Captulo 3: Compromiso contable asumido

CAPTULO 3: COMPROMISO CONTABLE ASUMIDO

Objetivos
Los objetivos son

Definir una reserva de gasto.

Crear una reserva de gasto de pedido de compra.

Analizar una transaccin de una reserva de gasto de pedido

de compra.

Procesar compromisos de fin de ao.

Introduccin
El compromiso contable asumido tambin se conoce como contabilidad
de reservas de gasto. El compromiso contable asumido permite registrar un
compromiso en la contabilidad general para gastos futuros o planificados antes
de la creacin o coleccin de los documentos subyacentes. Algunos ejemplos
de estos documentos podran ser las solicitudes o los pedidos de compra antes de
que dichos fondos comprometidos se paguen.
De este modo, los registros financieros pueden reflejar la asignacin de recursos
presupuestarios en el momento de su confirmacin en lugar de en el momento de
registro del gasto real, lo que proporciona informacin financiera antes que los
informes presupuesto frente a real.
Entre algunos ejemplos de compromisos se incluyen compras internas o pagos
mensuales de servicios pblicos. El compromiso contable asumido registra la
reserva de fondos para obligaciones de pago futuras en la contabilidad general.
En el compromiso contable asumido, los asientos contables se realizan y la
apropiacin se carga cuando se inicia el contrato o cuando se realiza un pedido de
bienes o servicios. Los asientos registran el importe que debe reservarse del saldo
sin reserva de gasto pendiente en una apropiacin para cumplir el compromiso.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics AX 2012

Definicin de reservas de gasto de pedido de compra

Una reserva de gasto es una reserva de los fondos presupuestarios que se
reservan para asegurarse de que los gastos reales no excedan el presupuesto
disponible. Si se habilita el proceso de reserva de gasto, podr crear reservas
de gasto de pedido de compra que se registran en la contabilidad general cuando
se confirme un pedido de compra. A continuacin, los importes de reserva de
gastos se pueden usar cuando se confirmen las facturas de proveedores que hacen
referencia a un pedido de compra. Los importes de reserva de gasto de un pedido
de compra se liberan cuando una factura de proveedor se confirma para usar todo
o parte del importe de reserva de gasto. Los importes liberados se restan del
importe de la reserva de gasto del pedido de compra.

Controles presupuestarios
Los controles presupuestarios se pueden usar para comprobar la disponibilidad
de fondos presupuestarios y para crear reservas de fondos presupuestarios contra
los saldos presupuestos.
El compromiso contable asumido solo registra el compromiso de fondos en
forma de asiento del diario de la subcontabilidad y, como consecuencia, en la
contabilidad general.
Para obtener ms informacin acerca de los controles presupuestarios, consulte el
material de formacin Uso y gestin de presupuestos de la coleccin Finanzas 2.

Pre-reservas de gasto
Una pre-reserva de gasto es una solicitud para reservar fondos presupuestarios
para gastos planificados. Los fondos que se han solicitado, pero todava no se han
aprobado para un pedido de compra. Si est habilitado el proceso de pre-reserva
de gasto, puede crear solicitudes de compra con un importe de pre-reserva de
gasto para el gasto planificado. Las cantidades de pre-reserva de gasto luego
se registran en la contabilidad general.
Cuando se aprueben las solicitudes de compra, puede crear pedidos de compra de
los importes solicitados. Cuando se crea y confirma un pedido de compra para el
importe de pre-reserva de gasto en una solicitud de compra, se crear una reserva
de gasto para dicho importe. A continuacin, la cantidad de pre-reserva de gasto
se libera automticamente. De este modo, se evita que la reserva de presupuesto
se cuente dos veces en la contabilidad general, una vez como pre-reserva de gasto
y otra como reserva de gasto.

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Configuracin de reservas de gasto

Los perfiles y las definiciones de contabilizacin se usan al crear reservas de
gasto. Esto permite que el sistema cree lneas del diario de la subcontabilidad.
Para habilitar las reservas o pre-reserva de gasto se usa el formulario Parmetros
de Contabilidad general.

