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GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

(GED): aplicao na Universidade Federal de Santa Catarina


Ezmir Dippe Elias
Bibliotecria CRB 114/14. Especialista em Gesto em Arquivos.
Coordenadora do Gerenciamento Eletrnico de Documentos da
Universidade Federal de Santa Catarina. Florianpolis - Brasil
E-mail: ezmir.elias@ufsc.br

Resumo: Apresenta a trajetria percorrida pelo Arquivo Central da


Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) ao implantar o
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) como suporte
gesto documental institucional. Busca na literatura o conceito,
vantagens e desvantagens e benefcios proporcionados decorrentes da
aplicao do GED. Descreve como ocorreu a implantao desta nova
forma de acesso aos documentos institucionais, utilizando ferramenta
de tecnologia da informao, o software Neutron da empresa MGS
Imagem & Informao na aplicao do GED na UFSC.
Palavras-Chave: Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED).
Gesto Documental. Universidade Federal de Santa Catarina GED.
1 INTRODUO
A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), como toda
e qualquer organizao, produz documentos, seja em papel, seja em
meio eletrnico. O acmulo da documentao dificulta a organizao
dos documentos, fazendo com que a agilidade na recuperao dos
mesmos fique comprometida, propiciando situaes frustrantes nas
tomadas de decises. O esforo e o tempo despendidos para
gerenciar o armazenamento dos documentos so proporcionais
quantidade de documentos gerados, sendo que ainda so utilizados
mtodos ultrapassados, dificultando ainda mais o resgate das
informaes.
Assim, segundo Musafir (2001),

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O armazenamento, o gerenciamento e a recuperao de


toda essa massa de informao de forma gil e segura
um grande desafio [...] qualquer mtodo que possa
reduzir o volume de papel e ao mesmo tempo
simplificar as tarefas envolvidas em sua manipulao
trar, sem dvida, um aumento substancial
produtividade e rentabilidade [...].

A Tecnologia da Informao e Comunicao (TIC) tem


revolucionado o mtodo de coletar, produzir e disseminar a
informao, mudando gradativamente a forma como as instituies
acessam e lidam com a informao.
Portanto, dispor da informao no suficiente, preciso saber
organiz-la e utiliz-la da melhor maneira possvel.
Os estudos sobre a gerncia da informao tm recebido cada
vez mais importncia medida que cresce o nmero de fontes de
dados, dificultando a recuperao da informao. Neste sentido, as
organizaes tm investido intensamente em projetos que objetivam
a criao, o controle e a disponibilizao adequada da informao no
ambiente de trabalho.
A Diviso de Arquivo Central da UFSC, contando com a
atuao de um profissional da informao em sua equipe, manifesta
administrao a necessidade de reestruturao da diviso. Uma nova
proposta foi encaminhada em 2005 visando a mudanas que
revolucionassem o processo de gesto documental, oferecendo um
ambiente eficiente para a recuperao e o compartilhamento dos
documentos. Todos os esforos foram empreendidos, culminando
com a consolidao da reestruturao da Diviso, a qual ficou
constituda pelo Arquivo Central e pelos Servios de Digitalizao e
Microfilmagem de Documentos e Protocolo Geral.
A partir da, a renovao dos mtodos e procedimentos
adotados para o gerenciamento da massa documental foram
definidos, optando-se pela aplicao da tecnologia de Gerenciamento
Eletrnico de Documentos (GED), com o propsito de melhorar e
modernizar o gerenciamento da massa documental.
A aplicao de um software tem a finalidade de converter o
armazenamento dos documentos no suporte papel ou microfilme para
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a digitalizao. Tem como objetivo atender administrao,


buscando disponibilizar ao mximo toda a documentao, numa
constante preocupao em preserv-la, encurtando distncia ao
localizar rapidamente a informao; bem como acesso rpido e
seguro; preservao consciente do documento; armazenagem segura
e compartilhamento sistematizado da informao.
A aplicao do GED, considerado um instrumento de melhoria
para a instituio, uma iniciativa do Arquivo Central, visando
atender s necessidades identificadas no mbito da gesto
documental, proporcionando padronizao do trabalho e integridade
fsica do patrimnio documental.
2 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS
GED
Sistemas de informao e ferramentas tecnolgicas so
desenvolvidos como suporte para o tratamento da informao, e as
organizaes, cada vez mais, carecem adotar polticas de gesto
documental.
No Brasil, a gesto de documentos institucionalizou-se com a
aprovao da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que em seu artigo
3, define gesto documental como sendo [...] o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Neste contexto, segundo Bartalo e Moreno (2008, p. 85),
As aes da gesto documental [...] objetiva, entre
outros, assegurar uma documentao adequada,
garantir a preservao e o acesso aos documentos,
permitindo a recuperao das informaes de forma
gil e eficaz, proporcionar o cuidado adequado e o
armazenamento a baixo custo, reduzir ao essencial a
massa documental produzida, otimizar recursos
humanos, fsicos e materiais.

