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Muito Obrigado Por Ter


Baixado Nosso E-book!

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Tenho Certeza que esse E-book Poder Mudar a Sua Vida!


Desejo uma Boa Leitura, e Qualquer Dvida ou Sugesto Entre em
Contato Diretamente Comigo.
Fabiano Santana fabiano@e-volv.me
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SUMRIO

Introduo
Mdulo 1 Estratgias sobre Administrao do Seu Tempo
Mdulo 2 Derrubando as barreiras da gesto do tempo
Mdulo 3 Tomada de Deciso Rpida e Inteligente
Mdulo 4 Maximizando sua Capacidade
Concluso

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INTRODUO

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INTRODUO

obvio que voc j sabe que o tempo algo extremamente precioso em sua vida. Mas voc tem usado
seu tempo de forma eficiente e eficaz? Se voc no aproveitar cada segundo da sua vida, de forma
consciente, bem provvel que voc no consiga fazer tudo o que quer, no tempo que deseja.

Para lhe ajudar com essa disciplina de gesto do tempo, oferecemos este e-book gratuitamente, com
algumas dicas que valem ouro.

Toro muito para que voc consiga aplic-las no seu dia a dia, e consiga
otimizar seu tempo disponvel, fazendo as coisas da melhor maneira
possvel, com o esforo realmente necessrio.

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COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO NO TRABALHO

Quando estamos em um ambiente de trabalho, fazer a gesto do


tempo disponvel algo crucial para que nossa produtividade seja
alta. E isso no uma tarefa fcil, pois estamos inseridos em um
contexto onde existem muitas pessoas, existem metas, existe o
chefe que pede uma coisa, existe o amigo que pede outra, e
quando voc olha no relgio j so 18:00 horas.

Como fazer ento para gerenciar melhor o seu tempo no trabalho?


Para responder essa pergunta, listamos aqui alguns dos problemas
mais comuns de uma empresa, e o que podemos fazer para lidar
com esses problemas de forma produtiva:

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COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO NO TRABALHO

Distrao de quanto em quanto tempo voc olha seu celular pessoal durante o
horrio de trabalho para responder mensagens, acessar redes sociais, navegar na
Internet para ver assuntos pessoais? Tudo isso faz com que voc se distraia e perca
tempo (um dos bens mais preciosos que temos em nossa vida). Procure remover essas
distraes do seu dia a dia e foque no seu trabalho, no seu objetivo e na sua meta. O
que voc pode fazer definir um tempo de 5 minutos pela manh e 5 minutos na parte
da tarde para checar rapidamente seus e-mails, mensagens, etc. No estou dizendo
para voc se isolar do mundo. Voc pode sim interagir com esses assuntos pessoais
rapidamente durante o dia, mas o que no pode olhar o celular a cada um minuto.
Isso te tornar no produtivo, e a consequncia disso voc j sabe. Se mesmo assim
no conseguir controlar seu impulso, sugiro que remova do seu celular ou smartphone
os aplicativos que te distraem (Facebook, Whatsapp, Linkedin, entre outros). Outros
tipos de distraes no trabalho so: conversas paralelas, barulho no ambiente, entre
outros. Procure lidar com esses fatores de forma inteligente. Meu scio Paulo me disse
uma coisa um dia que se encaixa muito bem aqui: No passado o homem sofria por
falta de informao e hoje est sofrendo pelo seu excesso.

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COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO NO TRABALHO

Comunicao quem trabalha com gesto de projetos, ou quem ocupa um cargo de


liderana, sabe que um dos maiores problemas de uma organizao a comunicao. O
ser humano literalmente no sabe se comunicar. Portanto, partindo do princpio de que
ns somos pssimos em comunicao, procure evitar situaes onde fique dvidas
daquilo que voc quer transmitir. Por exemplo, quando voc mandar um e-mail, tenha
muito cuidado com as palavras, escreva de forma didtica, evite erros gramaticais,
coloque-se no lugar de quem receber aquela mensagem, leia e releia o e-mail e tenha
certeza de que est passando a mensagem correta. Se for possvel, evite o e-mail, fale
pessoalmente com a pessoa, ou por telefone. Resumindo, faa de tudo para ter uma
comunicao efetiva. Outra dica fundamental estar atentos aos sinais quando voc
estiver conversando com alguma pessoa. Como j sabido, em um processo de
comunicao muita coisa dita no pelas palavras, mas sim pelos gestos, postura,
olhar, e assim por diante

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O MAIS
IMPORTANTE
NA
COMUNICAO
OUVIR O QUE
NO FOI DITO
PETER DRUCKER
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COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO NO TRABALHO

Gesto das Tarefas um fator que pode lhe ajudar a economizar tempo e aumentar
sua produtividade ter o controle sobre as tarefas pendentes que voc possui, e
tambm saber priorizar a ordem de execuo dessas tarefas. Eu sempre digo para
meus amigos e meus clientes: tire o mximo possvel de coisas da sua cabea e coloque
no papel, ou em uma planilha. Coisas na cabea significam espaos ocupados, e se todo
espao estiver ocupado, no entraro coisas novas na sua cabea. Portanto, se voc faz
a gesto de todas as suas pendncias apenas usando sua memria, bem provvel que
voc esquea de algo, alm do que, voc far as coisas de forma desordenada. A dica
aqui : faa uma lista de suas tarefas pendentes, e priorize essas tarefas. Saiba por
onde comear e saiba qual tarefa trar o melhor resultado de forma mais rpida. Aqui
voc pode usar a Matriz RAB ou GUT, plano de ao, checklists, e assim por diante.

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COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO NO TRABALHO

Falta de Foco a falta de foco algo que derrubar voc, lhe tirar do caminho e far
com que voc no seja produtivo, no alcance suas metas e seus objetivos. Esse, sem
sombra de dvidas, um dos principais motivos que afetam nossa produtividade,
portanto, fique muito atento com a falta de foco. Uma dica para o ambiente corporativo
e pessoal: procure fazer poucas atividades ao mesmo tempo.
Existe um risco muito grande de voc fazer as coisas com baixo nvel de qualidade
quando se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faa uma coisa de cada
vez, e bem feita.

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MDULO 1 ESTRATGIAS SOBRE


ADMINISTRAO DO SEU TEMPO

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MDULO 1 ESTRATGIAS SOBRE ADMINISTRAO


DO SEU TEMPO

Ol, seja bem-vindo ao mdulo 1 deste e-book. O objetivo desde mdulo apresentar uma srie de
dicas e ferramentas para que voc possa controlar melhor o seu tempo no trabalho, independente dos
seus desafios atuais. Se voc um gerente, ou um diretor, ou um especialista, este e-book foi feito
exatamente para voc.
Veremos nesse mdulo:
Como priorizar suas atividades e objetivos.
Como distribuir seu tempo de forma proativa, evitando o famoso apagar incndios.
Como manter a organizao no seu tempo de trabalho.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

INVISTA SEU TEMPO


NAS COISAS CERTAS

como uma arte: olhar para o cenrio atual e identificar aquilo que realmente merece a sua ateno.
No uma tarefa fcil, pois o nosso dia a dia extremamente corrido, mas voc tem que arrumar uma
forma de olhar as coisas por cima. como se voc subisse no teto da sua empresa e estivesse
olhando para baixo, enxergando assim o caos generalizado.
Isso te permitir analisar os fatos e saber exatamente onde deve investir seu tempo, algo extremamente
precioso em nossas vidas.

Veja nas prximas pginas algumas dicas que podero te ajudar na organizao do seu tempo, focando
somente nas coisas certas, e na hora certa:

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

INVISTA SEU TEMPO


NAS COISAS CERTAS

Faa uma diviso muito clara duas suas responsabilidades obviamente que isso depende muito do cargo que voc ocupa, mas
vamos listar aqui algumas categorias que podero lhe ajudar nessa diviso. Importante: no tenha muitas categorias, pois isso pode
fazer voc se perder. Defina no mximo 3 ou 4 categorias:
Crescimento e Aperfeioamento esse o tempo que voc investe para as inovaes, melhorias, capacitao, definio de
estratgias, enfim, coisas que podem gerar um alto valor agregado para voc, para sua equipe e para sua empresa. Na prtica,
geralmente deixamos essas atividades de lado, pois seus resultados podem no ser to imediatos. Isso um erro fatal, pois
exatamente aqui que voc pode mudar o rumo das coisas, mesmo que seu resultado no seja instantneo.
Gesto de Pessoas esse o tempo que voc deve investir para cuidar da sua equipe, ter conversas sinceras, ajudar seu
time, se colocar disposio, remover barreiras, e assim por diante. Um lder nato joga junto com o time o tempo todo,
portanto, no fique distante da sua equipe. E tenha uma ateno especial com a comunicao, essa no pode falhar.

Responsabilidades primordiais / administrativas so as suas funes bsicas, ou seja, atividades que voc
obrigatoriamente deve executar no seu dia a dia. Tambm depende muito do seu cargo, mas podemos citar como exemplos:
lanamento de horas, reunies de prestao de contas, reembolsos, cumprir algum checklist, no deixar faltar ferramentas de
trabalho para sua equipe (laptop, papel, caneta, etc.), e assim por diante. Tente otimizar ao mximo essas tarefas, pois elas com
certeza ocuparo grande parte do seu dia.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

INVISTA SEU TEMPO


NAS COISAS CERTAS

Defina quanto tempo voc deve dedicar para cada uma das categorias de
suas responsabilidades uma vez que voc definiu as categorias (listadas
anteriormente, ou outras), de extrema importncia que voc defina o tempo
que dedicar para cada uma dessas categorias. Como dica para definir esses
tempos, pergunte-se: Como sou um lder, ou como quero me tornar um lder,
qual seria a melhor diviso de tempo para que eu seja um bom lder?. Ou seja,
faa diviso de tempo pensando em algo que agregar valor para voc e para
sua equipe. Nesse cenrio, voc ter que ponderar as estratgias da empresa,
as necessidades da sua equipe, as necessidades de outras equipes e as
atividades que mais geram um valor agregado. Colocando tudo isso na balana,
certamente sua diviso de tempo ser prudente. Importante tambm revisar
essa diviso de tempo periodicamente, de acordo com sua necessidade
(mensalmente, semanalmente, semestralmente, e assim por diante).

