIZACIN DE LISTAS DE ASISTENCIA Y NOTAS.

La emisin de las listas de asistencias se efecta a travs del sistema

CLAS, estas deben ser generadas de acuerdo a la normativa administrativa.
Los listados oficiales de asistencia y notas para los libros de clases se
emiten dentro de la primera quincena del segundo mes iniciadas las clases,
despus del perodo de inscripcin de asignaturas, siendo los anteriores a esa
fecha listados slo provisorios.
Despus de la emisin de listados definitivos se solicita al cuerpo docente
restringir el ingreso a clases de estudiantes que no aparezcan en las listas,
salvo casos de excepcin que son comunicados previamente por la Direccin
de cada Carrera.

xxx

IX.6. REGISTRAR ASISTENCIA DE LOS DOCENTES E INFORMAR A LOS

JEFES Y DIRECTORES DE CARRERAS.

Teniendo en cuenta que la gran mayora de los docentes estn contratados a

honorarios, y considerando la necesidad de controlar el cumplimiento de las
clases programadas, los secretarios acadmicos deben registrar en una planilla
Excel la asistencia a clases de los profesores e informar a cada Director de rea
las inasistencias del da, con el fin de programar la recuperacin de las horas
perdidas.

IX.7. RECEPCIN DE SOLICITUDES DE MODIFICACIN DE CARGA

ACADMICA

JUSTIFICACIONES

DE

INASISTENCIAS

EVALUACIONES.

Hay tres tipos de solicitudes que los alumnos realizan de forma masiva
dependiendo del periodo acadmico en que se encuentren, y son las siguientes:

xxxi

IX.3.1 Solicitud de Modificacin de Carga Acadmica (realizada desde

la toma de asignaturas, hasta la emisin de listas de asistencias
definitivas)

Permite al alumno solicitar a la Direccin de su carrera la eliminacin,

inscripcin y cambio de seccin de los ramos inscritos en el semestre.

IX.3.2 Solicitud de Justificar inasistencia a evaluaciones (durante todo

el semestre)

Permite al alumno respaldar con un documento las inasistencias a las

evaluaciones del semestre. De ser aprobada la solicitud, la Direccin de Carrera
informa a los docentes que el alumno tiene la autorizacin para rendir la prueba
recuperativa al final del semestre.

IX.3.3 Solicitud Para justificar una inasistencia a los exmenes (al final
del semestre)

Esta solicitud aplica, en caso que por motivos de fuerza mayor el alumno no
pueda rendir el examen en la fecha programada para hacerlo, o bien, si por
motivos de reprobacin de asignaturas anteriores, las fechas de los exmenes
topen horarios con los exmenes correspondientes a ese semestre. En ambos
casos, la solicitud debe contar con un documento o carta de respaldo
explicando la problemtica.

xxxii

EL procedimiento a seguir con respecto a estas solicitudes son los siguientes:

El secretario acadmico entrega un formulario al alumno, el cual debe llenar y
adjuntar la documentacin si es necesario, luego de esto se debe entregar una
colilla de respaldo al alumno en donde indique que efectu dicha solicitud.
Luego las solicitudes son entregadas a cada rea dependiendo de cuando ellos
las requieran, algunos las solicitan en el da, otras piden que se archiven y otros
que se entreguen mensuales.
Una vez que la Direccin de Carrera revisa la solicitud resuelve aprobando o
rechazndola.

IX.8. RECIBIR, REGISTRAR Y ENVIAR LAS SOLICITUDES CURSADAS POR

REGISTRO CURRICULAR A LOS DIRECTORES DE CARRERAS.

