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Manual do usurio

Hotconference
Verso 1.0
Traduo: Rodolfo L Gasparian

Usar a sala Hotconference mais simples do que se imagina! Esse


manual parece complexo, mas oferece grande parte das funes
necessrias para usar a sala de conferncia Hotconference.
Veja que voc poder usar a sala sem usar todas as funes, como um
celular que voc usa apenas para discar e falar. Portanto, no se
intimide com este manual, use-o quando precisar e boa conferncia!
Rodolfo L. Gasparian
Todos os direitos reservados
Este documento gratuito. Pode ser enviado e compartilhado, desde que
no sofra alterao em seu contedo original.
baixar a verso atualizada em: www.hotconference.net.br

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Pgina 1

NDICE :
Introduo (pgina 4)
1- Como entrar - (pgina 6)
Voc aprender como entrar na sala de conferncias
2- Configuraes da sala - (pgina 11)
Voc aprender como configurar a sala nas seguintes funes:
-

como
como
como
como
como
como

ativar
ativar
ativar
ativar
ativar
ativar

e
e
e
e
e
e

desativar
desativar
desativar
desativar
desativar
desativar

a
a
o
o
o
a

voz das pessoas


lista de presena
chat
vdeo
compartilhamento de arquivos
lista de salas

3- Configuraes dos equipamentos - (pgina 13)


Voc aprender como configurar os equipamentos:
3.1- como ativar e desativar a voz das pessoas
4- Ferramenta para os usurios participantes - (pgina 16)
4.1. Status da lista de presena
Nesta rea voc saber quais os status que aparecem na lista de participantes e seus
respectivos smbolos.
4.2. Como aumentar o tamanho (visual) da tela - (pgina 17)
4.3 ativar e desativar webcam ou microfone - (pgina 18)
4.4 Aumentar e diminuir microfone e caixa de som - (pgina 19)

5- Ferramentas do ambiente de conferncias: - (pgina 20)


5.1. Bate-papo (CHAT)
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Pgina 2

como
como
como
como

aumentar e diminuir o tamanho do texto


apagar mensagens inconvenientes do chat
gravar as mensagens do chat
deixar mensagens teis gravadas prontas para enviar durante as palestras.

5.2. Browser - (pgina 24)


- como inserir qualquer pgina da internet dentro da sala
5.3. Apresentao - (pgina 25)
- como inserir apresentaes em PowerPoint na sala
5.4. Show (vdeos) - (pgina 31)
- como carregar vdeos
- como mostrar vdeos na sala de conferncia
- como colocar o vdeo em tela cheia
5.5. Compartilhamento de Desktop - (pgina 36)
- como mostrar o que aparece em seu computador para as pessoas presentes na sala.
5.6. Arquivos
-como compartilhar arquivos aos participantes

6. Usurios e membros - (pgina 40)


6.1 Permisses oferecidas pelo moderador ao usurio da lista - (pgina 41)
6.2 Conversas privadas com usurios
6.3 Como controlar usurios (banir, expulsar...) - (pgina 42)
7. Dificuldades em comum de alguns usurios: - (pgina 43)
Para alguns usurios, surgem algumas dificuldades que podem ser resolvidas de
maneira simples, como:
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
7.7.

Instalar o flash
Entrar como moderador (login e senha) - (pgina 45)
Instalar equipamentos para usar a sala (microfone e webcam) (pg.47)
Corte da voz na conferncia devido a baixa velocidade de conexo
Inserir o PowerPoint
Inserir vdeos
Ser banido sem querer por um moderador - (pgina 49)

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Pgina 3

7.8.
7.9.
7.10.
7.11.
7.12.

8.

rea
8.1.
8.2.
8.3.

