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UNIDAD #1 FUNDAMENTALS

CUSTOMER/VENDOR ACCOUNTS

Las cuentas de Customer/Vendors constan de un segmento general y un segmento por

(CompanyCode) con vistas para FI y otras para SD-Customer y MM-Vendor. Los indicadores de
(Line item display) y (Open item mgmt) estn activos para estas cuentas

Algunos campos importantes en estas cuentas son: (Search term), (Corporate group),
(Clerk/accounting). Textos (Explanatory) pueden indicarse en cada segmento

Los (Account group) para Customer/Vendor establece los (Number ranges), si es (One-time
account) y el (Field status) para el registro en los datos maestros

Los (Field status) controlan el uso de los campos en las pantallas, estas variantes se pueden
asignar a nivel del (Account group), de (Transaction specific control) o de (Company code). En
caso de que ms de uno este vigente se aplica la definicin de mayor prioridad

El (IBAN) es la clave bancaria de las cuentas del Customer/Vendor que se registra en sus datos
maestros. Es equivalente a la (CLABE) en Mxico

Customer/Vendor (Clearing) es el proceso de compensar documentos de cobro y pago de un

socio que a la vez es deudor y acreedor. Para ellos se relacionan los cdigos correspondientes
de deudor y acreedor en los datos maestros y se activan los indicadores (Clearing with
Customer/Vendor)

(Alternative payer/payee) es especificar una entidad diferente para que reciba o realice un pago
en sustitucin del Customer/Vendor especificado en el documento. Si se activa el indicador
(Individual Specifications) el alternativo puede no estar registrado como Customer/Vendor pero
tambin puede estarlo. Al registrar el documento uno puede establecer un alternativo

(Head office) es una oficina corporativa que maneja sucursales; puede servir para centralizar
cobranza o pagos, as como para obtener totales a nivel corporativo. Este (HeadOffice) es un
Customer/Vendor asignado a un (Account group) especfico que permite eliminar muchos
campos que no se usan y permite imprimir facilmente los estados de cuenta. Si el indicador
(Local processing) se activa en el registro maestro del (Head Office) las operaciones sern
descentralizadas; la cuenta (Head Office) no acepta movimientos directos.

POST SIMPLE DOCUMENTS IN (FI)

Cada contabilizacin esta al amparo de un documento FI que se identifica por: (Document

number), (Company code) y (Fiscal year). Contiene de 2 a 999 (Line items) que detallan la
contabilizacin. Campos importantes: (Document type) para el (Document header) y (Posting
key) para los (Line item)

Los documentos base de FI son: (GL account postings), (Account payable and credit memo
postings) y (Account receivable and credit memo postings). Al introducir un documento se elige
la transaccin de negocio y en base a eso el sistema propone el (Document type) y el (Posting
key) del primer (Line item), una vez llenos los campos del (Document header) y del primer (Line
item) se pueden captar ms (Line item) para lo cual el sistema propone la clave contable
opuesta a la de la primer linea y copia el cdigo de impuesto del encabezado. Se verifica si el
documento esta balanceado antes de permitir su contabilizacin

UNIDAD #2 AUTOMATIC PAYMENTS

PAYMENT PROCESS OVERVIEW

Pasos para un proceso de pagos:

En general
>Registrar las facturas
>Seleccin de facturas vencidas
>Revisin de facturas seleccionadas

En el sistema
>Establecer (Parameters)
>Seleeccin (Suggestion)
>Programar pago (Program)

En general

>Aprobacin rechazo de pagos

>Ejecucin del pago
PAYMENT PROGRAM CONFIGURATION

En el sistema
>Ejecutar pagos (Printout)

(All company codes)

Se establecen las relaciones intercompaa, indicando las (paying company code) que
son las pagadoras y las (sending company code) que no pagan

(Tolerance days) das extras que puede tomarse el (Company Code) sobre el Vendor
aprovechando an los descuentos

(Special GL transactions) que deben tomarse en cuentan para el proceso de pago

(Payment method supplements) para ordenar e imprimir pagos en base a la clave de

suplemento del (Line item), misma que se especifica en los registros maestros de
(Customer/Vendor) pero puede ser modificada al captar doctos.
(Paying Company codes)

Establece los montos mnimos de pagos a considerar (a efectuar o recibir)

Los formatos de impresin o medio electrnico

Establece el manejo de pagars (Bill of exchange), cuantos a generar por cuenta y

cuales ser considerados en base a la fecha de vencimiento
(Payment method / Country) 1er segmento del metodo de pago

Define los metodos a ser usados en el pas (Contry)

Definen los datos maestros requeridos para cada metodo

Define los (Document types) para la contabilizacin (posting) y compensacin (clearing)

Define el programa y el juego de datos para impresin o medio electrnico

Puede restringir el mtodo a una moneda en particular (permitted currencies)

(Payment method / Company code) 2do segmento del metodo de pago

Minimos y mximos parapagos (todo docto fuera del rango es excludo)

Si se permien pagos al extranjero y la moneda en que se realizan

Si permite pagos con bancos en el extranjero asociados a Customer/Vendors

Si aplica la (bank optimization)

Si aplica el (postal code optimization)

La forma ( SAPScript) a utilizar para generar el medio de pago

(Bank selection) Orden en que se elige el banco para cada (Payment method)

Ranking Order Establece el orden de bancos, debe indicar: El (payment method),

opcional el (currency), el orden (ranking order) y el (house bank) que se aplicar

Accounts & amounts Fondos disponibles en las cuentas bancarias: El (bank house),
la (bank account), el (currency) que es opcional si aplica para cualquier moneda, los
fondos disponibles y las cuentas para efectuar la contabilizacin, donde puede indicar
(bank sub-accounts) para hacer una conciliacin bancaria posterior