Situacin: Reserva de gasto de pedido de compra

Un administrador del departamento de la organizacin crea una solicitud
de compra para las compras previstas del departamento. Una de las lneas
de la solicitud de compra es de 12.000,00 dlares estadounidenses (USD) para
la adquisicin de nuevo mobiliario de oficina. La solicitud se aprueba y se crea
un pedido de compra con una lnea para cubrir el coste de 12.000,00 USD.
La pre-reserva de gasto de 12.000,00 USD de la solicitud de compra se libera
automticamente cuando se confirme el nuevo pedido de compra. El importe
liberado en la lnea de solicitud de compra luego se reemplaza por una reserva
de gasto de 12.000,00 (USD) en el pedido de compra.

Creacin de definiciones de contabilizacin

Los perfiles y las definiciones de contabilizacin se usan al crear reservas
de gasto de pedido de compra. Esto permite al sistema crear lneas del diario de
la subcontabilidad que cumplan los criterios seleccionados en las transacciones
que se originan. Las definiciones de contabilizacin contienen las cuentas
o dimensiones que se deben generar cuando se usa una definicin de
contabilizacin.
Despus de crear definiciones de contabilizacin, se deben asignar a tipos de
registro de transaccin. Las definiciones de registro de transaccin identifican las
definiciones de contabilizacin que deben usarse con un tipo de registro concreto.
NOTA: se recomienda probar todas las definiciones de contabilizacin antes
de seleccionar una casilla Usar definiciones de contabilizacin en el sistema
Microsoft Dynamics AX (para las reservas de gasto, las definiciones de
contabilizacin se encuentran en el formulario Parmetros de Contabilidad
general en la seccin Reglas contables). Al activar esta casilla en cualquier
mdulo, se activan inmediatamente todas las definiciones de contabilizacin.
Las definiciones de contabilizacin solo se pueden usar para los tipos de registro
de transaccin que se muestran en el formulario Definiciones de contabilizacin
de transacciones. Los tipos de registro de transaccin que no se muestran en este
formulario siempre usan perfiles de contabilizacin.

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Procedimiento: Configuracin de definiciones
de contabilizacin
Para configurar una definicin de contabilizacin, siga estos pasos:
1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Registro y,
a continuacin, haga clic en Definicin de contabilizacin.
2. Haga clic en el botn Nuevo para crear una nueva definicin
de contabilizacin.
3. Introduzca un nombre y una descripcin para la definicin de
contabilizacin. Puede introducir una descripcin ms detallada
en la ficha Observaciones.
4. Seleccione el mdulo al que se aplica la definicin de
contabilizacin.
5. En Criterios de coincidencia, haga clic en Agregar y,
a continuacin, introduzca el nmero de cuenta que debe
incluirse en el asiento de origen.
6. Opcional: si hay varios nmeros de cuenta coincidentes, en el campo
Prioridad, seleccione un nmero para indicar el orden en que deben
procesarse las transacciones. Las cuentas marcadas como 1 se
procesan primero.
7. En Entradas generadas, haga clic en Agregar e introduzca el
nmero de cuenta en el que el sistema generar una lnea de asiento
cuando exista una coincidencia.
8. En el campo Crdito o dbito generado, seleccione la forma en que
se debe generar el dbito o crdito.
9. Opcional: para vincular a una definicin de contabilizacin existente,
seleccinela de la ficha Definiciones vinculadas. Las definiciones
de contabilizacin vinculadas deben estar asociadas al mismo
mdulo. Esta ficha solo est visible si la definicin de
contabilizacin actual no est vinculada a otra definicin de
contabilizacin. Si ya est vinculada a otra definicin, la ficha
Probar estar visible.

