Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de

la Educacin

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TEMA:
FACTORES QUE INCIDEN EN LA DETERMINACION DE LAS

AREAS CRITICAS EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DOCENTE:
LIC. JOSE VERGARAY
ESCUELA:
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CICLO:
VIII
INTEGRANTES:
BORJA HUAAMBAL WILSON
OYOLA LOZANO HILDA

Barranca-2015

DEDICATORIA
A NUESTRO PROFESOR POR SU GRAN APOYO Y
MOTIVACIN OFRECIDO EN ESTE TRABAJO, POR
HABERNOS TRANSMITIDOS LOS CONOCIMIENTOS
OBTENIDOS Y HABERNOS LLEVADO PAS A PASO
EN EL APRENDIZAJE.

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FECHA DEL INFORME: 10 / 03 / 2015

Auditora Interna a la Organizacin

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin
LUGAR DE LA AUDITORA: reas Administrativas y reas Acadmicas
OBJETIVO:
Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se estn logrando.
Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
referidas a la gestin, poltica, metas, programas y planes; as como el
acatamiento de las Leyes y Normativas Internas, en el marco de la
Normativa Legal vigente aplicada.
Velar por una ptima gestin acadmica y adecuada utilizacin de los
recursos y bienes que integran el Patrimonio Universitario, a fin de garantizar
una eficiencia, eficacia, y economa de las actividades administrativas y
financieras.
Establecer mejoras en el progreso del trabajo, para que puedan realizar
ajustes o variaciones necesarias, ampliaciones o reducciones y obtener una
mejor productividad y mayor demanda acadmica.
GRUPO DE TRABAJO DE AUDITORA:
-

Lic. Hilda Oyola Lozano

Lic. Wilson Borja Huaambal

FECHA DE INICIO DE LA AUDITORA: 10 / 03 / 2015

TIEMPO ESTIMADO DEL PROCESO DE REVISIN: 05 horas
FECHA DE FINALIZACIN DE LA AUDITORA: 10 / 03 / 2015
MTODOS UTILIZADOS:
- Entrevistas realizadas.
- Hoja de anlisis
- Verificacin de todos y cada uno de los puestos tratados.

UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ

CARRIN
Misin

La Universidad de Huacho, Jos Faustino Snchez Carrin, es una institucin

universitaria de alto nivel acadmico e ntimamente vinculada a la investigacin
cientfica, tecnolgica e innovacin para el desarrollo regional y local.

Visin
Lograr la excelencia acadmica a travs de conocimiento formando
profesionales de calidad, contribuyendo al desarrollo de la sociedad de la
regin, a travs de la proyeccin social.

LA AUDITORA INTERNA :
Es una actividad independiente, objetiva y asesora, que agrega valor a la
gestin institucional, contribuye a que se alcancen los objetivos de la institucin
y se mejoren sus operaciones, mediante la prctica de un enfoque sistemtico
y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administracin del
riesgo, del control y de los procesos de direccin. Dentro de la institucin, la
Auditora Interna proporciona a la ciudadana una garanta razonable de que la
actuacin del Consejo Universitario y la del resto de la administracin activa se
ejecutan conforme al marco legal y tcnico y a las sanas prcticas, todo esto de
conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno.
Todo operativo de auditora interna se ejecutara en funcin de las siguientes
fases, las que sern de cumplimiento obligatorio:

Planificacin de las tareas

Ejecucin del operativo
Emisin del informe y
Seguimiento de las Recomendaciones

ESTRUCTURA VIGENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

FACTORES QUE INCIDEN EN LA

DETERMINACIN DE LAS AREAS CRITICAS EN
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1. ANLISIS:
En base a la informacin obtenida se ha detectado que son varios los
problemas que se presentan en tal institucin, tal como se precisa a
continuacin:
1.1.

RGANOS DE GOBIERNO Y ALTA DIRECCIN

a.
b.
c.
d.
e.

