FUNDAMENTACIN TERICA DEL CONTROL DE INVENTARIOS

1.1.- CONSIDERACIONES CONCEPTUALES GENERALES.

La administracin es un tema de especial inters, porque se refiere al establecimiento,
bsqueda y logro de objetivos. De todas las reas administrativas, la Administracin de
la Produccin, es la ms difcil de definir ya que incorpora tareas interdependientes. Se
puede considerar a un sistema de produccin, como armazn o esqueleto de las
actividades dentro del cual puede ocurrir la creacin del valor, en un extremo del sistema
se encuentran los insumos o entradas en el otro estn los productos o salidas.
El control de inventarios es necesario en toda empresa de bienes o servicios para la
eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya
que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una
manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
1.1.1.- DEFINICIN DE ADMINISTRACIN.
En el criterio moderno de la administracin se ha venido cambiando el concepto de
administracin con el transcurso de los aos, al igual que sucede con otros campos de
conocimiento, sin embargo es posible determinar una definicin que incluya sus
aspectos ms importantes, a travs de un anlisis y sntesis de las principales
caractersticas que se han dado por diferentes estudiosos de la ciencia administrativa.
GEORGE R. TERRY Y STHEPHEN G. FRANKLIN, para estos autores la administracin
es un proceso muy particular, consistentes en las actividades de
planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeados para determinar y
alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos.
WILLIAM J. Mc LARNEY, la administracin es la combinacin ms efectiva posible de
hombres, materiales, maquinarias y mtodos y dinero para obtener la realizacin de los
fines de la empresa. 1.
Desde cualquier punto de vista que se defina la administracin es necesario tener
presente:
El carcter de la administracin como actividad productiva.
La transformacin de la naturaleza en beneficio de la sociedad.
1

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 3-4,2002

Administracin de la Produccin III

 La obtencin del producto con un efecto natural del proceso productivo.

El producto se refiere a la produccin de bienes materiales y servicios.
El papel importante que juega la administracin en la organizacin y direccin de
esa produccin. 2
1.2.- ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN
Se refiere a todo aquello que signifique: producir, fabricar y transformar. En nuestros
tiempos las operaciones tcnicas han adquirido tal importancia que deja en la penumbra
a otras capacidades igualmente muy necesarias para la marcha de las empresas.
En realidad muchos de los administradores piensan primero en las aplicaciones de la
produccin cuando se hace mencin de las tcnicas administrativas, sin embargo el
desarrollo de mtodos y tcnicas facilitan la labor de la toma de decisiones por la
produccin desde la ptica moderna, para lo cual juega un papel importante la
tecnologa y la actualizacin de conocimientos en la aplicacin de esas tcnicas. El
proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera: La direccin de
operaciones o administracin de la produccin como se llama con frecuencia puede
definirse como la administracin de los recursos directos necesarios para producir los
bienes y servicios que ofrece una organizacin 3.
1.2.1.-DEFINICION DE PRODUCCION.La produccin puede ser considerada como el acto de cambiar o transformar ciertos
factores o insumos en otros previamente definidos o diseados a priori 4.
1.2.2.- OBJETIVO DE LA PRODUCCION.Consiste en fabricar oportunamente el producto deseado, de una calidad especifica, en
cantidades apropiadas y al menor costo posible. 5.
1.2.3.- PROCESO DE LA PRODUCCION
El proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera: La direccin de
operaciones o administracin de la produccin como se llama con frecuencia puede
definirse como la administracin de los recursos directos necesarios para producir los
bienes y servicios que ofrece una organizacin. 6
2
3
4
5
6

COLECCIONES REVISTA LA RAZN, La Administracin como Gestin, Pgs.123, 2006

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 85, 2002
VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 88,2002
JOHN F. MAGEE y DAVID M. BOODMAN, Planeamiento de la Produccin y Control de Inventarios Pg. 1 1976
JOHN F. MAGEE y DAVID M. BOODMAN, Planeamiento de la Produccin y Control de Inventarios Pg. 1 1976

Administracin de la Produccin III

El proceso de produccin identifica cinco reas como se muestra en la siguiente figura:

Grafico Nro. 1

Fuente: VICTOR HUGO VILLEGAS. Introduccin a la Administracin

1.3.- CONSIDERACIONES GENERALES DEL CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de produccin a
largo plazo y a plazo intermedio como al igual que buena programacin de la produccin
y los mtodos de control. Un sistema de control amplio e integrado, que incluye el
planeamiento, la programacin y el control de la produccin, ha de tener una estrecha
relacin con otras actividades de planeacion y control, como el planeamiento del
movimiento de caja, el presupuesto financiero y el pronostico de ventas, ya que tropieza
con conjunto de polticas de venta.
1.3.1.- DEFINICIN DE CONTROL
Controlar es determinar qu se est realizando-esto es, evaluar el desempeo y, si es
necesario, aplicar las medidas correctivas, de manera que el desempeo tenga lugar de

