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clic su di essa.
In Windows 98, poi, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per
l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Word basta fare solo un clic sulla icona
corrispondente.
Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su
uno dei quattro lati della videata.
Tra l'altro, essa contiene l'icona di avvio di Word. Facendo clic su di essa, il programma di gestione
testi Microsoft verr lanciato in esecuzione.
Fatto questo apparir sullo schermo la finestra di Word.
semplice e funzionale.
In fondo al menu File, i programmi pi evoluti riportano l'elenco degli ultimi documenti
memorizzati, completi dell'indicazione del percorso, se sono stati memorizzati in una cartella
diversa da quella corrente.
L'ordine cronologico, nel senso che viene indicato con "1" il documento memorizzato per ultimo,
con "2" il penultimo cos via, continuando a ritroso.
Per esempio, per aprire il documento che stato salvato per ultimo alla chiusura della precedente
sessione di lavoro con il programma di gestione testi, sufficiente:
1. Fare clic su File.
2. Fare clic sulla voce che si riferisce al nome del file primo nella lista.
Nota: Per aprire un documento gi esistente, in alternativa, si pu operare con tastiera. In Windows,
si pu tenere premuto il tasto Alt e contemporaneamente premere la lettera sottolineata nella Barra
dei menu, che per File la "F" Una volta aperto il menu File, sufficiente premere il tasto del
numero che contrassegna il documento da aprire.
Un'ultima considerazione va fatta sulla possibilit di aprire un documento gi esistente, partendo
direttamente dall'icona che lo rappresenta, (in Esplora Risorse o Risorse del Computer).
In relazione allo stato del programma (in esecuzione oppure no), si hanno situazioni leggermente
diverse.
Nel primo caso, il documento viene aperto e visualizzato direttamente nella finestra di lavoro del
programma.
Nel secondo caso (ossia programma non in esecuzione), il sistema operativo prima apre il
programma di gestione testi associato al documento e poi il documento stesso viene aperto nella
finestra di lavoro.
A questo punto si pu iniziare a fare correzioni o modifiche, finche non si decide di chiudere il
documento.
Prima, per importante averne salvato la versione aggiornata.
Al salvataggio e alla chiusura di un documento sono dedicati i Paragrafi 1.1.5 e 1.1.6; le operazioni
per correggere e modificare un documento sono descritte nel Capitolo 2.
Nella finestra di dialogo Apri, non ci sono elenchi di file e cartelle per la scelta del nome o del tipo
di file, ma compaiono spesso anche altre icone o pulsanti da sfruttare per diverse e comode
funzionalit.
Per esempio, in Word 2000 insieme ai pulsanti di navigazione ci sono una serie di strumenti, che
permettono diverse modalit di visualizzazione dei file elencati nella zona centrale della finestra,
alcune icone che danno la possibilit di spostarsi tra le cartelle del file system e altre che duplicano
comandi del sistema operativo.
Cos come accade in generale anche per i file del file system, si pu desiderare di visualizzare i
documenti:
Sotto forma di icone.
Con i dettagli su dimensione, data, tipo e attributi.
Con esposte accanto le propriet (autore, numero di caratteri, numero di pagine, data
dell'ultima stampa e cos via).
Visualizzandone un'anteprima.
L'intero gruppo di file pu essere visualizzato in ordine di:
Nome del file
Estensione
Dimensione
Data dell'ultima memorizzazione
A sua volta, l'ordine di visualizzazione pu essere diretto o inverso, il che viene ottenuto
semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che reca il nome della propriet secondo la quale si
intende ordinare.
Per esempio, se si desiderano visualizzare i documenti per data, basta fare clic sul pulsante Data.
Facendo nuovamente clic sullo stesso pulsante, gli stessi file vengono ordinati sempre per data, ma
in ordine inverso: se prima erano ordinati dal pi recente al pi vecchio, con il clic su Data vengono
visualizzati al contrario.
Per spostarsi nel file system ci sono l'icona per tornare alla cartella precedente, l'icona per passare
alla cartella di livello superiore e quella per accedere al Web.
Con le icone che duplicano gli strumenti del sistema operativo, possibile:
Eliminare un file, diversi file oppure un'intera cartella.
Creare una nuova cartella.
In Word 2000, infine, c' anche un pulsante indicato genericamente con Strumenti.
Facendo clic su di esso, appare un menu a tendina nel quale sono elencati interessanti comandi.
Insieme con Elimina, duplicazione dell'icona omonima, ci sono:
Trova, per cercare file con particolari caratteristiche.
Rinomina, per cambiare nome a un file.
Stampa, per lanciare direttamente in stampa un documento senza aprirlo.
Aggiungi a Preferiti, per aggiungere il file selezionato all'elenco di quelli considerati
preferiti.
Connetti unit di rete, per collegarsi a un disco in rete.
Propriet, per accedere ed, eventualmente, variare le propriet del file selezionato.
Tra essi , il comando Trova veramente comodo. Permette di cercare in un gruppo di file molto
grande (anche in un intero disco) tutti quelli rispondenti a particolari requisiti.
Per esempio, si potrebbe voler cercare i file che sono stati memorizzati da una certa data a un'altra,
quelli che contengono alcune specifiche parole, quelli il cui nome contiene una certa scritta. Le
condizioni elencate nell'esempio possono essere molte e anche integrate insieme.
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu, e appare il relativo menu a tendina.
2. Fare clic su Chiudi.
Se il documento era stato gi salvato in un file, la finestra che lo visualizza si chiude
immediatamente. Se, invece, il documento era stato modificato e non salvato, il programma se ne
accorge e visualizza un messaggio nel quale viene chiesto se si desidera salvarlo, prima di chiudere.
Le risposte possibili sono tre:
Si. In questo caso il programma memorizza la versione corrente del documento, aggiornando
la precedente, e poi lo chiude.
No. La versione corrente del documento non viene memorizzata e si perdono le modifiche
effettuate dopo l'ultimo salvataggio.
Annulla. Facendo clic su questa voce, si rinuncia a chiudere il documento e si ritorna nella
finestra lavoro.
In tutte le finestre del sistema operativo Windows, in alto c' la Barra titolo che reca nella zona a
destra i tre pulsanti Riduci a icona, Igrandisci/Ridimensiona e Chiudi.
Anche le finestre secondarie (ossia quelle che contengono il documento all'interno della finestra di
lavoro del programma) hanno un pulsante di chiusura in alto a destra.
Serve per ottenere una chiusura pi rapida, rispetto alla sequenza File/Chiudi. Il risultato lo stesso.
Analogamente, possibile chiudere un documento utilizzando la tastiera.
E' sufficiente tenere premuto il tasto Ctrl e premere contemporaneamente il tasto funzione F4, per
impartire il comando di chiusura del documento corrente.
In Windows, la combinazione Ctrl+F4 chiude il documento corrente, mentre Alt+F4 provoca la
chiusura del programma.
Difficilmente si aprono pi documenti contemporaneamente con un programma di gestione testi.
Lo si fa, a volte, per poter copiare parti di testo da un documento gi scritto a un altro che si sta
scrivendo.
Pu capitare, comunque, di tenere aperti due o anche tre documenti insieme, sia per modificarli, sia
per consultarli.
Alcuni programmi, come Microsoft Word 2000, permettono di chiuderli tutti in un'unica volta,
senza effettuare l'operazione per ognuno di essi.
Nota: In Microsoft Word 2000, se si tiene premuto il tasto Maiuscolo mentre si fa clic su File, nella
Barra dei menu, invece di Chiudi appare Chiudi tutto e invece di Salva, appare Salva tutto.
Sono i comandi per effettuare le operazioni descritte in un'unica volta su tutti i documenti che
risultano aperti.
La guida normalmente organizzata in una serie di pagine che possono essere consultate in
sequenza oppure singolarmente, come se fossero lezioni di un piccolo corso incentrato sul
programma.
Come per altri comandi, anche per utilizzare l'Help ci sono diverse possibilit. Non standardizzato
ufficialmente, ma tutti i programmatori sfruttano il tasto funzione F1 per avviare le funzioni di
aiuto. La guida organizzata in tre pagine:
Sommario
Indice
Ricerca Libera
Nelle pagine sotto la linguetta Sommario viene visualizzato l'elenco dei titoli riguardanti i testi
sull'utilizzo del programma.
Facendo clic su uno dei titoli, appare il testo corrispondente, che potr essere scorso a video oppure
stampato.
Facendo clic sulla linguetta Indice, viene mostrato un elenco di voci in ordine alfabetico, sulle quali
possibile fare una ricerca anche digitando solo alcuni dei caratteri iniziali del lemma.
Con Trova, infine, c' la possibilit di chiedere informazioni per argomento, scrivendo una o pi
parole chiave.
Il sistema di Help visualizzer l'elenco dei testi che le contengono e l'utente potr scegliere quello
che ritiene pi utile.
Le versioni pi aggiornate di alcuni programmi di gestione testi danno la possibilit di chiedere
aiuto in linguaggio naturale.
Premendo F1, per esempio, Word 2000 fa apparire un fumetto in corrispondenza dell'Assistente di
Office, all'interno del quale c' una casella di testo in cui scrivere la propria domanda.
Nota: L'Assistente di Office un simpatico pupazzetto, a scelta tra otto diversi, che Microsoft ha
aggiunto in Office 2000 per rendere pi amichevole il rapporto tra l'utente e i programmi.
Se si chiede: "Come si fa per inserire un'immagine nel documento?", Word 2000 fornisce un elenco
di argomenti che dovrebbero rispondere alla domanda.
Sar sufficiente leggere i titoli e scegliere la voce che interessa per visualizzare il testo di aiuto.
Se si desidera tuttavia ottenere aiuto attraverso il metodo classico della Barra dei menu, il
riferimento l'ultima voce sulla destra della barra indicata con un punto interrogativo (?),.
Se si fa clic sul punto interrogativo, appare un menu a discesa nel quale si pu scegliere la voce che
d accesso alla guida utente.
Insieme con essa, vengono elencate anche altre funzionalit integrative.
Per esempio, c' la possibilit di accedere direttamente al sito Internet predisposto per l'aiuto dal
produttore del programma.
In fondo viene sempre mostrata la voce Informazioni su.
Un clic su questa voce causa l'apertura di una finestra di informazione con il numero della versione
del programma in uso, il numero e l'intestatario della licenza e alcune altre informazioni sulle
propriet intellettuali coinvolte nella stesura del programma.
Il documento occuper l'intera videata senza l'ingombro delle varie barre e delle componenti della
finestra.
Per tornare alla visualizzazione classica, si pu agire in due modi. Si pu premere il pulsante con la
scritta Chiudi schermo intero che presente sul video, oppure si pu ripetere la sequenza
iniziale Visualizza/Schermo intero e tutto torner normale.
Oltre alle varie modalit di visualizzazione c' la funzione Anteprima, che permette, invece di
visualizzare il documento esattamente come sar nel suo aspetto finale.
In Word 2000 nel menu File sono presenti due voci:
Anteprima di stampa
Anteprima pagina Web
Facendo clic su Anteprima di stampa la finestra di lavoro si modifica per visualizzare anche pi
pagine del documento affiancate con l'aspetto di miniature.
Facendo clic su Anteprima pagina Web viene aperto il browser e il documento viene visualizzato
come se fosse stato letto da Internet.
Il puntatore assume l'aspetto di una piccola lente d'ingrandimento, con il segno pi (+) se facendo
clic si passa al 100%, con il segno meno (-) se facendo clic si passa a visualizzare la pagina intera.
orizzontale nella parte bassa della tastiera), necessario per separare tra loro le parole.
Per inserire testo in un documento, dunque, ci si mette davanti alla tastiera e si cominciano a
premere i tasti cos come si farebbe con una macchina da scrivere.
Carattere dopo carattere si costruiscono parole, frasi e paragrafi, che vanno a comporre l'intero
testo.
Il testo viene inserito nel punto dove si trova il cursore, ovvero la barra verticale che lampeggia, e
non dove appare il puntatore del mouse.
La tastiera di un computer da tavolo organizzata in zone funzionali.
La zona di sinistra detta alfanumerica, quella pi ampia e contiene i tasti con i caratteri di utilizzo
pi immediato, compresi i segni di interpunzione e alcuni simboli come il dollaro, la percentuale e il
carattere "at" (@), necessario per gli indirizzi di posta elettronica.
In questa zona della tastiera ci sono anche tasti che possono essere utilizzati in combinazione con
altri.
Per esempio, per ottenere i caratteri maiuscoli con la tastiera, necessario tenere premuto uno dei
due tasti Shift presenti ai lati della seconda fila di tasti partendo dal basso, insieme con quello della
lettera.
Tenendo premuto Shift, si accede anche ai segni presenti nella parte superiore dei tasti, come il
punto esclamativo (!), che sta in cima al numero (1).
Oltre a Shift, i tasti particolari da utilizzare in combinazione con gli altri sono:
Ctrl (Control)
Alt (Alternate)
AltGr (che equivale a premere Ctrl e Alt insieme)
Nella parte in alto della tastiera c' una lunga fila di tasti in orizzontale.
Il primo a sinistra il tasto Esc.
Viene utilizzato, per esempio, per annullare l'apertura di una finestra di dialogo (come Apri o Salva
con nome), rinunciando a proseguire nelle scelte proposte.
A seguire ci sono dodici tasti indicati con "F1", "F2" e cos via, fino a "F12". Vengono detti tasti
funzione, anche se non hanno una funzione predefinita specifica.
Ogni programma li utilizza liberamente, per cui se nelle istruzioni c' scritto: "Premere il tasto F4
per...", in quel programma F4 avr uno specifico significato, mentre per un altro lo stesso tasto
potrebbe eseguire un comando completamente diverso.
Nella zona centrale e leggermente a destra della tastiera ci sono i tasti per spostarsi nel documento.
In basso ci sono i tasti direzione, le cosiddette freccia a sinistra, freccia a destra, freccia su e freccia
gi. Premendoli, il cursore si sposter di conseguenza tra le righe del testo.
Sopra le frecce, ci sono PgSu (Pagina su) e PgGi (Pagina gi), per spostarsi pi rapidamente nel
documento; premendo questi tasti lo spostamento corrisponde a una videata (attenzione: non a una
pagina di testo!).
Nella zona a destra della tastiera, infine, ci sono i tasti numerici, i quattro segni delle operazioni e
un tasto Invio, che la replica di quello presente nella zona alfanumerica.
E' sufficiente portare il puntatore su un carattere qualsiasi all'interno del paragrafo e fare un triplo
clic, ossia fare rapidamente clic sul tasto sinistro del mouse per tre volte consecutive.
Con il mouse si pu anche:
1. Portare il mouse nel margine sinistro della pagina, in corrispondenza di una delle righe del
paragrafo.
2. Fare doppio clic.
La selezione di un paragrafo, infine, pu essere eseguita tramite la tastiera.