Ficar caindo da sala o tempo todo


Problema com o navegador
Problemas com login e senha
Dois moderadores na sala ao mesmo tempo - (pgina 50)
No conseguir entrar na sala - (pgina 51)
Falta do link correto
Falta da senha da sala
Firewall (proteo) do computador
Foi banido por um moderador
Algum entrou com o mesmo login e senha (s pode um por moderador)

Administrativa - (pgina 52)


Como criar novos moderadores em sua sala?
Como editar as configuraes de sua sala? - (pgina 55)
Como colocar banner com a sua logo na sala?

9. Suporte - (pgina 57)


9.1. Como solicitar suporte
9.2. Como solicitar suporte
9.3. Como solicitar suporte
9.4. Como solicitar suporte

internacional (via ticket / e-mail)


via sala de conferncia - (pgina 60)
de emergncia? - (pgina 61)
nacional - (pgina 62)

Introduo
Hotconference - um mtodo simples e eficaz de comunicao para o
seu negcio. Permite reduzir custos e otimizar processos em empresas.
Hotconference permite supervisionar seu negcio e organizar reunies
sem sair do escritrio ou mesmo do seu home Office.
A utilizao do sistema simples de usar, basta ter computador,
webcam, microfone e uma conexo de internet de mdia velocidade.
Voc poder criar as suas reunies e eventos online para qualquer pessoa
em qualquer lugar.
Poder tambm disponibilizar um ambiente virtual pblico ou privado
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para convidados e fazer apresentaes de negcios via webcam, chat,


vdeo, slides e tudo de forma interativa.
Neste manual de usurio, vamos tentar mostrar nosso servio da maneira
mais simples possvel.
Veja as vantagens do Hotconference:
Utiliza a tecnologia em flash. Permite usar o sistema sem precisar
instalar programa em seu computador. Basta utilizar o seu navegador
padro que sempre usou para navegar via internet.
Desta maneira, voc poder participar ou mesmo realizar conferncias a
partir de qualquer lugar que disponibilize uma conexo via internet,
como: cyber cafs, lan house, aeroportos etc.
Economia e praticidade. Alm de no precisar instalar software, o
servidor est conectado diretamente com o sistema o que possibilita que
voc faa o uso de slides na prpria sala de forma simples, sem precisar
pagar algum tcnico para fazer a sua sala funcionar.
Negcios Internacionais. Com a utilizao do Hotconference na
internet, voc poder fazer conferncias internacionais sem custo e
fechar timos negcios de maneira simples.
Simples utilizao. Hotconference proporciona uma interface simples
de ser usada atravs de funes teis como:
- Servio de armazenamento de arquivos compartilhados, como
documentos em pdf.
- rea compartilhada do seu computador. Voc poder mostrar o que faz
em sua tela em tempo real.
- rea de vdeo, onde voc pode carregar vdeos durante a apresentao
para diversos participantes ao mesmo tempo.
Suporte 24h. Voc contar com a equipe de suporte internacional 24
horas por dia.
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1- Como entrar na sala:


sala
Voc recebe um link referente a sua sala.
Exemplo: http://www.hotconference.com/conference,testegratis
Voc pode mascarar esse link atravs do seu domnio! Pergunte a um
tcnico de informtica!
Ao clicar ou inserir em seu navegador vai aparecer a seguinte sequencia:
1- Espere carregar:

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2- Clique em permitir

3- Preencha os dados

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Em alguns casos pode ser necessrio inserir a senha de acesso a sala.


Isso vai depender do dono da sala que pode ativar esta opo.

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Observe que no espao de preenchimento existem dois tipos de senha:


Senha do moderador: Inserir somente quem for moderador
Senha de acesso a sala: Inserir apenas quando solicitado no convite de
participao do evento online.

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4- Clique em ok e espere entrar na sala

5- Voc entra na sala!

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2- Configuraes da sala
Antes de configurar, coloque a sala no idioma de interesse.
Basta clicar na bandeira que fica no menu superior esquerdo.
1. Coloque a sala no idioma desejado

importante que voc configure a sala de acordo com os seus interesses.