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

INVISTA SEU TEMPO


NAS COISAS CERTAS

Comunique seus superiores e subordinados sobre a sua diviso de tempo essa etapa fundamental, pois voc estar agindo
de forma transparente com as pessoas do seu trabalho. Compartilhe esse seu planejamento com sua equipe e com seus chefes, pea
a opinio deles e se possvel, pea para que eles mostrem para voc seus respectivos planejamentos de diviso de tempo.
Obviamente que muitos deles ainda no tero feito isso, e voc ento, motivar essas pessoas para que tambm saibam gerenciar
melhor seus respectivos tempos. Uma vez que voc planejou e comunicou, hora de colocar em prtica tudo isso. Veja algumas
dicas::
Acompanhe a aplicao dessa tcnica como se voc estivesse auditando suas tarefas e verificando se o tempo gasto com
elas est coerente com o seu planejamento. Use uma agenda de papel, ou at mesmo de computador ou smartphone para
acompanhar essas tarefas. Se surgir necessidade de ajustes, sem problemas, s rever o seu planejamento e continuar
Exercite o dimensionamento de tempo das tarefas uma vez que voc recebeu alguma demanda, ou alguma tarefa,
importante que voc saiba quanto tempo gastar para finalizar tal atividade. Isso te ajudar a encaixar essa atividade dentro do
seu planejamento de diviso do tempo, que voc fez anteriormente.
Ateno com seus pontos fracos no adianta ficar eternamente delegando tarefas que voc no sabe fazer, ou que voc at
faz mas no muito bem. Isso te perseguir por toda a sua carreira, at que voc resolva. Um bom lder sabe das suas limitaes,
pois se conhece, e trabalha para aumentar seus limites. Se voc no sabe fazer algo, diga que no sabe, seja honesto. Outra dica
aqui, crucial, para as pessoas que no sabem dizer no. Por vezes, o no fundamental. Imagine que voc fez seu
planejamento de tempo, e a cada 5 minutos tem algum na sua sala para fazer uma reunio, ou discutir algo. Se voc no usar o
no, seu planejamento foi em vo. Obviamente que situaes crticas devero ser tratadas com certa urgncia.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Se voc trabalha em uma empresa onde as pessoas reclamam que


esto sobrecarregadas, onde as entregas na maioria das vezes
atrasam e a empresa j traou uma meta de reduo de custos
atravs das demisses, bem-vindo ao planeta terra! Infelizmente isso
passou a ser algo comum por aqui no nosso planeta, no que seja
normal, mas j algo comum.
Como lidar ento com essas situaes? Um plano bem
elaborado, visando administrar seu trabalho, suas equipes e
at seu chefe, o ajudaro a lidar com suas atividades atuais,
bem como com as novas demandas que inexoravelmente
surgiro. Se hoje est difcil gerenciar e entregar as tarefas
existentes, pode ter certeza que o volume de demandas
aumentar, e sua equipe provavelmente no crescer, e os
prazos apertaro cada vez mais.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Comece por identificar o que no ser feito. Se


voc quer ter fracasso na sua posio de lder,
simples: basta absorver tudo o que lhe pedirem e
se comprometer com a entrega. Agindo assim,
voc comprometer no s a sua produtividade,
mas tambm a da sua equipe, o que
consequentemente gerar desconforto e
insatisfao nas pessoas.
Porm, no outro lado da histria, importante
avaliar o momento da empresa. Se a empresa
estiver em um momento difcil, passando por
dificuldades financeiras e assim por diante, dizer o
no muitas vezes poder manchar a sua
imagem, e voc ficar marcado como o chato que
no ajuda, ou o cara que no sabe trabalhar em
equipe, e assim por diante. Alm do que,
provavelmente novas oportunidades podero no
mais bater na sua porta nessa empresa.

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Qual o segredo ento


para dizer o no na
hora certa? Como
assumir apenas as
atividades que a equipe
capaz de entregar?
Obviamente que no
existe segredo, muito
menos mgica, mas
existem alguns fatores
que podero minimizar
esses impactos, como
por exemplo:
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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

1 Equilbrio saiba a hora certa de dizer sim ou no. Olhe o contexto de forma mais ampla, e sempre coloque

tudo na balana. Pense no s em voc, mas tambm na sua equipe e na empresa. Equilibrando tudo isso com
certeza voc conseguir usar o no de forma mais prudente.

2 Concentrao enquanto estiver executando as tarefas, trabalhe com concentrao, com foco. Evite ao

mximo o desperdcio de tempo e faa somente aquilo que estiver relacionado com as metas e objetivos da
empresa/departamento.

Comunicao eficaz sem uma comunicao eficaz as coisas pioraro cada vez mais. Invista o quanto for
necessrio para que sua equipe converse e se ajude.

Dinamismo seja dinmico e estimule a sua equipe a agir da mesma forma. Demonstre energia nas suas
aes.

No use a palavra no antes de dizer o no, procure ajudar as pessoas que esto lhe demandando algo,
propondo outras solues, discutindo sobre a demanda, e assim por diante. Por vezes, voc conseguir eliminar
a necessidade do uso da palavra no.

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SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


Se mantenha concentrado conforme j dissemos, analise cada
demanda e verifique se ela realmente trar algum valor para a
empresa. Para ajudar a voc e sua equipe trabalhar de forma
concentrada, responda essas questes:
Qual impacto financeiro para a empresa se essa atividade no for
executada?
Essa tarefa est relacionada com alguma meta da empresa?
Qual a importncia e impacto dessa atividade para as pessoas
interessadas?
Possumos os recursos necessrios para executar tal atividade?
Importante: por vezes voc no conseguir responder todas as perguntas acima sozinho.
Portanto, converse com sua equipe, e se necessrio com seu chefe. Questione seu chefe sobre
o que ele faria se estivesse na sua situao. No tenha medo de conversar com seu superior.

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SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


Destaque as vitrias e conquistas isso uma forma de gerar a
motivao na sua equipe (apesar de sabermos que a verdadeira
motivao deve vir de dentro, e no de aspectos externos). Valorize
cada entrega da equipe, d os parabns em pblico, se possvel
premie as pessoas. Tudo isso far com que sua equipe remova
barreiras e consiga enfrentar as situaes difceis de forma mais leve.

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SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


D um passo frente nos momentos onde as coisas no vo bem
na empresa, e ningum quer assumir uma determinada atividade ou
projeto, d um passo frente e proponha uma discusso mais ampla
sobre o que pode ser feito para resolver aquele impasse. Aja diferente
da massa, que ficar se esquivando e jogando o problema para o
outro. Ao invs disso se coloque no papel de quem quer resolver a
situao

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SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


Crie parcerias o relacionamento dentro de uma organizao
crucial. Se voc trabalha somente com seu departamento, de forma
isolada, estar obviamente cavando sua prpria cova. Tenha
parceiros nos quais voc possa confiar, e vice versa. Sendo assim,
cuidado com os mentirosos, fique distante desses. Nos momentos
difceis que as parcerias oferecem resultados muito positivos. Ou
seja, todos se ajudando.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


Colha feedbacks esteja sempre prximo da sua equipe e pea o
feedback deles. Com certeza ouviremos muitas coisas que podero
nos ajudar a deslanchar. Obviamente que nem sempre ouviremos
somente coisas boas, pois tambm temos os nossos pontos fracos.
Considere esses feedbacks negativos como um presente, pois so
uma oportunidade de fazer voc crescer mais ainda. E importante,
colha o feedback do seu superior tambm, e sempre lembre-o do
volume de demandas que voc e sua equipe esto entregando e
recebendo. uma forma de voc lembra-lo de que as coisas no esto
fceis

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


Novas demandas que capacitaro a equipe se voc conseguir
manter sua equipe concentrada em atividades que geraro um alto
valor para a empresa, e tambm nas atividades que a equipe
precisar inovar, com certeza voc estar conquistando cada membro
da sua equipe. Ou seja, faa de tudo para que a prpria equipe se
evidencie perante a empresa. Isso gerar motivao nas pessoas, pois
estas sero reconhecidas

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

COMPENSE A FALTA DE
PESSOAS

Seguem mais algumas dicas interessantes:


Os mritos so da sua equipe tenho certeza que voc conhece
muitas pessoas que se intitulam lderes, mas que na hora de prestar
conta de algo, ou de entregar alguma tarefa, exaltam apenas o seu
trabalho, e no o trabalho da equipe. Com todo respeito, essa pessoa
pode ser qualquer coisa, menos um lder. Mantenha os mritos sempre
em nome da equipe.

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Tudo isso, sem sombra


de dvidas te ajudar a
minimizar drasticamente
o impacto da falta de
pessoas na sua equipe.
Perceba que voc tomar
uma srie de aes de
contorno que
compensaro a falta de
pessoas, ou seja, estar
agindo e pensando fora
da caixa.
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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ALGUMAS DICAS SOBRE


GESTO DO TEMPO

Quando converso com meus alunos ou clientes sobre gesto de tempo, umas das primeiras coisas que
lhes vem mente a agenda. Mas o tema gesto do tempo muito mais do que simplesmente uma
agenda. A agenda na verdade uma das dezenas de ferramentas que esto dentro do tema gesto do
tempo. Pode parecer bvio, mas pasmem, no assim na prtica.
Em resumo, a correta utilizao e gesto do tempo, envolve mais as prioridades do que as agendas.
Envolve mais a concentrao do que a execuo de atividades desesperadamente.

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Fazer o que certo


mais importante do que
fazer as coisas de
maneira certa.
Peter Drucker

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ALGUMAS DICAS SOBRE


GESTO DO TEMPO

Algumas dicas sobre Gesto do Tempo:


Visualize o resultado do seu trabalho sempre que iniciar um
novo trabalho, ou uma nova tarefa, pare por um tempo e visualize
como ser o produto final. Se no conseguir fazer isso sozinho,
envolva sua equipe e seu chefe. Isso te ajudar a definir os passos
necessrios para chegar at esse produto final. Por vezes, voc
perceber que o produto final no gerar nenhum valor para a
empresa. Ter ento a oportunidade de economizar tempo com
retrabalhos, e poder rever se aquela tarefa realmente merece ser
executada.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ALGUMAS DICAS SOBRE


GESTO DO TEMPO

Algumas dicas sobre Gesto do Tempo:


Vena o vcio da urgncia quantas vezes voc interrompido no
seu dia de trabalho por pessoa que dizem que tem certa urgncia em
uma demanda? E quantas vocs voc atende essa demanda por
acreditar que ela realmente urgente? Conhece o famoso apagar
incndios? preciso que voc diferencie o que importante do que
urgente. Para te ajudar nessa misso, utilize a matriz a seguir. Essa
matriz encontrada no livro Os sete hbitos das pessoas altamente
eficazes, do autor Sthepen Covey.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ALGUMAS DICAS SOBRE


GESTO DO TEMPO

O ideal que voc se desenvolva a tal


ponto que possa atuar a maior parte de
seu tempo no quadrante 2, ou seja, no
que Importante e No Urgente.
Estar ento agindo de forma pr ativa,
direcionando seu time, planejando,
removendo obstculos, e assim por
diante.

