Trabajo de Proyecto de Investigacin

12.Jun.2012

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NDICE

RESUMEN EJECUTIVO
1. Objetivo del Trabajo
2. Descripcin de la Empresa a Investigar
2.1.Planeamiento
2.1.1. Historia
2.1.2. Modelo de Negocio
2.1.3. Misin
2.1.4. Visin
2.1.5. Poltica de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y salud.
2.1.6. Valores
2.1.7. Objetivos
2.1.8. Organigrama
2.2.Organizacin y Diseo
2.2.1. Descripcin de la Matriz FODA
2.2.2. Descripcin de Estrategias
2.2.3. Anlisis Organizacional
2.3.Departamentalizacin y Configuraciones Organizacionales
2.3.1. Enfoque
2.3.2. Rediseo Tamao
2.3.3. Ciclo de vida
2.3.4. Nuevo Organigrama y/o Rediseo Organizacional
2.3.5. Configuracin de Mintzberg
2.4.Normalizacin y Perfil del Puesto
2.4.1. Identificacin del puesto
2.4.2. Funciones y Responsabilidades
2.4.3. Relaciones de Trabajo
2.4.4. Informacin para el Perfil
2.5.Direccin y Motivacin
2.6.Visin Procesal
2.6.1. Jerarqua de Procesos
2.6.2. Mapa de Procesos
2.6.3. Caractersticas del Proceso
2.6.4. Procedimiento del Proceso de Recepcin
2.6.5. Flujograma
2.6.6. Rediseo de Procesos
2.7.Diseo de Mejora de Procesos
3. Conclusiones y Recomendaciones
4. Bibliografa

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RESUMEN EJECUTIVO
ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C. inicia actividades el 27 de Enero de
1995 y desde entonces ha logrado tener una actividad continua en la industria de
la construccin.
Tiene por misin ser la empresa lder en el rubro de consultora para la
construccin, equipndose de una infraestructura y tecnologa de vanguardia,
contado con una fuerza laboral proactiva e innovadora.
El desarrollo del trabajo de investigacin, est enfocado en estudiar a la
empresa consultora en mencin, describiendo su planificacin, organizacin y
diseo, departamentalizacin, configuracin organizacional, normalizacin.
Tambin, luego de estudiar su organigrama, se ve la necesidad de definir el rea
de Recursos Humanos, dentro de la Gerencia de Administracin y Finanzas. Se
describe el perfil del puesto del rea de RR.HH. Asimismo, se hace mencin
sobre la direccin y motivacin de la empresa, sobre sus procesos y el rediseo,
a fin de permitir que se imponga en el mercado nacional, como empresa lder en
el rubro de la consultora de ingeniera.
En lo que respecta a la organizacin y diseo de la empresa, se elaboro una
matriz FODA, describiendo las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas, en base a ello se indic las estrategias para cada caso, de los cuales
se eligi dos (02) estrategias, relacionadas con la Debilidad y Amenaza (D1.A3)
y otra con D4.A4. La empresa tiene una Divisin de Trabajo mixta, Organigrama
del tipo mixto, y Estructura alta. En lo que respecta a la integracin, el tipo de
Organizacin es FORMAL, y modelo MECNICO.
En cuanto la Departamentalizacin y Configuracin, tiene un enfoque del tipo
funcional y por procesos; en lo que respecta al CICLO de vida, se encuentra en
la Industria de la Construccin que en la fecha est en crecimiento, y como
empresa en una etapa de MADUREZ. Segn la configuracin de Mintzberg, el
tipo de configuracin es Organizacin Profesional, el mecanismo de
coordinacin es del tipo Normalizacin de Habilidades y su parte fundamental
es su Nucleo de Operaciones.
De la jerarqua de procesos de la empresa, se identifico los macroprocesos,
procesos, subprocesos, procedimientos y tareas, elaborando un flujograma para
el proceso de RECEPCIN que se encuentra dentro del Macro Proceso de
Servicios.

A partir del mapa de proceso se identificaron los problemas de cada rea de

trabajo, esto nos permiti elaborar la Matrix de Priorizacin de Procesos.
Finalmente, se llega a la conclusin, que la parte ms dbil de la empresa, est
en su rea de Recursos Humanos.

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1. OBJETIVO DEL TRABAJO

Objetivos Especficos:
Seleccionar una empresa dedicada al rubro de la construccin, con la
finalidad de analizar su estructura organizacional, sus procesos, misin,

visin, valores, etc.

Al finalizar el trabajo de investigacin, proponer mejoras en sus procesos
de la empresa seleccionada, que le permitan ser ms competitivas en el

mercado.
Identificar un proceso, en la que se pueda aplicar un REDISEO
ORGANIZACIONAL.

Objetivos Generales:
Fortalecer los temas aprendidos durante el desarrollo del curso

de

ORGANIZACIN Y DIRECCIN DE EMPRESAS, en lo que respecta a

la Planificacin, Diseo de una Estructura Organizacional, Estrategias,
Optimizacin de Procesos y aplicacin de Tcnicas de Direccin de

Empresas.
Fomentar el trabajo en equipo, con la finalidad de que cada uno de los
integrantes participe y contribuya aportando sus ideas desde su punto de
vista y lo aprendido en clase.