Asamblea Universitaria
Consejo Universitario
Rectorado
Vicerrectorado Acadmico
Vicerrectorado de Investigacin

La Asamblea Universitaria, es el mximo rgano de gobierno de la

Universidad y representa a la Comunidad Universitaria, cuya
naturaleza,

composicin,

funcionamiento

atribuciones se

encuentran establecidas en la Ley 23733 Ley Universitaria y el

Estatuto de la Universidad.
El Consejo Universitario, es el rgano de direccin superior,
promocin y ejecucin de la Universidad.
El Rector es el representante Legal de la Universidad y su funcin
es convocar y presidir la Asamblea Universitaria y el Consejo
Universitario.
El Vicerrector Acadmico, es la autoridad encargada de proponer,
dirigir y evaluar las actividades acadmicas de la Universidad.
El vicerrector de Investigacin, es autoridad de la Alta Direccin,
responsable de convocar, promover la investigacin cientificatecnologica.

Actualmente se estn tomando con ms seriedad la

determinacin de las metas y objetivos en la Universidad y se

encuentran trabajando comisiones dedicadas a este trabajo
permitiendo implementar estrategias o correctivas de mejora.

La comunicacin entre los Vicerrectores (la alta Direccin)

es ms fluida con sus funcionarios, jefes de reas, Decanos de

facultades y Directores de Escuelas.

Las decisiones se toman en asamblea universitaria y se

efecta a travs del Rectorado.

Las funciones estn diseadas acorde a la estructura de la

Institucin y no se cumplen a cabalidad.

Se necesita ms apoyo al cumplimiento de las polticas de

parte de la Alta Direccin.

1.2.

RGANOS DE CONTROL
a. rgano de Control Institucional
b. Tribunal de Honor
c. Comisin
Permanente
de
Disciplinarios
d. Comisin Especial

de

Procesos

Procesos

Administrativos

Administrativos

para

Funcionarios
El rgano de Control Institucional es el rgano conformante
del Sistema Nacional de Control, encargado de ejecutar el
Control Gubernamental interno y permanente, segn sus
planes y programas; tiene como misin promover la correcta y
transparente gestin de los recursos y bienes de la entidad,
cautelando

la

legalidad

eficiencia

de

sus actos

operaciones, as como el logro de sus resultados mediante la

ejecucin de acciones y actividades de control.
El tribunal de Honor, es el rgano encargado de administrar
justicia; los profesores, graduados y estudiantes que incurran
en faltas.

La

comisin

Disciplinarios,

permanente
es

el

de

rgano

procesos
colegiado

administrativos
encargado

de

amonestar, suspender, separar y destituir en sus funciones al

personal no docente en sus cargos ocupacionales, previo
proceso administrativo.
La comisin especial de procesos administrativos para
funcionarios, es el rgano colegiado encargado de conocer los
casos de los servidores pblicos del rgimen Laboral del D.
276.
1.3.

RGANOS DE ASESORAMIENTO
a.
b.
c.
d.

Oficina de Asesora Jurdica

Oficina de Planificacin, Presupuesto e Infraestructura
Oficina de programacin e Inversiones
Oficina de la Unidad Formuladora de Proyectos
La Oficina de Asesora Jurdica, es el rgano encargado de
asesorar a la Asamblea Universitaria, el consejo Universitario,
el Rectorado, las facultades y dems rganos de la
Universidad.
La Oficina de Planificacin, Presupuesto e Infraestructura, es
el rgano encargado de asesor a la Alta Direccin, Facultades
y dems rganos de la Universidad, en la formulacin ,
programacin y evaluacin presupuestal, formulacin y
evaluacin

del

plan

operativo

institucional,

estadstica

universitaria, actividades de planeamiento y racionalizacin as

1.4.

como programacin y ejecucin de obras de infraestructura.

RGANOS DE APOYO
a. Secretaria General
b. Oficina de Imagen Institucional
c. Oficina Central de Autoevaluacin, Acreditacin y Certificacin
Universitaria
d. Museo Arqueolgico
e. Oficina de Servicios Informticos

La oficina de Secretaria General, es el rgano encargado de

organizar y controlar el trmite documentario y archivo
administrativo del consejo Universitario y de Asamblea
universitaria.
La oficina de Imagen Institucin, es la encargada de organizar
y ejecutar la difusin de las actividades de la universidad y de
establecer canales de comunicacin interna y externa, adems
de promover relaciones interinstitucionales.
Se cuenta con la oficina de Imagen institucional a nivel
general para tal labor pero en la mayora de veces funciona
solo con informes y comunicados para el pblico exterior.
Los tiempos estimados no corresponden con la respuesta
solicitada por parte del usuario.
Tambin existe una mala

coordinacin

con

ciertos

proyectos a realizar.
No todos los trabajadores se involucran en ciertas
actividades.
Las informaciones verbales a veces son suplantadas, por
informaciones de documentacin escrita, internet, celular,
correos, etc.
Se observa que algunos medios de comunicacin como:
telfonos, computadoras, impresoras, fotocopiadoras, estn en
un estado defectuoso lo cual se recomienda darles de baja.
1.5.