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10. Opcional: para probar la definicin de contabilizacin, haga clic
en Probar. Una prueba le permite probar los datos de transaccin
y ver las lneas de asiento generadas por el sistema que se producirn
cuando se use la definicin de contabilizacin.
11. Cierre el formulario.

ILUSTRACIN 3.1 DEFINICIN DE CONTABILIZACIN

Procedimiento: Habilitar reservas de gasto de pedido

de compra
Para habilitar las reservas o pre-reserva de gasto para los pedidos de compra,
siga estos pasos:
1. Abra Contabilidad general, haga clic en Configurar y,
a continuacin, seleccione Parmetros de Contabilidad general.
2. Haga clic en Contabilidad y, a continuacin, en la ficha desplegable
Reglas contables.
3. Active la casilla Usar definiciones de contabilizacin. Haga clic
en S si se le pide que confirme la seleccin.
4. Active una o ambas de las casillas siguientes:
a. Seleccione Habilitar apropiacin presupuestaria para crear
solo reservas de gasto.
b. Seleccione Habilitar proceso de pre-reserva de gasto para
crear reservas y pre-reservas de gasto. Si activa esta casilla,
se activa automticamente la casilla Habilitar proceso de
reserva de gasto.
5. Cierre el formulario Parmetros de Contabilidad general.

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Transacciones de una reserva de gasto de pedido de compra

Un pedido de compra es una transaccin tpica de reserva de gasto. Es un importe
gastado para el que se ha producido un gasto de fondos.

Comprobacin de las transacciones del pedido

de compra
Puede ver las reservas de gasto por cuenta contable para un pedido de compra
seleccionado, as como los importes que se han liberado. Los importes de reserva
de gasto de un pedido de compra se liberan cuando una factura de proveedor
se confirma para usar todo o parte del importe de reserva de gasto. El importe
liberado puede incluir los crditos de factura o los ajustes de precios al importe
de reserva de gasto. Si no se ha liberado el importe de reserva de gasto completo,
tambin puede ver el importe pendiente de los importes de reserva de gasto de un
pedido de compra.

Procedimiento: Visualizacin de transacciones de reserva

de gasto
Para ver las reservas de gasto de un pedido de compra, siga estos pasos:
1. Seleccione Proveedores, Comn, Pedidos de compra y,
a continuacin, Todos los pedidos de compra.
2. Haga doble clic en un pedido de compra.
3. En el panel de acciones, haga clic en la ficha Compra y,
a continuacin, en Contabilidad, Ver diario de subcontabilidad.

Procesamiento de fin de ao de reserva de gasto

El propsito de esta leccin es establecer la directiva y procedimientos
para asegurarse de que las reservas de gasto de fin de ao se procesaron
correctamente.

Visin general de reserva de gasto de fin de ao

Si registra reservas de gasto para pedidos de compra en la contabilidad general
o ha habilitado el control presupuestario para registrar la reserva de fondos
presupuestarios, puede generar transacciones de cierre en la contabilidad
general y contra las reservas de presupuesto al final de cada ejercicio.
NOTA: use este proceso si solo utiliza el control presupuestario, solo
el compromiso contable asumido o ambos. Si no est habilitado el control
presupuestario, este proceso no afecta a las reservas de presupuesto. En cambio,
solo crea entradas de diario generales segn las reglas contables (definiciones
de contabilizacin) para el compromiso contable asumido.

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Al inicio del nuevo ejercicio, puede crear transacciones de apertura para
registrar correctamente las reservas de gasto y las reservas de presupuesto.
Estas transacciones ayudan a asegurarse de que las reservas para las reservas
de gasto de pedido de compra se registran correctamente en los informes
financieros de fin de ao y en el control presupuestario.