Nessas configuraes voc poder:
- Ativar ou desativar a lista de presena
- Ativar ou desativar o chat
- Ativar ou desativar a rea de vdeo
- Ativar ou desativar a rea de compartilhamento de documentos

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2. Ao entrar na sala como moderador, na aba superior clique


em:configuraes das salas

3. Selecione qual funo deseja desabilitar:

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3- Configuraes dos
equipamentos
1. Configuraes de webcam e microfone
Clique em aplicar para gravar as alteraes efetuadas.

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Ligue a caixa de som e microfone e faa teste se a voz do microfone


aparece na caixa de som. Verifique tambm se a sua imagem aparece na
tela como mostra a figura abaixo.

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2. Dentro de configuraes, clicar no menu outro

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4. Ferramenta para os usurios


participantes
4.1. Status dos usurios
Essa rea de status pode ser alterado pelo prprio usurio. Basta clicar
em cima do nome e fazer a alterao.

O status serve para indicar como o usurio se encontra do outro


lado. Se estiver marcado com um ponto de interrogao em vermelho,
significa que o mesmo quer fazer alguma pergunta por voz. Desta
maneira o palestrante dever liberar o microfone

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4.2. Opes para melhorar e aumentar o visual de


sua tela:
Existem setas brancas que separam as colunas. Voc pode clicar em cima
delas para aumentar o campo visual. Para voltar ao tamanho original,
basta clicar novamente na seta branca.

Veja como a imagem da seta:

Observao: A alterao no visual da sala individual, por computador.


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Isto significa que no ocorrer a mesma mudana no computador das


pessoas.
A nica maneira de alterar a tela dos participantes clicando em tela
cheia no menu inferior da sala de conferncias.

4.3. Ativar ou desativar o microfone e webcam

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4.4 Aumentar e diminuir microfone e caixa de


som

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5- Ferramentas do ambiente de
conferncias:
5.1. Bate-papo (CHAT)
O ambiente virtual proporciona uma rea de chat interativa entre os
participantes e o palestrante.
Ao clicar em chat, a rea interativa ficar com maior visibilidade.

Clique em chat no menu superior da sala de conferncia

Voc poder aumenta ou diminuir o tamanho do texto. Basta clicar


em + ou - no canto superior direito do chat.

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Apagar o texto do chat


Voc poder apagar a qualquer momento o texto que foi escrito no chat
em caso de mensagens inconvenientes.

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Salvar mensagens de texto do chat


Voc poder salvar as mensagens de texto de tudo que foi escrito
durante a sua conferncia. Basta clicar no boto salvar texto do chat

Gravar mensagens para enviar durante a conferncia


Voc pode deixar armazenado informaes teis como sites ou mesmo
aviso para serem enviados durante a conferncia. Desta maneira, voc
no precisar digitar durante uma palestra.

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5.2. Browser (navegador)


O browser (navegador) serve para que voc abra pginas da internet
dentro da sua sala de conferncia.

Como inserir o navegador na sala


No menu superior da sala clique em navegador. Desta maneira abrir o
site que foi configurado para abrir no browser.

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5.3. Apresentao (PowerPoint)


Como carregar um slide na sala

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Acompanhe passo-a-passo:
passo
1. clique em "apresentao"

2. clique em "subindo"

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3. clique em "navegar"

4. Escolha o arquivo em "power-point"

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5. abra o arquivo escolhido

6. clica em "subir" arquivo

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7. Espere subir o arquivo

8. Aps "sinal sonoro" aperte na seta verde

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Caso no consiga carregar os slides siga a seguinte orientao:


1. Mude o nome do arquivo
2. Coloque a sala em ingls

Observao: O limite do tamanho do arquivo de 128 MB e o mximo


de 25 arquivos. Como mudar os slides

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5.4. Show (vdeo)


A rea de show serve para:
- Inserir vdeos aos participantes
- Disponibilizar a prpria imagem da webcam em tamanho maior.
Nesta rea voc poder inserir vdeos que foram baixados do youtube.
Os formatos aceitos so:

FLV, .F4V, .MP4, .MOV

Como carregar um vdeo:


O processo bem parecido com o sistema de carregar slides. O
procedimento o mesmo. A diferena que ao invs do arquivo ser em
Power-point, ser em FLV, .F4V, .MP4, .MOV
Voc poder usar o REAL PLAYER para baixar vdeos nesse formato.

