Software Contable Uno

1
COMPRAS
Introduccin
Objetivos del Mdulo
El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una
herramienta para registrar y controlar todas las transacciones directas y
conexas a la gestin Compras. Este mdulo est orientado tanto a las
reas operativas, es decir a la actualizacin de fuentes, requisiciones,
ordenes de compra, etc., como a las reas administrativas y gerenciales
de la empresa brindando informacin consolidada o detallada de la
gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la
operacin y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los
usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
-
Actualizacin de proveedores
Actualizacin de fuentes
Gestin de requisiciones de compra
Gestin de ordenes de compra
Interfases de requisiciones
Interfases de ordenes de compra
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
2
COMPRAS
Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de
los diferentes programas que conforman el mdulo de Compras.
La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin
en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los
captulos que se presentan a continuacin:
El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de

movimiento de cursor (Flechas), o seleccionando directamente el
nmero o letra de la opcin.
3
COMPRAS
Diagrama explicativo del proceso de compras:

Actividades Preparatorias del Proceso de Compras:
Crear el tipo de documento asociado a la orden de compra
Actualizar los nombres de las personas encargadas de autorizar las Requisiciones y rdenes de
compra en el catalogo de firmas.
Actualizacin en cada una de las partes de los parmetros de IVA por compras
Actualizacin del catlogo de proveedores y sucursales
Definicin de las bodegas sobre las que se harn las rdenes de compra.
Desea incorporar la historia que se trae

manualmente acerca de las compras por
proveedor y/o producto?
si Actualizacin manual de las fuentes del

sistema
no
si
Desea llevar las requisiciones por el sistema?
no
Aplique procedimiento para diligenciar

requisiciones.
Consulta de requisiciones pendientes y
cumplidas
Procesos de mantenimiento
si Consulta de las fuentes por proveedor y por

parte (historia de compras).
Consulta de existencias en otras bodegas
Consulta de las rdenes de compra
pendientes por llegar.
Nota: Ver parmetros de control en el captulo
6
para calcular la cantidad a pedir.
Desea aprovechar las facilidades para toma de

decisin de compra?
no
Desea hacer las rdenes de compra con base en

Requisiciones ?
Aplique
programa
si
CM04061
no
Aplique CM04063 para realizar las rdenes de compra
directamente
Consultas y listados de rdenes de Compra pendientes y
cumplidas
si
Va a obtener comprobantes contables de
compras?
no
Aplique procedimiento de reporte de

facturas cruce entre O.C, E.A, y factura
proveedor.
Aplique procedimiento de interfase de
fin
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COMPRAS
Actividades preparatorias:
Respecto a los tipos de documentos, firmas, centros de costo y partes a utilizar
Si la empresa va a realizar REQUISICIONES por CM-UNO, no es necesario
crear ningn tipo de documento para esta labor, debido a que el sistema lo
hace automticamente.
Para las RDENES DE COMPRA, es necesario crear un tipo de documento
conforme a lo explicado en el numeral 2.23.
Crear en el catlogo de firmas las personas encargadas de autorizar la
gestin de rdenes de compra y requisiciones.
Si se van a llevar detalles de imputaciones con centros de costos, es
necesario que estos se hayan creado previamente en los catlogos de
destinos asociados y destinos
Tener actualizado el catlogo de partes
5
COMPRAS
Actualizacin de Proveedores
Aunque el sistema permite crear directamente un nuevo proveedor en el
momento de diligenciar las RDENES DE COMPRA, es recomendable iniciar el
SISTEMA DE COMPRAS, creando todos los proveedores que se tengan para lo
cual se debe ingresar por el programa CM04011 de "Actualizacin de
Proveedores" cuyo formato de pantalla es el siguiente:
Al ingresar por la primera opcin Catalogo de Proveedores y Sucursales se deben diligenciar los
siguientes campos:
Datos bsicos del Beneficiario:
6
COMPRAS
Datos bsicos del proveedor:
Explicacin de los campos para crear proveedores:

Datos bsicos del beneficiario:
Cdigo del beneficiario:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el
cual s identificar el beneficiario (persona natural o jurdica) en el sistema.
Normalmente se utiliza el nmero de cdula o NIT, debido a que ste es nico
y brinda la seguridad de no repetirse.
Fecha de Ingreso:
Campo numrico en formato AA/MM/DD. Es utilizada por el sistema para
asignar la fecha de ingreso del beneficiario a la base de datos.
Nombre y razn social:
Cdigo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de
la persona natural o jurdica que se est creando. Para el caso de personas
naturales se recomienda crearlos por apellido nombre.
Tipo de identificacin:
Campo alfanumrico con 5 posibles valores:
N= Nit: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un
nmero de NIT. Es una persona jurdica.
C= Cdula: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene
un numero de cdula. Es una persona natural del pas.
7
COMPRAS
T= T.I: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un