Opciones de fin de ao
El cierre de las reservas de gasto de pedido de compra es un proceso
independiente del cierre de un ejercicio y suele realizarse antes de que ste
se produzca. Hay dos opciones de procesamiento de fin de ao para cerrar
las reservas de gasto de pedido de compra en el ejercicio que finaliza y volver
a abrirlas en el ejercicio nuevo.
En la tabla siguiente se muestran las opciones y los resultados del cierre de fin
de ao:
Opcin

Proceso

Opcin de
cierre de
ejercicio
Procesar y
no transferir
presupuesto

Pasos de cierre:
1. Se invierten las reservas de gasto restantes en la contabilidad
general y las reservas de presupuesto pendientes para ellas.
2. Se generan transacciones de cierre de fin de ao en
la contabilidad general.
Pasos de apertura:
1. Se invierten las transacciones de cierre.
2. Se restablecen las reservas de gasto en la contabilidad
general.
3. Se crean reservas de presupuesto para las reservas de gasto
de los pedidos de compra que se estn procesando contra el
presupuesto del ao siguiente. Nota: Este paso solo puede
producirse si se activa el control presupuestario.

Opcin de
cierre de
ejercicio
Procesar
y transferir
presupuesto

IMPORTANTE: esta opcin solo est disponible si

est habilitado el control presupuestario.
Pasos de cierre:
1. Se invierten las reservas de gasto restantes en la contabilidad
general y las reservas de presupuesto pendientes para ellas.
2. Se generan transacciones de cierre de fin de ao en
la contabilidad general.
3. Se crean ajustes de presupuesto para reducir el presupuesto
en el ejercicio que se est cerrando.
4. Se crean ajustes de presupuesto en el nuevo ejercicio para
restablecer los asientos de registro presupuestario transferidos
del ejercicio anterior y clasificados como presupuesto
transferible.

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Procedimiento: Ejecucin de reserva de gasto de fin
de ao
Realice los siguientes pasos para ejecutar una reserva de gasto de fin de ao:
1. Abra Contabilidad general, seleccione Peridico, Cierre del
ejercicio y, a continuacin, haga clic en Proceso de cierre de
ejercicio de pedidos de compra.
2. Haga clic en Recuperar pedidos de compra en el panel inferior
para seleccionar pedidos de compra para el proceso de fin de ao.
De este modo, se abre un formulario de consulta en el que puede
seleccionar pedidos de compra segn criterios como, por ejemplo,
fecha, intervalo de fechas, cuenta de proveedor, tipo de pedido de
compra, saldo de pedido de compra o dimensiones financieras.
3. Haga clic en Aceptar del formulario Consulta.
4. Los resultados de la consulta se muestran en el panel inferior del
formulario Proceso de cierre de ejercicio de pedidos de compra.
Active la casilla Incluir para cada pedido de compra que debe
incluirse en el procesamiento de fin de ao.
5. Las reservas de gasto para dichos pedidos de compra se invertirn en
el ejercicio que llega a su fin y los importes correspondientes estarn
disponibles en el ejercicio nuevo. Puede hacer clic en Incluir todos
para seleccionar todos los pedidos de compra de la lista o en Excluir
todos para anular la seleccin.
6. En el campo Opcin de cierre de ejercicio, seleccione cmo
procesar las reservas de gasto de pedido de compra.
7. Si seleccion la opcin de cierre de ejercicio Procesar y transferir
presupuesto, seleccione un Cdigo de presupuesto original. Este
cdigo se usar para los ajustes de presupuesto que se realizan en
el ejercicio de cierre. El cdigo que se seleccione no debe tener
seleccionado ningn flujo de trabajo, ya que el procesamiento
de fin de ao se detendra para aprobaciones de flujo de trabajo.
8. Si seleccion la opcin de cierre de ejercicio Procesar y transferir
presupuesto, seleccione un Cdigo de presupuesto transferible.
Este cdigo se usar para los ajustes de presupuesto que se realizan
en el ejercicio nuevo. El cdigo que se seleccione no debe tener
seleccionado ningn flujo de trabajo, ya que el procesamiento
de fin de ao se detendra para aprobaciones de flujo de trabajo.
9. Compruebe los valores predeterminados en los campos Calendario
y Ejercicio y realice los cambios necesarios.