Para Valentim (2008, p. 76),


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As facilidades proporcionadas pelos avanos das TICs,


tanto em relao ao aumento da capacidade de
armazenamento, processamento e disseminao de
grandes volumes de informaes, cada vez mais,
consistentes, seguros e a custos menores, assim como
em relao ao acesso e a recuperao da informao
com maior rapidez, confiabilidade e efetividade de
resposta, so importantes fatores no desenvolvimento
dos sistemas informacionais.

Uma das ferramentas tecnolgicas que trata da informao


organizacional utilizada para a gesto da informao o
Gerenciamento Eletrnico de Documentos que, segundo Tiago e Reis
(2011, p. 110-111),
[...] um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de forma eletrnica ou digital de
documentos. Tais documentos podem ser das mais
variadas origens e mdias, como papel, microfilme,
som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma
digital.

Podemos considerar que, ainda, segundo Tiago e Reis (2011, p.


110), [...] um conjunto de procedimentos informatizados com a
finalidade de otimizar e racionalizar a gesto documental.
2.1 Vantagens e desvantagens
No podemos permanecer resistentes s mudanas que nos so
apresentadas. exatamente por meio do uso delas que avanamos
em direo s facilidades referentes recuperao, ao acesso,
organizao, preservao e ao controle do universo
documental/informacional.
Algumas so as vantagens e benefcios da implantao do GED
como suporte gesto documental que podem ser citadas: otimizao
das atividades; agilidade no processo de disseminao e no acesso
informao; maior confiabilidade e eficincia; reduo de reas de
arquivamento; reduo no tempo de recuperao da informao;
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rapidez para atualizao dos dados; acesso mltiplo e simultneo em


rede da informao; cpias de segurana; diminuio da circulao
do volume documental no suporte fsico; preservao dos originais;
reduo de custos com cpias; aumento da capacidade e qualidade de
armazenagem em microfilme e controle da informao.
Alguns aspectos analisados so concludentes no que diz
respeito s desvantagens que o sistema apresenta, destacando, dentre
eles: constantes mudanas de mdia, aspectos legais dos documentos
digitais, recursos tecnolgicos se tornam rapidamente obsoletos, e
obrigatoriedade da existncia de equipamento e software para a
recuperao do dado.
2.2 Tarefas de converso para arquivos digitalizados
O rigoroso planejamento de algumas atividades a serem
realizadas antes, durante e aps a digitalizao dos documentos est
diretamente relacionado com o sucesso do sistema a ser implantado.
Todas elas implicam no resultado final oferecido ao usurio, qual
seja, a disponibilizao e o acesso ao documento digital.
2.2.1 Preparao do documento
Uma equipe treinada pode realizar esta atividade ou mesmo um
bir, devendo ocorrer antes da digitalizao do documento. O
procedimento dever ser feito em cada documento, removendo
manualmente grampos, clipes e fitas gomadas, como tambm o
conserto de pginas rasgadas.
2.2.2 Digitalizao
Os documentos so pr-classificados em lotes, e o escner
ajustado conforme a documentao a ser digitalizada, levando-se em
conta o tamanho e a cor do documento.
2.2.3 Inspeo
Logo aps a digitalizao, as imagens dos documentos so
inspecionadas, evitando imagens ilegveis. Caso contrrio, o
documento pode ser digitalizado novamente.
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2.2.4 Indexao
A indexao depende de um ndice preciso para que os
documentos possam ser localizados, selecionados e recuperados para
visualizao ou cpia. Este ndice pode ser por assunto, data, nmero
e nome.
2.2.5 Compactao da Imagem
A compactao reduz o tamanho da imagem digitalizada para
armazenamento e transmisso, e realizada controlando a resoluo
da imagem digitalizada.
2.2.6 Controle da Qualidade
Exame cuidadoso e sistemtico realizado em cada lote
convertido, verificando a qualidade das imagens e a indexao.
3 LEGISLAO
Aos arquivos pblicos e privados criada a Lei 8.159, de 08 de
janeiro de 1991, estabelecendo a poltica nacional a ser adotada, em
que a gesto documental e a proteo especial a documentos de
arquivo so dever do poder pblico. Fica estabelecida tambm a
criao do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Em 2004, este rgo publicou a Resoluo n 20, que dispe
sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos, estabelecendo diretrizes e normas. Mais
um trabalho acurado desenvolvido pelo CONARQ, em 2006, por
intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, foi o
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil, visando atender ao
grande volume de documentos arquivsticos em formato digital.
A implantao do GED na UFSC est embasada na legislao e
recomendaes vigentes.

