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GUIA RPIDO: ANLISE SWOT

A melhor ferramenta para voc se preparar para o planejamento estratgico da


sua empresa e conseguir ter informaes essenciais do que priorizar

SUMRIO

02

Introduo

03

1. A Ferramenta: Anlise SWOT

05

2. Dinmica de Preenchimento

10

3. Mtodo: Anlise SWOT

14

4. Planos de Ao e de Contingncia

18

5. Caso Prtico

21

Concluso

26

Sobre a LUZ

27

SOBRE O GUIA RPIDO


A SWOT (FOFA) uma ferramenta de anlise da sua empresa e de onde ela
est inserida. um excelente complemento para o planejamento estratgico
e foi criada entre as dcadas de 1960 e 1970 por Albert Humphrey, que
liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford, em conjunto
com a revista Fortune aps reunir dados de 500 empresas na poca.
O termo SWOT basicamente um acrnimo das palavras em ingls: Foras
(Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e
Ameaas (Threats).
Com a SWOT possvel obter uma ampla viso da realidade da sua empresa,
uma vez que ela se prope a analisar os pontos internos e externos que
afetam a organizao. Para melhor compreenso da Anlise SWOT, vamos
conhecer cada um dos pontos trabalhados por ela:

03

SOBRE O GUIA RPIDO


1. Foras: Representa as qualidades positivas da empresa, ou seja, tudo aquilo
que agrega valores e est sob o controle da organizao.
2. Fraquezas: As fraquezas so pontos que atrapalham e no trazem vantagens
competitivas para a corporao. Assim como as Foras, as Fraquezas tambm
esto sob o comando da empresa.
3. Oportunidades: As oportunidades so fatores externos (que no esto sob a
influncia da empresa) e quando surgem, trazem benefcios para a corporao.
Para compreendermos o conceito de oportunidades, temos como exemplo uma
nova lei que possa beneficiar a empresa de algum modo;
4. Ameaas: As ameaas tambm no esto sob o controle da empresa, porm
so fatores que podem prejudicar a corporao de algum modo. Um exemplo
pode ser a entrada de uma grande empresa no segmento;
Esse foi s o comeo, ainda mostraremos exatamente como aplicar uma Anlise
SWOT na sua realidade.
04

Quadro de anlise ambiental da SWOT

A FERRAMENTA:
ANLISE SWOT

1. A FERRAMENTA: ANLISE SWOT


Com o papel de complemento estratgico, pode-se dizer que
a SWOT auxilia gestores a obterem uma viso geral da
empresa e de onde ela est inserida no mercado. Devido a sua
simplicidade, a SWOT pode ser empregada em qualquer tipo
de anlise de cenrio, desde a criao de uma loja virtual
gesto de uma empresa de grande porte.
Deste modo, a Anlise SWOT tem um papel de entendimento
do posicionamento estratgico da empresa no ambiente em
que ela est inserida.

1.1 Exemplo prtico:


Para compreendermos a teoria da Anlise SWOT vamos ver
um exemplo:
Um restaurante localizado na cidade de So Paulo possui uma
culinria de alta qualidade e problemas com mau
atendimento. Observe ao lado como foram listados todos os
itens desse restaurante na matriz SWOT:

06

Exemplo de uma planilha com plano de contas para fluxo de caixa

1. A FERRAMENTA: ANLISE SWOT


S saber seus pontos fortes, fracos, oportunidades e
ameaas no o suficiente. Com base na anlise feita nos
elementos colocados na matriz, importante montar
planos de ao e de contingncia pensando na estratgia
do negcio como um todo. Desse modo, poderamos
chegar tranquilamente a 3 medidas de direo para o
negcio como:
1.

Promover treinamentos para equipe de


atendimento: Deste modo possvel melhorar o
ponto fraco da empresa e se aproximar cada vez
mais de um atendimento que os clientes
considerem ideal.

3.

Ampliar divulgao do restaurante: Com o


aumento de propaganda em feiras gastronmicas
para pblicos especficos possvel conquistar
novos clientes.

Como voc pde ver, fazendo um exerccio simplificado de


uso da anlise SWOT foi possvel obter um rpido
entendimento da realidade do restaurante e do que ele
podia fazer para melhorar sua estratgia.