Considerando che la combinazione Ctrl+freccia in gi sposta il cursore alla fine del paragrafo, si
pu:
1. Portare il cursore a sinistra del primo carattere del paragrafo.
2. Premere una sola volta Ctrl+Shift+freccia in gi.
Selezionare tutto il testo
Per selezionare tutto il testo utilizzando il mouse la sequenza operativa la seguente:
1. Portare il puntatore del mouse all'inizio del testo.
2. Premere il tasto sinistro del mouse.
3. Tenendo il tasto sinistro abbassato, trascinare il mouse fino a raggiungere la fine del testo.
4. Lasciare il tasto sinistro del mouse.
Altra possibilit alternativa inserita sotto la voce Modifica, nella Barra dei menu: Seleziona tutto.
In alternativa, in Microsoft Word 2000 si pu tenere premuto Ctrl e premere contemporaneamente il
tasto 5, premendolo, per, al centro del tastierino numerico (indicato a volte con l'acronimo tn) : la
combinazione quindi Ctrl+5(tn).
Lavorando con il mouse, sempre in Microsoft Word 2000, si ottiene lo stesso risultato anche
portando il puntatore nella zona del margine a sinistra del testo e facendo un triplo clic.
Un modo per selezionare l'intero testo con la tastiera, infine, :
1. Portare il cursore a sinistra del primo carattere del testo.
2. Premere una sola volta Ctrl+Shift+Fine (End nelle tastiere inglesi).
2.3.1 Copia e Incolla per duplicare testi, Taglia e Incolla per spostarli
Per duplicare o spostare un testo all'interno di un documento, la sequenza operativa da eseguire :
1. Selezionare il testo, con una delle tecniche descritte in precedenza.
2. Attivare il comando Copia o Taglia.
3. Portarsi con il cursore nel punto dove si desidera portare il testo selezionato
4. Attivare il comando Incolla
Le indicazioni " attivare il comando Copia o Taglia " e "attivare il comando Incolla" sono
volutamente generiche, perch si pu operare in diversi modi:
Iniziando dalla Barra dei menu
Con il tasto destro del mouse
Con la tastiera
Nella Barra dei menu le tre funzioni Taglia, Copia e Incolla sono presenti nel Menu Modifica.
Una volta selezionato il testo da copiare o spostare, facendo clic con il tasto destro del mouse
quando il puntatore in un punto della zona selezionata appare un menu contestuale.
Le voci contenute nell'elenco sono diverse a seconda del programma e del tipo di oggetto
selezionato, ma comprendono sempre le tre funzioniTaglia ,Copia e Incolla.
Con la tastiera possibile attivare le stesse funzioni secondo lo schema riportato nella tabella
seguente.
Funzione
Taglia
Copia Incolla
Ctrl+C Ctrl+V
Shift+Ins
Ogni volta che lo si preme, viene cancellato il carattere immediatamente a sinistra del cursore.
Il tasto Canc il tasto che sta nella parte centrale della tastiera, sotto il tasto Ins e sopra i tasti di
direzione.
Anche in questo caso, premendo viene cancellato un carattere tirando gli altri indietro di una
posizione, ma questa volta il carattere a destra del cursore a venire cancellato.
Premendo pi volte uno dei due tasti per cancellare caratteri, si eliminano facilmente piccole parti di
testo.
Se, invece occorre eliminare parti estese come una o pi righe oppure uno o pi paragrafi, allora
preferibile eseguire questa sequenza operativa:
1. Selezionare la zona di testo da cancellare.
2. Premere il tasto Canc.
In alternativa al tasto Canc, si pu fare clic su Modifica nella Barra dei menu, e poi su Cancella.
La cancellazione non prevede un'ulteriore richiesta di conferma: il testo viene eliminato e basta.
Se ci si accorge di aver tolto testo che invece andava lasciato, necessario ricorrere al
comando Annulla, ma immediatamente dopo la cancellazione
Capitolo 3: Formattazione
In questo capitolo si parler del concetto di formattazione e di come viene eseguita; verr spiegato il
concetto di font, i tipi di formattazione che possibile effettuare sui caratteri e quelle sui paragrafi.
Inoltre, verr spiegato il concetto di elenchi, di tabulazione e di modelli e le relative modalit per
effettuarli.
lineette, allineate su un lato, su entrambi o centrate, in base al tipo di comando che attiviamo.
Se occorre allineare pi paragrafi insieme, necessario prima selezionarli.
Se, invece, il paragrafo da allineare solo, sufficiente portare il cursore in un punto qualsiasi al
suo interno: dando un comando di allineamento, il programma lo applicher automaticamente
all'interno del paragrafo.
3.1.5 La sillabazione
Giustificare il testo, ossia allinearlo su entrambi i lati, pu creare qualche difficolt di natura
estetica.
Il programma infatti distanzia forzatamente tra loro le parole per allineare i margini e possono
rimanere spazi troppo grandi, per esempio quando in corrispondenza della fine della riga ci sono
parole troppo lunghe.
Il problema risulta tanto pi evidente quanto pi strette sono le righe del testo.
Se l'effetto risulta particolarmente fastidioso, per aumentare la densit del rigo si pu attivare
la sillabazione delle parole: se l'ultimo termine a destra troppo lungo e si trova alla fine della riga,
viene diviso in sillabe.
Accanto alla prima parte viene aggiunto un trattino e la parte rimanente viene portata all'inizio del
rigo successivo
Il concetto di sillabazione strettamente legato alla lingua utilizzata. Per poter effettuare
correttamente la sillabazione, quindi, i programmi di gestione testi devono conoscere in quale
lingua redatta la parte di testo che si desidera controllare.
In Microsoft Word 2000, la sequenza operativa per impostare una sillabazione del testo automatica
:
1. Nella Barra dei menu, fare clic su Strumenti.
2. Fare clic su Lingua.
3. Nel sottomenu che appare, selezionare Sillabazione.
4. A questo punto apparir una finestra di dialogo, nella quale sufficiente fare clic sulla
casella di controllo Sillabazione automatica e confermare.
Se si desidera controllare pi accuratamente la funzione di sillabazione, si pu agire su diversi
elementi.
Normalmente la divisione in sillabe inizia alla fine della riga, ma in quale punto? In Microsoft Word
2000, per esempio, il valore predefinito 0,5 cm.
Lo si pu modificare a piacere, aumentandolo o diminuendolo, e verificare cosa succede.
Dato che una parola spezzata su due righe non risulta ben leggibile come quella intera, si pu
evitare che la sillabazione sia presente su pi di un certo numero di righe consecutive: anche questo
parametro pu essere controllato mediante un apposito menu a discesa.
Allo stesso modo, si pu stabilire se una parola formata da lettere maiuscole debba essere divisa in
sillabe oppure no.
La finestra di dialogo Sillaba parole maiuscole attiva o disattiva questa opzione.
La sillabazione viene eseguita in modo automatico dal programma, ma in fase di redazione del testo
possibile anche controllarla in modo manuale.
Attivando questa opzione, il programma scorre il testo e si ferma in corrispondenza delle parole da
dividere in sillabe.
A quel punto si apre una finestra dialogo, nella quale l'utente pu confermare o meno, per ogni
parola, la sillabazione proposta e decidere in quale punto mettere il trattino.
3.1.7 L'interlinea
L'interlinea un altro attributo del paragrafo: lo spazio esistente tra una riga e l'altra di testo.
Esistono vari tipi di interlinea:
Singola (interlinea normale)
1,5
Per esempio, a disposizione un attributo del paragrafo che prende il nome di Spazio prima e dopo.
I termini prima e dopo si riferiscono a "prima del primo rigo" e "dopo l'ultimo rigo" del paragrafo.
Con questo attributo si pu indicare al programma di lasciare prima e dopo il paragrafo uno spazio
di un dato numero di punti, molto utile per staccare, anche visivamente, parti del testo che hanno
contenuti sostanzialmente diversi.
Lo Spazio prima e dopo del tutto indipendente dagli altri attributi. Pu essere impostato nella
finestra di dialogo Paragrafo.
Tra le altre funzionalit di formattazione disponibili nei programmi di gestione testi ci sono
le tabulazioni, i bordi e la disposizione del testo in elenchi.
Per applicare i bordi a parti di un documento, in Microsoft Word 2000 si esegue questa sequenza
operativa, ricordando che se occorre applicarli a paragrafi, questi devono essere prima selezionati:
1. Clic su Formato, nella Barra dei menu
2. Clic su Bordi e sfondo
Nella finestra di dialogo corrispondente appaiono tre pagine, individuate da linguette che prendono i
nomi di:
Bordi
Bordo pagina
Sfondo
Per applicare le opzioni desiderate, al termine delle scelte, come al solito occorrer fare clic sul
pulsante di conferma OK.
Le pagine Bordi e Bordo pagina sono divise in tre colonne. Nella colonna a sinistra si impostano
bordi predefiniti su tutti e quattro i lati del testo o del paragrafo selezionato.
Nella colonna centrale si impostano lo stile, il colore e lo spessore delle linee.
In quella di destra viene visualizzata schematicamente la pagina con i bordi.
Facendo clic su uno dei lati, appare la linea del bordo.
Se la linea gi presente, facendo clic su di essa il bordo verr tolto.
In tutte e tre le pagine, nella parte inferiore della finestra di dialogo viene visualizzato un pulsante
che prende il nome di Linea orizzontale.
Una linea orizzontale un elemento di divisione tra zone di testo che hanno argomenti del tutto
diversi.
Se si fa clic sul pulsante, appare una finestra di dialogo al cui interno si trova ClipArt: qui ci sono
linee di varie forme e colori.
Selezionandone una e inserendola nel documento, apparir come oggetto grafico nel punto dov'era
il cursore, a dividere una zona di testo dalla successiva.
Ogni elemento individuato con un segno grafico che pu essere un grosso punto nero, un trattino
oppure un qualsiasi altro oggetto grafico.
Proprio perch la sequenza non significativa, la caratteristica di questi segni (detti punto elenco)
che sono identici per tutte le voci dell'elenco.
Per esempio, i prodotti su uno scontrino possono essere disposti in qualsiasi modo, senza che questo
cambi il contenuto informativo del documento.
In una lista di portate che formano un menu, invece, la sequenza dei cibi molto importante.
Si elencano nell'ordine il primo piatto, il secondo, il contorno e, infine, eventuali frutta e dessert.
In questo tipo di elenco, ogni elemento pu essere indicato con un numero (da cui il nome di elenco
numerato) o una lettera dell'alfabeto, proprio a indicare che viene rispettato un ordine ben preciso.
I numeri possono essere arabi o romani e possono avere segni grafici aggiuntivi, come una
parentesi, una doppia parentesi o un punto.
Le lettere, a loro volta, possono essere maiuscole e avere anch'esse parentesi o altri caratteri
accanto.
Impostare una serie di righe di testo sotto forma di elenco con il programma di gestione testi rende
il lavoro pi rapido e semplice.
Per esempio, vengono gestiti automaticamente i rientri, sia del primo rigo, sia degli eventuali righi
successivi, se la voce descrittiva e molto lunga.
Nel caso dell'elenco numerato, vengono gestiti i rientri e i numeri (vale lo stesso per le lettere) sono
incrementati automaticamente.
Per esempio, in un elenco numerato con numeri arabi pu capitare di dover inserire una nuova voce
tra la seconda e la terza: il programma numera la nuova voce con tre, quella che era terza
diventerebbe la numero quattro, la vecchia quattro diventerebbe la cinque e cos via.
Si ottiene questa comodit semplicemente impostando una serie di righe come elenco numerato.
In Microsoft Word 2000, la sequenza operativa pi rapida per indicare che una parte di testo va
gestita come elenco la seguente:
Prima si selezionano tutte le righe che costituiscono l'elenco.
Poi si fa clic sull'icona Elenco puntato oppure su quella Elenco numerato.
Nel primo caso, accanto a ogni elemento appare un punto elenco abbastanza grande e nero.
Se, invece, si fatto clic sull'icona Elenco numerato, le voci vengono numerate con numeri romani
seguiti da un punto.
Ognuna delle due impostazioni pu essere variata per assegnare caratteristiche estetiche diverse.
Per intervenire in modo corretto, occorre:
1. Selezionare l'elenco.
2. Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.
3. Fare clic su Elenchi puntati e numerati.
Apparir la finestra di dialogo omonima, che comprende tre pagine:
Punti Elenco
Numeri o lettere
Struttura
Nella prima pagina si pu scegliere il simbolo grafico del punto elenco da affiancare alla voce.
Nella pagina Numeri o lettere vengono gestiti gli elenchi numerati e si pu scegliere se attribuirgli
cifre arabe, numeri romani, lettere maiuscole o minuscole.
Per ogni scelta, si pu impostare anche un carattere da premettere o posticipare al segno che numera
le voci.
Gli elenchi non sono tutti a un solo livello.
Nel caso dell'elenco dei prodotti venduti per area geografica da pi rappresentanti, si pu ipotizzare
di mettere su righe diverse:
Cognome e nome del rappresentante
Per ogni rappresentante l'area geografica in un livello sottostante
Per ogni area geografica i valori di vendite di ogni prodotto in un ulteriore sottolivello
Si ottiene un elenco che ha tre livelli distinti di voci e relative sottovoci.
Se si impostasse tutto come un solo elenco, le diverse voci verrebbero disposte esattamente una
sull'altra, senza essere sufficientemente chiare al momento della lettura.
Per impostare pi livelli, sar necessario selezionare ogni voce o gruppo di voci
che si intende portare a un livello inferiore e fare clic sull'icona Aumenta rientro.
Ogni volta che si aumenta il rientro, le voci selezionate vengono indentate maggiormente,
spostandosi un p pi a destra.
3.3 Modelli
gni documento di un programma di gestione testi si basa su un modello.
Il modello l'insieme di tutte le caratteristiche che riguardano elementi predefiniti per un
documento come pagina, caratteri, paragrafi, stili, voci di glossario ed eventuali macro.
In Microsoft Word, il modello standard predefinito per i documenti viene chiamato "Normal.dot" e
fa parte di quelli che vengono chiamatimodelli generali, usati per i documenti di qualsiasi genere.
L'altro tipo di modello costituito dalla categoria detta modelli documenti.
Sono specifici per tipologie di documenti che vanno dai fax ai curriculum, dalle pagine Web alle
lettere commerciali
Anche i file di tipo modello hanno un formato specifico, diverso da quello dei file documenti.
La loro estensione, infatti, non la stessa.
In Microsoft Word, per esempio, l'estensione per i documenti .DOC, mentre quella per i file di
modelli .DOT.
Relazione
Scegliendo quello pi vicino all'obiettivo che si intende raggiungere, o magari quello specifico, la
redazione del documento ne guadagner in tempo, qualit e immagine professionale.
Anche se sono disponibili modelli, se ne possono aggiungere altri o anche crearne di propri.