Value date Es la cantidad de das que pasan entre que se genera un pago y debe
fondearse la cuenta bancaria. La fecha se calcula sumando estos das al (posting date)

Charges Permite establecer cargos bancarios por el uso del medio de pago; en
pagos recibidos se resta del monto y en pagos a efectuar se suma; se indica adems el
(posting key) y la (expense account) para contabilizarlos. El indicador (relevant to cash
flow) debe activarse en la (expense account)

RUNNING THE PAYMENT PROGRAM (F110)

MANTAIN PARAMETRERS. Se especifican los parmetros de la corrida de pagos: (run date) e

(identification). En (Parameters)- se indca: el (Posting date) para el documento de pago, el (Up
to date) para tomar doctos captados hasta esa fecha, la lista de (company codes) a procesar,
lista de (payment methods) en el orden en que se usarn. (Free selection)- permite filtrar o
excluir doctos en base a campos

PROPOSAL RUN. Se salva la seleccin de parmetros y se ejecuta la propuesta, al terminar

podr ver la (payment proposal list) y la (exception list). PROPOSAL LIST. Presenta todos los
pagos de documentos seleccionados en base a los parmetros especificados tomando en
cuenta los (Payment terms) y los (Discounts) en cuenta. EXCEPTION LIST. Contiene los pagos

que son seleccionados pero que por bloqueos o falta de datos no pueden procesarse como
pago, indicando la razn de la excepcin. PAYMENTS BLOCKS. Un docto puede bloquearse
para pago por falta de verificacin, por datos maestros faltantes y se pueden definir ms tipos
de bloqueos para evitar su pago
EDITING PAYMENT PROPOSAL. La lista muestra los pagos clasificados por responsables
(clerks), el detalle de cada pago contiene los doctos que lo forman mismos que pueden ser
modificados para bloqueo, pagos separado o juntarlo en otro pago.
PAYMENT RUN. (1)- Una vez editada la propuesta se ejecuta con lo cual se genera los
(payment documents) y los (related documents) para impuestos, descuentos y tipo de cambio,
elige los pagos para va EDI y genera los juegos de datos para los programas de impresin (2)
por lo general aqu contabiliza todo pero si el indicador (generate payment order only) del
(payment method) por (country) esta activo, solo se genera una orden y se contabiliza despus
cuando los cargos aparecen en el estado de cuenta bancario
Bank sub-accounts. Es recomendable manejar estas cuentas para registrar los movimientos
de cheques o transferencias bancarias (hechos o recibidos) para posteriormente hacer una
conciliacin contra los movimientos en el estado de cuenta bancario
Payment document. El (document type) se especifico para cada (payment method & country)
adems del (document type) para operaciones intercompaa; estos doctos deben estar
asociados a rangos con asignacion interna de nmero. El texto en el (document header) traer
la fecha y el identificador de la corrida de pago. Se usa el (value date) como fecha para la
compensacin (clearing) de partidas
Printing payment media. Al ejecutar (print run): pasan a la admon de impresin los (payment
media, payment advice notes y payment summary), a la admon DME los (DME payment data) y
al (EDI subsystem) los documentos para intercambio electrnico
Variant programs. Los (print programs) fueron indicados para cada (payment method &
contry); para ejecutarse necesitan una (print program variant) las cual contiene criterios de
seleccin que aplican contra los (print data sets). El admon de impresin genera los (jobs)
acorde a cada documento
Forms for payment media. Los (payment medium forms) se especifican al configurar
(payments) a nivel (company code) o (company code & payment method). El sistema provee
muchos formatos que pueden ajustarse pero requieren conocimiento de SAPScript
EDI & payment media advice notes. El primer programa es el de EDI, se generan los
documentos y se pasan al subsistema EDI para enviarse por medio electrnico. Los avisos de
pago pueden ir por EDI o no segn se indique en los datos maestros del Customer/Vendor
DME Data media exchange. Son formatos para generar archivos texto para subir la
informacin al banco. Se activa eligiendo el campo (data medium exchange) en la variante. Si
es un formato por banco deber crear ms de una variante
Checks. El sistema cuenta con programas para impresin de cheques; los cheques puede
foliarse automaticamente si esta activo (check mgmt) o usar el nmero de documento de pago
como folio del cheque. Especifique el programa a usar al configurar (payment method by
country), indique si el folio del cheque debe asociarse al (payment document) y a los doctos
asociados
Checks lots. Si activa (check mgmt) debe definir las remesas de cheques (check lots) para
foliar estos documentos. Asigne una remesa especial para cheques generados manualmente

PAYMENT MEDIUM WORKBENCH

El sistema ofrece ahora un solo programa (Payment medium workbench) que reemplaza a los
60 programas anteriores usados para generar el (payment media), con los siguientes
beneficios: Uniformidad, migrar lo anterior sin modificaciones y crear nuevos formatos sin
conocer de programacin

Tambien cuenta con el programa RFFOAVIS_FPAYM para (payment advice notes) logrando con
ello: uniformidad, envio de la impresin a un solo archivo y mejores opciones de ordenamiento

Las notas a los (peyee) pueden definirse libremente por configuracin y asignarse por origen y
(payment method). Adems de un desempeo mejorado al procesar pagos masivos

Pasos para convertirse al PMW: (1) (para payment method by country) cambiar a PMW, definir
el formato PMW y llenar la nota al (payee) acorde al origen. (2) para (payment method by
company code) indique la forma PMW a usar en la hoja y remueva el (payment media form)