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4 METODOLOGIA
No que se refere metodologia, esta pesquisa de abordagem
qualitativa e carter descritivo. Desta forma, objetivando alcanar
seu propsito, algumas etapas foram definidas, visando relatar de
modo fiel e conciso a aplicao desta tecnologia na documentao
arquivstica da instituio.
A definio de GED, a pesquisa bibliogrfica da legislao
vigente, como tambm as tcnicas adotadas, consistem dos passos
para a realizao desta pesquisa.
A documentao gerada ao longo da implantao do sistema
serviu como subsdio para a elaborao deste relato, que estabeleceu
um novo conceito de gesto documental.
5 IMPLANTAO
A forma como a gesto documental vinha sendo conduzida na
instituio sempre foi uma preocupao constante da Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) da UFSC. Para
que mudanas prementes ocorressem, foi priorizada ao em que
profissionais de diferentes reas so designados pela Portaria n
017/PROAF/2005, de 18 de maro de 2005, para comporem
Comisso multidisciplinar com a finalidade de avaliar a aquisio de
equipamentos e software, tendo em vista a necessidade de
implantao do sistema de GED na UFSC. Dois servidores
integrantes desta Comisso atuavam diretamente na rea da gesto
documental e eram membros da CPAD da UFSC: a responsvel pelo
Arquivo Central e a presidente da CPAD/UFSC.
Aes de avaliao foram desempenhadas pelos membros da
Comisso, visando elaborar o parecer final a ser apresentado:
- Aplicao de entrevistas e questionrios em diversos setores
administrativos e de ensino da UFSC, objetivando a coleta de dados
que serviram como suporte para a elaborao de um projeto, bem
como o diagnstico da situao dos arquivos.
- Avaliao de software de GED desenvolvido por algumas
empresas, como subsdio para definir o que mais se adequasse s
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necessidades de nossa instituio. As empresas avaliadas foram:


Siemens Ltda.; Kodak; Work Image; MGS Imagem & Informao e
Helioprint Safety Box. Estas empresas apresentaram detalhadamente
todas as fases de implantao e simularam a aplicao do GED em
alguns setores da UFSC.
- Realizao de visitas e reunies com outras instituies que j
adotavam esta tecnologia, oportunizando o conhecimento do sistema
na prtica. Foram: Eletrosul; TRT 12 Regio; Acervo Comrcio e
Servios Ltda; Tractebel; BADESC; CREA e Unisul.
- Participao em palestras oferecidas por empresas, relatando
cases de sucesso, com intuito de ampliar o conhecimento na rea,
servindo de subsdio para definir a empresa mais adequada
realidade de nossa instituio.
- Avaliao e estudo dos dados coletados, visando
aplicabilidade do sistema. Foram levadas em considerao as
necessidades apresentadas no fluxo informacional da instituio
tornando-se essencial para a fase de planejamento.
A colaborao da equipe da rea de informtica foi
fundamental para a especificao do edital para a aquisio do
software a ser aplicado.
Assim, em junho de 2005, a Comisso concluiu a primeira
etapa de seus trabalhos, apresentando Pr-Reitoria de Oramento,
Administrao e Finanas (PROAF) parecer conclusivo sobre a
avaliao para a aquisio de equipamentos e software para a
implantao do GED. Como resultado da avaliao, ficou definido
que o GED seria aplicado na massa documental dos servidores e dos
alunos da UFSC. Os departamentos cuja documentao receberia
esta inovadora soluo seriam: Departamento de Desenvolvimento
de Potencializao de Pessoas (DDPP), Departamento de
Desenvolvimento de Administrao de Pessoal (DDAP),
Departamento de Desenvolvimento de Ateno Social e Sade
(DDAS), todos vinculados Pr-Reitoria de Desenvolvimento
Humano e Social (PRDHS), e o Departamento de Administrao
Escolar (DAE), vinculado Pr-Reitoria de Graduao (PREG).
Como resultado desta primeira etapa foi apresentado tambm o fluxo
da informao gerada por estes departamentos.
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Em outubro do mesmo ano, foi apresentado Projeto Tcnico