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Confira passo-a-passo:
1- clicar em "show"

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2- clicar em "upload"

3 e 4- clicar em "navegar" e escolher o vdeo

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5 ,6 e 7 subir, carregar o vdeo e apertar play

Como mostrar o vdeo:


Apertar o play e esperar carregar. O vdeo ser passado a todos que
esto na sala.

Voc pode apertar play, stop, pause e tambm colocar o vdeo para
ficar repetindo aps o seu trmino.

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Nota:Pode ocorrer de pessoas que no tenham boa velocidade de


conexo no conseguirem visualizar o vdeo.
Como colocar em tela cheia o vdeo:

Como inserir webcam na tela principal de conferncia

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5.5. Compartilhamento de Desktop


(mostrar a sua tela)
Como compartilhar o que aparece em sua tela:
Clicar em compartilhar tela em seguida clicar em comear a
compartilhar.
Desta maneira, tudo que voc fizer em sua tela aparecer ao
participantes presentes na sala.

Lembre-se de clicar em finalizar o compartilhamento


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5.6. Compartilhamento de Arquivos


Voc poder compartilhar arquivos aos usurios da sala. Para isso, voc
precisa inserir os arquivos na rea de compartilhamento.

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Como compartilhar arquivos:


1. Clicar no smbolo de compartilhamento

2. Clique em navegar aps abrir uma tela de compartilhamento:

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As seguintes funes esto disponveis na linha dos arquivos:

- Enviar um arquivo - o cone azul,


- Baixe o arquivo - o cone verde
- Para apagar o arquivo - o cone vermelho.
Na janela aparecero as seguintes caractersticas:

Navegar - abrir os arquivos no computador do usurio;


Subir / Upload - enviar os arquivos do computador do usurio;
Apagar / Clear - a lista de excluir arquivos;
Atualizar - atualizar a lista de arquivos;
Fechar / Close - fechar esta janela.

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6. Usurios e membros
6.1 Permisses oferecidas pelo moderador
O moderador pode na lista de presena oferecer a funo de moderador
para um usurio comum. Para isso, basta selecionar o nome de interesse
e clicar no boto que fica ao lado direito do nome. Veja figura abaixo:

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6.2 Conversas privadas com usurios


Voc pode conversar em particular com os usurios que esto na lista de
presena.

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6.3 Controlar usurios (banir, expulsar...)


Voc pode silenciar , expulsar e banir definitivamente o usurio de sua
sala.

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7. Dificuldades em comum de
alguns usurios:
Para alguns usurios, surgem algumas dificuldades que podem ser
resolvidas de maneira simples, como:

7.1. Instalar o ADOBE FLASH


A sala hotconference usa a tecnologia em flash que possibilita que o
usurio entre na sala diretamente do seu navegador.
Pode acontecer, dependendo do computador ou mesmo navegador, que
ao tentar entrar na sala seja solicitado a instalao do ADOBE Flash. Voc
dever instalar o flash para o perfeito funcionamento da sala de
conferncia.
Preparamos algumas imagens de como instalar o adobe flash:
1. Ao entrar na sala poder aparecer uma mensagem para instalar

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o flash. Clique em cima!

2.Vai pedir permisso para instalar. Clique Sim!

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3. Aparecer mais uma imagem. Aceite os termos e instale!

