Procedimiento para Auditora Interna

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 8.2.2

Cdigo:ITMORELIA-CA-PG-003

1.

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Propsito
Establecer los lineamientos para dirigir la planificacin y realizacin de las Auditoras Internas que
permitan verificar la implantacin, operacin, mantenimiento y conformidad del sistema de gestin de la
calidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

2.

Alcance
Aplica para las auditorias practicadas al Instituto Tecnolgico de Morelia

3.

Polticas de operacin

3.1. El RD elabora el programa anual de las auditoras internas.

3.2. El RD se asegura de la seleccin y competencia del equipo auditor.
3.3. Es competencia del Director y del RD del Instituto Tecnolgico asegurarse de la realizacin de la
auditora de acuerdo al plan.
3.4. La viabilidad de la auditora debe determinarse teniendo en consideracin la disponibilidad de la
informacin, de los recursos requeridos, y el personal.
3.5. Cuando la auditora se considera viable, se debe seleccionar al equipo auditor teniendo en cuenta la
competencia necesaria de los auditores.
3.6. Antes de las actividades de la auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para
determinar la conformidad del sistema, segn la documentacin con los criterios de la auditora.
3.7. El lder del equipo auditor, es responsable de asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades
para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficos.
3.8. Es responsabilidad del Director y del RD del Instituto Tecnolgico auditado convocar al Comit de
Innovacin y Calidad posterior a la entrega del Informe de Auditora para atender los hallazgos de la
Auditora y aplicar los procedimientos de Acciones Correctivas (ITMORELIA-CA-PG-005) y Acciones
Preventivas (ITMORELIA-CA-PG-006) segn sea el caso, estas acciones no son consideradas como
parte de la Auditora.
3.9. El Comit de Innovacin y Calidad deber verificar la implantacin de la Accin Correctiva o Accin
Preventiva y su eficacia, esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior.
3.10. Es responsabilidad el RD del Instituto Tecnolgico mantener actualizados los expedientes de los
auditores y enviar a la Direccin de Programas de Innovacin y Calidad el padrn de auditores cada vez
que haya actualizado o formado nuevos auditores.
3.11. Es facultad del auditor lder informar al auditado cuando la documentacin es inadecuada y decidir si se
contina o se suspende la auditora hasta que los problemas de la documentacin se resuelvan.
CONTROL DE EMISIN
ELABOR
Alejandro Domnguez C

RD
Firma:
04 septiembre 2009

REVIS

SUBDIRECTOR DE
PLANEACIN
Firma:
11 septiembre 2009

AUTORIZ
Ing. Ignacio Lpez Valdovinos

DIRECTOR
Firma:
18 septiembre 2009

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4. Diagrama de procedimiento
RD
Auditor lder y
equipo auditor
Inicio

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Auditado

Director

2
1

Elabora programa
de auditoras y
selecciona al
auditor lder

El auditor lder
con apoyo del
RD designa el
equipo auditor
3

Preparan plan de
auditora
4

Revisa
documentacin
del SGC y
prepara auditora
in situ
5

Auditora
in situ

Revisa
Informacin,
prepara y
autoriza informe
de auditora

Distribuye
informe de
auditora

Recibe informe de auditora

Termino

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5. Descripcin del procedimiento

Secuencia

Actividad

1. Elabora programa 1.1 Elabora Programa de Trabajo Anual del SGC que incluya
de
auditoras
y
el programa anual de auditoria
y publica fechas
programadas.
selecciona al auditor
1.2 Elabora programa de acuerdo con recursos y necesidades
lder
de la Institucin.
1.3 Para el caso de las Auditora Internas en el Instituto
Tecnolgico el RD es el responsable de nombrar al
auditor lder debiendo requisitar el formato para
calificacin de auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con
base en los criterios para calificacin de auditores
ITMORELIA-CA-RC-017 y en los resultados de
calificacin y habilidades personales de los auditores.
2.- El auditor lder 2.1.- El auditor lder con apoyo del RD designa al equipo
con apoyo del RD
auditor debiendo requisitar el formato para calificacin de
designa el equipo
auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los
auditor
criterios para calificacin de auditores ITMORELIA-CARC-017 y en los resultados de calificacin y habilidades
personales de los auditores
3. Preparan plan de 3.1 Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor
auditora
Lder preparan el plan de auditora (ITMORELIA-CA-PG003-02) considerando: Los objetivos, el alcance, los
criterios y la duracin estimada de la auditora previendo
las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones
del equipo auditor, incluyendo la preparacin, revisin y
elaboracin del informe final.
3.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar
procesos, funciones, lugares, reas o actividades
especficas,
considerando
la
independencia
y
competencia de los auditores.
3.3 Los auditores en formacin o entrenamiento pueden
incluirse en el equipo y auditar bajo una direccin o
supervisin.
3.4 Presenta al auditado el plan de auditora antes de que
comiencen las actividades in situ.
4. Revisa
4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la
documentacin y
documentacin para determinar la conformidad del
sistema, teniendo en cuenta: el tamao, la naturaleza y la
prepara auditora in
complejidad de la institucin, as como el alcance y los
situ
objetivos de la auditora, sobre todo cuando la auditora
sea por primera vez o de ampliacin al alcance del SGC,
4.2 Si la documentacin es inadecuada el lder del equipo
debe informar al auditado y decidir si se contina o se
suspende la auditora hasta que los problemas de la
documentacin se resuelvan. Ver poltica 3.11
4.3 Si la documentacin es adecuada preparan los
documentos de trabajo para llevar a cabo la auditora in
situ.