RGANOS DE GESTIN ACADMICA

a. Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos
b. Oficina de Proyeccin Social y Extensin Universitaria
c. Oficina Central de Admisin
d. Centro Pre Universitario
e. Oficina de Biblioteca Central
f. Direccin de Laboratorios
La Oficina de Registros Acadmicos es el encargado de
coordinar

supervisar

la

actividad

acadmica

de

la

universidad y depende del vicerrectorado acadmico.

La oficina de Proyeccin social y Extensin universitaria, es la
encargada de coordinar, ejecutar y supervisar las actividades

de extensin y proyeccin social de la Universidad, depende

del vicerrector acadmico.
La oficina Central de Admisin, es la encargada de coordinar y
evaluar los mecanismos de ingreso de los postulantes a la
Universidad, depende jerrquicamente del Vicerrectorado
Acadmico.
El centro pre universitario, es un rgano dedicado a la
preparacin preuniversitaria y est a cargo de un directorio y
depende del Vicerrectorado Acadmico.

1.6.

RGANOS DE GESTIN DE INVESTIGACIN

a. Oficina Central de Investigacin y Gestin
b. Oficina Central de Transferencia de

conocimientos,

innovaciones y publicaciones
c. Oficina de Cooperacin Tcnica y de Convenios
La Oficina Central de Investigacin y Gestin, es el rgano
encargado de promover, coordinar y supervisar iniciativas de
Investigacin Cientficas, Tecnolgicas y Humansticas en las
unidades de Investigacin, los institutos y centros de
investigacin de la Universidad.
La Oficina Central de Transferencia de conocimientos,
innovaciones y publicaciones, es el rgano encargado de
promover y gestionar relaciones e interacciones entre la
universidad

su

entorno,

particularmente

el

sector

empresarial, en el rea de investigacin e innovacin

tecnolgica. Especficamente est encargada de realizar
contratos de investigacin y prestacin de servicios con
entidades privadas y pblicas, desarrollndose de manera
eficaz en sus funciones.

10

La Oficina de Cooperacin Tcnica y de Convenios, es el

rgano de apoyo encargado de proponer, dirigir y gestionar
ante los diferentes organismos Nacionales e internacionales el
financiamiento de los diferentes proyectos de la Universidad.
1.7.

RGANOS DE GESTIN ADMINISTRATIVA

a. Direccin General de Administracin
Oficina de Recursos Humanos
Oficina de Logstica
Oficina de Economa y Contabilidad
Oficina de Servicios Generales
Oficina de Bienestar Universitario
La Direccin General de Administracin, es el rgano
encargado de proponer, ejecutar y evaluar las actividades
administrativas de la Universidad. Est a cargo de un profesor
principal especialista en el rea, es elegido por el consejo
Universitario.
La Oficina de Recursos Humanos, es el rgano encargado de
organizar, planificar, dirigir, supervisar y ejecutar las acciones y
procesos tcnicos, del sistema de recursos humanos de la
Universidad. Depende jerrquicamente del Director General de
Administracin.
Se

requiere

ms

programas

de

capacitacin

entrenamiento.
Requiere de una mejor distribucin del personal, de
acuerdo al perfil.
Distribucin de manuales y reglamentos.
La oficina de Logstica es la encargada de organizar las
adquisiciones de la universidad, convoca los procesos de
licitacin, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
Actualmente se adquieren productos, enseres, utilices de
oficina y otros con menos calidad a lo solicitado.

11

La Oficina de Economa y Contabilidad, es la encargada de

organizar, dirigir, ejecutar y supervisar la administracin, en los
procesos econmicos, contables y financieros del pliego
presupuestal; as como de la administracin de los recursos
materiales que la universidad adquiere o contrata, para cubrir
sus necesidades y garantizar su normal funcionamiento.
Recaudo de ingresos de acuerdo al TUPA (texto nico de
procedimientos administrativos), siendo sus clientes el
alumnado en general, docentes, egresados, directivos,
personal administrativo, etc.

