ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN INFORMTICA

En este artculo, el autor pretende exponer brevemente algunos elementos de administracin que sirven de apoyo a
aquellas personas que con formacin tcnica pueden llegar a ejercer la funcin informtica.

Ingeniero Vctor Manuel Prez Pineda

Primera de tres partes

1. Conceptos generales

El ejercicio de la funcin de administracin desde su definicin (del Latn: AD=A y MINISTRATE=Servir)

conlleva al compromiso, por parte de quien la ejerce de cuidar de la mejor manera los recursos que se le
confan, para que estos sirvan como medio eficiente, y permitan cumplir ciertos objetivos de una
empresa.
La administracin, para su ejercicio, se divide principalmente en cinco apartados:
Planeacin: Fijar objetivos, metas y beneficios, as como determinar las polticas y procedimientos que
permitirn alcanzar estos objetivos.
Toma de Decisiones: Esta es tal vez la parte ms importante de la labor de un administrador. Aqu se
analizan las posibles alternativas o caminos que nos pueden llevar a lograr el objetivo en la forma ms
eficiente.
Organizacin: Esto representa en esencia la creacin de la estructura orgnica que permita realizar las
actividades necesarias para cumplir con el objetivo que se ha fijado.
Direccin: Es la conduccin de los recursos humanos que participan en todos los niveles de
organizacin. La direccin requiere de una habilidad especial para tratar el elemento humano, a fin de
que ste se involucre en el proceso necesario para alcanzar los objetivos fijados.
Control: Por medio del control se vigila que las actividades que efecta la organizacin y sus resultados,
en realidad se orientan al logro de los objetivos fijados por las empresas.

II.

El Ejercicio de la Administracin en Unidades de Informtica

Indudablemente, el esquema de administracin descrito con anterioridad debe aplicarse dentro de las
Unidades de Informtica, al igual que en la empresa misma. De un adecuado uso de la administracin
depende en gran medida el logro de los objetivos que se pretendan alcanzar.

En trminos generales, el recurso humano y los bienes materiales son los elementos que hacen posible
el logro de los objetivos fijados. Es importante saber que tanto los primeros como los segundos, deben
de administrarse de manera especial, requirindose para cada caso cualidades igualmente especiales
por parte del administrador.

La administracin en informtica exige una atencin an ms cuidadosa sobre estas cualidades debido,
principalmente, al tipo de recursos humanos que colaboran en la administracin. En forma predominante,
el personal que interviene en la presentacin del servicio de informtica est orientado a realizar tareas
intelectuales, requirindose para ello, personas con una capacitacin de nivel superior lo que exigen de
una gran habilidad de parte del administrador, o particularmente del encargado de dirigirlos.

Cuando la empresa ha decidido establecer dentro de su organizacin una Unidad de Informtica como
apoyo para el logro de sus objetivos, sta debe empezar a operar basndose en el esquema de
administracin. Es importante considerar que normalmente las Unidades de Informtica inician en
pequeo, y si uno es capaz de administrar eficientemente en pequeo, lo ser para una estructura
grande, de lo contrario en ambos casos ser un fracaso que se amplificar en el segundo.

Dichas operaciones en trminos generales se desarrollan de la siguiente forma:

La planeacin

Se debe elaborar un Plan de Desarrollo Informtico en el que se establezcan los objetivos, polticas y
estrategias que harn posible el ejercicio de la funcin informtica dentro de la empresa. Con dicho plan
se pretende:

Definir las necesidades de bienes y servicios informticos que tendr la empresa a corto, mediano y largo plazo.

Establecer un esquema de desarrollo gradual, coordinado y racional de la informtica.

Normar el desarrollo de la funcin informtica, considerando para ello las disposiciones oficiales y legales que
apliquen, as como la normatividad interna.

Definir los parmetros de retroalimentacin que contribuyan al xito del desarrollo del propio plan.

Algunas de las caractersticas ms importantes de este plan deben ser su integridad, flexibilidad,
factibilidad, normatividad y jerarqua.

Una estructura recomendable del plan es la siguiente:

1. Identificar objetivos y funciones de la empresa, considerando si es necesario, las bases legales de su creacin.

2. Describir las necesidades de bienes y servicios informticos de la empresa a corto, mediano y largo plazo.
3. Establecer las polticas y estrategias que servirn de base para la ejecucin del plan, tratando de jerarquizar las
acciones que sean necesarias.
4. Definir el Esquema de Desarrollo Informtico al que pretende llegar la empresa, considerando aqu recursos
fsicos, lgicos, estructurales y humanos. Es importante definir aqu las metas en que se dividir la ejecucin del
plan.
5. Definir explcitamente el programa de actividades que har posible la ejecucin del plan, considerando en l las
adquisiciones de bienes y contratacin de servicios necesarios para lograr el Esquema de Desarrollo Informtico
deseado.
6. Dado que la informtica normalmente representa un alto costo de operacin para la empresa es importante
contemplar dentro del Plan de Desarrollo Informtico, las medidas de seguridad que se implantarn en la
organizacin a fin de proteger los bienes, asegurar su disponibilidad, integridad y confidencialidad.

Dentro de este plan de contingencias se debern definir los procedimientos de accin, el personal que
interviene en su ejecucin, as como los recursos que demanda.