2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA A INVESTIGAR

Para el trabajo de Investigacin, se eligi la empresa ACRUTA & TAPIA
INGENIEROS S.A.C, .dedicada a la consultora de supervisin de obras viales,
edificaciones, muelles, elctricas, saneamientos, etc.
2.1. PLANEAMIENTO
2.1.1.HISTORIA
El 27 de Enero del 1995, inicia sus actividades en la Industria de la
Construccin, habiendo tenido desde entonces, una actividad continua que
el da de hoy permite ubicarla entre las mejores empresas del pas.
ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C., es una empresa Consultora de
Ingeniera establecida en el Per, con amplia experiencia en estudios de pre
inversin, inversin y supervisin de obras en los rubros de hidrulica,
saneamiento, edificaciones, energa y viales.
2.1.2.MODELO DE NEGOCIO
La empresa ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C. se encuentra dentro de
la industria de la construccin, brindando servicios de consultora en obras
de saneamiento, viales, hidrulicas, edificaciones, energticas, entre otras.
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Optimiza eficientemente sus recursos planificando sus tareas, ejecutndolas

en campo y gabinete, verificando resultados y, corrigiendo incidentes
negativos de manera que no vuelvan a ocurrir (retroalimentacin).
2.1.3.MISIN
Sealan que son una empresa lder que brinda servicios de consultora de
obras multidisciplinarias, cubriendo eficientemente las expectativas de sus
clientes, contando con una fuerza laboral proactiva e innovadora y con una
infraestructura y tecnologa de vanguardia acorde con las exigencias del
mercado.
2.1.4.VISIN
Es ser una empresa consultora de obras multidisciplinarias de prestigio
mundial, con espritu solidario, comprometido con el desarrollo social.
2.1.5.POLITICA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD
Es una empresa con una filosofa basada en valores fundamentales de
perseverancia, competitividad, trabajo en equipo y sensibilidad social.
Los lineamientos principales de sus compromisos son:
1. Considerar a los clientes como el centro del sistema, hacia quienes

deben estar orientados todos los esfuerzos y un excelente nivel de

servicios.
2. Mantener un equipo de trabajo altamente capacitado y comprometido con

los objetivos de la empresa.

3. Poseer una organizacin eficiente, dinmica y con capacidad de reaccin

inmediata ante los cambios globales y exigencias de sus clientes

respetando el medio ambiente, seguridad y la salud ocupacional.
4. Mejorar continuamente su sistema de gestin de calidad, ambiental,

seguridad y salud ocupacional en los diferentes procesos de la empresa.

5. Cumplir con la legislacin ambiental, seguridad y salud ocupacional

vigente; comprometindose a la proteccin y mejoramiento del medio

ambiente, contribuyendo al desarrollo sostenible de ste.
6. Mantener su compromiso de colaboracin con el desarrollo social.

2.1.6.VALORES

Competitividad:
Se orientan hacia el futuro, inspirndose en la mejora y enfrentando el
desafo

del

cambio

con

espritu

agresivo

innovador,

actuando

oportunamente ante los cambios del entorno, anticipando necesidades y

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encontrando soluciones. Estn comprometidos con los resultados y con la

mejora y actualizacin continua de sus procesos de trabajo en bsqueda de
la satisfaccin y calidad del servicio al cliente, orientado al logro de
resultados eficientes y eficaces.

Trabajo en Equipo:
Tienen un compromiso individual y de integracin de equipos determinado
por el sentido de pertenencia a su empresa con el propsito de alcanzar
metas comunes y el desarrollo de sus colaboradores.

Perseverancia:
Persistir ante las dificultades para brindar al cliente una adecuada solucin,
trabajando con desvelo para brindar servicios de calidad, ganando as la
credibilidad de sus clientes y colaboradores.

Apoyo Solidario:
Exhibir una actitud proactiva, tica, honesta, responsable, equitativa
contribuyendo con el desarrollo social del Pas.
2.1.7.OBJETIVOS
Imponerse en el mercado nacional como empresa lder en el rubro de
consultora integral de ingeniera y, con la participacin en los proyectos
pblicos, mejorar la calidad de vida de las personas y el desarrollo
tecnolgico del pas.

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2.1.8.ORGANIGRAMA

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2.2. ORGANIZACIN Y DISEO

2.2.1.DESCRIPCIN DE LA MATRIZ FODA

Interno

A.

Externo

Fortalezas:
Debilidades:
F1:
Plantel de ingenieros snior con amplia D1:
Inadecuado trato del personal profesional y
experiencia, siendo la mayora ex falta
de
comunicacin
hacia
sus
servidores
de
empresas
pblicas
trabajadores.
estratgicas y, vasto curriculum en obras.
F2:
Sistemas de gestin implementados, tales D2:
Falta de capacitacin y/o actualizacin de
como ISO 9000, 14000 y OHSAS 18000.
conocimientos
integral
para
sus
trabajadores.
F3:
Plantel de ingenieros junior conformada por D3:
Inadecuado acceso a informacin de
jvenes profesionales proactivos, con
procedimientos tcnicos de ejecucin de
dominio de ingeniera y con amplia experi_
obra y normas tcnicas vigentes.
encia en estudios y supervisin de obras.
F4:
Amplio sentido de responsabilidad social y D4:
Insuficiente personal profesional que puede
preservacin de la calidad del medio
atender las diversas obras ganadas en el
ambiente.
pas.