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ALGUMAS DICAS SOBRE


GESTO DO TEMPO

Importante
Apesar de esse e-book ter uma tendncia um pouco
maior para a gesto de tempo no trabalho,
fundamental que voc aplique alguns desses conceitos
na sua vida pessoal. Gerencie seu tempo quando
estiver em casa, com sua famlia, de forma inteligente.
Divida muito bem o seu tempo, para no se tornar uma
pessoa no produtiva enquanto estiver fora do
ambiente de trabalho. Ou seja, tenha um tempo para
praticar esportes, para ficar com sua famlia, para
descansar, para passear, e assim por diante.

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O que posso fazer hoje


que tornar melhor o
meu amanh?

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ORGANIZAO

Uma pesquisa publicada pela Accountemps revelou que os executivos gastam de cinco a seis semanas
por ano somente procurando informaes que perderam. Esse o custo da falta de organizao. Agora,
isso ruim ou bom? Qual seria o custo para organizar essas informaes e no perd-las?

Perceba que no existe uma regra universal, ou uma receita de bolo que dir o que ser organizado, nem
como ser organizado. O que sabemos, obviamente, que cada pessoa constri o seu mnimo necessrio
para uma organizao aceitvel.
O que se sabe que a ausncia de organizao consome tempo e produtividade. Portanto, recomendamos
que voc encontre urgentemente seu nvel de organizao.

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Uma dica essencial sobre


organizao eliminar tudo aquilo
que voc no precisa, ou seja,
quanto menos voc tiver, menos
ter que vasculhar para encontrar
algo. Isso deve fazer parte da sua
rotina: eliminar o que no
necessrio.
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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

ORGANIZAO

Algumas dicas:
Mantenha sua agenda sempre atualizada, e compartilhe-a com seu time. Isso ajudar na
comunicao entre voc e os membros da equipe, e tambm valorizar a gesto transparente.
Tenha uma lista de tarefas, de preferncia priorizada. No se esquea de diferenciar importante de
urgente.
Organize seus documentos e e-mails de tal forma que possa encontr-los facilmente. Crie
categorias (poucas) de tal forma que voc no tenha dvidas sobre que tipo de informao existe
naquele container.
Lembre-se da regra: quanto menos voc tiver, menos ter que pesquisar.
Faa limpezas peridicas nos seus arquivos (fsicos ou digitais). Evite ficar guardando lixo.

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CONCLUSO MDULO 1 ESTRATGIAS SOBRE


ADMINISTRAO DO SEU TEMPO

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MDULO 1 ESTRATGIAS
SOBRE ADMINISTRAO DO
SEU TEMPO

CONCLUSO

Obrigado!
isso meus amigos, chegamos ao final do mdulo 1
deste e-book. Toro muito para que essas dicas
estejam fazendo sentido, e que possam de alguma
forma mudar a sua vida.
Vamos agora para o Mdulo 2, onde veremos algumas
dicas sobre como derrubar as barreiras da gesto do
tempo.

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MDULO 2 DERRUBANDO AS BARREIRAS DA


GESTO DO TEMPO

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MDULO 2 DERRUBANDO AS BARREIRAS DA


GESTO DO TEMPO

Ol, seja bem-vindo ao mdulo 2 deste e-book. O objetivo desde mdulo apresentar uma srie de
dicas e ferramentas para que voc possa controlar melhor o seu tempo no trabalho, lidando melhor com
as reunies e com o alto volume de informaes que recebemos diariamente.

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

APROVEITANDO AO
MXIMO AS REUNIES

Quantas e quantas vezes j ouvimos a seguinte conversa nas empresas: Qual a sua funo na
empresa? Sou Diretor Geral de Reunies, ou Sou o Homem Reunio. Isso nada mais do que a foto atual
de grande parte dos profissionais que atuam em mdias e grandes empresas. As reunies acontecem aos
montes, diariamente. Quer fazer um teste? Tente reservar uma sala de reunio, ou pea para a secretria
emitir um relatrio de quantas reunies ocorreram no dia, semana e ms. O nmero com certeza ser
assustador.
Sinceramente, eu no vejo problema nisso, desde que as reunies sejam
produtivas e agreguem valor para a empresa, ou pelo menos para as
pessoas/departamento. Caso contrrio voc e toda sua equipe estaro jogando
tempo e dinheiro diretamente na latinha de lixo.

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

O CUSTO DE UMA
REUNIO

Voc j se perguntou quanto custa uma reunio? Quanto de dinheiro por ms seu departamento gasta
com reunies? Sinceramente, se voc no faz isso, eu recomendo fortemente que voc comece a calcular
esse nmero. Com certeza isso te ajudar no melhor planejamento das reunies do seu departamento,
bem como dar um salto na produtividade.

Se voc no sabe por onde comear, recomendo que utilize a Calculadora de Custos de Reunies,
disponibilizada pelo site EffectiveMeetings:

http://www.effectivemeetings.com/diversions/meetingcost.asp

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

O CUSTO DE UMA
REUNIO

Basta voc informar a mdia do salrio anual do grupo de pessoas que participam frequentemente das
reunies, o nmero mdio de pessoas que participam das reunies, a durao em horas das reunies e a
quantidade de reunies por semana.
Vamos fazer uma simulao. Imagina que voc quer calcular esse custo somente para as reunies do
seu departamento. Vamos simular os dados abaixo:

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

O CUSTO DE UMA
REUNIO

Ou seja, se a mdia de salrio das pessoas que participam das reunies for de R$6.000,00 por ms, se 8
pessoas participarem dessas reunies que podem durar em mdia 2 horas, trs vezes por semana, seu
custo anual se aproxima de nada mais, nada menos que R$100.000,00.
Agora vamos imaginar um cenrio de reunies de nvel gerencial/executivo. Vamos colocar um salrio
mensal de R$15.000,00.

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Pasmem!!! Nesse caso o custo de reunies na casa de


R$250.000,00 por ano. E estou simulando apenas 3
reunies por semana. Se voc um gerente, ou um
executivo, tenho certeza de que voc participa de muito
mais do que trs reunies por semana.

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

O CUSTO DE UMA
REUNIO

Ok, mas e a? O que fazer com esses


nmeros? Vamos l: qual o valor
agregado dessas reunies? Qual foi o
retorno financeiro para a empresa com
essas reunies? Teve algum benefcio,
alguma melhoria, as pessoas esto mais
felizes no ambiente de trabalho? Se no
teve retorno algum, preciso rever todo
esse volume de reunies, urgente.

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

3 PASSOS SIMPLES
PARA TER REUNIES
PRODUTIVAS

Nesse tpico vou apresentar para voc trs passos, isso mesmo, apenas trs passos que elevaro
drasticamente o seu nvel de produtividade nas reunies de trabalho. So passos simples, portanto,
aplique.
Tenham em mente que as reunies podem sim se tornar momentos nobres, pois ali existem pessoas que
esto cheias de ideias e de vontade de fazer acontecer (pelo menos alguns). Portanto, use esse
momento da melhor forma possvel. Voc, como lder, tem essa responsabilidade.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

3 PASSOS SIMPLES
PARA TER REUNIES
PRODUTIVAS

Meu amigo, se voc concorda com o fato de que a grande maioria das reunies no so produtivas, por
que voc ainda participa dessas reunies? Existe algo muito precioso na nossa vida chamado TEMPO!!!
Pare de jogar seu tempo no lixo.
Se voc for convidado para uma reunio, procure o dono da reunio, entenda o tema e entenda se sua
presena realmente necessria. Por vezes, ao conversar antecipadamente com o dono da reunio, voc
j resolve o problema e evita a necessidade de participar da reunio. Ou seja, ganha tempo, ganha algo
valioso.
Se voc for o dono da reunio, tenha plena convico de que essa reunio realmente necessria.
Verifique se no possvel falar com as pessoas pontualmente, verifique se uma ligao no pode
resolver seu problema. Enfim, tente evitar as reunies o mximo possvel.

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Acabe com a mania de


agendar reunio para
discutir todo e qualquer
assunto!
Tenha em mente algo muito importante: Quando uma
reunio no produtiva, alm de voc perder o seu
tempo, outras pessoas tambm perdero seus
respectivos tempos. Caro em???

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

3 PASSOS SIMPLES
PARA TER REUNIES
PRODUTIVAS

Bom, se a reunio passou pelo seu funil, significa que ela realmente precisa ocorrer. Nesses casos voc
deve, obrigatoriamente, planejar essa reunio. Planejar uma reunio significa:
1) Definir o local da reunio (presencial, via conferncia, etc.).
2) Definir os assuntos e objetivos da reunio. S deve ser discutido na reunio assuntos diretamente
ligados ao seu objetivo.
3) Definir o horrio de incio e de fim da reunio, e de preferncia, se sua reunio tiver mais de um
assunto, defina tambm os tempos para cada assunto. E lembre-se: RESPEITO. Se a reunio est
marcada para comear as 09:00 horas, comece no horrio. Se a reunio est marcada para terminar as
10:00 horas, termine no horrio. Simples assim. Porm, no precisa ser radical. Se a reunio est sendo
altamente produtiva, e todos concordarem que o assunto deve continuar naquele momento, pergunte
educadamente para os participantes se todos concordam em continuar com a reunio.

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DO TEMPO

3 PASSOS SIMPLES
PARA TER REUNIES
PRODUTIVAS

4) Convidar os participantes antecipadamente. Eu, particularmente, aprendi que enviar convites de


reunio 24 horas antes muito em cima. Principalmente se for uma grande empresa. As pessoas
participam de muitas reunies, compromissos, etc. Portanto, a dica que eu dou que voc envie o
convite antecipadamente, uns trs ou quatro dias. Ai, um dia antes, voc refora o convite informando
que a reunio est confirmada, apenas para relembrar os participantes. Outro item fundamental
disponibilizar a pauta completa para os participantes antecipadamente, at porque as pessoas precisam
saber o motivo e objetivo da reunio.
5) Por ltimo, e no menos importante, o domnio dos assuntos da reunio. Voc como dono da
reunio, deve saber o que falar e conhecer detalhadamente os assuntos, portanto, prepare-se para a
reunio.

