PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

La actividad de compras est sujeta a una serie de anlisis previos a la toma de

decisiones: establecer las reglas de juego en el mercado de insumos y productos (oferta
demanda), conocer la relacin empresa clientes proveedores, buscando siempre ser
importantes para stos ltimos y as determinar cantidad, calidad, transporte, tiempos de
entrega, lugar, forma de pago y las condiciones de negociacin. Para hacer frente a las
diversas dificultades de competitividad, se est optando por incorporarse a redes (cadenas
de suministros), unindose a grandes competidores para incrementar volmenes de compra
y lograr mayores beneficios en calidad, costo, transporte y cumplimiento.
Es importante tener en cuenta, ante todo, que las empresas hoy se estn enfrentando
a problemas tales como: insuficiente capital, tecnologa y adecuacin de equipos, liderazgo
y direccin, talento humano, control de recursos y procesos, mercadotecnia, sistemas de
informacin y administrativos.
Con ligeras variaciones entre los diferentes grupos industriales, el ciclo para la
consecucin y uso de los insumos para la produccin, envuelve los siguientes
procedimientos:
1. El Departamento de ingeniera disea el producto y determina la cantidad de
material por unidad de producto al igual que los requerimientos de ellos en cada
proceso de transformacin.
2. El Departamento de produccin establece las necesidades de fabricacin de los
diferentes artculos tomando en consideracin los programas de ventas y los niveles
de inventarios de productos terminados.
3. El Departamento de compras y suministros tomando como base el programa de
produccin y la especificacin tcnica del producto establece las necesidades de
cada uno de los materiales necesarios para elaborar la produccin programada. En
base a estas necesidades y el programa de compras de los mismos.
4. Una vez definido el programa o plan de compras se elabora y coloca la orden de
compra con la cual se contrata la adquisicin de las cantidades adecuadas en las
fechas especficas en que deben ser entregadas por parte del proveedor.
5. El informe de recepcin certifica las cantidades recibidas y puede a su vez informar
los resultados de inspeccin y control de calidad. Este a su vez se compara con la
orden de compra para establecer el cumplimiento de la misma en lo que respecta a
cantidades y fechas de entrega.
6. La factura del proveedor corresponde al documento oficial de legalizacin de la
deuda con el mismo cuando se adquieren las compras a crdito y debe corresponder
a la cantidad consignada en el informe de recepcin.
7. El control de las existencias de inventarios es muy importante, en este se registra las
entradas, salidas y existencias de cada uno de los materiales comprados. Unos

registros son llevados solo en cantidades por el almacn o bodegas y otros registros
en cantidades y valores por el rea encargada de los costos.
8. La requisicin de materiales notifica al almacn o bodega de materiales, los tipos y
cantidades que deben despacharse a un departamento determinado y en cualquier
momento que sea requerido.
9. La nota de devolucin al proveedor cubre la cantidad y valor de los materiales
recibidos que no llenan los requisitos especificados en la orden de compra, razn
por la cual se devuelve al proveedor, constituyendo as una menor entrada y como
consecuencia un menor pasivo.
10. La nota de devolucin de produccin cubre la cantidad de material devuelto por los
centros de proceso a la bodega de materias primas, que por lo general es causa de
sobrantes despus de haber elaborado el producto o por problemas de calidad,
constituyendo una menor salida y por lo tanto menor valor de las insumos
trasladados al proceso productivo.
VALOR DE ADQUISICIN
Para su determinacin se debe incluir el precio de factura del proveedor ms los
gastos normales necesarios para colocar el material en las bodegas de la Compaa, es
decir, seguros, fletes terrestres en el caso de mercancas compradas localmente. En el caso
de materiales comprados en el exterior se debe tomar en cuenta el valor FOB (Free on
board- libre a bordo), ms los seguros y fletes martimos (La sumatoria de estos tres
conforman el costo CIF (Cash, Insurance and freights), los gravmenes arancelarios, los
impuestos de nacionalizacin, las comisiones bancarias y agentes de aduana, os fletes y
seguros terrestres, el valor de los formularios y papelera necesitados para tramitar la
importacin.