numero de tarjeta de identidad. Es una persona natural del pas y
menor de edad.
E= Extranjera: Identifica que el beneficiario que se est actualizando
tiene un numero de cdula de otro pas. Es una persona natural de
otro pas.
O= Otros: Identifica que el tipo de identificacin del beneficiario que se
est actualizando no corresponde a ninguno de los 4 anteriores.
Nmero de identificacin:
Campo alfanumrico de 11 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero de
documento de acuerdo con el tipo de identificacin seleccionado.
Direccin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la
nomenclatura o direccin del beneficiario.
Barrio:
Campo alfanumrico de 12 posiciones: Se utiliza para registrar el nombre del
Barrio donde reside el beneficiario.
Ciudad:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se registra el nombre de la ciudad.
Departamento/ Estado:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del
departamento o estado.
Pas:
pas.
Apartado areo:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero del
apartado areo.
Telfono :
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar los nmeros
telefnicos del beneficiario. Ejemplo: 6671225-26-33 4461269 4452489.
Fax:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para el nmero de fax.
8
COMPRAS
Contacto :
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para identificar el nombre
del funcionario que sirve como contacto.
Sector:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del catalogo de
sectores al que se va a asociar al beneficiario.
Estado:
Campo numrico con 3 posibles valores:
0= Activo: Indicador asignado automticamente al crear un
beneficiario. Es el estado normal de ste.
B= Bloqueado por Cartera: Indicador de uso manual para el usuario.
Permite restringir la captura de transacciones de ventas para un
beneficiario en particular.
X= inactivo: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir
el uso total de transacciones para un beneficiario.
Reg. Simplificado:
0= No: Indica que el beneficiario no es de rgimen simplificado.
1= S: Indica que el beneficiario es de rgimen simplificado.
Liquida Rtefte:
0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisional retencin en
la fuente en los documentos que emite.
1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisional retencin en la
fuente en los documentos que emite.
2= Autoret.: Indica que el beneficiario es Autoretenedor.
Liquida ICA:
0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisional ICA en los
documentos que emite.
9
COMPRAS
1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisional ICA en los

documentos que emite.
Cdigo de ICCA:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se solicita cuando en el parmetro
anterior se ha sealado 1= Si liquida ICA. Se debe digitar aqu el cdigo de la
tabla de retencin por ICA previamente catalogado, correspondiente a la
actividad del beneficiario.
Retenedor de IVA:
0= No: Indica que el beneficiario no es retenedor de IVA.
1= S: Indica que el beneficiario S es retenedor de IVA.
2= Exento: Indica que el beneficiario es exento de este gravamen.
Clasificacin:
Campo numrico de un carcter. Se utiliza para clasificar el tipo de
beneficiario entre 8 diferentes tipos de beneficiarios a saber: Proveedor,
Cliente, Empleado, Acreedor, Accionista, Interno, Exterior, Otros. Se debe
asociar el beneficiario como mnimo a un tipo de clasificacin, para lo cual se
debe escoger entre las opciones 0=No: indica que no se desea clasificar y 1=
Si: indica que se desea clasificar.
Datos bsicos del proveedor:
Das de gracia:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia
otorgado por el proveedor.
Tiempo de entrega:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para registrar el tiempo promedio
de entrega de un proveedor.
Condiciones de pago:
Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres
corresponden a los das promedio de pago del proveedor. Por ejemplo 030.
Los 2 siguientes caracteres corresponden al % de descuento financiero
otorgado por el proveedor: Por ejemplo 05 para indicar 5%. Los ltimos 3
caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el descuento
financiero. Ejmp.020. La interpretacin completa del ejemplo 030-05-020 es:
10
COMPRAS
Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes

de 20 das.
Descuento:
Campo numrico de 2 caracteres. Corresponde al % de Descuento global
otorgado por el proveedor para todas las transacciones de compra.
Cupo otorgado:
Campo numrico de 9 caracteres. Se utiliza para registrar el valor del cupo
crdito otorgado por el proveedor. Este campo es informativo.
Clasificacin:
Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para
clasificar en orden descendente de importancia al proveedor.
Contacto:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y
apellidos del representante del proveedor.
Cdigo de moneda:
Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de
monedas extranjeras. Si el proveedor es nacional se digita <Enter> para
indicar que la moneda es Nacional o Corriente.
Zona / Subzona:
Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno.
Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / subzona al cual se desea
asociar el proveedor.
Mtodo de pago:
0= Cheque: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque.
1= Consignacin: Indica que al proveedor se le debe hacer el pago
consignando en su cuenta. Para este caso se debe diligenciar la
informacin para consignacin.
2= Cheque Gerencia: Indica que al proveedor se le debe pagar con
cheque de gerencia.
Informacin para Consignacin:
11
COMPRAS
Nombre del Banco:

banco donde se le debe consignar al proveedor.
Sucursal:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de
la sucursal del banco donde se le debe consignar al proveedor
Cdigo:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del banco.
Cta. Corriente:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Corresponde al nmero de la cuenta
del proveedor donde se debe consignar.
12
COMPRAS
Actualizacin del Maestro de Fuentes