Granularity. Es la combinacin de elementos elegida para fromar los (payment groups) para los

cuales se genera un archivo separado de pagos. Para cada (payment group) se indica una
variante PMW; hay formatos definidos por el sistema en los cuales la (granularity) puede
cambiarse pero no ser reducida
Todos los formatos PMW cuentan con tres textos referenciales: Invoice information, Internal
reference, external reference. La nota al (payee) puede ser definida libremente usando estos
textos referenciales

DEBIT BALANCE CHECK

Es una opcin que se puede usar cuando se edita la (payment proposal list) y la cual busca
determinar cuales Customer/Vendors tienen documentos (Notas de credito y facturas)que al
saldarse en conjunto dan un positivo y por tanto no deberan pagarse. Ofrece una opcin para
seleccionar estos elementos y bloquearlos

AUTOMATING THE PAYMENT PROCESS (F110S)

El proceso de una corrida de pago puede programarse para correr en automtico

periodicamente. Se crea un variante con los mismos parmetros de una ejecucin manual
donde se indica como se determinarn las fechas de ejecucin y la opcin de hacer en
automtico el (debit balance check).

Esta variante es entonces usada para ejecucin automtica y peridica mediante el uso del
(schedule manager) que proporciona el sistema, donde se puede agendar la ejecucin repetida
en ciertas fechas

UNIDAD #3 AUTOMATIC DUNNING

DUNNING RUN OVERVIEW

El proceso es para determinar la morosidad de los (customer) en sus pagos y enviar notas de
reclamacin; aqu se determina el nivel de vencimiento, si se ha enviado una nota previa de
reclamo y los gastos asociados de cobranza

El proceso implica especificar los parmetros para el (dunning run) con la que se obtiene un
(dunning proposal) la cual puede opcionalmente ser editada. Al final se imprimen los avisos de
(dunning) y se actualizan los registros maestros de los (customer), as como los documentos
relacionados

DUNNING PROGRAM CONFIGURATION

El (dunning procedure) define como se llevar a cabo la determinacin de una reclamacin; es

un elemento que se asigna a los registros maestros de (Customer) que sern sujetos de esta
revisin incluyendo a los de operaciones nicas (One-time)

(DUNNING PROCEDURE) esta variante contiene: un identificador y descripcin, los intervalos

de vencimiento en das, los (arreas days) mnimos despus de los cuales se enviar una nota
(aunque este vencido el pago), los periodos de gracia a otorgar sin que se genere nota, el
indicador de clculo de intereses moratorios, el (calendar ID) que contiene los das no laborales
que deben tomarse en cuenta.

(DUNNING LEVELS) se especifica la cantidad de dias de atraso, pasada la fecha de

vencimiento necesarios para alcanzar un nivel de vencimiento (mximo 4); para cada nivel se
puede especificar si habr clculo de intereses. Si activa el indicador (always dun) se imprimir
una nota en cada proceso an cuando su condicin siga igual. Puede imprimise la lista de
doctos con retraso para detalle del (customer) y puede agregar un nmero de das para
determinar una (payment deadline date)

(EXPENSES/CHARGES) Puede especificar gastos o cargos de cobranza por (currency &

dunning level) y puede agregar una nota a ser impresa en la forma de reclamo. El cargo puede
especificarse como un importe o un porcentaje (no ambos) y puede establecer un monto
mnimo a verificar para ver si aplica o no el cargo

(MINUMUM AMOUNTS) especifique los importes o porcentaje mnimos que un vencimiento

debe cumplir para calificar a un (dunning level), as como el monto mnimo que debe alcanzarse
antes de que aplique el clculo de intereses para un (dunning level)

(DUNNING TEXT) indique el identificador de la forma de SAPScript que aplica en cada (dunning
level)

(ENVIRONMENT)

(company code dunning control) indica si las notas salen por (dunning area) o no

Si sale una carta por (customer) o una por (customer y dunning level)

Especificar criterios de ordenamiento para las cartas

Asignar los textos por (company code) o detallarlos por (dunning area)
Asignar un (dunning key) para restringir el reclamo de un docto o en carta particular
Asignar un (dunning block) al (customer) o docto para evitar que sea reclamado
Mantener la tasa de interes para los moratorios

PARAMETRERS FOR DUNNING RUN Parmetros para ejecutar una corrida de reclamos

(MANTAIN PARAMETERS) Especifique la (Run date) y el (Run identification), la lista de

(company codes) a procesar, el filtro de (customers/vendors) a incluir y la (posted to-date) como
filtro de documentos (hay opciones Free selection).

THE RUNNING RUN

Despus de especificar los parmetros se hace el (dunning run) y se genera el (dunning

proposal) que puede opcionalmente editado para ajustar las (dunning notes) o los doctos
asociados a estas

Los pasos del (dunning run) son:

SELECT ACCOUNTS Se calculan los das entre el ltimo (dunning letter) y la (run
date) y se validan contra los dias en los niveles del (dunning procedure) asociado. Si
excede los das es seleccionado

DUN LINE ITEM Para cada docto determina si esta vencido y el (dunning level) que le
aplica

DUN ACCOUNT Para cada (customer) determina si habr reclamo y con que
(dunning level) se har

(Due dates) Las facturas tienen fecha de vencimiento, las notas de crdito asociadas a una
factura comparten esa fecha, las no asociadas vencen en (baseline date) a menos que se
especifique V en el campo (invoice reference) para que le apliquen los (term of payments) del
(customer)

(Clearing customer/vendor) Si especifico compensar doctos entre customer/vendor esta se

realiza contra las partidas con ms vencidas (dunning leve mayor). Ambos datos maestros
deben compartir el mismo (dunning procedure). La revisin (debit balance) debe ser negativa
para que proceda un (dunning)

(Dunning dates) La (due date) es la fecha a partir de cual el docto es reclamable pero el
(dunning date) es la fecha a partir de la cual realmente se realiza el reclamo. Esta ltima
considera los das de gracia que se conceden (grace period)

