Universidad Austral de Chile

Departamento de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PARA LA ACTIVACION DE BIENES EN EL MODULO DE ACTIVO FIJO
EN SISTEMA FINANCIERO CONTABLE FIN700

1.- DESCRIPCION
2.- CRITERIOS DE ACTIVACION
3.- TIPOS DE OPERACIONES
4.- CUENTAS CONTABLES QUE INTERVIENEN
5.- PROCESOS
6.- UNIDADES ACTIVAS DEL SISTEMA
7.- OPERATIVIDAD DEL SISTEMA (BIENES ANTIGUOS BIENES NUEVOS)
8.- CONCLUSIONES
1.- DESCRIPCION :
BIENES DE ACTIVO FIJO :
Son Bienes tangibles, que pueden ser adquiridos,
construidos o recibidos en donacin para la Universidad, para ser utilizados por sta y sin el animo de
enajenarlos.

2.- CRITERIO DE ACTIVACION :

Para incorporar un Bien de Activo Fijo al Inventario de la Universidad
debemos considerar dos aspectos importantes y son los siguientes :
Su vida til ser igual o superior a un ao y
Su valor sea igual o superior a una unidad tributaria mensual (1UTM).

3.- TIPOS DE OPERACIN :

COMPRAS
DONACIN

4.- CUENTAS CONTABLES QUE INTERVIENEN :

Grupo Gastos de Inversin :

423501 Terrenos y Urbanizaciones
423502 Construcciones e Instalaciones

423503 Maquinarias y Equipos en General

423504 Vehculos y Embarcaciones
423505 Otros Gastos en Bienes de Capital.
423506 Obras en Curso.

Grupo Activos :
121001 Terrenos
121003 Urbanizaciones
121501 Construcciones
121503 Instalaciones
122003 Maquinaria Industrial
122005 Maquinaria Agrcola
122007 Maquinaria y Equipos en General
122009 Instrumental y Equipo Cientfico
122011 Herramientas
122013 Muebles y tiles
123001 Vehculos
123003 Embarcaciones
124001 Animales de Trabajo
124005 Colmenares
124013 Piezas de Museo
124015 Obras en Curso
124017 Otros Activos Fijos

124501
124503
124507
124511
124513
124515
124517
124519
124521
124523
124525
124527
124531
124535

Grupo Pasivos :
D.A. Urbanizacin
D.A. Construcciones
D.A. Instalaciones
D.A. Maquinaria Industrial
D.A. Maquinaria Agrcola
D.A. Maquinaria y Equipo en General
D.A. Instrumental y Equipo Cientfico
D.A. Herramientas
D.A. Muebles y tiles
D.A. Vehculos
D.A. Embarcaciones
D.A. Animales de Trabajo
D.A. Colmenares
D.A. Otros Activos Fijos.

5.- PROCESOS :
ACTIVACION
REVERSA DE ACTIVACION
CORRECCION MONETARIA Y DEPRECIACIN
REVERSA DE CORRECCION Y DEPRECIACIN
CONTABILIZACION DE CORRECCION MONETARIA Y DEPRECIACION
REVERSA DE CONTABILIZACION DE CORRECCION Y DEPRECIACIN.

6.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS :

10 Administracin Central
20 Facultad de Ciencias
30 Facultad de ciencias Veterinarias
40 Facultad de Medicina
50 Facultas de Ciencias Agrarias
60 Facultad de Ciencias Forestales
70 Facultad de Ciencias de la Ingeniera
80 Facultad de Filosofa y Humanidades
90 Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas
100 Facultad de Pesquera y Oceangrafia
110 Dae
120 Casino
130 Centro Tecnolgico de la Leche
140 Centro Experimental Forestal
150 Centro Experimental predios Agrcola
160 Centro Inseminacin Artificial
170 Direccin de Servicios
180 Facultad de Ciencias Jurdicas y Sociales
190 Centro universitario de la Trapananda
200 Direccin de Pregrado
200 Direccin de Postgrado
220 Direccin de Investigacin y Desarrollo.

