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El concepto de Cuadro de mando Integral CMI (Balanced Scorecard BSC) fue presentado en el nmero
de enero/febrero de 1992 de la revista Harvard Business Review, con base en un trabajo realizado para una
empresa de semiconductores. Sus autores, Robert Kaplan y David Norton, plantean el CMI como un sistema
de administracin o sistema administrativo (management system), que va ms all de la perspectiva financiera
con la que los gerentes acostumbran a evaluar la marcha de una empresa. Segn estos dos consultores,
gestionar una empresa teniendo en cuenta solamente los indicadores financieros tradicionales (existencias,
inmovilizado, ingresos, gastos,...) olvida la creciente importancia de los activos intangibles de una empresa
(relaciones con los clientes, habilidades y motivaciones de los empleados,...) como fuente principal de ventaja
competitiva.
[1]
De ah surge la necesidad de crear una nueva metodologa para medir las actividades de una compaa en
trminos de su visin y estrategia, proporcionando a los gerentes una mirada global del desempeo del
negocio. El CMI es una herramienta de administracin de empresas que muestra continuamente cundo una
compaa y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratgico. Adicionalmente, un
sistema como el CMI permite detectar las desviaciones del plan estratgico y expresar los objetivos e
iniciativas necesarios para reconducir la situacin.
Segn el libro The Balanced ScoreCard: Translating Strategy into Action, Harvard Business School Press,
Boston, 1996:
"El BSC es una herramienta revolucionaria para movilizar a la gente hacia el pleno
cumplimiento de la misin a travs de canalizar las energas, habilidades y
conocimientos especficos de la gente en la organizacin hacia el logro de metas
estratgicas de largo plazo. Permite tanto guiar el desempeo actual como apuntar al
desempeo futuro. Usa medidas en cuatro categoras -desempeo financiero,
conocimiento del cliente, procesos internos de negocios y, aprendizaje y crecimientopara alinear iniciativas individuales, organizacionales y trans-departamentales e
identifica procesos enteramente nuevos para cumplir con objetivos del cliente
y accionistas. El BSC es un robusto sistema de aprendizaje para probar, obtener
retroalimentacin y actualizar la estrategia de la organizacin. Provee el sistema
gerencial para que las compaas inviertan en el largo plazo -en clientes, empleados,
desarrollo de nuevos productos y sistemas- ms que en gerenciar la ltima lnea para
bombear utilidades de corto plazo. Cambia la manera en que se mide y maneja un
negocio".
El CMI sugiere que veamos a la organizacin desde cuatro perspectivas, cada una de las cuales debe
responder a una pregunta determinada:
El CMI es por lo tanto un sistema de gestin estratgica de la empresa, que consiste en:
Perspectivas
Perspectiva financiera
En general, los indicadores financieros estn basados en la contabilidad de la compaa, y muestran
el pasado de la misma. El motivo se debe a que la contabilidad no es inmediata (al emitir un proveedor una
factura, la misma no se contabiliza automticamente), sino que deben efectuarse cierres que aseguren la
compilacin y consistencia de la informacin. Debido a estas demoras, algunos autores sostienen que dirigir
una compaa prestando atencin solamente a indicadores financieros es como conducir a 100 km/h mirando
por el espejo retrovisor.
"Este comentario es exagerado pues existe una herramienta llamada presupuesto que se realiza anualmente y
se ajusta cada tres meses, presentando estados financieros proyectados con margen de error de 5 a 10%.
Lo que es posible, es utilizar el CMI como una herramienta adicional para ver de mejor forma las estrategias
utilizadas en el presupuesto proyectado."
Esta perspectiva abarca el rea de las necesidades de los accionistas. Esta parte del BSC se enfoca a los
requerimientos de crear valor para el accionista como: las ganancias, rendimiento econmico, desarrollo de la
compaa y rentabilidad de la misma.
Valor Econmico Agregado (EVA), Retorno sobre Capital Empleado (ROCE), Margen de Operacin,
Ingresos, Rotacin de Activos son algunos indicadores de esta perspectiva.
Algunos indicadores frecuentemente utilizados son:
ndice de liquidez.
ndice de endeudamiento.
Metodologa DuPont.
ndice de rendimiento del capital invertido (en la mayora de los casos).
Tiempo
Calidad
Rendimiento y servicio
Costo (precio es slo parte del costo), otras partes son: Transporte, tiempo
perdido entre fallas, etc.)
Los instrumentos que usualmente se utilizan para obtener el valor de tales indicadores son entrevistas y
encuestas:
- Hechas por la misma empresa.
Perspectiva de procesos
Analiza la adecuacin de los procesos internos de la empresa de cara a la obtencin de la satisfaccin del
cliente y logro de altos niveles de rendimiento financiero. Para alcanzar este objetivo se propone un anlisis
de los procesos internos desde una perspectiva de negocio y una predeterminacin de los procesos clave a
travs de lacadena de valor.
Se distinguen cuatro tipos de procesos:
Indicadores: bases de datos estratgicos, software propio, las patentes y copyright (marcas registradas), entre
otras.
3.
