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12/05/2015

RevistaMundoPM

EntendendooPRINCE2™

AdalcirdaSilvaAngelo,PMP ® ,

PRINCE2™Practitioner&AccreditedTrainer

EluminiIT&BusinessConsulting

ConsultordeProjetos

Resumo–EsteartigoapresentaalgunsconceitoschavedoPRINCE2™,ummétododegestãode

projetosdesenvolvidopelogovernodoReinoUnido,equetemsidoutilizadocomopadrãonãosó por aquele governo, mas também pelo setor privado de diversos países, em todos os continentes.Apresentandoumavisãogeraldomodelodeprocessosnoqualométodoébaseado, alémdeseuscomponentesetécnicas,otextomostratambémosbenefíciosdasuaadoção, sugerindocritériosparaosucessodesuaimplementaçãoecitandoumbreveestudocomo PMBOK,querevela,claramente,existênciadeumasinergiaentreasduasabordagens.

OqueéPRINCE2™?

OPRINCE2™,ouProjectInaControlledEnvironment,éummétodonãoproprietário

paragerenciamentodeprojetos.Éadaptávelaqualquertipooutamanhodeprojetoecobreseu gerenciamento, controle e organização. Um projeto PRINCE2™ possui as seguintes características:

Controleeorganizaçãodoinícioaofim;

Regularrevisãodeprogressosbaseadanosplanosenobusinesscase;

Pontosdedecisãoflexíveis;

Gerenciamentoefetivodequalquerdesviodoplano;

Envolvimentodagerênciaedaspartesinteressadasemmomentos­chavedurante todaaexecuçãodoprojeto;

Umbomcanaldecomunicaçãoentreotimedoprojetoeorestantedaorganização.

OPRINCE2™édefatoumpadrão

OPRINCE2™foilançadocomoummétodoparagerenciamentodeprojetospelogoverno

britânicoem1996,tendosidocriadoem1989apartirdoPROMPTII,oqual,porsuavez,surgiu

em1975efoiadotadoem1979comopadrãoparagerenciamentodosprojetosdesistemasde

informaçãodogoverno.

Hoje, o PRINCE2™ vem sendo adotado como padrão para todos os projetos governamentaisnoReinoUnidoeamplamenteutilizadopelainiciativaprivadanãosónaquele país,mastambémemoutroslugaresdaEuropa,África,OceaniaeEstadosUnidos.Considerado

ométododegerenciamentodeprojetosmaisutilizadonomundo,contacommaisde250mil

profissionaiscertificados,sendoaindaquecercade1500pessoasprestam,mensalmente,os

examesdecertificaçãoFoudationePractitioner.Existemmaisde120centrosdetreinamento

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credenciados PRINCE2™ pelo mundo, os quais provêem treinamento, em 17idiomas, de 59 ferramentas de gerenciamento de projetos desenvolvidas com base no Método. No Brasil, a metodologia PRINCE2™ já vem sendo utilizada em algumas organizações, e é crescente a procuraporinformaçõesarespeitodoassunto.

Benefícios

ComautilizaçãodoPRINCE2™,aorganizaçãotemcomobenefíciosum

gerenciamentocontroladodasmudançasemtermosdeinvestimentoeretorno; umativoenvolvimentodosusuáriosedaspartesinteressadasdurantetodoo ciclodevidadoprojeto­oquegarantequeosprodutosatinjamosrequisitosde negócio,funcionais,deambiente,deserviçoedegerenciamento.Ametodologia possuiumaabordagemquedistingueogerenciamentodoprojetodo desenvolvimentodosprodutos,detalformaquepodeseraplicadanaelaboração deprojetosdequalquersegmentodemercado,desdeaconstruçãodeumnavio atéodesenvolvimentodeumsistemadeinformação.Osgerentesdeprojeto

queutilizamoPRINCE2™sãocapazesdeutilizarumaestruturaparadelegação,

autoridadeecomunicaçãoeterdefinidostodosospontosduranteoprojeto.

Destaforma,todososriscosserãorevistoseanalisadosehaveráuma

sistemáticanaturalparaogerenciamentoderiscos.