7.- OPERATIVIDAD DEL SISTEMA :

En el Activo Fijo encontramos Bienes Antiguos y Nuevos.
Ambos deben corregirse monetariamente y depreciarse.
BIENES ANTIGUOS
Estos deben corregirse tanto su valor libro como la depreciacin
acumulada que tenia el Bien al 31 de diciembre del ao anterior o al cierre del ejercicio anterior, de acuerdo
al factor determinado para el periodo en que se realiza este proceso.
La formula para realizar este calculo es la siguiente:
Valor libro actualizado = valor libro + factor correccin monetaria
Valor Dep. acumulada Actualizada = valor depreciacin acumulada anterior + factor correccin monetaria
Para determinar el Factor de Actualizacin para el periodo la
formula es la siguiente :
Factor actualizacin Periodo = ndice base periodo ndice base ejercicio
ndice base ejercicio

ENERO = (107.3 106.82)/106.82

Con estos valores actualizados podemos calcular la depreciacin

de los bienes al periodo que deseamos. La formula es la siguiente :
Depreciacin del periodo = Valor libro actualizado Dep. actualizada x Consumo
Vida til restante

Ejercicio como ejemplo :

Un Bien X al 31-12-2000, quedo con los siguientes valores:
Valor Libro
$ 19.729.614.Dep. Acumulada $ 6.392.394.Vida til = 132 meses.
Valor libro $ 19.729.614 x 0.01516567936 = 299.213
Valor correccin monetaria = $ 299.213.Dep. Acumulada $ 6.392.394 x 0.01516567936 = 96.945
Valor correccin monetaria Dep. acumulada = $ 96.945.Calculo Depreciacin de un periodo.
Dep. Ejercicio = (19.729.614 + 299.213) (6.92.394 + 96.945) x 1
132
1.- COMPRAS
En las compras se pueden presentar dos casos.
a) Compras de Bienes de Activo Fijo con Factura.
Estas se realizan mayoritariamente en las Facultades, las Vicerrectorias, Administracin
Central y otras unidades de la Universidad como son los Centros Experimentales.
En el Sistema Fin700 se ingresan al Modulo Libro de Compras, utilizando la operacin tres
(3) que es Compras Gastos Afectos.
Una vez ingresado todos los datos de la Factura con sus valores correspondientes se guarda,
una vez grabado el documento, aparece en pantalla una contabilizacin tipo, aqu posesionamos el cursor en
la cuenta contable que aparece, hacemos doble clic y cambiamos la cuenta que corresponda al Gasto de
Inversin que se esta realizando, de igual manera lo hacemos con la cuenta Iva , en los casos en que la
unidad que esta realizando la imputacin no recupera el Impuesto. Ejemplo, Compra de un Computador,
sera la cuenta 423503 ( Muebles Utiles y equipos ).

b) Compras de Bienes de activo Fijo con Factura fuera de plazo legal y por rendicin.
Fuera de su plazo legal, y que la Factura deba rendirse el original a otra Institucin como lo
son los Proyectos y convenios. En ambos casos la factura se ingresa en el Mdulo Proveedores.
Ingresamos en el Modulo de Proveedores, vamos a la opcin Operacin y pinchamos en
Regularizacin y abrimos un nuevo Documento, en esta pantalla anotamos el perodo y fecha, pinchamos
buscar documentos, se despliega otra pantalla y en ella pinchamos nuevo documento en esta ltima pantalla
procedemos a anotar todos los datos del proveedor y la cuenta de pasivo que seria 213501 ( Otros Acreedores
Varios ). Y cancelamos. Posteriormente pinchamos el recuadro Ingresar Contra Cuenta. En este recuadro
ingresamos la cuenta de Gasto de Inversin por la que se origino la compra, con el cdigo presupuestario que

soporta el cargo, y el valor correspondiente. Este cdigo presupuestario ya ha sido revisado en el sistema su
disponibilidad, antes de realizar esta imputacin.
En el Libro de Compras como en Proveedores se procede a grabar y contabilizar generando
el comprobante contable borrador, el cual se adjunta a la factura e inmediatamente se debe proceder a
confeccionar en el Formulario de Movimiento de Activo Fijo el alta por el o los bienes Adquiridos.