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Importante: durao da reunio. Minha


experincia mostrou que mais do que 45
minutos de reunio no funciona. As pessoas
comeam a dispersar, olhar o celular, abrir o
notebook, sair para ir ao banheiro, e assim por
diante. Portanto, tente organizar as suas
reunies em um tempo mximo de 45 minutos.
Mais do que isso a produtividade cair.
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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

3 PASSOS SIMPLES
PARA TER REUNIES
PRODUTIVAS

Como voc fez um planejamento prvio, tenha certeza que a conduo da sua reunio ser bem mais
tranquila. Siga os seguintes passos:
Se apresente formalmente para todos os participantes, reforce o horrio de incio e fim da
reunio e repasse rapidamente os tpicos que sero discutidos.
Distribua os papis e responsabilidades (prximo tpico).
Pea gentilmente a contribuio e participao ativa de todos os envolvidos.
Inicie com o primeiro tema e procure manter o foco e controle da reunio. No deixe que
a reunio vire tumulto, pea para que cada um fale por vez (levantar as mos uma boa
estratgia). Evite tambm aquelas comuns conversas paralelas, onde um grupo comea
falar um assunto e outro grupo fala outro assunto. Se surgirem novos temas, anote e
verifique a necessidade de uma possvel nova reunio. No aborde esses novos assuntos
na reunio atual, respeite a agenda.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

3 PASSOS SIMPLES
PARA TER REUNIES
PRODUTIVAS

Como voc fez um planejamento prvio, tenha certeza que a conduo da sua reunio ser bem mais
tranquila. Siga os seguintes passos:
Aps todos os temas serem discutidos, encerre a reunio (dentro do tempo programado), agradea a presena
de todos e informe que enviar a ata at o dia x.
Aps a reunio, envie a ata conforme prometido, e faa um acompanhamento forte em cima dos planos de ao
gerados na reunio. Para gerar o plano de ao, use um dos modelos que apresentamos nesse treinamento, e
defina tambm a cadncia de acompanhamento desses planos.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

PAPIS E
RESPONSABILIDADES
EM UMA REUNIO

de extrema importncia
que voc defina os papis
e responsabilidades para a
execuo de uma reunio.
Se voc no fizer isso, com
certeza ter grandes
dificuldades durante sua
execuo. Basicamente
temos quatro papis e
responsabilidades:

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DO TEMPO

PAPIS E
RESPONSABILIDADES
EM UMA REUNIO

Dono da reunio: o principal


responsvel por garantir que os
objetivos da reunio sero
alcanados. Alm disso, o dono da
reunio deve:
Criar a agenda da reunio e enviar
antecipadamente para os
participantes.
Conduzir a reunio de forma
profissional, garantindo que a
dinmica no seja conturbada.
Motivar os participantes a
colaborarem com a reunio.

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DO TEMPO

PAPIS E
RESPONSABILIDADES
EM UMA REUNIO

Participantes: so as pessoas que


foram convidadas para a reunio.
Obviamente, essas pessoas devem
interagir, participar, caso contrrio
sua presena no necessria na
reunio.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

Redator: toda e qualquer reunio


deve ter uma ata, ou seja, um
documento que descreva quem foi
convidado, quem est presente na
reunio, os temas discutidos, as
aes que foram geradas atravs da
reunio, as concluses e decises,
entre outras anotaes que julgar
importante. papel do redator
realizar essa funo. E aps a
reunio, essa ata deve ser
disponibilizada para todos os
participantes. Uma dica importante
que o dono da reunio sempre
revise essa ata antes de ser enviada
para os participantes.

PAPIS E
RESPONSABILIDADES
EM UMA REUNIO

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DO TEMPO

PAPIS E
RESPONSABILIDADES
EM UMA REUNIO

Relgio: uma reunio,


obrigatoriamente, deve ter
um horrio de incio e fim.
Portanto, algum deve
assumir o papel de relgio,
ou seja, algum que
monitorar o tempo da
reunio e comunicar os
participantes sobre o
tempo restante. Pode ser
qualquer pessoa, inclusive
o dono da reunio ou o
redator.

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DO TEMPO

REUNIO OU ALMOO
DE TRABALHO?

Essa uma prtica muito utilizada atualmente nas grandes empresas, principalmente em consultorias:
almoo de trabalho. Ou seja, ao invs de voc marcar uma reunio no horrio de trabalho, voc pode
marcar um almoo com as pessoas envolvidas para discutir algum assunto que normalmente demandaria
uma reunio comum.
Eu particularmente acho que voc deve tomar cuidado com essa estratgia. Primeiro porque o almoo
um momento para voc dar uma desligada, relaxar, pensar em outras coisas, resolver algum assunto
pessoal, e assim por diante. Mas, uma vez ou outra, no vejo problemas em marcar um almoo de
trabalho. Cuidado para isso no virar rotina.
Outro ponto que voc deve tomar cuidado com a quantidade de pessoas. No d para fazer um almoo
de trabalho com 10 pessoas. Eu recomendaria esse tipo de reunio para at no mximo quatro pessoas:
voc e mais trs. Os motivos principais so: posicionamento das pessoas na mesa, distncia entre as
pessoas, barulho no local, entre outros.

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DO TEMPO

REUNIO OU ALMOO
DE TRABALHO?

Outro cuidado: ambientes


pblicos versus assunto tratado.
Voc no deve marcar um almoo
de trabalho em um restaurante
pblico para falar sobre a nova
estratgia da empresa, correto?
Tome muito cuidado com os temas
que voc tratar nessas reunies.
Lembre-se da confidencialidade das
informaes.

E por ltimo, trate apenas de


assuntos pontuais, coisas rpidas.
No gaste todo o horrio de
almoo para essa reunio. Escolha
assuntos que levam 10 a 15
minutos no mximo.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

Com o advento da tecnologia, mais especificamente do e-mail, o volume de informaes que recebemos
a cada dia extremamente alto. E dentro das empresas, parece-me que o volume de e-mails tambm
muito alto. Existem casos onde as pessoas trabalham uma do lado da outra, ou uma na frente da outra,
e ficam o dia todo trocando e-mails. Qual ser o real motivo disso? Ser que a tecnologia a culpada?
Ou ser que o problema est nas pessoas, que tem medo de conversar? Ser que as pessoas se sentem
mais poderosas quando precisam responder um e-mail? Ser que em uma conversa, olho no olho, ela
diria as mesmas coisas que disse no e-mail?

Tudo isso precisa ser percorrido e conversado dentro das empresas. A comunicao olho no olho precisa
ser mais valorizada, pois isso que aproxima as pessoas, e no os e-mails. Quantas e quantas vezes
voc resolveu um problema rapidamente atravs de uma conversa pessoalmente, ou atravs de um
telefonema. Imagina se voc tivesse que resolver esse mesmo problema por e-mail, quanto tempo a
mais gastaria?

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

Sobre o volume de informaes que recebemos diariamente, seja por e-mail, mensagens no celular,
caixa postal, e assim por diante, a grande maioria dessas mensagens se enquadra nas categorias
abaixo:
No so relevantes para o seu trabalho.
Foram enviadas para voc, mas na verdade deveriam ter sido enviadas para outras pessoas, ou
membros da sua equipe.
So interessantes, mas no exigem ao alguma.
So duplicadas, vrias pessoas enviam o mesmo contedo.
Exige alguma ao de sua parte.

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DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

Perceba que, a grande maioria de mensagens que voc recebe no exigem aes de sua parte. Agora,
tente calcular o tempo que voc perde lendo e respondendo todas as mensagens nas quais voc no
tem ao. Ser que sua produtividade no est sendo impactada por conta disso?

Outra coisa que acontece diariamente em nossas vidas, o fato de que ns j sabemos disso
antecipadamente. Ou seja, antes de abrir o e-mail, ou antes de desbloquear o celular de trabalho, j
sabemos que teremos ali 100 e-mails no lidos, 35 novas mensagens, e assim por diante. E pior ainda,
nos conformamos com essa situao, e comeamos a ler uma a uma.
preciso reeducar o ser humano, pois esses tipos de coisa comeam a fazer parte da rotina e passam
despercebidas. Perdemos muito tempo em nosso dia fazendo coisas que no agregam valor nenhum.
Seguem abaixo algumas dicas que te ajudaro a melhorar seu foco e a fazer uma melhor gesto das
mensagens que recebe diariamente:

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DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

Durante o seu dia de trabalho, procure deixar


o navegador de Internet fechado, ou ento
deixe aberto apenas o programa que voc usa
no seu trabalho (e-mail corporativo, por
exemplo). Reserve cinco minutos da parte da
manh e cinco minutos da parte da tarde para
verificar seu e-mail pessoal. No deixe que a
Internet tire seu foco.

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DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

Facebook, Whatsapp, Linkedin. Procure


acessar apenas nos horrios que voc definiu
(aqueles 5 minutos). Mantenha o foco no que
realmente importante para o seu trabalho,
metas e objetivos.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

No fique o tempo todo preso ao seu e-mail


corporativo. Se possvel, defina perodos para
ler seus e-mails, por exemplo, a cada duas
horas. Conheo pessoas que ficam o dia inteiro
respondendo e-mails, e depois reclamam que
no tem tempo para trabalhar.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

No final do dia j faa o planejamento de seu


prximo dia. Com isso, ao chegar na empresa
no dia seguinte, voc j sabe o que tem que
fazer. Quando voc no sabe o que tem que
fazer, qual a primeira coisa que voc faz?
Olhar o e-mail, e a, l se vai 30 minutos
embora, no mnimo.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
MENSAGENS

Se voc recebe centenas de e-mails


desnecessrios, procure os remetentes dessas
mensagens e explique, educadamente, que
voc no precisa receber esse tipo de e-mail.
Ou seja, ensine as pessoas a enviar e-mails.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
INFORMAES

Recentemente, em uma conversa com meu scio, Paulo Berto, ele me disse uma coisa um dia que se
encaixa muito bem aqui:

No passado o homem sofria por falta de informao e hoje


est sofrendo pelo seu excesso.
impressionante o volume de informaes que nos cercam hoje em dia, principalmente na Internet.
Faa uma busca no Google pela palavra amor. Nada mais, nada menos do que 416.000.000 resultados.
Se voc no souber filtrar essas informaes, fazer buscas mais especficas, com certeza o alto volume
de informaes te atrapalhar ao invs de ajudar.