DICA IMPORTANTE:
2.

07

Promoes para fidelizao de clientes: Como


observou-se a ameaa de novos concorrentes
entrando no mesmo segmento, se torna
importante conquistar a fidelidade dos clientes que
j frequentam o restaurante.

A Anlise SWOT pode ser utilizada em qualquer


segmento ou porte de empresa e um excelente
complemento para o planejamento estratgico

1. A FERRAMENTA: ANLISE SWOT


1.2 SWOT alm da Estratgia Geral
Como vimos no tpico anterior, a Anlise SWOT utilizada
para a identificao de caractersticas positivas e negativas
relacionadas a uma empresa sendo amplamente utilizada
como ferramenta de apoio estratgico.
Acontece, que essa no a nica utilidade dela. Voc pode
utilizar a SWOT em qualquer situao!
Mas pera, voc pergunta, em qualquer situao mesmo?
Sim! Ela pode ser uma excelente aliada no Marketing e
Comunicao. O processo sempre o mesmo, necessrio
identificar os pontos fortes que estejam sendo utilizados na
propagao da marca e produtos frente ao mercado, bem
como, os pontos deficientes neste quesito que fazem com
que os clientes tenham menos conhecimento da empresa
como referncia, deixando margem para os concorrentes.
Vamos ver outras reas de aplicao da SWOT:

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"Se voc no souber como fazer a


pergunta certa, no saber como
descobrir nada"
- W. Edward Deming
- Recursos Humanos: avaliando o quadro de funcionrios e
a sua respectiva gesto;
- Departamento Financeiro: avaliando os gastos da
empresa, prazos e formas de pagamentos e recebimentos;
- Departamento de Compras: avaliando prazos, logstica e
gesto do processo como um todo;

LINK EXTERNO:
Planilha de Auto Avaliao

1. A FERRAMENTA: ANLISE SWOT


Veja um exemplo de aplicao da Anlise SWOT na nossa planilha de Anlise SWOT 3.0:

Escolha de itens que vo


ser analisados como
fatores internos.

Classificao como fora ou


fraqueza e da importncia do item
para a realidade da sua empresa

Pontuao final do item. Isso vai


demonstrar o quanto ele impacta
os fatores internos e vai permitir a
criao de um ranking das foras
e fraquezas.

09

DINMICA DE
PREENCHIMENTO

2. DINMICA DE PREENCHIMENTO
A matriz SWOT uma importante ferramenta para definio de
caminhos a serem seguidos. Para aproveit-la da melhor
maneira, recomendamos alguns passos essenciais em seu
preenchimento:

2.1 Brainstorm
O termo Brainstorm significa tempestade de ideias. uma
tcnica dinmica em que cada participante (ou at mesmo se
voc estiver fazendo sozinho) expe as suas opinies e ideias que
vo surgindo, de modo que ao final se tenha de fato uma
chuva de ideias para esta ou aquela seja definida como
principal ou mais importante.
Para potencializar o brainstorm, preciso ter bem definido onde
se pretende chegar, ou seja, um objetivo claro para que todos
possam participar com coerncia e a ferramenta seja aplicada
com exatido. Alguns passos podem ser priorizados:
1.

11

Criar um mapa do problema em questo: Expor aos


participantes do Brainstorm qual o objetivo principal
da reunio e quais so os pontos que devem ser
levantados.

Papis com anotaes de grupos diferentes para uma


dinmica de Brainstorm

LINK EXTERNO:
Planilha de Brainstorm

2. DINMICA DE PREENCHIMENTO
2.

Ter um guia: O guia ou facilitador algum encarregado


de gerenciar o Brainstorm. Este responsvel deve ser
ligado diretamente ao processo de modo a auxiliar os
demais participantes e administrar o fluxo de ideias. Aqui
se faz necessrio evitar a censura de ideias bem como a
justificativa de que tal ideia boa ou ruim. A ideia inicial
levantar o maior nmero de ideias possveis
relacionadas com o tema principal

3.

Ao final do levantamento de ideias, importante ter


noo de que nem todas as opinies so relevantes para
entrarem na matriz SWOT e, deste modo, uma tima
maneira de se chegar nesse consenso fazer uma
compilao dos itens mais citados e ranque-los.