com as especificaes mnimas de um escner de produo e uma
mesa digitalizadora, que serviram como referncia para a aquisio
atravs de compra, pois em catorze meses de aluguel eles estariam
pagos. Quanto ao software, alm de especificaes mnimas, a
contratao de uma empresa que fornecesse um sistema hbrido de
gerenciamento de documentos, compreendendo hardware e software
de gerenciamento; servios de instalao, treinamento e suporte.
Uma nica empresa que realizasse o fornecimento de um sistema
hbrido de gerenciamento de documentos, envolvendo tecnologias de
digitalizao e microfilmagem eletrnica, sendo capaz de administrar
documentos nos suportes papel, imagem e microfilme. Sendo assim,
a Comisso concluiu seu trabalho de avaliao de equipamentos e
software a serem aplicados no sistema a ser implantado.
Foi dado incio a uma nova etapa com a apresentao do
Projeto intitulado Programa de Gesto Documental/UFSC:
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), desenvolvido
pela responsvel pelo Arquivo Central da UFSC. Apresentou
justificativa e etapas de implantao do GED em mbito institucional
e, consequentemente, a disponibilizao dos documentos em formato
digital como nova forma de consulta.
A UFSC, por meio da Comisso Permanente de Licitao
(CPL), instaurou licitao pblica, na modalidade Prego Eletrnico,
para a aquisio de um sistema hbrido de gerenciamento de
documentos, um escner de produo e uma mesa digitalizadora. A
empresa vencedora foi a MGS Imagem & Informao e o Contrato
gerado entre a UFSC e a empresa o de n 105/2008.
A responsvel pela Diviso de Arquivo Central foi designada
para fiscalizar e acompanhar os servios prestados pela empresa
MGS, como tambm coordenar o GED na instituio.
5.1 Software Neutron
Os sistemas hbridos so aqueles que possibilitam o
gerenciamento de documentos nos suportes papel, imagens e
microfilme.
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As imagens so geradas a partir da digitalizao dos


documentos em papel e os microfilmes a partir da microfilmagem
das imagens. Estas tecnologias podem existir separadamente. Porm,
quando so utilizadas em conjunto, o resultado um sistema que
permite o controle da documentao em toda a sua vida til na
organizao, gerando novos suportes, um a partir do outro. esta
vinculao entre os suportes que facilita a administrao da
documentao.
O sistema hbrido proposto pela MGS Imagem & Informao
gerenciado atravs do software Neutron. O Neutron uma soluo
que administra documentos, sendo tambm [...] um repositrio de
documentos que permite o controle dos acessos aos mesmos, assim
como a pesquisa descentralizada atravs de uma rede MS Windows
ou da Internet, conforme o site da empresa MGS.
O software Neutron tem formato modular, permitindo assim
futuras expanses. Sendo assim, no momento da sua implantao foi
investido somente o necessrio para atender s necessidades, j que
posteriormente poderiam ser adquiridos mdulos complementares.
Possui uma interface amigvel, toda em portugus, e sua
aplicabilidade simples.
5.2 Etapas
Aps a concluso dos trabalhos da Comisso, designada para
avaliar a aquisio de equipamentos e software na implantao do
GED na UFSC, as etapas so definidas pela servidora responsvel
pela implantao e coordenao do sistema, seguindo a definio
prevista para que o incio da aplicao da soluo fosse nos
documentos funcionais.
5.2.1 Equipe
Ao ser feito o planejamento da aplicao do GED nos
documentos da UFSC, foi previsto, com antecedncia, a incluso na
estrutura da Diviso de Arquivo Central de um setor responsvel pela
operacionalizao do sistema. Em 2006, faziam parte da equipe do
Servio de Digitalizao e Microfilmagem de Documentos trs
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servidores, sendo dois tcnicos administrativos, nvel superior, e um