La oficina de Servicios generales, es la encargada de

mantener la infraestructura en general de la Universidad.

La oficina de Bienestar Universitario, es el rgano encargado

de planificar, organizar y ejecutar las actividades relacionadas
con el bienestar y recreacin universitaria, como el servicio
social, el comedor universitario y la unidad de salud.

1.8.

RGANOS DE LNEA
a. Escuela de Post Grado
b. Facultades
Secretaria Acadmica Administrativa
Departamentos Acadmicos
Escuelas Acadmicos Profesionales
Instituto de Investigacin
Centro de Proyeccin Social y Extensin Universitaria
Biblioteca Especializada
Laboratorios
Centro de Computo
Oficina de Grados Acadmicos y Ttulos profesionales
Seccin de Postgrado
La escuela de Postgrado de la Universidad, es la Unidad
Acadmica donde

se realizan actividades de investigacin y

enseanza aprendizaje, que conducen a la obtencin De los

Grados Acadmicos de Maestro o Doctor, propendiendo a la

12

formacin de investigadores y docentes universitarios del ms alto

nivel acadmico.
La Facultad, es la unidad acadmico administrativa bsica de
formacin

profesional,

donde

se

realizan

actividades

de

investigacin, de innovacin tecnolgica, bienestar universitario,

de proyeccin social y extensin universitaria.
La UNJFSC actualmente cuenta con diversas facultades como la
Facultad de Derecho y ciencias polticas, Facultad de ciencias
sociales, facultada de ciencias empresariales, facultad de ciencias
econmicas, contables y financieras, facultad de medicina,
facultad de educacin, facultad de ingeniera industrial, sistemas e
informtica.

13

2. CONCLUSIONES:

Actualmente

se

estn

tomando

con

ms

seriedad

la

determinacin de las metas y objetivos en la Universidad y se

encuentran trabajando comisiones dedicadas a este trabajo permitiendo
implementar estrategias o correctivas de mejora.

La comunicacin entre los Vicerrectores (la alta Direccin) es ms

fluida con sus funcionarios, jefes de reas, Decanos de facultades y
Directores de Escuelas.

Las decisiones se toman en asamblea universitaria y se efecta a

travs del Rectorado.

Las funciones estn diseadas acorde a la

estructura de la

Institucin y no se cumplen a cabalidad.

Se necesita ms apoyo al cumplimiento de las polticas de parte

de la Alta Direccin.

La estructura de la organizacin se encuentra organizado de

manera coherente de acuerdo a las normas que emita la ANR.

La mala distribucin de los cargos o puestos de trabajo se ven

ms en las facultades y escuelas profesionales.

Falta de coordinacin en diversas informaciones entre los

diferentes departamentos de la organizacin.

En algunas areas la congestin de labores aparecen cuando los

jefes centralizan las funciones en una sola rea.

Personal constantemente cargado de trabajo.

Debido a la mala distribucin de funciones queda pendiente el

trmite de documentos diarios.

Equipos inadecuados.

3. RECOMENDACIONES:

Se debe realizar planificaciones y programas de auditora de

gestin

que permitan

evaluar

los procedimientos

de

cada

departamento, reas y unidades, con la finalidad de establecer

estrategias y mejoras en la calidad.

14

Llevar a cabo reuniones peridicas de la gerencia, con los

responsables de los diferentes niveles, con el fin de revisar e informar

si se han cumplido o no las metas y objetivos.

A partir del diagnstico dado se debe disear un plan especfico

de estrategias de marketingpara aumentar la demanda estudiantil.

Es necesario mantener en constante preparacin y capacitacin a

los trabajadores de las diversas reas segn las necesidades de la

organizacin y de su recurso humano.

Llevar a cabo reuniones con el personal correspondiente para

resolver problemas que se presenten en las funciones administrativas y

supervisar la aplicacin de soluciones a los problemas suscitados.

Implementar indicadores de gestin de calidad y productividad

que permitan disminuir los costos de no calidad, mejorar el servicio y

elevar la productividad del personal y as cuantificar la prdida de tiempo
que un empleado genera en su labor diaria a travs de los resultados
que arrojen los indicadores de gestin de la productividad.

Desarrollar auditorias de gestin continuas que permitan validar

y evaluar la calidad de los procesos y los servicios.

15