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10. Compruebe los valores predeterminados del campo Parmetros
de cierre y realice los cambios necesarios.
a. El valor predeterminado del campo Fecha contable es el ltimo
da del ejercicio seleccionado.
b. El campo Tipo suele establecerse en En proceso de desarrollo
para un perodo que se puede usar para registrar las transacciones
contables. Puede seleccionar Cierre si usa un perodo de cierre
para separar las transacciones de cierre.
c. Si seleccion un tipo de Cierre, seleccione el perodo de cierre
que desea usar.
11. Compruebe los valores predeterminados del campo Parmetros
de apertura y realice los cambios necesarios.
a. El valor predeterminado del campo Fecha contable es el primer
da del ejercicio de apertura.
b. El valor predeterminado del campo Perodo es el primer
perodo que tenga un tipo En proceso de desarrollo en el
ejercicio de apertura. Este tipo de perodo se usa para registrar
las transacciones contables. Puede seleccionar otro perodo,
pero debe tener un tipo En proceso de desarrollo.
12. Cuando est listo para ejecutar el proceso de fin de ao de pedido
de compra, haga clic en Procesar.
13. Si se muestra algn mensaje, realice las correcciones necesarias
y vuelva a ejecutar el proceso para los pedidos de compra afectados.

Informe Conciliacin de reservas de gasto

El informe Conciliacin de reservas de gasto identifica los desequilibrios
entre las reservas de presupuesto de las reservas de gasto y las reservas de gasto
correspondientes que se controlan en la contabilidad general. Es posible ver una
versin detallada del informe, o ver solo las diferencias. La versin detallada
muestra los totales por transaccin o nmero de documento de todas las reservas
de gasto. Las versiones de solo diferencias muestran solo las instancias en las que
la reserva de presupuesto de las reservas de gasto no cuadra con las cuentas
de reserva de gasto correspondientes en la contabilidad general.
Para ver el informe Conciliacin de reservas de gastos, abra Contabilidad
general, seleccione Informes, Proveedor de Conciliacin y, a continuacin,
haga clic en Reserva de gasto.
NOTA: para que los importes se reflejen en el informe, las cuentas contables
del compromiso contable asumido tienen que configurarse para usar la
categora contable adecuada, ya sea pre-reserva o reserva de gasto.

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Resumen
En esta seccin se ha descrito la configuracin y se ha revisado el compromiso
contable asumido y cmo se permite registrar un compromiso en la contabilidad
general para gastos futuros o planificados antes de la creacin o coleccin de los
documentos subyacentes.
Cualquier persona que decida utilizar la funcionalidad analizada en esta
seccin puede ayudar a su empresa en la planificacin para cumplir los
gastos presupuestados.

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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes:
1. Defina el trmino reserva de gasto

2. Puede utilizarse un pedido de compra como una transaccin de reserva

de gasto?
( ) S
( ) No
( ) Depende de la configuracin del formulario Parmetros
de Contabilidad general
3. El cierre de las reservas de gasto de pedido de compra forman parte
del proceso de cierre de ejercicio?
( ) S
( ) No
( ) Depende de la configuracin del formulario Parmetros
de Contabilidad general

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Interaccin rpida: Lecciones aprendidas

Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido
en este captulo
1.

2.

3.

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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Defina el trmino reserva de gasto
RESPUESTA MODELO: Las reservas de gasto permiten registrar un
compromiso en la contabilidad general para gastos futuros o planificados
antes de la creacin o coleccin de los documentos subyacentes
2. Puede utilizarse un pedido de compra como una transaccin de reserva
de gasto?
() S
( ) No
( ) Depende de la configuracin del formulario Parmetros
de Contabilidad general
3. El cierre de las reservas de gasto de pedido de compra forman parte
del proceso de cierre de ejercicio?
( ) S
() No
( ) Depende de la configuracin del formulario Parmetros
de Contabilidad general

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