Responsable
RD

Auditor lder y RD

Auditor lder y equipo

auditor

Auditor lder

Equipo Auditor

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Secuencia
5 Auditora in situ

6.
Revisa
informacion, Prepara
y autoriza informe de
auditora

7.
Distribuye
informe de auditora

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Actividad
5.1 Realiza la reunin de apertura con la direccin del
auditado, cuando sea apropiado con el comit de
innovacin y calidad o con aquellos responsables de las
funciones o procesos que se van a auditar. El propsito
de la reunin de apertura es: confirmar el plan de
auditora, proporcionar un breve resumen de cmo se
llevaran a cabo las actividades de auditora, confirmar los
canales de comunicacin y proporcionar al auditado la
oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la
auditora. (aplicar formato ITMORELIA-CA-PG-003-03)
5.2 Informa al auditado para decidir si se reconfirma o modifica
el plan de auditora, o cambios en los objetivos de la
auditora o su alcance, o bien su terminacin. Cuando las
evidencias disponibles de la auditora indiquen que los
objetivos de la misma no son alcanzables.
5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios
para entrevistas, visitas a reas especficas de las
instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a
recopilar informacin a los guas u observadores siempre
y cuando hayan sido designados por el auditado.
5.4 De acuerdo al plan de auditora revisa la conformidad del
sistema de gestin conforme a los criterios de auditora y
requisitos de la norma (utilizar formato para notas de
auditora)
5.5 Se rene cuando sea necesario para revisar los hallazgos
de la auditora en etapas adecuadas durante la misma.
6.1 Se rene antes de la reunin de cierre para; revisar los
hallazgos de la auditora, acordar las conclusiones de la
auditora, preparar recomendaciones y comentar el
seguimiento de la auditora si ese estuviese considerado
en los objetivos. (las conclusiones pueden tratar asuntos
relativos a; grado de conformidad con respecto a norma
ISO 9001:2008 o criterios de auditora, la eficaz
implantacin, mantenimiento y mejora del SGC y la
capacidad del proceso de revisin por la direccin para
asegurar la continua idoneidad, adecuacin, eficacia y
mejoras del sistema de gestin.
6.2 Evala la evidencia de la auditora con respecto a los
criterios de la misma para generar los hallazgos, los
cuales pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad. (Cuando los objetivos de la auditora as lo
especifiquen, los hallazgos de la auditora pueden
identificar una oportunidad de mejora).
6.3 Prepara el informe de Auditora ITMORELIA-CA-PG-00304 que rendir en la reunin de cierre.
6.4 Revisa el informe elaborado y s se proporciona un registro
completo de la auditora, lo aprueba y firma para su
distribucin.
7.1 Preside la reunin de cierre, presenta los hallazgos y
conclusiones de la auditora.(formato ITMORELIA-CA-PG003-05)
7.2 Realiza entrega del informe de auditora al Director, o a los

Responsable
Auditor Lder

Equipo auditor

Equipo auditor

Auditor Lder

Equipo Auditor
Auditor Lder

Auditor Lder

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Secuencia

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Actividad

Responsable

receptores designados por el cliente de la auditora.

7.3 Se pone de acuerdo con el auditado en el intervalo de
tiempo necesario para que el auditado presente un plan
de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente
se presentan las oportunidades de mejora enfatizando
que las recomendaciones no son obligatorias.
Nota: El informe de auditora es propiedad del cliente de la
auditora.
Los miembros de equipo auditor y todos los receptores del
informe deben respetar y mantener la debida
confidencialidad del informe.
8. Recibe informe de 8.1 Recibe el Informe de Auditora y establece acuerdo sobre
auditora
el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones
correctivas o preventivas que atendern a las No
Conformidades derivadas de la auditora.
Nota: La auditora finaliza cuando todas las actividades
descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el
informe de la auditora aprobado haya sido distribuido.
Actividades de seguimiento de la auditora:
8.2 Establece fecha para convocar a reunin con la alta
direccin, para el anlisis de los hallazgos.
8.3 Debe verificar si se implemento la accin correctiva y su
eficacia. Esta verificacin puede ser parte de una
auditora posterior.