Se, per esempio, si creasse un modello per la convocazione a un'assemblea, si potrebbe indicare gi
dove e come scrivere data, ora e ordine del giorno.
Aprendo il modello, sar sufficiente scrivere questi pochi dati nelle zone appositamente predisposte,
e si potr quindi stampare una lettera di convocazione senza preoccuparsi di doverne curare
l'aspetto, gi impostato fin dall'inizio.
7. Fare clic sul pulsante di conferma OK e sar completata la creazione di un nuovo stile.
Se si intende applicare immediatamente lo stile appena creato, occorre fare clic sul
pulsante Applica.
Tutti gli stili disponibili per il documento corrente vengono elencati nel menu a discesa Stile,
nella Barra degli strumenti Formattazione.
Di conseguenza, per applicare uno stile a una parte di testo le operazione da eseguire sono molto
semplici:
1. Selezionare il testo.
2. Fare clic sul pulsante con la freccia in gi accanto alla casella di testo a discesa Stile.
3. Selezionare lo stile desiderato.
In Microsoft Word 2000, gli stili disponibili sono visualizzati in forma di anteprima. Oltre al nome,
con l'anteprima si pu vedere immediatamente quali attributi vengono applicati assegnando quello
stile.
In un documento ci sono parti uniche e parti ripetitive. Parti uniche del documento sono il testo, il
sommario e l'indice analitico.
Tra le parti ripetitive ci sono l'intestazione e il pi pagina.
L'intestazione (detta a volte anche testatina) la zona in alto nella pagina che si scrive solo una
volta ma che viene riprodotta automaticamente dal programma su tutte le pagine; mentre il pi
pagina la zona in basso nella pagina.
Sia nell'intestazione che nel pi pagina possono essere inseriti anche pi righi, bench non sia
consigliabile dal punto di vista estetico.
Nell'intestazione e nel pi di pagina possono essere inseriti diversi campi del documento, per
esempio, il numero di pagina, la data, il nome del documento o di una parte di esso (come titolo del
capitolo).
Eccone un esempio:
Autore del documento
Data di creazione
Data di ultima creazione
Nome del file
Nome del file completo di percorso
L'inserimento di un campo consiste semplicemente nel fare clic sull'icona della barra o sulla voce
del glossario che interessa.
Nel punto dove lampeggia il cursore apparir direttamente la scritta che rappresenta la voce
immessa, come se fosse stata scritta dall'utente.
Ci accorge che un campo se si passa su di essa con il cursore oppure si fa clic con il mouse al suo
interno, perch in quel momento la scritta assume uno sfondo grigio.
I campi vengono aggiornati ogni volta che viene aperto il documento (ad esempio se si inserita la
data).
Se si desidera l'aggiornamento immediato, lo si pu chiedere al programma con la sequenza :
1. Clic con il tasto destro sul campo
2. Clic sulla voce aggiorna campo
Layout
Facendo clic sulla linguetta Dimensioni, possibile modificare le misure dei dati del foglio sul
quale si imposta il documento e l'orientamento.
La dimensioni possono essere scelte tra una serie di dimensioni standard oppure fornite liberamente
dall'utente.
L'orientamento pu essere scelto semplicemente facendo clic su uno dei due pulsanti di opzione,
accanto alle descrizioni:
Orizzontale
Verticale
Ovviamente la scelta dell'uno o dell'altro fisser l'orientamento del foglio cosi come indicato dalla
scritta adiacente.
Nella met di destra della stessa pagina presente un riquadro di anteprima, utile per tenere sotto
controllo le modifiche effettuate.
Una volta effettuate le scelte delle nuove impostazioni, per renderle operative sufficiente fare clic
sul pulsante di conferma OK.
Nella finestra di lavoro il programma metter immediatamente in atto tutte le variazioni,
visualizzando le nuove dimensioni ed , eventualmente, la nuova disposizione della pagina.
Destra
Rilegatura
Per ognuna di esse si pu digitare direttamente il valore che si intende dare per
il documento corrente, oppure modificarlo grazie ai pulsanti di scorrimento che permettono di
aumentare o diminuire il numero indicato nella casella.
Il valore Rilegatura viene impostato per lavorare con le dimensioni reali della pagina del
documento, al netto di ci che viene utilizzato nella rilegatura con dorsetti, spirali o altri sistemi pi
professionali.
Oltre ai margini elencati, possibile anche impostare i valori di distanza dal bordo per:
Intestazione
Pi di pagina
Questi permettono di regolare al meglio lo spazio da destinare alle parti ripetitive del testo. Il
programma compensa automaticamente eventuali discrepanze tra i valori oppure provvede a
segnalarli all'utente.
Capitolo 5: Stampa
Arrivare al momento della stampa significa aver superato tutte le fasi attraverso le quali un
documento viene realizzato: sembra di essere finalmente giunti al momento conclusivo del lavoro e
invece, nonostante la stampa appaia come un unico comando diretto a trasferire il documento sulla
stampante, quando la si lancia necessario prepararla, ossia decidere, tra l'altro, dove e con quali
opzioni effettuarla.
In questo capitolo, infatti, saranno presentate tutte le procedure da effettuare per eseguire tale
operazione.
6.1 Tabelle
Con un programma di gestione testi si possono creare, modificare, memorizzare e stampare (pi in
generale: pubblicare) documenti.
Quando si pensa a un documento, si pensa a lettere, libri, ma anche a relazioni e giornali.
Mentre in una lettera il contenuto quasi sicuramente di tipo testo, anche se sotto diverse forme
(titoli, destinatari, corpo della lettera), in documenti pi articolati possono essere necessari altri
elementi in grado di renderli utilizzabili al meglio per lo scopo al quale sono destinati.
Per esempio, in una relazione sar necessario riprodurre risultati numerici, e altrettanto facilmente
ci sar bisogno di rappresentarli in una o pi tabelle.
Una tabella un insieme di righe e di colonne le cui intestazioni sono dette celle.
All'interno delle celle si possono inserire dati. Viene spontaneo pensare che i dati nelle celle siano
numeri, magari totalizzati alla fine delle righe e delle colonne.
Questo, infatti, l'utilizzo principale e pi noto delle tabelle, ma in una cella possibile inserire
anche testo oppure oggetti come immagini.
Quando occorre una tabella, quali che siano le necessit di base, bisogna prima di tutto crearla.
Questa osservazione pu sembrare ovvia, ma in realt nasconde un insieme di azioni e di opzioni
possibili che l'utente deve conoscere per potere prima creare e poi operare con una tabella.
Una volta creata, la tabella viene riempita di dati.
Per la correzione si agisce come per il normale testo di un documento; per ci che riguarda l'aspetto
estetico (font, dimensioni, allineamento e cos via) si pu agire con i normali comandi di
formattazione, ma occorre individuare e selezionare esattamente gli elementi sui quali si vuole
intervenire.
Una delle prime difficolt che si incontrano la modifica delle dimensioni di una cella o di pi
celle, ma si potrebbe avere anche la necessit di variare il numero di righe o di colonne della tabella.
Gli esperti nella gestione delle tabelle non avranno problemi anche nelle operazioni pi articolate,
come rendere una cella unica sopra due o pi celle.
Se si fa clic su di essa, appare la Barra degli strumenti Tabella e bordi, con le icone per lavorare con
le tabelle.
Il puntatore diventa una piccola matita da utilizzare con il mouse per disegnare materialmente righe
e colonne.
Esigenze di variazioni delle dimensioni di una tabella vengono risolte con appositi comandi che i
programmi mettono a disposizione.
Prima di eseguire uno dei comandi di inserimento o di cancellazione per necessario selezionare
le righe o le colonne e poi eseguire il comando.
Per selezionare una riga si avvicina il mouse al bordo di sinistra della prima cella, si fa clic, la riga
diventa nera ed, eventualmente, ci si muove verso lalto o il basso per selezionarne delle altre.
Per selezionare una colonna si avvicina il puntatore al bordo superiore della prima cella in cima alla
colonna, finch non assume laspetto di una piccola freccia nera che punta verso il basso: facendo
clic, la colonna diventa nera. Trascinando il mouse verso sinistra oppure verso destra si selezionano
pi colonne contemporaneamente.
Per inserire una nuova riga in una tabella, in Microsoft Word 2000 si esegue questa sequenza
operativa:
1. Si seleziona la riga sopra o sotto a quella da inserire
2. Si fa clic su Tabella, nella barra dei menu.
3. Si seleziona Inserisci e appare il relativo sottomenu.
4. Si fa clic su Righe sopra o Righe sotto, in base a dove si intende posizionare la nuova riga.
Il meccanismo per inserire una nuova colonna e del tutto analogo, salvo il fatto che occorre
selezionare una colonna e che la scelta tra inserire una colonna a destra o a sinistra. Se si fa clic
con il tasto destro dopo aver selezionato una riga o una colonna, anche nel menu contestuale
presente il comando per inserire, rispettivamente ,una riga o una colonna nuova. Loperazione pi
veloce, ma non consente di effettuare la scelta per una delle due direzione (sopra /sotto o sinistra
/destra).
Laltra icona che si riferisce al colore ha il disegno di un secchiello dal quale esce vernice:
l'icona Colore sfondo.
Anche in questo caso si pu selezionare una tinta da un insieme di colori disponibili.
Se si fa clic su una cella dopo avere attivato questa icona, lo sfondo diventer immediatamente del
colore prescelto.
viene memorizzata in un file grafico, da aggiungere al documento come qualsiasi altra immagine.
Inserire un'immagine a partire dalla voce Grafico significa includere nel documento un grafico
generato a partire dai dati di una tabella.
Un'azione di questo genere potrebbe essere eseguita collegando nel documento il risultato di
un'elaborazione di un foglio elettronico.
Chi per non dispone o non conosce il funzionamento di un programma di foglio elettronico
potrebbe trovarsi in difficolt.
Con la sequenza Inserisci Immagine/grafico, il programma lancia una piccola applicazione integrata
che mostra una tabella.
E' sufficiente inserire i dati e le didascalie nelle celle per creare automaticamente un grafico, che
verr inserito nel documento chiudendo l'applicazione.
Il grafico il classico a istogramma ed corredato di leggenda e di scritte a commento dei valori
rappresentati sugli assi.
Ogni elemento del grafico pu essere selezionato, variato di dimensioni e formattato con i colori
e font diversi da quelli predefiniti.
sull'immagine viene aperta la finestra di dialogo formato immagine nella quale possibile fare
eventuali modifiche tramite vari strumenti.
Quando l'immagine selezionate, la si pu copiare, tagliare e anche cancellare.
Volendo, le operazioni di taglia e incolla sono una modalit utilizzabile per spostare l'oggetto da una
zona all'altra del documento.
La sequenza operativa da eseguire :
1.Selezionare l'immagine.
2.Fare clic con il tasto destro del mouse, mentre il puntatore su di essa.
3.Nel menu contestuale, fare clic su Taglia.
4.Spostarsi con il cursore nel punto del documento dove mettere l'immagine.
5.Fare clic con il tasto destro del mouse.
6.Fare clic su Incolla.
Per spostare l'immagine da una zona all'altra, si pu agire anche con la tecnica del drag and drop.
Dopo averla selezionata, si porta il puntatore in un qualsiasi punto sopra l'immagine e la si trascina
nel punto di destinazione.
La tecnica del drag and drop potrebbe per non essere adeguata in alcune occasioni.
Per esempio quando vi la necessit di spostare l'immagine tra due punti lontani dello stesso
documento, come nel caso di un trasferimento dall'inizio alla fine di un documento di cento pagine.
Un'altra situazione problematica si presenta, per esempio, quando si inserisce una ClipArt.
Una ClipArt viene aggiunta nel documento alla stregua di un carattere, ossia fa parte della riga
esattamente come una "m" oppure una "s".
Questo significa che se si tenta di spostare l'immagine, non si riuscir a portarla in un qualsiasi
punto del documento, ma solo dove sono gi presenti righe di testo.
Per rendere un'immagine indipendente, necessario inserirla in una cornice, un elemento il cui
contenuto indipendente da quello della pagina.
In Microsoft Word 2000, si pu operare selezionando l'immagine e facendo clic su Inserisci\casella
di testo.
Un rettangolo con i lati grigi e leggermente spessi circonder l'immagine, e potr essere spostato
ovunque essendo un oggetto completamente autonomo rispetto al testo e al documento.
Per visualizzare la tabella che stata creata nel foglio di lavoro, necessario lasciare disattivata la
casella di controllo Visualizza come icona.
Una volta importato il foglio di lavoro nel documento, la tabella pu essere selezionata per
ingrandirla o rimpicciolirla a piacere.
Si porta il puntatore su una delle otto manigliette che appaiano agli angoli e al centro dei dati della
tabella e la si strascina nel verso desiderato, esattamente come se fosse un disegno.
Se fosse necessario cambiare i dati nelle celle, facendo doppio clic sulla tabella, il sistema operativo
aprirebbe il programma di foglio elettronico e, subito dopo, il file al quale si riferisce il
collegamento. Cosi facendo, sempre lapplicazione originaria a lavorare, aggiornando di
conseguenza il foglio di lavoro nel documento.
Se si volesse creare un nuovo foglio di lavoro al momento, occorrerebbe fare clic su Crea nuovo
oggetto.
diversi, digitare il nome nella casella Nomi di campo e premere poi il pulsante Aggiungi.
Dopo aver specificato i campi desiderati per l'origine dati, fare clic su OK e salvare il documento
creato.
Word aprir una finestra di dialogo per avvertire che i campi della tabella creata sono vuoti:
selezionando l'opzione Modifica origine dati sar possibile inserire dati nella tabella.
Verr aperta la finestra Modulo dati, nella quale immettere i dati.
Se l'origine dati gia disponibile, invece, fare clic su Apri orogine dati.
Si aprir la finestra di dialogo Apri nella quale sar possibile selezionare e aprire il file.
Dopo aver creato o aperto il file origine dati viene aperta una finestra di dialogo nella quale viene
chiesto di modificare il documento principale.
A questo punto si ritorna al documento principale per modificarlo.
Nella scheda Ordina record l'utente pu anche decidere di stampare i documenti in un certo ordine
(per esempio, per citt).
Nella scheda Filtra record si imposta di effettuare un'estrazione parziale dei dati (per esempio, tutti
quelli cui cognome inizia per "C").
a discesa con cui riattivare le barre degli strumenti che servono, ovvero
Standard
Formattazione
In alternativa, possibile ricorrere a una finestra da attivare mediante il
comando Strumenti\Personalizza: un sistema pi facile da ricordare e pi potente, in quanto
permette di controllare anche altre impostazioni di Excel.
Per far questo apriamo la casella Tipo file appena sotto quella Nome file.
Alcuni formati tipici sono:
DBF, lo standard mondiale per i database.
PRN e TXT per scrivere testi senza nessun abbellimento.