(Dunning block) Un (customer) o docto puede tener una clave de bloqueo para reclamo de
manera que se excluye del reclamo, mandando sus datos a la lista de excepciones

(Payment method) Las facturas de (vendors) con (terms of payment) no son sujetas de reclamo
a menos que tengan asignado un (payment block)

(Dunning levels) el sistema determina el (dunning level) de cada docto vencido, el ms alto es el
que aplica para la carta. Para un docto no se puede aumentar ms de un (dunning level) de un
proceso a otro. Los (dunning procedures) con un solo (dunning level) son llamados (payment
remainders)

(Dunning keys) Se pueden asignar estas claves a un documento para evitar que avacen en su
nivel de vencimiento

(Minimum amounts) Se suman los importes vencidos por (customer y dunning level) y se
determina el porcentaje que representa esa suma del total vencido del (customer). Si la suma y
el porcentaje no exceden los (minimum amounts) no se acepta el cambio de (dunning level)

(Minimum days in arreas) Solo las notas que exceden los das de gracia (grace periods) y los
(minimum days in arreas) podrn ser sujetas de reclamo

(Dunning level in account) El mximo (dunning level) alcanzado por un docto de un (customer)
es el que se asigna en el registro maestro correspondiente al final del (dunning run)

(Dunning requirements) Cada (dunning level) tiene un indicador para establecer si una carta
debe generarse al alcanzar dicho nivel. Si el indicador esta activo el nivel de vencimiento se
maneja an cuando no se emite un reclamo

EDITING THE DUNNING PROPOSAL

Despus del (dunning run) se puede editar el (dunning proposal) el cual puede imprimir:
dunning statistics, dunning list, blocked accounts, bloked items, dunning history.

Al editar se puede: bloquear un (account o item), bajar el (dunning level) determinado, cambiar
los datos de (dunning) en el registro maestro, actualizar el documento asociado a un (line item)

PRINTING DUNNING NOTICES

El programa de impresin del (dunning procedure): Agrupa los (line items) en (dunning notices)
usuando varios criterios, genera las (dunning notices) para cada grupo, actualiza los datos del
(dunning) en cada (line item) y (partner account)

La agrupacin de (line items) en (dunning notices) es por: (company code, dunning area y
partner account), las de (one-time) se agrupan si tienen la misma direccin

Special Grupings Caracteristicas para formar grupos de (dunning notices)

1. Si se especifico a nivel (company code) que se reclame por (dunning level)
2. Si indico un (grouping key) en los registros maestros de (customer/vendor)
3. Si se maneja (Head Office) y dependiendo del indicador (decentralized processing)
4. Si se reclama a un (partner) por dos compaas filiales, se puede agrupar en uno

(Dunning text control) Se disponen de campos con valores del (partner) y del (dunning run)
que pueden incluirse entre el texto fijo de la carta; por lo general se imprimen todos los (line
items) para darle un panorama general al (partner)

(Attached payment form) Son formas de pago que se pueden imprimir adjuntas al (dunning
notice) para orientar al (partner) sobre donde y como realizar su pago; se puede crear un
(payment advice note) asociada a esta carta de manera que cuando se comprueba el depsito
se puede compensar los doctos asociados

UNIDAD #4 CORRESPONDENCE

CORRESPONDENCE OVERVIEW

Para automatizar lo ms posible la generacin de muchos tipos de documentos

(correspondence type) que son emitidos por la empresa. Esta correspondencia es lanzada
segn se indique en los registros maestros mientras que la frecuencia se indica en los registros
mestros de los customer/vendor

Los pasos para el proceso de generacin de correspondencia son:

1. Requerir la correspondiencia necesaria, indicando al sistema que (correspondence
types) sern generados
2. Se imprime la correspondencia. Con bases periodicas por (correspondence type) se
ejecutan las impresiones automaticas; se puede imprimir a solicitud y de manera
individual. El resultado se enva a un espacio del sistema (spool) y despus impresa

CORRESPONDENCE TYPES

(Correspondence type) es un identificador para un tipo de forma o carta para correspondiencia;

sus elementos son: un identificador, la informacin requerida (account number, document
number, etc), si se puede agregar texto a la forma, si es correspondencia intercompaa, el
nmero de (date fields) requeridos

El sistema tiene (correspondece types) predefinidos; cada una tiene un programa asociado y
cada programa es asociado a una forma SAPScript y a una variante de impresin que contiene:
parmetros para generar la correspondencia deseada e indicaciones para su generacin
automtica

Las (correspondence types) pueden asignarse a las transacciones del sistema en las que sern
ejecutadas; esta indicacin puede opcionalmente a nivel (company code)

Para las diferencias de pago puede aplicar un formato nico a imprimirse indicando en el
(tolerance group) en el campo (message required) el (correspondence type) a usar. Puede
depender del (reason code) de la diferencia en cuyo caso active el indicador (acording to reason
code) y especifique en cada (reason code) el (correspondence type) a utilizar. Si en un
documento se utiliza ms de un (reason code) que no usan el mismo (correspondence type) el
sistema no podr generar la carta correspondiente

UNIDAD #5 INTEREST CALCULATION

CONFIGURING INTEREST CALCULATION

Interest calculation indicator. Idenitifica y define las claves para el clculo de impuestos, en el se
indica si es clculo por saldos (S) o por partidas (P). Esta clave debe colocarse en los registros
maestros de la cuenta (GL, AP, AR)

General terms. Los parmetros generales de son: La frecuencia (cada cuantos periodos), da
del mes en el que se realiza el clculo, el tipo de calendario a usar para el clculo (30/360,
30/365, etc.), los montos mnimos y mximos para contabilizar, bloqueo y trminos de pago,
formatos, etc.