Las fuentes son una base de datos que se actualiza automticamente, a
medida que se realizan las rdenes de compra y se registran las entradas de
almacn. Teniendo la siguiente informacin por cada proveedor y parte del
inventario.
Datos Bsicos:
Cdigo de Comprador
:
Proveedor Preferido
:
Unidad de Orden
:

Factor de Conversin
:
P A R T E PROVEEDOR
Tiempo de Reposicin
:

Precio Cotizado
:
Cdigo de Moneda
:
Acumulados:
Ultimo Precio Facturado :
Tasa de Cambio
:
Nmero de Entregas
:
Entregas Atrasadas
:
Das Promedio Atraso
:
Cantidad Aceptada
:
Cantidad Devuelta
:
% de Devolucin
:
Valor de las Entradas
:
Nmero rdenes
:
Cotizado o Acordado
:
Fecha Cotizacin
:
Fecha Expiracin
:
Fecha Ultima Entrada
:
Ultima Orden de Compra :
Fecha Ultimo Mantenimien:
Observaciones
:
Esta base de datos puede denominarse "LA MEMORIA DEL JEFE DE

COMPRAS" debido a la gran utilidad que tiene para la toma de decisiones al
brindar el siguiente tipo de consultas y reportes:
-
Qu proveedores ha tenido una parte ?

Qu partes ha suministrado un proveedor ?
Consultas y listados de la informacin estadstica almacenada ?
La actualizacin consiste en capturar manualmente al momento de inicio del

proyecto, la informacin histrica de proveedores, productos comprados,
condiciones, tiempos de entrega y precios.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
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COMPRAS
Al ingresar por la opcin Actualizacin Maestro de Fuentes se deben

diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos del Maestro de Fuentes:

Cdigo de Parte:
Cdigo de identificacin de la parte de inventario a la cual se le har la
creacin de la informacin bsica de la historia de compras.
Cdigo del Proveedor:
Cdigo de identificacin del proveedor.
Cdigo Sucursal:
En el caso de que el proveedor tenga creadas SUCURSALES se debe informar
a cual sucursal se le crear la informacin histrica.
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COMPRAS
Cdigo de Comprador:
Cdigo de firma del funcionario encargado de autorizar las compras al
proveedor cuya fuente se est actualizando. Este cdigo debe estar creado
previamente en el catlogo de firmas.
Proveedor Preferido:
Indicador que puede tener dos valores: S = Si, N = No. Se utiliza para sealar
la preferencia de compra para un proveedor en particular.
Unidad de Orden:
Unidad de medida en la que el proveedor suministra la parte a comprar.
Factor de Conversin:
En el caso de que la unidad de orden no coincida con la unidad de inventario
informada en el catlogo de partes, se debe informar la equivalencia.
Tiempo de reposicin:
Nmero de das que el proveedor se demora en cumplir una orden de
compra.
Precio Cotizado:
Ultimo valor cotizado por el proveedor.
Cdigo de Moneda:
Cdigo previamente creado en el catlogo de monedas extranjeras. Con
<ENTER> se indica que las transacciones de compras se hacen en moneda
corriente.
Cotizado o Acordado:
Indicador utilizado para sealar si el precio es cotizado por el proveedor o fue
producto de un acuerdo entre las partes.
Fecha de Cotizacin:
Se utiliza para registrar la fecha en la cual fue cotizado el precio que se est
reportando.
Fecha de Expiracin:
Se utiliza para registrar la fecha de vencimiento del valor cotizado.
Observaciones:
Lnea de comentarios observaciones que se deseen dejar referente a la
fuente que se esta actualizando.
15
COMPRAS
Inicializacin de Acumulados
Este es un proceso de mantenimiento que tiene como propsito es borrar
informacin que ya no se requiera en el maestro de fuentes, sea por que ha
perdido su vigencia o no se necesite.
El sistema despliega el siguiente formato de pantalla al momento de

inicializar los acumulados:
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COMPRAS
Consultas y listados de fuentes de compras

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer consultas o
generar reportes de la informacin almacenada en los archivos de Fuentes.
La ruta de acceso a los programas encargados de las consultas y listados de
las fuentes es:
Para hacer consultas por proveedor se deben indicar el cdigo del proveedor, o en su defecto con
<Enter> se pueden visualizar todos. El sistema despliega el siguiente formato de pantalla para que
el usuario seleccione el nmero de registro (fuente por parte) que desea ver:
Para hacer consultas por parte se deben indicar el cdigo del parte, o en su defecto con <Enter>
se pueden visualizar todas. El sistema despliega el siguiente formato de pantalla para que el
usuario seleccione el nmero de registro (fuente por parte) que desea ver:
17
COMPRAS
Cuando se selecciona el nmero de registro (fuente) que se desea visualizar, se presenta la

siguiente informacin:
La generacin de reportes requiere de unas diligencias similares, reportando el cdigo del