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DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
INFORMAES

Dentro das empresas no diferente. Voc tem seu chefe, tem os membros da sua equipe, os membros
e gerentes de outras equipes, os clientes, o conselho executivo da empresa, as metas da empresa, a
Intranet, a Internet, os jornais, e assim por diante, tudo isso te bombardeando a cada minuto, e voc
tem que tomar decises. E a? Como tomar a melhor deciso? Obviamente que no fcil responder
essa pergunta, mas o lder nato, aquele que sempre toma as melhores decises, sabe lidar com tudo isso
de forma leve e serena. Veja algumas dicas nas prximas pginas.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
INFORMAES

Priorizar analise o volume de informaes que lhe cercam.


Qual a porcentagem dessas informaes que so realmente
crticas ou teis para voc? Pode ter certeza de que a menor
parte dessas informaes tem algo a ver com suas metas e
objetivos. Portanto, priorize os tipos de informaes que voc
receber. Crie containers e d um tratamento especfico para
cada um desses containers, com base em seus contedos. Por
exemplo, no seu e-mail voc pode criar uma pasta chamada
Crises onde voc armazenar informaes relacionadas com
assuntos crticos para a empresa, ou para seus clientes. E
assim por diante. Com correspondncias, mesma coisa. Tenha
caixinhas especficas para cada tipo de correspondncia.
Com essa organizao, voc sabe o que atacar primeiro, voc
sabe onde esto as coisas que realmente agregaro valor para
voc.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
INFORMAES

Filtrar as fontes filtre as fontes das quais voc quer


receber informaes, simples assim. Se voc recebe
informaes de um site que no tem interesse, cancele sua
inscrio nesse site, ou classifique os e-mails como spam, por
exemplo. Se o seu amigo de trabalho fica enviando
mensagens desagradveis, pea para que ele no envie mais.
Enfim, coloque ordem na casa, e elimine o mximo possvel de
mensagens entrantes desnecessrias.

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
INFORMAES

Sair da massa sabe aquele grupo de pessoas da empresa


que so fascinados pela leitura de um site especfico, ou
aqueles que assinam as mesmas revistas? Analise se essas
informaes so teis para voc, se esto relacionadas com
seus objetivos e metas. Se no estiverem ento no perca
tempo com esse tipo de informao, somente para ficar
bonito na foto e ter o que conversar com essas pessoas. Isso
no significa que voc precisa de isolar do mundo,
importante saber o que est acontecendo, mas no faa as
coisas s para agradar os outros e se aparecer. Ou seja, saia
da massa!

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AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM O


ALTO VOLUME DE
INFORMAES

Valorizar as relaes pessoais sempre que possvel


converse pessoalmente com as pessoas. Tente diminuir o
volume de informaes que recebe por e-mail, ou por
telefone, simplesmente procurando as pessoas e conversando,
olho no olho. Com certeza voc reduzir a quantidade de
informao entrante, economizar muito tempo, resolver as
coisas rapidamente e aumentar sua produtividade.

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Tenha objetivos e
metas muito bem
definidas. Isso
primordial. Se
voc no sabe
aonde quer
chegar, voc no
ter foco em nada.
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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM AS


MULTITAREFAS

Muito provavelmente j de seu conhecimento que executar vrias tarefas ao mesmo tempo no algo
muito bem visto pelas tcnicas de produtividade. Existe um risco muito grande de voc fazer as coisas
com baixo nvel de qualidade quando se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faa uma
coisa de cada vez, e de forma bem feita.
Alm disso, outro aspecto que pode ter passado despercebido que quando voc faz a transio de uma
tarefa para outra, existe todo um processo interno de readaptao, para que voc possa comear a
prxima tarefa. Para algumas pessoas, esse um processo rpido, tranquilo. Mas para a grande maioria
no , ou seja, se gasta um tempo at que seu crebro entenda que voc mudou de tarefa, e agora no
vai mais falar sobre futebol, mas sim sobre saladas, por exemplo. Voc vai ter que entrar em outro
contexto, que tem outros problemas, outras pessoas, e seu crebro vai ter que resgatar tudo isso, voc
vai ter que procurar informaes referente nova atividade, e assim por diante. Percebe que isso pode
ser um grande consumidor do seu tempo?

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM AS


MULTITAREFAS

Vamos imaginar um dia de trabalho, onde voc atuou em 10 atividades distintas. A cada assunto
finalizado, vamos supor que voc gaste cerca de 5 minutos para entender a prxima atividade e se
adaptar ao novo cenrio. Portanto, cinco minutos vezes 10 (5 x 10) igual a cinquenta minutos. Em
outras palavras, cinquenta minutos do seu dia foram perdidos. Porm, existem pessoas que levam at
30 minutos para fazer essa transio de entendimento. Imagina perder 30 minutos a cada transio de
tarefas/assuntos.
E vamos ser bem honestos. Se voc atuar em 10 atividades distintas por dia, qual a probabilidade de
voc ter realmente resolvido essas 10 atividades/assuntos? muito provvel que vrias dessas
atividades/assuntos perdurem por mais tempo, e voc ter que posteriormente atuar novamente nelas.

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Sendo assim, a dica aqui :


uma vez que voc entrou em
um determinado assunto, ou
um determinado problema,
tente resolv-lo por
completo, e diminua a
quantidade de vezes que
voc muda de
assunto/problema por dia.
Quanto menos transies
voc tiver durante o seu dia,
menos tempo voc perder.
Poder ento ganhar alguns
minutos, ou at algumas
horas, e aumentar sua
produtividade.
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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

COMO LIDAR COM AS


MULTITAREFAS

Para fechar, mais algumas sacadas:

Tire as multitarefas do seu radar.


Delegue atividades.
Bloqueie parte do seu tempo para fazer coisas que exigem muita
concentrao.
Evite as distraes.
Tenha foco.

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CONCLUSO MDULO 2 DERRUBANDO AS


BARREIRAS DA GESTO DO TEMPO

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MDULO 2 DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTO
DO TEMPO

CONCLUSO

Obrigado!
isso meus amigos, chegamos ao final do mdulo 2
deste e-book. Toro muito para que essas dicas
estejam fazendo sentido, e que possam de alguma
forma mudar a sua vida.
Vamos agora para o Mdulo 3, onde veremos algumas
dicas sobre como tomar decises de forma rpida e
inteligente.

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MDULO 3 TOMADA DE DECISO RPIDA E


INTELIGENTE

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MDULO 3 TOMADA DE DECISO RPIDA E


INTELIGENTE
Ol, seja bem-vindo ao mdulo 3 deste e-book. O objetivo desde mdulo apresentar uma srie de
dicas e ferramentas para que voc possa tomar as melhores decises em um cenrio de trabalho
extremamente conturbado, onde temos cada vez mais tarefas e somos cada vez mais cobrados para
entregar com mais qualidade e rpido. Tomar as melhores decises nessas horas uma arte.

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Voc j deve ter percebido que nos ltimos anos as pessoas cada vez mais falam em agilidade dentro das
empresas, e ai surgem alguns conceitos como Lean, Scrum, PMI Agile, mtodos geis, e assim por diante.
Com isso alguns processos, como por exemplo, os processos de desenvolvimento de produtos so
acelerados.

Contudo, geralmente essas aes so pontuais, ou seja, os gerentes ou diretores implementam essas
melhorias apenas em seus departamentos. Como consequncia, apenas seus departamentos se tornaro
mais geis, e isso significa que os gargalos sero apenas deslocados, e no completamente removidos,
pois os demais departamentos continuam com seus mtodos tradicionais. O ideal ento que esse tipo
de ao seja tomada na empresa como um todo. A sim os gargalos podero ser eliminados por
completo.

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Acrescente aqui tambm o fato de que a velocidade de mudana de panorama dos negcios pode mudar
do dia para a noite. Voc est trabalhando no desenho de um novo produto, enquanto seu concorrente j
est lanando esse mesmo produto, ou at melhor.

Ou seja, tudo muito dinmico, tudo muito rpido. E voc como lder est inserido nessa realidade.
Como lidar com isso? Como tomar as melhores decises no meio dessa guerra, onde as coisas mudam
do dia para a noite?

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Alm de voc ter que se adaptar a esse novo cenrio, voc ter que trabalhar junto com sua equipe para
que ela tambm entenda e comece a agir diferente. No adianta s voc se adaptar e conseguir tomar as
melhores decises. Afinal de contas, quem executa as suas melhores decises dentro de uma empresa?
bem provvel que seja sua equipe, portanto, cuide muito bem de suas equipes tambm.

Veja nas prximas pginas algumas dicas que podero te ajudar a tomar as melhores decises:

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Revise seus mtodos de tomada de deciso se voc


daqueles que fica esperando grandes volumes de informaes
para tomar alguma deciso, hora de mudar sua forma de
pensar e agir. Como dissemos, o mercado est gil, mudando
a cada momento. Por vezes voc no ter as melhores
informaes, e mesmo assim ter que tomar decises. Existe
um mtodo chamado frmula 7-3, onde dito que melhor
tomar uma deciso e acertar sete em cada dez vezes do que
ficar procurando a soluo perfeita. Esse apenas um
exemplo que pode te ajudar nessa remodelagem de
pensamento. E confie na sua intuio gerencial para tomar
deciso. Voc tem experincia, tem bagagem, conhecimento.
Geralmente a voz interna no costuma nos enganar. Junte
tudo isso e tenha certeza de que voc acertar. E se no
acertar, sem problemas, s corrigir. S tenha cuidado para
no errar em coisas muito grandes, que envolvam muito
dinheiro, muitas pessoas e a reputao da empresa.

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Conecte-se voc no est sozinho nesse barco. bem


provvel que outros gerentes ou diretores da mesma empresa
j passaram pelo que voc est passando, e j tiveram que
tomar muitas decises em suas vidas. Portanto, uma dica
compartilhar suas bases de conhecimento, trocar as
experincias referentes a tomadas de deciso. Por vezes seu
amigo de trabalho no vai dizer exatamente o que voc deve
fazer, mais vai compartilhar algum conhecimento, ou alguma
experincia, que poder lhe dar uma luz do que fazer.

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DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Teste de mercado essa na verdade uma forma que voc


tem de transferir grande parte da responsabilidade de uma
tomada de deciso para o mercado. Ou seja, no caso de um
produto novo, voc pode disponibilizar um prottipo para o
mercado e colher os feedbacks sobre esse produto. Com isso
voc ter subsdio necessrio para saber se o produto foi bem
aceito ou no, se precisa de ajustes, e assim por diante.