La Organizacin

Es importante definir la forma en que la Unidad de Informtica deber organizarse para que pueda
ejercer su funcin en la forma ms eficiente. Aqu se debe tener cuidado, de que esta debe obedecer
slo a una necesidad real derivada tal vez de un incremento en la demanda del servicio o a cambios
tecnolgicos propios del rea. La reduccin de la organizacin tambin puede llegar a determinarse por
un comportamiento inverso de la demanda o a los mismos avances tecnolgicos.

Siempre es ms seguro administrar lo necesario, que inventar funciones para justificar una estructura
orgnica que no es la requerida.
Por la funcin que desempean las Unidades de Informtica dentro de las empresas es recomendable
que se unifiquen a nivel de staff dentro de su organizacin. Ello es para no favorecer predominantemente
a alguna rea en particular y por el contrario, que exista un beneficio equilibrado.

Toma de decisiones

Los responsables de dirigir las Unidades Informticas requieren de una habilidad importante para ejercer
esta parte del esquema de administracin. Es indiscutible que de una acertada toma de decisiones
depende en gran medida el xito de la empresa.

Las decisiones importantes, en la mayora de los casos, se toman por parte de los directivos de alto
nivel, por lo que de ellos se requiere entre otras cosas de:

Un entendimiento claro de los objetivos, polticas ordenamientos legales, estructura orgnica de la empresa.

Un conocimiento y responsabilidad del ejercicio de la funcin informtica.

Un compromiso, y si es posible, una entrega a la institucin (ponerse la camiseta), tratando de que en su

ejercicio coincidan, tanto los objetivos de la empresa como los personales.

Estar informados y actualizados sobre las tendencias tecnolgicas y el entorno en el que se mueve la empresa,
tanto interna como externamente.

Un espritu emprendedor que le permita la confianza suficiente para correr riesgos medidos, los cuales hagan
posible alcanzar el objetivo en una forma eficiente.

Se deben cuidar de que en la toma de decisiones predomine la razn sobre el instinto. Por lo tanto, en la
seleccin de directivos debe ponerse especial atencin.

ADMINISTRACIN EN UNIDADES DE INFORMTICA

La Direccin

Esta parte de la administracin no es menos importante que las dems y est estrechamente relacionada con todas
ellas, ya que en la funcin de direccin se concentra la mayor responsabilidad para lograr el xito del ejercicio de la
funcin informtica.

El responsable de dirigir este ejercicio, adems de cumplir con los requisitos descritos en el punto anterior, debe ser
capaz de conducir adecuadamente el desempeo de sus subordinados, No hay que olvidar que el recurso humano es el
elemento ms importante dentro de la organizacin, por lo que para su conduccin se requiere de habilidades especiales
como pueden ser:

El seleccionar a la persona adecuada para el puesto.

Motivar al personal para que en el desempeo de su trabajo logre su realizacin profesional y como ser humano,
contribuyendo con ello al logro del objetivo de la empresa.

Esto es posible lograrlo mediante un trato respetuoso, una participacin activa en la elaboracin y en la difusin de los
planes y programas de trabajo, un sistema que permita reconocer su desempeo, un programa de adiestramiento y
capacitacin, as como la utilizacin de algunas dinmicas de integracin de grupos de trabajo, entre otras cosas.

Formar al personal que a futuro pudiera ocupar los puestos vacantes de nivel superior, cuidando con ello que no existan
personas indispensables, ya que lamentablemente la dinmica de las Unidades de Informtica hace difcil el arraigo de
las gentes.

La conduccin de la actividad humana exige que el responsable sea capaz de entender que cada persona es nica en su
forma de ser, por lo que debe respetar su individualidad y hacer lo posible por conocerlo en forma particular. Es por ello
que la direccin eficiente se logra cuando se es lo suficientemente hbil para conducir de manera especial a cada
individuo.

En este desempeo el Director debe de actuar como psiclogo, padre, amigo y jefe.

ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN INFORMTICA

En este artculo el autor pretende exponer brevemente algunos elementos de administracin que sirven de apoyo a
aquellas persona que con formacin tcnica pueden llegar a ejercer la funcin informtica.

Ingeniero Vctor Manuel Prez Pineda

Segunda parte

El Control

Esta parte de la administracin representa la mayor demanda de procedimientos y mtodos, pues de un adecuado
control de la actividad depende el conocimiento confiable de los logros, la forma de llegar a ello, su costo y, en su caso, la
identificacin de las desviaciones y sus causas, que pudieran poner en riesgo las consecucin de los objetivos fijados.
Algunas metodologas y procedimientos que hacen posible un adecuado control en el ejercicio de la funcin informtica
son las siguientes: - sin jerarquizar su importancia ya que son igualmente convenientes pues cumplen objetivos
diferentes -.

Agenda de trabajo. Es importante registrar diariamente, sistemticamente las actividades y compromisos programados
y no programados. No es conveniente confiar demasiado en nuestra memoria. Por lo tanto, un buen administrador debe
auxiliarse de una agenda para su trabajo diario, ya que adems de servirle stos de programa diario, le permite registrar
eventos importantes no programados que probablemente a futuro tenga necesidad de consultar.

Reporte nico de actividades no rutinarias. Para asegurar el cumplimiento de los programas de trabajo orientados a
alcanzar las metas propuestas, es importante programar las actividades necesarias identificndolas claramente, y
sealando el o los responsables de ejecutarlas as como el avance comprometido.

Este procedimiento permite adems de lo anterior, registrar el avance real e identificar las causa que originaron
desviaciones al programa.