Veja ao lado um ranking de fatores externos (oportunidades e


ameaas) de acordo com a pontuao atribuda a cada um dos
itens dessa parte da SWOT:
12

Ranking de Oportunidades (em verde) e de Ameaas


(em vermelho) de acordo com ordem de importncia

2. DINMICA DE PREENCHIMENTO
2.2 Grupos grandes e pequenos

2.3 Preparao e Compilao de Informaes

importante que se tenha a clareza de que nem todos


conseguiro participar ao mesmo tempo e ativamente para a
construo deste quadro. Por isso, para potencializar ainda mais
a colaborao e ideias de todos, recomenda-se que separe
grandes grupos em grupos menores.

Se voc quiser otimizar ainda mais todo esse processo de


construo colaborativa dos itens da Anlise SWOT,
recomendamos fortemente que exista um preparo de todos os
participantes anteriormente ao momento do brainstorming e
preenchimento das foras, fraquezas, oportunidades e ameaas.
Para isso, fornea relatrios completos como:

Ao longo do processo inicial de brainstorming, voc pode fazer


apenas um grupo (para um mximo de 8 participantes, em
mdia) ou dividir todos os interessados em grupos menores
(variando de 3 a 7 participantes por grupo).
No momento da dinmica e anotao, voc pode usar um
quadro, cartolina ou mesmo um papel A4 para fazer a listagem.
No caso da anlise SWOT ser construda por grupos menores,
recomenda-se algo mais prximo dos participantes, como no
caso do Brainstorm acima mencionado, em que todos podem dar
sua contribuio e formar a Matriz de forma completa e
detalhada.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Indicadores de performance de todas as reas


Pesquisas de mercado
Pesquisa de clima organizacional
Relatrios de anlise de mercado
Relatrios de tendncia
Crescimento em relao ao mercado
entre outros,

DICA IMPORTANTE:
Faa com que a SWOT seja um reflexo do que todos os
participantes pensam

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MTODO:
ANLISE SWOT

3. MTODO: ANLISE SWOT


No desenvolvimento da SWOT destaca-se a diviso dos quadrantes em dois ambientes: interno e externo. No ambiente interno, relacionamos
todos os elementos que dependem exclusivamente de quem est executando o processo em questo. J no ambiente externo temos os
elementos que esto fora do controle da empresa, sendo algo positivo (oportunidades) ou algo negativo (ameaas).

Fatores Internos

Fatores Externos

3.1 Fatores Internos - Foras


No campo de Foras, destacam-se os aspectos internos positivos que propiciam um bom rendimento para os negcios. Alguns exemplos de
foras que uma empresa poder ter so:
15

Equipe qualificada, localizao estratgica, experincia no segmento em que atua, vantagens tecnolgicas ou preos competitivos

3. MTODO: ANLISE SWOT


3.2 Fatores Internos - Fraquezas

3.4 Ameaas

No campo Fraquezas destacam-se os aspectos internos negativos


que acarretam uma diminuio do rendimento dos negcios ou
prejuzo em processos operacionais. Alguns exemplos so:

As ameaas so fatores que no esto diretamente no controle


da empresa e podem impactar negativamente nos negcios. So
exemplos de ameaas:

Aumento de impostos, concorrncia em expanso,


alteraes culturais, importao de produtos mais
baratos e desastres naturais / guerras

3.3 Fatores Externos - Oportunidades

3.5 Matriz SWOT

As oportunidades so elementos externos, ou seja, que no


dependem diretamente para empresa para que ocorram. As
oportunidades so tambm fatores positivos que agregam algo
para a empresa. Vejamos alguns exemplos:

Aps a realizao do levantamento dos fatores internos (foras e


fraquezas) e dos fatores internos (oportunidades e amaas)
chega o momento de cruzar as informaes levantadas, criando
assim a matriz SWOT. Para cada cruzamento importante saber
criar objetivos/estratgias. Vamos ver na prxima pgina um
exemplo de cruzamento de itens na matriz SWOT:

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Instabilidade no fornecimento, equipe reduzida,


dependncia de terceiros, equipe pouco qualificada e
custos altos

Mercado em expanso, incentivo fiscal, produtos /


Servios complementares, abertura de mercados
estrangeiros e concorrentes em dificuldades