Ingreso del formulario Alta al Mdulo Activo Fijo.

Una vez confeccionada el Alta en el Formulario Movimientos de Activo Fijo, entramos al
Sistema Fin700, al Mdulo Activo Fijo y se despliega en pantalla el siguiente men :
Administracin - Parmetros - Operacin - Informes - ayuda.
Nos posesionamos con el cursor en Operacin puesto que queremos ingresar el alta al
sistema, hacemos clic y pinchamos en BIENES, al pinchar bienes se nos despliega en pantalla un nuevo
men con varias opciones como Nuevo, Abrir, Cerrar, etc.
Pinchamos en Nuevo y es en esta ventana en donde ingresamos todos los datos para registrar
correctamente nuestro documento.

Indicamos el tipo de Operacin, en este caso Compra (existen otros como Remate, Adjudicacin y ajuste).
Indicamos el grupo al que pertenece el bien, ejemplo grupo 3 en el caso si fuese una impresora.
Indicamos el subgrupo en este caso es 78.
Indicar la unidad responsable del bien sea donde quedara en bien fsicamente.
Indicar la persona responsable de bien.
Indicar la cantidad de bienes que se ingresan.
Indicar el grupo y subgrupo del bien que anteriormente pudo tener.
Indicar la fecha de ingreso del bien (esta debera ser igual al mes de compra).
Indicar la descripcin del bien en forma bien detallada.
Posteriormente se desplegara un recuadro que indicara si el bien ha sido contabilizado o no.

Una vez ingresados todos los datos Guarde en el men Archivo, para grabar la informacin,
de inmediato el sistema le asignara un correlativo interno y una secuencia.
Tambin se presentara el estado para el Bien, que en ese momento ser Ingresado,
posteriormente ira cambiando de estado a Aprobado, Activado y finalmente de Dado de Baja.
Tambin se presentara en pantalla una ventana llamada Asociar y se debe digitar en el
recuadro Porcentaje la cifra de 100, que significa que se asocia el cien por ciento al centro de responsabilidad
indicado.

2.- DONACIONES.
Donacin, es la transferencia de dinero, bienes de activos o de servicios que realiza una
persona o institucin a otra. Esta tiene la caracterstica de irreciproca.
El donante puede condicionar o no su Donacin.
Segn la condicin que el donante le asigne a sta, puede ser :
Donacin sin restriccin.
Donacin con restriccin temporal.
Donacin con restriccin permanente.

Donacin de Activos sin restriccin, son los de disponibilidad inmediata una vez hecha
efectiva la donacin , con toda su documentacin sustentante.
Donacin de Activos con restriccin temporal, es aquel bien que queda sujeto a una
condicin formulada por el donante en el contrato, del uso del bien. La que puede expirar en el tiempo o su
disponibilidad quedar preestablecida para la entidad beneficiada.
Donacin con restriccin permanente, son aquellos activos que su uso esta limitado por
disposiciones expresas del donante.
Una vez ingresada el alta de Activo Fijo al Sistema el Analista Contable en el Departamento
de Contabilidad procede a realizar el proceso de Activacin, tanto para los bienes adquiridos por la
Corporacin como los Donados.
Este proceso lo puede realizar individualmente o en forma masiva, en las opciones que el
sistema tiene determinadas.
El sistema tiene configurado los asientos contables para este proceso de activacin del Alta,
como as tambin de una Baja de Bienes del Activo Fijo si fuese este el caso.
El asiento es el siguiente :
123001 (vehculo)
423505 (otros gastos en bienes de capital)
Glosa : Por activacin de un vehculo.

DEBE
XXXX

HABER
XXXX

Posteriormente el analista realiza un asiento de regularizacin por la cuenta de gasto que

esta configurada en el sistema.
El asiento contable lo realiza en la unidad administrativa que genero el gasto