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Correspondncia oficial

Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes.
A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade
e uniformidade. (no necessariamente linguagem tcnica).
Sua finalidade bsica comunicar com impessoalidade e mxima clareza impe certos parmetros ao uso que se faz da
lngua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalstico, da correspondncia particular, etc.

O termo Acredita-se que retira a impessoalidade, a qual caracterstica marcante e imprescindvel nos documentos
ofciais.

Emprego dos Pronomes de Tratamento


Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular TRADIO. So de uso consagrado:
Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades:
A) do Poder Executivo:
Presidente da Repblica;
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
B) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
C) do Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juzes;
Auditores da Justia Militar
O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador

Fechos para Comunicaes


a) Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente,

b) Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:


Atenciosamente,
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e
tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.

Nas comunicaes oficiais, com exceo das assinadas pelo presidente da Repblica, devem constar
nome e cargo da autoridade que as expede.

Identificao do Signatrio

Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para
essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
Nas comunicaes oficiais, com exceo das assinadas pelo presidente da Repblica, devem constar nome
e cargo da autoridade que as expede.
O Padro Ofcio (Pode ser adotado em diversos expedientes, tais como o aviso, o memorando e a exposio de
motivos.) -CESPE-

(Deve conter introduo, desenvolvimento e concluso. A menos que seja de mero encaminhamento de
documentos).
H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o
memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos
de padro ofcio. O ofcio e o memorando apresentam, em geral, a mesma formatao, chamada de padro
ofcio.
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10
nas notas de rodap;
b) para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e
Wingdings;
Aviso e Ofcio
Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A nica diferena entre eles
que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao
passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de
assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com
particulares.
Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.

Memorando
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que
podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes,
etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela
rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos.
Exposio de Motivos
Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou ao Vice-Presidente para:
a) inform-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter a sua considerao projeto de ato normativo.
Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por um Ministro de Estado.
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a exposio de motivos dever ser
assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razo, chamada de interministerial.
Mensagem
o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes Pblicos, notadamente as mensagens
enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administrao
Pblica; expor o plano de governo por ocasio da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso
Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer
comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao.
Telegrama (ESTRUTURA FLEXVEL)
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos, passa a receber o ttulo
de telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e tecnologicamente superada, deve
restringir-se o uso do telegrama apenas quelas situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou
fax e que a urgncia justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de
comunicao deve pautar-se pela conciso.
Correio Eletrnico (ESTRUTURA FLEXVEL)
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de
comunicao para transmisso de documentos.

No h

necessidade de se seguir uma estruturao rgida em mensagens enviadas por correio


eletrnico, diferentemente das outras formas de comunicao oficial.
Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, para
que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a
identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

Ata
um resumo de uma reunio ou uma assemblia. Ela tem as seguintes caractersticas:
- Deve ser lavrada em Livro Ata ou impressa e arquivada;
- O texto apresenta-se seguidamente, sem pargrafos;
- Se a ata for redigida manualmente, para ressalvar os erros utilizada a palavra digo. Se constatado erro ou omisso aps
escrito o texto, ser usada a expresso em tempo;
- A Ata redigida por um secretrio;
- assinada por todos os presentes na reunio, ou apenas pelo presidente ou secretrio;
Estrutura:
- Ttulo: com nmero da Ata e nome do rgo;
- Texto: iniciado pela data, horrio e local da reunio e o objetivo da lavratura da Ata;
- Fecho: seguido da assinatura do presidente, do secretrio e dos presentes (se for o caso).

Nas correspondncias oficiais, a uniformidade deve estar presente tanto no texto das mensagens por meio
do emprego correto dos pronomes de tratamento e de linguagem formal e polida (respeito s regras)
quanto na apresentao do expediente por meio do tipo de letra adequado, da diagramao correta, de
papel uniforme, entre outros requisitos.

Exemplo de Ofcio