proveedor, de la parte, del grupo de inventarios o de la caracterstica, de los cuales se desea
conocer informacin. El siguiente formato de pantalla brinda un esquema grfico de lo anterior:
18
COMPRAS
Actualizacin de Requisiciones
Permitir gestionar en la aplicacin las diferentes solicitudes o requisiciones
para el departamento de compras, que realizan otras reas o departamentos
de tal forma que la gestin de compras se pueda hacer de una forma
controlada, ms automtica y sin perder toda la informacin estadstica de la
gestin.
La ruta de acceso al programa CM04041 de "Captura de requisiciones" es:
Al ingresar por la opcin de Captura, I= Ingreso, se deben diligenciar los

siguientes campos:
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COMPRAS
Explicacin de los campos en la captura de requisiciones de

compras:
Req. Nmero:
Consecutivo automtico generado por el sistema cada que se realiza una
nueva requisicin.
Fecha:
Campo en formato AAMMDD, corresponde a la fecha de emisin de la
requisicin.
Solicitante:
Cdigo del catlogo de firmas de la persona que solicita.
Destino:
Cdigo del Destino Asociado y Destino (por ejemplo Centro de costos) del cual
es generada la requisicin. Es informativo y si no se desea capturar este
campo, se debe digitar <Enter> .
O.P. Nmero:
Campo informativo para reportar el nmero de orden de produccin en el cual
sern utilizados los elementos requeridos. Es informativo y si no se desea
capturar este campo, se debe digitar <Enter>
Detalle:
Campo alfanumrico de 2 lneas de 40 posiciones. Se utiliza para dejar huella
de las observaciones o comentarios que se requieran.
Item Nmero:
Campo asignado por el sistema al nmero de registros (partes) que
conforman la requisicin.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea capturar.
Cantidad 1:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar la
cantidad solicitada en unidad de inventario de la parte.
Cantidad 2:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar la
cantidad solicitada cuando la parte de inventario tiene unidad de Orden
diferente a la unidad de inventario.
20
COMPRAS
Factor:
Campo informativo desplegado por el sistema para informar el nmero de
unidades de inventario por cada unidad de orden catalogado en la parte.
Para Usar en:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar una pequea
observacin del uso del tem. Es informativo.
Al terminar la captura de las partes de inventario, para terminar el documento se debe digitar la
tecla <Esc> dos veces. A continuacin el sistema pregunta si se desea imprimir el documento
generado, si la respuesta es S= S, se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla:
Explicacin de los campos de las opciones adicionales de impresin:

Discrimina descripciones tcnicas:
Si se desea visualizar las descripciones tcnicas de las partes de inventario.
Discrimina referencias alternas:
Si se desea visualizar los cdigos de referencias alternas asociados a las
partes de inventario.
Discrimina fuentes de partes.
Si se desea visualizar la informacin histrica de las partes requeridas, en lo
referente a los proveedores que las han suministrado, fechas de compra,
tiempos de entrega, precios, etc.
21
COMPRAS
Numero de copias por documento:

Normalmente se imprime una sola, pero el usuario tiene la opcin de imprimir
simultneamente el numero de copias que requiera.
Presenta consumos promedio:
Si se desea imprimir adicionalmente el consumo promedio que han tenido las
partes de la requisicin..
Lapso Inicial:
Se refiere a lapso a partir del cual se desea que el sistema considera para
hacer el clculo del consumo promedio de las partes.
Lapso Final:
Se refiere al lapso hasta el cual se desea que el sistema considere para hacer
el clculo del consumo promedio de las partes.
El dispositivo de salida D= Disco se utiliza para generar el documento y
guardarlo en el Disco Duro del equipo, por ejemplo para visualizarlo y no
imprimirlo o para imprimirlo posteriormente.
El dispositivo de salida I= Impresora, requiere que se informe el cdigo de dispositivo que
identifica a la impresora donde se desea que sea reportado el documento.
22
COMPRAS
Modificacin o Retiro de Requisiciones

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar o retirar un o todos los registros de
una requisicin de compras, siempre y cuando esta no haya sido impresa, en cuyo caso se debe
primero habilitar el documento para modificacin a travs del men de Mantenimiento del
Sistema, Opcin de Habilitacin de Documentos para Modificacin.
La informacin que solicita este programa es fundamentalmente el nmero de la requisicin. A

partir de este se permite la modificacin de todos los campos y registros del documento.
23
COMPRAS
Descripcin a Items No-Stock:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar
registros a la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario
creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de
partes no tiene una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son
un comodn, estas se capturan al momento de hacer el registro de las partes.
Al ingresar por la opcin 3 de Descripcin Items No-Stock se debe

diligenciar el siguiente formato de pantalla:
24
COMPRAS
Dar por cumplida una requisicin

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplidas, es
decir, no pendientes las requisiciones de acuerdo a la necesidad.
Al ingresar a la opcin 4 de Dar por Cumplida una Requisicin el usuario

debe seleccionar entre 3 opciones y seguir las instrucciones que el programa
demanda as:
La opcin 1 pregunta por el nmero de requisicin y nmero de registro de la misma que se desea
dar por cumplido.
25
COMPRAS
La opcin 2 pregunta por el nmero de requisicin que se desea dar por

cumplida.
La opcin 3 pregunta por una fecha de corte hasta la cual se desea dar por
cumplidas todas las requisiciones pendientes.
26
COMPRAS
Eliminar requisiciones cumplidas