nvel mdio. Foi constatado junto PRDHS que, para ampliar o
quadro de servidores desta equipe seria muito difcil, haja vista a
dificuldade de reposio de pessoal que a UFSC vinha apresentando
ao longo dos anos. Algumas atividades poderiam ser desenvolvidas
por bolsistas previamente treinados, sendo um facilitador para a
soluo do problema. A coordenao solicitou imediatamente ao prreitor as providncias para a disponibilizao de quatro bolsistas.
Assim, ficou definido que a execuo das atividades
envolvendo o GED utilizaria os recursos pessoais disponveis, assim
distribudos:
- dois servidores para atender a atividade de preparao dos
documentos, podendo ser executada por bolsistas;
- um servidor para operar o escner;
- um servidor para executar a atividade de indexao;
- dois servidores para o controle de qualidade.
O quadro necessrio para atender ao sistema totalizaria trs
servidores e quatro bolsistas.
5.2.2 Espao fsico
Previamente implantao do sistema, foi feita avaliao do
espao fsico existente, constatando-se que a rea disponvel era
suficiente, porm necessitava passar por uma adequao na
disposio do mobilirio.
5.2.3 Aquisio, instalao e treinamento de equipamentos
A aquisio de um escner de produo e de uma mesa
digitalizadora ocorreu por meio do Processo Licitatrio n
027172/2004-15, Prego Eletrnico n 196/2005, de 09.12.2005,
envolvendo alguns meses para que fossem tombados e transferidos
pelo Departamento de Gesto do Patrimnio (DGP) Diviso de
Arquivo Central. A equipe aguardou ainda a compra de novos
equipamentos solicitados aps a avaliao feita nos j existentes no
setor: dois microcomputadores servio de escaneamento da
documentao e gerenciamento do sistema e dois monitores de 17
polegadas.
Nesta
etapa
foram
avaliados
ainda
dois
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microcomputadores j existentes no setor, sendo utilizados para


atender o servio de indexao e o servio de reviso.
A instalao do escner e da mesa digitalizadora ocorreu em
dezembro de 2006. O agendamento do treinamento com a equipe
tcnica da MGS foi marcado para fevereiro de 2007, sendo dividido
em trs etapas: treinamento com a equipe tcnica do Ncleo de
Processamento de Dados (NPD); com a equipe da Diviso de
Arquivo Central (operacionalizao e coordenao do GED), e com
os usurios do sistema.
5.2.4 Aquisio e treinamento de software
O software foi adquirido atendendo s especificaes do edital
do mesmo Prego Eletrnico dos equipamentos. A empresa
vencedora, MGS Imagem & Informao, a desenvolvedora do
software Neutron com aplicao especfica em arquivos.
O agendamento da instalao e do treinamento com a equipe
tcnica da MGS foi marcado para fevereiro de 2007, sendo oferecido
aos servidores envolvidos com a implantao do GED na UFSC.
5.2.5 Preparao da documentao e treinamento de servidores e
bolsistas
Reunies com a equipe de servidores e bolsistas do DDAP
envolvidos com a custdia da documentao funcional foram
realizadas pela coordenao do GED, com o propsito de orientar na
preparao dos documentos a serem digitalizados. Esta etapa precede
digitalizao e considerada fundamental para que o fluxo do
processamento tcnico no seja interrompido. O escner um
equipamento sensvel a qualquer tipo de material agregado ao
documento. Para evitar o comprometimento do equipamento foi
orientado aos servidores e bolsistas a retirada de grampos e clipes de
plstico ou metal, com o auxlio de um extrator de metal, como
tambm qualquer tipo de fita gomada que pudesse comprometer o
processo de digitalizao. E tambm a utilizao de esptula de osso
foi recomendada para desamassar o documento.
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5.3 Backup de segurana