Administracin de la Produccin III

acuerdo con los planes-. El control puede considerarse como la deteccin y correccin
de las variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las actividades
planeadas.
Es probable que ocurran algunos errores, prdida de esfuerzo y directrices inefectivas y
ser causa de desviaciones injustificadas del objetivo que se persigue. As que el control
es necesario. El control existe en todos los niveles administrativos, cuando se
determinan las realizaciones reales y se comparan con las respectivas expectaciones,
tenemos el control. 7.
Otra definicin de control es El control es la funcin administrativa que consiste en
medir y corregir la realizacin de las actividades de los subordinados con el fin de
asegurar que se logren los planes y objetivos de la empresa 8.
El anlisis que realizamos para la definicin de control es la de Terry y Franklin, puesto
que es necesario realizar un seguimiento a los recursos humanos y detectar las
falencias que tienen para tomar decisiones correctivas para alcanzar satisfactoriamente
los objetivos de la empresa.
1.3.2.- DEFINICIN DE INVENTARIO
El inventario es el asiento de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o
comunidad. Documento en que constan dichas cosas 9.
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de
venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece
tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el
inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder
determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo determinado.

7 TERRY
8 Harold

Y FRANKLIN, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN, PGS,518,519, 1985

Koont y Heinz Weihrich, Administracin Pag. 743 1990

9 Diccionario

Enciclopedico Ilustrado Cervantes Pag 870 1994

Administracin de la Produccin III

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior

comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias

primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los

materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes
fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los
inventarios en trnsito. 10.
El anlisis para definir el inventario es sobre todo por la razn primordial de conocer
todos los materiales disponibles con los que cuenta la empresa, que se expresan como
activos fijos en el balance general y el estado de resultados. Por tanto se asume la
segunda definicin.
1.3.3.- DEFINICIN DE CONTROL DE INVENTARIO
El control de inventarios es una parte integral de la planeacion de produccin, el rea
de control de inventarios es aquella en la cual la empresa debe decidir que niveles de
inventario se puede mantener econmicamente. Tales inventarios consisten en materias
primas y partes componentes que la compaa adquiere de fuentes externas y partes
componentes y conjuntos terminados que la compaa misma fabrica.
Analizando la anterior definicin, los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado
de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los
distintos procesos de inventarios. Todos

estos controles que abarcan, desde el

procedimiento para desarrollar presupuestos y

pronsticos de ventas y produccin

hasta la operacin de un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la

determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de
los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento,

compra u obtencin,

recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos

10

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

Administracin de la Produccin III

por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto

mayor en el estado de resultados.

1.3.4.-IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.El control de inventarios es importante para la produccin de materias primas. Primero,
el inventario debe ser lo bastante grande para equilibrar la lnea de produccin. Si
algunas maquinas operan a distintos volmenes que otras, una forma de compensar
este desequilibrio en los volmenes de produccin es proporcionar inventarios
temporales, o bancos, como suelen ser llamados, entre las maquinas. Segundo, los
inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados
absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin. Esto
conduce a una tercera razn de la importancia del control de inventario. Los inventarios
tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, lo que facilita la programacin.
Finalmente, el control del inventario conduce a producir y comprar en lotes de tamao
econmico. Estos tamaos econmicos de los lotes representan la cantidad optima que
se debe producir para maximizar los costos.

1.3.5.- OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.Existen varios objetivos en el control de inventarios. En ocasiones tienen que hacerse
ciertas concesiones al intentar alcanzar estos objetivos, ya que el alcanzarlos todos a la
vez no es posible. Los objetivos del control de inventarios son:
Minimizar la inversin en el inventario.
Minimizar los costos de almacenamiento.
Minimizar las perdidas por daos, obsolescencia y por artculos perecederos.
Mantener un inventario suficiente para que la produccin no carezca de materias
primas, partes y suministros.
Mantener un trasporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones de
despacho y recibo.
Mantener un sistema eficiente de informacin del inventario.

Administracin de la Produccin III

 Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad.