Para llevar un control de las solicitudes recepcionadas desde el Departamento

de Registro Curricular, es necesario efectuar un registro en un archivo Excel en
donde se indica la fecha de recepcin, se individualiza al alumno con su
nombre, Rut, carrera y el tipo de solicitud que est realizando y finalmente la
fecha es que la solicitud fue enviada a Rectora.
Este archivo sirve como respaldo de la gestin realizada por cada rea y para
dar una informacin certera al alumno con respecto al lugar fsico donde se
encuentra su solicitud y el posible tiempo de respuesta.

xxxiii

IX.9. ORDENAMIENTO Y ARCHIVO DE LOS LIBROS DE CLASES AL

TERMINAR CADA SEMESTRE.

Al terminar el semestre acadmico y una vez que se haya cerrado el sistema

CLAS es necesario desarmar los libros de clases utilizados dicho semestre y
archivar la informacin contenida en ellos junto a los exmenes de dicha
asignatura.
Ambos documentos se guardan por dos aos en un sobre indicando la
asignatura y el profesor que la dict, el cual ir guardado en una caja de archivo
con la fecha y la carrera a las que pertenecen, para ser consultados en caso de
ser necesario.
xxxiv

IX.10. CONSOLIDACIN, SOLICITUD, RECEPCIN Y DISTRIBUCIN DE

LOS MATERIALES DE ESCRITORIO DE CADA REA.

La primera semana de cada mes, el secretario acadmico debe enva un mail a

los Directores, Jefes y Coordinadores de Carreras solicitando la lista con los
materiales de escritorio que necesitarn durante el mes, luego se espera tres
das aproximadamente hasta obtener la informacin necesaria de cada rea y
se consolida el pedido de materiales en un archivo Excel, donde el pedido se
desglosa segn el centro de costos.
Una vez listo el consolidado, se enva a la Contadora para su revisin y
posterior VB, la cual da el pase para que el encargado de adquisiciones
gestione el pedido con los proveedores.
Una vez que el pedido es recepcionado en la Direccin de Carreras, el
secretario acadmico debe revisar los materiales y distribuirlos conforme a las
listas enviadas por cada rea.

xxxv

IX.11. ADMINISTRACIN Y PREPARACIN DE LA SALA DE REUNIONES

PARA REUNIONES Y EXMENES DE TTULO.

La direccin de Carreras cuenta con una sala de Reuniones que puede ser
utilizada por todas las reas segn sea su necesidad. Para administrar dicha
sala y que no se produzcan coincidencias en las fechas y horas de su
utilizacin, se ha creado un calendario en Outlook, el cual se comparte entre los
dos Secretarios Acadmicos y en el cual se van registrando todas las reservas
de cada rea.
Dependiendo de los requerimientos y el fin con que se vaya a utilizar la sala de
reuniones, el secretario acadmico debe equiparla y dejarla lista para su uso.

xxxvi

X.

ASIGNATURAS

En la realizacin de sus funciones como Secretaria Acadmica, la alumna ha

logrado desarrollar las distintas competencias y habilidades obtenidas en el
curso de sus estudios, adems de incorporar los conocimientos aprendidos
para el mejoramiento de la gestin de la unidad. Los principales conocimientos
y competencias adquiridas se han obtenido de las siguientes asignaturas
cursadas:

X.1. ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

La administracin puede ser aplicada en todos los mbitos de la vida, entrega

herramientas que se requieren para comprender los procesos administrativos.
Gracias a esta asignatura, la alumna pudo comprobar la importancia de las
funciones de la administracin como planificacin, organizacin, direccin y
control que son de vital importancia a la hora de disear y controlar los
procedimientos que mejoren la calidad del servicio en la unidad y llevarlas a la
prctica en sus labores cotidianas.

X.2. COMPUTACION APLICADA

Computacin Aplicada es una asignatura prctica que aborda conocimientos

acerca del procesador de texto Word, el editor de presentaciones PowerPoint y
la planilla electrnica Excel.
Esta asignatura est orientada hacia la presentacin adecuada de documentos
de trabajo, sin embargo, el nfasis est puesto en el manejo y utilizacin ptima
de planillas electrnicas a nivel de usuario. Esto tiene como objetivo, emplear
xxxvii

las potencialidades del computador y del software Microsoft Office como

herramienta de apoyo a la gestin administrativa realizada por la alumna en la
Direccin de Carreras sobre todo en la creacin de planillas de registros,
creacin de libros de clases y confeccin de letreros de informacin acadmica.