En definitiva, lo importante es establecer un sistema de seales en forma de Cuadro de Mando que nos
indique la variacin de las magnitudes verdaderamente importantes que debemos vigilar para someter a
control la gestin.
El horizonte de tiempo.
Los niveles de responsabilidad y/o delegacin.
Las reas o departamentos especficos.
Otras clasificaciones:
La situacin econmica.
Los sectores econmicos.
Otros sistemas de informacin.
En la actualidad, no todos los cuadros de mando integral estn basados en los principios de Kaplan y Norton,
aunque s influenciados en alguna medida por ellos. Por este motivo, se suele emplear con cierta frecuencia el
trmino dashboard, que relaja algunas caractersticas tericas del cuadro de mando. De forma genrica,
undashboard engloba a varias herramientas que muestran informacin relevante para la empresa a travs de
una serie de indicadores de rendimiento, tambin denominados KPIs (key performance indicators). Cabe
sealar que un "dashboard" puede no ser balanceado, trmino que evoca al "Balanced" Scorecard, es decir un
balance entre indicadores que visualicen en forma transversal la organizacin o empresa y que quizs para un
"dashboard" solo puede buscar y dirigir su mirada a un conjunto focalizado y parcial de indicadores.
La periodicidad de los CMO puede ser diaria, semanal o mensual y adems est focalizado en indicadores que
generalmente representan procesos, por lo que su puesta en funcionamiento es ms barata y sencilla y suele
ser un buen punto de partida para aquellas compaas que intentan evaluar la implantacin de un cuadro de
mando integral.
[3]
En una primera etapa, la empresa debe conocer en qu situacin se encuentra, valorar dicha situacin y
reconocer la informacin con la que va a poder contar en cada momento o escenario, tanto la del entorno
como la que maneja habitualmente.
Esta etapa se encuentra muy ligada con la segunda, en la cual la empresa habr de definir claramente las
funciones que la componen de manera que puedan ser estudiadas las necesidades segn los niveles de
responsabilidad en cada caso y poder concluir cules son las prioridades informativas que se han de cubrir,
cometido que se llevar a cabo en la tercera de las etapas.
Por otro lado, en una cuarta etapa se han de sealizar las variables crticas necesarias para controlar cada rea
funcional. Estas variables son ciertamente distintas en cada caso, ya sea por los valores culturales y humanos
que impregnan la filosofa de la empresa en cuestin, o ya sea por el tipo de rea que se est analizando. Lo
importante en todo caso, es determinar cules son las ms importantes en cada caso para que se pueda llevar a
cabo un correcto control y un adecuado proceso de toma de decisiones.
Posteriormente, y en la penltima de nuestras etapas, se ha de encontrar una correspondencia lgica entre el
tipo de variable crtica determinada en cada caso, y el ratio, valor, medida, etc., que nos informe de su estado
cuando as se estime necesario. De este modo podremos atribuir un correcto control en caos. Con base en las
relaciones de causa-efecto, se elabora un Mapa estratgico (Si bien la traduccin literal de Strategy
Map esMapa de la estrategia) que permite ver gilmente la evolucin de los indicadores y tomar acciones
tendientes a modificarlos.
En ltimo lugar, se debe configurar el cuadro de mando en cada rea funcional, y en cada nivel de
responsabilidad de manera que albergue siempre la informacin mnima, necesaria y suficiente para poder
extraer conclusiones y tomar decisiones acertadas.
Los cuadros de mando han de presentar slo aquella informacin que resulte ser
imprescindible, de una forma sencilla y por supuesto, sinptica y resumida.
El carcter de estructura piramidal entre los cuadros de mando, ha de tenerse presente
en todo momento, ya que esto permite la conciliacin de dos puntos bsicos: uno, que cada
vez ms se agreguen los indicadores hasta llegar a los ms resumidos y dos, que a cada
responsable se le asignen slo aquellos indicadores relativos a su gestin y a sus objetivos.
Se debe destacar lo verdaderamente relevante, ofreciendo un mayor nfasis en cuanto a
las informaciones ms significativas.
No se puede olvidar la importancia que tienen tanto los grficos, tablas y/o cuadros de
datos, etc., ya que son verdaderos nexos de apoyo de toda la informacin que se resume en
los Cuadros de Mando.
La uniformidad en cuanto a la forma de elaborar estas herramientas es importante, ya
que esto permitir una verdadera regularizacin de los informes con los que la empresa
trabaja, as como facilitar las tareas de comparacin de resultados entre los distintos
departamentos o reas.
De alguna manera, lo que se incorpore en esta herramienta, ser aquello con lo que se podr medir la gestin
realizada y, por este motivo, es muy importante establecer en cada caso qu es lo que hay que controlar y
cmo hacerlo. En general, el Cuadro de Mando debe tener cuatro partes bien diferenciadas:
Primero:se deben constatar de forma clara, cules son las variables o aspectos claves
ms importantes a tener en cuenta para la correcta medicin de la gestin en un rea
determinada o en un nivel de responsabilidad concreto.