Es muy comn que en cualquier organizacin se requiera conocer en cualquier momento el estado que guardan los
planes y programas de trabajo, hacindose necesario para ello, formatos diversos que contienen en esencia la misma
informacin. El utilizar este procedimiento asegura, entre otras cosas, oportunidad y consistencia de la informacin que
se proporciona.

Utilizacin del servicio. Esta metodologa permite obtener reportes peridicos clasificados en diferentes formas que
sirven de indicadores para evaluar el grado de utilizacin y el costo de los bienes informticos. Esto se hace con la
finalidad de utilizar de la mejor manera dichos bienes y detectar las causas que han afectado el servicio formal. Tambin
sirven para saber si estos bienes estn siendo suficientes y adecuados para atender las necesidades planteadas.

Niveles de servicio. Cuando las Unidades de Informtica atienden a una cantidad de usuarios considerable, es
importante celebrar acuerdos con ellos, mediante los cuales se definan las caractersticas de los servicios requeridos en
cuanto a cantidad, frecuencia, tiempo de respuesta, etc., con la finalidad de que los usuarios estn conscientes de lo que
realmente es factible recibir de la Unidad de Informtica, evitando con ello inconformidades o malos entendidos.

Manejo de Problemas. Cuando las Unidades de Informtica adquieren cierta magnitud como consecuencia casi lgica
de su desarrollo, el nmero, diversidad y complejidad de los problemas que se le presentan, tanto a los usuarios como a
los propios prestadores de servicios, se ven en orden creciente, y en ocasiones existe incertidumbre de a quin se le
debe reportar y si realmente quien recibe el reporte ser capaz de resolverlos en forma eficiente.

Es por ello que se hace conveniente la creacin de una Unidad que se encargue de recibir el reporte de los problemas
tcnicos relacionados con el rea de informtica, siendo sta el medio nico para hacerlo.

Esta Unidad debe registrar tales problemas, canalizarlos para su atencin y hacerles un seguimiento hasta que se
resuelven dejando constancia de la forma como se logr para que en caso de recurrencia se puedan atender de forma
ms rpida.

Control de Cambios. Los cambios dentro del ambiente normal de trabajo del rea de informtica son muy frecuentes,
debido entre otras cosas a la propia dinmica de desarrollo de sta rea.

Es muy importante tener un control adecuado de los cambios necesarios a realizar, sean de tipo fsico, lgico, humano o
de procedimiento. Ello con la finalidad de prever las consecuencias que tendr el realizarlos, preparando lo necesario en
caso de que el cambio no llegara a tener xito.

Inventario de recursos fsicos. Desde que se recibe cualquier equipo, sin importar su procedencia (compra, donacin,
renta o prstamo), se debe poner especial cuidado en su control, registrndolo en una base de datos que nos permita en
cualquier momento conocer, tal vez, su costo de compra, fecha de recepcin, nmero de serie, caractersticas, usuario
directo, perodo de garanta, proveedor, etctera.

Inventario de Recursos Lgicos (Programoteca). Indiscutiblemente, el desarrollo de los recursos lgicos (software)
representa en muchos casos un costo importante, debido a que stos se relacionan directamente con el costo de los
recursos humanos, que representan normalmente el mayor porcentaje de los costos de operacin de una empresa.

Por ello, es muy recomendable que se lleve un inventario de software desarrollado para evitar redundancias y atender de
manera casi inmediata algunos requerimientos, basndose en lo ya existente.

Seguro contra siniestros. Dado el alto costo que representa la adquisicin de los bienes informticos, sus instalaciones
y principalmente los sistemas de informacin, as como la propia informacin, resulta imprescindible la contratacin de
una pliza de seguros contra ciertos riesgos, ya que como el caso de la informacin, sta puede llegar a tener un valor
incalculable.

Sin embargo, en el desafortunado caso de un siniestro, al menos se debe contar con la posibilidad de recuperar los
bienes materiales para poder reconstruir el ambiente de trabajo. Esto se relaciona directamente con los planes de
recuperacin para casos de desastre, donde se preven las medidas necesarias para disminuir el impacto de un siniestro,
contando por ejemplo con archivos duplicados, resguardados en diferentes sitios.

Lo expuesto anteriormente es vlido tanto para Unidades de Informtica de reciente creacin, como para aquellas que ya
han iniciado con anterioridad sus operaciones; slo que en el segundo caso no se parte de cero, sino que se deben
hacer los ajustes necesarios a todos los elementos de administracin planteadas por parte de los usuarios actuales y
potenciales.

II.

Ciclo del Ejercicio de la Funcin Informtica

Dentro de la operacin normal de las Unidades de Informtica, principalmente cuando stas ya han
iniciado operaciones en ejercicios anteriores, se presenta una secuencia de elementos que se hacen
necesarios para desempear adecuadamente su funcin.

Normalmente, estos elementos, relacionados con el esquema de administracin, se dan en forma cclica
en cada ejercicio ajustndolos en cada ocasin a las necesidades vigentes, En trminos generales este
ciclo se desarrolla de la siguiente manera:

Se parte normalmente de un presupuesto de egresos, y si el caso, el de los ingresos que se requerir para el
siguiente ejercicio.

Aqu es necesario tomar en cuenta todas las necesidades financieras que se estiman requerir para
atender eficientemente la funcin informtica. Tambin es importante tener presente que si en ocasiones
es difcil adquirir lo que se tena previsto, es ms difcil cuando no se hace esto. Por ello se debe tener
especial cuidado en la elaboracin de este presupuesto.