CSV per testi delimitati dal separatore di elenco.
HTML per salvare nel formato Web.
Versioni precedenti del foglio elettronico.
Per quanto riguarda le varie versioni dello stesso programma, ogni nuova release aggiunge alcune
funzionalit o caratteristiche che non erano disponibili in quella precedente, per cui lo schema del
file cambia per consentirne la memorizzazione.
Se si cerca di utilizzare una versione precedente per leggere un nuovo schema, non sar in grado di
farlo correttamente perch diverso da quanto atteso.
Se abbiamo salvato una cartella di lavoro contenente pi fogli, la pagina che si ottiene, quando
viene caricata da Internet Explorer si presenta con una serie di linguette nel frame inferiore che
permettono di passare da un foglio all'altro.
Frequentemente necesasrio inserire dei commenti, o del testo, in un foglio di lavoro per far
comprendere a cosa si riferiscono i dati numerici scritti nelle varie celle.
L'inserimento del testo in una cella del tutto simile all'inserimento dei valori numerici.
Il testo normalmente allineato a sinistra ma, pu essere allineato al centro, a destra o giustificato.
La lunghezza del testo visualizzabile dipende dalla larghezza della cella; per una parola o frase,
pi lunga della larghezza della cella, rimane interamnete visibile oltre il bordo destro, se la cella alla
sua destra non contiene dati.
Volendo andare a capo all'interno di una cella possiamo usare la combinazione Alt+Invio da tastiera.
fogli. Pertanto, l'espressione della formula, oltre agli operatori matematici e logici conterr anche i
riferimenti alle altre celle.
Tali riferimenti sono ottenuti mediante le coppie colonna-riga. Esempi di formule che fanno
riferimento ad altre celle sono:
=A1+A2
=(A1+A2)*A3
=B9+B10/(C2*C4)-D7
finch non assume la forma della freccia, fare clic con il tasto sinistro del mouse, "trascinare" la
cella nella posizione desiderata e rilasciare il tasto sinistro del mouse.
Si apre una finestra con una casella in cui digitare il valore da ricercare.
La finestra di dialogo consente di scegliere fra diverse opzioni:
Nella casella Trova viene digitato il valore da ricercare.
Nella lista Cerca si pu indicare se la ricerca dovr avvenire procedendo per riga o
per colonna.
Nella lista Cerca in possibile specificare se ci che stato indicato nella casella Trova un
valore o il risultato del calcolo di una formula.
La casella Maiuscole/Minuscole utile in caso di ricerca di valori testuali: le lettere
maiuscole e minuscole vengono considerate uguali.
La casella Solo celle intere consente di eseguire una ricerca verificando che tutto il
contenuto delle celle sia corrispondente.
Il pulsante Trova successivo avvia una ricerca che termina non appena viene trovata una
cella con le caratteristiche impostate nella finestra Trova; per effettuare la ricerca di altre
celle con gli stessi requisiti, si deve premere ancora questo pulsante che attiver di volta in
volta una nuova cella.
Il pulsante Chiudi consente di chiudere la finestra una volta completato il lavoro di ricerca.
IL tasto Sostituisci trasforma il comando Trova nel comando "Sostituisci".
Nel caso in cui la ricerca abbia esito negativo, ovvero non esistano nel foglio celle con le
caratteristiche impostate in Trova, Excel lo segnaler attraverso unapposita finestra.
Una delle tipiche operazioni nella ristrutturazione di un foglio di lavoro consiste nell'inserire
nuove righe o colonne per immettere dati che non erano stati previsti quando il foglio stato creato.
Per esempio, pu capitare di avere un foglio in cui sono presenti i valori del fatturato delle varie
filiali suddivise per trimestre e si voglia aggiungere una colonna per segnare la percentuale che
indichi come si sono distribuiti tali valori durante l'anno.
L'inserimento delle nuove colonne avviene facendo clic su una cella della colonna posta prima di
quella da creare e richiamando il menuInserisci\Colonne.
Tutte le colonne poste a destra di quella con la cella attiva verranno spostate per fare spazio alla
nuova colonna.
Tutti i riferimenti alle varie celle verranno modificati automaticamente senza intervento manuale.
Per inserire una nuova riga si procede in modo analogo:
1. Fare clic su una cella appartenente alla riga da spostare verso il basso.
2. Richiamare il menu Inserisci\Righe.
colonne.
Ne consegue che sar necessario un intervento manuale per sistemarle.
I riferimenti alle righe o alle colonne eliminate contenuti nelle varie formule verranno sostituiti da
#RIF!.
Tra queste vi sono le cosiddette funzioni logiche; la prima che verr tratta SE (), definita anche
funzione condizionale che opera, in base al verificarsi di una condizione, una scelta fra due
possibili.
Per funzionare, la funzione SE() richiede tre parametri, ossia la condizione logica da analizzare e le
due scelte possibili.
Vediamo un esempio.
Se volessimo scrivere nella cella B1 il testo "sufficiente" se il valore contenuto nella cella A1
maggiore o uguale a 6, o altrimenti il testo "insufficiente", l'espressione sarebbe:
=SE(A1>=6;"sufficiente";"insufficiente")
Con la tecnica del Copia e Incolla, potremmo estendere il ragionamento a una colonna di valori.
tasto, estendere la selezione in basso o a destra fino a raggiungere l'ultima cella con i nuovi valori.
Il puntatore assume l'aspetto di una croce nera.
Per fare in modo che Excel sia in grado di lavorare correttamente su un intervallo contenente valori
numerici, necessario istruirlo digitando in pi celle i valori affinch sia chiara la sequenza, poi
selezionarle e procedere con l'operazione di compilazione automatica dei valori delle altre.
Nota: Se viene selezionata una sola cella contenente un valore numerico, Excel duplicher il suo
valore in tutte quelle che verranno selezionate durante la funzione di riempimento automatico. Se
invece la cella contiene il nome di un giorno della settimana o di un mese, allora in quelle
successive verranno inseriti i nomi nella giusta sequenza.
Un altro impiego estremamente interessante di questo strumento consiste nella possibilit di
replicare automaticamente formule simili su pi righe o colonne; se ne parler diffusamente in
seguito, poich molto utile avere chiari i concetti di riferimenti relativi e assoluti.
Che cosa accade se si copia la formula della cella E6 per incollarla in G6?
Si ottiene la seguente formula:
=F6/N6*100
Essa utilizza correttamente il riferimento alla cella F6 (che deriva da D6 modificata dallo
spostamento a destra di due colonne), ma il riferimento alla cella L6, quella che contiene il totale
dellanno della filiale, non doveva essere modificato, infatti la cella N6 non contiene nulla.
Quale procedura utilizzare per spiegare al programma che il riferimento L6 non deve essere
modificato? Si ricorre al riferimento assoluto.
Trasformando il riferimento alla cella L6 da relativo ad assoluto nella formula
=D6/L6*100
Ogni volta che questa verr copiata il riferimento non subir modifiche.
Per utilizzare un riferimento assoluto al posto di uno relativo si deve far precedere il simbolo del
dollaro a entrambe le coordinate.
Riprendendo lesempio della formula nella cella E6, essa dovr essere modificata in:
=D6/$L$6*100
A questo punto la formula pu essere copiata nelle celle G6, I6 e K6 senza che il riferimento alla L6
subisca modifiche, cosa che invece accade al primo riferimento perch di tipo relativo.
Per analizzare ancora pi a fondo i tipi di riferimenti e il sistema di riempimento automatico o del
copia/incolla, si pu parlare dei riferimenti misti.
La formula creata per il calcolo delle percentuali e copiata nelle varie celle della riga 6
strutturalmente simile a quelle che devono essere inserite nelle righe 7, 8, 9 ed eventualmente 10.
Non per possibile sfruttare la tecnica del riempimento, in quanto le nuove formule conterrebbero
sempre il riferimento alla cella L6: il riferimento assoluto impone infatti al software di non
modificare le coordinate quando la formula viene copiata o spostata.
Come fare in modo che il riferimento mantenga costante la coordinata della colonna ma non quella
della riga?
Ricorrendo al riferimento misto: basta inserire il carattere $ davanti alla coordinata che non deve
subire variazioni.
Nellesempio essa la colonna, quindi la formula E6 assumer il seguente aspetto:
=D6/$L6*100
Ogni volta che la cella E6 verr copiata e incollata in unaltra posizione, il programma modificher
nel primo riferimento (D6) sia la coordinata di riga sia quella di colonna, mentre per il riferimento
$L6 cambier solo la coordinata della riga in quanto quella della colonna preceduta
dal carattere $.
In questo modo possibile scrivere la formula ununica volta e copiarla dove necessario, senza
intervenire con modifiche manuali.
Quando utilizzare i riferimenti assoluti e quando invece ricorrere a quelli relativi o misti?
Molto dipende dallesperienza, ma possibile dare unindicazione di massima:
I riferimenti assoluti si impiegano quando si creano formule che fanno riferimento a una
cella precisa e devono essere copiate pi volte.
I riferimenti relativi sono utili per copiare formule che sono duplicate nella stessa riga e
fanno riferimento, tra le altre, a una cella della stessa riga; lo stesso discorso si applica alle
colonne.
Un suggerimento dobbligo: lutilizzo dei riferimenti misti comodo per coloro che creano
spesso fogli elettronici i cui dati assumono forme come quelle dellesempio, ovvero dove le formule
sono tra loro molto simili e la possibilit di utilizzare gli strumenti di copia diventa quindi
unenorme facilitazione.
Va osservato che il documento dellesempio poteva essere creato anche ricorrendo esclusivamente
ai riferimenti relativi, realizzando manualmente le formule nelle celle E6, G6, I6 e K6 e utilizzando
lo strumento di riempimento automatico a livello di colonna, ovvero la cella E6 per creare le
formule per E7, E8, E9 e ripetere loperazione per le altre colonne.
Capitolo 4: Formattazione
In questo capitolo si conosceranno le formattazioni che si possono effettuare sulle celle, come si
modifica il testo all'interno delle celle, come si formatta un insieme di celle.
Inoltre, si parler di controllo ortografico e di impostazione del documento.
4.1.2 Date
Excel rappresenta interamente le date come un numero progressivo a partire dal 1 Gennaio 1900,
in questo modo si possono facilmente fare confronti o operazioni, tipo calcolare quanti giorni ci
sono tra due date.
Excel riconosce automaticamente vari formati di data, possiamo scrivere, ad esempio, 1/1/2002 o
01-01-02 o 1-gen-2002, ma la data viene visualizzata sempre nel formato giorno/mese/anno.
Se vogliamo modificare il formato della data, selezioniamo dal menu Formato/Celle la categoria
Data e in Tipo e scegliamo fra le possibili modalit di rappresentazione.
Una lista Colore, che apre una piccola tavolozza, al cui interno sono visibili i colori che si
possono assegnare al carattere (non allo sfondo per, per il quale esiste la
scheda Motivo sempre nella finestra Formato celle).
Una lista Sottoloineatura, che racchiude diversi tipi di sottolineature.
Un riquadro Effetti.
Utile anche il riquadro Anteprima, che mostra l'aspetto che avr il valore contenuto nella cella con
le opzioni selezionate in questa scheda.
La scheda Allineamento mette a disposizione veri strumenti per definire allineamento e
orientamento del contenuto delle celle.
Qui si trovano liste o pulsanti per effettuare l'allineamento in orizzontale del contenuto della cella:
A sinistra
Al centro
A destra
Giustificato
Ma anche in verticale, per cui possibile definire allineamenti:
In alto vicino al bordo superiore della cella
In basso vicino al bordo inferiore della cella
Al centro rispetto ai bordi superiore e inferiore della cella
Nel riquadro Orientamento possibile modificare l'orientamento del testo contenuto nelle celle
selezionate, mentre nel riquadro Controllo testo possibile impostare di disporre il testo su pi
righe nella cella (testo a capo), di ridurre la dimensione a video del carattere in modo che tutti i dati
di una cella selezionata rientrino nella colonna (Riduci e adatta), di unire due o pi celle selezionate
in una singola cella (unisci).
potenzialmente errate.
Cambia: la parola ritenuta sbagliata viene sostituita con quella presente nella casella Cambia
in.
Cambia tutto: il programma proceder alla sostituzione automatica della parola errata in
tutto il foglio, con quello che presente nella casella Cambia in.
Aggiungi: la parola verr immediatamente inserita nel dizionario e da questo momento non
sar pi considerata errata.
Correzione automatica: inserisce la parola errata e il termine presente nella casella Cambia
in all'interno dei termini da sostituire automaticamente (per esempio, la parola corezione
viene modificata in correzione senza bisogno di intervenire).
E' possibile utilizzare anche fogli di dimensioni diverse dal solito formato A4.
Per impostare differenti tipi di carta si deve agire nella scheda Pagina.
Essa permette di intervenire sui seguenti aspetti:
Orientamento: si pu chiedere che la stampa avvenga orizzontalmente o verticalmente
rispetto alla pagina.
Dimensione: la lista omonima permette di indicare la sigla che ne identifica le dimensioni
fisiche.
Capitolo 5: Stampa
In questo capitolo si parler della stampa e delle modalit di visiulizzazione del documento in
anteprima.
Inoltre, si conosceranno le modalit per stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella oppure,
La finestra che mette a disposizione Excel abbastanza funzionale e dotata di diversi pulsanti nella
parte superiore.
Succ. e Prec: permettono di visualizzare rispettivamente la pagina successiva e precedente a quella
che si sta vedendo; se uno o entrambi i pulsanti non sono attivi, significa che non vi sono altre
pagine in quella direzione.
Zoom: attiva e disattiva lo zoom della pagina visualizzata; questo strumento utile per
analizzare con maggiore chiarezza le parti del documento difficili da leggere nella modalit
a pagina intera; per poter guardare altre porzioni di pagina si possono utilizzare le barre di
scorrimento o i tasti freccia.
Stampa: apre la finestra omonima oppure avvia la stampa, se l'anteprima stata richiamata
da essa.
Imposta: richiama la finestra Imposta pagina.
Margini: attiva sui lati della pagina una serie di maniglie che permettono il ridimensionamento dei
quattro bordi laterali e dell'intestazione e pi di pagina. Questo sistema costituisce un'alternativa a
quello messo a disposizione dalla finestra Imposta pagina; anche se meno accurato, non consente
infatti di indicare con precisione la misura desiderata, rappresenta un ottimo strumento per le
modifiche rapide perch possibile vedere l'effetto prodotto dei cambiamenti.
Anteprima interruzione di pag.: attiva una modalit di visualizzazione in cui appaiono linee
blu tratteggiate, verticali e orizzontali, che definiscono i confini delle pagine. Le linee
possono essere spostate mediante la tecnica del trascinamento e una linea pi spessa e non
tratteggiata indica il limite dell'estensione dei dati: l'area laterale destra e inferiore, che non
ne contiene, indicata in grigio per essere individuata con maggiore facilit.