Time-dependent interest terms. Son indicadores que tiene una fecha de validez, de manera que
pueden cambiar de tasa en el tiempo; puede usar una tasa referencial (reference interest) o una
tasa especfica o ambas. Maneja una condicin por monto opcional, de manera que puede
aplicar la tasa por fecha de validez y por rangos de importe

Reference interest rates. Son claves para identificar tasas de interes, donde se puede
especificar un texto amplio y corto, la fecha de validez, el tipo de moneda y un centro financiero;
para cada (reference rate) se indica una tasa y una fecha de validez para la misma

Account determination. La determinacin de cuentas para contabilizar los intereses se hace

mediante (business transactions) a los que se asocia opcionalmente: (company code, interest
indicatior y un business area); para esta combinacin se especifica la clave contable para cargo
y crdito y un (account symbol) el cual a su vez se asocia opcionalmente a un (chart of
accounts y currency), en donde se especifica las cuentas para contabilizar el inters

Para ejecutar un clculo de inters se especifican los filtros para seleccionar lo que habr de
calcularse (GL account, company code, currency, interest indicator, chart of accounts, business
area, period for calculation), otros aspectos como (cash pooling, output, posting, logs) y puede
ejecutarlo mostrando el clculo, en lnea o en proceso de fondo.

UNIDAD #6 CLOSING ACTIVITIES OVERVIEW

MONTH-END CLOSING PROCESSES

FI
Abrir el nuevo periodo contable (Tcnicamente)

FI
Registrar las provisiones contables

AA
Capitalizar inversiones, registrar la depreciacin y los intereses

MM
Compensar las entradas de mercancas con las facturas recibidas

MM
Revaloracin de materiales (vigencia a precios estndar)

HR
Registrar los gastos de nmina

SD
Registrar las ventas y la facturacin a clientes

MM
Cerrar materiales (desplazamiento) (tcnicamente)

FI
Cierre de auxiliares y cierre preliminar de cuentas de mayor

CO
Anlisis de rentabilidad, de Centros de Costo, variacin de Costo de Pdcto.

CO
Reconciliacin contable con FI

FI
Valuacin de la fluctuacin cambiaria y ajustes a reportes financieros

FI
Cierre del periodo (Tcnicamente)

FI/CO Obencin de los reportes financieros tanto externos como internos

YEAR-END CLOSING PROCESSES

FI
Abrir el primer periodo contable del nuevo ao fiscal

MM
Toma de inventario fsico y conciliacin de libros (Puede hacerse por mes)

PP/CO Actualizar las estimaciones de costo de producto (Puede hacerse ms frecuente)

MM
Determinacin de valores mnimos y valuacin LIFO/FIFO

AA
Valuacin de activo fijo y aplicacin de inversiones

FI
Confirmacin de balances con clientes y proveedores

AA
Cambio de ao fiscal

FI
Arrastre de saldos al nuevo ejercicio

FI
Anlsis de la compensacin de entrada de mercanca vs facturas recibidas

FI
Reclasificacin de partidas de cuentas por pagar y por cobrar

FI
Reconciliacin de saldos entre ejercicios y ajustes contables

FI
Cierre del ejercicio fiscal (cuentas de mayor, auxiliares de deudores y acreedores)
FI/CO Obtencin de los reportes financieros tanto externos como internos

UNIDAD #7 THE FINANCIAL STATEMENTS

FINANCIAL STATEMENTS VERSIONS

Las versiones permiten crear versiones particulares de los reportes financieros dependiendo del
grupo al cual van a ser dirigidos (Ej. Gerentes, auditores, autoridades)

El sistema cuenta con un reporte general que elabora los reportes financieros en base a los
(financial statements versions), los cuales permiten definir el formato del reporte, la jerarqua de
conceptos financieros, las cuentas que se presentan en cada nivel, los textos explicativos, los
totales a presentar, etc

Una versin deber contener los siguientes conceptos en su jerarqua: (assets, liabilities, profit,
loss, profit & loss results, accounts not assigned). Puede tener un mximo de 10 niveles, los
niveles finales contienen la especificacin de cuentas, se calculan los totales de cada nivel

El segmento de (Profit & loss) se puede determinar la rentabilidad en base a operaciones con
los totales de cada subgrupo que calcula el sistema (graduated totals)

Al asignar una cuenta o (account group) a un elemento de la jerarqua se puede indicar si solo
se toman los cargos o crditos o ambos

Se pueden agregar hasta cuatro lneas de texto antes o despus, en cada nivel de la jerarqua y
usar los (graduated totals) si es necesario

Se puede, para efectos de presentacin de reporte, cambiar el signo de los totales de cada
nivel

DRILLDOWN REPORTING

Estos reportes facilitan ver los reportes financieros y navegar al detalle de las partidas que
forman cada concepto, as como analizar variaciones de plan contra real, comparacin de
ejercicios y ms cosas

Puede usar listas para clasificar informacin, establecer niveles (ranking) e invocar al SAP
Graphics, SAP mail o al interlocutor para Excel o Word

Las (characteristics) y (key figures) son elementos que permiten el DrillDown; los primeros son
elementos que permiten clasificar, detallar o desglosar la informacin y los segundos son los
conceptos (importes o cantidades) que se desea analizar

El (Drilldown list) presenta la informacin de un (key figure) en combinacin con al menos una
(characteristic) detallando en una matriz el resto de las (characteristics) dependientes

(Detail list) presenta todos los valores para una combinacin dada de (key figure) /
(characteristic)