X.3. TCNICAS DE NEGOCIACION

La negociacin es el proceso por el cual las partes interesadas resuelven
conflictos, acuerdan lneas de conducta, buscan ventajas individuales y/o
colectivas, procuran obtener resultados que sirvan a sus intereses mutuos.
Teniendo en consideracin esta definicin, la ctedra de tcnicas de
negociacin ha sido de gran importancia para la alumna, ya que con los
conocimientos adquiridos se han podido acordar procedimientos que benefician
el funcionamiento de todas las reas.
X.4. DESARROLLO DE HABILIDADES COMUNICATIVAS

Desarrollo de Habilidades Comunicativas es una asignatura de carcter tericoprctico, que tiene por finalidad desarrollar en el estudiante los conocimientos,
habilidades y actitudes que permitan el uso sistemtico del lenguaje como factor
esencial en los procesos comunicativos orales y escritos de tipo acadmico y
profesional.
Esta asignatura est centrada en la ejercitacin sistemtica de parte del
estudiante, en la presentacin de exposiciones orales ante sus pares y en la
elaboracin y reelaboracin de ensayos. Comunicarse de manera pertinente y
significativa a nivel oral y escrito en diversas situaciones dentro del contexto
acadmico y profesional.

xxxviii

XI.

EVALUACIN

La alumna, en el desarrollo de sus funciones en la Direccin de Carreras del

Instituto Profesional Santo Toms, sede Santiago Centro, ha obtenido un
importante apoyo, sobre todo de los Directores, Jefes de Carrera y jefatura
directa.
Ha sido un aprendizaje constante y enriquecedor que ha estado lleno de
desafos y responsabilidades. sta experiencia, ha sido un pilar fundamental en
el desempeo de sus funciones, y ms an, en la prctica de los conocimientos
adquiridos en el curso de sus estudios.
Los slidos conocimientos otorgados por los docentes de la Escuela de
Administracin han permitido a la alumna realizar importantes aportes en la
unidad, contribuyendo de esta manera, a la misin y la visin de la
organizacin.
Para la alumna, este es el primer paso de un largo camino que queda por
recorrer, en el que debe ir perfeccionndose y adquiriendo cada vez ms
conocimientos,

que la llevarn a cumplir con xito los objetivos que se ha

planteado profesional y personalmente.

Concluyentemente las labores desempeadas durante todos estos aos de

permanencia en la institucin han servido para favorecer las relaciones
humanas, la comunicacin efectiva, el trabajo en equipo y utilizar de sistemas
de informacin. Gracias a esto la alumna ha mantenido una constante
motivacin tanto profesional como vocacional.

xxxix

XII.

PROBLEMTICA Y SUGERENCIAS

Para establecer las deficiencias del rea de Direccin de Carreras la alumna ha

realizado un anlisis FODA, con el objetivo de dar a conocer las principales
falencias y fortalezas detectadas a lo largo de su gestin, y permitiendo as
establecer procedimientos que tiendan a mejorar la calidad del servicio
otorgado por dicha unidad.

TABLA XII.1. ANLISIS FODA UNIDAD DIRECCIN DE CARRERAS.

OPORTUNIDADES
- Gran cantidad de alumnos que buscan

AMENAZAS
- Falta de recursos disponibles para que

informacin para migrar hacia las

la sede pueda abarcar una mayor

carreras que ofrece el Instituto.

cantidad de alumnos en las distintas

Convenios con empresas que quieran

carreras.

colaborar con la institucin.

- Falta de informacin con respecto a

- Instituciones de educacin superior no

acreditadas

lo

que

implica

procedimientos de otras reas.

una

ventaja competitiva.
-

- Incorporacin de registro de asistencia

El uso de las nuevas tecnologas e

al sistema computacional.