REQUISICIONES Y DEVOLUCIONES DE PRODUCCIN

Los insumos necesarios para la produccin, se despachan al rea que los necesita, en
base a las requisiciones elaboradas por los encargados de la produccin o del supervisor del
centro de procesamiento. La requisicin debe especificar el nmero de orden o centro de
proceso, al igual que el tipo de material y la cantidad solicitada, debe tambin llevar un
espacio en el cual se especifica la cantidad entregada y debe estar firmada por el jefe de la
bodega, al igual que por el supervisor del centro de proceso. El original de dicha
requisicin debe hacerse llegar al Departamento de contabilidad para que se hagan los
registros contables correspondientes.
Cuando se devuelven los materiales de produccin a bodega, lo cual puede deberse
a sobrantes o a problemas de calidad, se produce la nota de devolucin de produccin, la
cual debe especificar la razn de su devolucin, al igual que la orden o centro de proceso

por el que se haba solicitado. El original de la nota de devolucin de produccin se remite

a contabilidad par su respectivo registro.

CALCULO DEL COSTO

PRODUCCIN

DE

LOS

MATERIALES

APLICADOS

A LA

PEPS FIFO (First in first out)

Aplicando esta base de valorizacin, el costo de los materiales cargados a la
produccin corresponder al orden cronolgico de las entradas, luego las unidades que
queden en existencia en la bodega final del perodo corresponder al costo unitario de la
ltima compra (Cuando las existencias son menores o iguales a las ltimas ingresadas)
multiplicado por las unidades en existencia.

UEPS LIFO (Last in first out)

Aplicando esta base de valorizacin, el costo de los materiales cargados a la
produccin corresponder al orden cronolgico inverso de las entradas fsicas, luego las
unidades que queden en existencia al final del perodo sern valorizadas con el costo
unitario del inventario inicial cuando son menores o iguales a las existencias al comienzo
del perodo.

PROMEDIO SIMPLE PONDERADO

Esta base propone que todas las unidades disponibles en un perodo llenen un
mismo costo unitario de adquisicin, el cual se utilizar para valorizar las entregas a
produccin, al igual que el inventario final.

Ejercicio 2
Registro de las compras aplicando bases de valorizacin de inventarios PEPS, UEPS,
PROMEDIO PONDERADO e identificacin especfica.
Durante el mes de septiembre la empresa NEVADO S.A. registra las siguientes
transacciones con la materia prima: (valores expresados en miles de $ colombianos)
1. Inventario inicial a septiembre 1.
Unidad de medida mts
costo unidad
380
3040
2. Compras durante el periodo:
Fecha
Informe recepcin
09-02
0051
09-09
0057
09-18
0085
09-25
0091

valor
1155200
cantidad mts
180
158
192
160

3. Devoluciones al proveedor:
Fecha
Nota devolucin proveedor Informe recepcin
09-10
0101
0057
09-28
0105
0091
4. Requisiciones de produccin:
Fecha
Requisicin
09-04
805
09-13
809
09-19
810
09-22
815
09-28
818

valor
1.476
1.343
1.670.4
1.440
Cant / mts
55
72

Cantidad / mts
400
215
50
50
60

5. Devoluciones a bodega:
Fecha
Nota devolucin a bodega Requisicin
09-08
001
805
09-26
002
815

Cant / mts
60
49

Instrucciones::
1. Disee una tabla para el registro de operaciones que contenga: fecha, descripcin. costo
unitario, flujo de unidades ( entradas, salidas y existencias / saldos), valores (entradas,
salidas y existencias / saldos finales)
2. Una vez que haya diseado la tabla, aplicando las bases de valorizacin PEPS, UEPS,
PROMEDIO PONDERADO e IDENTIFICACIN ESPECFICA, registre todas y cada
una de las transacciones indicadas en el ejercicio propuesto.