UNIDAD #8 RECEIVABLES & PAYABLES CLOSING ACTIVITIES

BALANCE CONFIRMATION

Es enviar a los (customer/vendors) las cartas con el saldo que mantiene con la compaa para
solicitarle confirme si coincide con sus cuentas; esto como parte del proceso de cierre annual

Los programas SAPF130K y SAPF130D generan los balances de confirmacin con las
siguientes opciones: (balance confirmation, balance notification, balance request)
1. Define las formas de impresin para la correspondencia
2. Define los parmetros del (sender) para la forma de correspondencia
3. Define la direccin para recibir las confirmaciones
4. Especifica los criterios de seleccin para emitir los balances de confirmacin
5. Emite los balances de confrmacin para (customers/vendors)

FOREING CURRENT VALUATION

La determinacin de la fluctuacin cambiaria se ejecuta para reconocer su efecto en los

reportes financiero. El programa SAPF100 se encarga de calcular la fluctuacin cambiaria

Se puede hacer sobre los (open items) de las cuentas (GL, AP, AR) que son registrados en

moneda extranjera o bien sobre los (balance sheet account) que manejan su saldo en moneda
extranjera. La valuacin es respecto al tipo de cambio a una (key date) que se indique

Para (open items) se puede escoger (without update) para contabilizar la fluctuacin en el (key
date) y reversa en (key date+1). Tambin se puede hacer (with update) donde se genera
contabiliza la fluctuacin en (key date) y se afecta tambin el (line item) del docto. sin afectar la
cuenta del (customer/vendor)

Para (balance sheet account) se determina el saldo en moneda extranjera, se le aplica la tasa
de cambio del (key date) y se compara contra los valores en moneda local para determinar la
fluctuacin. Se contabiliza en la cuenta en moneda local vs la cuenta de variacin cambiaria

Para (open items) la determinacin de cuentas se hace especifica en el segmento (company

code) de la cuenta de reconciliacion (cuenta asociada)

Para (balance sheet account) la determinacin de cuentas se hace indicando en el registro

maestro de la cuenta con balance en moneda extranjera, una clave en el campo (exchange rate
difference key). Estas claves contienen las cuentas para prdida o ganancia cambiaria

VALUE ADJUSTMENTS

Los ajustes a saldos de cuentas son necesarios cuando por configuracin no se establecen las
validaciones adecuadas y puede crearse una inconsistencia

Individual value adjustments (IVA)- Son contabilizaciones de ajuste hechas directamente

usando (Special GL accounts) que afectan la cuenta del (customer/vendor) y a la cuenta
especial. Se aplica para registrar cuentas incobrables

Flat-rate value adjustments (FVA)- Son ajustes calculados por el sistema; se crean un (valuation
adjustement key) al cual se asocian los plazos de vencimiento (overdue period) y las tasas para
(bad debit expense) que aplicarn a los (open items). El (valuation adjustment key) se asigna en
el segmento (company code) de la cuenta del (customer). La determinacin de las cuentas para
contabilizar el ajuste se hace en la (account determination table). Se calcula el ajuste y se
presenta en una propuesta que se puede ajustar para despus contabilizarse

REGROUPING

Es para reclasificar los saldos de (customer/vendor) en base a su tiempo de vida remanente

para mostrarlo as en los reportes financieros; genera un contabilizacin que se revierte en el
primer da del siguiente periodo

El saldo de la cuenta determina si el reporte la clasifica como por cobrar o por pagar y son
presentadas acorde a su tiempo remanente de vida

Cuando un socio es a la vez customer y vendor o es una compaa filial, se debe usar el campo
(trading partner) en los registros maestros para relacionarlos usando el mismo (company ID) de
manera que los saldos por cobrar y por pagar se analicen en conjunto. Se recomienda usar una
cuenta de reconciliacin especial para estos casos

Use el parmetro (partner grouping) al ejecutar el proceso para definir que indicar que se
presente como por cobrar cuando el saldo es cargo y como por pagar cuando sea saldo en
crdito. Adems de que los saldos se clasificarn por su tiempo de vida remanente

Se puede usar este proceso si requiere cambiar la cuenta de reconciliacin asociada a un

customer/vendor.

UNIDAD #9 PROFIT & LOSS

ACCRUAL / DEFERRAL POSTINGS

Para asegurar que los gastos o ingresos se contabilizan en el periodo correcto, es necesario en
ocasiones usar provisiones (accrual/deferral documents) que son reversadas en una fecha
posterior; si esta necesidad es comn puede usar el (recurring entry program)

Para reversar el documento necesita especificar un (reason code) que adems indica si puede
ser contabilizado en una fecha diferente o componerse de importes negativos

Accrual (anticipar) Se usa cuando el gasto o ingreso corresponde al periodo actual, pero la
factura se recibir en un periodo futuro. El documento en este caso puede ser un (other
payable) si conoce el importe exacto o (provisions) si es una estimacin

Deferral (diferir) Se usa cuando la factura se recibe en el periodo actual pero el gasto

corresponde a periodos en el futuro

ACCRUAL ENGINE

Es una herramienta genrica para calcular y contabilizar provisiones (accruals).