Oportunidades:
O1: Dentro de la planificacin de F1O1
Sedapal, esta previsto ejecutar
obras de agua y desage-Lima.
O2:

O3:

O4:

Escases
de
medios
de F2O2
comunicacin
y
transporte
(carreteras, puertos, muelles,
etc.)
Escases de servicios bsicos a
nivel nacional (agua, desage, F4O3
luz, etc.).
Zona ssmica que hace que las
construcciones se ejecuten con
un alto factor de seguridad y con
personal calificado en el control
y monitoreo.

Amenazas:
A1: Cambio de polticas de gobierno F1A1
que hacen que sean inestables
las inversiones exteriores en
proyectos sociales.

Estrategia Funcional, enfocada en:

Calidad Gerencia de Ingenieria.
Eficiencia Gerencia Comercial.

D1O1

Estrategia Funcional, enfocada en:

D4O3
Innovacin Gerencia de Ingeniera.
Calidad Gerencia de Administracin y
finanzas: RRHH.

Estrategia Funcional, enfocada en:

Satisfaccin Gerencia de Administracin
y Finanzas: RRHH.
Calidad Gerencia de Ingeniera.
Estrategia Funcional, enfocada en:
Eficiencia Gerencia de Administracin y
Finanzas: RRHH (Reclutamiento)
Estrategia Corporativa Horizontal

Estrategia Funcional, enfocada en:

Satisfaccin Gerencia de Ingeniera.
Compromiso Gerencia de Logstica,
D2O4
Ingeniera y Administracin y Finanzas.
Fin Comn Gerencia General.

Estrategia Funcional, enfocada en:

Calidad Gerencia de Ingeniera.
Eficiencia Gerencia Comercial.

D1A3

A2:

Cambio en la legislacin y la F2A2

normatividad vigente.

Estrategia
Funcional,
enfocada
en: D1A4
Eficiencia Gerencia de Ingeniera. Calidad
Gerencia de Ingeniera.

A3:

Alta competencia en el mercado F3A4

en razn al rubro de consultora
de obras.

Estrategia
Funcional,
enfocada
en: D4A4
Eficiencia Gerencia de Ingeniera y
Finanzas.

A4:

Demora en el pago de las

valorizaciones, por parte de la
Entidad.

Estrategia Funcional, enfocada en:

Calidad Gerencia de Ingeniera.
Eficiencia Gerencia de Ingeniera.

Estrategia Funcional, enfocada en:

Eficiencia Gerencia Comercial y de
Administracin y Finanzas.
Calidad Gerencia de Ingeniera y de
Administracin y Finanzas.
Estrategia Funcional, enfocada en:
Eficiencia Gerencia de Administracin y
Finanzas.
Calidad Gerencia Comercial.
Estrategia Corporativa Horizontal

2.2.2. DESCRIPCIN DE ESTRATEGIAS:

ESTRATEGIAS:
D1A3= ESTRATEGIA FUNCIONAL: EFICIENCIA Y CALIDAD
Descripcin del problema: Ante la demanda de oportunidades laborales,
existe la posibilidad que el personal migre hacia otras empresas, con
mayores remuneraciones y mejores ambientes de trabajo.
Soluciones de problemas: consideramos que es tarea de la Gerencia
Comercial y Gerencia de Administracin y Finanzas dar solucin a este
problema, debiendo aplicar las siguientes actividades:
a) Ganar la mayor parte de Licitaciones para reducir la competencia en el
mercado con el gran staff de profesionales, a travs de la eficiencia.

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b) Enfatizar los procesos en el rea de RRHH, para que los trabajadores se

encuentren satisfechos, empeosos y a gusto en el mbito laboral, a
travs de la calidad en cuanto al trato y compromiso con la empresa.
c) Seguir y mejorar los programas de recreamiento como concurso de
talento (festidanzas), almuerzos de confraternidad, entre otros, para los
colaboradores de la empresa, siendo el objetivo principal el de fortalecer
los valores de unin y confraternidad entre el personal de todas las reas.
d) Programar, cursos de capacitacin, a fin de que el personal no se sienta
que todo es una rutina en el trabajo. Adems, programar la rotacin del
personal, con la finalidad de intercambiar experiencias, en las distintas
actividades, dentro del rea de Ingeniera.
D4A4= ESTRATEGIA CORPORATIVO HORIZONTAL Y FUNCIONAL.
Descripcin del problema: Como resultado de la eficiencia de la Gerencia
Comercial, se tiene varias obras o contratos ganados, ante ello se presenta
los problemas de escases de personal. Tambin se presenta problemas de
pago (valorizaciones) con algunas Entidades.
Soluciones de problemas: Consideramos que es tarea de la Gerencia
Comercial, Gerencia Logstica, Gerencia de Ingeniera, Gerencia de
Administracin y Finanzas, aplicando las siguientes actividades.
a) Al existir una demora en el pago e insuficiencia personal, se deber hacer
fusin con otra empresa para optimizar costos y recursos.
b) La Gerencia de Administracin y Finanzas, debe identificar a las
Entidades que presentan demoras y/o retrasos en los pagos, a fin de
descartarlas como clientes y evitar la dilatacin de los pagos.
c) La Gerencia Comercial, es importante que tome la decisin con que
entidades trabajar, y cuales son los mrgenes de utilidad de los contratos.
Dado que muchas veces, los precios son bajos, y los requerimientos de
personal y recursos son altos.
d) En lo que respecta a la labor de la Gerencia de Logstica, este debe
optimizar los recursos con aquella Entidades que tienen problemas de
demora en los pagos.