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos
documentos ya gestionados y/o tramitados, o simplemente dados por
cumplidos que ya no se requiere.
El sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario

las caractersticas del proceso:
27
COMPRAS
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir una
o varias requisiciones.
Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de Documentos el usuario deber

28
COMPRAS
Consultas y Listados de requisiciones:

El objetivo de este conjunto de programas es brindar al usuario la forma de
hacer consultas o generar informes con toda la informacin de las
requisiciones. El sistema brinda la posibilidad de generar informacin por
Nmero de Requisicin, Solicitante o Parte.
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente
men:
Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la seleccin de la
informacin. El siguiente formato de pantalla da una visin grfica de los campos solicitados y
el tipo de informacin a que se tiene acceso:
29
COMPRAS
30
COMPRAS
Captura de Ordenes de Compra con base en

Requisiciones
El propsito fundamental de este programa es brindar al usuario la posibilidad
de elaborar los documentos de ordenes de compra con base en las
requisiciones pendientes existentes en el sistema diligenciadas prevismente
por los diferentes usuarios y departamentos de la compaa.
Al ingresar por el programa de Captura con base en Requisicin se deben

Datos bsicos:
31
COMPRAS
Seleccin de las requisiciones y registros a comprar:
Con la tecla de funcin <F2> se permite consultar y seleccionar las

requisiciones y registros pendientes; la tecla de funcin <F3> permite
visualizar el estado del documento que se est elaborando. Una vez
seleccionada la requisicin se debe seleccionar los registros que se desea
incluir en la orden. Posteriormente se debe confirmar la cantidad a ordenar.
Esta puede ser menor o igual a la requerida, igualmente se confirman los
descuentos por parte (lnea) , descuento global y fecha de entrega, as:
Explicacin de los campos en la elaboracin de una orden de compra

con base en requisicin:
Empresa:
Cdigo de identificacin de la empresa que est emitiendo la orden de
compra. Se valida su existencia previa en el catlogo de empresas.
C.U.:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se est emitiendo la
orden. Se valida su existencia previa en el catlogo de Cus.
32
COMPRAS
O.C. Nmero:
Cdigo del tipo de documento (OC) y nmero. Consecutivo asignado por el
sistema.
Fecha:
Fecha de emisin de la orden. Fecha sugerida de acuerdo con la fecha del
computador.
Proveedor:
Cdigo del proveedor a nombre de quien es elaborada la orden. Se valida su
existencia previa en el catlogo de proveedores. Si no est creado, el sistema
permite actualizar el catlogo de proveedores desde esta captura de tal
forma que se pueda crear sin necesidad de salir de ella.
Sucursal:
Cuando en el campo anterior se detecta que el proveedor tiene sucursales
creadas, es necesario informar a que sucursal corresponde la orden de
compra que se est realizando.
Cdigo de Comprador:
Corresponde al cdigo del catlogo de firmas de la persona que est
gestionando la orden de compra.
Bodega:
Corresponde al cdigo del catlogo de bodegas a donde van a ingresar los
productos ordenados.
Nmero de Cuotas:
Corresponde al nmero de plazos en los cuales se va a pagar la compra. El
nmero 00 corresponde a Pago de Contado, de los nmeros 01 en
adelante corresponder al nmero de cuotas en que se pagar la compra.
Das de Gracia:
Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor
Das entre cuotas:
Corresponde al nmero de das del crdito para pagar cada cuota. Por
ejemplo 030 para 30 das.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago otorgado por el
proveedor.
33
COMPRAS
Si cancela antes de :
Condicionante en nmero de das para ganar el descuento financiero
Descuento Global:
Porcentaje de descuento global que otorga el proveedor en la totalidad de la
compra. Si ste ha sido capturado en el beneficiario, el sistema lo traer
sugerido.
Moneda:
Cdigo de moneda en la cual es emitida la orden. Si es moneda corriente se
debe digitar <Enter>
Observaciones:
Son 5 lneas de 60 caracteres alfanumricos. Se utiliza para registrar las
observaciones de la Orden.
Requisicin Nro.
Corresponde al nmero de las requisiciones pendientes con base en las
cuales se desea hacer la orden.
Item Numero:
Corresponde al nmero de registro de la requisicin que se desea incluir en la
orden.
Cantidad a Ordenar:
Corresponde a la cantidad que se desea incluir en la orden de compra de la
parte de inventario seleccionada. Esta cantidad se reporta en la unidad de
orden definida en la parte.
Precio Unitario:
Valor de cada unidad de orden a comprar.
Dscto. Lnea:
Porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la parte de inventarios
que se est capturando.
Fecha de Entrega:
Corresponde a la fecha esperada para la parte de inventarios.
34
COMPRAS
Modificacin / Retiro de ordenes de compra con

base en requisicin
El sistema brinda la posibilidad de modificar los datos bsicos de la orden como son el cdigo del
comprador, la condicin de pago, observaciones Si se requiere modificar la cantidad ordenada,
se debe retirar primero el registro y posteriormente capturarlo con las condiciones correctas.
El retiro de la orden se debe hacer por cada registro o parte de inventarios que la componen. Si se
desea reversar toda la orden, se recomienda darla por cumplida.
Al ingresar por la opcin 2 de Modificacin / Retiro el usuario deber