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Descentralize a tomada de deciso sabe aqueles


modelos hierrquicos das antigas, onde o chefe mandava e o
empregado apenas executava? Mais ou menos parecido como
os filmes de robs, onde estes so programados para fazer tal
tarefa, e ponto final. Simplesmente executavam sem
questionar. Pois , isso coisa do passado. Se voc ainda
pensa dessa forma, posso afirmar que est cavando sua
prpria cova. Em pouco tempo conhecers o fracasso. Isso
atitude de qualquer coisa, menos de um lder atual. Hoje em
dia a tendncia o compartilhamento de responsabilidades,
compartilhamento do poder de tomada de deciso. As pessoas
precisam disso, elas precisam se sentir importantes, se sentir
parte da soluo. Se voc leva sua equipe para um
brainstorming de definio de metas, objetivos, ou um
brainstorming para falar sobre um novo produto, pode ter
certeza que durante o processo de execuo as pessoas
estaro mais felizes, faro com mais qualidade, e
consequentemente elevaro o nvel de produtividade.

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DECISO RPIDA E
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LIDERANA
ACELERADA

Como estamos abordando o tema de gesto do tempo, obviamente teramos que falar sobre liderana.
Como deve ser o lder que est inserido nesse ambiente extremamente dinmico, cheio de tarefas,
compromissos, metas e clientes pressionando por melhores prazos e qualidade? Veja nas prximas pginas
algumas dicas:

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O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Capacidade de progredir em ambientes desordenados


um bom lder um bom lder, e ponto final, independente do
ambiente onde ele estiver. Obviamente que nos cenrios
desordenados mais complexo. Nesses cenrios, voc precisa
se adaptar muito rpido a mudanas, precisa estar atento com
as mudanas de estratgia da empresa e principalmente estar
muito prximo da sua equipe. Se a comunicao j um
problema para o ser humano, imagine como deve ser a
comunicao em um ambiente desordenado. O pensamento
do lder nesse cenrio deve ser sempre o de aprender algo no
meio da baguna. Ele sempre encontra uma oportunidade de
aprender algo que no sabia, ou aprimorar o que j sabe.
Aprende consigo mesmo e principalmente com os outros:
aprende observando as outras pessoas. Outra postura desse
lder o respeito, ou seja, a capacidade de se colocar no lugar
dos outros.

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O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Capacidade de ser flexvel um lder nato sabe a hora de


soltar as rdeas do cavalo e deixar que o prprio cavalo
assuma o controle, e sabe a hora de segurar as rdeas
firmemente (na verdade o cavalo nunca assumiu o controle,
ele apenas achou que estava no controle). So pessoas que
no deixam se abalar por situaes externas, pois tem o
controle interno de si mesmo. So pessoas que conseguem
engajar as equipes rapidamente para construrem solues
colaborativas. So pessoas autoconfiantes e que conseguem
resolver as famosas disputas entre dois ou mais
profissionais, pois olham os fatos por cima, sem se envolver
emocionalmente.

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O CICLO DA TOMADA
DE DECISO

Possuem ritmo exercem suas funes com facilidade e


fluidez, pois algo que est dentro deles, no nada forado.
Possuem a capacidade de aprender enquanto as outras
pessoas apenas observam, e principalmente se adaptar as
novas situaes em tempo real, ou seja, colocam a mo na
massa e durante o percurso vo se adaptando. Tem tambm a
capacidade de estar sempre um passo frente, o famoso j
comeu o bolo enquanto os outros saram para comprar os
ingredientes para fazer o bolo.

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E voc?
um lder
gil?
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NOVOS LDERES

muito comum ver novos lderes querendo mostrar resultados rapidamente, afinal de contas, eles querem
justificar seu novo cargo, ou sua nova posio. Isso algo muito bom, fantstico eu diria, mas
fundamental nessa hora que o lder tenha pacincia, respeito e bom senso. No adianta querer sair
mudando tudo de uma hora para outra, reestruturando as posies gerenciais da empresa, implementando
novos processos, definindo novas metas. Fazer tudo isso de uma vez, e logo no incio, pode ser muito
arriscado. Por vezes, isso at funciona. Existem lderes que conseguem fazer tudo isso rapidamente, em 3
ou 4 meses. Mas eu diria que isso para a minoria. Veja nas prximas pginas algumas dicas para os
novos lderes:

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NOVOS LDERES

De alguns passos por vez ao assumir um cargo de liderana muito


provvel que voc tenha muito a aprender sobre os objetivos e metas da
empresa, cultura, clientes, e assim por diante, principalmente se voc
estiver mudando de empresa. Alm desse aprendizado, voc
provavelmente ter que conquistar a confiana de muitas pessoas
(parceiros de liderana, equipe de trabalho, entre outros), e isso
independe da sua reputao e da sua experincia. Porm, apesar de tudo
isso, existe uma enorme expectativa a seu respeito, e se voc assumiu
uma posio de lder, porque a empresa precisa de voc e precisa do
seu apoio. Sendo assim, evite os extremos, ou seja, no comece muito
devagar, e tambm no comece que nem um louco. De alguns passos
prudentes, faa algumas mudanas, nada alarmante. Com isso voc j vai
mostrando sua cara, mostrando seu trabalho, e colhendo resultados
rapidamente. Isso te dar mais segurana para fazer mudanas mais
impactantes. Outra coisa importante a se fazer tentar antecipar alguns
entendimentos sobe a empresa e sobre a nova funo. Converse com as
pessoas envolvidas, com o antigo lder, com seu gerente ou diretor. Antes
de entrar na linha de guerra, tente saber o que est envolvido,
interesses, quem sero seus aliados, e assim por diante.

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NOVOS LDERES

Valorize as pessoas ao assumir a nova posio, valorize as


pessoas que ali esto. Elas sero fundamentais para que voc
construa seu sucesso, e que suas aes sejam implementadas.
Melhore os planos de desenvolvimento, faa sesses de
brainstorming, capacite essas pessoas, compartilhe suas ideias e
planos, e assim por diante. Essas pessoas precisam jogar junto
com voc. Porm, caso no estejam dispostas a jogar junto,
outras medidas devero ser tomadas.

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NOVOS LDERES

No seja o sabe tudo apesar de voc ter vasta experincia


e muito conhecimento, quando assumir a posio de lder no
deixe que a sua autoconfiana se torne vaidade. No pense que
voc sabe tudo, ou que vai conseguir fazer tudo sozinho. Se for
por esse caminho, estar fadado ao fracasso. Ao invs disso,
prepare seus planos e ideias, discuta com pessoas em quem
possa confiar, apresente para seu chefe, e v amadurecendo os
planos com o tempo (por vezes, um tempo curto). Use toda sua
experincia e conhecimento, mas tambm deixe claro que voc
aceita ideias e sugestes, e que no sabe tudo.

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NOVOS LDERES

Valorize as primeiras conquistas no tem como fugir disso:


o ser humano movido por conquistas, pelo trabalho bem feito.
Portanto, quando assumir seu novo posto de lder, encare
algumas tarefas que voc sabe que tero rpidos resultados.
Provavelmente a equipe ter uma lista de itens que esto
pendentes de resoluo. Olhe essa lista e escolha alguns itens,
que aparentemente so rpidos de serem resolvidos. Alm
disso, concentre-se em atividades que traro certa felicidade
para as pessoas, como por exemplo, um plano de capacitao,
plano de benefcios, ajustes nos processos que resultaro em
produtividade, e assim por diante. Tudo isso te ajudar a ter
conquistas rpidas, o que o motivar para encarar maiores
desafios.

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ECONOMIZANDO SEU
TEMPO E DINHEIRO

Imagine que voc um lder e que tomou uma grande deciso na sua empresa: aprovou a concepo de
um produto na casa dos 100 milhes. Aps 6 meses de trabalho, voc e os executivos da empresa
percebem que o produto em questo est fora do mercado, ou seja, no faz mais sentido lanar o produto,
nem seguir em frente com o projeto.

Qual ser sua prxima deciso? Continuar investindo no produto? Desistir? Pedir demisso por conta do
fracasso no projeto?

Para te ajudar a tomar as melhores decises nessas situaes, seguem trs dicas que voc poder utilizar:

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ECONOMIZANDO SEU
TEMPO E DINHEIRO

Suas prximas decises no devem ser feitas para justificar as decises passadas que
no deram certo o contexto atual em que estamos vivendo exerce uma fora de influncia muito
grande nas decises que tomamos. Portanto, nunca se esquea de que quando voc precisa tomar
uma deciso, voc deve olhar para frente, para o resultado esperado, para onde se deseja chegar
com essa deciso, e no para trs, para as decises que voc tomou que no deram certo. O ser
humano atual possui algo latente chamado orgulho, vaidade, e quando esses atributos entram em
ao, com certeza levam o homem diretamente para o fracasso. Fracasso interno, com ele mesmo.
Existe algum fracasso maior do que perder para voc mesmo? Portanto, se voc tomou alguma
deciso que no foi a melhor, ou que no trouxe o resultado mnimo esperado, reconhea sua falha,
aprenda com o erro e siga em frente, buscando sempre fazer melhor. E nada, exatamente nada vai
justificar seu erro. No perca tempo com isso. Se voc conseguir eliminar as justificativas da sua
vida, tenho certeza de que as coisas comearo a caminhar para um novo patamar.

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ECONOMIZANDO SEU
TEMPO E DINHEIRO

Concentre-se tambm na qualidade das decises e no somente na qualidade dos


resultados a mente coletiva das empresas e dos executivos prega que voc ser medido pelos
resultados, e no pelas suas decises. Horas, ser que no ocorreu ainda aos executivos que um
resultado satisfatrio est diretamente relacionado com uma deciso de qualidade? Sendo assim,
voc como lder, e futuro executivo (ou atual executivo mas com uma nova postura), motive seus
liderados a tomarem decises de qualidade, embasada em fatos, dados e percepes. Obviamente
que voc dever olhar para os resultados, projetar o futuro, mas concentre-se mais ainda na
tomada da deciso, pois ela, juntamente com a execuo da ao, que vai te levar ao sucesso, ao
resultado positivo. Quebre as barreiras, os paradigmas, saia da massa e se destaque.