Internet para comunicarse con los

-

alumnos y docentes.

Demora en la Publicacin de los

Decretos de continuidad.

Falta de equipamiento de la Sala de

Profesores

FORTALEZAS
Acreditacin de la Institucin y de

cada una de las carreras impartidas

DEBILIDADES
rea
establece

sus

procedimientos administrativos.

por las reas.

-

Cada

Procedimiento no

definido para la

Gran experiencia y dominio de cada

recuperacin

las

uno

realizadas por los docentes.

de

los

Directores,

jefes

de

Carrera y Coordinadores tanto en el

xl

de

clases

no

mbito profesional como educacional.

representante del rea que atienda

- Capacidad de trabajo en equipo y de

negociacin

por

parte

de

sus dudas o consultas.

los

Directores de Carreras.

La

falta

de

capacitacin

de

los

docentes con respecto al sistema

Docentes de primer nivel reclutados

ClAS: Ingreso de asistencia y notas.

por cada una de las reas.

-

Los alumnos no siempre tienen un

Aula virtual y la nube para el acceso

de los docentes

Las problemticas que se presentaron fueron diversas y en esta oportunidad se

darn a conocer cuatro, consideradas importantes principalmente porque
forman parte de los procesos y quehaceres del rea.

PROBLEMTICA N 1: - Cada rea establece sus procedimientos

administrativos

Si bien la mayora de los procedimientos administrativos de las carreras

impartidas en

Instituto Profesional Santo Toms se basan en el calendario

acadmico instaurados por la Corporacin, existen algunos procedimientos que

han sido instaurados por las Direcciones de Carrera y que no estn normadas
oficialmente.
Las solicitudes de cambio de carga acadmica, justificacin de inasistencia a
evaluaciones y

justificacin a inasistencia a examen, son procedimientos

administrativos que han adoptado los Directores de Carrera para tener un

respaldo escrito de lo que el alumno solicita, y dependiendo del caso,
autorizando o rechazando dicha solicitud.

xli

Las 4 reas que conforman la Direccin de carreras: Administracin,

Informtica, Prevencin de Riesgos y Servicio Social, tienen establecidos
distintos tiempos de recepcin para las distintas solicitudes, por ejemplo,
prevencin de riesgos, pide al alumno que el profesor y/o los profesores y el
jefe de carrera firmen un justificativo antes de hacer una solicitud, procedimiento
que las otras reas no tienen.
Esta diferencia entre los tiempos de recepcin y las exigencias que cada rea
pide para la recepcin de cada documento, implica confusin en la informacin
que se entrega a los alumnos y demora en los procesos, lo que genera malestar
en los estudiantes y confusin en los Secretarios Acadmicos.

SUGERENCIA A LA PROBLEMTICA N1.

A la problemtica anterior, la alumna sugiere crear un procedimiento estndar
que sea ejecutado solamente por los Secretarios Acadmicos, llegando a un
consenso con los Directores de Carreras con respecto a los tiempos, y
exigencias que ellos debern solicitar a los estudiantes cuando realicen alguna
solicitud. Con esto, optimizaremos el tiempo de gestin, ya que los Directores y
Jefes de Carrera ahorrarn tiempo atendiendo a los alumnos por dicho motivo y
los secretarios Acadmicos sabrn cmo actuar.

PROBLEMTICA N 2: Procedimiento no definido para la recuperacin de

las clases no realizadas por los docentes.

Actualmente, los Secretarios Acadmicos son los encargados de registrar la

asistencia de los docentes, la cual debe ser enviada a los Directores y Jefes de
Carrera, sin embargo, no existe un control con respecto a la recuperacin de las

xlii

clases no efectuadas por los docentes, quedando a criterio muchas veces del
profesor la recuperacin de dicha clase.
Debido a que cada rea se hace cargo de las inasistencias de los Docentes, no
existe transparencia ni claridad con respecto a las clases efectivamente
recuperadas y cuando se realizaron. Adems en muchos casos, los profesores
que quieren recuperar clases se encuentran con la problemtica de qu sala
utilizar.
SUGERENCIA A LA PROBLEMTICA N2.