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2.2.3. ANLISIS ORGANIZACIONAL:

DIFERENCIACN:

La empresa busca una divisin del Trabajo para distribuir eficientemente las
funciones o actividades entre las unidades orgnicas y las personas de la
organizacin,

esto lo logra siguiendo una cadena de mandos y

responsabilidades, lo cual da como resultado la bsqueda de una mayor

eficiencia y productividad.
Responsabilidades: Las responsabilidades estn distribuidas entre las
gerencias de cada rea y el presidente del directorio.
Divisin del Trabajo: Es MIXTA, ya que est dada en base a jerarquas,
reas de trabajo y lneas de apoyo.
Tipo de Organigrama: La empresa presenta un organigrama MIXTO,
debido a que presenta una parte HORIZONTAL en las reas principales
de trabajo, segn la especializacin, con un mismo nivel jerrquico y,
VERTICAL por que dentro de cada rea se presenta una estructura
jerrquica, especficamente en el rea de Ingeniera.
Estructura: Tiene una estructura alta.
INTEGRACIN:

a. Tipo de Organizacin: Es FORMAL, toda vez que se rige por sus

procedimientos estandarizados y normalizados. No obstante, existen
circunstancias dentro de las actividades de consultora (supervisin),
que obligan a que no se siga el procedimiento protocolar, debido a la
respuesta inmediata que se necesita en ese momento (decisiones
tcnicas en obra); por lo que, es parcialmente INFORMAL.
b. Modelo de Organizacin: Es del tipo MECNICO por que tiene
estandarizados sus procesos y los procedimientos de control (ISO
9001, 14001 y OHSAS 18001).

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2.3. DEPARTAMENTALIZACIN Y CONFIGURACIONES

ORGANIZACIONALES:
2.3.1.ENFOQUE:
La estructura organizacional de la empresa es del TIPO FUNCIONAL Y POR
PROCESOS, toda vez que el ordenamiento de sus actividades es en base a
pasos y procesos para la obtencin de un producto final (servicio de
consultora), los mismos que se inician en el rea comercial con las
licitaciones y obtencin de buena pro del servicio, continuando con el rea
de ingeniera en donde se lleva a cabo la ejecucin del servicio de
consultora de obras y el rea de administracin y logstica donde se
distribuye eficiente y racionalmente los recursos, para lo cual tambin, cada
personal es asignado a un rea especfica segn su perfil profesional,
siendo por tanto y de acuerdo a lo expuesto, su ENFOQUE INTERNO.
2.3.2.REDISEO TAMAO:
Estrategia Operacional

Tomando en cuenta la Estrategia Funcional de Eficiencia y Calidad que

se determin mediante el anlisis de la Matriz FODA (Tarea N 02), se ha
llegado a la conclusin de realizar un rediseo organizacional del Tipo
Rightsizing, con el objetivo de mantener la misma cantidad de personal,
pero con el lineamiento de reforzar y mejorar los servicios.
Tecnologa

La empresa tiene una tecnologa basada en la Normalizacin, ya que

cuenta con procesos y procedimientos de control de supervisin de
proyectos, tanto en obra como a nivel administrativo, de forma
estandarizada, las cuales se encuentran avaladas por las Certificaciones
ISO 9001 (Calidad), ISO 14001 (Medio Ambiente) y OHSAS 18001
(Seguridad y Salud Ocupacional).
Capacidad

Cuenta con un staff profesional, entre ingenieros snior y junior y

personal administrativo, de 287 colaboradores.