Elaboracin de planes y programas de trabajo. Es importante definir los planes y programas de trabajo que
sern necesarios para cumplir con las metas programadas. En su elaboracin debe participar el personal
responsable de su ejecucin para que incluya todas las actividades necesarias evitando, hasta donde sea
posible, las omisiones y su propio desconocimiento.

En estos planes y programas se debe incluir la capacitacin y el adiestramiento requeridos para que las personas
cumplan de manera eficiente con su responsabilidad.

Elaboracin de rdenes de compra y contratacin de servicios. Tomado como referencia la autorizacin

presupuestal se deben programar con toda anticipacin las rdenes de compra y la contratacin de servicios a
fin de asegurar que se contar oportunamente con todo lo necesario para la ejecucin de los programas de
trabajo.

Por medio del Programa-Reporte de Actividades se da seguimiento al programa de trabajo comprometido. Es

importante que su revisin sea peridica y que en ella se contemplen todos los datos necesario para la
elaboracin de los informes correspondientes. Con ello se cierra el ciclo, identificando los parmetros de
retroalimentacin necesaria que darn origen a un nuevo planteamiento de los planes previstos, ajustndolos a
las necesidades vigentes.

II.

A qu Puede Deberse el Ejercicio Exitoso de la Funcin Informtica?

Sin pretender brindar una receta, ni mucho menos, una jerarqua de aspectos para lograr el xito del
ejercicio de la administracin dentro de la funcin informtica, son los puntos que se describen a
continuacin, los cuales pueden contribuir a lograrlo de mejor manera.

Es necesario conocer y atender claramente el o los objetivos de la empresa, su organizacin, polticas y la

normatividad interna.

Contar con el apoyo y la confianza de las autoridades superiores para poder llevar a cabo los planes y
programas de trabajo.

Estar enterados en forma permanente de las tendencias tecnolgicas del rea para tener la autoridad tcnica a
fin de proponer las lneas de desarrollo.

Mantener un compromiso nico de trabajo para poder servir mejor a la empresa.

Predicar con el ejemplo

Atender de inmediato los asuntos menores y reflexionar sobre los mayores.

Tratar al personal con respeto y cortesa, haciendo lo posible porque en su desempeo encuentre su propia
realizacin.

Llevar a cabo dinmicas de integracin de grupos de trabajo, por medio de su participacin en la elaboracin de
programas de trabajo, convivencias, etc.

Mantener una relacin cordial, si es posible, amistosa, con los responsables de las otras reas de la estructura
orgnica de la empresa.

Mantener el mximo orden en el desempeo, pensando que se debe trabajar diariamente tan entusiastamente
como si fuera el ltimo de trabajo ejerciendo esa funcin.

Requerir con la mayor oportunidad los bienes y servicios necesarios, tratando de, hasta donde sea posible, ser
los primeros a fin de asegurar con ello que existan los recursos suficientes, y no al ltimo cuando se pudiera
correr el riesgo de haber dispuesto de ellos para atender otras prioridades.

Entender que el desempeo de la funcin asignada debe ir ms all del simple cumplimiento y que uno debe
sentir cario a la institucin (ponerse la camiseta), viendo en ella tal vez, sus intereses como propios.

Participar, hasta donde sea posible, en la definicin de las lneas de desarrollo de la empresa.

Delegar lo delegable.

LTIMA PARTE

Mantener una buena relacin comercial con los proveedores.

Elaborar los Planes de Desarrollo Informtico con las caractersticas mnimas descritas en el punto II.

Reconocer el cumplimiento eficiente del desempeo del personal y an ms el esfuerzo extra aplicado al logro
de los objetivos de la empresa.

V Centralizacin de la Funcin Informtica y la Descentralizacin de los Servicios

Existe cierta polmica entre el medio informtico sobre los pros y los contras que representa la centralizacin del servicio
que proporcionan estas unidades dentro de la empresa. Sin embargo, es conveniente analizar los casos en lo particular y
decidir lo ms adecuado para cada uno de ellos.

Es indiscutible que el hecho de contar con los equipos y sistemas de cmputo cada vez ms orientados a usuarios
finales podra indicar que lo ms recomendable es darle a cada cual sus recursos y que los administren por si mismos.

Sin embargo, en algunos casos esto no es muy conveniente debido a varias razones, como pueden ser las siguientes:

Normalmente, el usuario requiere de cierta asesora para el adecuado uso y explotacin de sus recursos de
cmputo.

El mantenimiento de los bienes informticos puede ser ms costoso por unidad que por lote.

Se corre el riesgo de darle recurso sobrado o limitado, segn necesidades reales.

Se pierde el control sobre el uso de los bienes informticos, etctera.

Es por ello que lo ms recomendable, en la mayora de los casos, dentro de la empresa es que se encargue de
administrar esta funcin basndose en la descentralizacin del servicio y en la centralizacin de su administracin,
siendo esta rea la encargada entre otras cosas de:

Elaborar los planes de desarrollo informtico.

Elaborar los estndares de Desarrollo de Sistema y Uso de Software.

Controlar los inventarios de bienes informticos.

Realizar los trmites necesarios para la contratacin de bienes y servicios informticos.

Elaborar la normatividad de uso de los bienes informticos.