Chiudi: chiude la finestra di Anteprima di stampa.
In questo caso, per stamparne una non basta semplicemente indicare il numero di pagina
(operazione che richiederebbe comunque di individuarla in anteprima di stampa scorrendole tutte),
poich al suo interno potrebbero apparire parti di altre tabelle o, peggio ancora, potrebbe occupare
due pagine a causa della posizione e non della dimensione.
Anche l'idea di spostare la tabella per stamparla non praticabile, in quanto gli
eventuali riferimenti in essa presenti potrebbero modificare i valori visualizzati.
Il comando Inserisci possiede diversi sottocomandi per inserire nel foglio di lavoro corrente oggetti
di vario tipo:
ClipArt: attiva un programma contenente clipart catalogate per argomenti.
Da file: apre la finestra Inserisci immagine, nella quale possibile selezionare il file che
contiene limmagine da inserire.
Forme i cui pulsanti aprono liste di elementi grafici quali frecce, linee di raccordo oppure
stelle e temi decorativi.
Organigramma: esegue un programma che gestisce la creazione di organigramma.
Word Art: apre la finestra in cui selezionare vari tipi di effetti grafici per creare scritte
particolari.
Da scanner o fotocamera digitale: se al computer collegato uno scanner oppure una
macchina fotografica digitale, questo comando permette di acquisire le immagini per
collocarle direttamente nel foglio di lavoro.
Il comando Oggetto rappresenta la via pi ricca ma anche la pi complessa, in quanto bisogna
conoscere la differenza tra i due concetti che sono fondamentali per linserimento degli oggetti
allinterno del foglio di lavoro:
Incorporamento: si inserisce allinterno del documento una copia delloggetto: con questa
operazione, eventuali modifiche alloggetto di partenza non avranno conseguenze per la
copia nel foglio.
Collegamento: prima di aprire il file nel foglio di lavoro, viene memorizzato il nome e la
cartella che lo contiene. A differenza dellincorporamento, non si creano copie ma si
utilizzano riferimenti alloggetto, e quindi ogni modifica apportata al file influenzer il
foglio di lavoro.
Lesecuzione del comando Inserisci/Oggetto apre una finestra con due schede, al cui interno
possibile indicare se:
Se si desidera creare un nuovo oggetto, selezionandolo dallelenco Tipo di oggetto.
Si desidera aprire un file gi esistente, gestito attraverso il software associato alla sua
estensione.
I file inseriti attraverso il comando Oggetto possono essere modificati facendo clic sull'oggetto per
attivare l'applicazione corrispondente con cui tale oggetto stato creato.
Il grafico composto da tanti oggetti: titoli, legenda, etichettte, assi, linee, ecc.
Per ogni oggetto possibile modificare le caratteristiche: sufficiente fare clic sopra ognuno di essi
con il tasto destro del mouse per vedere apparire il suo menu contestuale.
Per esempio, se si vuole modificare il colore utilizzato per raffigurare una serie di dati si procede in
questo modo:
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sopra l'elenco che rappresenta la serie di dati (per
esempio l'istogramma o la linea).
2. Aprire la finestra di dialogo Formato serie dati.
3. All'interno della scheda Motivo agire su Colore per scegliere il colore preferito.
6.2.3 Cambiare il tipo di diagramma/grafico
Il tipo di grafico ha un'importanza primaria per comprendere le informazioni: utilizzare uno inadatto
Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione Access individuare l'icona sul Desktop e fare doppio
clic su di essa.
Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce
dei programmi. Per lanciare in esecuzione Access basta fare solo un clic sulla icona corrispondente.
Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su
uno dei quattro lati della videata.
Essa contiene l'icona di avvio di Access. Facendo clic su di essa, il programma di foglio elettronico
verr lanciato in esecuzione.
Fatto questo apparir sullo schermo la finestra di Access.
Preferiti
Cartelle Web
Facendo clic su Cronologia, nel riquadro centrale della finestra vengono elencati tutti i file di tipo
documento o le cartelle alle quali si avuto accesso di recente, con uno dei programmi Microsoft.
Facendo clic su Documenti, si accede all'omonima cartella di sistema, che viene proposta dai
programmi come standard per la memorizzazione dei file creati dai vari applicativi.
Se si fa clic su Desktop, si visualizza il file system a partire dalla cartella principale.
Il pulsante Preferiti d accesso a una cartella particolare, nella quale l'utente avr memorizzato i file
preferiti.
Con Cartelle Web, infine, si accede a dischi disponibili in rete locale o geografica.
Per esempio, si potr lavorare aprendo un database da Internet esattamente come se fosse
memorizzato nel disco rigido del computer dell'utente.
In alto nella finestra di dialogo, c' una zona rettangolare nella quale sono raccolti diversi pulsanti
strettamente operativi.
A partire da sinistra, i primi vengono utilizzati per navigare nel file system: si pu tornare alla
cartella precedente, salire in quella di livello superiore o effettuare una ricerca nel Web.
I pulsanti successivi permettono di cancellare un file che stato selezionato nel riquadro oppure
visualizzare quelli elencati in un certo ordine (di nome, di estensione, di data).
Si pu anche accedere a funzioni pi sofisticate ricercando il file in base a particolari parametri (un
nome che contiene certi caratteri, intervalli di tempo e cos via).
Nella parte in basso, infine, ci sono due caselle e due pulsanti.
La prima casella di testo consente di scrivere direttamente il nome completo del file da aprire,
compreso di estensione.
La seconda una casella di riepilogo, che contiene i tipi di file che in grado di leggere Microsoft
Access.
Se si desidera aprire un database creato con un altro programma, indicando in questa cartella il tipo
esatto del file si otterr una conversione del formato e il database verr letto in Access.
Il pulsante Annulla permette di rinunciare all'apertura di un database.
Il pulsante Apri, invece, affiancato un altro piccolo tasto rettangolare, che d accesso a un
sottomenu di opzioni.
Oltre all'apertura diretta del file, possibile accedervi, per esempio, in sola lettura o in modalit
esclusiva, per evitare che altri possono inserire, tramite la rete, mentre si stanno apportando
modifiche importanti.
Se si fa clic su File nella Barra dei menu, notoriamente si apre un menu a discesa che contiene tutti i
comandi disponibili per operare sui file.
Oltre all'elenco dei comandi (per aprire, salvare, stampare, chiudere e cos via), nella parte inferiore
il programma elenca i nomi dei file aperti di recente, in ordine inverso.
In altre parole, l'ultimo file che stato aperto viene visualizzato in cima all'elenco con accanto il
numero uno, il penultimo viene visualizzato subito dopo e indicato con il numero due.
Di seguito ne vengono mostrati altri.
Se si lavora di frequente con un certo database, lo si trover in quell'elenco.
Per esempio, sicuramente ci sar quello che stato chiuso per ultimo la sera precedente.
Aperto il database, sul monitor apparir la relativa finestra.
raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono
registrate in un record.
Un campo uno spazio nel database che contiene un'unit di informazione, come un nome, un
numero di telefono, una data.
Nel caso occorresse modificare il contenuto di un record in un database, si agisce sempre su un
singolo campo per volta, quindi si passa a un altro record.
La fase di modifica di un record pu avvenire in modalit tabella o in modalit maschera.
Nel primo caso si chiede di aprire una tabella e di visualizzarla in un formato grafico.
In termini pratici, per effettuare una modifica di un record in modalit tabella in Microsoft Access
2000 la sequenza operativa la seguente:
1. Aprire un database, per visualizzare una finestra che contiene tutti gli oggetti che possibile
gestire.
2. Tra essi, fare clic sulla prima voce Tabelle.
3. Individuare la tabella nella quale si intende intervenire e fare doppio clic su di essa.
4. Spostarsi tra i campi della tabella utilizzando i tasti direzionali oppure il mouse e le barre di
scorrimento.
5. Selezionare il campo che contiene il dato da variare.
6. Modificarlo (cancellandone una parte, aggiungendo caratteri, variandone il valore).
7. Spostarsi in un altro record.
Nel momento in cui si sposta il cursore del record modificato a un altro qualsiasi, i nuovi valori
vengono aggiornati nell'archivio di appartenenza.
Se stata creata una maschera, per avere una visualizzazione grafica pi gradevole del contenuto
dell'archivio, il singolo record sar visualizzato in una finestra contenente casella di testo e altri dati.
Per modificarli, si potr fare clic sul campo e scrivere nella casella, in modo simile a come avviene
in una qualsiasi finestra di dialogo.
La modifica di un record effettuata in modalit maschera, invece, pu essere eseguita con questa
sequenza operativa:
1. Aprire un database e visualizzare la finestra con i tipi di oggetti che possibile gestire.
2. Fare clic sulla voce Maschere.
3. Individuare la maschera che permette di vedere i dati della tabella da modificare e fare
doppio clic su di essa.
4. Spostarsi tra i record della tabella, utilizzando i pulsanti riportati nella riga orizzontale in
basso nella maschera (indietro, avanti, primo record, ultimo record).
5. Selezionare il campo contenente il dato da modificare.
6. Modificare il contenuto.
7. Spostarsi in un altro record.
Nel momento in cui si sta visualizzando un record diverso da quello modificato, l'archivio gi
stato aggiornato sul disco.
Gi mentre si sta scrivendo, nella zona inferiore il programma visualizza un elenco di argomenti che
contengono la parola digitata.
Facendo clic su uno di essi, nel riquadro grande a destra viene mostrata la pagina descrittiva
dell'argomento selezionato.
In ambiente Windows si accede alle funzioni di Help facendo clic sul punto interrogativo (?),
riportato in fondo a destra nella Barra dei menu.
In Microsoft Access, facendo clic su di esso si apre un menu a discesa che contiene diverse voci, la
prima delle quali proprio Guida in linea.
ricerca/sostituzione. Si pu impostare se la ricerca deve essere effettuata solo nel campo corrente o
in tutti i campi.
Nella pagina attivata con la linguetta Tastiera si pu decidere se premendo Invio, si debba passare al
campo successivo, al record successivo oppure di non spostare il cursore; si pu anche stabilire se,
premendo uno dei tasti di direzione si debba passare al carattere o al campo successivo.
Nella pagina Foglio dati l'utente pu impostare il carattere (colore, tipo, dimensione e stile), lo
sfondo e le griglie dei nuovi fogli dati.
Nella pagina Maschere/Report l'utente pu digitare il nome di una maschera o di un report esistente
da utilizzare come modello per una nuova maschera o un nuovo report.
Facendo clic su Avanzate, si pu impostare l'apertura condivisa o esclusiva del database.
Se il database aperto in modalit condivisa permesso l'accesso a pi utenti
contemporaneamente.
Se il database aperto in modalit esclusiva, pu essere utilizzato solo dal proprietario.
Tra le caratteristiche che intervengono sulla struttura e sulla composizione dei campi delle tabelle,
nella pagina Tabelle/Query l'utente pu stabilire quale sia il tipo di campo predefinito e la sua
dimensione.
avere la visualizzazione o la stampa in un certo ordine (per cognome, per data, per citt), il
programma costruisce un archivio indice basato sul campo sul quale si desidera avere
l'ordinamento.
Database
Un database costituito da una o pi tabelle correlate tra loro, il cui contenuto riguarda
complessivamente un dato argomento. Il database dei numeri telefonici dei cittadini italiani
diverso da quello dei contribuenti italiani o da quello dei clienti di una certa azienda.
Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabella
precostituiti per archiviare i dati, nei quali sono gi presenti categorie di catalogazione da associare
ai campi.
Una volta creata la struttura, per inserire i dati nei record, bisogna aprire la tabella in
visualizzazione foglio dati.
Nella visualizzazione foglio dati, sar sufficiente spostarsi tra i campi con i tasti di direzione o il
mouse.
Posizionando il cursore su un campo, lo si potr riempire con scritte, numeri o uno degli altri tipi di
dati con i quali sono stati definiti. Il programma controller che i dati immessi siano congruenti con
il tipo e, nel caso non lo fossero, visualizzer un messaggio di errore.
Scrivendo i dati, si riempiono i campi un rigo dopo l'altro e la tabella si riempie.
La dimensione in numero di record, quindi, per definizione non predeterminata. Il totale dei
record di una tabella cresce sempre pi, man mano che vi si aggiungono altre righe.
Un database, si detto, costituito da una o pi tabelle collegate insieme. Le diverse tabelle
possono dover essere messe in relazione tra loro.
Questa tecnica serve, per esempio, per ridurre le dimensioni di un database, evitando di duplicare i
dati pi volte.
Il tipo di problema che si risolve mettendo in relazione una tabella con un'altra pu essere
rappresentato con un esempio.
Nel database della rubrica, il record di una persona inserita nella tabella principale insieme con
cognome, nome e numero di telefono contiene anche l'indirizzo e la citt.
e si scrive il nome di una citt come Sant'Angelo dei Lombardi, si corre il rischio di trovarsela
scritta in modi diversi:
S. Angelo dei Lombardi
S. Angelo dei L.
Sant'Angelo dei Lomb.
S. Ang. dei Lomb.
Per la tabella ci sono due evidenze negative. La prima che si occupa inutilmente uno stesso campo
pi volte con la stessa scritta; la seconda che il contenuto dello stesso campo risulta diverso in
Si fa clic su uno dei pulsanti visualizzati nella colonna di sinistra, nel riquadro pi grande sulla
destra vengono mostrate le voci che si riferiscono a esso.
Per creare una tabella si utilizza la prima voce.
Facendo clic su Tabelle, a destra appaiono tre icone, da utilizzare per creare una nuova tabella.
Crea una tabella in Visualizzazione struttura
Crea una tabella mediante una Creazione guidata
Crea una tabella mediante l'Immissione di dati
Facendo doppio clic sulla prima, appare una finestra che contiene tre colonne. In alto sulla prima c'
la scritta Nome campo, sulla secondaTipo dati, sulla terza Descrizione.
Nella finestra di lavoro del programma viene visualizzata quella del database che contiene gli
strumenti di gestione.
Se non fossero visibili le tabelle, sarebbe necessario fare clic sul pulsante Tabella per averle a
disposizione nel riquadro di destra.
Una volta individuata la tabella nella quale si desidera cominciare a inserire nuovi record,
sufficiente fare doppio clic sull'icona che la rappresenta per aprirla in visualizzazione foglio dati.
A questo punto si pu cominciare a immettere dati nei campi.
Prima si scrive il dato e poi ci si sposta con la freccia direzionale a destra, nel campo successivo.
Completato l'ultimo campo, il cursore va a capo, creando un nuovo record.
Per spostarsi tra i campi di un record e tra i record di una tabella., ossia per navigare al suo interno,
si possono utilizzare sia il mouse, sia la tastiera.
Con il mouse ci si sposta esattamente come in una qualsiasi finestra di Windows, sfruttando, se
occorrono, le barre di scorrimento orizzontale e verticale.
