MANEJO DE LOS ALMACENES

El almacn es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o menor
tamao, contenido y complejidad. Es un rea desconocida dentro de la empresa, pero muy
importante en el desarrollo de la organizacin. En el mbito de la gestin empresarial, el almacn
se define como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Los
materiales guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos
que garanticen el funcionamiento de la organizacin (mantenimiento, servicios generales,
materiales diversos, etc.). En su aplicacin comercial, el almacn puede ser utilizado como
establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.
Los siguientes puntos resumen algunas de las principales caractersticas de los almacenes:

Constituyen los puntos fijos del sistema logstico.

Entre ellos se mueven los elementos de transporte.
El almacn absorbe el 20% del coste logstico.
Son bsicos para una buena calidad de servicio.
Una acertada gestin de almacn permite eliminar las fluctuaciones de demanda haciendo posible
la realizacin de una programacin en lotes econmicamente variables.
De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberndole de tener sus
propios stocks.
Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de compra (mayores lotes) y
reducir los costes de transporte.
6.1 Funciones del Almacn
Su funcin bsica es la de almacenamiento, entendiendo como tal la introduccin de datos o
productos en un archivo o lugar fsico para ser guardados all hasta el momento de su utilizacin.
Por tanto, el almacn se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar existencias, materiales y
herramientas de una forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad mnima que asegure la
comercializacin de los productos y el consumo y uso de los materiales y herramientas all
depositadas.
Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:

Recepcin de materiales.
Registro de entradas y salidas del almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin,
almacenamiento, registro, revisin. Despacho y ayuda en el control de inventarios.
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del
almacn (entradas y salidas) y a programacin y control de produccin sobre las
existencias.

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Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y
conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en
pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin
debe marcarse en las tarjeras correspondientes de registro y control.
Los inventaos fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiere documentacin autorizada segn
sistemas existentes.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados debern ser fciles de ubicar
El rea ocupada por los pasillos respecto de ala del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequeo como lo permitan las condiciones de operacin.
6.2 Localizacin de los almacenes

La localizacin de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geogrfico para realizar las
operaciones de una empresa. Los gerentes de organizaciones de servicios y de manufactura
tienen que sopesar muchos factores cuando evalan la conveniencia de un sitio en particular, como
la proximidad a clientes y proveedores, los costos de mano de obra y los costos de transporte. Seis
grupos de factores dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas plantas
manufactureras: clima laboral favorable, proximidad a los mercados, calidad de ida, proximidad a
proveedores y recursos, proximidad a las instalaciones de la empresa matriz, y costos aceptables
de
servicios
pblicos,
impuestos
y
bienes
races.

Los factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros tambin se aplican a
los proveedores de servicios con una importante adicin: el impacto que la localizacin puede
producir sobre las ventas y la satisfaccin del cliente.
Entre los factores que dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas bodegas de los
proveedores de servicios son: proximidad a los clientes, costos de transporte y proximidad a los
mercados, localizacin de los competidores y factores especficos del lugar, tales como el nivel de
actividad al menudeo, la densidad residencial, los flujos de trnsito y visibilidad del local.
Como en el caso de la localizacin de la planta, es muy importante la seleccin de los lugares de
almacenamiento y bodegas.
Los factores a considerar en la construccin de un edificio de bodega o de almacn deben
comprender: Localizacin, tamao del lugar, emplazamiento de la construccin, carreteras de
acceso y espuelas de ferrocarril; distribucin, lugar de carga y descarga, y reas de recepcin y
despacho; distribucin de las columnas y altura libre necesaria para el almacenamiento vertical;
distribucin de los pasillos y ancho, cantidad, tamao y arreglos de las pilas; el que se va usar para
el manejo de materiales, e iluminacin, tuberas de calefaccin y acondicionamiento del aire.
Las decisiones sobre la distribucin implican determinar dnde ubicar las reas del almacn, los
grupos de trabajo de esas reas, los equipos de manejo de materiales y los puntos de inventario
dentro de una instalacin de almacn.