35
COMPRAS
Captura Directa de Ordenes de Compra sin

requisicin
El objetivo de este programa es permitir al usuario elaborar los documentos
de ordenes de compra en forma directa, sin que exista previamente una
requisicin. Esta opcin es la mayormente utilizada cuando no se utilizan
procesos internos de aprobaciones o requisiciones de materiales.
Al ingresar por el programa de Captura Directa sin Requisicin se deben

Datos bsicos:
36
COMPRAS
Seleccin de la parte de inventarios a ordenar, e informacin adicional de la

requisicin, destino y nmero de Ops. Estos campos son solo informativos y
no obligatorios:
Una vez seleccionada la parte se deben diligenciar los campos relativos a la

cantidad, precio, descuentos y fecha de entrega, as:
Explicacin de los campos en la elaboracin de una orden de compra

directa sin requisicin:
Empresa:
Cdigo de identificacin de la empresa que est emitiendo la orden de
compra. Se valida su existencia previa en el catlogo de empresas.
C.U.:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se est emitiendo la
orden. Se valida su existencia previa en el catlogo de Cus.
37
COMPRAS
O.C. Nmero:
Cdigo del tipo de documento (OC) y nmero. Consecutivo asignado por el
sistema.
Fecha:
Fecha de emisin de la orden. Fecha sugerida de acuerdo con la fecha del
computador.
Proveedor:
Cdigo del proveedor a nombre de quien es elaborada la orden. Se valida su
existencia previa en el catlogo de proveedores. Si no est creado, el sistema
permite actualizar el catlogo de proveedores desde esta captura de tal
forma que se pueda crear sin necesidad de salir de ella.
Sucursal:
Cuando en el campo anterior se detecta que el proveedor tiene sucursales
creadas, es necesario informar a que sucursal corresponde la orden de
compra que se est realizando.
Cdigo de Comprador:
Corresponde al cdigo del catlogo de firmas de la persona que est
gestionando la orden de compra.
Bodega:
Corresponde al cdigo del catlogo de bodegas a donde van a ingresar los
productos ordenados.
Nmero de Cuotas:
Corresponde al nmero de plazos en los cuales se va a pagar la compra. El
nmero 00 corresponde a Pago de Contado, de los nmeros 01 en
adelante corresponder al nmero de cuotas en que se pagar la compra.
Das de Gracia:
Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor
Das entre cuotas:
Corresponde al nmero de das del crdito para pagar cada cuota. Por
ejemplo 030 para 30 das.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago otorgado por el
proveedor.
38
COMPRAS
Si cancela antes de :
Condicionante en nmero de das para ganar el descuento financiero
Descuento Global:
Porcentaje de descuento global que otorga el proveedor en la totalidad de la
compra. Si ste ha sido capturado en el beneficiario, el sistema lo traer
sugerido.
Moneda:
Cdigo de moneda en la cual es emitida la orden. Si es moneda corriente se
debe digitar <Enter>
Observaciones:
Son 5 lneas de 60 caracteres alfanumricos. Se utiliza para registrar las
observaciones de la Orden.
Cdigo de parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea incluir en la
orden de compra.
Requisicin Nro.
Corresponde al nmero de la requisicin. Este campo es informativo,
Solicitado por:
Corresponde al cdigo del catlogo de firmas de quien est solicitando. Este
campo es informativo.
Destino:
Cdigo del Destino Asociado y Destino (por ejemplo Centro de costos) del cual
es generada la requisicin. Es informativo y si no se desea capturar este
campo, se debe digitar <Enter> .
O.P. Nmero:
Campo informativo para reportar el nmero de orden de produccin en el cual
sern utilizados los elementos requeridos. Es informativo y si no se desea
capturar este campo, se debe digitar <Enter>
Cantidad a Ordenar:
Corresponde a la cantidad que se desea incluir en la orden de compra de la
parte de inventario seleccionada. Esta cantidad se reporta en la unidad de
orden definida en la parte.
Precio Unitario:
Valor de cada unidad de orden a comprar.
39
COMPRAS
Dscto. Lnea:
Porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la parte de inventarios
que se est capturando.
Fecha de Entrega:
Corresponde a la fecha esperada para la parte de inventarios.
40
COMPRAS
Modificacin / Retiro de ordenes de compra

directas
El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos
de la orden como son el cdigo del comprador, la condicin de pago,
observaciones Si se requiere modificar la cantidad ordenada, se debe
retirar primero el registro y posteriormente capturarlo con las condiciones
correctas.
Al ingresar por la opcin 4 de Modificacin / Retiro el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
El retiro de la orden se debe hacer por cada registro o parte de inventarios que la componen. Si
se desea reversar toda la orden, se recomienda darla por cumplida.
41
COMPRAS
Descripcin a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar
registros a la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario
creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de
partes no tiene una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son
un comodn, estas se capturan al momento de hacer el registro de las partes.
Al ingresar por la opcin 5 de Descripcin a Items de No Stock se deben

