Introduccin.

La gestin de proyectos es una disciplina de gestin que se est implantando de

forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicacin de
conocimientos, metodologas, tcnicas y herramientas para la definicin,
planificacin y realizacin de actividades con el objeto de transformar objetivos o
ideas en realidades. De forma general, se puede considerar a la gestin de
proyectos como una aproximacin sistemtica y estructurada a como las
organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.
Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se realizan
proyectos desde el inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las
organizaciones empiezan a utilizar sistemticamente tcnicas y herramientas de
direccin de proyectos en proyectos complejos de ingeniera.
Por otra parte, los proyectos realizados por una organizacin -ya sean por
voluntarios o por tcnicos-, tienen que mantener una cierta unidad, tanto en su
diseo, como en su presentacin y ejecucin. Es, adems, necesario que dicho
diseo se haga de forma exhaustiva, garantizando que no se relega o se deja al
azar ningn elemento de importancia para el desarrollo del proyecto.
Se explica entonces, Un proyecto no puede entenderse como algo aislado y
autosuficiente, sino que hay que entenderlo como un conjunto de elementos
interrelacionados e inmersos en un contexto determinado. Los proyectos siguen
un proceso determinado que se inicia con unas determinadas necesidades a las
que hay que responder, se define qu es lo que hay que hacer, se analiza cmo
hacerlo, se ejecutan las acciones oportunas, se realiza un seguimiento y control de
las mismas y se finaliza con la satisfaccin de esas necesidades.
Finalmente, cuando una entidad gestiona su actuacin a travs de proyectos
busca obtener el conocimiento preciso de la realidad, el conocimiento de los
objetivos a conseguir, el control de los cambios en los objetivos, el conocimiento
del camino y del coste y el plazo de ejecucin.

1. Definicin y origen de un Proyecto.

De acuerdo con la Norma Internacional ISO 10006, el proyecto se puede
definir como aquel proceso nico, que consiste en un conjunto de
actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin,
llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos
y requerimientos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y
recursos.
El Project Management Institute (PMI), referente mundial en metodologas
de direccin de proyectos, establece el proyecto como un esfuerzo de
carcter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio
nico. De esta manera los proyectos existen para llevar a cabo un producto
o servicio que no exista antes. En este sentido un proyecto es siempre
nico. Por ejemplo Ford Motor Company se encuentra en el sector del
diseo y fabricacin de coches. Cada modelo que Ford disea, construye y
prueba se puede considerar como un proyecto. Los modelos difieren los
unos de los otros por sus prestaciones y el mercado al que estn
orientados. Sin embargo una vez se ha diseado, construido y verificado un
modelo y se pasa a la fase de fabricacin en serie podemos hablar
entonces de una operacin.
Por otra parte el estndar PRINCE de gestin de proyectos define un
proyecto como un entorno de gestin que es creado con el objeto de
entregar uno o mas productos de acuerdo a un plan de negocio dado.
Origen
Un proyecto surge para satisfacer una necesidad, remover obstculos que
impiden la satisfaccin de esa necesidad, desarrollar una capacidad,
resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio,
aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o
una amenaza.
Desde el punto de vista de sus propsitos y de sus relaciones con el
entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones:

Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio, o el

equilibrio de un sistema.

Adaptar una institucin, actividad o servicio a un ambiente que ha

cambiado.


Incrementar el conocimiento de una realidad (Investigacin)

Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construccin de

instrumentos o procedimientos que permitan mejorar una realidad
(Tecnologa)

Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de

cambio.
2. El Proyecto como herramienta de planificacin estratgica
La planificacin estratgica o strategic planning es el proceso por el cual la
organizacin toma una direccin concreta (estrategia) y distribuye los
recursos paran seguir dicha direccin (planificacin). Este proceso puede
llevarse a cabo para la toma de decisiones a diferentes niveles, tales como
a nivel de proyecto, de programa y/o de organizacin. Para llevar a cabo
una planificacin estratgica adecuada en la organizacin lo primero a
realizar es definir y compartir internamente los conceptos de Visin, Misin,
Objetivos y Actividades de la organizacin:

Visin: es el escenario futuro que deseamos, o creemos que se va a

producir, en el entorno en el que se mueve nuestra organizacin (i.e. el
mundo en el siglo XXI ser un entorno de comunicacin wireless)

Misin: es el propsito fundamental de nuestra organizacin para alcanzar,

y/o estar en consonancia, con la visin previamente definida por la
organizacin (i.e. ser lder en dispositivos wireless de comunicacin para la
navegacin por satlite)