Director

Alta direccin

6. Documentos de referencia
Documentos
Manual de Calidad
Procedimiento para Acciones Correctivas
Procedimiento para Acciones Preventivas
Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad y/o Ambiental ISO 19011:2002

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7.

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Registros
Registros

Tiempo de
retencin

Responsable de
Conservarlo

Cdigo

1 ao

RD

ITMORELIA-CA-PG-003-01

Hasta nueva
actualizacin

RD

ITMORELIA-CA-RC-017

Plan de Auditora

1 ao

RD

ITMORELIA-CA-PG-003-02

Reunin de apertura

1 ao

RD

ITMORELIA-CA-PG-003-03

Informe de auditora

1 ao

RD

ITMORELIA-CA-PG-003-04

Reunin de cierre

1 ao

RD

ITMORELIA-CA-PG-003-05

Calificacin de auditores
Criterios para calificar auditores

8. Glosario
Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una auditora, (sistema de gestin completo o proceso o
actividad especifica).
Auditado. Organizacin a la que se le practica la auditora: Para efecto de la auditora interna el auditado
es el rea o departamento declarado en el Sistema de Gestin de la Calidad.
Auditor Lder = Lder del equipo auditor: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de
auditora.
Auditor: Persona con la competencia para llevar al cabo una auditora.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de
manera objetiva con el fin determinar la extensin en que se cumplen los criterios de establecidos para
determinar si las actividades de Calidad cumplen las disposiciones establecidas y si stas son implantadas
eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos.
Auditora Interna: Auditora realizada con personal del Instituto Tecnolgico capacitados como auditores, sin
que auditen su propio trabajo.
Cliente de la Auditora: Instituto Tecnolgico (organizacin o ente) que solicita una auditora.
Conclusiones de la Auditora: Resultados de una auditora, que proporciona el Equipo Auditor tras considerar
los objetivos de la auditora y todos sus hallazgos.
Criterios de Auditora: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la conformidad y pueden
incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales o
cdigos de conducta.
Equipo Auditor: Uno o ms auditores internos que llevan a cabo una auditora. A un auditor del equipo
auditor, se le designa como lder del mismo.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin pertinente y
verificable para los criterios de auditora.
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Hallazgos de la Auditora: Resultado de la evaluacin de las evidencias recopiladas durante la auditora con
respecto a los criterios de auditora.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma IS0 9001:2008.
Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados para la auditora.
Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas en un periodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propsito especifico.
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.

9. Anexos
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7

10.

Criterios para Calificacin de Auditores

Formato para Calificacin de Auditores
Formato para Plan de Auditora
Formato para Reunin de Apertura
Formato para Informe de Auditora
Formato para Reunin de Cierre
Notas de Auditoras

ITMORELIA-CA-RC-017
ITMORELIA-CA-PG-003-01
ITMORELIA-CA-PG-003-02
ITMORELIA-CA-PG-003-03
ITMORELIA-CA-PG-003-04
ITMORELIA-CA-PG-003-05
N/A

Cambios a esta versin

Nmero
de
revisin

Fecha de
actualizacin

Descripcin del cambio

4 de septiembre de
2009

Revisin total

16 de mayo de 2007

Se modifica el propsito, alcance y polticas, en el diagrama del

procedimiento se modificaron las etapas 1, 2, 3, 5 se elimina la
etapa 7 y el trmino del diagrama, cambian los conceptos de los
participantes en el encabezado del diagrama, en la descripcin de
las actividades se hace un cambio radical, se describe a mayor
detalle, se agregan notas y se apega a la norma ISO-19011.
Se modifican en formato los anexos y registros del procedimiento,
se elimina el aviso de auditora, se agrega formato para notas de
auditora el cual no se codifica. El Anexo 9.1 criterios para
calificacin de auditores se separa del formato para calificacin de
auditores el cual se modifica y le cambia cdigo como registro de
calidad RC, se sustituye el trmino de planteles por Instituto
Tecnolgico o Centros debido a la transicin del SGC de los
CRODE al SGC de los Institutos Tecnolgicos. Se modifica
concepto de alcance de auditora.
En el anexo 9.6 formato para la reunin de cierre se agrega un
espacio con el no. 6 para definir la fecha de entrega de la carpeta
de evidencias a la DGEST para evidenciar la aplicacin de las
acciones correctivas y o preventivas segn sea el caso.

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