Con la tastiera si possono utilizzare i tasti di direzione, il tabulatore, PgSu, PgGi e, se abilitato, il
tasto Invio.
Con i tasti direzionali ci si sposta tra le caselle che rappresentano i campi della tabella, nelle quattro
direzioni canoniche: su, gi, destra e sinistra.
Il tabulatore permette di passare al campo successivo e, se premuto insieme con Shift (il tasto per
ottenere le maiuscole), provoca lo spostamento del cursore al campo precedente.
Nella visualizzazione foglio dati, con PgSu e PgGi ci si sposta di un gruppo di record per volta.
Per muoversi da un campo a un altro con il mouse, sufficiente fare clic direttamente nel campo.
Per spostarsi tra i record, sempre mediante mouse, si possono utilizzare anche i pulsanti di
un'apposita barra di navigazione posta in basso nella finestra.
I due sulla sinistra provocano il posizionamento del puntatore ai record precedenti rispetto a quello
attuale, mentre gli altri a destra lo spostano verso i successivi.
In particolare, guardando i pulsanti a sinistra della casella che contiene il numero del record
corrente, possibile fare clic per ottenere gli spostamenti seguenti:
Primo pulsante (una barra verticale con accanto una freccia verso sinistra), per spostare il
puntatore sul primo record della tabella.
Secondo pulsante (una freccia verso sinistra), per spostare il puntatore sul record della
tabella che precede quello corrente.
Continuando con gli altri pulsanti che sono sulla destra della casella, facendo clic, possibile
ottenere gli spostamenti seguenti:
Terzo pulsante (una freccia a destra), il puntatore si sposta sul record della tabella successivo
a quello corrente.
Quarto pulsante (una freccia verso destra accanto a una barra verticale), il puntatore si sposta
sull'ultimo record della tabella.
Quinto pulsante (una freccia verso destra che punta un asterisco), il puntatore si sposta sul
primo valore libero di un record, per crearne uno nuovo.
Se si scrive il numero di un record direttamente nella casella di testo, si passa il puntatore a quel
record.
Nella visualizzazione in modalit foglio dati, per raggiungere un campo specifico si possono
sfruttare entrambe le Barre di scorrimento.
Quella verticale permette di spostarsi tra i record della tabella, mentre quella orizzontale permette di
visualizzare i campi che non dovessero essere visibili a causa delle ridotte dimensioni della finestra
rispetto a quella larghezza del record.
Se viene riscontrata una situazione di questo tipo viene visualizzato un messaggio di errore. Nel
caso non si riesca a creare una chiave primaria con un campo, se ne possono utilizzare di combinati.
Un esempio banale riferito sempre al database degli insegnanti, ma che non si deve utilizzare
potrebbe essere quello della creazione di una chiaveMulticampo composta da cognome pi nome
insieme.
Una chiave di questo tipo non da utilizzare perch con un grande numero di record quale sarebbe
degli insegnanti in una regione, anche questa definizione di chiave primaria potrebbe non garantire
l'univocit dei record.
Nessuno potrebbe affermare che non si troveranno mai due insegnanti che abbiano sia lo stesso
cognome sia lo stesso nome!
In un caso come questo poich non si pu; essere sicuri che la coppia cognome pi nome dia una
chiave sicuramente unica, se non si intende utilizzare un campo come il codice fiscale preferibile
impostare un campo contatore come chiave primaria.
Vengono visualizzati quelli che sono stati attivati e se ne possono creare di nuovi, aggiungendoli
alle righe gi presenti.
All'interno della finestra di dialogo, ogni riga composta da tre campi. Nel campo Nome indice si
scrive la descrizione del tipo di indice.
In Nome campo si pu fare clic per vedere l'elenco di tutti i campi sui quali si pu costruire il nuovo
indice in un elenco a discesa; per scegliere un certo campo, sufficiente fare clic sulla voce che lo
descrive.
Nella colonna a destra, infine, viene visualizzato il criterio di ordinamento che l'utente sceglie per
l'indice corrente.
Normalmente Crescente, nel senso che le scritte vengono riportate in ordine dalla lettera "A" alla
lettera "Z" e i numeri da "0" a "9".
Se, invece, si seleziona il criterio di ordinamento Decrescente, l'ordinamento avviene nel senso
opposto.
Carattere
Foglio dati
Altezza righe
Larghezza colonne
Rinomina colonna
Nascondi colonne
Scopri colonne
Blocca colonne
Sblocca tutte le colonne
Facendo clic su Carattere, viene aperta la finestra di dialogo omonima, nella quale si pu scegliere
il font con il quale il programma deve visualizzare idati nei campi del foglio dati, si possono
modificare le dimensioni in punti e gli attributi come il grassetto, il corsivo, il sottolineato e il
colore dei caratteri.
Un clic su Foglio Dati dati provoca l'apertura della finestra di dialogo nella quale si possono
modificare:
L'effetto della cella (piatta, in rilievo o incassata)
La visualizzazione della griglia (verticale e orizzontale)
Il colore dello sfondo della cella
Il colore delle linee della griglia
Lo stile dei vari tipi di linee del foglio dati (continua, tratteggiata,ecc.)
Variare l'altezza delle righe e la larghezza delle colonne pu rendere meglio leggibile il contenuto
dei campi.
Facendo clic su una delle due voci Altezza righe... e Larghezza colonne..., si apre una piccola
finestra di dialogo che permette di scrivere il valore in punti della dimensione da impostare.
Nel caso della larghezza delle colonne, si pu fare clic sul pulsante Adatta, cosicch il programma
varier automaticamente la larghezza di ogni colonna, adattandola a quella della lunghezza del
campo di dimensioni maggiori.
Per adattare rapidamente la larghezza di una certa colonna a quella del campo di dimensioni
maggiori, si porta il puntatore del mouse in alto nel foglio dati, dove si trovano le descrizioni dei
campi, in corrispondenza della lineetta di separazione tra quella colonna e la successiva: il puntatore
assumer l'aspetto di una linea verticale con due frecce laterali; fare doppio clic e la colonna
modificher la sua larghezza immediatamente.
La scelta Rinomina colonna fa entrare il programma in modalit Modifica sul titolo posto in cima
alla colonna.
A quel punto si pu correggere la scritta, per rinominarla.
Le altre scelte della voce Formato riguardano la possibilit di nascondere o scoprire alcune delle
colonne del foglio dati.
La prima scelta renderebbe invisibile la colonna selezionata, pur essendo presente.
Con la seconda si pu chiedere di vedere nuovamente una o pi colonne nascoste in precedenza.
L'attivazione possibile anche facendo clic conn il tasto destro del mouse quando il puntatore in
un punto qualsiasi della finestra con la tabella e, quindi, facendo clic sulla voce nel menu
contestuale.
Con Blocca colonne e Sblocca tutte le colonne, infine, si gestisce l'attivazione
del congelamento della colonna selezionata sulla sinistra del foglio dati.
La colonna bloccata rimane sempre fissa a sinistra, ma la posizione del campo non varia
nella struttura della tabella.
E' un attributo che permette di continuare a vedere il campo bloccato quando ci si sposta con il
cursore verso destra, per visualizzare i campi che non riescono a entrare nella finestra di lavoro. Si
possono anche bloccare pi colonne insieme.
dell'attributo.
Per modificarla, fare clic nella stessa casella e correggerne il contenuto.
Il Valore predefinito viene proposto automaticamente dal programma in fase di creazione del
record.
Per esempio, si supponga che il campo Citt si riferisca a un archivio che conterr per la maggior
parte nomi di aziende o di persone residenti a Roma: converr mettere come valore predefinito del
campo Citt proprio la stringa "Roma", in modo che l'utente lo trovi gi scritto al momento di
inserire il dati la prima volta in un nuovo record.
Ovviamente, se non dovesse andare bene sempre possibile modificare il contenuto del campo
scrivendo il nome di un'altra citt.
Anche per modificare l'attributo Valore predefinito, sufficiente scriverne il valore direttamente
nella casella di testo accanto alla scritta omonima.
L'attributo Valido se permette di impostare le condizioni di validit del dato immesso.
Per esempio, si potrebbe stabilire che la data di nascita degli alunni che stanno frequentando una
scuola elementare non pu essere antecedente a quindici anni n inferiore a quattro, rispetto alla
data odierna.
Per impostare l'attributo, prima si fa clic nella casella di testo e poi sul pulsante accanto alla casella
di riepilogo, che riporta tre puntini.
Subito dopo si apre la finestra di dialogo Generatore di espressioni, utilizzabile in modalit guida
dal programma per costruire l'espressione di validazione del campo.
Il Messaggio di errore il testo che compare nel caso ci sia un errore nell'immissione dei dati nel
campo e sostituisce il testo standard che visualizzerebbe il programma.
Per scriverlo, sufficiente fare clic nella casella e digitare il testo con la tastiera.
L'attributo Richiesto controlla che il campo abbia o meno un contenuto.
Se attivato ( sufficiente fare clic sul pulsante con la freccia in basso accanto alla casella di
riepilogo dell'attributo), il programma visualizza un errore quando non viene immesso alcun dato
nel campo.
Per quello che riguarda i campi di tipo Testo, la cancellazione pu avvenire facendo clic e poi
eliminando tutti i caratteri del campo con il tasto Backspace oppure Canc.
Il campo, per, potrebbe essere piuttosto lungo, per cui, per ottenere lo stesso risultato pi
velocemente, si pu agire selezionando tutta la scritta con la tecnica del drag and drop e poi
premendo il tasto Canc.
La selezione dell'intero contenuto di un campo, in Microsoft Access avviene molto pi rapidamente
con questa sequenza operativa:
1. Portare il puntatore del mouse all'inizio del campo, poco a destra della linea del bordo di
sinistra.
2. Verificare che il puntatore sia diventato una grossa croce e fare clic.
L'intero campo viene visualizzato in modalit inversa, con le scritte bianche su sfondo nero.
A questo punto, premendo il tasto Canc il contenuto del campo verr cancellato.
In alternativa alla pressione sul tasto Canc, possibile:
1. Fare clic su Modifica, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Elimina
La cancellazione del campo eseguita in questo modo vale pressoch con tutti i tipi di dati.
Il tipo Contatore, per, non pu essere eliminato, perch viene gestito automaticamente dal
programma.
Se lo si seleziona e si tenta di cancellarlo, il programma indica il tentativo come sbaglio:
evidenzier l'errore con un suono e, contemporaneamente, nella barra di stato apparir il messaggio:
Eseguire la cancellazione di un record un'operazione che deve essere svolta con una certa
attenzione, sia perch il record potrebbe essere richiamato da un'altra tabella, sia perch un'azione
che non possibile annullare.
Nella modifica di un campo, infatti, se ci si sbaglia e si cancella un dato, si pu tornare indietro
chiedendo al programma di annullare l'ultima operazione eseguita, facendo clic
sull'icona Annulla (quella con la freccia che ruota all'indietro verso sinistra), o facendo clic
su Modifica/Annulla, o premendo la combinazione rapida di tasti Ctrl+Z.
Al termine di una delle tre operazioni, il dato cancellato riappare immediatamente.
Se, invece, si chiede di cancellare un record, non c' la possibilit di tornare indietro.
Questo viene segnalato esplicitamente dal programma in un'apposita finestra, visualizzata nel
momento in cui si chiede la cancellazione.
Per poter cancellare un record, occorre prima selezionarlo.
Dopo aver aperto la tabella in modalit foglio dati, si pu selezionare un record nel seguente modo:
1. Portando il puntatore del mouse sul pulsante alla sinistra del record: assumer l'aspetto di
una piccola freccia nera che punta verso destra.
2. Facendo clic con il mouse.
Il programma visualizzer il record con colori invertiti, ovvero scritte bianche su fondo nero, per
mostrare la selezione.
A questo punto per chiedere la sua cancellazione possibile premere il tasto Canc.
In alternativa possibile:
Fare clic su Modifica nella Barra dei menu.
Fare clic su Elimina.
Un altro modo per chiedere la cancellazione di un record :
Fare clic con il tasto destro del mouse sul record selezionato.
Appare il menu contestuale: fare clic su Elimina record.
Subito dopo appare la finestra nella quale il programma avvisa che si sta per eliminare un record e
ne chiede la conferma.
Per confermare la cancellazione, necessario fare clic sul pulsante S.
Per rinunciare, occorre fare clic sul pulsante con la scritta No.
Si possono anche cancellare pi record contemporaneamente.
La sequenza operativa del tutto simile a quella descritta in precedenza; la differenza sostanziale
che bisogna selezionare tutti i record da eliminare e poi chiederne la cancellazione.
Perch si possano cancellare pi record insieme, essi devono essere consecutivi. La selezione di un
gruppo di record avviene con la seguente sequenza operativa:
1. Portare il puntatore del mouse sul pulsante a sinistra del primo record da cancellare.
2. Premere il tasto sinistro del mouse.
3. Tenendolo premuto, spostare il mouse portando il puntatore verso il basso (oppure verso
l'alto). I record sui quali passa il puntatore verranno selezionati e mostrati con colori
invertiti.
Per chiedere la cancellazione dopo la selezione sufficiente premere il tasto Canc.
Il programma far scomparire le righe selezionate e mostrer la finestra nella quale chiede la
conferma della cancellazione, perch l'azione non annullabile.
Anche in questo caso, si far clic sul pulsante S per eseguire l'operazione, oppure su quello No per
rinunciare.
formattazioni del testo, come si cambia il colore di sfondo, come si imposta un'immagine o un file
grafico e come possono essere disposti gli oggetti nella maschera.
Colore linea/bordo
Spessore linea/bordo
Aspetto della casella
L'icona Colore carattere/primo piano reca una "A" sopra una lineetta colorata, con accanto un
piccolo pulsante con la freccia rivolta verso il basso.
Facendo clic sull'icona, si assegna al testo il colore della lineetta.
Se si preferisce un altro colore, occorre fare clic sul piccolo pulsante accanto all'icona: si apre una
finestra che permette di scegliere tra una serie di piccoli quadrati colorati quello da attribuire,
semplicemente con un clic.
Il testo nella casella diventer di quel colore e la lineetta sotto la lettera "A" cambier di
conseguenza.
Le altre due icone Colore riempimento/sfondo e Colore linea/bordo funzionano in maniera analoga:
presentano un simbolo grafico disegnato su una lineetta colorata.
Il colore della lineetta quello predefinito, ma naturalmente pu essere modificato facendo clic sul
piccolo pulsante accanto all'icona e aprendo la finestra con la tabella dei colori disponibili.
L'icona Colore riempimento/sfondo imposta il colore dello sfondo della casella selezionata, mentre
quella Colore linea/sfondo definisce la tonalit della linea che le fa da cornice.