El usuario interactua con (application components) en los cuales se introducen los conceptos a
contabilizar que son despues enviados al (accrual engine) a procesarse. El sistema ya tiene
definidos estos componentes: FI- Manual accruals, FI/HR- Reward's provisions, SD- Leasing

Como entrada recibe (basic data) que describe el concepto a provisionar (accrual object), como
calcularlo y contabilizarlo. Administra los (accrual engine documents) y los (total records) con el
resultado de las provisiones calculadas

Dos procesos se lanzan desde los (application components): Al crear o modificar los (basic
data) y dependiendo de la configuracin se puede realizar una contabilizacin inmediata.
Comienzo periodico de un (accrual run) o su reversa

Los beneficios del (accrual engine) son: (automatic calculation, automatic postings, simulations,
support parallel reporting, extensive information system) y que los (application components) ya
son proporcionados por el sistema

Para activar un (application component): 1- Asignelo a un (company code), 2- defina un

(accounting principle) si es necesario, 3- asigne el (application component) a la combinacin de
(accounting principle / company code) y abra el ejercicio fiscal para el (application component)

Durante el proceso de cierre realice: (reconciliation accrual engine/general ledger) para

confirmar que las contabilizaciones fueron correctas y (balance carryforward) para los (accrual
objects) hacia el nuevo ao fiscal

MANUAL ACCURUALS

Es el (application component) mediante el cual el usuario programa provisiones creando

(accrual
objects).
Puede
importarse
provisiones
usando
las
funciones:
ACAC_OBJECT_CREATE_EXT, ACAC_OBJECT_MODIFY_EXT

Deferrals- Se usan para diferir un gasto cuya factura total llega en el periodo actual pero cuyos
importes, al menos parcialmente, pertenecen a periodos futuros. Se registra el gasto en la
cuenta respectiva vs el (vendor) y se usa un docto (ARAP) para absorber el gasto e irlo
difiriendo en los meses. Se puede liquidar el remanente del (ARAP) si termina prematuramente
la transaccin de negocio

Accruals- Se usan cuando el gasto o ingreso corresponde al periodo actual pero se recibir en
un periodo en el futuro. Se provisiona el gasto o ingreso como (other payables) si conoce el
importe exacto o como (provisions) si debe estimarlo. Al llegar realizarse el gasto o ingreso se
registra contra el (customer/vendor) y cancela la cuenta (other payables/provisions)

Las provisiones se definen en (accural objects) que son clasificados en base a (accurals objects
categories) que permiten organizarlos mejor. Cada (accrual object) cuenta con uno o ms
(accural items) que detallan la forma de clculo y en los cuales se define la naturaleza de la
provisin con un (accrual type) y su forma de contbilizarse con un (accountng principle)

El clculo de la provisin se hace en base al (accrual method) asociado al (accrual

type/accounting principle) indicado en cada (accrual item), el cual referencia a una funcin del
sistema que realiza la operacin; existen funciones definidas por el sistema pero se pueden
agregar ms.

Puede usar (derived accrual types) para calcular la provisin en base a calculos hechos en
otros (accural types) y no directamente, pero es un manejo de otros (application components) y
no en los (manual accruals)

POSTING CONTROL & ACCOUNT DETERMINATION

Se establece un (posting control) por cada combinacin de (company code, accrual principle y
accrual type). A travs de l se define la frecuencia para las contabilizaciones (cada n periodos)
y el nivel de sumarizacin para el documento contable: (por accrual item, accrual object o por
determinated accounts)

El propsito del (account determination) es establecer el (document type), el (debit account) y el

(credit account) para generar el documento financiero. En cada (accrual type) se establece la

forma de contabilizacin: (None, Only opening posting, Only periodic posting, All) y el (account
determination) requerido

El (accrual engine) permite hacer contabilizaciones paralelas en dos modalidades:

(Parallel accounts) en base a lo que se configure en el (account determination) usando

el (account principle) para localizar las cuentas a usar

(Parallel ledgers) para lo cual debe indicar el (special ledger) en el (accounting principle)
en la configuracin para (parallel accounting)

Las cuentas se determinan usando (derivation rules) consistentes en:

Una (condition) para ejecutarse,

Unos (source fields) que son campos y valores de entrada tomados del (accrual engine)

Unos (target fields) que son los campos que deben llenarse para una exitosa
determinacin de cuentas o campos definidos por el usuario para una derivacin
secuencial

Una (rule entries) que determina la forma en que se llenarn los (target fields) en base a
los valores de los (source fields)

Para (manual accruals) puede definir campos comenzando con (Y o Z) en el diccionario de

datos ACAC_PARAMETERS o alterando el (include) CI_ACAC_PARAMETRERS para usarlos
en las (derivation rules). Los nuevos campos definidos se asocian al (accrual object categories)
y se actualizan en los (accrual objects) correspondientes

Las (parallel derivation rules) se ejecutan de manera independiente y su orden de ejecucin no

es importante; cada una arroja resultados independientes. Una regla puede determinar el
(document type) y otra las (accounts)

Las (sequential derivation rules) se ejecutan en un orden especfico ya que el resultado de una
es entrada para la siguiente regla a ejecutar, arrojando entonces un resultado combinado. La
determinacin contable puede detallarse confrme avanza la secuencia o bien el resultado de
una puede derivar del resultado de la previa.

UNIDAD #10 TECHNICAL, ORGANIZATIONAL & DOCUMENTARY STEPS

TECHNICAL STEPS

Al comienzo del ejercicio fiscal se deben ejecutar ciertas tareas tcnicas para cumplir con los
requerimietos legales

Carry forward balances- (technical) Se llevan los saldos de las cuentas de balance al
nuevo ejercicio y las cuentas de prdida o ganancia se traspasan a las acumuladas en
el nuevo ejercicio

Posting periods control- (technical) Para el ejercicio que finaliza se cierran los periodos
normales y se abren los especiales

Technical reconciliation- (technical) Se ejecuta una revisin tcnica para asegurar que
los importes de cargos y crditos en la base de datos son consistentes

Foreing currency valuation- (legal) Se determina la fluctuacin cambiaria las partidas

abiertas y saldos de cuentas en moneda extranjera

Carry out accruals- (legal) Se contabilizan las provisiones

GR/IR Analysis- (legal) Se analiza la correspondencia entre entradas de mercancas y

facturas recibidas y se hace la clasificacin de saldos por vida remanente (regrouping)