Mercado

La empresa tiene como principales clientes a entidades pblicas del

Estado como el Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento,
Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Ministerio de Salud,
Ministerio de Educacin, entre otros y, por tanto el entorno laboral de la
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empresa es en todo lo largo y ancho del pas. A la fecha trata de

consolidar los servicios de consultora de obras en Latinoamrica.
Marco Legal

Es una Sociedad Annima Cerrada, con una junta de accionistas, siendo

su actividad comercial de arquitectura e ingeniera, se rige para el
desenvolvimiento de sus funciones por la Ley de Contrataciones del
Estado (D.L. N 1017) y su Reglamento (D.S. N 184-2008-EF).
Distribucin de Personal

Su personal administrativo cuenta con 47 personas y 240 personas en su

personal operativo.
2.3.3.CICLO DE VIDA
Industria:
La industria de la construccin, tanto en los sectores de saneamiento,
vial, edificaciones, entre otros, se encuentran en constante crecimiento
en el pas; por lo que, es indispensable el servicio de CONSULTORA DE
OBRAS para la supervisin de la elaboracin de los proyectos y la
ejecucin de las obras, el mismo rubro en el que se ubica ACRUTA &
TAPIA INGENIEROS SAC.
Empresa:

Se encuentra en la etapa de MADUREZ, toda vez que cuenta con una

estructura organizacional formalizada con procesos y procedimientos de
control estandarizados y, con responsabilidades definidas segn las
reas de trabajo y el perfil profesional de cada colaborador.
Producto y/o servicio:

Es el de consultora de obras, el mismo que se va especializando y

tecnificando dependiendo las caractersticas y dificultades de las obras.

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2.3.4. NUEVO ORGANIGRAMA Y/O REDISEO:

2.3.5.CONFIGURACIN DE MINTZBERG:
Tipo de configuracin: Es del tipo ORGANIZACIN PROFESIONAL, por

cuanto

una

de

las

principales

fuerzas

son

sus

profesionales

especializados y capacitados, segn el tipo de obra que tenga que

supervisar (hidrulicas, viales, energticas, etc.), y ello, les permite ser
tambin independientes y autnomos para la toma de decisiones en obra.
Mecanismo

de

coordinacin:

Es

del

tipo

NORMALIZACIN

DE

HABILIDADES, dado que los profesionales son especializados y

capacitados, la toma de decisiones son descentralizadas, prima las
competencias y habilidades de cada profesional.

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Parte fundamental: Es su NUCLEO DE OPERACIONES, tal como

aparece dentro de las fortalezas del Anlisis FODA, es en esta rea

donde se realiza el servicio, contando con jefes de supervisin,
especialistas y tcnicos de campo, que en suma son la produccin.
2.4. NORMALIZACIN Y PERFIL DEL PUESTO:
La estructura organizacional de la empresa, es del TIPO FUNCIONAL Y
POR PROCESOS, estando divido

por cuatro gerencias: Gerencia

Comercial, Gerencia de Ingeniera, Gerencia de Administracin y Finanzas,

y Gerencia de Logstica.
El perfil a desarrollar, corresponde a la Gerencia de Administracin y
Finanzas.

La Gerencia de Administracin y Finanzas, depende de la Gerencia General.

El Objetivo de esta gerencia, es de Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y
Controlar las actividades de tesorera, contabilidad, recursos humanos y
apoyo administrativo, brindar apoyo necesario en el planeamiento
estratgico de optimizacin de recursos.
Dentro de la Gerencia de Administracin y Finanzas, estan los equipos de:

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En la actualidad, dentro de la Gerencia de Administracin y Finanzas, estn

en actividad el Equipo de Contabilidad y el Equipo de Tesorera; en lo que
respecta al Equipo de RR.HH., slo aparece en el ORGANIGRAMA.
Para la NORMALIZACIN, se ha elegido el Equipo de RR HH y Apoyo
Administrativo, a continuacin se va efectuar la Descripcin del Puesto:
2.4.1.Identificacin del puesto:

Nombre del Puesto: Equipo de RR HH y Apoyo Administrativo

Nmero de Plazas: 3; Jefe, Asistente y Secretaria

Ubicacin: Oficina Central; Av. Javier Prado Este N 3092, distrito de

San Borja, Prov. y Dpto. de Lima. La Gerencia de Administracin y

Finanzas, se encuentra en el 5to. Nivel.
2.4.2.Funciones y responsabilidades:
Desarrollar la cultura organizacional en base al Manual de Organizacin y

Funciones de la empresa.
Supervisar los planes de desarrollo del personal de la empresa, de tal

manera que permita conformar cuadros de personal y ejecutivo.

Propiciar la armona y un buen clima interno de todos los trabajadores.
Programar y aplicar las polticas de recursos humanos orientadas a una

administracin eficiente y eficaz de este recurso en la empresa.

Brindar asesoramiento a todas las dependencias de la empresa, en todos

los asuntos relacionados con la administracin de personal, proponiendo

normas y procedimientos para su correcta aplicacin en concordancia con
las normas legales vigentes.
Proponer y desarrollar programas de capacitacin y/o entrenamiento para

los trabajadores

de la empresa, identificando las necesidades de

capacitacin del personal.

Evaluar las capacitaciones realizadas.
Recomendar y administrar el control de las asignaciones y movimiento de

personal, en concordancia con las necesidades de la empresa.

Promover y desarrollar programas de bienestar social para el personal.
Otras actividades similares que estime la Gerencia para el cumplimiento de

los objetivos del proceso.

Cumplir y participar en las reuniones QHSE del proceso y de la empresa.

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Cumplir con las disposiciones de la Gua de buenas prcticas ambientales

y seguridad y salud ocupacional en oficina.

