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Francisco Bittencourt
"Em uma boa reunio h um momento que surge da troca espontnea de idias frescas e produz
resultados extraordinrios. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes"
Harold Geneen
A reunio conceitualmente pode ser definida como um processo de deciso coletiva, atravs do qual
os envolvidos, aps exposio e discusso de suas idias conseguem chegar a uma concluso
capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em seus
resultados.
Ser que isso mesmo?
Participar de uma reunio pressupe que a melhor forma de se conseguir chegar a uma concluso
efetiva sobre determinado tema deciso, superao de problema, desenvolvimento de uma nova
idia, adoo de um processo de mudanas, e tantos outros menos votados.
Os manuais sobre reunio existentes no cenrio de negcios so amplos embora escassos no que
diz respeito a sua contemporaneidade j que h pouca coisa nova nas livrarias. A reunio pode ser
vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informaes no conhecidas por ns, e que
servem de subsdio para nossas decises.
A reunio tambm uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte de nosso
universo produtivo nossas percepes e vises acerca de assuntos de interesse, como tambm
trocar informaes que possam ser agregadas a nossa experincia.
H um significativo nmero de profissionais que criticam a reunio, a seu ver uma forma improdutiva
de tomar decises. Percebe-se, todavia que o erro das reunies, em geral, no est no evento em si,
mas nas atitudes que so tomadas por seus participantes.
essencial que reflitamos sobre a qualidade de nossas atitudes, posturas, comportamentos antes,
durante e depois de reunies para as quais somos convidados, ou aquelas nas quais somos ns os
geradores da necessidade, liderando e coordenando seus trabalhos.
Vamos, em seguida, levantar alguns aspectos que, sem dvida, comprometem de forma significativa
o desenrolar de uma reunio que se prope a ser produtiva:
Sua necessidade real pode ser substituda por outra forma de deciso?
Seu objetivo h clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento?
Sua finalidade para que serve? O que vai trazer de valor agregado ao processo produtivo?
Sua oportunidade em relao ao tema a ser discutido, o momento o mais adequado, h
disponibilidade dos interessados (com representatividade para participar da reunio)
Seu custo o benefcio gerado pelo evento justifica o investimento inicial tempo, valor hora
dos envolvidos, recursos?
Ocorrncia qual o melhor local para se efetivar? Qual a disponibilidade de espao que
otimize o conforto e a liberdade dos decisores?
artigo, estamos disponibilizando um roteiro, com base na bibliografia de referncia desse texto, que
nos ajudar a entender o ritual.
Nossa preocupao, como foi dito nos pargrafos acima, com nossas atitudes durante a reunio, e
o impacto que elas podem causar em seus resultados.
O primeiro desses aspectos diz respeito a qualidade da comunicao que nos propomos a adotar em
momentos de discusso coletiva.
Qual a qualidade de nossa linguagem? Somos capazes de desenvolver uma linguagem de
resultados, ou nos preparamos para adotar uma linguagem de estimulao:
Ao nos dirigirmos aos demais participantes, com o intuito de obtermos esforo para objetivos,
resultados, lucros metas, ou concordncia com nossas idias, usamos uma linguagem de
gesto cobradora, ou ns a associamos a uma linguagem de reconhecimento pelo
envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeioamento, de participao nos
benefcios?
Quando o assunto envolve algo com condies de provocar algum tipo de perda ou que
afete de forma negativa os demais participantes, posicionamo-nos empaticamente, ou
colocamo-nos a margem da sensibilidade geral?
O cuidado com a qualidade da comunicao em processos de deciso coletiva deve nos levar a
perceber, complementarmente um conjunto de fenmenos atitudinais essenciais, para o sucesso do
momento:
Exercitamos a prtica da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos dito, ou ao que
dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido?
Somos capazes de questionarmos os demais, ou nos questionarmos, sempre que
observarmos necessidade de que sejam revistas as mensagens emitidas pelos demais, ou
por ns mesmos, at que o entendimento seja uniforme?
Nos preparamos convenientemente para abordar os diversos assuntos a serem discutidos,
como forma evoluda de participao, conforme afirma David Berlo (1.989), respeitando a
linguagem e a condio de acesso informao de nossos interlocutores?
fundamental o nosso entendimento de que uma reunio um fenmeno decisrio que tem:
a. pr-existncia - preparao
b. existncia - debates
c. durao - validade
d. concluso resultados
e. ps-existncia acompanhamento
Nosso papel ser to valorizado quanto formos capazes de moldar uma atitude coerente, do primeiro
ao ltimo momento de um evento do qual participamos, e no qual, seguramente, somos parte
importante.
Reflitamos sobre nossa capacidade de influir na deciso, no tanto pelo nosso conhecimento dos
assuntos a serem tratados, mas sim, e principalmente pela qualidade de nossa atitude.
Vale concluir essa nossa reflexo com a afirmativa de Thomas L. Quick: seja um lder em reunies,
mesmo com quem voc jamais se sentaria.
Como complemento desse nosso texto, inclumos um anexo, onde os aspectos operacionais de uma
reunio so fixados. Esse anexo foi elaborado atravs pesquisa na bibliografia de referncia.
REUNIES
troca de idias e experincias sobre um ou mais assuntos para que haja aceitao pelos
envolvidos e provocando uma deciso coletiva, onde todos se comprometem com o que foi
decidido.
reunies longas
agenda extensa
dilogo truncado
mal planejamento
liderana inbil
falta de concluso
QUALIDADES DA REUNIO
mensagens claras
FATORES PREPARATRIOS
preparao da agenda
notificao a envolvidos
durao pr definida
infraestrutura efetiva
atraso do lder
local no disponvel nem adequado
abertura inconveniente
despreparo da liderana
participantes retardatrios
obedincia a agenda
RESPONSABILIDADES DA LIDERANA
estmulo discusso
neutralizao de dominadores
presena marcante
Descrio, enumerao, citao: desejo autntico de maiores informaes, mais fatos, mais
dados concretos;
Orientao para soluo de problemas: busca e planejamento conjunto par ao encontro de
solues;
CONCLUSO
Faa uma anlise de seu desempenho em reunies anteriores das quais participou, e verifique o que
pode ser melhorado, o que deve ser eliminado, o que voc deveria Ter feito e no fez.
Analise o que voc fez na reunio e que ajudou a transform-la em uma reunio eficaz, com
resultados bons e objetivos.
Verifique quais foram as questes que interferiram na reunio, e tente, juntamente com outros
participantes, elimin-las das prximas.
Pense antes de falar, verbalize seus argumentos, cuidadosamente, fique atento as palavras que voc
utiliza, especialmente quando for analisar ou criticar a opinio de outros ou posio contrria a sua.
Antes de comunicar algo, explique claramente como voc enxerga o problema ou assunto que vai
tratar; isto ajuda os outros a compreender melhor sua posio.
Aceite a discusso como uma necessidade, pois o debate pode ser o momento mais produtivo da
reunio.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
COVEY, Stephen. Os 7 Hbitos das Pessoas Muito Eficazes. SP: Editora Best Seller