42
COMPRAS
Dar por cumplida una orden de compra

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplidas, es
decir, no pendientes las ordenes de compra de acuerdo a la necesidad.
Al ingresar por la opcin 6 de Dar por Cumplida una OC el usuario debe

seleccionar entre 3 opciones y seguir las instrucciones que el programa
demanda.
La opcin 1 pregunta por la empresa, centro de utilidad, nmero de orden de

compra y nmero de registro de la misma que se desea dar por cumplido.
43
COMPRAS
La opcin 2 pregunta por la empresa, centro de utilidad y nmero de orden

de compra que se desea dar por cumplida.
La opcin 3 pregunta por la empresa, centro de utilidad y fecha de corte

hasta la cual se desea dar por cumplidas todas las ordenes de compra
pendientes.
44
COMPRAS
45
COMPRAS
Eliminar requisiciones cumplidas

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos
documentos ya gestionados y/o tramitados, o simplemente dados por
cumplidos que ya no se requiere.
Al ingresar a la opcin 7 de Eliminar O.Cs. Cumplidas el sistema despliega el

siguiente formato de pantalla informando al usuario las caractersticas del
proceso:
46
COMPRAS
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir una
o varios documentos de Ordenes de Compra.
Al ingresar por a opcin 8 de Impresin de Documentos el usuario deber

diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla:
47
COMPRAS
Consultas y Listados de Ordenes de Compras

El objetivo de este conjunto de programas es brindar al usuario la forma de
hacer consultas o generar informes con toda la informacin de las ordenes de
compra. El sistema brinda la posibilidad de generar informacin por Nmero
de Orden de Compra, Proveedor o Parte.
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente
menu:
Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la

seleccin de la informacin. El siguiente formato de pantalla da una visin
grfica de los campos solicitados y del nivel y caractersticas de la
informacin a la que se tiene acceso:
48
COMPRAS
49
COMPRAS
50
COMPRAS
Interfase de Requisiciones
El objetivo de este programa es permitir la transmisin y recepcin de
requisiciones cuando su elaboracin se efecta en sitios remotos. Por ejemplo
cuando se tiene una obra, planta o cultivo en reas rurales y las oficinas
quedan en la ciudad. Todas las requisiciones que se efecten en las obras,
plantas y cultivos podrn ser transmitidas en un archivo plano a las oficinas
principales donde son recepcionadas para realizar un proceso de compras
centralizado.
Transmisin de Requisiciones de compra

El propsito de este programa es generar un archivo secuencial con la
informacin de las requisiciones para ser transmitido.
Al ingresar al programa de Transmisin el usuario debe informar en un

rango de nmero inicial y nmero final, correspondientes a las requisiciones
que se desean transmitir as:
51
COMPRAS
Una vez seleccionados los documentos a transmitir, el sistema genera un

archivo plano que contiene la informacin a enviar. El nombre de este archivo
es CCMRQBAT.XXX. El usuario tiene la oportunidad de cambiar la extensin
del archivo XXX; se recomienda que se utilice el cdigo del centro de
utilidad o nmero de obra de tal forma que no se mezclen o confundan los
archivos planos al ser recepcionados en las oficinas principales. Este archivo
es generado en el subdirectorio \CMTMP\ donde estn los archivos
temporales.
52
COMPRAS
Recepcin de requisiciones
El propsito de este programa es permitir hacer la recepcin del archivo plano
que contiene la informacin de las requisiciones transmitidas desde otra base
de datos. El archivo debe ser copiado en el subdirectorio de archivos
temporales \CMTMP\.
Al ingresar al programa de recepcin el usuario debe digitar la extensin del

archivo transmitido as:
53
COMPRAS
54
COMPRAS
Interfase de Ordenes de Compra

El objetivo de estos programas es permitir la transmisin y recepcin de
ordenes de compra cuando su elaboracin se efecta en un solo sitio y las
Entradas de Almacn se hacen en lugares remotos. Por ejemplo cuando se
tiene una obra, planta o cultivo en reas rurales y las oficinas quedan en la
ciudad. Normalmente las Ordenes se harn en la oficina principal pero las
Entradas se harn en las obras, plantas y cultivos. Con esta opcin podrn ser
transmitidas en un archivo plano de las oficinas principales a los diferentes
lugares donde son recepcionadas para realizar las entradas de almacn con
base en ordenes de compra:
Transmisin de Ordenes de Compra