Participar en los simulacros de emergencias.
Realizar el control de las

actividades de su proceso que puedan tener

Peligros y Riesgos de incidentes en los trabajos especficos de su

especialidad.
2.4.3.Relaciones de trabajo:
Jefe inmediato: Gerente de Administracin y Finanzas.
Subordinados directos: Asistente y Secretaria
Coordinacin: Gerente de Administracin y Finanzas, Equipo de

Contabilidad y Equipo de Logstica.

2.4.4.Manejo de informacin:
De quien recibe informacin: Del Equipo de Contabilidad, Equipo de

Logstica y dems gerencias de la empresa, por medio de su Gerente de

Administracin y Finanzas.
A quien entrega informacin: A su Gerente de Administracin y

Finanzas, Equipo de Contabilidad y Equipo de Logstica.

Documentos de trabajo: Formato de entrevista. Anexar en aplicacin un

formato de entrevista que se llene conforme se est entrevistando al

candidato y que permita tener un historial de la persona.
Manual de Bienvenida
Formato de Comprobacin
Evaluaciones Tcnicas y Psicolgicas
2.4.5.Informacin para el perfil:
Requerimientos generales:
Bachiller en contabilidad/Administracin o ramas afines con dos (02) aos
de experiencia en puestos similares, que acredite capacitacin en:
Manejo de

sistema administrativo, control de planillas, seleccin y

reclutamiento de personal, leyes laborales, en identificacin y control de

aspectos e impacto ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. Las
habilidades de este perfil son: Trabajo en equipo, anlisis y dinamismo.
Competencias:

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Credibilidad Personal: ser un activista creble, alguien que es

respetado y escuchado porque mantiene un punto de vista
determinado, y hace propuestas especficas.
Gestin del Talento y Diseo Organizativo (combinacin de los dos
elementos): conocer la teora, investigacin y prctica de cmo las
personas evolucionan en la organizacin (cmo entran,
promocionan) pero tambin cmo las capacidades de la empresa
se reflejan en unas determinadas estructuras funcionales y procesos.
Cultura y Cambio (de nuevo las dos reas combinadas): respetar y
valorar la cultura existente en la compaa pero tambin saber cmo
hacerla evolucionar.
Socio del Negocio: entender el negocio y el contexto general de la
industria.
Arquitecto de la Estrategia: contribuir a desarrollar estrategias que
combinen personas y prcticas empresariales de tal forma que se
transformen en diferencias competitivas.
Ejecucin Operativa: saber administrar bien el da a da, los
procesos bsicos de la funcin.
2.5. DIRECCIN Y MOTIVACIN :
Direccin: Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia
del administrador en la realizacin de los planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la comunicacin, el liderazgo

y la

motivacin.
Motivacin: La motivacin es la labor ms importante de la DIRECCIN, a
la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del
trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los
estndares o patrones esperados.
La empresa, cuenta con un staff de 287 profesional, entre ingenieros snior,
junior y personal administrativo, de los cuales estn 47 (16.4%) asignados a
la parte administrativa y 240 (83.6%) a la parte operativa.
Sobre la direccin y motivacin en la empresa, debemos indicar lo siguiente:
Existe poca direccin, por parte de la empresa y sus respectivas
gerencias, al no tener un rea de Recursos Humanos, la seleccin del
personal, no siempre tiene las caractersticas de direccin, liderazgo,
comunicacin, motivacin, etc.
La empresa no tiene un programa de capacitacin, sobre temas de
Gestin de empresa, direccin, motivacin, liderazgo, etc.; y el personal
que tiene dicha preparacin, fue por sus propios medios.
En lo que respecta a la capacitacin en general, la empresa pocas veces
los ha llevado a cabo, slo con algunas gerencias, siendo casi nulo en el
rea operativa que representa ms del 80% del recurso humano.
En cuanto a la MOTIVACIN, no tiene rea o programacin alguna. No
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existe premio o incentivo por cumplimiento de metas y objetivos.

Existe poca comunicacin entre los equipos operativos y las dems
reas.
Las reuniones y talleres, nicamente son realizadas para el aniversario
de la empresa.
Existen grupos definidos segn la gerencia que pertenecen, no
existiendo mucha comunicacin entre ellos.
2.6. VISIN PROCESAL
De acuerdo al organigrama y su funcionamiento de la empresa, se tiene
macro-procesos, procesos, sub-procesos, procedimientos y tareas.
2.6.1 J E R A R Q U I A
MACRO PROCESOS

DE

PROCESOS

Directorio, Gerencia General, Comercial, Servicios, RR.HH. Contabilidad, Tesorera y Logstica.

F. Contrato, E. Proyecto, E. Obra, Recepcin y Liquidacin.

PROCESOS

SUB-PROCESOS

Solicitud, Comit, Revisin y Acta.