3. MTODO: ANLISE SWOT


Se pergunte sempre como uma
fora ou fraqueza pode maximizar
ou minimizar a chance de uma
oportunidade ou ameaa
acontecer

Cruzamento de
quadrantes

Pontos cruzados

Foras x
Oportunidades

Vantagens tecnolgicas x Produtos


/ Servios complementares

Ter uma tecnologia de ponta propicia o desenvolvimento de produtos com


inovaes que os concorrentes no possuem

Foras x
Ameaas

Preos competitivos x Concorrncia


em expanso

O fato de ter preos competitivos vai favorecer a competio com outras empresas
entrando no mesmo mercado da empresa

Fraquezas x
Oportunidades

Instabilidade no fornecimento x
Mercado em expanso

Ter dificuldade de recebimento de matria prima pode gerar uma dificuldade de


fornecimento e at mesmo insatisfao

Fraquezas x
Ameaas:

Equipe pouco qualificada x


Concorrncia em expanso

Ter uma equipe jnior pode fazer com que no futuro a empresa tenha dificuldades
em se manter com um alto padro de mercado

Detalhes

Como podemos observar nos exemplos citados acima, o cruzamento das informaes de grande valia para observar como os pontos fortes
podem auxiliar no aproveitamento de oportunidades e minimizao de ameaas, bem como o papel das fraquezas em se perder
oportunidades e abrir portas para novas ameaas.
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PLANOS DE AO E
DE CONTINGNCIA

4. PLANOS DE AO E DE CONTINGNCIA
Com base nos levantamentos listados em cada quadrante da
anlise SWOT, bem como no cruzamento de cada fator para
avaliar as consequncias e oportunidades que possam ou no ser
geradas com base nas foras e fraquezas da empresa, chega o
momento de criar os planos de ao e planos de contingncia.

Exemplo: Em quanto tempo o plano definido ser


realizado? Existem prazos intermedirios? Existe margem
de erro para concluso do que foi planejado?
-

1.

2.

Planos de ao: referem-se s medidas que sero


tomadas para melhorar as foras da empresa e
aproveitar/criar novas oportunidades.

Planos de contingncia: referem-se s medidas que sero


tomadas para correo de falhas que interferem no atual
cenrio do mercado e que possam trazer ameaas para a
empresa.

Para ambos os planos, deve-se definir alguns pontos importantes


como, por exemplo:

19

Definio de prazos:

Definio de Responsvel:

Exemplo: Quem ser o responsvel por executar o plano de


ao definido? uma equipe? Existe um lder que pode ser
cobrado?
-

Acompanhamento de Concluso:

Exemplo: O trabalho j foi iniciado? Est em andamento?


Foi concludo dentro do prazo? Ou fora? Quais motivos?
Os planos de ao e de contingncia, na prtica, j fazem
parte do planejamento estratgico, mas podem ser usados
complementarmente na SWOT. Todos esses itens devem
ser contemplados para que voc consiga finalizar tudo que
planejou.

4. PLANOS DE AO E DE CONTINGNCIA
Como voc pode ver na imagem abaixo, na nossa planilha, aproveitamos o mesmo espao de cruzamento de dados para colocar os planos de
ao e de contingncia de acordo com cada uma das necessidades identificadas nela. Para cada plano (de ao ou contingncia),
importante definir a data de concluso e status do mesmo. Se quiser, voc tambm pode especificar o responsvel por colocar em prtica a
ao definida:

O ideal fazer apenas o cruzamento para


itens mais importantes da sua SWOT,
assim voc prioriza o que realmente
impacta os resultados da sua empresa

20

CASO
PRTICO

5. CASO PRTICO
Como voc conseguiu observar, na teoria, a Anlise SWOT
extremamente simples de se realizar. Basta seguir esse passo a
passo:
1.
2.
3.
4.
5.