UmOverviewdoPRINCE2™

OPRINCE2™ébaseadoemoitoprocessose45sub­processos,osquais

definemasatividadesqueserãoexecutadasaolongodociclodevidadoprojeto. Juntamentecomesses,sãodescritosoitocomponentesquesãocomoáreasde conhecimentoquedevemseraplicadasdeacordocomanecessidade,dentrodas atividades de cada processo. A figura 1 mostra uma visão da estrutura do

PRINCE2™.Apesardenãodescreverquaisferramentasetécnicasdevemser

aplicadas, o manual do PRINCE2™ fornece três técnicas que auxiliam no planejamentoecontroledosprojetos.

técnicas que auxiliam no planejamentoecontroledosprojetos.

Figura1–ProcessosecomponentesPRINCE2™­BaseadonoManualPrince2–Managing

aSuccessfulProjectswithPRINCE2™.

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Processos

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StartingupaProject–Primeiroprocessodametodologia,éiniciadoapartir daemissãodeumdocumentodenominadoProjectMandate,quedefine,emalto nível, as razões para o projeto. O objetivo desse processo é responder à pergunta:“Existeumprojetoviávelequetragavalor?”.

Directingaproject–ProcessoderesponsabilidadedoProjectBoard,constitui umgrupocomresponsabilidadededardirecionamentoaoprojeto,formadopor representantes do negócio, usuários e fornecedores. Aqui são tomadas as decisõessobreoandamentodoprojetoesobreprováveisexceçõesocorridasao longodociclodevida.Directingaprojecttem,comoprincípio,ogerenciamento porexceção,ondeoProjectBoardmonitoraoprojetoviarelatóriosecontroles porintermédiodepontosdedecisãopré­determinados.

Initiatingaproject–Temcomopropósitoelaborarosplanosqueformarão

abaselinedoprojetoequefarãopartedoProjectInitiatingDocument(PID),que

constituiocontratoentreoProjectManagereoProjectBoard.

Managing Stage Boundaries – PRINCE2™ recomenda que o projeto seja divididoemestágios.Esteprocessoéexecutadoaotérminodecadaestágioe temcomoobjetivos:

GarantiraoProjectBoardquetodososprodutosplanejadosparaoestágio

foramcompletadosconformeoquefoidefinido.

Proverasinformaçõesnecessáriasparaavaliarseoprojetocontinuaviável.

Preparareaprovaroplanejamentoparaopróximoestágio.

Listarqualquerliçãoaprendidanoestágioqueestáterminando.

TratarqualquerexceçãooudesviodoplanejamentoaprovadopeloProject

Board.

Controlling a Stage – este processo descreve as atividades de controle e monitoramentodosestágiosdoprojeto,constituindoodia­a­diadogerentedo projeto.Aqui,sãoautorizadosospacotesdetrabalho,avaliadososriscoseas solicitaçõesdemudançaseefetuadasasaçõescorretivasnecessárias.

ManagingProductDelivery–Oobjetivodesteprocessoégarantir que os produtos planejados serão criados e entregues. PRINCE2™ separa o gerenciamento do projeto do desenvolvimento do produto. Este processo constitui a interface com os processos de desenvolvimento dos produtos do

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projetoexistentesnaorganizaçãocomo,porexemplo,oRUP(RationalUnified

Process)paradesenvolvimentodesoftware.

Planning–Esteprocessodesempenhaumpapelimportantenosoutros

processos.Associadoàtécnicaproduct­basedplanning,suafunçãoéauxiliarno

desenvolvimentodosplanosnecessáriosparaoprojeto.

Closing a Project – o propósito deste processo é realizar o fechamento controladodoprojeto.Ofechamentopodeserconduzidoaotérminodoprojeto, quandoestejádesenvolveueentregoutodososprodutospropostosouse,por algummotivo,tornou­seinviável.

Componentes

Business Case – Justifica a existência do projeto. A filosofia­chave por trás do

PRINCE2™éaconcepçãodequeoBusinessCasedevedirecionaroprojeto.Aolongodociclode

vidadoprojeto,oeleérevisadoevalidadoparagarantirqueoprojetosemantenharelevante.

UmsólidoBusinessCaseiráauxiliarnoalinhamentodoprogressodoprojetoaosobjetivosdo

negócio,mantendo­orelevanteparaaorganização.SenãoexistirumBusinessCasesatisfatório,

oprojetonãodeveseriniciado.EleéaferramentapelaqualoProjectBoardirámonitorarsua

viabilidade.

Organisation ­ Provê uma estrutura para o projeto com a definição de papéis e

responsabilidadeseorelacionamentoentreosdiversospapéisatuantesnoprojeto.Afigura10

mostraaestruturadegerenciamentodeprojetosPRINCE2™.

mostraaestruturadegerenciamentodeprojetosPRINCE2™. Figura10–Project ManagementStructure

Figura10–ProjectManagementStructureBaseadonoManagingaSuccessfulProjectswithPRINCE2™.