7.2. Entrar como moderador


(login e senha CORRETOS!)
Muitas pessoas no conseguem entrar como moderador por simples
erro de digitao!
Veja como funciona o procedimento:
1. Voc recebe um login e uma senha de moderador.
Exemplo:
Username MOD48B7CF16
Password 6J3A3I1I
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2. Voc insere o login e senha na hora de entrar na sala de


conferncia:

3. Voc confere se entrou como moderador na sala.


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necessrio que as funes de moderador estejam ativas.

7.3. Instalar equipamentos para usar a sala


(microfone e webcam)
Caso a sua voz ou webcam no esteja saindo ou aparecendo na sala de
conferncia, faa o seguinte:
- Clique em configuraes da sala e siga as intrues contidas neste
manual seo nmero 3 configuraes de equipamento.
- Voc pode fazer um teste tambm atravs do skype, basta clicar em
ferramentas opes configurao de udio e configurao de
vdeo
- Caso no consiga solucionar atravs dos passos acima, consulte um
tcnico de informtica.
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7.4. Corte da voz na conferncia devido


baixa velocidade de conexo
comum o servio de conexo na internet sofrer variaes em seu
desempenho, por isso, fique atento a velocidade de conexo da sua
internet!

Para fazer o teste da sua conexo clique aqui

7.5. Inserir o PowerPoint


Caso tenha algum problema na hora de inserir o PowerPoint na
apresentao tente uma dessas sugestes:
-

Leia a seo 5.3 deste manual


Renomeie o nome do arquivo para um nome simples
Tire qualquer tipo de proteo de senha dos slides
Altere o navegador que voc est usando
Coloque a sala em ingls

7.6. Inserir vdeos


Caso tenha algum problema na insero de vdeo tente:
- Ler a seo 5.4 deste manual
- Tente inserir o vdeo em formato FLV , pois MOV pode no abrir em
alguns micros e MP4 s funciona aps carregar todo vdeo (pode
demorar)
- Tente colocar vdeos mais leves
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- Tente buscar outras fontes do mesmo vdeo ou outros vdeos similares.


Obs. Alguns vdeos no carregam corretamente. Busque outras
alternativas.

7.7. Ser banido sem querer por um


moderador.
comum aos iniciantes moderadores, sem querer, banir algum da sala.
Quando isso ocorre, o IP identificado e a pesoa no consegue entrar
novamente na sala, mesmo sendo um dos moderadores.
Para solucionar esse problema:
1. Entre na sua rea administrativa
2. V em my banlist em portugus: minha lista de banidos
3. Desmarque o IP banido de acordo com seu interesse.

7.8. Ficar caindo da sala o tempo todo


Se voc cai da sala o tempo todo, significa que sua conexo est
oscilando. Veja se o problema em sua conexo wireless ou via rdio.
Para fazer o teste diversas vezes, clique aqui

7.9. Problema com o navegador


Hoje em dia existem diversos navegadores disponveis na internet. Se
tiver alguma funo que no esteja funcionando corretamente, tente
mudar o seu navegador.

7.10.

Problemas com logins e senhas

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Pgina 49

1. Login e senha da rea administrativa Internacional


o login e senha quando voc fez a inscrio internacional com o
seu carto internacional atravs do link:
http://www.hotconference.com/members/rgasparian/signup.php
2. Login e senha da rea administrativa nacional
o login e senha quando voc fez a inscrio nacional com boleto ou
transferncia atravs do link: http://www.hotconference.net.br
3. Login e senha de moderador
o login e senha para entrar na sala como moderador. Voc recebe
do dono da sala ou se for o prprio dono, voc cria a senha na rea
administrativa em: my room moderator ou lista de moderadores
das salas
4. Login e senha de usurio comum
Neste caso, em login voc insere o seu nome mesmo e a senha no
precisa inserir.
5. Senha da sala
Quando a sala for privada, ou seja, restrita, voc dever fornecer a
senha para conseguir participar da conferncia.
Tanto o moderador como o usurio normal dever inseri-la.