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Una construccin para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe tomar en
consideracin que el edificio deber ser lo bastante grande como para manejar los requisitos
actuales y las demandas esperadas en el futuro. Se ha demostrado que una forma cuadrada de
edificios es muy eficiente, y permite tener la distancia promedio mnima por recorrer durante las
operaciones de toma y distribucin, cuando se almacenan uniformemente por todo el piso las
unidades que tienen ms o menos la misma demanda. Sin embargo, con frecuencia el tamao del
terreno suele dictar un edificio rectangular.
En un almacn son necesarios los pasillos o corredores para permitir que el equipo de manejo de
materiales llegue a las distintas reas de almacenamiento. No obstante, desde otro punto de vista,
los pasillos tambin son espacio desperdiciado, que no se usa para el objeto principal de la
bodega, que es almacenar el material en espera de su embarque. Para reducir al mnimo esta
prdida, las bodegas tienen dos clases de pasillos: los principales o secundarios.
6.3 Seleccin de mobiliario, maquinaria y equipo de almacn
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales.
Estos pueden exigir, como mobiliario y equipo, una simple estantera o diablo hasta sistemas
totalmente automatizados, que involucran grandes inversiones y avanzadas tecnologas de
informacin. La eleccin sistema ptimo de almacenamiento de materiales (artculos o
mercancas), componentes, sub-ensambles y productos terminados debern tomar en
consideracin factores como el espacio disponible de la bodega, tipos de materiales, nmero de
artculos guardados, velocidad de atencin y tipo de embalaje.
Si el espacio de un almacn es muy limitado o critico por el crecimiento de sus operaciones, puede
pensarse una mejor colocacin de los medios de almacenamiento (estantes y tarimas); un nuevo
diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente; una distribucin y
colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento
diversificado; un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos, tapancos o
estanteras de varios niveles, y reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras
compacta, movible o en bloque.
Para guarda artculos individuales y/o pequeos, se disponen de varios mobiliarios. Casi todos los
almacenes y bodegas utilizan uno o ms de ellos, cuando la instalacin es ordenada.
A continuacin se describen los ms comunes:
a) Sistemas de cajas metlicas: Se emplea para almacenar artculos pequeos y facilitar su control.
El sistema no requiere estantera. Las cajas son apiladas unas sobre otras. El ahorro de espacio es
su principal ventaja.
b) Armarios: En la mayor parte de los casos se usan armarios de acero o de madera para
almacenar cargas no entarimadas o artculos grandes. Los armarios de acero simplemente son
lminas metlicas que se han fijado a postes verticales. Por lo general, los postes permiten la
flexibilidad en el ajuste de la altura de los entrepaos, y de los espacios verticales.
c) Apilamientos o pilas: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas o recipientes que
permite aprovechar al mximo el espacio. Las cargas unitarias entarimas o cajas, sacos o costales
son apilados una sobre otras, obedeciendo una distribucin equitativa de cargas que reduce la
necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la prctica, forman un gran y nico estante.

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d) Almacenamiento con transportador: Los anaqueles para transportador pueden ser un eficaz
accesorio de almacenamiento. Son una serie de transportadores de rodillos o de ruedas de
deslizamiento, colocados uno sobre otro en pilas adyacentes, con inclinacin desde la entrada
hasta la salida. Los artculos se deben guardar en cajas o bandejas.
e) Anaqueles o estantes: Los artculos que ms se usan para almacenar son los estantes. El objeto
de los estantes es facilitar el almacenamiento y la recuperacin de cargas en la bodega. Suelen
hacerse con armazones de acero con postes verticales y barras horizontales que soportan cargas,
con resistencia adicional obtenida con barrotes diagonales o en X.
f) Tarimas: Este mtodo consiste en colocar sobre una tarima las mercancas a fin de construir una
carga unitaria que pueda ser transportada y apilada con la ayuda de un aparato mecnico. Sus
principales ventajas son: la reduccin de maniobras y manipulaciones sucesivas en las
operaciones de traslado, almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano de obra;
la posibilidad de utilizar ms racionalmente la altura de almacenamiento, o sea un mayor
aprovechamiento cbico del espacio del almacn; asegura una mejor conservacin de las
mercancas frgiles; facilita el conteo en los inventarios, ya que cada tarima contiene el mismo
nmero de cajas, sacos, o paquetes; el esfuerzo fsico del hombre es reemplazado por un esfuerzo
mecnico, y la mecanizacin reduce los riesgos de accidentes.
g) Elevador electrnico: El sistema ms avanzado de manejo de mercancas en el almacn es el
elevador electrnico; que consiste en una estructura compacta de estantera y de varios pasillos
angostos dotados de elevadores para colocar y retirar mercanca, aprovechando el mximo
espacio de un almacn. El mstil del elevador, que alcanza hasta 18 metros de alto, queda
suspendido de un riel gua, en su parte superior, lo que mantiene a plomo y desliza a lo largo del
pasillo. A su vez, est montado sobre un riel en el piso que controla su estabilidad.
6.4 Sistemas de informacin
Las nuevas tecnologas y los sistemas de informacin para la Gestin de Almacenes estn experimentando
una vertiginosa evolucin en los ltimos aos, siendo una de las reas logsticas que mayor integracin han
conseguido. Las actividades que se desarrollan en el almacn no aportan un valor aadido al producto como
lo hacen otras reas de la empresa y por ello, se ha trabajado intensamente en la automatizacin de las
mismas. Los sistemas de codificacin son necesarios para implantar un Sistema de Gestin de Almacenes.
Estos sistemas funcionan sin necesidad de cambiar la nica terminologa o codificacin que ya puedan existir
dentro de un almacn. Esta flexibilidad reduce el riesgo de errores en la migracin de los cdigos de un
sistema a otro y permite una implantacin de un Sistema Informtico de Gestin de Almacenes ms cmoda y
accesible que otro software.
La seleccin se debe basar en los tipos de ubicaciones de las existencias que haya en el almacn. Un
Sistema de Gestin de Almacenes puede ser integrado en un ERP y en un sistema de gestin de transporte.
Existes diferentes tecnologas de la informacin, algunos ejemplos de ellos son los siguientes:

Cdigo de barras: Cdigos pticos, cdigos magnticos, equipos de lectura, impresin de etiquetas.
Radiofrecuencia: Porttiles de mano, montado en carretillas, comunicacin en tiempo real.
Ordenadores de a bordo: Ligados a flotas de transporte, posicionamiento, comunicaciones
(satlite/radiofrecuencia).
Terminales porttiles: Preventa, auto venta, comunicacin (radio, lnea telefnica, etc.)
EDI
Reconocimiento de voz.

Sistemas integrados de gestin logstica.

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