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ECONOMIZANDO SEU
TEMPO E DINHEIRO

Tenha suas regras bsicas para tomada de deciso imagina que voc contratou um novo
funcionrio para uma posio de liderana do seu departamento. J de incio voc tinha uma
expectativa de que esse profissional produziria um resultado muito bom. Logo no segundo ms voc
percebe que esse profissional no est gerando o resultado esperado, e fica em dvida se demite ou
no. Aps um tempo voc decide ento investir alto na capacitao desse profissional. Ele faz ento
os treinamentos, e seis meses depois voc verifica novamente que seus resultados no esto ainda
no nvel desejado. E a, o que fazer? Investir mais? Demitir? Percebe que voc entrar em um ciclo
perigoso se voc no definir alguns critrios mnimos para esse tipo de situao? Por exemplo,
antecipadamente, voc poderia ter definido que investiria R$15.000,00 em treinamentos com esse
profissional, e 2 meses aps o treinamento iniciaria a medio de seu desempenho, e se no
atingisse os resultados e metas, a sim poderia demitir o profissional, pois voc tinha os critrios
definidos. Tenha sempre esses critrios de tempo e custo muito bem definidos, isso te ajudar a
identificar quando est dentro de um buraco, e quando dever parar de cavar o buraco.
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DEFININDO
PRIORIDADES

J dizia Peter Drucker em 1967, em seu clssico The Effective Executive: H sempre mais tarefas
produtivas para ontem que tempo disponvel para cumpri-las, e mais oportunidades do que
pessoas que possam aproveit-las. Portanto, o grande segredo est na priorizao, escolher as coisas
certas na hora certa.

Peter Drucker ainda complementa sua frase acima dizendo: A nica dvida saber quem tomar a
deciso: o executivo ou as presses?. Se voc deixar que as presses do dia a dia tomem as decises
por voc, bem provvel que voc perca o controle da situao, e deixe de fazer o que realmente
importante.
Sendo assim, quando tiver uma lista de tarefas, priorize-a. Existem dezenas de tcnicas para isso, e uma
delas responder as seguintes perguntas:
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DEFININDO
PRIORIDADES

Dessa lista de tarefas, qual delas est relacionada


com as metas e objetivos da empresa?
Dessa lisa de tarefas, quais delas tero impactos
negativos caso no sejam executadas?
Dessa lisa de tarefas, quais delas poderiam fazer
uma grande diferena no sucesso da minha
equipe?
Dessa lisa de tarefas, quais delas a mais
importante para o meu chefe?

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DEFININDO
PRIORIDADES

Respondendo essas perguntas voc conseguir identificar as tarefas que traro um maior valor agregado.
Comece por aquelas que se enquadram em todas as perguntas acima.

Outra ferramenta interessante que pode te ajudar a matriz GUT. Essa uma ferramenta muito utilizada e
tem como objetivo priorizar problemas, baseando-se em sua gravidade, urgncia e tendncia. uma
ferramenta que pode auxiliar na tomada de decises e soluo de problemas, simplesmente analisando-se
os fatores GUT e dando notas para cada um deles.
Vamos entender agora as definies de cada um desses termos:

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DEFININDO
PRIORIDADES

Gravidade: representa o dano ou prejuzo que o problema pode causar caso no seja resolvido. Ou seja, o
real impacto da sua materializao.

Urgncia: representa a questo de tempo disponvel para se resolver o problema. Quanto maior a
urgncia do problema, menor o seu tempo disponvel para resolv-lo.
Tendncia: representa o grau de crescimento ou decrescimento do problema com o passar do tempo, ou
seja, a evoluo do problema (piorar ou no?).

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DEFININDO
PRIORIDADES

Veja na figura abaixo os passos para montar a Matriz GUT:

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DECISO RPIDA E
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DEFININDO
PRIORIDADES

Alm dessa ferramenta existe a Matriz RAB. A ferramenta RAB possui uma semelhana muito grande com
a ferramenta GUT. Ambas tm o intuito de priorizao, ou seja, nos do uma direo sobre o que fazer
primeiro, o que resolver primeiro. Porm, a RAB voc deve utilizar para priorizar a medidas que sero
implementadas para resolver um problema.
Vamos entender agora as definies de cada um desses termos:
Rapidez: representa o quo rpido pode-se implementar uma ao ou medida.

Autonomia: representa o quanto de autonomia voc tem para implementar a ao ou medida.

Benefcio: representa o quo benfica ser a implementao de uma ao ou medida.


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DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

DEFININDO
PRIORIDADES

Veja na figura abaixo os passos para montar a Matriz RAB:

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CONCLUSO MDULO 3 TOMADA DE DECISO


RPIDA E INTELIGENTE

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MDULO 3 TOMADA DE
DECISO RPIDA E
INTELIGENTE

CONCLUSO

Obrigado!
isso meus amigos, chegamos ao final do mdulo 3
deste e-book. Toro muito para que essas dicas
estejam fazendo sentido, e que possam de alguma
forma mudar a sua vida.
Vamos agora para o Mdulo 4, onde veremos algumas
dicas sobre como maximizar a sua capacidade.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO A SUA CAPACIDADE

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MDULO 4 MAXIMIZANDO A SUA CAPACIDADE

Ol, seja bem-vindo ao quarto e ltimo mdulo deste e-book. Neste mdulo conversaremos sobre
alguns aspectos que podero maximizar ainda mais sua capacidade. Leia com ateno as dicas deste
mdulo e coloque-as em prtica.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Conforme o nome desse e-book sugere, fazer a gesto do tempo uma arte. So poucas as pessoas
que conseguem organizar muito bem o seu tempo naturalmente, sem muito esforo. A grande maioria
sofre muito com as presses, com a pressa, e assim por diante. Eu particularmente acredito muito que
existem dois pontos fundamentais a serem discutidos:
O primeiro e mais simples de se lidar a aplicao de tcnicas e ferramentas
de gesto do tempo. Usando somente as dicas desse e-book, voc com
certeza poder galgar novos degraus na sua vida.
O segundo ponto e mais delicado a forma com que as pessoas lidam com o
tempo. muito comum ver as pessoas com pressa, correndo, tomando
decises sem pensar. A eu pergunto: pressa para qu? Aonde voc quer
chegar? Nesse caso fundamental o autoconhecimento. As pessoas precisam
mergulhar dentro de si e se conhecer, saber quem so, para onde vo, e
assim por diante. Tenho certeza que voc conhece pessoas serenas, que no
tem pressa para nada, e que as coisas do certo na vida dessas pessoas.
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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Se voc conseguir combinar esses dois pontos acima, com certeza alcanar o novo patamar que voc
tanto almeja.
Alm de saber lidar com o tempo, fundamental evitar seu desperdcio. Para isso, seguem algumas
sacadas excelentes:

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Mude sua relao com o tempo: preciso deixar de ser refm do fenmeno tempo, algo que presente na nossa
vida. Tudo o que ns fazemos, tridimensionalmente, limitado pelo tempo e espao. Como ampliar isso? Ser possvel
sair das limitaes de tempo e espao? Eu acredito piamente que sim, e como exemplo posso citar os sonhos. Durante
um sonho de menos de 5 segundos vivemos experincias que no nosso dia a dia poderia durar uma vida. Veja abaixo
algumas dicas que te ajudar nessa relao com o tempo:
Concentre-se no que realmente importante: recentemente li uma frase fenomenal de A. Roger Merrill:
Ser muito ocupado muito mais fcil do que ser eficaz. Saiba diferenciar o que importante do que
urgente. Saiba priorizar e identificar as tarefas que lhe agregaro o maior valor.
Tenha um dilogo interior: quantas vezes na sua vida voc parou por 1 minuto e refletiu sobre a sua
vida? Criou uma lista de coisas que voc fez e que no deram certo? Olhou para dentro de si e
identificou seus pontos de melhoria? Sabe quais so seus pontos fortes? O pensamento que eu tenho
mais ou menos o seguinte: eu imagino que sou uma mquina cheia de programaes (educao, cultura,
etc.). E essa mquina (eu) vai produzir coisas, vai tomar decises e assim por diante. Se eu no
conhecer essa mquina e essas programaes, consequente no saberei quais os resultados sero
gerados por ela. Sendo assim no me resta outra escolha a no ser conhecer a mquina, conhecer as
programaes. Ou seja, autoconhecimento, olhar para dentro de mim, diariamente, e mudar o que
precisa ser mudado. S assim saberei conscientemente dos resultados que sero gerados. Por isso
fundamental esse dilogo de voc com voc mesmo.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Admita suas limitaes: ningum perfeito, todos possuem suas limitaes. Tenha conscincia disso e
busque sempre aperfeioar. No assuma coisas que voc sabe que no conseguir cumprir, isso no
inteligente e consumir um tempo extra da sua vida.
Aprenda a gostar daquilo que voc faz: muito comum comearmos algo e pensar a cada instante
em terminar esse algo. A dica aqui curtir a tarefa, fazer com prazer, desfrutando desse momento.
Como? Entendendo o contexto dessa tarefa, como ela se encaixa com as metas da empresa, o efeito
positivo que essa tarefa poder causar para alguma pessoa, e assim por diante. Deixe a pressa de lado.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Defina aonde voc quer chegar: essa a base e tudo parte desse ponto. Se voc, ou uma empresa, no sabe
aonde quer chegar, as aes no sero direcionadas, e o tempo e esforo sero em grande parte desperdiados.
Sendo assim:

Tenha objetivos de longo prazo: defina um objetivo grande, algo nobre que realmente justifique sua
passagem pela Terra. Isso te ajudar a analisar cada passo que voc der na sua vida. Sem um objetivo, sem
um rumo, sem um norte, voc atira para todos os lados.
Tenha uma programao semanal: faa uma diviso do seu tempo em categorias. Por exemplo: 40
horas por semana ser para o trabalho, 50 horas por semana ser ficar com a famlia, 7 horas por
semana de atividade fsica, 5 horas por semana para aperfeioamento e autoconhecimento, e assim por
diante. Tendo essa programao, deixe-a em um local que voc possa ver diariamente.
Tenha metas dirias e semanais: uma vez que voc definiu seu objetivo e dividiu seu tempo durante
a semana, defina suas metas dirias ou semanais. Importante: as metas devem estar relacionadas com
o seu objetivo. Por exemplo, frequentar a academia 3 vezes por semana, gastar apenas R$100,00 com
alimentao durante a semana, e assim por diante. Isso vai te ajudar ainda mais a fazer coisas que
esto diretamente relacionadas com os seus objetivos, e te trar o sentimento de satisfao, pois voc
estar cumprindo suas metas, as quais te levaro ao seu objetivo final.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Dedique seu tempo ao essencial: invista seu tempo em atividades que vo agregar um alto valor para voc e para
os que esto ao seu redor.
Faa exerccios fsicos: falar que voc deve fazer exerccios meio que chover no molhado. Todos sabem,
todos tm a conscincia de que no cuidar do corpo um risco tremendo, e mesmo assim muitos levam uma
vida sedentria. Alm de melhorar sua sade, os exerccios aumentam sua disposio, e consequentemente sua
produtividade.
No acumule o sono: trabalhar com sono o grande inimigo da produtividade, pois voc no consegue
se concentrar, no consegue ser to produtivo e no consegue atingir os altos nveis de qualidade.
Portanto, no deixe que o sono se acumule, caso contrrio voc ter grandes problemas com
produtividade, retrabalho e consequentemente tempo desperdiado.
Cultive seu lado espiritual: isso no tem nada a ver com religio (cada um tem a sua e todos devem
se respeitar). Porm existe algo maior dentro de ns, algo que nos orienta, aquela voz interior. Valorize
isso na sua vida, valorize os momentos que voc olha para dentro de si e trabalha aspectos internos.
No cabe mais em nosso planeta a ideia de que o ser humano deve passar sua vida inteira apenas
trabalhando pela matria, ter, ter e ter. Isso arcaico.
Tenha tempo para no fazer nada: guarde um tempo para voc descansar, relaxar e se desligar do
mundo profissional. nesse tempo que voc poder recarregar suas energias. nesse momento que
vo surgir grandes ideias, grandes sacadas.