Se si deve modificare lo sfondo di pi caselle all'interno della stessa maschera, si pu evitare la
sequenza selezione della singola casella e assegnazione del colore di sfondo facendo clic sull'icona.
Si possono selezionare contemporaneamente pi caselle poi applicare il colore a tutte.
Lo spessore del bordo in una casella viene assegnato mediante l'icona Spessore linea/bordo.
Anche in questo caso, come quello citato in precedenza, si pu utilizzare la tecnica che prevede un
clic sul piccolo pulsante accanto all'icona per accedere ai diversi spessori a disposizione.
L'icona Aspetto della casella, poi, assegna una forma di tipo lineare oppure tridimensionale, in base
alla scelta operata dall'utente.
In Microsoft Access gli aspetti disponibili sono:
Piatto
In rilievo
Incassato
Inciso
Ombreggiato
Sottolineato
Il presupposto necessario che, nella creazione della tabella, sia stato assegnato al campo il tipo di
dati Oggetto OLE.
Creando la maschera che si riferisce al record della tabella, al suo interno si inserir una casella
corrispondente al campo.
L'inserimento dell'immagine pu essere eseguito con una sequenza di comandi, che in Microsoft
Access la seguente:
1. Aprire il database.
2. Fare clic sul pulsante Maschera.
3. Fare doppio clic sull'icona della maschera.
4. Selezionare il campo.
5. Fare clic su Inserisci, nella Barra dei menu.
6. Fare clic su Oggetto.
7. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata, fare clic su Crea da file.
La finestra di dialogo mostra una casella con la scritta File, nella quale scrivere il percorso e il nome
del file che contiene l'oggetto (in questo caso l'immagine) da inserire nel campo.
Se non si desidera scrivere il nome o non si ricorda con precisione dove stato memorizzato il file,
si pu fare clic sul pulsante Sfoglia: verr aperta una finestra nella quale il programma visualizza
il file system, con i cinque pulsanti di
navigazione Cronologia, Documenti,Desktop, Predefiniti e Cartelle Web.
Scelta la cartella, una volta selezionato il nome relativo si pu confermare sul pulsante OK; un
ulteriore clic sul pulsante OK della finestra di dialogo Inserisci oggetto fa s che l'immagine venga
inserita nel campo.
Per inserire un'immagine all'interno della casella, possibile servirsi anche della copia di
comandi Copia e Incolla.
Per esempio, se si ipotizza di avere i file delle immagini da inserire memorizzati in una particolare
cartella del file system, bisogna visualizzare il contenuto della cartella nella quale sono memorizzati
i file con le immagini (per esempio, con Esplora risorse), fare clic con il tasto destro del mouse
sull'icona del file che contiene l'immagine e fare clic sulla voce Copia nel menu contestuale.
Per poter procedere, necessario passare nella finestra dove visualizzata la maschera.
Giunti a visualizzare la casella del campo che conterr l'immagine, bisogna fare clic con il tasto
destro del mouse sulla casella, nel menu contestuale, fare clic su Incolla.
and drop.
Per modificare la disposizione di un oggetto nella maschera, sufficiente:
1. Aprire la maschera in modalit struttura.
2. Portare il puntatore del mouse su di esso e premere il tasto sinistro.
3. Tenendolo premuto, trascinare l'oggetto fino alla nuova destinazione.
Prima di modificare la disposizione logica di un oggetto della maschera, occorre fare una piccola
premessa: quando si crea automaticamente una maschera oppure lo si fa manualmente, ci si aspetta
sempre che i campi vengano riportati nell'ordine che hanno nelrecord.
Questo significa che ogni volta ci si sposta da un campo a un altro, con la freccia direzionale in
basso oppure con il tasto tabulatore, si pensa istintivamente che il puntatore si porti nel campo
immediatamente successivo in ordine di sequenza.
Non per detto che debba essere cos: per modificare la sequenza con la quale i campi vengono
raggiunti uno dopo l'altro mediante tabulatore, in Microsoft Access la procedura operativa da
seguire :
1. Aprire la maschera in modalit struttura.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi all'interno della maschera.
3. Nel menu contestuale, fare clic su Ordine di tabulazione.
Verr visualizzata la finestra di dialogo dove riorganizzare la sequenza nella quale vengono visitati i
campi quando si preme il tasto tabulatore.
Se l'utente lo desidera, pu selezionare uno o pi righi, portando il puntatore del mouse sulla
sinistra del rigo e facendo clic; a questo punto potr trascinarli in un'altra posizione tenendo
premuto il tasto sinistro.
Pu capitare anche che, giocando con gli spostamenti, i campi diventino talmente confusi che non si
riesca pi a venire a capo della situazione.
In questo caso il programma offre un aiuto sotto forma del pulsante Ordinamento automatico:
facendo clic su di esso, si imposta automaticamente come sequenza di tabulazione quella che va da
sinistra verso destra e dall'alto verso il basso.
Alla fine sufficiente fare clic sul pulsante OK per confermare la nuova disposizione degli oggetti.
Nel foglio dati nel quale viene visualizzato il RecordSet, possibile anche modificare i dati per
aggiornare le tabelle di partenza.
Spesso, per ottenere le informazioni da un'interrogazione, necessario chiedere tutti i record nei
quali si trovano dati che vanno "da..." "a...".
Con la Query con parametri, il programma visualizza una finestra di dialogo nella quale chiede
all'utente di inserire i valori necessari per fare i confronti.
Per esempio, si potrebbe chiedere di stampare (o di visualizzare) tutti i cittadini di un comune il cui
cognome abbia l'iniziale compresa tra due lettere dell'alfabeto.
Una Query a campi incrociati utile per recuperare valori complessivi, calcolati a partire da altri
presenti in un campo di una tabella, raggruppandoli sotto una doppia intestazione, presente in due
zone in alto e a sinistra del foglio dati.
Serve per effettuare valutazioni come quelle che si possono desumere dalla visualizzazione di una
tabella pivot, in un foglio elettronico come Microsoft Excel.
La Query di comando permette di eseguire modifiche su pi record di una tabella
contemporaneamente: le operazioni possibili riguardano la cancellazione, l'aggiornamento e
l'aggiunta di nuovi record, fino alla creazione di una nuova tabella.
Le Query SQL (da Structured Query Language) vengono utilizzate da chi conosce l'SQL, un
linguaggio standard per l'interrogazione dei database.
La creazione di una query avviene per gradi e con una sequenza di operazioni che possono essere
sia manuali, sia guidate dal programma.
Le basi di partenza sono l'accesso al database e la definizione dei criteri di selezione e di
ordinamento dei risultati.
Se si cerca uninformazione, significa che si stanno prendendo dei record da un gruppo molto pi
ampio. La scelta di uno rispetto a un altro viene eseguita sulla base di precisi criteri. Quelli
maggiormente utilizzati possono riguardare:
Caratteri
Date
Numeri
Per esempio, si pu chiedere di disporre di tutti i record in cui un campo cognome inizi con la
lettera "M", di tutti quelli che contengono le fatture emesse da una data a unaltra oppure di tutte le
persone che abbiano pi di due figli.
E possibile anche poter combinare i diversi criteri, per avere un risultato mirato allobiettivo per il
quale si sta creando la query.
Quando si lavora con una query in mobilit struttura, per ogni campo esistono due voci che possono
accettare criteri stabili dallutente.
Nelle caselle possono essere inseriti operatori booleani (o logici) che permettono operazioni di
confronto tra il valore del campo e quello inserito dallutente.
Gli operatori sono quelli classici utilizzati nei programmi; di seguito ne vengono elencati alcuni tra i
pi noti, presenti in Microsoft Access:
Segno
Significato
<
Minore di
>
Maggiore di
Uguale a
Poich nella parte inferiore della finestra della query compare la barra che permette di navigare tra
le righe visualizzate, possibile muoversi tra i record anche per mezzo dei pulsanti di navigazione
(primo record, ultimo, precedente, successivo).
Spostandosi tra le righe, si possono anche modificare e aggiornare i dati nella tabella di
appartenenza.
Terminata la consultazione, possibile assegnare un nome alla query, salvandola come componente
integrante del database.
In Microsoft Access, quando si crea una query con la creazione guidata, nella parte superiore
dellultima finestra di dialogo viene visualizzata la casella di testo Scegliere il nome da
assegnare alla query; il programma propone una descrizione standard, composta dal nome della
tabella alla quale fa riferimento la query e dalla scritta Query.
Per assegnare un nome significativo dei risultati che si otterranno, sufficiente digitarlo nella
casella di testo e Access lo memorizzer nel database, insieme con quelli delle altre query.
Se si crea una query in visualizzazione struttura, completato linserimento dei campi e dei vari
criteri di scelta e ordinamento si fa clic sul pulsante di chiusura della finestra: a questo punto il
programma chiede se si intendono salvare le modifiche alla struttura della query.
Le risposte possibili sono tre:
S
No
Annulla
Se si sceglie Annulla si rimanda loperazione di salvataggio e si torna a lavorare in visualizzazione
struttura.
Se si risponde No, si rinuncia alle modifiche apportate alla query e la si chiude senza salvare nulla.
Rispondendo S, il programma visualizza una piccola finestra che include una casella di testo, dove
viene proposto un nome standard, Query1.
Il numero naturalmente cresce se si creano pi query senza assegnare loro un nome specifico.
Digitando il nome della query e fatto clic sul pulsante di conferma OK, essa viene salvato con un
nome che la rende facilmente individuabile: sar sufficiente fare doppio clic su questultimo per
poterla lanciare in esecuzione.
Dopo aver costruito una query, lanciandola in esecuzione si ottiene un foglio di lavoro con
i record che soddisfano i criteri di scelta impostati dallutente.
Il RecordSet ottenuto rispecchia esattamente gli obiettivi per i quali stata creata la query.
Ma pu capitare che ci si accorga che la query non completamente soddisfacente.
Potrebbe servire aggiungere altri campi oltre a quelli gi inseriti, per avere la possibilit di
consultare altre informazioni.
Al contrario, ci si potrebbe accorgere che uno o pi campi presenti nel RecordSet non sono utili per
quel tipo i interrogazione.
Per fare un esempio, si pu richiamare ancora una volta la tabella degli impiegati, dalla quale sono
stati selezionati i campi:
Cognome
Nome
Citt
Numero di telefono
Le informazioni estratte dalla tabella sono servite per avere una semplice rubrica, al fine di
rintracciare un impiegato telefonando a casa.
Nellera appena iniziata della telefonia mobile, tuttavia, pi semplice rintracciare una persona sul
cellulare, piuttosto che chiamare il numero fisso del telefono dellabitazione.
Dunque pu essere utile inserire il campo "Telefono cellulare" nella query.
Occorre, perfezionare linterrogazione, intervenendo per modificare la query gi esistente.
Le operazioni possono riguardare:
Aggiunta di un campo
Cancellazione di un campo
Aggiunta di un ulteriore criterio di selezione
Modifica di un criterio di selezione esistente
Sostituzione di un criterio di ordinamento
Le attivita di modifica devono essere eseguite in seguito allapertura della query in visualizzazione
struttura.
Perch sia riconosciuta come sintassi, necessario che la stringa di testo compaia tra parentesi
quadre e con il segno di due punti (:) alla fine.
Per esempio, in una query che contenga i nomi e la categoria di appartenenza di prodotti alimentari,
si potrebbe voler visualizzare quelli di una certa categoria.
Invece di modificare ogni volta la struttura della query, possibile fare in modo che sia il
programma a chiedere quale categoria di prodotti mostrare.
In Microsoft Access, la sequenza operativa la seguente:
1. Visualizzare la Struttura della Query.
2. Fare clic sulla casella Criteri del campo da parametrizzare (nellesempio: NomeCategoria).
3. Digitare la scritta, completa delle parentesi quadre: [Categoria:].
Per lanciare la query in esecuzione, la prima volta sufficiente passare direttamente alla
modalit Visualizza, che si ottiene facendo clic sullicona omonima nella Barra degli
strumenti oppure tramite la sequenza Visualizza/Visualizzazione foglio dati.
Il programma aprir una piccola finestra di dialogo, suddivisa in tre zone: in alto la domanda rivolta
allutente, al centro la casella di testonella quale si deve immettere il valore sul quale effettuare la
selezione e in basso i due pulsanti OK e Annulla.
Nellesempio della query sui prodotti, nella casella di testo sotto la domanda Categoria si potrebbe
scrivere Bevande e poi fare clic su OK per lanciare la query.
Il risultato sarebbe un elenco dei prodotti che appartengono alla categoria indicata dallutente.
Il grande vantaggio di questo tipo di query la possibilit di cambiare il valore del criterio,
semplicemente lanciandola in esecuzione.
Significato
<
Minore di
<=
Minore o uguale a
>
Maggiore di
>=
Maggiore o uguale a
Uguale a
<>
Diverso da
Not
Non uguale a
Capitolo 5: Rendiconti
In questo capitolo si conoscer il concetto di report, come si genera e come si effettuano i
raggruppamenti in una particolare sequenza.
Inoltre, verranno spiegate le modalit per modificare un report, per personalizzare intestazione e pi
di pagina e come si raggruppano i dati di un report.
riportato sotto forma di elenco, ossia una lista di notizie disposte in righe e con i campi riportati
ordinatamente uno sull'altro.
Per avere una stampa che sia utile, le informazioni devono rispettare criteri di selezione ben precisi
ed essere ordinate secondo la logica richiesta del tabulato.
Per le stampe che elencano dati numerici di tipo contabile (rendiconti), non sufficiente avere solo
una lista di campi uno sopra l'altro, ma importante anche leggere dopo un certo numero di righe
un totale riferito a valori numerici.
Una stampa prodotta da un programma di gestione database non sarebbe molto funzionale, se
l'utente fosse costretto a sommare a mano i valori di un campo per averne i totali.
Questi totali possono essere anche parziali, senza comunque escludere il totale generale alla fine. I
parziali generati in un report vengono chiamati subtotali.
Nei database, i report possono essere presentati sia a video, sia su carta. Consultare un report a
video pi veloce e permette di risparmiare il tempo necessario alla stampante per produrre i fogli.
Una stampa, per di pi realizzata in pi copie, tuttavia indispensabile se le informazioni devono
essere consultate da pi persone contemporaneamente, per esempio durante una riunione per la
valutazione dei dati contabili.
I report, possono essere generati dall'utente direttamente o attraverso una creazione guidata da
programma.
I tipi di rapporti disponibili sono principalmente di due tipi:
A colonne
Tabellari
Un report a colonne elenca i campi del record in colonne: sulla sinistra vengono riportati i nomi dei
campi e sulla destra il loro valore.
Un report tabellare inserisce i nomi dei campi in alto sulla prima riga e, nelle righe sottostanti, in
corrispondenza di ogni nome, i valori dei campi.
E' possibile generare pi tipi di report, anche se riferiti alla stessa tabella del database, proprio come
accade per le query.