Continuar el mantenimiento de los bienes informticos, etctera.

Despus de realizar lo expuesto anteriormente podemos decir, basados en nuestra experiencia, que trabajar bajo este
esquema de administracin dentro de las Unidades de Informtica puede representar un ahorro importante para la
empresa, y una mayor posibilidad de que la Informtica cumpla, de manera eficiente, su funcin de apoyo al logro de los
objetivos institucionales.

Referencias
Principios de la Direccin y Conducta Organizacional, Burt K. Scanlan, Limusa, Primera Edicin.
Gua para la Elaboracin del Programa de Desarrollo Informtico, INEGI-SPP, Edicin 1997.
Manejo de Problemas, Control de Cambios y Niveles de Servicio, IBM, 1987.

1.2. LA INFRAESTRUCTURA CLSICA DE LA

FUNCIN INFORMTICA

El rea de Informtica representa una entidad dentro

de la organizacin, la cual tiene como objetivo
satisfacer las necesidades de informacin de la
empresa o Institucin de manera veraz y oportuna.
Su funcin primordial es complementar la labor
administrativa para hacerla ms segura, fluida y as
simplificarla. Es responsable de centralizar, custodiar
y procesar la mayora de los datos con los que opera
la empresa o institucin . Prcticamente todas las
actividades de los dems departamentos se basan en
la informacin que proporciona el rea de
Informtica, la toma de decisiones depende en gran
medida de la capacidad de respuesta del
procesamiento de datos.
Por lo anterior, casi no se escatima la inversin para
proveerla del equipo tcnico, (material y humano)
necesario. De hecho en la mayora de las
organizaciones el rea de Informtica absorbe la
mayor parte del presupuesto de operacin.
La importancia que tiene el rea de Informtica
dentro de la organizacin , la coloca en una posicin
que influye incluso en gran parte de las decisiones
administrativas y de proyeccin de las empresas.
Como se puede apreciar, el rea de Informtica es
uno de los engranajes vitales dentro de la maquinaria
organizacional de la empresa; permite que muchos
otros engranajes se detengan o funcionen
sistemticamente. De hecho la efectividad del rea
significa la culminacin de la sistematizacin de la
empresa.
El anlisis y diseo de sistemas de informacin
implica un alto grado de eficiencia administrativa
dentro de la organizacin. Se puede afirmar que la
sistematizacin reclama que los mecanismos
administrativos de la organizacin estn claramente
establecidos.

Por lo que se vuelve sumamente importante que

dentro de sus funciones el rea de Informtica se
encargue de que la organizacin adquiera la
conciencia sobre lo que significa un nivel
administrativo eficiente.
Por lo que antes de iniciar cualquier anlisis y diseo
o implantacin de tecnologa el rea usuaria debe
tener sus mecanismos administrativos claramente
establecidos y mejorados.
[SER,01]

UBICACIN TRADICIONAL DEL REA DE

INFORMATICA EN LA ORGANIZACIN

[GAO,01]

UBICACIN ACTUAL DEL REA DE INFORMTICA

BAJO EL CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE LA
FUNCIN DE INFORMTICA (AFI), DE LA
ORGANIZACIN

La estructura del enfoque cliente-servidor bajo el

concepto de red, se ajusta al esquema.
[GAO,01]

Qu es un Plan?
Un plan es un conjunto de actividades propuestas
con la finalidad de alcanzar objetivos o resultados
previstos.

Qu es una Unidad Usuaria?

Se define como una entidad, dentro de la
organizacin, que cubre una funcin completa y que
acta con autonoma operativa para lograr sus
propios objetivos.

PLAN DE ACCIN PARA LOGRAR LA

ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN INFORMTICA

Primer objetivo: Descentralizar el rea de

Informtica.

o Paso1: Formacin de un comit de

poltica informtica

o Paso 2. Anlisis de la situacin actual

(Diagnostico)

o Paso 3. Anlisis de las ventajas que

traer la descentralizacin del rea de
informtica

o Paso 4. Visualizacin de la organizacin

total de la empresa por medio del
enfoque de unidades usuarias

o Paso 5. Esquematizacin de la funcin

informtica a travs de las distintas
unidades usuarias

o Paso 6. Exposicin ante los directivos de

la empresa de los argumentos ventajosos
que implica la descentralizacin de rea
de informtica con el fin de obtener su
aprobacin (tabla comparativa)

o Paso 7. Inicio de la Administracin de la

Funcin Informtica de la empresa.

Segundo objetivo: Formar un mecanismo para

la administracin global del entorno informtico
de la empresa.

o Paso 1. Contar con la estructura

descentralizada del rea de informtica

o Paso 2. Constituir el rea administradora

de la funcin informtica de la empresa

o Paso 3. Adoptar un modelo de

aprendizaje por seguimiento como
funcin. (diagrama)

Tercer objetivo: Crear una cultura informtica a

nivel de la empresa.

o Paso 1. Realizar un anlisis de

requerimientos de informacin dentro de
cada unidad usuaria

o Paso 2. Efectuar una campaa de

creacin de conciencia informtica.

http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/polilibros/p_terminados/AdmonInfor_I/CAI/UNIDAD
%20I/PUNTO1.3.HTML

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

OBJETIVO...
Es dar a conocer las tcnicas de planeacion y analisis financiero de las empresas que lo introduciran a la evaluacin del
diseo de la empresa y le facilitara la identificacion de las caracteristicas de los sistemas de informacion requeridos para
apoyar a este proceso.