Definio de Fatores Internos (Foras e Fraquezas)


Definio de Fatores Externos (Ameaas e Oportunidades)
Cruzamento de Fatores (Matriz SWOT)
Criao de Planos de Ao e de Contingncia
Anlise de Resultados

Simples assim! Mas obviamente, na prtica, pode no ser to fcil e


nem ficar to boa. Por isso mostraremos um caso prtico agora e
ilustraremos com o uso da nossa planilha de Anlise SWOT.
Imagine que uma grife de roupas femininas resolver fazer uma
SWOT para entender melhor seu posicionamento no mercado:

1.a Foras:
Conceituada no mercado, atende pblico de classe mdia-alta,
roupas personalizadas, possui estilista na loja e tem tima
localizao, j que est instalada em Shopping no centro de So
Paulo.
22

1.b Fraquezas:
Super lotao do shopping em perodos sazonais, estrutura fsica
reduzida, somente um estilista na loja para atender demanda e
no possui um adequado atendimento de clientes.

Depois de fazer a anlise de foras e fraquezas, possvel j ver um


ranking de ambas, para saber exatamente o que influencia mais ou
no na realidade dessa loja:

5. CASO PRTICO
2.a Oportunidades:

2.b Ameaas:

Pblico internacional, parcerias com outras lojas no shopping e


parcerias com o shopping

Loja de grife prestes a se instalar na regio, concorrncia possui


equipe de estilistas e existem algumas mudanas de tendncias
ocorrendo.

Com as anlises interna e externa feitas, possvel ver quais itens com mais importncia aparecem na sua Anlise SWOT. Veja abaixo:

23

5. CASO PRTICO
3 e 4. Cruzamento de Fatores (Matriz SWOT) +
Planos de Ao e Contingncia:
Como j havia mostrado anteriormente, essa uma etapa que voc
pode pensar conjuntamente para estabelecer os itens prioritrios.
No nosso exemplo poderamos fazer anlises como:
a.

Como ser conceituada no mercado (fora) vai aumentar as


chances de conseguir pblico internacional (oportunidade)

A resposta nem sempre simples, mas poderiam ser propagandas


feitas em sagues de aeroportos, anncio em revistas internacionais
ou mesmo parceria com companhias areas de pases interessantes
para a empresa.
b.

Como ter somente um estilista na loja (fraqueza) pode


minimizar a chance de ter parcerias com outras lojas
(oportunidade)

Mais uma vez, podem ser diversas respostas, mas um bom plano de
contingncia seria a contratao de um estilista extra para poder
atender uma quantidade maior de pedidos, por exemplo.
24

Cruzamento da Matriz SWOT com planos de ao concludos

5. CASO PRTICO
5. Anlise de Resultados:
Qualquer ferramenta necessita de um espao para grficos e
anlises. Se a que voc usar no tiver, voc est perdendo tempo
para gerar essa inteligncia que j poderia estar pronta para voc.
Assim, na planilha de anlise SWOT da LUZ, voc encontrar uma
nota geral para a sua anlise ambiental, que chamamos de anlise
de favorabilidade. Quanto maior, melhor est a sua empresa dentro
do ambiente em que ela se encontra.
Tambm apresentamos automaticamente uma anlise de fase
empresarial, que mostra onde sua empresa est em relao s
pontuaes dos fatores internos e externos.

ndice de favorabilidade e graduao

Voc pode ver um exemplo simples nas imagens ao lado:

Anlise de Fase Empresarial


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CONCLUSO
Conforme mencionado neste guia rpido, a SWOT representa basicamente
uma balana onde possvel comparar os fatores internos e externos de cada
empresa, servio ou produto e deste modo focar no que precisa ser
melhorado ou modificado.
Como falamos tambm, de nada adianta o exerccio da SWOT se voc no
fizer planos de ao e de contingncia ou utilizar ela em sinergia com o seu
planejamento estratgico. Digo isso, porque s ter a parte analtica no
nada sem o lado executivo onde so realizadas aes para se chegar a um
nvel melhor do que existia anteriormente.
Por fim, desejamos um excelente uso dessa ferramenta e recomendamos o
uso da planilha de Anlise SWOT 3.0 da LUZ, que tem um vis extremamente
prtico em complemento ao conhecimento terico adquirido com a leitura
desse guia rpido.

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Este material uma criao da LUZ Planilhas Empresariais e sua reproduo de forma indevida, assim como plgio, configuram o
desrespeito a propriedade intelectual podendo estar sujeito as medidas cabveis, de acordo com as leis vigentes no Brasil.