Segundo: en la que estas variables puedan ser cuantificadas de alguna manera a travs
de los indicadores precisos, y en los perodos de tiempo que se consideren oportunos.
Tercero: en alusin al control de dichos indicadores, ser necesaria la comparacin entre
lo previsto y lo realizado, extrayendo de algn modo las diferencias positivas o negativas que
se han generado, es decir, las desviaciones producidas.
Cuarto: es fundamental que con imaginacin y creatividad se consiga que el modelo de
Cuadro de Mando que se proponga en una organizacin ofrezca soluciones cuando as sea
necesario.
Debe promover el dilogo entre todos. Mediante la exposicin conjunta de los problemas
por parte de los distintos responsables, se puede avanzar mucho en cuanto a la agilizacin
del proceso de toma de decisiones. Es preciso que se analicen las causas de las desviaciones
ms importantes, proporcionar soluciones y tomar la va de accin ms adecuada.
Ha de ser til a la hora de asignar responsabilidades. Adems la disponibilidad de
informacin adecuada, facilita una comunicacin fluida entre los distintos niveles directivos y
el trabajo en grupo que permite mejorar resultados.
Ha de ser motivo de cambio y de formacin continuada en cuanto a los comportamientos
de los distintos ejecutivos y/o responsables. Ha de conseguir la motivacin entre los distintos
responsables. Esto ha de ser as, sobre todo por cuanto esta herramienta ser el reflejo de su
propia gestin.
Por ltimo y como objetivo ms importante esta herramienta de gestin debe facilitar la
toma de decisiones. Para ello, el modelo debera en todo momento:
Facilitar el anlisis de las causas de las desviaciones. Para ello se precisara de una
serie de informaciones de carcter complementario en continuo apoyo al Cuadro de
Mando adems de la que pudiera aportarle el "Controller", ya que en muchas
ocasiones disfruta de cierta informacin de carcter privilegiado que ni siquiera la
Direccin conoce.
Proporcionar los medios para solucionar dichos problemas y disponer de los medios
de accin adecuados.
Los principales elementos que pueden hacer que el Cuadro de Mando muestre notables diferencias con
respecto a otras herramientas contables y de gestin son:
En relacin con el tipo de informacin utilizada, el Cuadro de Mando, aparte de reunir informacin de
similares caractersticas que la empleada en las distintas disciplinas de naturaleza contable, es decir,
financiera, debe contener informacin de carcter no financiero. Ya desde su presentacin como una
herramienta til de gestin, el Cuadro de Mando se destacaba por su total flexibilidad para recoger tal
informacin.
Otro aspecto a destacar, es la relacin mutua que ha de existir entre el Cuadro de Mando y el perfil de la
persona a quien va destinado. Precisamente, las necesidades de cada directivo, han de marcar la pauta que
caracterice y haga idnea a esta herramienta en cada caso y situacin, sobre todo con respecto al nivel de
mayor responsabilidad de la jerarqua actual de la empresa, debido a que se precisa un esfuerzo mucho mayor
de generalidad y sntesis.
Un rasgo ms del Cuadro de Mando es la solucin de problemas mediante acciones rpidas. Cuando se
incorporan indicadores de carcter cualitativo al Cuadro de Mando, en cierto modo, stos estn ms cerca de
la accin que los propios indicadores o resultados financieros. Asimismo, estos indicadores nominales nos dan
un avance en cuanto a qu resultados estn por alcanzarse.
El ltimo de los rasgos que diferenciaran al Cuadro de Mando es el hecho de utilizar informaciones sencillas
y poco voluminosas. Las disciplinas y herramientas contables habituales precisan una mayor dedicacin de
tiempo de anlisis y de realizacin y, al momento de la toma de decisiones siempre necesita de otros aspectos
que en un principio no formaban parte de su marco de accin.
El Cuadro de Mando se orienta hacia la reduccin y sntesis de conceptos, es una herramienta que junto con el
apoyo de las nuevas tecnologas de la informacin y comunicacin, puede y debe ofrecer una informacin
sencilla, resumida y eficaz para la toma de decisiones.
A tener en consideracin
Aprendizaje: Cmo debe nuestra organizacin aprender e innovar para alcanzar sus
objetivos?
Procesos Internos: En qu procesos debemos ser excelentes?
Clientes: Qu necesidades de los clientes debemos atender para tener xito?
Financiera: Qu objetivos financieros debemos lograr para ser exitosos?
De modo previo, al abordar la presentacin del Cuadro de Mando, se debe resaltar una cuestin que es de gran
importancia en relacin a su contenido. Se trata del aspecto cualitativo de esta herramienta, ya que hasta el
momento no se le ha prestado la importancia que se merece y, sobre todo, porque existen numerosos aspectos
como el factor humano, cuyo rendimiento queda determinado por el entorno que le rodea en la propia
organizacin, y stas cuestiones rara vez se toman en cuenta.
La empresa -desde una perspectiva meramente global- constituye un conjunto de vnculos ms o menos
establecidos y de recursos compartidos con un fin comn. Asimismo, se puede sealar que la empresa en s
representa un conjunto de subsistemas de informacin, claramente definidos y normalizados.