TEMARIO.

UNIDAD I
1 La informatica y la organizacion
1.1 Importancia de la funcion informatica
1.2 Importancia de la administracion de la funcion informatica
1.3 La funcion Informatica y su relacion con el ciclo competitivo de las organizaciones
1.4 Tendencias de las tecnologias de informacion
1.4.1 Tendencias de hardware software datos y comunicaciones
1.4.2 La calidad total en la administracion de tecnologias de la informacion
1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informatico
UNIDAD II
1.4.3 Reingeniera de la administracion de tecnologias de la informacion
2 Organizacion y direccion de los centros de informatica
2.1 Estructura organizacional
2.1.1 Funciones del personal
2.1.1.1 Area directiva
2.1.1.2 Departamento o area de operaciones
2.1.1.3 Departamento o area de produccion y control
2.1.1.4 Departamento o area de analisis de sistemas
2.1.1.5 Departamento o area de programacion
UNIDAD III
3 Planeacion de centros de informatica
3.1 Aplicacion de los niveles de planeacion
3.1.1 Planeacion estrategica
3.1.2 Planeacion tactica
3.1.3 Planeacion operativa
3.1.4 Planeacion de recursos
3.1.5 Planeacion de personal
3.1.6 Planeacion de infraestructura fisica
UNIDAD IV
4 Condiciones fisicas
4.1 Seleccion del area general
4.2 Seleccion del lugar especifico
4.3 Preparacion de espacios
4.3.1 Analisis de riesgos
4.3.2 Condiciones de construccion
4.3.3 Instalacion electrica y clima artificial
4.3.4 Seguridad logica y fisica
4.3.5 Aspectos principales para la seguridad
4.3.5.1 La confidencialidad
4.3.5.2 La integridad
4.3.5.3 La disponibilidad
4.4 Ergonomia aplicada a los procesos informaticos
UNIDAD V
5 Normatividad en la funcion informatica
5.1 Estandares para el manejo de datos e informacion
5.2 Estandares de analisis diseo e implementacion de sistemas
5.3 Estandares de operacion de sistemas
5.4 Estandares sobre los procedimientos de entrada de datos, procesamiento de informacion y emision de resultados
5.5 Estandares en el sistema de teleinformatica

5.6 Estandares de documentacion

5.7 Estandares de mantenimiento

UNIDAD I

1 La informatica y la organizacio.
funcion informatica se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnologicas,nuevos dispositivos y nueva forma de
elaborar informacion consistente y la base que lo hace posible es la informacion.

Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la informacion dentro de la funcion informatica:

1.- La informacion debe ser almacenada y procesada por computadora

2.- Debe ser confidencial para algunas personas

3.- Puede ser mal utilizada o divulgada

4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude

La administracion es el proceso de crear diseary mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal
forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas.
funciones de la administracin:

Planear: Es la determinacin de los objetivos y eleccin de los recursos de accin para lograrlos, con base en la
investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

Organizar: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la
determinacin de la jerarquas, disposiciones, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y
justificar las funciones de un grupo social.

Integrar:Consiste en reclutar al personal que cumpla con el perfil necesario para los objetivos de la empresa donde
posteriormente se le capacitar y asesorar para el mejor desempeo dentro de la empresa.

Direccion: Es la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional mediante la gua de los esfuerzos
del grupo social a traves de la motivacin, comunicacion y la supervisin.

Control:Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes con el fin de detectar y preveer desviaciones, para
establecer las medidas correctivas necesarias.

Actualmente en todas las empresas ya sea,micro, mediana, grande o transnacional,incluyen el uso de tecnologas de
informacion en sus procesos de administracion,produccin,manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de
sistemas.

1.2 Importancia de la administracion de la funcion informatica

La importancia en la labor administrativa en la Funcin Informtica reside en la necesidad de controlar y dirigir los recursos humanos, materiales o
tcnicos y financieros; de igual manera los recursos del software y hardware que se requieran para la realizacin de las metas trazadas al da o
desde el principio.
Es importante la Planeacin y la Organizacin dentro de un departamento o empresa informtica, ya que precisamente es la sistematizacin la
base sobre la cual trabaja la informtica, adems de que existen en ellas demasiados recursos que desean ser coordinados y organizados (hombremquina) para un trabajo armonioso y exitoso.
1.3 La funcion Informatica y su relacion con el ciclo competitivo de las organizaciones
La funcion informatica como un fenomeno que se presenta ante la necesidad y exigencia del despilfarro de tecnologia. Es
muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el rea de informtica de cualquier organizacin, en
administracin existe el concepto de la delegacin de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni debe hacer
todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su funcin y ayudarla a que esta la realice de la mejor
manera.

En el rea de informtica tambin se aplica este concepto ya que es importante que el licenciado En informtica que
generalmente funge como administrador de la funcin informtica de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la
tecnologa, y entender que no se debe delegar la propia tecnologa (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los
programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas,
programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admn. De la funcin informtica el uso de la tecnologa pero si
el desempeo y funcionalidad de la misma.
1.4 Tendencias de las tecnologias de informacion
El futuro ambiente tecnolgico (que ya comenz), deber considerar la adopcin de modelos de negocio centrados en la
web, que utilizan herramientas y estndares de Internet, y garantizan la omnipresencia de los servicios y la informacin
(cualquier momento - cualquier lugar), organizndose en forma federalizada y con una arquitectura de tres niveles
claramente separados: la interface al usuario, la lgica de negocios y la gerencia transaccional de las bases de datos.