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QUEM SOU?
ONDE ESTOU?
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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

EVITANDO A PERDA DE
TEMPO

Use apenas as tcnicas que funcionam para voc: conforme j dissemos, e conforme voc j deve ter notado,
existem dezenas de dicas e ferramentas que podero te ajudar com a gesto do tempo. Porm, importante que voc
use apenas aquilo que realmente funcione para voc. Cuidado com os extremos, no adianta querer testar todas as
opes. Analise com calma, decida e coloque em prtica.
Diga no: tenha a capacidade de dizer o no quando necessrio. Usar somente o sim poder
derrubar sua produtividade, gerar estresse e comprometer drasticamente o seu tempo. Portanto, saiba
equilibrar e usar o no sempre que necessrio. Lembre-se tambm da dica que demos anteriormente,
onde falamos que voc pode dizer o no sem necessariamente usar a palavra no.
A perfeio custa muito caro: esse ponto muito delicado, principalmente para os perfeccionistas.
fundamental que voc saiba dosar, parar na hora certa. Isso no significa que voc deve deixar a
qualidade de lado, ou outros aspectos que vo tornar o seu produto lder de mercado. Trabalhe sempre
para ser o melhor profissional, para ter o melhor produto, e assim por diante, mas tenha em mente a
questo custo, pois a perfeio absurdamente cara, e extremamente difcil de ser alcanada. Portanto,
temperana.
Organizao: esse fator muito individual, relativo a cada pessoa. Cada um deve encontrar seu nvel
mnimo de organizao. Para alguns o fenmeno mesa limpa um requisito bsico, para outros nem
tanto. O importante que voc se sinta confortvel, no perca ateno e no perca seu foco.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

INTENSIFICANDO O
USO DA SUA
CAPACIDADE

Seguem abaixo algumas dicas essenciais que, se colocadas em prtica, te levaro para um novo patamar
de produtividade:
Aceite, nem tudo da forma que voc gostaria que fosse: para mim essa uma das dicas mais
interessantes desse e-book. No existem pessoas iguais, todos so diferentes, cada um com sua cultura,
com suas vivncias, educao, e assim por diante. O caminho aqui aprender a respeitar o prximo, a
opinio e ideias do prximo. No tente mudar as outras pessoas, voc no vai conseguir, pois s
depende dela. Obviamente que voc pode tentar ajudar, dar o seu testemunho, e principalmente dar o
exemplo (s falar no adianta nada, tem que ser exemplo). Busque sempre melhorar as coisas, fazer o
seu melhor, mas saiba que voc no est sozinho nesse universo.
Mude sua vida aos poucos: tenha prudncia e pacincia quando for mudar algo na sua vida. Pressa
para que? Vai chegar aonde? Faa as coisas com calma, procure analisar seus aspectos interiores com
sabedoria e sinceridade, e somente depois proponha as mudanas e acione.

Papel e caneta sempre perto: por mais que voc seja muito bom de memria, a correria do dia a dia
te far esquecer de algo. Portanto, sempre tenha ao seu lado alguma coisa que voc possa fazer
anotaes (agenda, tablet, smartphone, laptop).

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

INTENSIFICANDO O
USO DA SUA
CAPACIDADE

Cuidado com o estresse: sabemos que um alto nvel de estresse pode comprometer totalmente sua
produtividade, e principalmente sua sade. Por outro lado, sabemos tambm que um nvel de estresse
razovel pode te impulsionar, pois gera adrenalina, o que d motivao, energia, nimo. A dica aqui o
equilbrio e o autoconhecimento. Voc deve conhecer seus limites, e no deixar que o estresse suba
muito. Quando o nvel de estresse est muito alto, voc perceber que sua produtividade est
diminuindo e o cansao ser mais visvel. Saiba parar na hora certa.
Saiba o que fazer em cada hora do dia: se voc uma pessoa que tem um pouco de sono logo aps
o almoo, programe para esse horrio atividades que exijam um pouco mais de movimento, de ao. Se
voc tem mais energia no perodo da manh, tente fazer nesse perodo das atividades mais complexas.
E assim por diante, sempre programando o seu dia de forma inteligente.
Olhe para o futuro: desenvolva a capacidade de olhar para o futuro e ver como sero as coisas daqui a
5 ou 10 anos. Veja detalhes, cores, pessoas, fatos, sinta cheiros, etc. depois disso, volte para a
realidade e veja se o que voc est fazendo est condizente com o que voc visualizou no futuro. Isso
poder te dar um norte.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

INTENSIFICANDO O
USO DA SUA
CAPACIDADE

Conecte-se com seus amigos de trabalho: imaginando que passamos praticamente 8 horas do nosso
dia no ambiente de trabalho, fundamental que voc se relacione com as pessoas de forma harmnica,
ou seja, dizendo bom dia, conversando serenamente, dando sorrisos, ajudando os amigos, se colocando
disposio, organizando almoos descontrados, happy hour, e assim por diante. E por ltimo, e no
menos importante, pratique o respeito.
Pague pelas metas no atingidas: suponha que voc definiu seu objetivo, quebrou em metas e
comeou a executar seu plano de ao. No final da primeira semana voc observa que no alcanou
suas metas. Crie algum mecanismo que voc possa pagar pelo fato de no ter alcanado a meta
(partindo do ponto que voc no cumpriu aquilo que se props, rumo ao seu objetivo de vida). Por
exemplo, uma semana sem ir ao restaurante que voc mais gosta.

Enxergue seu trabalho como algo nobre: se voc no conseguir ter prazer com o seu trabalho, com
as suas tarefas do dia a dia, isso se tornar pesado, e far mal para voc. Portanto, na minha humilde
opinio, aqui voc tem duas opes: ou voc aprende gostar do que faz, ou procura outra coisa para
fazer, outro emprego. Outra dica: tente enxergar sua tarefa como algo nobre, que vai ajudar a empresa,
ou que vai ajudar o seu cliente. Encontre o valor naquilo que voc est fazendo.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

INTENSIFICANDO O
USO DA SUA
CAPACIDADE

Faa hoje melhor do que ontem, e amanh melhor do que hoje: trabalhe com a certeza de que
voc est fazendo as coisas hoje muito melhor do que ontem, e se proponha a fazer ainda melhor
amanh. Isso s ser possvel se voc analisar o seu dia, parar aqueles 5 minutos por dia e fazer um
balano de como foi seu dia.

Busque atividades motivacionais: isso pode ser no ambiente da empresa com seus amigos de
trabalho, ou nas horas de lazer. Faa coisas que voc realmente gosta e que te traro um prazer muito
grande.

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

DELEGAO DE
TAREFAS

Esse outro tema extremamente ligado a gesto do tempo no trabalho. Se voc um lder, ou
pretende ser um lder, essa uma competncia que obrigatoriamente ters que desenvolver. Delegar
tarefas exige confiana e conscincia por parte do lder ou gestor, pois o liderado poder, em algumas
situaes, tomar decises.
Mas no se engane: delegar as tarefas no significa que a responsabilidade tambm foi delegada. J vi
isso acontecer muitas vezes na prtica: o lder delega a tarefa age como se estivesse delegado a
responsabilidade. Cuidado para no cometer esse mesmo erro. Se voc um lder, voc o responsvel
pela sua equipe, e voc ser cobrado pelos resultados no satisfatrios da equipe.
Ao delegar tarefas voc oferecer para seus liderados a oportunidade de executarem atividades novas,
diferentes. E tenha isso sempre em mente: oferea para sua equipe a possibilidade de executarem
algumas das tarefas que normalmente seriam executadas pelo lder. Isso motiva, e consequentemente
faz com que as pessoas possam sentir o gosto do que ser um lder, e at se prepararem para assumir
uma posio de liderana futuramente.
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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

DELEGAO DE
TAREFAS

Quando for delegar uma tarefa, fique atendo aos seguintes pontos:
Identifique as pessoas que possuem a competncia para realizar determinadas tarefas.
Tenha uma comunicao eficaz sobre o andamento das tarefas delegadas.
Se coloque sempre disposio das pessoas que esto executando tais atividades
Deve sempre existir a confiana entre o lder e liderado.
Deixe que a pessoa trabalhe com a tarefa que voc delegou, e no fique em cima querendo fazer o micro gerenciamento.
Cumpra sua parte dentro do que foi combinado.
Deixe muito bem claro os resultados esperados.
Defina um prazo de entrega.
Cuidado para no usar o poder da delegao para ficar em sua zona de conforto.
No tenha medo de delegar, pois essa uma competncia fundamental para o lder.
Observe sua equipe e fique prximo das pessoas. Isso te ajudar na seleo das pessoas que podero receber tarefas
delegadas.
Ao delegar, defina o nvel de responsabilidade e poder de deciso que o delegado ter.

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CONCLUSO MDULO 4 MAXIMIZANDO A SUA


CAPACIDADE

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MDULO 4 MAXIMIZANDO
A SUA CAPACIDADE

CONCLUSO

Obrigado!
isso meus amigos, chegamos ao final do mdulo 4,
que o ltimo mdulo deste e-book.

Espero que voc tenha gostado do nosso e-book. E


qualquer dvida, sugesto ou feedback, entre em
contato conosco:
Um forte abrao, do amigo Fabiano Santana
fabiano@e-volv.me
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IMAGENS

Todas as imagens contidas neste e-book fazem parte


do site DepositPhotos.com e esto sob licena para uso
comercial.
Qualquer dviva e maiores informaes sobre as
imagens, entrar em contato atravs do e-mail
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