El propsito de este programa es generar un archivo secuencial con la
informacin de las ordenes de compra para ser transmitido.
Al ingresar al programa de Transmisin el usuario debe informar el cdigo

de empresa, centro de utilidad, tipo de documento y un rango de nmero
inicial y nmero final, correspondientes a las ordenes que se desean
transmitir as:
55
COMPRAS
56
COMPRAS
Una vez seleccionados los documentos a transmitir, el sistema genera un

archivo plano que contiene la informacin a enviar. El nombre de este archivo
es CMOCBAT.XXX. El usuario tiene la oportunidad de cambiar la extensin
del archivo XXX; se recomienda que se utilice el cdigo del centro de
utilidad o nmero de obra de tal forma que no se mezclen o confundan los
archivos planos al ser recepcionados en las oficinas principales. Este archivo
es generado en el subdirectorio \CMTMP\ donde estn los archivos
temporales.
57
COMPRAS
Recepcin de ordenes de compra

El propsito de este programa es permitir hacer la recepcin del archivo plano
que contiene la informacin de las ordenes de compra transmitidas desde
otra base de datos. El archivo debe ser copiado en el subdirectorio de
archivos temporales \CMTMP\.
Al ingresar al programa de recepcin el usuario debe digitar la extensin del

archivo transmitido:
COMPRAS
Compras
Tabla de Contenido
INTRODUCCIN.....................................................................................1
MEN MONITOR....................................................................................2
ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES.........................................................5
ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE FUENTES..........................................11
INICIALIZACIN DE ACUMULADOS.........................................................14
CONSULTAS Y LISTADOS DE FUENTES DE COMPRAS................................15
ACTUALIZACIN DE REQUISICIONES......................................................17
MODIFICACIN O RETIRO DE REQUISICIONES.........................................21
DESCRIPCIN A ITEMS NO-STOCK:........................................................22
DAR POR CUMPLIDA UNA REQUISICIN..................................................23
ELIMINAR REQUISICIONES CUMPLIDAS..................................................25
IMPRESIN DE DOCUMENTOS...............................................................26
CONSULTAS Y LISTADOS DE REQUISICIONES:..........................................27
CAPTURA DE ORDENES DE COMPRA CON BASE EN REQUISICIONES...........29
MODIFICACIN / RETIRO DE ORDENES DE COMPRA CON BASE EN

REQUISICIN.............................................................................................33
CAPTURA DIRECTA DE ORDENES DE COMPRA SIN REQUISICIN................34
MODIFICACIN / RETIRO DE ORDENES DE COMPRA DIRECTAS..................38
DESCRIPCIN A ITEMS DE NO-STOCK.....................................................39
DAR POR CUMPLIDA UNA ORDEN DE COMPRA........................................40
COMPRAS
ELIMINAR REQUISICIONES CUMPLIDAS..................................................42
IMPRESIN DE DOCUMENTOS...............................................................43
CONSULTAS Y LISTADOS DE ORDENES DE COMPRAS................................44
INTERFASE DE REQUISICIONES..............................................................46
TRANSMISIN DE REQUISICIONES DE COMPRA.......................................46
RECEPCIN DE REQUISICIONES.............................................................48
INTERFASE DE ORDENES DE COMPRA....................................................50
TRANSMISIN DE ORDENES DE COMPRA................................................50
RECEPCIN DE ORDENES DE COMPRA...................................................52

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El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de

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Diagrama explicativo del proceso de compras:

Desea incorporar la historia que se trae

si Actualizacin manual de las fuentes del

Desea llevar las requisiciones por el sistema?

Aplique procedimiento para diligenciar

si Consulta de las fuentes por proveedor y por

Desea aprovechar las facilidades para toma de

Desea hacer las rdenes de compra con base en

Aplique procedimiento de reporte de

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Datos bsicos del proveedor:

Explicacin de los campos para crear proveedores:

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T= T.I: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un

1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisional ICA en los

Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes

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Nombre del Banco:

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Actualizacin del Maestro de Fuentes

Esta base de datos puede denominarse "LA MEMORIA DEL JEFE DE

Qu proveedores ha tenido una parte ?

La actualizacin consiste en capturar manualmente al momento de inicio del

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Al ingresar por la opcin Actualizacin Maestro de Fuentes se deben

Explicacin de los campos del Maestro de Fuentes:

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El sistema despliega el siguiente formato de pantalla al momento de

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Consultas y listados de fuentes de compras

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Cuando se selecciona el nmero de registro (fuente) que se desea visualizar, se presenta la

La generacin de reportes requiere de unas diligencias similares, reportando el cdigo del

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Al ingresar por la opcin de Captura, I= Ingreso, se deben diligenciar los

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Explicacin de los campos en la captura de requisiciones de

Explicacin de los campos de las opciones adicionales de impresin:

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Numero de copias por documento:

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Modificacin o Retiro de Requisiciones

La informacin que solicita este programa es fundamentalmente el nmero de la requisicin. A

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Descripcin a Items No-Stock:

Al ingresar por la opcin 3 de Descripcin Items No-Stock se debe

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Dar por cumplida una requisicin

Al ingresar a la opcin 4 de Dar por Cumplida una Requisicin el usuario

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La opcin 2 pregunta por el nmero de requisicin que se desea dar por

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Eliminar requisiciones cumplidas

El sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario

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Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de Documentos el usuario deber

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