Para a implementao do GED importante que alguns
procedimentos sirvam de complemento no que se refere ao
armazenamento em longo prazo. Esta preocupao com os backups
de segurana do ponto de vista de Avedon (2002, p. 151) fica claro
quando o autor define que [...] os procedimentos de backup so
projetados para criar cpias de segurana das imagens de
documentos digitalizados e de seus registros de ndice associados.
Por isso se faz necessria a definio de como deve ser feito o
backup do software Neutron. Optou-se proceder de duas formas:
backup do servidor (mquina virtual) completo todas as noites, sendo
guardados por doze meses em um storage. E backup dos arquivos
que esto dentro do servidor, utilizando a soluo TSM (Total
Systems Management) da IBM (International Business Machines),
tambm todas as noites. Mensalmente, estes dados so gravados em
fita LTO (Linear Tape-Open) e guardados em uma sala-cofre.
6 RESULTADOS
Os primeiros departamentos a receberem esta soluo em sua
massa documental acumulada foram o DDAP e o DDPP da PRDHS,
nos documentos funcionais. Alm destes, no decorrer do processo,
foi aplicado o GED no tipo documental convnios da Diviso de
Convnios e Projetos Institucionais (DCPI) da Pr-Reitoria de
Infraestrutura (PROINFRA); processos de terceirizao e compras do
Departamento de Material e Servios Gerais (DMSG)/PROINFRA);
bolsa de trabalho, treinamento e permanncia da Coordenadoria de
Servio Social da Pr-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE);
jornal universitrio da Agncia de Comunicao (AGECOM);
contratos UNIMED da PRDHS e nos documentos histricos
custodiados no Arquivo Central.
Visando expanso do sistema, foi apresentada a alguns
setores a forma de aplicao do GED, por meio de reunies tcnicas.
Tambm foi feita pela coordenao do GED a orientao dos
procedimentos que devem ser realizados previamente aplicao da
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soluo. Os departamentos que receberam estas orientaes foram:


Laboratrio de Fotojornalismo do Centro de Comunicao e
Expresso (CCE), Comit de tica em Pesquisa com Seres Humanos
(CEP e Comisso de tica no Uso de Animais (CEUA), Diviso de
Arquivo e Logstica do Departamento de Projetos de Arquitetura e
Engenharia (DPAE), Departamento de Acompanhamento de
Programas da Pr-Reitoria de Ps-Graduao (PRPG), AGECOM,
Gabinete do Reitor e rgos Deliberativos Centrais da Reitoria.
O GED na UFSC continua em plena expanso, sendo previsto,
ainda para este ano, o incio da aplicao do GED na massa
documental do Departamento de Administrao Escolar (DAE).
6.1 Acesso
O acesso aos documentos feito atravs do software Neutron
disponvel em plataforma web. A restrio de acesso gerenciada
pela coordenao do sistema.
Para os documentos sigilosos so registrados os usurios e
geradas as suas respectivas senhas individuais.
J os documentos ostensivos podem ser acessados por um
nico login e senha na mesma plataforma web, seguindo as
orientaes disponveis no site da Diviso de Arquivo Central.
6.2 Upgrades
O Contrato renovado anualmente e garante melhorias,
acompanhamento e upgrades do software.
7 CONSIDERAES FINAIS
O estudo feito sobre a importncia da Gerncia da Informao
Organizacional como fator preponderante tomada de deciso deixa
claro que a ferramenta tecnolgica aplicada como suporte gesto
documental foi aprovada pelos usurios do sistema, ao ser
comprovado por meio de entrevistas de satisfao dos mesmos.
Com a disponibilizao de informaes oportunas, poderemos
atingir resultados positivos que atendam os usurios, trazendo
retorno para a instituio e para a sociedade.
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O sistema de GED implantado na documentao dos


departamentos da UFSC atingiu plenamente suas finalidades. Isso
porque, alm de atender administrao, controla, disponibiliza,
preserva, recupera, armazena, organiza, promove acesso mltiplo e
simultneo e compartilha os documentos institucionais, retornando
todos os investimentos empreendidos nesta aplicao.
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ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT (EDM):


APPLICATION TO THE FEDERAL UNIVERSITY OF SANTA
CATARINA
Abstract: Presents the path travelled by the Central Archive of the Federal
University of Santa Catarina (UFSC) to deploy the Electronic Document
Management (EDM) and document management institutional support. Use
literature the concept, advantages, disadvantages and benefits arising from the
implementation of the EDM. Describes how the utilization of this new form of
access to institutional data, using tools of information technology by the user
community. The software Neutron from the MGS Imagem & Informao was used
to setting the EDM at UFSC.
Key-words: Electronic Document Management (EDM). Document Management.
Federal University of Santa Catarina EDM.
Originais recebidos em: 16/08/2012
Aceito para publicao em: 20/08/2012
Publicado em: 20/09/2012

GORA, ISSN 0103-3557, Florianpolis, v. 22, n. 45, p. 15-30, 2012.

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