Balance carry forward- El saldo de las cuentas de balance se lleva como saldo inicial en el
nuevo ejercicio. Para cuentas de (P&L) con arrastre a saldo, se registra el saldo en la cuenta de
(P&L retained) en el nuevo ejercicio. Si estas cuentas de (P&L) manejan diversas monedas
puede activar el indicador (only balances in local currency) en los datos maestros de la cuenta
(P&L retained) para que sea convertido el arrastre a moneda local. Para cuentas por pagar o
por cobrar use el programa (SAPF010) y para otros (ledgers) o monedas paralelas use el
programa (SAPFGVTR)

Posting period control- A travs de la variante (posting period) puede controlar que periodo esta
abierto para contabilizar a nivel de (account type). Cuenta con dos intervalos para controlar los

periodos abiertos, el primero de los dos puede asignarse a un grupo de autorizacin para
controlar ms los accesos mientras que el segundo intervalo es para todos los usuarios

Technical reconciliation- Revisin tcnica de la consistencia de la base de datos, comprobando

la correspondencia de importes de cargos y crditos en las tablas del sistema

Revisa que los importes de todas las transacciones (tabla GLT0) corresponda con lo
existente en los documentos financieros (tabla BSEG)

Revisa que los importes de todas las transacciones (tabla GLT0) corresponda con lo
existente en las tablas de indizacin (BSIS/BSAD, BSIK/BSAK, BSID/BSAD) usadas
para cuentas que manejan (open items) o (line item display)

ORGANIZATIONAL STEPS

Adjustment to finnancial statements- Se usa para prorratear importes del balance (BS: cuentas
por cobrar, cuentas por pagar o impuestos) o de resultados (PL: descuentos, gastos, etc.) con
el fin de detallarlos por elementos de anlisis: (partner) business area , (partner) profit center u
algunos CO objects.

Adjustment to finnancial statements- El ajuste se hace tomando el importe a desglosar y

asignarlo en base proporcional a los importes registrados en los elementos de anlisis. La
corrida se puede reversar si un error se detecta y la contabilizacin se hace utilizando cuentas
de ajuste para cada concepto a desglosar

Scheduler manager- Los beneficios de usar esta agendador de procesos son

Los proceso de uso regular pueden ser agendados

El proceso de cierre es ms claro y de fcil manejo

El sistema puede ejecutar en automtico algunos procesos

Se puede dar seguimiento al proceso completo de una manera sencilla

Se reduce la resolicin de errores con los procedimientos que facilita para tal efecto

Se reduce el tiempo de proceso total al optimizar la lista de tareas a ser ejecutada

Scheduler manager (scheduling)- Las tareas a ejecutar son registradas en la agenda y

asignadas a un usuario responsable. Fcilmente se puede ver el estatus que guarda cada
actividad y se puede navegar al detalle de la misma (spool list, job log, detail o basic list). Puede
cambiar el estatus de una actividad indicando la razn del cambio

Scheduler manager (monitor)- Provee la informacin necesaria para la ejecucin y control de

las actividades agendadas; este detalle puede ocultarse si no se necesita. Contiene el flujo de
activdades a realizar por uno o ms usuarios, los procesos que pueden ejecutarse de fondo, las
transaciones o programas a ejecutarse en lnea y anotaciones sobre tareas realizadas fuera del
sistema

Scheduler manager (task list flow definition)-Es para definir una lista de actividades que
pueden ejecutarse de fondo y en un orden especfico. Puede apoyarse en el (workflow) para
controlar el flujo de actividad, puede definir subflujos a ser usados en otros flujos, agregar
puntos de decisin para efectos de control

DOCUMENTARY STEPS

Balance audit trail Por ley se deben mantener los registros contables por un periodo largo de
tiempo pero tambin es necesario depurar documentos del sistema para evitar su sobrecarga;
antes de ejecutar la depuracin de documentos se ejecuta este proceso para generar un
archivo secuencial con un resmen de los datos maestros y documentos desde los cuales se
puede despus obtener el detalle del balance de una cuenta. Este archivo es acumulativo por lo
que se pueden ejecutar depuraciones periodicas en el mismo ao. Los reportes RFKKVU00 y
RFHABU00 permiten consultar el archivo para balance de (open items) y (GL accounts)
respectivamente

Flow-of-founds analysis Es el tercer informe financiero ms importante despues del BS y del

P&L, el cual muestra la situacin de inversiones y ganancias a un (key date); analiza los
cambios a los elementos del balance en funcin del aumento o disminucin ocurrida en un
periodo dado (chaging balance)

El (cash flow) representa hasta donde la empresa puede autofinanciarse; pueden obtenerse
conclusiones en base a cambios del (cash flow) sobre rentabilidad, capacidad de
autofinanciarse, necesidad de crditos y habilidades de expanderse

El (cash flow) parte de la rentabilidad neta anual sumandole los gastos no dirigidos a pagos
como la depreciacin de activos y las reservas para pensiones. Es de hecho una forma de
capital legal externo debido a que esta disponible para la empresa a largo plazo y libre de
intereses

Cash flow determination Dos formas se manejas que llevan al mismo resultado

Direct Es un flujo operativo que se determina en base al saldo de los pagos recibidos
vs los realizados, es decir, en base a las transacciones hechas

Indirect Es un flujo financiero que se determina sumando a la rentabilidad neta anual

los gastos no dirigidos a pagos y restandole los ingresos no provenientes de ventas

La estructura bsica de un (flow-of-found analysis) implica un formato que detalla los elementos
para los siguientes tres conceptos del (cash flow):

From operating activities

Pagos recibidos pagos hechos (Operativo)

From investment activities

Inversiones, pago de prstamos y dividendos

From financing activities

Prstamos contrados