Cooperar con compras de manera que se puedan lograr adquisiciones
econmicas y eficientes.
Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario. 11
1.3.6.- FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIOS. Sirven para compensar los errores que se presentan en la prediccin de la
demanda de los productos de la compaa.
Los inventarios de materias primas eliminan la necesidad de que el material se
entregue en el mismo momento para el cual esta programado el comienzo de su
elaboracin.
Los inventarios de trabajo en proceso de produccin, eliminan la necesidad de
tener una operacin terminada en el mismo momento para el cual se ha
programado el comienzo de la siguiente operacin.
Los inventarios de productos terminados eliminan la necesidad de completar la
ultima operacin en el mismo momento en que el producto se debe despachar al
cliente. 12

1.3.7.- TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS.1.3.7.1.- Inventario Perpetuo:

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de
un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los
importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el
inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los
importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica.
Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y
el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que

11

Richard J. Hopeman, Produccin, conceptos, anlisis y control Pgs. 479-480

12

Raymond R. Mayer Gerencia de Produccin y Operaciones Pgs. 143-144

Administracin de la Produccin III

1977

contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventario estn siempre actualizados.
Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este
mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades
a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los
trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger
el inventario.
1.3.7.2.-Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre por razones diversas,
no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se
trata de suplir en parte.
1.3.7.3.-Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al
finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese
sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
1.3.7.4.- Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
1.3.7.5.- Inventario de Materia Prima:
Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de
incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa
1.3.7.6.- Inventario Fsico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y
valorada de las existencias. 13
1.3.7.7.- Inventario bajo riesgo e incertidumbre:

13

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

Administracin de la Produccin III

Durante un periodo determinado, se supondr un valor nico para la demanda real de

una materia prima, una pieza o un producto. Existe la situacin de riesgo cuando se
procede a estimar las probabilidades de la demanda que puede existir.
1.3.7.8.- Inventario bajo certeza:
Este tipo de control de inventario, sirve para determinar los tamaos de lote en los
cuales es mas econmico producir o comprar artculos cuando se conocen con certeza
las demandas para estos artculos.

Este tipo de inventario bajo certeza, ser aplicado en la empresa, puesto que es el que
mas se adecua al trabajo que queremos realizar en Sport La Comita. No tomamos en
cuenta los otros tipos de inventarios porque tienen desventajas como:
El inventario bajo riesgo e incertidumbre; se basan bajo las probabilidades de
fracaso o xito de la empresa,

1.3.8.- MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS.Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de
ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que
otras son de aplicacin general.
Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal
importancia es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la
aplicacin de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes
periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de
diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin
comparar con Estados Financieros de otras entidades econmicas.

1.3.8.1.- Mtodo Costo Identificado:

Administracin de la Produccin III

Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en
existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
Costo Promedio:
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el
importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos
adquiridos o producidos.
El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades
disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para
valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados por las
compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto, en un
mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado
corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo
corriente.
1.3.8.2.- Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir:
Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los
primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los
primeros en salir de l.
Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del
inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el
inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos
tambin mas recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado.
Este mtodo ser aplicado en Sport La Comita, porque los productos se deben vender
antes de que pasen de moda
1.3.8.3.- Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":
Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o al
proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir.
El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las
mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo
tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de
compra con que fueron adquiridos los artculos; y de forma contraria, el inventario final

Administracin de la Produccin III

10

es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la

misma.
Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar los
siguientes.
El reconocimiento de los costos ms recientes de los artculos vendidos. Estos implica
que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos precios
de compra, y en economas como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a
subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos
recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de
impuestos sobre la renta ser menor.
La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que
resultara de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin, pues se utilizan los precios ms
viejos de compra segn el extracto a que se refiere.
Dificultades de la metodologa del U.E.P.S a la hora de su aplicacin:
Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada lnea de producto.
La reduccin de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que
otras similares aumentan no compensan su valoracin sino por el contrario tienden a
desaparecer la base U.E.P.S
El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin parcial o
total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto el efecto
desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.
1.3.8.4.- Mtodo Detallista:
Con la aplicacin de este mtodo el importe de inventarios es obtenido valuando las
existencias a precios de venta deducindoles los factores de margen de utilidad bruta,
as obtenemos el costo por grupo de artculos producidos.
Para la operacin de este mtodo, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
Mantener un control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta, considerando
tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.
Agrupacin de los artculos homogneos.
Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos.

Administracin de la Produccin III

11

 Inventarios fsicos periodos para la verificacin del saldo terico de las cuentas
y en su caso hacer los ajustes que se producen. 14

1.4.- CONTROL DE INVENTARIOS BAJO CERTEZA.-

14

http://www.unamosapuntes.com/trabajos16/conin/conin.shtml

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