7.11. Dois moderadores na sala ao mesmo


tempo.
Acontece que quando um moderador est usando a funo de
apresentao, a sala fica travada para o outro moderador. Por isso, ao
compartilhar uma sala com outro moderador, voc dever deixar sempre
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na funo bate-papo para que as outras funes da sala fiquem livres


para os outros moderadores.

7.12.

No conseguir entrar na sala

Falta do link correto


Verifique se o link foi copiado corretamente. Voc poder ver o
link na rea administrativa em overview ou em portugus
Viso geral
Falta da senha da sala
Quando a sala solicitar a senha voc precisa digita-la ao ser
solicitado.
Firewall (proteo) do computador
Existe alguns computadores que tem proteo em rede. Nestes
casos necessrio cnsultar o tcnico da empresa ou desativar
o firewall
Foi banido por um moderador

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Verifique se voc foi banido pelo moderador, caso isso ocorra,


voc no conseguir mais entrar na sala.
Voc foi derrubado da sala quando algum entrou com o
mesmo login e senha.

Voc pode ter vrios moderadores na mesma sala, entretanto,


voc no pode usar o mesmo login e senha de moderador ao
mesmo tempo. Caso isso ocorra, o moderador que est na sala
ser derrubado pelo moderador que acabou de entrar.
A soluo para este caso:
- No passar o seu login e senha de moderador para ningum.
- Criar logins e senhas diferentes para moderadores diferentes.

8. rea Administrativa
8.1. Como criar novos moderadores em
sua sala?
1. Entrar em sua rea administrativa
Link da rea administrativainternacional:
http://login.hotconference.net.br/
link da rea administrativa Internacional:
http://members.hotconference.com/
2. Clicar em my room moderators

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3. Clicar em add new moderators

4. Preencher os dados e clicar ok


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5. Voc pode configurar a moderao de acordo com interesse

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8.2. Como editar as configuraes de sua


sala?
1. Entrar na rea administrativa
2. Clicar em my room settings
3. Fazer alteraes de acordo com interesse

8.3. Como colocar banner com a sua logo


na sala?
Voc poder personalizar a sua sala de conferncia inserindo a
sua logo.
Existe um custo adicional equivalente $24,95 por ms.
Como solicitar no sistema internacional:
1. Entrar na rea administrativa
2. Clicar em private branding
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Como solicitar no Brasil em www.hotconference.net.br


1. Entrar no site: www.hotconference.net.br
2. Escolher o plano sala personalizada
3. Efetuar o pagamento.
A sua sala ficar assim:

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9. Suporte
9.1. Como solicitar suporte Internacional via ticket
(e-mail):
(apenas clientes internacionais carto internacional)
1.

Entre na rea administrativa internacional com seu login


e senha

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2.

Clique em 1 para detalhes tcnicos 2 para detalhes


de pagamento

3. Clique em ABRIR TICKET

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4-

Prencher o ticket e enviar

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9.2. Como solicitar suporte via sala de


conferncia
1. Entrar na rea administrativa internacional
2. Em resourcesclicar em technical support
3. Clicar em support room
4. Verificar horrios em atendimento espanhol.

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9.3. Como solicitar suporte de emergncia?


(Somente clientes internacionais e quando for um problema da sala)
Entrar na rea administrativa internacional:
http://members.hotconference.com/
1. Clicar no menu esquerdo administration panel
2. Clicar em overview
3. Em my personal room escolher a sala e clicar em: emergency

4. Vai aparecer uma janela para confirmar se realmente importante

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5. Escrever o que acontece com sua sala e envie o chamado

9.4. Como solicitar suporte nacional


Basta entrar no site: www.hotconference.net.br e clicar em contato
Obs. Somente clientes nacionais indicados pela linha de Rodolfo L
Gasparian

Dvidas ou sugestes entrar em contato:


contato@hotconference.net.br

Rodolfo L Gasparian

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