AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS
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CONCEPTO DE PROYECTO
Un conjunto de acciones o actividades que se ejecutan en serie y/ o en
paralelo cuyo fin es producir un producto, servicio o resultado nico en
un perodo limitado. Debe tener un inicio y un punto de finalizacin

Caractersticas de todo proyecto

Temporalidad
Resultados nicos
Elaboracin progresiva o escalonada

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CUANDO TERMINA UN
PROYECTO
Cundo terminar?
Las siguientes condiciones establecen si se da por terminado un proyecto:

Se alcanzaron los objetivos

Cuando se determina que no

se podrn alcanzar los
objetivos

Se termina la necesidad que

dio origen al proyecto

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Se toma la decisin de
cancelarlo

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TIPOS DE PROYECTOS Y SUS RESULTADOS

FINALES

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Diferencias y similitudes que existen entre un

proyecto y el trabajo operativo realizado en las
empresas
Aspecto
Temporalidad

Continuas

Operaciones

Proyecto
Limitados en el tiempo

Unicidad

Repetitivas

nicos (una sola vez)

Iniciacin

Dan inicio con el negocio, y

continan durante la vida de la
empresa

Se gestiona el inicio del proyecto y se

determina objetivo, alcance,
limitaciones, etc.

Planificacin

Se planifican

Se planifican

Ejecucin

Se ejecutan

Se ejecutan

Seguimiento y control

Se da seguimiento y control

Se da seguimiento y control

Cierre

Son continuas

Se da cierre

Diferencias
Las operaciones son continuas y
repetitivas.
Es decir no tienen un lmite de tiempo
para realizarse. El proyecto por el
contrario es temporal
Las operaciones son repetitivas. El
proyecto es nico. Normalmente no se
vuelve a desarrollar el producto, servicio
o resultado.

Similitudes
Realizado por equipo de personas o
personas individuales

Tienen limitaciones en recursos

Se planifican, se les da seguimiento y se

controlan

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JERARQUIZACIN DE PROYECTOS
La tarea de descomposicin de actividades consiste en subdividir los
elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeos para
facilitar las tareas de programacin, ejecucin y control. Para ello es
necesario:
Identificar los elementos principales del proyecto
Identificar los componentes de dichos elementos
Dnde acaba la descomposicin? Cuando se disponga de:
entradas y salidas definidas
obtencin de estimaciones adecuadas de duracin y costos
Comprobar la correccin de la descomposicin
son los componentes inferiores necesarios y suficientes?
se puede programar y presupuestar cada componente?

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
EN FORMA PIRAMIDAL

PROGRAMA

PROYECTO

SUBPROYECTO

FASE

ACTIVIDAD

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CARACTERSTICAS DE UNA SALIDA

ENTREGABLE

Es susceptible de ser medida

Existe un producto que permite verificarle tal

como una especificacin

Una salida entregable (Deliverable) tiene las

siguientes caractersticas:

Reporte de estudio de viabilidad

Un documento de diseo detallado o un

prototipo

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PARA DETERMINAR LAS FASES ES

NECESARIO ANALIZAR LOS SIGUIENTES
ELEMENTOS

Cmo son las actividades con las que se relaciona,

Cules son los datos de entrada (resultados de la fase anterior,
documentos o productos requeridos para la fase, experiencias de
proyectos anteriores),
Cmo son los datos de salida? (resultados a utilizar por la fase posterior,
experiencia acumulada, pruebas o resultados efectuados) y
La estructura interna de la fase

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LAS FASES TPICAS EN UN

PROYECTO SON
Nace de la idea e
integracin del equipo de
administracin del
proyecto. Sus
entregables son el acta
de inicio y acuerdo del
proyecto y un enunciado
del alcance del proyecto

Intermedia
Por lo general sus
entregables son un
plan, lnea base,
avance y aceptacin

Inicial

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Por lo general sus

entregables son el
producto y/o
servicio final

Final

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Las precedencias pueden ser

de tres tipos:
Tcnicas (Por ejemplo: los cimientos antes que la estructura).
Procedimentales: determinadas por la poltica y procedimientos de la organizacin (p.ej.
el plan de calidad antes que el diseo detallado)
organizacinpor:
(p.ej. el plan de calidad antes que el diseo detallado)
Impuestas
los recursos (Por ejemplo: vacaciones del personal, poca de demanda del producto,
etc.)
la administracin (Por ejemplo: el estudio de impacto ambiental antes que la ejecucin
de la obra)
por el contexto (climatologa, otros proyectos relacionados)

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ELEMENTOS IMPORTANTES A
CONSIDERAR EN UN PROYECTO
Administrador del proyecto

Cliente / usuario

Persona u organizacin que utilizar el servicio o

producto del proyecto

Organizacin que ejecuta

Involucrados directos en el trabajo del proyecto.