Para manejar la transicin hacia el nuevo ambiente sugiero:

Revisar el modelo de negocios en funcin de las reglas definidas y analizar constantemente las necesidades de
informacin acorde al entorno.

Definir una visin tecnolgica que responda a las funciones o procesos organizacionales y no a la estructura
organizativa, pues si esta cambia, la visin tecnolgica perdera vigencia o ameritara ser revisada.

Considerar a la gente como parte de cualquier estrategia de actualizacin tecnolgica, ayudndolos a adquirir las
capacidades para comprender, asimilar y adoptar las nuevas facilidades de transformacin.

Evaluar la conveniencia del modelo de contratacin delegada a terceros (outsourcing) en el anlisis de costos y
seguridad.

Simplificar y unificar la diversidad de plataformas y ambientes de desarrollo, as como consolidar las bases de
datos.

Identificar oportunidades de racionalizacin y reorganizacin apoyados en la tendencia convergente de

tecnologas de datos, voz y vdeo.

Utilizar aceleradores middleware que permitan portar las aplicaciones existentes al nuevo ambiente,
minimizando esfuerzos y dedicndolos a satisfacer requerimientos nuevos que no se hayan atendido o que se vayan a
presentar en el futuro inmediato.

Extender el uso de la tecnologa SAN (Storage Area Network) para el manejo de archivos, revisar los
mecanismos de almacenamiento secundario y la evaluacin profunda de las estrategias de Data Warehousing.

Adoptar servicios de respaldo remoto, contingencia de datos y aplicaciones, virtualizacin y otras estrategias
habilitadas por la tecnologa.
1.4.1 Tendencias de hardware software datos y comunicaciones
Las tendencias de hardware como lo son las impresoras, redes y partes de computadoras benefician de una forma nunca
antes conocida a las personas facilitndoles el trabajo, por ejemplo en los dispositivos de almacenamiento de datos el
tamao se reducir aun mas veremos en las, conocidas memorias USB un incremento de capacidad, la capacidad
mxima actual es de 8GB para el ao que viene esta capacidad se doblara a finales de esta dcada tendremos
memorias de 20GB de capacidad esto es algo que nunca antes nadie imaginaba, a este cambio no escapan los discos
duros que en la actualidad tienen una capacidad mxima de 2terabytes que equivale 26 discos duros convencionales de
80GB aqu se esta ablando a nivel de empresas. Ya que es en las empresas donde se maneja un gran flujo de
informacin debido a las operaciones que se realizan como la IBM que maneja informacin de todas las operaciones
realizadas a nivel mundial. Y que decir de los CD-ROM los primeros cds pticos que entraron al mercado tenan una
capacidad de almacenamiento de 600mb haya por el ao 2002 eran los ms usados para almacenar msica videos y
datos en general pero hoy en el 2008, los cds estn hechos de diferentes materiales y pueden almacenar informacin a
lo grande hasta 8 GB de datos en los discos de doble capa llamados HD-DVD evolucin de los DVD en ellos se pueden

grabar y ver hasta 10 horas de video. Llegando a su fin la Hera analgica es decir los casetes y las cintas magnticas
que prcticamente pasaron a la historia.
1.4.2 La calidad total en la administracion de tecnologias de la informacion

estrategias y prcticas para la implementacin de la gestin de la calidad total en todos los aspectos relacionados a la
administracin de las tecnologas de la informacin (TI) en las organizaciones. Se presentan los estndares y tcnicas de
la calidad total relacionadas a los procesos que se realizan en el rea de tecnologas de informacin a fin de satisfacer
las expectativas de los clientes internos y externos. Se consideran los temas relacionados a las certificaciones de calidad
para tecnologas de informacin. Se precisan los aspectos relacionados a la calidad del software para hacerlo
competitivo en mercados internacionales y se presentan las consideraciones para el establecimiento de la Fbrica de
Software.

1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informatico

Las empresas estn preocupadas por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin
embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de
Trabajo (ADP)
UNIDAD II
1.4.3 Reingeniera de laadministracion de tecnologias de la informacion
Existen siete condiciones que deben, formar parte del proceso de reingeniera para que llegue a un trmino bueno:
1. Habilidad para orientar el proceso de reingeniera de acuerdo con una metodologa sistemtica y amplia.
2. Administracin coordinada del cambio para todas las funciones del negocio que se vean afectadas.
3. Habilidad para evaluar planear e implementar el cambio sobre una base contina.
4. Habilidad para analizar el impacto total de los cambios propuestos.
5. habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos.
6. Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base continua.
7. Habilidad para asociar entre s todos los parmetros administrativos de la compaa.
Sin el cumplimiento de algunas de estas siete condiciones, la reingeniera se hace difcil de pronosticar y administrar, al
igual que se restringe a disponer solamente de una pequea fraccin de sus beneficios potenciales.
2 Organizacion y direccion de los centros de informatica

2.1 Estructura organizacional

2.1.1 Funciones del personal

2.1.1.1 Area directiva

realiza, un alto nivel, las funciones de planeacin, organizacin, administracin de personal y control; adems de
coordinar las actividades de las rea que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de
informacin de un organismo.