Objetivos: es el conjunto de resultados que queremos alcanzar en la

organizacin dentro del contexto de la misin organizativa previamente
definida (i.e. desarrollar y vender 100.000 dispositivos GPS de implantacin
en vehculos, aviones y barcos)

Actividades: el conjunto de operaciones a desarrollar e implementar por la

organizacin, que requieren de personas y consumen recursos, para
alcanzar los objetivos previamente definidos (i.e. diseo y fabricacin de
procesadores de seal GPS)

Meta u objetivo: Resultados deseados para individuos, grupos y

organizaciones enteras. ()Marcan la direccin de todas las decisiones
administrativas y forman los criterios con los que se miden los logos reales
en el trabajo. (Robbins y Coulter, 2005, p.160).

Estrategia: Patrn de acciones y recursos diseados para alcanzar

las metas de la organizacin(BatemanySnell,2009;p.137)

La planificacin estratgica consiste pues en organizar internamente las

actividades y los recursos de la organizacin para alcanzar objetivos que
estn en lnea bien con la demanda actual y/o futura del mercado o bien
con la oferta tecnolgica actual y/o por desarrollar. La planificacin
estratgica debe pues acomodar la organizacin para satisfacer las
necesidades actuales y futuras de los clientes.
3. Actores que intervienen en un proyecto.
Las partes interesadas o grupos de inters, tambin llamadas Stakeholders, son individuos y
organizaciones involucrados en el desarrollo del proyecto o cuyos intereses pueden verse
afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin del proyecto o por el
producto del proyecto durante sus fases de operacin y retirada.
Entre las partes interesadas se pueden incluir diferentes roles, que pueden recibir diferentes
nombre segn el sector y organizacin de que se trate. A modo de ejemplo:

El director o jefe de proyecto, que es la persona encargada de la gestin del

proyecto.

El cliente, que es la persona u organizacin destinataria del producto del proyecto.

Organizacin ejecutante, que es aquella en cuyo seno se desarrolla el proyecto.

Miembros del equipo que constituye la organizacin del proyecto.

Consumidor o usuario final del producto del proyecto.

Patrocinador o sponsor.

Subcontratistas, que son organizaciones encargadas de la realizacin de parte del

alcance del proyecto.

Comit de proyecto, encargado de la toma de decisiones de alto nivel del proyecto.

La sociedad, como por ejemplo el pblico en general, agencias e instituciones

pblicas, entidades con capacidad normativa, medios de comunicacin, etc.

Otros: socios (en el caso de proyectos tipo joint venture), proveedores,

subcontratistas, organismos subvencionadores, auditores de proyecto, etc.

Las partes interesadas pueden tener visiones e intereses muy distintos,

vindose afectados de forma diferente por la marcha del proyecto, por lo
que es preciso que el director de proyecto gestione adecuadamente los
posibles conflictos de inters que puedan presentarse. Los Stakeholder
ms importantes en el proyecto son los clientes / usuarios y el sponsor.
Los clientes / usuarios son las personas u organizaciones que usarn el
producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden
ser internos o externos a la organizacin ejecutante. Un sponsor es la
persona o grupo que proporciona los recursos financieros para el
proyecto. Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el sponsor es
quien lo defiende. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos
niveles de direccin, para reunir el apoyo de la organizacin y promover
los beneficios que aportar el proyecto.

Un proyecto est sometido a un conjunto de limitaciones y restricciones entre los que

pueden destacar las normas, los reglamentos y las recomendaciones definidas para cada
proyecto en funcin de su naturaleza y el entorno tecnolgico-empresarial del mismo. Estas
restricciones definirn o regularn los sistemas, los mtodos, los procedimientos y los
procesos de la direccin de proyectos. Por regla general, este tipo de normas, reglamentos y
recomendaciones, permitirn establecer la base comn que facilita el entendimiento y el
desarrollo del trabajo entre los distintos participantes en el proyecto, unificando
terminologa a normalizacin trata de uniformizar la terminologa, los procesos y los
procedimientos que los regulan. Por ello, es necesario que todos los participantes en el
proyecto conozcan qu tipo de reglas son aplicables en cada proyecto.
El director de proyectos debe conocer que normas puede o debe aplicar en sus proyectos, en
funcin de los objetivos que se planteen y el entorno tecnolgico en el que se desarrollo.
El proyecto se debe concebir y desarrollar dentro de un marco, por lo que es necesario
establecer unas bases jurdicas y principios legales aplicables a cada proyecto para facilitar,
la redaccin de contratos, el establecimiento de polticas y acuerdos, elaboracin de
garantas y la toma de decisiones. En algunos proyectos, el conocimiento de la legislacin
aplicable puede ser esencial, por lo que el responsable del proyecto debe colaborar con los
juristas para establecer acuerdos contractuales, acuerdos y definir procedimientos que
regulen el proceso y protejan los intereses de las partes involucradas en cada proyecto.
Algunos proyectos afectan a recursos de la Tierra y producen de muchas maneras, efectos
en el medio natural. Es necesario conocer el impacto medioambiental que puede tener el
producto o servicio resultado del proyecto, por lo que al concebir un proyecto, se ha de
evaluar su adecuacin al entorno, es decir, es necesario realizar un estudio de impacto
medioambiental teniendo en cuenta no slo la implantacin sino tambin la explotacin
posterior del producto o servicio objeto del proyecto.
4. Ciclo de vida de la idea de un proyecto.
Diseo conceptual