Procedimientos
Tareas / Paso

PROCESOS

DE

SERVICIO

Firma de Contrato
E. Proyecto
E. Obra
Recepcin

SUB-PROCESOS

OL

Human
os (1

COM
T

DE

RECEPCIN
E

Liquidacin

REVISIN
A
TA

17

)
C
TUD

Trabajo de Proyecto de Investigacin

Fecha: 12.Jun.2012

2.6.2 M A P A

C
L
IE
N
T
E

DE

Procesos Estratgicos
Planeacin

Procesos Operativos

Comercial (3)

PROCESOS
Redes Internas y Externas:
Sistemas Sistemas

Servicio (2)

Procesos de Apoyo
Contabilidad (4)
Recursos
Humanos (1)

Asesora Legal
(5)

1 Recursos Humanos

2 Servicio

- Inadecuado trato al personal y falta de

comunicacin haca sus trabajadores.
- Falta de capacitacin, actualizacin integral
para sus trabajadores.
- Insuficiente personal profesional que pueda
atender las diversas obras en el pas.
- Falta de fomento de integracin entre los
trabajadores.
- Inadecuada seleccin de personal, de
acuerdo al perfil profesional.

- Inadecuado acceso a la
informacin de procedimientos
tcnicos de ejecucin de obra y
normas tcnicas vigentes.
- Falta de asesora legal, para
problemas de adicionales,
ampliaciones de plazo, y manejo
de contrato.
- Limitacin de recursos
(camioneta, caja chica, etc.)

Tesorera

Logstica

Asesora de
Marketing

Gestin de
QHSE

3 Comercial

18

- Inadecuada
seleccin de
clientes.

C
L
IE
N
T
E

4 Contabilidad

5 Asesora Legal

- Demora en el pago
de las valorizaciones
por parte de cliente.

- Cambio de polticas
de gobierno que se
reflejan en el
constante cambio de
normas legales.

Trabajo de Proyecto de Investigacin

Fecha: 12.Jun.2012

2.6.3 caracterizacin del proceso recepcin

2.6.4 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE OBRA

SOLICITUD

COMIT

REVISIN
19

ACTA / PLIEGO

Trabajo de Proyecto de Investigacin

1. Al concluir la obra, el contratista,

solicitarse la Recepcin de la Obra.
2. Dentro de los 05 das siguientes,
supervisin verifica culminacin de
obra, y emite pronunciamiento.
3. De ser positivo pronunciamiento, se
informa a la Entidad, caso contrario se
comunica al contratista, para que
culmine la obra.
4. Contratista
prepara
planos
post
construccin y memoria descriptiva,
luego
que
cuente
con
el
pronunciamiento
positivo
de
la
supervisin.

Fecha: 12.Jun.2012

1. Entidad toma conocimiento del informe de la

supervisin, sobre la solicitud de recepcin de obra.
2. El coordinador comunica a las reas involucradas con
la obra, a fin de que le remitan a un titular y suplente,
para la conformacin del Comit de Recepcin.
3. Se prepara proyecto de resolucin.
4. Entidad emite resolucin de nombramiento del Comit
de Recepcin, dentro de los siete (07) das siguientes,
de recibido el informe de la Supervisin.
5. El Presidente del Comit, convocar a los miembros que
conforman el Comit de Recepcin, para que quede
instalada.
6. Comit solicita a la Supervisin, Planos de Replanteo
y Memoria Descriptiva.
7. Presidente del Comit hace de conocimiento de los
miembros la documentacin tcnica.
8. Luego, el Comit se traslada a obra, previa
comunicacin al contratista, para iniciar con la revisin
de los trabajos. El comit cuenta con 20 das, desde
que fue nombrado, para efectuar la verificacin de los
trabajos.

20

1. Se renen en obra, los miembros del comit,

supervisin y contratista, la fecha y hora
pactada por el presidente le la comisin.
2. En reunin de trabajo, se define la dinmica
de trabajo, y los das que van a reunirse con
cada miembro del comit, a fin de proceder a
realizar algunas pruebas de funcionamiento.
3. El Presidente conjuntamente con los dems
miembros, antes del 20vo da, elaboran el
Acta de Observaciones o Acta de Recepcin
de Obra.
4. De encontrarse la obra no conforme, se
suscribe el Acta de Observaciones, dentro de
los 20 das que tiene el comit de recepcin;
para luego comunicar al contratista para que
subsane.
5. El Contratista, tiene un decimo (1/10) del
Plazo Contractual, para subsanar las
observaciones.
6. De encontrarse conforme la ejecucin de la
obra, se suscribe el Acta de Recepcin de
Obra.

Suscripcin del Acta de

Recepcin de Obra.

Trabajo de Proyecto de Investigacin

Fecha: 12.Jun.2012

2.6.5 flujo grama del proceso de recepcin

SOLICITUD
Se informa a la
Inicio
Entidad para
que nombre el
Cuad.
Se suscribe el
Comit de
Obra:
Acta de
Recepcin
Solicitud
Recepcin de
Recepcin
Obra
Inspecci
n de
Obra
Obra
Conform
e

COMIT

REVISIN
Inicio de la verificacin
de los trabajos.
Revisin de los trabajos
ejecutados, segn
planos aprobados.
Pruebas de
funcionamiento.

Coordinacin con las

reas involucradas.
Cada rea propone a
sus representantes.
Prepara proyecto de
Resolucin.