A la problemtica anterior, la alumna sugiere establecer un archivo que posean

los secretarios acadmicos con el registro de las inasistencias docentes y la
programacin de su recuperacin, para que de forma rpida se pueda solicitar
la sala e implementos necesarios para realizar la clase, y as poder informar a
recursos humanos las horas efectivamente realizadas por los docentes.

PROBLEMTICA N 3:

Los alumnos no siempre tienen un representante

del rea que atienda sus dudas o consultas.

Muchas veces los alumnos necesitan acudir a alguna autoridad de su carrera y

en dicho momento no hay nadie que pueda atenderlo.

xliii

SUGERENCIA A LA PROBLEMTICA N3.

A la problemtica anterior, la alumna sugiere crear un calendario de atencin de

cada rea y que sea publicado para el conocimiento del alumnado, de esta
forma, el alumno sabr a qu hora y que da podr encontrar a la persona
adecuada para acoger sus inquietudes.

PROBLEMTICA N 4:

Falta de Procedimiento en la utilizacin de los

laboratorios de Informtica

Los alumnos de informtica, reiteradamente solicitan la utilizacin de los

laboratorios del rea. El Director, Jefe y Coordinador de carrera prestan las
instalaciones de manera informal, lo que implica un peligro, ya que si pasara
algo que causara daos a las instalaciones, no habra quien se hiciera
responsable.
SUGERENCIA A LA PROBLEMTICA N4.

A la problemtica anterior, la alumna sugiere crear un registro con la

individualizacin de los alumnos y el laboratorio que utilizarn, y retener de
forma momentnea y hasta la devolucin del laboratorio la credencial del
alumno, pase escolar o CI.

xliv

XIII.

CONCLUSIN

Dentro de los aprendizajes ms importantes que se adquirieron durante la

experiencia laboral en el Instituto Profesional Santo Toms, se encuentra el
descubrir y profundizar valores tales como la puntualidad, responsabilidad,
rigurosidad y respeto, entre otros, ya que si se prescinde de cualquiera de estos
ser extremadamente difcil desarrollar el trabajo requerido, esto ocurre debido
a que en todas las empresas se tiene una interconexin de reas y actividades,
es decir, existe una dependencia del trabajo de los dems para que la entidad
funcione como un todo efectivo.

Con respecto a lo aprendido especficamente en el trabajo realizado es bueno

recalcar que se adquirieron varias habilidades nuevas y se reforzaron otras
como la capacidad de dar respuestas rpidas a problemas, poder adaptarse a
nuevos trabajos y aprenderlos de manera ms automatizada, mejorar la
comunicacin tanto escrita como oral y lograr organizar y optimizar el tiempo de
manera tal que se realice la labor designada de la mejor forma sin presentar
atrasos o incoherencias.

Finalmente, se puede concluir que la oportunidad que se ha dado a la alumna

de convalidar su prctica en la misma institucin donde realiza sus estudios
superiores ha representado un gran desafo lleno de satisfacciones, ya que si
bien el camino del aprendizaje no siempre ha sido fcil, cada nuevo
conocimiento adquirido con el tiempo ser el cimiento slido y concreto de su
futuro profesional.

xlv

BIBLIOGRAFA Y WEBGRAFA

http://www.santotomas.cl/index.php/static/show/quienes_somos/mision_vi
sion

http://www.santotomas.cl/ipcft/acerca/mision_vision.html

http://librosonline-gratis.blogspot.com/2011/01/normal-0-21-false-falsefalse-es-x-none_11.html

http://www.rae.es/rae.html

http://www.memoriachilena.cl/602/w3-article-720.html

xlvi

ANEXOS

xlvii