Desarrollo avanzado
Diseo detallado
Produccin
Terminacin
Operacin

Diseo conceptual

Inicio del proyecto

Identificacion de necesidades o deficientes
Solicitud de propuesta
Evaluacin preliminar de las alternativas potenciales:
Evaluacion de costos y riesgos
Estimacin de recursos necesarios
Desarrollo de planes de contingencia para reas de
alto riesgo
Preseleccion preliminar de subcontratistas
Preseleccion de miembros del equipo de trabajo

Desarrollo avanzado
Plan detallado para la ejecucin
Presupuesto
Cronograma
Procura ,contrataciones y licitaciones
Estructura organizativa del proyecto
Comparacin de alternativas
Establecimientos de lneas de comunicacin y procedimientos

Diseo detallado
Preparacin de planes detallados y definicin de
responsabilidades
Diseo de productos y procesos
Requerimientos finales de desenpeos
Estructura detallada de divisin del trabajo
Cronogramas detallados
Criterios para gerenciar costos y recursos
Planes de contingencias detallados
Presupuestos
Flujos de cajas
Procedimientos y herramientas para ejecutar controlar y
corregir el proyecto

Produccin

Gerencia
Monitoreo
Control
Actualizacin y revisin de plan
Resolucin de problemas
Entrenamiento del personal
procura

Terminacin
Consolidacin de aprendizaje
Propuestas para mejoramiento
Cierre del proyecto
Documentacin
Disolucin del equipo y reasignaciones

5. Procesos de optimizacin o de innovacin.

A nivel general, la optimizacin puede realizarse en diversos mbitos, pero
siempre con el mismo objetivo: mejorar el funcionamiento de algo o el
desarrollo de un proyecto a travs de una gestin perfeccionada de los
recursos. La optimizacin puede realizarse en distintos niveles, aunque lo
recomendable es concretarla hacia el final de un proceso.
Una persona que desea optimizar su tiempo laboral, por ejemplo, puede
cambiar la organizacin de sus actividades, buscar apoyo en la tecnologa o
trabajar con alguien que le aporte conocimientos complementarios. Si la
optimizacin es exitosa, el sujeto podr realizar ms trabajo en menos
tiempo y utilizando menos energas en el proceso.
Optimizacin es un concepto que casi todas las personas aprendemos de
manera natural desde la infancia, aunque no conozcamos el trmino hasta
alcanzada un cierta edad. Los colegios primarios suelen incluir en sus
programas la realizacin de trabajos prcticos en grupo, y es a travs de
esta actividad en particular que tenemos uno de nuestros primeros
acercamientos a la bsqueda de la mejor organizacin posible: intentamos
dividir las tareas, de manera tal que cada integrante se haga cargo de
aquello que mejor sabe hacer.
Claro que no todos somos capaces de organizarnos de esta forma. Por
diversos motivos, muchas personas temen compartir el trabajo; prefieren
asumir la mayor cantidad de tareas de un proyecto, sino todas. No importa
cun capaz sea un individuo, las colaboraciones suelen ser enriquecedoras
y la clave de la optimizacin; por poco que pueda aportar un integrante en

particular, el simple hecho de contar con un cerebro ms permite la

ejecucin simultnea de las tareas y exige menos energas a cada uno.
6. caracteristicas de proyectos exitosos.
Un enfoque nico de una sola vez
Un resultado final especifico
Un comienzo y un final
Un cronograma para llevarlo a cabo
El grupo de personas (consejo) con el que se trabajar
Recursos limitados
La secuencia de actividades interdependientes
Tener claro quien se beneficiar finalmente con el resultado

preliminar de las
alternativas potenciales
Evaluacin