SI

SI
Obra
Culmina
Mediante
da
resolucin,
se
Se suscribe
el
nombraActa
el de
Comit Observaciones
de
NO Traslado a
Obra
Recepcin.

Se comunica al
Contratista,
Subsana
que falta _
concluir cin
la de
Obra. Observa
_
ciones

Cuad.Obr
a:
Solicitud

Recepcin
Presidente
comunica la
fecha
inicio al
Sede
informa
de verificacin
Comit deal
Contratista
y a la
Recepcin
Supervisin

ACTA

NO

Presidente del Comit,

convoca a los miembros.
Da por instalada la
comisin.
Solicita documentacin
Tcnica (Planos y Memoria
Descriptiva).
Cada rea propone a sus
representantes.
Prepara proyecto de
Resolucin.

21

Trabajo de Proyecto de Investigacin

Fecha: 12.Jun.2012

2.7 rediseo del proceso de recepcin

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE PROCESOS
TIPO DE
PROCESO

Impacto en
el Cliente

Impacto en
la Empresa

Factibilidad
de Cambio

Planeacin
Redes
Internas y
Externas:
Sistemas
Comercial
Servicio
Recursos
Humanos
Contabilidad
Tesorera
Logstica
Asesora Legal
Asesora de
Marketing
Gestin de
QHSE

Nivel de
Problemas
Actuales
1

12

5
5

5
5

4
3

1
3

15
16

17

1
1
4
3

4
1
4
4

4
4
4
4

2
1
4
1

11
7
16
12

11

13

22

Total
10

Grupo: N 03
Presentacin: 12.Jun.2012

Fecha de

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Mediante la Matriz FODA y considerando su anlisis de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas del servicio de consultora de la
empresa ACRUTA & TAPIA INGENEIROS SAC, se determin las
estrategias para el cumplimiento de los objetivos, resaltando para el
desarrollo del trabajo la Estrategia Funcional de Eficiencia (rea
Comercial) y Calidad (rea de Ingeniera), por cuanto en las reas
operativas aplicadas son las ms relevantes e importantes para la
ejecucin del servicio.
En relacin al Anlisis Organizacional, se ha establecido para la
Diferenciacin quecuenta con una estructura organizacional del tipo
MIXTO, por cuanto presenta un sistema HORIZONTAL en las reas
principales de trabajo (comercial, ingeniera, administracin y finanzas y,
logstica) y un sistema VERTICAL en cada rea de trabajo de
ordenamiento jerrquico. De otro lado, para la Integracin se ha
establecido que el tipo de organizacin es FORMAL debido a sus
procedimientos estandarizados y normalizados; el modelo de
organizacin es del tipo MECNICO, en razn a sus estndares de
calidad alcanzados (ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001).
En relacin a la Departamentalizacin y Configuracin Organizacional, se
ha establecido que la estructura organizacional es del tipo FUNCIONAL Y
POR PROCESOS, toda vez que el ordenamiento de sus actividades es
en base a pasos y procesos para la obtencin de un producto final
(servicio de consultora), siendo por tanto, de ENFOQUE INTERNO.
Asimismo, en relacin a su configuracin es del tipo ORGANIZACIN
PROFESIONAL, por cuanto prima las fuerzas y capacidades de sus
profesionales especializados y, siendo por tanto, de mecanismo de
coordinacin del tipo NORMALIZACIN DE HABILIDADES. Y, de parte
fundamental el NUCLEO DE OPERACIONES, debido a que en el rea
de ingeniera es donde se fabrican los servicios.
En razn a la Normalizacin, considerando las distintas reas de la
empresa (comercial, ingeniera, administracin y finanzas y logstica), se
ha determinado que el Equipo de Recursos Humanos correspondiente al
rea de Administracin, no cumple su funcin; por lo que, se ha tomado
la decisin de establecer las condiciones del puesto (Equipo de RRHH) y
describir sus funciones y responsabilidades. De otro lado, se ha
identificado los procesos de la empresa segn su tipo, siendo estos,
ESTRATEGICOS para Directorio y Gerencia General, PROCESOS para
Comercial y Servicios y, APOYO para Recursos Humanos, Contabilidad,
Tesorera, Logstica y Sistemas.
Finalmente, en la Visin Procesal se ha determinado una jerarqua de
procesos, en razn a la cadena de valor, tomando como Macro Proceso
el SERVICIO DE CONSULTORA y proceso el de RECEPCIN DE
23

Grupo: N 03
Presentacin: 12.Jun.2012

Fecha de

OBRA. Asimismo, se ha realizado la caracterizacin del PROCESO DE

RECEPCIN.

24

Grupo: N 03
Presentacin: 12.Jun.2012

Fecha de

4. BIBLIOGRAFIA

HODGE, Billy J. (2003) Teora de la organizacin: un enfoque estratgico.

FRANKLIN FINCOWSKY, Enrique Benjamn (2004) Organizacin de

empresas.

MINTZBERG, Henry (1988) La estructuracin de las organizaciones

Libro de Robbins

http://www.acrutaytapia.com/

http://motivacionyliderazgo.wordpress.com/

http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

25