2.1.1.2 Departamento o area de operaciones

Esta rea se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y
suministros necesarios para la sala de cmputo, manejar los equipos perifricos y vigilar que los elementos del sistema
funcione adecuadamente.

2.1.1.3 Departamento o area de produccion y control

Los factores de produccin.
La tecnologa.
La funcin de produccin.
Rendimientos de la produccin. Productividad.
Eficiencia de la produccin.
Los costes de la empresa.
Costes fijos y costes variables.
Costes directos y costes indirectos.
Estructura de costes de la empresa.
Umbral de rentabilidad o punto muerto.
La gestin de la produccin.
La planificacin de la produccin.
Mtodos y tcnicas de planificacin de la produccin.
2.1.1.4 Departamento o area de analisis de sistemas
El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes con el propsito de determinar cules deberan, ser
llevados a cabo por una computadora y cules por mtodos manuales. La finalidad del anlisis est en comprender los
detalles de una situacin y decir si es deseable o factible una mejora. La seleccin del mtodo, ya sea utilizando o no una
computadora, es un aspecto secundario.
2.1.1.5 Departamento o area de programacion
La administracin se define como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas al laborar
o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
Las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control.

La administracin se aplica en todo tipo de corporacin.

Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporacin.

La administracin se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.

Proceso Administrativo.
El proceso administrativo se define como el proceso metodolgico que implica una serie de actividades que llevar a
una mejor consecucin de los objetivos, en un periodo ms corto y con una mayor productividad.

Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organizacin:

1. Administrar y supervisar la planta tcnica y administrativa asignada.
2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta tcnica y administrativa asignada, manteniendo
actualizada y debidamente documentada tal organizacin, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades
de los Secretarios Tcnicos que lo asistan.
3. Realizar toda incorporacin y/o desarrollo de nuevas tecnologas o recursos
4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organizacin adquiera a travs del desarrollo de las actividades del
Departamento, manteniendo a tal fin debida documentacin

5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que
funcione el Departamento y espacios fsicos para alojar equipamiento informtico y de comunicaciones que se ponga a
disposicin para uso de usuarios.
6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento, aparte de los informes peridicos que se
considere necesario formular o que le sean solicitados.
7. Convocar peridicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas.

UNIDAD III
3 Planeacion de centros de informatica

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su
realizacin".
3.1 Aplicacion de los niveles de planeacion
comprende tanto el programa de accin normativo del consejo directivo y/o alta direccin de una empresa, como sus
metas y objetivos.
El programa de accin define los objetivos, metas, polticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los
niveles de decisin de la empresa (reas sustantivas y adjetivas).
El proceso de planeacin consta bsicamente de las siguientes etapas:
Establecimiento de objetivos

Formulacin de estrategias

Desarrollo de los planes de operacin

Establecimiento de presupuestos financieros

Ejecucin de las operaciones

En cada etapa de este proceso se hace una serie de suposiciones; por ejemplo, para una
empresa los resultados financieros pronsticados se basan en suposiciones de venta y de costos, las cuales a su vez se
basan en suposiciones de demanda, de competencia, de programas de desarrollo de productos, de programas de
reduccin de costos de planes de adquisicin y as sucesivamente.
3.1.1 Planeacion estrategica

es un conjunto de acciones que deber ser desarrolladas para lograr los objetivos estratgicos, lo que implica
definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para realizarlos,
asignar recursos para llevarlos a cabo y establecer la forma y periodicidad para medir los avances.
3.1.2 Planeacion tactica

Parte de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una
de las principales reas de actividad de las empresas y al empleo ms efectivo de los recursos que se han aplicado para
el logro de los objetivos especficos.
3.1.3 Planeacion operativa
Es la asignacin previa de las tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de
operaciones. Las caractersticas ms sobresalientes de la planeacin operacional son: se da dentro de los lineamientos
sugeridos por la planeacin estratgica y tctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerrquico; trata
con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin; cubre perodos
reducidos; su parmetro principal es la eficiencia.

3.1.4 Planeacion de recursos

La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura
(MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la
produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la compaa. Sin embargo, la
Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de
negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la

administracin de recursos humanos.

3.1.5 Planeacion de personal

Parte del enfoque analtico de los acontecimientos y de las acciones que intervienen en la persona humana como origen
y punto de equilibrio del contexto conocido. El individuo posee cualidades derivadas de la herencia, la educacin familiar,
el medio social, la percepcin y adaptacin fsica, la cultura.

3.1.6 Planeacion de infraestructura fisica

Local fsico.- Donde se analizar el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de
suministro elctrico, acondicionamiento trmico y elementos de seguridad disponibles.

Espacios y movilidad.- Caractersticas de las salas, altura, anchura, posicin de las columnas, posibilidades de
movilidad de los equipos, suelo mvil o falso suelo, etc.

Iluminacin.- El sistema de iluminacin debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en
determinados puntos, y se evitar la incidencia directa del sol sobre los equipos.

Tratamiento acstico.- Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o
equipos sujetos a una gran vibracin, deben estar en zonas tanto el ruido como la vibracin se encuentra amortiguados.

Los principales requisitos de un centro de sistemas son:

Conexin a tierra fsica.

No Break (Baterias o pilas).

Reguladores de corriente.

Aire acondicionado.

Extiguidores.

Mobiliario.

http://jazmin-miriam.blogspot.mx/2010/11/administracion-de-la-funcion.html

https://books.google.com.mx/books?
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