Miembros del equipo del

proyecto

Grupo que realiza el trabajo en el proyecto

Equipo de administracin del

proyecto

Grupo involucrado en la administracin del

proyecto

Patrocinadores
Personas con Influencia
PMO (Program Management
Office)

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Responsable de la administracin del proyecto

Proveedores de recursos financieros

Dada su posicin en la organizacin cliente o
persona ejecutora pueden influir positiva o
negativamente en el curso del proyecto
Oficina de Administracin del Proyecto, por su
responsabilidad directa o indirecta en el resultado
del proyecto

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REQUERIMIENTOS DE UN PROYECTO

PARMETRO
Calidad
Costo
Tiempo

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CONTROL A TRAVS DE:

Especificaciones
Presupuesto
Plan (programacin)

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RAZONES POR LAS QUE SE DECIDE

HACER UN PROYECTO
Razones por las que se decide hacer un Proyecto

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Capacidad:

Control:

Comunicacin:

Costo:

Competitividad:

Las
condiciones en
la oficina en
cuanto a
capacidades y
volmenes han
cambiado, o se
requiere un
acceso ms
rpido a la
informacin

Se requiere
mayor
exactitud y
consistencia
en la
informacin
que se
produce

Indudablemente
se requieren
mejoras en la
comunicacin e
integracin de
las diferentes
reas de la
organizacin

Se quiere
realizar un
monitoreo y
reduccin de
costos. Permite
elegir entre
opciones menos
costosas y
mantener los
estndares de
calidad,
exactitud, etc

En el marco de la
competencia, la
automatizacin
puede ayudar en la
atraccin de
clientes, al mejorar
servicios permite
disminuir las
posibilidades a los
competidores con
el uso apropiado
de la informacin

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CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO

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El alcance del ciclo.

Depende del alcance del mismo proyecto. Un proyecto puede

comprender un simple estudio de viabilidad del desarrollo de un
producto, o su desarrollo completo o, llevando la cosa al extremo,
toda la historia del producto con su desarrollo, fabricacin y
modificaciones posteriores, hasta su retiro del mercado.

Las caractersticas (contenidos) de

las fases en que dividen el ciclo

Depende del rea o temtica del proyecto o bien de la organizacin

(inters de reflejar la divisin en fases, aspectos de la divisin
interna o externa del trabajo)

La estructura de la sucesin de las

fases

Las estructuras existentes son: lineal, con prototipado, o en espiral

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CICLO LINEAL PARA UN

PROYECTO DE ELABORACIN DE
UN SERVICIO NUEVO
Definicin de
requerimientos

Diseo de Servicio

Implementacin bsica del

servicio

Apelacin por el cliente

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CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO CON PROTOTIPADO
Especificaciones
Iniciales

Seleccin del Prototipo

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Especificaciones
Completas

Seleccin del Prototipo

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Seleccin del Prototipo

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CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO EN ESPIRAL

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PROCESOS DE UN PROYECTO
1. Procesos inicializadores
2. Procesos de ejecucin
3. Procesos de planeacin
4. Procesos de controladores
5. Procesos de Cierre

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Interrelacin entre fases y grupos de

procesos en la vida de un proyecto

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DESCRIPCIN DE PROCESOS DE
ADMINISTRACIN DE UN PROYECTO
Y PROCESOS PREVIOS

Es necesario estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea

interno o externo a la organizacin. Se deben elaborar los estudios
tcnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad. Adems, se debe
realizar una estimacin de los recursos necesarios y los costes
generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se
apoya el cliente (que puede ser la propia organizacin en el caso de
proyectos internos) para decidir sobre la realizacin o no del proyecto.

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Mtodos de Seleccin de Proyectos

Iniciacin

Definicin clara del

objetivo del proyecto

Planeacin Planificacin y
programacin

Especificaciones para la
calidad

Ejecucin

Ejecutar cada actividad y

poner en accin el
proyecto

Monitoreo y Control

Establecer puntos de
control para elementos:
Calidad, costo y
puntualidad
(tiempo)

Definicin preliminar
del proyecto

Lista de resultados
para considerar que
el proyecto tuvo xito

Tiempos involucrados, lo ms
pronto que puede comenzarse, lo
ms tarde que puede hacerse y
la duracin.

Consultar constantemente
las especificaciones del
proyecto; calidad, costo y
tiempo

Elaborar diagrama de
eventos importantes

Utilizar el diagrama de
control de proyectos

Costos involucrados

Supervisar la ejecucin
Responsable
Al concluir, entrega de
resultado, detalles del proyecto
y evaluacin final

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Supervisar la ejecucin:

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Tomar acciones
correctivas que se
reflejarn en la
programacin y ejecucin
del proyecto

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Objeto de aprendizaje elaborado por

Nidia Irasema Giorgis Ramazzini
de Orozco
2015

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