Plans­Disponibiliza um conjuntode planos que podem ser adaptados às características do projeto. O planejamento é vital para o sucesso de um projeto, e o plano deve conter informaçõesdetalhadasosuficienteparadeixarclarososresultadosquesequeralcançar.

Controls­Ofereceumasériedecontrolesqueajudamnaprevisãoenasdecisõesparaa

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resolução de problemas. Nenhum projeto é conduzido 100% de acordo com o plano, sendo comunsdesviosemcusto,prazo,ouemalgumoutroindicador.Aquiéaplicadooconceitode tolerância,ondesedefinemosníveisdetolerânciaqueoprojetopodeaceitar.Issosignifica que,seacadaverificaçãodestatusoprojetoestiverdentrodafaixadetolerância,nãoserá precisonenhumaaçãodoProjectBoard,queseráacionadosomentesehouveralgumaprevisão dequeasreferidasfaixasserãoexcedidas.Issoéconhecidocomogerenciamentoporexceção,

umafortecaracterísticadosprojetosPRINCE2™.

ManagementofRisk­Defineosmomentos­chaveondeosriscosdevemseravaliados

erevisados,alémdaabordagemaseraplicadaemsuamanutenção.

Quality ina ProjectEnvironment­ Apresenta uma abordagem para o controle de qualidadedosaspectostécnicosedegerenciamentodoprojetodurantetodoseuciclodevida.

ConfigurationManagement­Defineasfunçõesessenciaiseinformaçõesnecessárias

paraagerênciadeconfiguraçãodoprojeto,garantindoocorretoversionamentodosprodutosa

serementregues.Constituiumaproteçãoparaosprodutosdoprojeto.

ChangeControl–Técnicacujoobjetivoécontrolarasmudançasdoprojeto,verificando

evalidandoseusimpactos.

Técnicas

Product­basedPlanning–PRINCE2™temfocodeplanejamentonosprodutosqueo

projetodeverádesenvolverenãonasatividadesdesempenhadasnasuaprodução.Issoalteraa formadeplanejarecontrolaroprojeto.Oplanejamentoedefiniçãodoescoposãorealizadosa partirdeumaestruturadenominadaPBS(ProductBreakdownStructure)muitosimilar à EAP (EstruturaAnalíticadeProjeto),naqualoprodutofinaldoprojetoéquebradoemsub­produtos até o menor nível de sub­produtos identificáveis. A estrutura também ajuda na criação de pacotesdetrabalho,quefacilitamadistribuiçãoeocontroledotrabalhoparaasequipesde desenvolvimento.Estatécnicaprovêumframeworkquepodeseraplicadoaqualquertipode projeto,disponibilizandoumaseqüêncialógicaparaotrabalhoaserrealizado.

ChangeControlTechnique­Defineospassosparaoefetivotratamentodasmudanças solicitadas ao longo do projeto. Visa exclusivamente o controle de mudanças nos produtos desenvolvidos pelo projeto (specialist products), e não dos produtos de gerenciamento (managementproducts).

Quality ReviewTechnique –Constitui um processo estruturado para a revisão de qualidade,quevisagarantirquecadaprodutoentregueatinjaoseupropósitoconformeasua especificaçãodequalidade.

ImplantandooPRINCE2™

AchavedosucessodautilizaçãodoPRINCE2™éasuaescalabilidade/adaptabilidade,.É

recomendado que cada processo seja implementado a partir da seguinte questão: “Quão extensivamente este processodeve ser aplicadopara este projeto?”. Dessa forma, para um

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projetopequenoumprocessopodesermenosformalesertododesenvolvidoemumareunião, enquantoqueparaprojetosmaiores,ouqueenvolvammaioresimpactosparaaorganização, elesserãoextensosecommaisformalidade.Umaboaestratégiaédeterminar um padrão mínimo (com a definição de uma política) de documentos obrigatórios e opcionais. Na implantaçãoemumambientecorporativo,devemserconsideradosospadrõesjáexistentes, comoporexemplo,padrõesdequalidade,ferramentas,etc.