I diversi report vengono realizzati secondo gli obbiettivi ai quali sono destinati; spesso vengono
sfruttate proprio le query gi esistenti per creare report e in questo caso si riproducono le
informazioni estratte in base ai criteri impostati nella query.
La generazione di un report viene eseguita, come al solito, dopo aver aperto il database e
visualizzandone la finestra degli strumenti.
In Microsoft Access si pu fare clic sul pulsante Report presente nella colonna a sinistra della
finestra.
Nel riquadro di destra compaiono le due icone utili per la creazione di un nuovo report:
Crea un report in visualizzazione struttura
Crea un report mediante una creazione guidata
Nel primo caso si lavora direttamente con la struttura del report.
Con la creazione guidata, cos come per maschere e query, si effettuano una serie d scelte e si
riempiono alcune casella di testo all'interno di finestre di dialogo consecutive: giunti all'ultima,
sufficiente digitare un nome e fare clic sul pulsante Fine per ritrovarsi un report completo e pronto
per essere utilizzato.
scegliere la tabella (o la query) dalla quale selezionare i campi da inserire nel report.
Se si desidera creare un report degli impiegati che includa i campi Cognome, Nome, Data di nascita
e Citta, si selezioneranno uno dopo l'altro questi campi dal riquadro di sinistra e li si porter nel
report, facendo clic sul pulsante con il segno di maggiore(>).
Dopo aver confermato facendo clic sul pulsante Avanti, compare la seconda finestra di dialogo: in
essa il programma chiede se si intendonoaggiungere livelli di gruppo al report, ossia raggruppare
i record secondo uno dei campi presenti.
In riferimento alla tabella degli impiegati, si pu chiedere per esempio di raggrupparli per citt.
Nella successiva finestra di dialogo viene chiesto quale ordine si desidera utilizzare per i record del
report.
Nel caso del report degli impiegati, pu essere sufficiente ordinarli in ordine crescente di cognome.
Dopo aver confermato sul pulsante Avanti, si giunge alla finestra dove pu essere scelto
il layout della pagina, ovvero la disposizione dei campi nella pagina, e l'orientamento della pagina.
Lo stile dei caratteri delle diverse zone di testo viene scelto all'interno della finestra di dialogo che
segue.
Esistono differenze, per esempio, tra titolo della pagina, descrizione dei gruppi e dati di dettaglio.
Nell'ultima finestra di dialogo sufficiente scrivere il nome da assegnare al report e confermare sul
pulsante Fine.
Il risultato del lavoro di impostazione compare immediatamente a video e, in questo modo, l'utente
pu vedere quello che ha creato per valutare se corrisponde alle aspettative e agli obbiettivi
prefissati.
Appare una finestra molto simile a quella della struttura di una maschera: un'area di sfondo
rettangolare, sulla quale sono messi una serie di oggetti.
Alcuni sono caselle che contengono scritte, come i titoli e le descrizioni dei campi, altri sono oggetti
che rappresentano i campi selezionati dallatabella e inseriti nel report.
Intervenire sulla struttura di un report pu dare origine ad azioni di diverso tipo.
Per togliere un campo, o un'etichetta di un campo, una sequenza operativa :
1. Fare clic sull'oggetto.
2. Premere il tasto Canc oppure fare clic su Modifica\Elimina.
Spostare un oggetto un'operazione che si esegue premendolo e trascinandolo, mediante mouse,
nella sua nuova destinazione; la sequenza operativa comporta l'utilizzo della tipica azione del drag
and drop.
Se le dimensioni dell'oggetto non soddisfano, possibile ridimensionarlo operando con questo
metodo:
1. Fare clic sull'oggetto, per fare comparire otto manigliette attorno al riquadro di selezione.
2. Portare il puntatore del mouse su una delle manigliette: in questo modo la sua forma
cambier in quella di una doppia freccia.
3. In base al tipo di modifica che si intende fare (ingrandire o rimpicciolire l'area coperta
dall'oggetto), trascinare la maniglietta verso l'esterno o verso l'interno del riquadro di
selezione.
Per inserire un oggetto, necessario prima visualizzare una particolare barra degli strumenti,
chiamata Casella degli strumenti: essa contiene le icone relative agli oggetti disponibili nel
programma, come le etichette e le casella di testo che corrispondono ai campi di una tabella.
Un modo per rendere visibile la Casella degli strumenti quello di eseguire la sequenza:
1. Clic su Visualizza, nella Barra dei menu.
2. Clic sulla voce Casella degli strumenti.
L'inserimento di una nuova etichetta nel report, ossia una scritta con funzioni descrittive come per
esempio un titolo, si ottiene attraverso questa procedura:
Fare clic sull'icona Etichetta, nella Casella degli strumenti.
1. Portare il puntatore nel vertice superiore sinistro della zona rettangolare dove verr inserita
l'etichetta e premere il tasto sinistro del mouse.
2. Trascinare il puntatore fino al vertice inferiore destro dell'etichetta, tenendo il tasto sinistro
premuto e lasciare il tasto sinistro.
3. Digitare il testo, che apparir all'interno della zona rettangolare appena creata e fare clic in
un qualsiasi punto della finestra esterno all'area dell'etichetta.
Per inserire nel report un nuovo campo della tabella occorre fare clic sull'icona Casella di testo.
Dopo aver inserito l'area della casella nella finestra della struttura del report, non bisogna
immettere il testo, ma si deve associare quella casella a un campo della tabella.
Quest'ultima operazione viene eseguita facendo clic con il tasto destro del mouse sull'oggetto,
quindi selezionando la voce Propriet nel menu contestuale.
Viene visualizzata una finestra fluttuante divisa in due colonne, delle quali quella a sinistra contiene
un elenco delle descrizioni di ogni propriet, mentre a destra compaiono le caselle con i relativi
valori.
Mediante la finestra Propriet possibile accedere alla modifica di tutte le propriet di un qualsiasi
oggetto presente nel report.
Per esempio, per associare un campo della tabella alla casella, si seleziona la linguetta Dati e si
sceglie nella casella accanto a Origine controlloil campo che interessa; se invece si volessero
modificare il colore, la dimensione o il tipo del carattere (questo vale anche per la scritta di
un'etichetta), sarebbe sufficiente selezionare la casella corrispondente e scegliere il valore
appropriato.
pagina.
In Microsoft Access ci sono tre diversi tipi di coppie intestazione/pi di pagina:
Intestazione e pi di pagina del report
Intestazione e pi di pagina del gruppo
Intestazione e pi di pagina della pagina
Le intestazioni e pi di pagina relative al report vengono stampate solo all'inizio della prima pagina
e alla fine dell'ultima.
Nel pi di pagina del report possono essere riportati, per esempio, i totali generali di operazioni
eseguite su campi.
Le intestazioni e pi di pagina relative al gruppo fanno riferimento ai livelli di raggruppamento
dei record decisi nella creazione di un report; possono essere inserite oppure no, la scelta spetta
all'utente.
Le intestazioni e pi di pagina della pagina sono simili a quelle di un qualsiasi documento e
vengono riprodotte su tutte le pagine del report; al loro interno, i dati vengono gestiti
automaticamente dal programma.
Anche un report di un database prevede queste zone particolari.
Nell'intestazione e nel pi di pagina non ci sono solo scritte che documentano la stampa, ma
solitamente anche campi calcolati in fase di generazione del report.
L'esempio classico quello del numero di pagina, aggiunto per sapere esattamente dove ci si trova:
accanto al numero della pagina corrente, spesso viene indicato anche il numero totale delle pagine,
in una forma che pu; essere, per esempio:
Pagina 3 di 14
Questa forma molto utile per capire con chiarezza quale pagina si stia leggendo, riferita al numero
complessivo di quelle del report.
Un altro importante campo calcolato, nel senso di valutato solo al momento della generazione del
report, la data di stampa, che il programma estrapola dalla data di sistema: di grande aiuto per
distinguere due stampe tra loro, o per sapere a quale situazione si sta facendo riferimento quando si
consulta una stampa a distanza di tempo.
Intestazione e pi di pagina vengono sempre inserite in coppia.
Se si desidera disporre soltanto di una delle sue sezioni, necessario nascondere quella che non
interessa oppure ridurne l'altezza a zero nella visualizzazione della struttura del report.
Per inserirle, se nel report non compaiono, la sequenza operativa :
1. Fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della pagina in visualizzazione
struttura.
2. Fare clic su una delle due voci Intestazione/pi di pagina riferito a Pagina oppure a Report,
nel menu contestuale che appare.
Nella finestra verranno visualizzate le due sezioni richieste, insieme con la parte del corpo del
report.
L'inserimento delle propriet e la modifica di una scritta oppure di un campo avvengono
esattamente come per l'inserimento di etichette e di campi descritti nel paragrafo precedente.
Per inserire la data di stampa, oppure il numero della pagina, si fa clic su Inserisci, nella Barra dei
menu, quindi si sceglie una delle due voci.
Nella finestra di dialogo che compare, si decidono Formato, Posizione (intestazione o pi di
pagina) e Allineamento (se si intende riprodurre il campo a sinistra, al centro oppure a destra della
sezione).
Una volta effettuate le diverse scelte, sar sufficiente fare clic sul pulsante OK per avere i campi
ainseriti nel report nel punto e nella zona richiesti.
Si deve infine associare la propriet Origine controllo della casella con il nome della casella di testo
impostata per eseguire il totale parziale su un certo campo.
Una volta aperta la finestra di lavoro sul video, si crea una nuova presentazione oppure si
lavora su una gi memorizzata.
Prima di chiudere il programma, importante provvedere al salvataggio del file su disco, in
modo da poterlo ritrovare quando si avr bisogno della presentazione, per modificare le
singole diapositive o anche per copiarne alcune da incollare in una diversa.
Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione PowerPoint individuare l'icona sul Desktop e
fare doppio clic su di essa.
E' possibile lanciare in esecuzione PowerPoint facendo solo un clic sulla icona corrispondente
posta sulla Barra delle Applicazioni oppure sulla icona corrispondente posta sulla Barra degli
strumenti di Office.
A questo punto, appare sullo schermo la finestra di PowerPoint.
Se si fa clic su File nella Barra dei menu, si apre un menu a discesa: nella parte inferiore il
programma elenca i nomi dei file aperti di recente.
Il programma li elenca in ordine inverso di data e ora di salvataggio, ovvero con il numero
1 viene indicato il file memorizzato per ultimo, con il numero 2 il penultimo e cos via.
Per aprire il documento salvato per ultimo, prima della chiusura del programma, si pu
eseguire per esempio questa semplice sequenza operativa:
1. Fare clic su File.
2. Fare clic sul nome del file indicato con il numero 1.
Nel sottomenu Strumenti, il pulsante che appare in fondo a destra, compare la voce Trova ,
molto comoda per cercare file con particolari caratteristiche.
Facendo clic, si apre la finestra di dialogo in cui indicare i criteri di ricerca.
Si pu chiedere di trovare quelli il cui nome contenga determinate lettere, quelli modificati a
partire da una certa data, quelli pi piccoli o pi grandi di certe dimensioni in byte e cosi via.
Le possibilit di ricerca sono numerose e combinabili tra loro.
Le tre aree in verticale della finestra di dialogo Apri contengono:
A sinistra, una sorta di Barra di navigazione con alcuni pulsanti.
Al centro, un riquadro con lelenco dei file memorizzati nella cartella corrente.
A destra, una zona nella quale il programma pu visualizzare lanteprima del file
selezionato.
I pulsanti della barra di navigazione, posti sulla sinistra uno sotto laltro sono:
Cronologia
Documenti
Desktop
Preferiti
Cartelle Web
Il pulsante Cronologia provoca nel riquadro centrale la visualizzazione di file e
di cartelle recentemente memorizzati dal sistema operativo.
Fare clic su Documenti d accesso allomonima cartella di sistema presente sul desktop di
Windows.
Con il pulsante Desktop si vede lintero file system a partire dallalto e si pu individuare il
drive e la cartella che contengono il documento da aprire.
Un clic sul pulsante Preferiti permette di accedere ai file particolarmente significativi, che
l'utente, nel corso del tempo, ha inserito nella cartella Preferiti.
Fare clic sul pulsante Cartelle Web d accesso a cartelle presenti in Internet.
Con questa opzione si possono aprire documenti di presentazioni presenti in rete locale o
geografica in qualsiasi parte del mondo, ma anche memorizzarne altri in fase di salvataggio,
rendendoli disponibili per le pubblicazioni in Internet.
su Salva il programma salva la versione attuale della presentazione, ovvero cancella quella
precedente e riscrive sul file la versione aggiornata al momento del salvataggio.
Per salvare il documento in modo pi veloce, si pu utilizzare l'icona Salva che reca il disegno
di un dischetto (posta quasi sempre nella Barra delle icone, sotto la Barra dei menu),
semplicemente facendovi un clic.
Questo metodo da un lato comodo per salvare la presentazione con frequenza, senza perdere
tempo con il mouse; dall'altro per richiede una certa attenzione in alcuni casi specifici.
Si supponga per esempio che sia stato aperto un documento di presentazione solo come
modello per uno nuovo: importante fare immediatamente clic su File e poi su Salva con
nome, per cambiare la denominazione.
In caso contrario, si corre il rischio di lavorare e fare inavvertitamente clic
sull'icona Salva, cancellando cos il contenuto del file originario.
S
No
Annulla
Rispondendo S, la presentazione prima viene salvata e poi viene chiusa.
Rispondendo No, la chiusura avviene perdendo tutte le modifiche eseguite dopo lultimo
salvataggio.
Se si risponde Annulla, si rinuncia a chiudere la presentazione e si ritorna alla finestra di
lavoro.
Nel caso si intenda chiudere il programma di grafica di presentazione, si agisce in modo simile
alla chiusura di una singola presentazione, ma con alcune differenze sostanziali.
Si pu:
Fare clic su File, nella Barra dei menu e poi su Esci.
Fare clic sul pulsante di chiusura della finestra, ossia quello con la X in fondo a destra
nella Barra del titolo.
Premere la combinazione di tasti Alt+F4.
In tutti e tre i casi elencati, non si chiede solo la chiusura della presentazione attiva, ma quella
dellintera applicazione. Il programma, quindi, verificher lo stato di ognuna di quelle aperte.
Se la singola presentazione non stata modificata dopo lultimo salvataggio, oppure era stata
aperta ma non si intervenuto su di essa, verr semplicemente chiusa.
Nel caso contrario, il programma chiede tramite una finestra di dialogo se si intende salvare
prima di chiuderla.
Ancora una volta, lutente pu rispondere:
Affermativamente, salvando la presentazione e poi chiudendola.
Negativamente, rinunciando a tutte le modifiche apportate.
Annullando la chiusura e lasciando il programma aperto, per poter intervenire sulla
presentazione.
Dopo aver chiuso tutti i documenti di presentazione, il programma potr terminare
lesecuzione.