OPRINCE2™eoPMBOK

Existe um alto nível de compatibilidade entre o PRINCE2™ e o PMBOK. O segundo constituiumaamplabasedeconhecimentosemgerenciamentodeprojetos,eéfatoquetoda empresa,desejandogerenciar seusprojetosdeformaaaumentar suaschancesdesucesso,

deverálevá­loemconsideração.OPRINCE2™étotalmenteaderenteàsboaspráticascontidas

noPMBOK,sendoemalgunsaspectosasuamaterialização.

Agregandovaloraoprojeto,oPRINCE2™:

Provêummodelodeprocessosmelhordirecionadoaogerenciamentode umprojetoespecífico.

Possuiumprocessodeplanejamentomaisclaro,quepermiteaogerentede

projetosplanejaroesforçoparafazerosplanosnecessáriosaoprojeto.

Possuiumaestruturaorganizacionalcompapéiseresponsabilidadesdefinidas

paraotimedeprojeto,especificandoquemfazoqueequando.

Estabeleceadivisãodoprojetoemestágios,facilitandoogerenciamentoeo

planejamentodoprojeto.

Estabelececheckspointscomprocessosdetalhadosparacapturade

informaçãosobreoprogressodoprojeto.

Materializaocontroleintegradodemudanças(sub­processo4.6doPMBOK),

provendoumadetalhadaabordagemdecontroledemudançasegestãode

configuraçãoaolongodoprocessodegerenciamentodoprojeto.

Determinaprocessosclarosparadefinição,verificaçãoecontroledoescopo

doprojeto,

Provêmonitoramentoecontrolederiscos, fatoresintrínsecosaosprocessos degerenciamentodoprojeto.

Conclusão

Gerenciarumprojetoéumempreendimento,porsuanatureza,cheio

deincertezasemudanças.Semumametodologiadefinida,todososenvolvidos

terãoidéiasdiferentessobrecomootrabalhodeveráserorganizadooucomoo

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projetodeverásercompletado.Semummétodo,oprojetodificilmenteserá

finalizadodentrodasexpectativasdecusto,tempoequalidade.Epode­se

afirmarqueissoéespecialmenteverdadeparaprojetosgrandes.

PRINCE2™reúneumcompletoconjuntodeconceitoseprocessosde

gerenciamentodeprojetoscapazesdeendereçar,deformaefetiva,aatividade degerenciarumprojeto.ColocandoempráticaváriosconceitosdoPMBOK,e sendototalmenteescalável,o PRINCE2™seadequaaqualquertipooutamanho deprojeto,emqualquertipodeorganizaçãoeéfatordeterminanteparatodos osprojetosdogovernonoReinoUnido.Éumametodologiaconsistente,baseada emanosdeexperiênciadeváriosgerenteseequipesdeprojetos,alémdeserde fácilaprendizadoepoderserutilizadagratuitamente.

Referências

1. OGC, Office Goverment Commerce; Managing Succesful Projects with

PRINCE2™.Edição2005,PublicadoporTSO(TheStationeryOffice).

2. OGC,OfficeGovermentCommerce;TailoringPRINCE2™.Edição2004,PublicadoporTSO

(TheStationeryOffice).

3. OGC, Office Goverment Commerce; For Successful Project Management:

ThinkPRINCE2™.Edição2007,PublicadoporTSO(TheStationeryOffice).

4. Bentley,Colin.PRINCE2™APracticalHandbook.2ºEdição,1997.

5. OGC,OfficeGovermentCommerce;Website:www.ogc.gov.uk.

6. PRINCE2™;Website:www.prince2.org.uk

7. PMI(ProjectManagementInstitute);PMBOK–ProjectManagementBodofKnowlodge,

3rdediton.

SobreoAutor:

AdalcirdaSilvaAngelo,PMP,PRINCE2™Practitioner adalcir.angelo@elumini.com.br

Mini­currículodoautor.Experiênciadenoveanosemgerenciamentode projetos na área de tecnologia da informação, atuando em empresas como Embratel e Souza Cruz; participa do time de revisores do PRINCE2: 2009

project,projetoquetemcomoobjetivoaatualizaçãodoPRINCE2™.MBAem

gerenciamentodeprojetospelaFundaçãoGetúlioVargase formaçãoemanálise desistemas.CertificadoemgerenciamentodeprojetospeloProjectManagement

Institute(PMI),emPRINCE2™PractitionerpeloAPMGroupdaInglaterra.Faz

parte do time de consultores da Elumini IT & Business Consulting que vem

atuandoemprojetosnacionaiseinternacionaisutilizandoPRINCE2™.